JP2001051987A - 電子文書管理システム及び方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書のサムネイル（縮小イメージ）をアイコ
ンとして表示し、アイコンを用いて文書に対する編集操
作を行うシステムにて、文書内容の秘密保護を可能にす
る。 【解決手段】 保護対象の文書についてはキーワード等
の認証情報を設定する。認証情報が設定された保護文書
については、ワークスペース部１２０では認証操作が必
要であることを示す鍵マークなどの所定マークのアイコ
ン１３０を表示する。これに対し、認証情報を設定して
いない通常文書については、文書のあるページのサムネ
イルのアイコン１２５ａ又は１２５ｂを表示する。マウ
ス等で保護文書のアイコン１３０をクリックすると、シ
ステムは認証情報の入力を求め、それに応じてユーザが
正しい認証情報を入力すれば、鍵マークのアイコン１３
０に代えて、その保護文書のあるページのサムネイルを
含むアイコンが表示される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータを用
いた電子文書の管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】コンピュータによる文書管理のためのシ
ステムの一つとして、文書をページの集まりとして管理
し、デスクトップ画面上で各文書のアイコンの操作で、
個々のページ内部の編集を除く文書の合成や分割や、コ
ピー等の編集操作を可能にするシステムが開発されてい
る。本出願人が提案する特開平１０−１２４４８９号公
報開示のシステムもこの種のシステムの一つである。こ
のシステムでは、各文書ごとに、特定のページのサムネ
イル（縮小イメージ）をアイコンとして表示し、ユーザ
が操作対象の文書のアイコンを選択し、更に合成や分割
などの処理内容を選択することにより、文書単位あるい
はページ単位での編集処理が行われる。このシステム
は、ページ単位以上の編集ならば、個々の文書を画面
（ウインドウ）いっぱいに開くことなく実行できるの
で、軽快な編集操作が実現できる。このシステムの場
合、あるページの縮小イメージを文書のアイコンとして
用いることにより、個々のアイコンがどの文書のものか
がユーザにとってわかりやすくなっており、操作性の向
上に役立っている。

【０００３】また、上記従来システムは、アイコンに表
示するページを切り換える機能を有している。すなわ
ち、アイコンにページめくりボタンが設けられ、このボ
タンが押されるとアイコンに示される縮小イメージのペ
ージが切り換えられる。この機能により、大きい画面に
文書を展開することなく所望のページを見つけることが
可能になる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】１つの文書管理システ
ムで複数ユーザの文書を管理する場合、各文書のセキュ
リティが問題となる。

【０００５】上述のシステムでは、例えば１つのフォル
ダ（ディレクトリ）内に含まれる文書のアイコンを一覧
表示する。このとき、小さいとはいえその文書の内容の
一部を表す縮小イメージがアイコンとして表示されるこ
とになる。したがって、複数ユーザの文書を含んだフォ
ルダの内容を表示する場合には、縮小イメージにより他
人に文書の内容の一部を知られてしまう可能性がある。

【０００６】これを避ける方法として、縮小イメージを
アイコンとして用いないことも考えられるが、それでは
アイコンベースで文書の簡易編集が行えるというシステ
ムの利便性が損なわれる。すなわち、アイコンから縮小
イメージをなくすとファイル名等の限られた情報で文書
を識別しなければならず、また文書内の個々のページの
識別はアイコンレベルでは不可能となる。

【０００７】本発明は、このような課題を解決すること
目的としたものであり、利便性のためにサムネイル（縮
小イメージ）をアイコンとして利用しつつも、権限のな
いものにサムネイルが見られることを防ぐ仕組みを提供
することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、本発明に係る電子文書管理システムは、認証情報の
設定により保護された保護文書と、それ以外の通常文書
とを保持可能な文書保持手段と、前記文書保持手段に保
持された各文書をそれぞれアイコン形式で一覧表示し、
それらアイコンを介して文書編集操作を受け付けるデス
クトップ手段であって、通常文書及び認証済みの保護文
書については当該文書の所定ページの縮小イメージを含
むサムネイルアイコンを表示し、未認証の保護文書につ
いては所定の保護状態アイコンを表示するデスクトップ
手段と、前記保護状態アイコンを指定して当該保護文書
のサムネイルアイコンの表示指示を受け付けた場合に、
当該保護文書の認証情報の入力を求め、これに応じて入
力された認証情報が当該保護文書の正しい認証情報であ
ると判定した場合に、当該保護文書のサムネイルアイコ
ンを前記保護状態アイコンに代えて表示する旨前記デス
クトップ手段に指示する認証手段とを備える。

【０００９】この構成によれば、保護文書については、
正しい認証情報を入力しない限りサムネイルアイコンが
表示されないので、アイコンレベルでも保護文書の内容
を秘密に保つことができる。

【００１０】また、本発明に係るシステムは、管理する
複数の文書の各々について個別に認証情報を設定可能と
し、ある文書に対して所定処理の指示があった場合に当
該文書の認証情報の入力を求め、これに応じて入力され
た認証情報が当該文書に対応する正しい認証情報である
場合に、当該文書に対して前記所定処理を実行する電子
文書管理システムにおいて、ユーザから入力された認証
情報のうち、認証に成功したものを保持する認証情報保
持手段と、文書に対する所定処理の指示があった場合、
前記認証情報保持手段に蓄積された認証情報群を参照
し、これら認証情報群の中に当該文書の認証情報があれ
ば、ユーザに認証情報の入力を求めずに、当該文書に対
する前記所定処理を実行する認証入力省略手段と、を備
える。

【００１１】この構成では、ユーザからある文書に対す
る所定処理の指示があった場合、まず認証情報保持手段
が調べられる。そして、その手段にその文書の認証情報
が登録されていれば、ユーザの認証情報入力を省略し
て、その処理が実行される。認証情報保持手段には、ユ
ーザから入力され、認証が成功した認証情報がその都度
登録されていくので、一度認証に成功した認証情報と同
じ認証情報を持つ文書には、ユーザが改めて認証情報を
入力する必要がなくなり、ユーザの操作負担が軽減され
る。

【００１２】また、本発明に係る方法は、文書に対する
所定処理の指示を受け付けるステップと、前記所定処理
の指示を受けた文書の認証情報が、過去に認証が成功し
た認証情報のリストに登録されているかどうかを判定す
るステップと、前記判定にて、登録されていると判定さ
れた場合に、前記所定処理を実行するステップと、前記
判定にて、登録されていないと判定された場合に、ユー
ザに当該文書に対する認証情報の入力を求めるステップ
と、入力された認証情報が当該文書の正しい認証情報で
あるか否かを判定し、正しい認証情報であると判定され
た場合に、前記所定処理を実行し、その入力された認証
情報を前記リストに登録するステップとを含む。

【００１３】この方法によれば、各文書に対して個別に
認証情報を設定した場合でも、一度認証に成功した認証
情報と同じ認証情報を持つ文書については、再度認証情
報を入力しなくてよいので、軽快な操作感が得られる。

【００１４】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態（以下
実施形態という）について、図面に基づいて説明する。

【００１５】図１は、本発明に係る電子文書管理システ
ムのシステム構成を概略的に示す図である。

【００１６】文書表示部１０は、このシステムにおける
ユーザインタフェース処理を行う機構である。文書表示
部１０は、例えば図３に示すような形態のデスクトップ
画面を含むＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェー
ス）画面を生成し、この画面に対するユーザの入力を取
り込んで、それに応じた処理を行う。文書表示部１０
は、デスクトップ画面に各文書を表すアイコンを表示
し、このアイコンの操作により、文書単位ないしページ
単位の文書編集指示を受け付ける。

【００１７】文書データ記憶部１２は、このシステムで
管理する各文書のデータを記憶するデータベースであ
る。文書データ記憶部１２には、暗号化により保護され
た保護文書と、暗号化されていない通常文書の２種類の
文書を記憶可能となっている。

【００１８】認証部１４は、文書データ記憶部１２に保
存された保護文書に対するユーザの操作の可否を認証す
る機構である。本実施形態のシステムは、基本的にいか
なる認証方式を用いることもできる。暗号解読部１６
は、保護文書の文書データを復号する機構であり、認証
部１４で認証が成功した場合に文書表示部１０から指示
により該当する保護文書のデータを復号する。

【００１９】サムネイル作成部１８は、文書のページイ
メージを縮小して、アイコンに用いるサムネイル（縮小
イメージ）を作成する機構である。本システムでは、文
書を表すアイコンとして、ページイメージのサムネイル
を用いることにより、文書の内容をアイコンレベルであ
る程度把握可能とし、（文書ファイルをオープンしない
で）アイコンレベルで文書の合成等の編集操作を可能と
している。本実施形態では、基本的には、保護文書につ
いて強いセキュリティを実現するために、保護文書につ
いてはサムネイルを保存しておかず、要求のある都度作
成するようにしている。これに対し、保護が要求されて
いない通常文書については、一度作成された各ページの
サムネイルのデータが保存サムネイル情報記憶部２２に
保存されている。このように保存サムネイル情報記憶部
２２に保存されているサムネイルについては、その保存
データを用いてアイコン表示を行う。サムネイルキャッ
シュ２０は、文書表示部１０がデスクトップ画面表示に
用いる各文書のサムネイルのデータを一次的に記憶する
ための手段である。

【００２０】さて、本システムでは、文書を暗号化によ
り保護するため、文書表示部１０にて文書に対する秘密
保護設定のためのＧＵＩを提供する。文書を選択してこ
のＧＵＩにてパスワードその他の認証情報を設定する
と、この認証情報に対応する暗号鍵が生成され、この暗
号鍵により文書データが暗号化され、保護文書のファイ
ルとして文書データ記憶部１２に記憶される。この秘密
保護設定のため設定された認証情報は、暗号化された上
で当該保護文書のファイルに組み込まれる。

【００２１】ここで、認証情報には、パスワードだけで
なく、もっと長いパスフレーズや署名や指紋などのバイ
オメトリクス情報、あるいはその他公知の各種認証方式
で用いられる認証情報を用いることもできる。なお、こ
の場合、署名や指紋などの入力のための装置を設けるこ
とが必要になる。また、ＩＣカードに個人識別番号やバ
イオメトリクス情報を記憶させておき、本システムにカ
ードリーダを設け、これらのカード内の情報を認証情報
として用いることもできる。いずれにしても、本システ
ムでは、個々の文書ごとに、暗号化による秘密保護が可
能となっている。なお、以下では、説明の簡略化のた
め、パスワード認証の場合を例にとって説明する。

【００２２】図２は、文書を暗号化により保護するため
の処理手順の一例を示すフローチャートである。ここで
は暗号化対象の文書は既に選択されており、今ユーザか
らパスワードが入力されたとする。すると、システムは
変数ＰＷに入力されたパスワードをセットし（Ｓ１
０）、次にそのＰＷに所定の変換Ｓを施し、パスワード
チェックデータＳＰＷを求める（Ｓ１１）。そして、こ
のＳＰＷと、別途生成した乱数から暗号化のための鍵Ｋ
ｅｙを作成する（Ｓ１２）。そして、この鍵Ｋｅｙによ
って暗号化対象の文書ファイルをスクランブルし（Ｓ１
３）、そのスクランブル結果ＳＤａｔａをパスワードチ
ェックデータＳＰＷと合わせ、保護文書ファイルとして
文書データ記憶部１２に保存する（Ｓ１４）。

【００２３】次に、図３を参照して、文書表示部１０が
提供するデスクトップ画面の一例とそれを用いた各種操
作について説明する。図３に示すデスクトップ画面の例
は、大きく分けると、左側のフォルダ部１００と右側の
ワークスペース部１２０の２つの部分に分かれる。フォ
ルダ部１００には、文書データ記憶部１２内のフォルダ
（ディレクトリ）１０５の階層構造（ツリー）が表示さ
れる。このツリー表示形態は、一般的なファイル管理シ
ステムのＧＵＩと同様のものでよい。各フォルダ１０５
は、文書ファイル（保護文書、通常文書）及び／又はフ
ォルダを含むことができる。このフォルダ部１００で、
ユーザがマウス等を用いて目的のフォルダ１０５を選択
すると、そのフォルダに含まれる各文書のアイコン１２
５ａ、１２５ｂ、１３０がワークスペース部１２０に表
示される。個々の文書には、このアイコンを通じてアク
セスできるようになっている。

【００２４】アイコン１２５ａ及び１２５ｂは、暗号化
されていない通常文書のアイコンである。通常文書のア
イコン１２５ａ及び１２５ｂは、当該文書のあるページ
のイメージのサムネイルを含んでいる（図では、簡略化
のためサムネイルを概略的に示している）。アイコンの
下には、その文書のファイル名（例えば「文書１」な
ど）が示されている。アイコン１２５ｂは、複数ページ
からなる通常文書のアイコンであり、このアイコンは、
サムネイルの他に、複数ページであることを表すマーク
１２７（ここでは「クリップ」のマークを用いている）
と、現在サムネイルとして表示しているページが全体の
うちの何ページ目かを示すページ表示１２８を含んでい
る。クリップマーク１２７の両脇にある三角形のボタン
は「ページめくり」を指示するためのボタンであり、例
えば右側のボタンをクリックすれば、サムネイル表示す
るページが次のページに切り替わる。なお、アイコン１
２５ａは１ページの文書のアイコンである。

【００２５】一方アイコン１３０は、暗号化により保護
された保護文書のアイコンである。本実施形態では、ワ
ークスペース部１２０に表示されるアイコンのレベルで
も秘密保護を徹底するため、保護文書については所定の
認証処理を経ない限りサムネイルを表示しないようにし
ている。このため、保護文書のアイコン１３０は、その
文書がパスワードにより保護されていることを示す所定
のマーク（この例では鍵のマーク）から構成され、文書
の内容にかかわる情報（例えばサムネイルやページ数な
ど）は表示しない。

【００２６】このシステムでは、アイコン１２５ａ、１
２５ｂ、１３０の操作により、文書同士を合成したり、
１つの文書を複数文書に分割したり、あるいは文書の中
から所望の１ないし複数のページを抜き出して別文書を
作成したり、などの各種編集を可能にしている。例え
ば、文書同士の合成は、ツールバー３００に設けられた
各種編集ボタン３０５の中から合成処理指示のためのボ
タンをクリックし、ワークスペース部１２０で合成対象
の複数の文書のアイコンをクリックするなど操作で実現
される。また例えば、文書の分割は、ツールバー３００
内の分割ボタンをクリックした後分割対象の文書のアイ
コンを選択し、マーク１２７を操作してページめくりを
行って分割境界のページを指定するなどの操作により実
現される。

【００２７】保護文書の場合、ユーザ認証がなされてい
ない間は保護状態を示すアイコン１３０が表示されるの
みで、その文書の内容を知る手がかりはそのアイコンの
下に示されたファイル名だけである。このようなアイコ
ン１３０では、文書の特定やページ内容の特定が極めて
困難なので、上述のアイコンベースの文書合成や分割な
どの操作が行いづらくなる。そこで本実施形態では、保
護文書に設定されたパスワードが正しく入力されれば、
その保護文書のサムネイルのアイコンを表示する構成を
とっている。すなわち、ユーザは、保護文書のアイコン
にサムネイルを表示させたい場合は、例えばワークスペ
ース部１２０内でその文書のアイコンを選択し、プルダ
ウンメニュー等に用意されているサムネイル表示コマン
ドを選択する。もちろん、ツールバー３００にサムネイ
ル表示ボタンを用意し、このボタンの押下の後、対象と
なる文書を選択するようにしてもよい。このようにして
サムネイル表示コマンドとその対象文書が選択される
と、文書表示部１０はユーザに対してパスワードの入力
を求める。システムは、これに応じてユーザが入力した
パスワードが、その文書の暗号化時に設定されたパスワ
ードと一致するかを調べる。この認証処理は、認証部１
４で行われる。認証が成功すると、その保護文書のペー
ジイメージのサムネイルが作成され、それまでの抽象マ
ークのアイコン１３０に代わって、ページのサムネイル
を含んだアイコン（１２５ａ又は１２５ｂ）が表示され
る。

【００２８】本システムは、基本的に、１文書ごとにパ
スワードを設定するものであり、認証も基本的に１文書
ごとに行われる。すなわち、ユーザは、保護文書のアイ
コン１３０のうちサムネイルが見たいものがあれば、そ
のアイコンをマウス等で選択し、パスワードを入力して
認証を行うことになる。ただし、一般的には、１人のユ
ーザが使用するパスワードの数は限られており、異なる
文書に同じパスワードを設定することはよくあると考え
られる。本実施形態では、このように同じパスワードが
設定された複数保護文書に対して、同じパスワードを繰
り返し入力しないで済むように、配慮している。すなわ
ち、本実施形態では、ユーザが入力して認証が成功した
パスワードをリスト（パスワード（ＰＷ）リストと呼
ぶ）に保持し、ユーザがサムネイル表示を指示した保護
文書のパスワードが、既にパスワードリストに登録され
ているものである場合には、その文書についてのパスワ
ード入力を省略する。これにより、ユーザは同じパスワ
ードを何度も入力する必要がなくなり、負担が軽減され
る。

【００２９】図４に、この認証処理の概略的な手順を示
す。ユーザがワークスペース部１２０にて未認証の保護
文書のアイコン１３０を選択し、サムネイル表示コマン
ドを入力すると、認証部１４は、まずＰＷ（パスワー
ド）リストから最初のパスワードを取り出し、カレント
のパスワード変数ＰＷにセットする（Ｓ２０）。つぎ
に、このＰＷを、認証対象の保護文書のファイルに含ま
れているパスワードと比較する（Ｓ２１）。両者が一致
しない場合は、ＰＷリストにパスワードが残っているか
否かを調べ（Ｓ２２）、残っている場合にはＰＷリスト
から次のパスワードを取り出し（Ｓ２３）、再びファイ
ル中の正しいパスワードと比較する（Ｓ２１）。このよ
うにして、ＰＷリストに登録されている今までに入力さ
れたパスワードの中に、対象文書のパスワードが含まれ
ていないか検査する。ＰＷリストの中に正しいパスワー
ドがあれば、Ｓ２１の判定結果がＹＥＳとなって認証が
成功し、対象文書のサムネイルを取得して（Ｓ２７）、
それまで表示していた保護文書を示すアイコン１３０に
代えてそのサムネイルのアイコンをデスクトップ画面に
表示する（Ｓ２８）。

【００３０】認証対象文書のパスワードがＰＷリストに
含まれていなかった場合は、Ｓ２２の判定結果がＹＥＳ
となる。この場合、システムは、ユーザに対してその文
書のパスワード入力を求め（Ｓ２４）、それに応じて入
力されたパスワードを、その文書のファイルに含まれる
正しいパスワードと比較する（Ｓ２５）。両者が一致し
ない場合は、処理を終了する。もちろん、ここでパスワ
ードの再入力を求め、再度チェックするような処理手順
とすることもできる。Ｓ２５で、入力されたパスワード
が当該文書の正しいパスワードと一致した場合は、その
入力パスワードをＰＷリストに追加し（Ｓ２６）、その
文書のサムネイルを取得して（Ｓ２７）、デスクトップ
画面に表示する（Ｓ２８）。

【００３１】図５は、図４の全体手順のＳ２１、Ｓ２５
で行われるパスワードＰＷの検査処理の詳細手順の一例
を示す。この手順は、認証部１４で行われる。この手順
では、まず、変数ＰＷにセットされたパスワードに対し
て暗号化処理時（Ｓ１１）と同じ所定の変換Ｓを施す
（Ｓ３０）。その結果をＳＰＷとする。次に、認証対象
の保護文書のファイルから、パスワードチェックデータ
を読み出す（Ｓ３１）。読み出した正しいパスワードチ
ェックデータをＦＳＰＷとする。次に、入力されたパス
ワードの変換結果ＳＰＷを正しいパスワードチェックデ
ータＦＳＰＷと比較し（Ｓ３２）、両者が一致すれば、
認証部１４は、そのチェックデータＳＰＷに基づき復号
のための鍵を作成し、その鍵Ｋｅｙを、認証処理の要求
元である文書表示部１０に返す（Ｓ３３）。これを受け
取った文書表示部１０は、その鍵Ｋｅｙを暗号解読部１
６に渡して、保護文書の復号を依頼する。

【００３２】図６は、図４に示した全体手順のＳ２７で
行われるサムネイル取得処理の詳細手順の一例を示す。
この手順は暗号解読部１６とサムネイル作成部１８とに
より実行される。パスワード認証が成功して、認証部１
４から鍵Ｋｅｙを受け取った文書表示部１０は、その鍵
Ｋｅｙと対象文書ファイルを暗号解読部１６に渡して復
号を依頼する。暗号解読部１６は、そのＫｅｙを用いて
保護文書ファイルの復号を行い、その結果を文書表示部
１０に返す（Ｓ４０）。文書表示部１０は、この復号結
果をサムネイル作成部１８に渡してサムネイル作成を依
頼する。これに応じてサムネイル作成部１８は、復号化
された文書の各ページのページイメージを縮小してサム
ネイルを作成し（Ｓ４１）、その結果を文書表示部１０
に返す。文書表示部１０は、作成されたサムネイルを、
その文書のアイコンとしてサムネイルキャッシュ２０に
記憶する（Ｓ４２）。これにより、サムネイル表示（Ｓ
２８）が可能になる。なお、保護文書も、サムネイル表
示が行われれば、以降通常文書のアイコンと同様の編集
操作を行うことが可能になる。

【００３３】作成した保護文書のサムネイル情報は、保
存サムネイル情報記憶部２２には保存せず、サムネイル
キャッシュ２０に一次的に記憶するのみにし、適切なタ
イミングで破棄（クリア）するようにしている。これ
は、サムネイルの情報の漏洩を防ぐためである。本シス
テムの終了時に保護文書のサムネイル情報の破棄を行う
ようにすれば、後で他人が本システムが起動したときに
保護文書のサムネイルが見られてしまうことを防ぐこと
ができる。また、サムネイル情報破棄を指示するための
ＵＩを設け、これによりユーザからサムネイル破棄の指
示があった場合にそのサムネイルを破棄することも好適
である。このＵＩによれば、例えばユーザが席を離れる
場合などに、保護文書のサムネイルを消去して秘密を保
つことが可能になる。また、このサムネイルキャッシュ
２０の記憶情報破棄とともに、ＰＷリストのクリアも行
う。これにより、他人がＰＷリストを利用することが困
難になる。

【００３４】このように、本実施形態のシステムによれ
ば、保護文書については認証を経ない限りそのサムネイ
ルを表示しないようにしたので、サムネイルのアイコン
ベースで編集操作を行う文書管理システムにおいて、保
護文書のセキュリティを高めることができる。

【００３５】また、本システムでは、フォルダ全体をパ
スワードでロックするわけではないので、保護指定のさ
れていない通常文書については誰でもサムネイルのアイ
コンを見ることができる。通常文書だけで用が足りる場
合は、認証操作・処理を一切行わずに済み、従来と同様
の軽快な操作感が得られる。

【００３６】また、本システムでは、フォルダを開く際
に、通常文書については保存サムネイル情報記憶部２２
に記憶されたサムネイルをアイコン表示し、保護文書に
ついては未認証の旨を示すアイコンを表示し、ユーザの
指示に応じて認証及びサムネイル表示を行う構成をとっ
た。このように、フォルダを開く際にサムネイルの作成
処理を行わないので、フォルダを高速に開くことができ
る。また、サムネイルを作成するのは、ユーザが選択し
た保護文書だけなので無駄が少ない。

【００３７】また本実施形態のシステムでは、一旦認証
に成功したパスワードをＰＷリストに保持し、ＰＷリス
トをクリアするまでは同じパスワードを繰り返し入力す
る必要がないので、フォルダ内にセキュリティロックさ
れているファイルがたくさんある場合などにも入力が少
なくて済み、良好な操作感が得られる。

【００３８】また、サムネイルキャッシュやＰＷリスト
は、この文書管理システムの終了時に、あるいはユーザ
の明示的なクリア指示に応じてクリアされるので、他の
ユーザがサムネイルキャッシュ内のサムネイルを見た
り、ＰＷリストに保持されたパスワードを用いて文書の
サムネイルを見たりする可能性を大幅に低減することが
できる。

【００３９】また、本実施形態では、保護文書の場合、
文書データ自体が暗号化されているため、ＯＳ（オペレ
ーティングシステム）のアクセス権設定などで保護する
よりもセキュリティが強い。すなわち、ＯＳでの保護で
は、文書がそのＯＳの外に送られた場合に、もはやその
文書やそのサムネイルの内容を保護することができない
が、本実施形態のように文書データ自体を暗号化する
と、文書がＯＳや本文書管理システムの外に出たとして
も、即座にその内容を知ることはできず、秘密を守るこ
とができる。

【００４０】また、本実施形態では、保護文書の暗号化
データを解読し、その解読結果を縮小してサムネイルを
作成する方式なので、一旦サムネイル表示時に認証を行
えば、その後当該文書をオープンする際に改めて認証す
る必要がなくなり、軽快な操作感が得られる。

【００４１】なお、上記実施形態のシステムは、コンピ
ュータシステムをベースにソフトウエア的に構築するこ
とができる。すなわち、例えば、文書データ記憶部１
２、保存サムネイル情報記憶部２２を構築した上で、文
書表示部１０、認証部１４、暗号解読部１６、サムネイ
ル作成部１８の各処理部の機能を記述したプログラムを
コンピュータシステムにインストールすることにより、
本実施形態の文書管理システムが構成される。そのため
の上記プログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭその他の可搬
記録媒体に記録した形式や、通信によるダウンロードな
どの方法で、ベンダからユーザに提供することができ
る。

【００４２】以上に説明した実施形態は本発明を具現化
したシステムの一例に過ぎず、当業者ならば、本発明の
範囲内で様々な変形が可能なことが理解できるであろ
う。

【００４３】例えば、上記実施形態では、保護文書は文
書データ自体を暗号化していたが、厳しいセキュリティ
が要求されないような状況では、単に入力された認証情
報が正しいものでない場合にはサムネイルを作成・表示
しないようにするだけでもよい。

【００４４】また、上記実施形態では、システム終了
時、あるいはユーザから明示的にクリア指示があったと
きにサムネイルキャッシュやＰＷリストをクリアしてい
たが、この他のタイミング・契機に従って行うこともで
きる。例えば、閲覧するフォルダを切り換える際にクリ
アするようにすると、フォルダごとにセキュリティレベ
ルの異なったファイルを整理しておくような場合に効果
的である。また、スクリーンセーバーが起動したときに
クリアするようにすると、ユーザが席を離れた隙に文書
内容が盗み見される可能性を低減できる。また、このよ
うなクリアのタイミング・契機をいくつか用意してお
き、ユーザが所望のものを選択できるようにしておいて
もよい。例えば、強いセキュリティを望む場合には、ユ
ーザの入力がなくなってから５分後（この数値は一例）
にクリアするなどと設定すればよい。逆に、軽快な操作
感を優先したい場合は、サムネイルキャッシュやＰＷリ
ストのクリアが少ない方がよいので（クリアするとパス
ワード入力やサムネイル作成の処理の分、時間が掛か
る）、システム終了時にクリアするなどと設定すればよ
い。クリアタイミングの選択肢やパラメータの選択によ
り多様なクリアタイミングを設定できるようにすること
により、ユーザの多様な要求に応えることができる。

【００４５】また、上記実施形態では、認証済みの保護
文書のアイコンとしてはサムネイルを表示したが、この
サムネイルに加えて更に保護文書である旨を表す小さな
マークを付加することも好適である。図７に、この場合
の認証済み保護文書のアイコンの例を示す。この例で
は、テキスト文書のサムネイル２００の一隅に、保護文
書であることを示す鍵マーク２１０が付されている。こ
の方式によれば、同じサムネイルのアイコンでも、それ
が通常文書なのか、認証済みの保護文書のアイコンなの
かが識別できる。認証済みの保護文書は、認証により現
在一時的に見ることができるだけであり、今度見るとき
にはまた再び認証を行わなければならないが、このよう
にアイコンレベルでそのような情報が一目で理解でき
る。また、このように認証済み保護文書と通常文書と
に、アイコンレベルで差異を設けることにより、保護の
必要性の低い文書が保護文書にされていたり、保護の必
要性のある文書が通常文書にされていたり、ということ
がアイコンレベルで把握でき、必要に応じてセキュリテ
ィの設定や解除の処置を行うことができる。

【００４６】また、バイオメトリクスやＩＣカードなど
のパスワード以外の認証方式を用いる場合には、ＰＷ
（パスワード）リストの代わりに、各々の認証方式に応
じた認証情報をリスト登録して管理すればよい。

【００４７】また、本実施形態のシステムは、複数の認
証方式を用いる環境にも適用可能である。例えば、パス
ワード認証方式とＩＣカード内の暗号鍵を利用した認証
方式を選択して利用できる環境などである。この場合、
保護文書のアイコンは、それら利用可能な認証方式のう
ちいずれの方式で保護設定がなされたかを弁別できる形
態とすることが好適である。すなわち、図８に示すよう
に、パスワード保護された保護文書のアイコンには鍵マ
ークのアイコン（ａ）を、ＩＣカードの暗号鍵で保護さ
れた保護文書にはＩＣカードのマークのアイコン（ｂ）
を用いる、といった具合に、適用されている認証方式に
対応したマークのアイコンを用いることが好適である。
これにより、所望の未認証保護文書をサムネイル表示さ
せたい場合に、パスワードを入力したらよいのか、ＩＣ
カードを読み取らせたらよいのかなど、ユーザにとって
必要な認証操作がわかりやすくなる。また、例えば、パ
スワード以外での保護解除方法を知らないユーザは、Ｉ
Ｃカードによる保護文書のアイコンを見た場合、その保
護文書はパスワードでは開かないことが即座に分かるの
で、無駄な試行錯誤を減らすことができる。

【００４８】また、上記実施形態では、ＰＷリストによ
るパスワード入力回数の低減措置などを講じているが、
基本的には、保護文書のサムネイルを表示するための認
証は１文書ずつ行っていた。すなわち、パスワードを入
力した場合、サムネイル表示がなされるのはそのとき選
択していた保護文書のみであり、同じパスワードを持つ
文書が他にあったとしてもそれはそのときには表示され
ず、改めてその文書を選択した際に表示される（なおこ
のときにはパスワードはＰＷリストにあるので改めて入
力する必要はない）。これに対する変形例として、パス
ワードが入力されたときに、表示範囲（例えば同一フォ
ルダ）内にあるそのパスワードに対応する全文書に対す
るアクセスを同時に認証し、それらすべての文書のサム
ネイルを作成して表示するようにすることも考えられ
る。この方式では、一度のパスワード入力によりそれに
対応する全文書がサムネイル表示されるので、同じパス
ワードを設定した文書を一括して見たい場合などには便
利である。この機能を利用すれば、例えば複数ユーザで
共通のパスワードを用いるなどにより、グループ作業を
楽に進める助けになる。この機能は、ＯＳがグループ認
証をサポートしていない場合には特に有効である。

【００４９】なお、入力されたパスワードに対応するす
べての文書のサムネイルを同時に表示する場合、文書デ
ータの暗号解読やサムネイル作成に時間がかかると、操
作指示を行ってから表示が行われるまでに長時間を要
し、操作の軽快さが損なわれるおそれがある。これに対
し、上記実施形態は、そのような問題がなく、操作の軽
快さの点では有利である。

【００５０】また、認証の場合だけでなく、文書にパス
ワード等による保護設定を行う場合にも複数文書を一括
して指定して、それらに対して同一の認証情報（パスワ
ード等）を設定できるようすれば、グループ作業対象の
文書の作成が容易になる。

【００５１】また、各文書に対するパスワードの与え方
により、文書の分類が可能になる。すなわち、例えば、
同一分類に属する文書に同一パスワードを設定する等で
ある。あるパスワードを入力すれば、それに対応する各
文書のサムネイルが表示されるので、その分類に属する
文書が分かる。アイコン群を、サムネイルか否かでソー
トする機能を設ければ、分類の結果がよりわかりやすく
なる。

【００５２】また、上記実施形態では、暗号化された文
書データを解読し、その解読結果を縮小することにより
サムネイルを作成していた。これはセキュリティの観点
から言えば強力な方式と言えるが、その反面処理に時間
が掛かることも否めない。サムネイル表示に要する処理
時間を短縮する変形例としては、例えば保護文書のサム
ネイルを予め作成し、暗号化した上で保存しておき、サ
ムネイル表示の指示があった場合にはこの暗号化情報を
復号して表示するようにする方式が考えられる。ただ
し、この変形例の場合、暗号化された保護文書のデータ
ベース（文書データ記憶部１２）だけでなく、暗号化し
たサムネイル情報のデータベースについてもセキュリテ
ィを確保する必要が出てくる。

【００５３】また、上記実施形態の例では、一人のユー
ザが文書管理システムを利用している場合を例にとって
説明したが、上記システムはマルチユーザに対するサー
バとして運用することももちろん可能である。この場
合、システムはＰＷ（パスワード）リストを各ユーザご
とに作成・管理するようにする。なお、各ユーザのＰＷ
リストやサムネイルキャッシュは、そのユーザが本シス
テムからログアウトした際に自動的にクリアされるよう
にすることがセキュリティの観点から望ましい。

【００５４】また、上記実施形態では、ＰＷリストを用
いてサムネイル表示の際の認証作業を軽減する点につい
て説明したが、ＰＷリスト（より一般的には、認証に成
功した認証情報のリスト）の適用対象はサムネイル表示
だけに限られない。このようなリストは、個別に認証情
報が設定された複数の文書に対する各種操作のための認
証作業の軽減に広く役立つ。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係る文書管理システムの構成例を示
すブロック図である。

【図２】 文書ファイルの暗号化処理の手順の一例を示
すフローチャートである。

【図３】 実施形態のシステムのユーザインタフェース
画面の表示例を示す図である。

【図４】 保護文書に対するサムネイル表示指示があっ
た場合の処理手順の一例を示すフローチャートである。

【図５】 パスワード検査処理の詳細手順の一例を示す
図である。

【図６】 サムネイル取得処理の詳細手順の一例を示す
図である。

【図７】 認証済みの保護文書のアイコンの一例を示す
図である。

【図８】 認証方式ごとのアイコンの区別の例を示す図
である。

【符号の説明】

１０ 文書表示部、１２ 文書データ記憶部、１４ 認
証部、１６ 暗号解読部、１８ サムネイル作成部、２
０ サムネイルキャッシュ、２２ 保存サムネイル情報
記憶部。

フロントページの続き Ｆターム(参考） 5B009 RB31 SA03 SA14 TB04 TB13 5B075 KK50 KK54 KK63 UU05 5E501 AA01 AC23 AC34 AC42 BA05 BA20 CA02 CB09 EA05 EA10 EA11 FA03 FA04 FA05 FA26 FB04

Claims (17)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 認証情報の設定により保護された保護文
   書と、それ以外の通常文書とを保持可能な文書保持手段
   と、 前記文書保持手段に保持された各文書をそれぞれアイコ
   ン形式で一覧表示し、それらアイコンを介して文書編集
   操作を受け付けるデスクトップ手段であって、通常文書
   及び認証済みの保護文書については当該文書の所定ペー
   ジの縮小イメージを含むサムネイルアイコンを表示し、
   未認証の保護文書については所定の保護状態アイコンを
   表示するデスクトップ手段と、 前記保護状態アイコンを指定して当該保護文書のサムネ
   イルアイコンの表示指示を受け付けた場合に、当該保護
   文書の認証情報の入力を求め、これに応じて入力された
   認証情報が当該保護文書の正しい認証情報であると判定
   した場合に、当該保護文書のサムネイルアイコンを前記
   保護状態アイコンに代えて表示する旨前記デスクトップ
   手段に指示する認証手段と、 を有する電子文書管理システム。
2. 【請求項２】 前記保護文書には予め定められた複数種
   類の認証方式のいずれかが適用され、前記保護状態アイ
   コンとしては、当該保護文書に適用された認証方式の種
   類が区別可能な形態のものを用いることを特徴とする請
   求項１記載の電子文書管理システム。
3. 【請求項３】 前記デスクトップ手段は、認証済みの保
   護文書を表すサムネイルアイコンに、当該文書が保護文
   書であることを示すマークを付して表示することを特徴
   とする請求項１記載の電子文書管理システム。
4. 【請求項４】 前記保護文書は、当該文書の認証情報に
   関連した暗号鍵により暗号化された状態で前記文書保持
   手段に保持されていることを特徴とする請求項１記載の
   電子文書管理システム。
5. 【請求項５】 前記デスクトップ手段は、前記認証手段
   から保護文書のサムネイルアイコンを表示する旨指示を
   受けた場合に、前記文書保持手段から暗号化された当該
   文書のデータを取り出して復号し、この復号結果からサ
   ムネイルアイコンを作成して表示することを特徴とする
   請求項４記載の電子文書管理システム。
6. 【請求項６】 前記デスクトップ手段は、所定のクリア
   条件が満足されたときに、それまで保持していた認証済
   み保護文書のサムネイルアイコンの情報をクリアするサ
   ムネイルクリア手段を有することを特徴とする請求項１
   記載の電子文書管理システム。
7. 【請求項７】 前記サムネイルクリア手段におけるクリ
   ア条件を設定する手段を設けたことを特徴とする請求項
   ６記載の電子文書管理システム。
8. 【請求項８】 前記保護文書のサムネイルアイコンを暗
   号化して保存する保護文書サムネイル保存手段を有し、 前記デスクトップ手段は、前記認証手段から保護文書の
   サムネイルアイコンを表示する旨指示を受けた場合に、
   前記保護文書サムネイル保存手段から読み出した暗号化
   データを復号して表示することを特徴とする請求項１記
   載の電子文書管理システム。
9. 【請求項９】 ユーザから入力された認証情報のうち認
   証が成功したものを、所定のクリア条件が満足されるま
   で保持する認証情報保持手段を有し、 前記認証手段は、保護文書のサムネイルアイコンの表示
   指示を受け付けた場合、前記認証情報保持手段に当該保
   護文書の認証情報が存在するか否かを調べ、存在する場
   合は、ユーザに対して認証情報の入力を求めずに当該文
   書のサムネイルアイコンの表示指示を前記デスクトップ
   手段に送ることを特徴とする請求項１記載の電子文書管
   理システム。
10. 【請求項１０】 前記認証情報保持手段の記憶内容をク
    リアするためのクリア条件を指定可能としたことを特徴
    とする請求項９記載の電子文書管理システム。
11. 【請求項１１】 認証情報が入力されると、アイコン表
    示中の文書のうち、その認証情報に対応するすべての保
    護文書のサムネイルアイコンを表示することを特徴とす
    る請求項１記載の電子文書管理システム。
12. 【請求項１２】 管理する複数の文書の各々について個
    別に認証情報を設定可能とし、ある文書に対して所定処
    理の指示があった場合に当該文書の認証情報の入力を求
    め、これに応じて入力された認証情報が当該文書に対応
    する正しい認証情報である場合に、当該文書に対して前
    記所定処理を実行する電子文書管理システムにおいて、 ユーザから入力された認証情報のうち、認証に成功した
    ものを保持する認証情報保持手段と、 文書に対する所定処理の指示があった場合、前記認証情
    報保持手段に蓄積された認証情報群を参照し、これら認
    証情報群の中に当該文書の認証情報があれば、ユーザに
    認証情報の入力を求めずに、当該文書に対する前記所定
    処理を実行する認証入力省略手段と、 を有する電子文書管理システム。
13. 【請求項１３】 ユーザからのクリア指示に応じて前記
    認証情報保持手段の記憶内容をクリアする第１のクリア
    手段を有することを特徴とする請求項１２記載の電子文
    書管理システム。
14. 【請求項１４】 当該システムの終了時に、前記認証情
    報保持手段の記憶内容をクリアする第２のクリア手段を
    有することを特徴とする請求項１２記載の電子文書管理
    システム。
15. 【請求項１５】 当該システムにログインしてきた各ユ
    ーザごとに個別に前記認証情報保持手段を作成し、管理
    することを特徴とする請求項１２から１４までのいずれ
    かに記載の電子文書管理システム。
16. 【請求項１６】 文書に対する所定処理の指示を受け付
    けるステップと、 前記所定処理の指示を受けた文書の認証情報が、過去に
    認証が成功した認証情報のリストに登録されているかど
    うかを判定するステップと、 前記判定にて、登録されていると判定された場合に、前
    記所定処理を実行するステップと、 前記判定にて、登録されていないと判定された場合に、
    ユーザに当該文書に対する認証情報の入力を求めるステ
    ップと、 入力された認証情報が当該文書の正しい認証情報である
    か否かを判定し、正しい認証情報であると判定された場
    合に、前記所定処理を実行し、その入力された認証情報
    を前記リストに登録するステップと、 を含む電子文書管理方法。
17. 【請求項１７】 コンピュータに、 文書に対する所定処理の指示を受け付けるステップ、 前記所定処理の指示を受けた文書の認証情報が、過去に
    認証が成功した認証情報のリストに登録されているかど
    うかを判定するステップ、 前記判定にて、登録されていると判定された場合に、前
    記所定処理を実行するステップ、 前記判定にて、登録されていないと判定された場合に、
    ユーザに当該文書に対する認証情報の入力を求めるステ
    ップ、 入力された認証情報が当該文書の正しい認証情報である
    か否かを判定し、正しい認証情報であると判定された場
    合に、前記所定処理を実行し、その入力された認証情報
    を前記リストに登録するステップ、 を実行させるためのプログラムを記録したコンピュータ
    読み取り可能な記録媒体。