JP2007174341A - Ｆａｘ誤送信防止システムとそのプログラムおよびｆａｘ集中管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】意図しない内容や意図しない相手へのＦＡＸの誤送信を防止する。
【解決手段】顧客ＤＢ２９と、ＦＡＸ集中管理システム１と、ＦＡＸ集中管理システム１に接続された営業店ＰＣ３と、を備えＦＡＸ送信票３５を作成する。ＦＡＸ送信票３５の作成要求は営業店ＰＣ３を介して入力される。顧客リストを顧客ＤＢ２９から抽出し、ＦＡＸ送信票３５に記載するお客様ＦＡＸ番号を取得して２次元コードに変換しＦＡＸ送信票３５上に表示する。ＦＡＸ集中管理システム１はＦＡＸ原稿８のＦＡＸ送信票３５に表示された２次元コードをＯＣＲ処理で解読し、２次元コードからお客様ＦＡＸ番号を読取ってＦＡＸ原稿８をお客様ＦＡＸ４へＦＡＸ送信する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、意図しない相手や意図しない内容のＦＡＸ送信を誤送信することを防止するためのＦＡＸ誤送信防止システムとそのプログラムおよびＦＡＸ集中管理システムに関する。

従来においてＦＡＸによる書類などの送信が行われている。このＦＡＸ送信においては、ＦＡＸの送信を意図した相手へ誤り無く送信するために様々な対策が行われている。近年の顧客情報保護法施行に伴い、ＦＡＸを意図しない宛先に誤送付すると顧客情報漏洩となってしまう。そこで、ＦＡＸ送信する際にＦＡＸ番号を誤入力して意図しない相手にＦＡＸ送信をしてしまうことを防止するため、ＦＡＸ送信する際には２名でＦＡＸ番号入力を目視確認することが行われている。また、ＦＡＸ送信する際に、ＦＡＸ送信票に記載されているＦＡＸ送信の宛先へ送信しようと意図する資料とは異なる、別の誤った資料を誤送信してしまうことを防止するため、ＦＡＸ送信するフロントページ以降の添付資料などは、ＦＡＸ送信の承認者によりチェックを行い、その後ページ順の組替えなどが生じないようにクリップなどを用いて固定している。さらに、ＦＡＸ送信端末に記憶するアドレス帳に誤ったＦＡＸ番号を入力してしまい、結果として誤った宛先へＦＡＸ送信してしまうことを防止するため、ＦＡＸ番号をまとめたアドレス帳に新たにＦＡＸ番号を登録する際には、ＦＡＸ番号登録をしようとする相手先に到達テスト用のＦＡＸを送信して確認している。

また、ＦＡＸ送信を行うファクシミリ装置において、その装置内にあらかじめ記憶されているアドレス帳に記載のＦＡＸ番号と異なった番号が送信時に入力された場合に、この番号へのＦＡＸ送信を行わないことも行われている（特許文献１参照）。

また、ＦＡＸ送信の通信相手の端末情報を学習情報として記憶し、記憶した学習情報を一定期間ごとに消去して再学習させることにより、相手端末が変更された場合においても学習された旧来のＦＡＸ番号でもって誤送信してしまうことを防いでいる（特許文献２参照）。

また、ＦＡＸ送信しようとする送信原稿に記載された相手先のＦＡＸ番号を光学式の読取装置で読取り、読取ったデータでダイヤルしてＦＡＸ送信を行っている（特許文献３参照）。
特開２００５−２１７８７９号公報 特開２００４−４０３４６号公報 実案登録第３０１１８４９号

しかしながら、上述のような従来の技術においては、ＦＡＸ送信の承認者によりチェックを行った後、時間が経ってからＦＡＸ送信する場合などには、承認されたＦＡＸ送信票に添付する資料が別の資料と入れ替わり、依然として誤った資料を送信してしまう可能性がある。

また、ＦＡＸ送信端末に記憶させるアドレス帳に正しい宛先のＦＡＸ番号を登録しておいたとしても、宛先のＦＡＸ番号が移転等により変更された場合には、変更前の誤ったＦＡＸ番号へＦＡＸを誤送信してしまう可能性もあった。

本発明は、このような問題に鑑みてなされたもので、その目的とするところは、意図しない内容や意図しない相手へのＦＡＸの誤送信を防止することにある。

請求項１に記載の本発明は、意図した相手先へ意図した資料をＦＡＸ送信する際に誤送信を防止するためのＦＡＸ誤送信防止システムにおいて、ＦＡＸ送信元から前記ＦＡＸ送信の表紙となるＦＡＸ送信票の作成依頼を送信するためのＰＣ端末と、前記ＰＣ端末から送信された前記作成依頼の内容に基づいてＦＡＸ送信票に記載するＦＡＸ送信の宛先を特定するための顧客情報を記憶した顧客データベース部と、前記顧客データベース部から前記宛先に該当の顧客情報を抽出して２次元コードに変換するための２次元コード変換部と、前記２次元コードと前記顧客情報が共に記載されたＦＡＸ送信票を作成するためのＦＡＸ送信票作成部と、前記ＦＡＸ送信票作成部で作成された前記ＦＡＸ送信票を前記ＦＡＸ送信元の前記ＰＣ端末へ送信して出力するためのＦＡＸ送信票出力部と、を有し、前記ＦＡＸ送信元に配置されたＦＡＸ送信部と、前記ＦＡＸ送信部からＦＡＸ送信された前記ＦＡＸ送信票と前記資料とをまとめて受信して受付けるためのＦＡＸ受信受付け部と、ＦＡＸ受信受付け部にて受付けた前記ＦＡＸ送信票に記載された前記２次元コードから取得した前記顧客情報を前記顧客データベース部に記憶された顧客情報と照合してＦＡＸ送信の可否を判断するための照合確認部と、前記照合確認部にてＦＡＸ送信が可と判断された前記ＦＡＸ送信票と前記資料とを前記ＦＡＸ送信元に代行してＦＡＸ送信するためのＦＡＸ代行送信部と、前記ＦＡＸ代行送信部から送信されたＦＡＸを受信する前記宛先に配置されたＦＡＸ受信部と、を備える。

また、請求項２に記載の本発明は、意図した相手先へ意図した資料をＦＡＸ送信する際に誤送信を防止するためのＦＡＸ集中管理システムにおいて、ＦＡＸ送信する相手先を特定するための顧客情報を記憶した顧客データベース部と、ＦＡＸ送信において前記資料の表紙として用いるＦＡＸ送信票の作成指示に応じて、前記顧客データベース部から該当する顧客情報を抽出して２次元コードに変換するための２次元コード変換部と、前記２次元コードと前記顧客情報が共に記載されたＦＡＸ送信票を作成するためのＦＡＸ送信票作成部と、前記ＦＡＸ送信票作成部で作成された前記ＦＡＸ送信票を出力するためのＦＡＸ送信票出力部と、を有し、意図した相手先にＦＡＸ送信するための前記ＦＡＸ送信票と前記資料とをまとめて受付けるためのＦＡＸ受信受付け部と、ＦＡＸ受信受付け部にて受付けた前記ＦＡＸ送信票に記載された前記２次元コードから取得した前記顧客情報を前記顧客データベース部に記憶された顧客情報と照合してＦＡＸ送信の可否を判断するための照合確認部と、前記照合確認部にてＦＡＸ送信が可と判断された前記ＦＡＸ送信票と前記資料とをＦＡＸ送信するためのＦＡＸ送信部と、を備える。

また、請求項３に記載の本発明は、請求項２において、前記顧客データベース部は、記憶している顧客情報のそれぞれのＦＡＸ送信履歴に基づいて、所定期間内にＦＡＸ送信履歴が無い顧客情報を削除してメンテナンスするためのＤＢメンテナンス部を備える。

また、請求項４に記載の本発明は、請求項２または３において、前記ＦＡＸ送信票作成部は、作成したＦＡＸ送信票をワープロ形式で保存し、前記照合確認部は、２次元コードから取得したＦＡＸ番号とＦＡＸ送信票に記載された文字列のＦＡＸ番号とを照合する。

また、請求項５に記載の本発明は、請求項２または３において、前記ＦＡＸ送信票作成部は、作成したＦＡＸ送信票を画像データ形式で保存し、前記ＦＡＸ送信部は、２次元コードから取得したＦＡＸ番号にＦＡＸ送信する。

また、請求項６に記載の本発明は、請求項２〜５のうちのいずれかにおいて、前記照合確認部は、前記ＦＡＸ送信票に記載された前記２次元コードと前記顧客情報とを光学的に読取るための光学式読取り部を備える。

また、請求項７に記載の本発明は、請求項２〜６のうちのいずれかにおいて、前記顧客情報は、少なくとも、顧客名、顧客のＦＡＸ番号、顧客識別ＩＤ、ＦＡＸ送信の可否、ＦＡＸ送信履歴、を含んでいる。

また、請求項８に記載の本発明は、意図した相手先へ意図した資料をＦＡＸ送信する際に誤送信を防止するためのコンピュータが読取り可能なＦＡＸ誤送信防止プログラムにおいて、ＰＣ端末において、ＦＡＸ送信元から前記ＦＡＸ送信の表紙となるＦＡＸ送信票の作成依頼を送信するステップと、顧客データベース部において、前記ＰＣ端末から送信された前記作成依頼の内容に基づいてＦＡＸ送信票に記載するＦＡＸ送信の宛先を特定するための顧客情報を記憶するステップと、２次元コード変換部において、前記顧客データベース部から前記宛先に該当の顧客情報を抽出して２次元コードに変換するステップと、ＦＡＸ送信票作成部において、前記２次元コードと前記顧客情報が共に記載されたＦＡＸ送信票を作成するステップと、ＦＡＸ送信票出力部において、前記ＦＡＸ送信票作成部で作成された前記ＦＡＸ送信票を前記ＦＡＸ送信元の前記ＰＣ端末へ送信して出力するステップと、を有し、ＦＡＸ受信受付け部において、前記ＦＡＸ送信元に配置されたＦＡＸ送信部からＦＡＸ送信された前記ＦＡＸ送信票と前記資料とをまとめて受信して受付けるステップと、照合確認部において、ＦＡＸ受信受付け部にて受付けた前記ＦＡＸ送信票に記載された前記２次元コードから取得した前記顧客情報を前記顧客データベース部に記憶された顧客情報と照合してＦＡＸ送信の可否を判断するステップと、ＦＡＸ代行送信部において、前記照合確認部にてＦＡＸ送信が可と判断された前記ＦＡＸ送信票と前記資料とを前記ＦＡＸ送信元に代行してＦＡＸ送信するステップと、前記宛先に配置されたＦＡＸ受信部において、前記ＦＡＸ代行送信部から送信されたＦＡＸを受信するステップと、して前記コンピュータを機能させる。

本発明によれば、意図しない内容や意図しない相手へのＦＡＸの誤送信を防止することができる。

図１は、ＦＡＸ誤送信防止システムの実施の形態に係る概略の全体構成図を示している。この図１には、ＦＡＸ送信の宛先となる顧客に関する情報を記憶している顧客ＤＢ（データベース）２９と、この顧客ＤＢ２９を備えたＦＡＸ集中管理システム１と、ＦＡＸ送信の発信元となる営業店ＦＡＸ２と、ＦＡＸ集中管理システム１に接続されて営業店ＦＡＸ２が設置されている営業所に設置された営業店ＰＣ（パソコン端末）３と、お客様ＦＡＸ４と、ＬＡＮ５と、内線（または公衆網）６と、公衆網７と、ＦＡＸ送信票３５とＦＡＸ資料８１が一纏めになったＦＡＸ原稿８が示されている。

図１に示す構成において、ＦＡＸ集中管理システム１を用いて実行されるＦＡＸ誤送信の防止の基本的な手順を図中（１）〜（４）に沿って説明する。まず、図中（１）において、ＦＡＸ誤送信防止システム１によるＦＡＸ送信票３５の生成が実行される。ここで生成するＦＡＸ送信票３５は、ＦＡＸ原稿８の原稿の本文となるＦＡＸ資料８１に表紙として添付される書類である。図示しない営業店に設置された営業店ＰＣ３がＬＡＮ５を介してＦＡＸ集中管理システム１と接続されており、営業店からのＦＡＸ送信票３５の作成要求はこの営業店ＰＣ３を介して入力される。

営業店ＰＣ３にＦＡＸ送信票３５の作成要求を入力する際には、担当者ごとに個別のＩＤがあらかじめ与えられており、ＦＡＸ集中管理システム１に対してこのＩＤを作成要求と共に伝える。また、ＦＡＸ集中管理システム１では、ＦＡＸを送信しようとする顧客名をキーにして顧客ＤＢ２９からその顧客のＦＡＸ番号等の顧客情報を取得する。このようにして取得した担当者のＩＤとＦＡＸ番号等は、ＱＲコードに変換されてＦＡＸ送信票３５上に表示され、営業店ＰＣ３からプリントアウトされる。

次に、図中（２）に示すように、図中（１）で作成したＦＡＸ送信票３５をＦＡＸ資料８１と一緒にまとめてＦＡＸ原稿８として営業店ＦＡＸ２にセットし、ＦＡＸ集中管理システム１の電話番号（たとえば１０００番）へ発信し、内線（あるいは公衆網）６を介してＦＡＸ原稿８をＦＡＸ送信する。

次に、図中（３）に示すように、ＦＡＸ集中管理システム１は受信したＦＡＸ原稿８のうちＦＡＸ送信票３５に表示された２次元コードの一例としてのＱＲコードをＯＣＲ処理などの光学的な読取り手段でもって解読し、ＱＲコードからお客様ＦＡＸ番号（たとえば０６-１０００−１０００番）を読取る。

そして、図中（４）に示すように、ＦＡＸ集中管理システム１は図中（３）で得たお客様ＦＡＸ４のお客様ＦＡＸ番号（０６-１０００−１０００番）あてに公衆網７を介してＦＡＸ原稿８をＦＡＸ送信する。

図２には、図１に示した全体構成について適用されるネットワーク接続構成の一例を示す。この図２には、ＦＡＸ集中管理システム１がＰＢＸ９を備えており、ＰＢＸ９の制御はＦＡＸ集中管理システム１が備えるＦＡＸ送受信装置１０により行われる。ＦＡＸ送受信装置１０にはＳＷ−ＨＵＢ１１が接続されており、ＦＡＸサーバ１２とＬＡＮ５との接続切り替えを制御している。ＬＡＮ５には営業店ＰＣ３、３’が接続されている。そして、ＰＢＸ９には公衆網６、７を介して営業店ＦＡＸ２やお客様ＦＡＸ４が接続されている。

次に図３には、ＦＡＸ集中管理システム１が備える機能について、機能ごとの関係を示すブロック図を示している。これらの機能はＦＡＸ集中管理システム１が備えるＦＡＸサーバ１２により実現されている。ＦＡＸサーバ１２には顧客ＤＢ２９も備えている。

本実施の形態におけるＦＡＸ集中管理システム１の機能としては、全体の動作を制御する制御部２０と、この制御部２０により制御される回線データベース部２１と、ユーザデータベース部２２と、顧客データベース部２３と、ＦＡＸ送信票作成部２４と、ＦＡＸ送受信処理部２５と、ＯＣＲ処理部２６と、を備える。

さらに、回線データベース部２１は回線データＤＢ２７が接続され、ユーザデータベース部とＦＡＸ送信表作成部２４にはユーザデータＤＢ２８が接続されている。顧客データベース部２３とＦＡＸ送信票作成部２４には顧客データベース２９が接続され、ＦＡＸ送受信処理部２５とＯＣＲ処理部２６にはＦＡＸ送受信データベース３０が接続されている。

次に、図４には、図１にて概略を説明したＦＡＸ誤送信防止のための基本的な処理の流れを更に詳しく説明するためのフロー図を示す。

まず最初の前提条件としてＦＡＸ集中管理システム１が備える顧客データベース２９に顧客データを登録しておく（Ｓ１）。ここで登録する顧客データは、たとえば図１に示したようなお客様ＦＡＸ４のお客様ＦＡＸ番号（０６‐１０００-１０００番）および顧客識別ＩＤなどである。

次に、ＦＡＸ集中管理システム１にてＦＡＸ送信票３５を作成し、作成したＦＡＸ送信票３５にＱＲコードを付与する（Ｓ２）。ＱＲコードの付与の仕方としては、お客様ＦＡＸ番号と顧客識別ＩＤをＱＲコード化して付与する方法と（Ｓ２１）、お客様ＦＡＸ番号と顧客識別ＩＤとユーザＩＤを共にＱＲコード化して付与する方法（Ｓ２２）がある。

次に、ＱＲコードが付与されたＦＡＸ送信票３５を保存する（Ｓ３）。保存方法には２種類があり、ワープロ形式でＦＡＸ送信表３５を保存する方法と（Ｓ３１）、画像データ形式でＦＡＸ送信票を保存する方法がある（Ｓ３２）。処理Ｓ３１が選択された場合は後述の処理Ｓ６１が選択され、処理Ｓ３２が選択された場合は後述の処理Ｓ６２が選択される。

次に、作成したＦＡＸ送信票３５にＱＲコードを付与する（Ｓ３）。ＱＲコードの付与の仕方としては、お客様ＦＡＸ番号と顧客識別ＩＤをＱＲコード化して付与する方法と（Ｓ３１）、お客様ＦＡＸ番号と顧客識別ＩＤとユーザＩＤを共にＱＲコード化して付与する方法（Ｓ３２）がある。

次に、ＦＡＸ集中管理システム１へ営業店からＦＡＸ原稿８を送信するための送信手段を選択する（Ｓ４）。送信手段としては、営業店ＦＡＸ２を用いての送信方法（Ｓ４１）と、営業店ＰＣ３を用いてのe-mailによる送信方法（Ｓ４２）の２種類がある。

次に、ＦＡＸ送信票３５の内容を確認するためのＯＣＲ処理が行われる（Ｓ５）。ここで実行するＯＣＲ処理は、処理Ｓ２において処理Ｓ２１が選択された場合はＱＲコードとＦＡＸ送信票３５に記載されたお客様ＦＡＸ番号の文字列とを比較する（Ｓ５１）。あるいは、処理Ｓ２において処理Ｓ２２が選択された場合はＱＲコードのみをＯＣＲ処理で読取る（Ｓ５２）。

次に、ＦＡＸ集中管理システム１で受信した営業店からのＦＡＸ送信票３５を収容する受信フォルダを選択する（Ｓ６）。受信フォルダの選択方法は、営業店ＦＡＸ２の発ＩＤまたはＴＳＩ（送信端末識別）コードを用いて分類する方法（Ｓ６１）と、ＱＲコードのユーザＩＤを用いて分類する方法（Ｓ６２）の２種類がある。

なお、上記のステップＳ５とＳ６の順序を逆にして、先に受信フォルダの選択処理を実行してもよい。

次に、ＦＡＸ原稿８をお客様ＦＡＸ２へＦＡＸ送信処理する（Ｓ７）。ＦＡＸ送信処理の方法は、ＦＡＸ集中管理システム１に保留しているＦＡＸ原稿８に承認者がお客様ＦＡＸ２へ転送処理を行う方法（Ｓ７１）と、ＦＡＸ集中管理システム１がＯＣＲ処理に基づいてＦＡＸ原稿８をお客様ＦＡＸ２へ転送処理する方法（Ｓ７２）の２種類がある。

なお、顧客データベース２９のメンテナンス処理としては、一定期間以上でＦＡＸ未送信の顧客データをＦＡＸ送信対象外とし、さらに一定期間以上でＦＡＸ未送信となった顧客データについては削除処理する（Ｓ８）。

図５は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ１の顧客データベース２９への登録について説明するための説明図を示している。

図５において、まず図中（１）にてオペレータ３１が営業店ＰＣ３から顧客情報を顧客データベース部２３を通じて顧客データベース２９に登録する。この際に、ＦＡＸ送信可否の情報は不可として登録される。ここで登録される顧客情報は、すくなくともお客様ＦＡＸ４が設置された相手先の顧客名、顧客のお客様ＦＡＸ番号、顧客識別ＩＤ、ＦＡＸ送信の可否、ＦＡＸ送信履歴（ＦＡＸ送信日）、といった内容である。

次に、図中（２）にて営業店ＰＣ３の操作から登録したＦＡＸ番号を用いてテストＦＡＸイメージ３３の送信を指示し、この指示を受けたＦＡＸ送受信処理部２５はテストＦＡＸイメージ３３をお客様ＦＡＸ４へ送信する（図中（３））。

次に、オペレータ３１がお客様３２へ電話連絡し、テストＦＡＸイメージがお客様３２のお客様ＦＡＸ４へ届いているか否かを確認する（図中（４））。

次に、オペレータ３１は営業店ＰＣ３を操作して顧客データベース２９に登録された顧客データのうち、お客様ＦＡＸ４のＦＡＸ送信可否の内容を「可」に設定する。顧客データベース部２３はテストＦＡＸイメージ３３の送信完了とともにＦＡＸ送信日にテストＦＡＸを送信した日付を記録する（図中（６））。

図６は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ２およびＳ３におけるＳ３１の処理について説明するための説明図を示している。

図６において、まず図中（１）にてＦＡＸ送信票３５を作成するために営業店ＰＣ３からＦＡＸ集中管理システム１へログインする。ＦＡＸ集中管理システム１へログインすることにより、ＦＡＸ送信票作成部２４がログイン情報からユーザＩＤを取得する。なお、ユーザＩＤはＦＡＸ集中管理システム１を利用する利用者ごとにあらかじめ発行されている。

次に、図中（２）にて、ＦＡＸ送信票作成部２４が顧客データベース２９へアクセスし、顧客名等をキーにしてＦＡＸ送信の目的とする顧客情報を検索する。検索した顧客情報に基づいて、その顧客宛のＦＡＸ送信票３５をＦＡＸ送信票作成部２４にて作成する。

次に、図中（３）にて、ＦＡＸ送信票作成部２４は図中（２）にて取得した目的の顧客情報と、ユーザデータベース部２８からログインＩＤに基づいて検索して取得したユーザ情報と、あらかじめ作成されたＦＡＸ送信票テンプレート３７と、を用いてＦＡＸ送信票３５を作成する。

次に、図中（４）にて、ＱＲコード作成部３８は顧客情報とユーザ情報をＱＲコード化処理して、ＦＡＸ送信票テンプレート３７へ作成したＱＲコードを記載する。

次に、図中（５）にて、営業店ＰＣ３へＦＡＸ送信票作成部２４から完成したＦＡＸ送信票３５が送信される。

次に、図中（６）にて、営業店ＰＣ３に接続されたプリンタなどの出力装置から完成したＦＡＸ送信票３５が印刷される。あるいは、図中（７）に示すように営業店ＰＣ３にワープロ形式のデータとしてＦＡＸ送信票３５が記憶される。

図７は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ２およびＳ３におけるＳ３２の処理について説明するための説明図を示している。

図７において、まず図中（１）にてＦＡＸ送信票３５を作成するために営業店ＰＣ３からＦＡＸ集中管理システム１へログインする。ＦＡＸ集中管理システム１へログインすることにより、ＦＡＸ送信票作成部２４がログイン情報からユーザＩＤを取得する。なお、ユーザＩＤはＦＡＸ集中管理システム１を利用する利用者ごとにあらかじめ発行されている。

次に、図中（２）にて、ＦＡＸ送信票作成部２４が顧客データベース２９へアクセスし、顧客名等をキーにしてＦＡＸ送信の目的とする顧客情報を検索する。検索した顧客情報に基づいて、その顧客宛のＦＡＸ送信票３５をＦＡＸ送信票作成部２４にて作成する。

次に、図中（３）にて、ＦＡＸ送信票作成部２４は図中（２）にて取得した目的の顧客情報と、ユーザデータベース部２８からログインＩＤに基づいて検索して取得したユーザ情報と、あらかじめ作成されたＦＡＸ送信票テンプレート３７と、を用いてＦＡＸ送信票３５を作成する。

次に、図中（４）にて、ＱＲコード作成部３８は顧客情報とユーザ情報をＱＲコード化処理して、ＦＡＸ送信票テンプレート３７へ作成したＱＲコードを記載する。

次に、図中（５）にて、ＦＡＸ送信票テンプレート３７を画像データ形式にするためにＴｉｆｆ変換部５０によりＴｉｆｆ形式データへ変換する。なお、Ｔｉｆｆ変換部５０でＦＡＸ送信票テンプレート３７をＴｉｆｆ形式データに変換処理する場合、ＦＡＸ送信票テンプレート３７に記載の顧客名やＦＡＸ番号などの宛先情報３９を書き換えした場合に、これを目視で判別しやすいように透かし（網掛け模様など）を入れておく。

このように宛先情報３９の記載範囲へ透かしや網掛け模様などを入れておくことで、たとえば一般的なオペレーティングシステム上で動作するＦＡＸエディタプログラムなどを用いて、完成したＦＡＸ送信票テンプレート３７に記載された宛先の会社名やＦＡＸ番号欄などを後加工したことを目視で確認できる。後加工したことにより、ＦＡＸ送信票テンプレート３７の透かし部分に追加した文字の背景が白く抜けて表示されるので、この抜けの有無を目視で容易に確認可能である。また、背景が白ではなく透明の場合は、文字が重なり不自然になるので、これも目視にて容易に確認することができる。

なお、図２４に示す具体例は、ＦＡＸ送信票テンプレート３７およびＦＡＸ送信票３５の書式の一例を示したものである。ＦＡＸ送信票３５には宛先情報３９の具体例として、ＱＲコード３６と、宛先となるお客様の名前５２と、お客様ＦＡＸ番号５１が記載されている。これらの範囲に透かしや網掛け模様を入れておくことで、追加工の有無を目視で容易に判断することができる。

次に、図中（６）にて、営業店ＰＣ３へＦＡＸ送信票作成部２４から完成したＦＡＸ送信票３５がＴｉｆｆ形式データで送信される。

次に、図中（７）にて、営業店ＰＣ３に接続されたプリンタなどの出力装置から完成したＦＡＸ送信票３５が印刷される。あるいは、図中（８）に示すように営業店ＰＣ３にＴｉｆｆ形式の画像データとしてＦＡＸ送信票３５が記憶される。

図８は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ２におけるＳ２１の処理について説明するための説明図を示している。

まず、図中（１）にて、営業店ＰＣ３によりＦＡＸ送信票作成部２４にアクセスし、ＦＡＸ送信表作成部２４は顧客データベース部２３から必要なＦＡＸ番号と顧客識別ＩＤを取得する。

次に、図中（２）にて、ＦＡＸ送信表作成部２４のＱＲコード作成部３８により取得したＦＡＸ番号と顧客識別ＩＤに基づいて、ＱＲコードを生成する。

図９は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ２におけるＳ２２の処理について説明するための説明図を示している。

まず、図中（１）にて、営業店ＰＣ３からＦＡＸ送信票作成部２４へアクセスする。このアクセスに応じて、ＦＡＸ送信票作成部２４は、顧客データベース部２３からＦＡＸ番号と顧客識別ＩＤを取得する。

次に、図中（２）にて、ＦＡＸ送信票作成部２４へアクセスした営業店ＰＣ３のユーザＩＤに基づいて、ユーザデータベース部２２からこのユーザＩＤに該当するユーザデータを取得する。

次に、図中（３）にて、ＦＡＸ送信表作成部２４のＱＲコード作成部３８において、ＦＡＸ番号と、顧客識別ＩＤと、ユーザデータと、を組にしてこれらのデータをまとめてＱＲコード変換し、ＱＲコードを生成する。

図１０は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ４におけるＳ４１の処理について説明するための説明図を示している。

まず、図中（１）にて、営業店ＦＡＸ２からＦＡＸ送信票３５とＦＡＸ資料８１をまとめてＦＡＸ原稿８としてＦＡＸ集中管理システム１へ送信する。この送信はＦＡＸ送信によって行われ、たとえばＦＡＸ集中管理システムのＦＡＸ番号が１０００番といったように設定されている。

次に、図中（２）にて、ＦＡＸ集中管理システム１は、ＦＡＸ受信したＦＡＸ原稿８をＦＡＸ原稿イメージデータとして一次保管する。

図１１は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ４におけるＳ４２の処理について説明するための説明図を示している。

まず、図中（１）にて、営業店ＰＣ３からe-mail４１を使用してＦＡＸ集中管理システム１が持つメールアドレスへＦＡＸ原稿８を電子データとして送る。

次に、図中（２）にて、ＦＡＸ集中管理システム１はメールサーバ４０へ定期的にアクセスしてe-mail４１を取得する。

次に、図中（３）にて、ＦＡＸ集中管理システム１は受信したe-mail４１の添付ファイル（ＦＡＸ原稿８の電子データ）をＦＡＸイメージデータに変換して一次保管する。

図１２は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ５におけるＳ５１の処理について説明するための説明図を示している。

まず、図中（１）にて、ＦＡＸ送受信処理部２５のＦＡＸ受信完了を契機にＯＣＲ処理部２６がＦＡＸ送受信処理部２５に一時保管された受信ＦＡＸイメージ４２を参照する。

次に、図中（２）にて、ＯＣＲ処理部２６は、ＦＡＸ送信票３５のＱＲコード３６からＦＡＸ番号（ａ）と顧客識別ＩＤ（ｂ）を取得する。さらにＦＡＸ送信票３５に記載されたＦＡＸ番号文字列（ｃ）を取得する。

次に、図中（３）にて、ＦＡＸ番号（ａ）とＦＡＸ番号文字列（ｃ）を比較して一致／不一致を確認する。ここで不一致であればエラー通知をたとえばシステム保守者へ発信する。このように、営業店ＰＣでＦＡＸ送信票３５の文字列のＦＡＸ番号や顧客名を書き換えてしまってプリントアウトし、その顧客用の資料を揃えて承認を受けた場合に、ＱＲコードのＦＡＸ番号を読み取ってＦＡＸ送信するだけでは誤った顧客にＦＡＸ送信されてしまうが、上述のように、ＱＲコードと文字列のＦＡＸ番号を比較して一致していることを確認することによって、誤った資料を送信することを防止することができる。

次に、図中（４）にて、ＦＡＸ番号（ａ）と顧客識別ＩＤ（ｂ）を用いて顧客データベース部２３の顧客データベース２９に検索を行う。この検索によってＦＡＸ送信可否の値（ｄ）を得る（図中（５））。

図１３は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ５におけるＳ５２の処理について説明するための説明図を示している。

まず、図中（１）にて、ＦＡＸ送受信処理部２５の受信完了を契機にＯＣＲ処理部２６が受信ＦＡＸイメージ４２を参照する。

次に、図中（２）にてＯＣＲ処理部２６はＦＡＸ送信票３５のＱＲコード３６からＦＡＸ番号（ａ）と顧客識別ＩＤ（ｂ）を取得する。

次に、図中（３）にて、ＦＡＸ番号（ａ）と顧客識別ＩＤ（ｂ）を用いて、顧客データベース部２３の顧客データベース２９を検索し、ＦＡＸ送信可否の値（ｄ）を得る。

図１４は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ６におけるＳ６１の処理について説明するための説明図を示している。

まず、図中（１）にて、ＦＡＸ送受信処理部２５において営業店からのＦＡＸ送信の発ＩＤとＴＳＩコードを取得する。本図においては大阪支店ＦＡＸ（＃１）２’からＦＡＸ送信される場合を示しており、大阪支店ＦＡＸ（＃１）２’は経理担当用ＦＡＸとして電話番号は２０００番が割当てられているものとする。

次に、図中（２）にて、取得した発ＩＤもしくはＴＳＩコードで回線データベース部２１より受信フォルダ名を取得する。

次に、図中（３）にて、取得した受信フォルダ４１に受信してＯＣＲ処理したＦＡＸイメージ４２を保存する。

次に、図中（４）にて、ＦＡＸ送受信処理部２５は受信したＦＡＸイメージ４２に関する受信回線、受信日時、受信フォルダ名等の情報をＦＡＸ送受信データベース３０に書き込む。

図１５は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ６におけるＳ６２の処理について説明するための説明図を示している。

まず、図中（１）にて、ＦＡＸ送受信処理部２５において営業店からのＦＡＸ送信の送信票に記載されたＱＲコードをＯＣＲ処理し、そこからユーザＩＤを取得する。本図においては大阪支店ＦＡＸ（＃１）２’からＦＡＸ送信される場合を示しており、大阪支店ＦＡＸ（＃１）２’は経理担当用ＦＡＸとして電話番号は２０００番が割当てられているものとする。

次に、図中（２）にて、取得したユーザＩＤでユーザデータベース部２２より受信フォルダ名を取得する。

次に、図中（３）にて、取得した受信フォルダ４３に受信してＯＣＲ処理したＦＡＸイメージ４２を保存する。

次に、図中（４）にて、ＦＡＸ送受信処理部２５は受信したＦＡＸイメージ４２に関する受信回線、受信日時、受信フォルダ名等の情報をＦＡＸ送受信データベース３０に書き込む。

図１６は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ７におけるＳ７１の処理について説明するための説明図を示している。

まず、図中（１）にて、営業店ＰＣ３からＦＡＸ送受信処理部２５にアクセスし、受信フォルダ４１の中から受信ＦＡＸイメージ４２を選択して表示する。

次に、図中（２）にて、受信ＦＡＸイメージ４２の表示契機で、ＦＡＸ番号（ａ）、顧客識別ＩＤ（ｂ）を用いて顧客データベース部２３の顧客データベース２９を検索し、顧客名等の顧客データを受信ＦＡＸイメージ４２と共に営業店ＰＣ３の同一ウィンドウ内に表示させる。

次に、図中（３）にて、営業店ＰＣ３上で承認者が受信ＦＡＸイメージ４２の先頭ページから最終ページまでを目視で確認するとともに、受信ＦＡＸイメージ４２の宛先情報と顧客データの顧客情報を目視で確認した後、ＦＡＸ転送処理のボタンをクリックする。このように受信ＦＡＸイメージ４２にされた状態の資料を承認者が目視で確認すれば、ＦＡＸ集中管理システムへＦＡＸ送信する前に承認した後、承認を得た資料をＦＡＸ送信機にかけるまでに時間を要してＦＡＸ送信票に添付する資料が入れ替わる場合に、誤送信を防止することができる。

次に、図中（４）にて、ＦＡＸ転送処理のボタンがクリックされたことを契機として、ＦＡＸ番号（ａ）を用いて受信ＦＡＸイメージ４２をＦＡＸ送受信処理部２５で送信フォルダ４５を生成してＦＡＸ送信する。

次に、図中（５）にて、ＦＡＸ送受信処理部２５がＦＡＸ送信を完了すると、ＦＡＸ番号（ａ）、顧客識別ＩＤ（ｂ）を用いて顧客データベース部２３の顧客データベース２９を検索し、ＦＡＸ送信日にＦＡＸ送信完了の日付を記録する。

次に、図中（６）にて、ＦＡＸ送受信処理部２５は送信完了となった送信ＦＡＸイメージ４６を送信フォルダ４５に格納する。

次に、図中（７）にて、ＦＡＸ送受信処理部２５はＦＡＸ送受信データベース３０へ送信日時や送信フォルダ名等の情報を書き込む。

図１７は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ７におけるＳ７２の処理について説明するための説明図を示している。

まず、図中（１）にて、ＦＡＸ番号（ａ）を用いて受信ＦＡＸイメージをＦＡＸ送受信処理部２５によりＦＡＸ送信する。

次に、図中（２）にて、ＦＡＸ送受信処理部２５がＦＡＸ送信を完了すると、ＦＡＸ番号（ａ）、顧客識別ＩＤ（ｂ）を用いて顧客データベース部２３の顧客データベース２９を検索し、ＦＡＸ送信日にＦＡＸ送信完了の日付を記録する。

次に、図中（３）にて、ＦＡＸ送受信処理部２５は送信完了となった送信ＦＡＸイメージ４６を送信フォルダ４５に格納する。

次に、図中（４）にて、ＦＡＸ送受信処理部２５はＦＡＸ送受信データベース３０へ送信日時、送信フォルダ名等の情報を書き込む。

図１８は、図４のフロー図のうち、処理Ｓ８について説明するための説明図を示している。

まず、図中（１）にて、顧客データベース部２３があらかじめ設定された期間（一日１回）で定期的にメンテナンス処理部１００を起動させる。

次に、図中（２）にて、メンテナンス処理部１００は（たとえば現在が２００５／７／１として）顧客データベース部２３のＦＡＸ送信日を参照し、一定期間（たとえば期間ｘ＝３６０）以上古い日付（たとえば２００４／７／６）があればＦＡＸ送信可否の値を「不可」に書き換える。なお、ｘ＝０であればこの処理を実行しない。

次に、メンテナンス処理部１００は顧客データベース部２３の顧客データベース２９に記憶されたＦＡＸ送信日を参照し、一定期間（たとえば期間ｙ＝７２０）以上古い日付（たとえば２００３／７／１２）があれば、そのレコードを削除する。なお、ｙ＝０であればこの処理を実行しない。

図１９〜２３は、メンテナンス処理部１００のメンテナンス処理を更に詳しく説明するための説明図を示している。図１８の説明図を用いて説明したように、メンテナンス処理部１００は一定期間（ｘ：ｘは任意の期間）でＦＡＸ送信履歴がない顧客データベースを抽出して利用停止扱いに処理し、さらに一定期間（ｙ：ｙは任意の期間）でＦＡＸ送信履歴がなければ顧客データベース２９からの削除を実行している。これら一定期間は通信事業者が設定する電話番号再振り出し禁止期間に合わせて適宜調節する。例えば一定期間(ｘ)は、電話番号再振り出し禁止期間以内、一定期間(ｙ)は電話番号再振り出し禁止期間×２以内が望ましい。

図１９において、未送信期間（ｘ）以上（ｙ）未満の間とお客様Ａの番号変更前の動作について説明するための説明図を示している。この図１９では、ＦＡＸサーバ１２の動作と、お客様ＦＡＸ４の電話番号（ＦＡＸ番号）使用状況と、の変遷を同じ時間軸で対照して表している。電話番号使用状況において、お客様Ａにて＃１０００番が使用開始される（Ｓ１００）。これを受けてＦＡＸサーバ１２ではお客様Ａが＃１０００番であることを登録する（Ｓ１０１）。ＦＡＸサーバ１２からはＦＡＸ送信者によるＦＡＸ送信が＃１０００番に対して実行される（Ｓ１０２）。このＦＡＸ送信によりお客様ＡにＦＡＸが正常に到着する。

その後、お客様ＡへのＦＡＸ未送信期間がｘだけ経過した後に、ＦＡＸサーバ１２では送信履歴のない顧客データを抽出し期間ｘ以上ならＦＡＸ送信不可とする。この送信不可の処理は顧客データベース２９に記憶されたお客様Ａに該当する＃１０００番をＦＡＸ送信不可のステータスに書き換える（Ｓ１０３）。この書き換えにより、ＦＡＸ送信者による＃１０００番へのＦＡＸ送信はＦＡＸ送信不可となり、もし気づかずにお客様ＡにＦＡＸ送信しようとしてもシステム上ＦＡＸ送信する事ができない。（Ｓ１０４）。なお、ＦＡＸ送信を防止する機能として２種類の機能設定がされ、ＦＡＸ送信不可の状態ではＦＡＸ送信票の作成をできなくしている。あるいは、古いＦＡＸ送信票では承認時にエラー（ＦＡＸ送信不可）として送信要求をキャンセル処理している。

その後、テストＦＡＸ送信をお客様ＡのＦＡＸ番号＃１０００へ手動操作でＦＡＸ送信する。このテストＦＡＸ送信にてお客様ＡへのテストＦＡＸの到達確認がされると、顧客データベース２９にて＃１０００番のステータスをＦＡＸ送信可に変更する。

次に、ＦＡＸ送信者による＃１０００へのＦＡＸ送信が実行され、お客様Ａへ正常にＦＡＸが到着する（Ｓ１０５）。

図２０には、未送信期間（ｘ）以上で（ｙ）未満の期間と、お客様Ａの番号変更後の動作について説明するための説明図が示されている。

まず、ＦＡＸサーバ１２にて送信履歴の無い顧客データを抽出する。ここで抽出された顧客データは未送信期間がｘ以上ならば顧客データベース２９にて＃１０００番をＦＡＸ送信不可に変更する（Ｓ１１０）。

次に、お客様ＡにてＦＡＸ番号＃１０００番を休止し、換わりに＃２０００番を使用開始する（Ｓ１１１）。ここから＃１０００番の電話番号再振り出し禁止期間となる。

次に、ＦＡＸ送信者によるＦＡＸ送信が行われる。ここで、＃１０００宛のＦＡＸ送信は送信不可として処理される（Ｓ１１２）。

次に、この＃１０００番の電話番号再振り出し禁止期間において、テストＦＡＸ送信が手動で＃１０００番へ行われ、＃１０００番との接続が、たとえばトーキー接続されている場合は、担当者がＦＡＸ番号＃１０００番が休止になっていることを認識し、顧客データベース２９に記憶された＃１０００番を＃２０００番へ登録変更する。この登録変更の後にテストＦＡＸを再び送信して、到達確認の実施が行われる。到達の確認に基づいて、顧客データベース２９に記憶された＃２０００番をＦＡＸ送信可のステータスに変更する。

次に、ＦＡＸ送信者による＃２０００番へのＦＡＸ送信が実行されると、お客様Ａへ正常にＦＡＸが到達する（Ｓ１１３）。

図２１には、未送信期間（ｙ）以上で、お客様Ａの番号変更前の動作について説明するための説明図を示す。

まず、ＦＡＸサーバ１２にて送信履歴の無い顧客データを抽出し、その期間がｘ以上ならば顧客データベース２９に記憶されている＃１０００番への送信を不可とする（Ｓ１２０）。

次に、送信履歴の無い顧客データを抽出し、ｙ以上ならば顧客データベース２９からその番号（＃１０００番）を削除する（Ｓ１２１）。そして、ＦＡＸ送信者による＃１０００番へのＦＡＸ送信は不可として顧客データベース２９にて処理される。またＦＡＸを送信防止するための機能としては、顧客データが無いのでＦＡＸ送信票の作成を不可にするか、あるいは、古いＦＡＸ送信票では、承認時にエラー（顧客データ無し）でキャンセルする。

次に、顧客データベース２９にお客様Ａ、ＦＡＸ番号＃１０００番を再登録し、テストＦＡＸを＃１０００番へ送信し、ＦＡＸの到達確認を行う。この到達確認により顧客データベース２９の＃１０００番のステータスをＦＡＸ送信可能へ変更する。

次に、ＦＡＸ送信者が＃１０００番へＦＡＸ送信すると、そのＦＡＸは正常に到達する（Ｓ１２３）。

図２２には、未送信期間（ｙ）以上で、お客様ＡのＦＡＸ番号変更後の動作について説明するための説明図を示す。

まず、送信履歴の無い顧客データを抽出して、その未送信期間がｙ以上ならば顧客データベース２９から＃１０００番を削除する（Ｓ１３０）。

次に、お客様Ａにて＃１０００番の使用を休止し、換わりに＃２０００番の使用を開始する（Ｓ１３１）。この後、＃１０００番の電話番号再振り出し禁止期間となる。

そして、ＦＡＸ送信者による＃１０００番へのＦＡＸ送信がされても、この＃１０００番へのＦＡＸ送信は不可として処理される（Ｓ１３２）。またＦＡＸを送信防止するための機能としては、顧客データが無いのでＦＡＸ送信票の作成を不可にするか、あるいは、古いＦＡＸ送信票では、承認時にエラー（顧客データ無し）でキャンセルする。

次に、＃１０００番を顧客データベース２９に再登録すると、テストＦＡＸを＃１０００番へ手動で送信し、＃１０００番が空き番号であることをトーキー接続であることをもって確認する。次に、顧客データベース２９にて＃１０００番を＃２０００番へ変更登録する。この後に手動でテストＦＡＸを＃２０００番へ送信し、到達の確認を実行する。そして、顧客データベース２９の＃２０００番をＦＡＸ送信可に変更する。

次に、ＦＡＸ送信者によるＦＡＸ送信が＃２０００へ実行され、正常に到達する（Ｓ１３３）。

図２３は、ＦＡＸ番号が＃１０００番の電話番号再振り出し後の動作について説明するための説明図を示している。

まず、お客様Ａにて＃１０００番の使用を休止し＃２０００番の使用を開始する(Ｓ１４０)。この後、＃１０００番の電話番号再振り出し禁止期間が設定される。未送信期間(ｙ)以上の処理で顧客データベース２９から＃１０００番を削除する(Ｓ１４１)。そして＃１０００番の電話番号再振り出し禁止期間後にお客様Ｂにて＃１０００番が使用開始される(Ｓ１４２)。

次に、ＦＡＸ送信者が＃１０００番へＦＡＸ送信を行うが、このＦＡＸ送信は不可とされる(Ｓ１４３)。ここで＃１０００番を顧客データベース２９へ再登録し、テストＦＡＸを手動で＃１０００番へ送付する。なお、ここでのテストＦＡＸの＃１０００番への送付は単にテストＦＡＸのみの送信であるので、顧客情報漏洩には該当しない。そして、テストＦＡＸの送達確認のために担当者がお客様Ａと連絡を取り合うことでお客様ＡのＦＡＸ番号が＃２０００番であることを認識する。ここで顧客データベース２９にあるお客様ＡのＦＡＸ番号を＃１０００番から＃２０００番に変更し、テストＦＡＸを手動で＃２０００番へ送付する。そして、テストＦＡＸが到達したことが確認されると、顧客データベース２９にて＃２０００番をＦＡＸ送信可として登録する。

次に、ＦＡＸ送信者が＃２０００番へＦＡＸ送信することで正常に到達する。

次の図２５〜３０には図１〜２３に示したＦＡＸ送信の一連の流れをまとめてフロー図で示しており、図２５はＦＡＸ集中管理システム１によりお客様４へのＦＡＸ送信の基本的な流れが示されている。

図２５において、ＦＡＸ送信者５５が営業店ＰＣ３などを介してＦＡＸ集中管理システム１にログオンする（Ｓ２００）。ログオンした後にＦＡＸ送信者５５はＦＡＸ送信する宛先のお客様に関する顧客情報検索をＦＡＸ集中管理システム１へ行い、ＦＡＸ送信票３５の印刷を行う（Ｓ２０１）。

次に、ＦＡＸ送信者５５は印刷したＦＡＸ送信票３５とＦＡＸ資料８１をまとめて（ＦＡＸ原稿８に相当）承認者５６にその内容の承認を求める（Ｓ２０２）。承認者５６により内容が承認されると（Ｓ２０３）、ＦＡＸ送信者５５は内線番号でＦＡＸ集中管理システム１へＦＡＸ原稿８をＦＡＸ送信する（Ｓ２０４）。

次に、ＦＡＸ集中管理システム１ではＯＣＲ処理部２６でＦＡＸ送信票３５のＦＡＸ番号を認識してお客様４へＦＡＸ原稿８の自動転送を行う（Ｓ２０６）。そしてＦＡＸ送信が完了するとＦＡＸ送信完了通知がＦＡＸ送信者５５へe-mailで通知される（Ｓ２０５）。このとき同時に承認者５６にもＦＡＸ送信完了通知がe-mailを介して通知される。ＦＡＸ送信者５５は最後にお客様４へ電話してＦＡＸが無事に到達したことを確認して終了する（Ｓ２０７）。

図２６はＦＡＸ集中管理システム１によりお客様４へのＦＡＸ送信の流れにおいて、ＯＣＲ処理部２６で読取りエラーが生じた場合の処理の流れが示されている。なお、読取りエラーとは、ＯＣＲ処理部２６に起因する機能的な読取りエラーのほかに、たとえば文字列とＯＣＲの番号が不一致であった場合も含まれる。

図２６において、ＦＡＸ送信者５５が営業店ＰＣ３などを介してＦＡＸ集中管理システム１にログオンする（Ｓ２０８）。ログオンした後にＦＡＸ送信者５５はＦＡＸ送信する宛先のお客様に関する顧客情報検索をＦＡＸ集中管理システム１へ行い、ＦＡＸ送信票３５の印刷を行う（Ｓ２０９）。

次に、ＦＡＸ送信者５５は印刷したＦＡＸ送信票３５とＦＡＸ資料８１をまとめて（ＦＡＸ原稿８に相当）承認者５６にその内容の承認を求める（Ｓ２１０）。承認者５６により内容が承認されると（Ｓ２１１）、ＦＡＸ送信者５５は内線番号でＦＡＸ集中管理システム１へＦＡＸ原稿８をＦＡＸ送信する（Ｓ２１２）。

ここで、ＦＡＸ集中管理システム１が備えるＯＣＲ処理部２６において読取りエラーが生じると、この読取りエラーがＦＡＸ送信者５５に通知される（Ｓ２１３）。エラー通知を受け取ったＦＡＸ送信者５５は営業店ＰＣ３を介してＦＡＸ転送依頼を承認者５６に求める（Ｓ２１４）。

承認者５６はＦＡＸ転送依頼を受けるとＦＡＸ集中管理システム１へログオンする（Ｓ２１５）。そしてログオン状態のまま顧客データ検索処理およびＦＡＸ転送処理をＦＡＸ集中管理システム１に要求する（Ｓ２１６）。

この要求を受けてＦＡＸ集中管理システム１はお客様４に対してＦＡＸ送信を実行する（Ｓ２１７）。ＦＡＸ送信が完了するとＦＡＸ送信完了通知がＦＡＸ送信者５５と承認者５６へe-mail等を介して通知される（Ｓ２１８）。ＦＡＸ送信者５５は最後にお客様４へ電話してＦＡＸが無事に到達したことを確認して終了する（Ｓ２１９）。

図２７はＦＡＸ集中管理システム１によりお客様４へのＦＡＸ送信の流れにおいて、ＦＡＸ集中管理システム１からお客様４へのＦＡＸ送信時にエラーが生じた場合の処理の流れが示されている。

図２７において、ＦＡＸ送信者５５が営業店ＰＣ３などを介してＦＡＸ集中管理システム１にログオンする（Ｓ２２０）。ログオンした後にＦＡＸ送信者５５はＦＡＸ送信する宛先のお客様に関する顧客情報検索をＦＡＸ集中管理システム１へ行い、ＦＡＸ送信票３５の印刷を行う（Ｓ２２１）。

次に、ＦＡＸ送信者５５は印刷したＦＡＸ送信票３５とＦＡＸ資料８１をまとめて（ＦＡＸ原稿８に相当）承認者５６にその内容の承認を求める（Ｓ２２２）。承認者５６により内容が承認されると（Ｓ２２３）、ＦＡＸ送信者５５は内線番号でＦＡＸ集中管理システム１へＦＡＸ原稿８をＦＡＸ送信する（Ｓ２２４）。

ここで、ＦＡＸ集中管理システム１からお客様４へのＦＡＸ送信がリトライ後に送信不能となると（Ｓ２２５）、このＦＡＸ送信エラーがＦＡＸ送信者５５と承認者５６に同時に通知される（Ｓ２２６）。エラー通知を受け取ったＦＡＸ送信者５５は営業店ＰＣ３を介してＦＡＸ転送依頼を承認者５６に求める（Ｓ２２７）。

承認者５６はＦＡＸ転送依頼を受けるとＦＡＸ集中管理システム１へログオンする（Ｓ２２８）。そしてＦＡＸ転送処理をＦＡＸ集中管理システム１に要求する（Ｓ２２９）。

この要求を受けてＦＡＸ集中管理システム１はお客様４に対してＦＡＸ送信を実行する（Ｓ２３０）。ＦＡＸ送信が完了するとＦＡＸ送信完了通知がＦＡＸ送信者５５と承認者５６へe-mail等を介して通知される（Ｓ２３１）。ＦＡＸ送信者５５は最後にお客様４へ電話してＦＡＸが無事に到達したことを確認して終了する（Ｓ２３２）。

図２８は図２５に示したのと同じく、ＦＡＸ集中管理システム１によりお客様４へのＦＡＸ送信の基本的な流れが示されている。

図２８において、ＦＡＸ送信者５５が営業店ＰＣ３などを介してＦＡＸ集中管理システム１にログオンする（Ｓ２３３）。ログオンした後にＦＡＸ送信者５５はＦＡＸ送信する宛先のお客様に関する顧客情報検索をＦＡＸ集中管理システム１へ行い、ＦＡＸ送信票３５の電子データを得る（Ｓ２３４）。このＦＡＸ送信票３５の電子データをＦＡＸ資料８１の電子データとともにe-mailの添付ファイルとする（Ｓ２３５）。

次に、ＦＡＸ送信者５５は電子データに変換したＦＡＸ送信票３５とＦＡＸ資料８１をまとめて（ＦＡＸ原稿８に相当）e-mailに添付し承認者５６に送信して、その内容の承認を求める（Ｓ２３６）。承認者５６により内容が承認されると、メールサーバを経由してe-mailでＦＡＸ集中管理システム１へＦＡＸ原稿８が送信される（Ｓ２３７）。

次に、ＦＡＸ集中管理システム１ではＦＡＸ送信票３５のＦＡＸ番号をＯＣＲ処理部２６で認識し、お客様４へＦＡＸ原稿８の自動転送を行う（Ｓ２３８）。そしてＦＡＸ送信が完了するとＦＡＸ送信完了通知がＦＡＸ送信者５５へe-mailで通知される（Ｓ２３９）。このとき同時に承認者５６にもＦＡＸ送信完了通知がe-mailを介して通知される。ＦＡＸ送信者５５は最後にお客様４へ電話してＦＡＸが無事に到達したことを確認して終了する（Ｓ２４０）。

図２９は、ＦＡＸ集中管理システム１によりお客様４へのＦＡＸ送信の流れにおいて、ＯＣＲ処理部２６で読取りエラーが生じた場合の処理の流れが示されている。

図２９において、ＦＡＸ送信者５５が営業店ＰＣ３などを介してＦＡＸ集中管理システム１にログオンする（Ｓ２４２）。ログオンした後にＦＡＸ送信者５５はＦＡＸ送信する宛先のお客様に関する顧客情報検索をＦＡＸ集中管理システム１へ行い、ＦＡＸ送信票３５の電子データを得る（Ｓ２４３）。このＦＡＸ送信票３５の電子データをＦＡＸ資料８１の電子データとともにe-mailの添付ファイルとする（Ｓ２４４）。

次に、ＦＡＸ送信者５５は電子データに変換したＦＡＸ送信票３５とＦＡＸ資料８１をまとめて（ＦＡＸ原稿８に相当）e-mailに添付し承認者５６に送信して、その内容の承認を求める（Ｓ２４５）。承認者５６により内容が承認されメールサーバを経由してe-mailでＦＡＸ集中管理システム１へＦＡＸ原稿８が送信される（Ｓ２４６）。

次に、ＦＡＸ集中管理システム１ではＦＡＸ送信票３５のＦＡＸ番号をＯＣＲ処理部２６で認識処理するが、ここで、ＯＣＲ読取りエラーが生じると、このＦＡＸ送信エラーがＦＡＸ送信者５５と承認者５６に同時にe-mailを介して通知される（Ｓ２４７）。エラー通知を受け取ったＦＡＸ送信者５５は営業店ＰＣ３を介してＦＡＸ転送依頼を承認者５６に求める（Ｓ２４８）。

承認者５６はＦＡＸ転送依頼を受けるとＦＡＸ集中管理システム１へログオンする（Ｓ２４９）。そしてＦＡＸ転送処理をＦＡＸ集中管理システム１に要求する（Ｓ２５０）。

この要求を受けてＦＡＸ集中管理システム１はお客様４に対してＦＡＸ送信を実行する（Ｓ２５１）。ＦＡＸ送信が完了するとＦＡＸ送信完了通知がＦＡＸ送信者５５へe-mailで通知される（Ｓ２５２）。このとき同時に承認者５６にもＦＡＸ送信完了通知がe-mailを介して通知される。ＦＡＸ送信者５５は最後にお客様４へ電話してＦＡＸが無事に到達したことを確認して終了する（Ｓ２５３）。

図３０はＦＡＸ集中管理システム１によりお客様４へのＦＡＸ送信の流れにおいて、ＦＡＸ集中管理システム１からお客様４へのＦＡＸ送信時にエラーが生じた場合の処理の流れが示されている。

図３０において、ＦＡＸ送信者５５が営業店ＰＣ３などを介してＦＡＸ集中管理システム１にログオンする（Ｓ２５４）。ログオンした後にＦＡＸ送信者５５はＦＡＸ送信する宛先のお客様に関する顧客情報検索をＦＡＸ集中管理システム１へ行い、ＦＡＸ送信票３５の印刷を行う（Ｓ２５５）。

次に、ＦＡＸ送信者５５は印刷したＦＡＸ送信票３５とＦＡＸ資料８１をまとめて（ＦＡＸ原稿８に相当）電子データとしてe-mailの添付ファイルとして（Ｓ２５６）承認者５６に送信し、その内容の承認を求める（Ｓ２５７）。承認者５６により内容が承認されると、ＦＡＸ送信者５５はe-mailでメールサーバを経由してＦＡＸ集中管理システム１へＦＡＸ原稿８を送信する（Ｓ２５８）。

ＦＡＸ集中管理システム１が受け取ったＦＡＸ原稿８をお客様４へＦＡＸ送信する際に、お客様４へのＦＡＸ送信がリトライ後に送信不能となると（Ｓ２５９）、このＦＡＸ送信エラーがＦＡＸ送信者５５と承認者５６に同時に通知される（Ｓ２６０）。エラー通知を受け取ったＦＡＸ送信者５５は営業店ＰＣ３を介してＦＡＸ転送依頼を承認者５６に求める（Ｓ２６１）。

承認者５６はＦＡＸ転送依頼を受けるとＦＡＸ集中管理システム１へログオンする（Ｓ２６２）。そしてＦＡＸ転送処理をＦＡＸ集中管理システム１に要求する（Ｓ２６３）。

この要求を受けてＦＡＸ集中管理システム１はお客様４に対してＦＡＸ送信を実行する（Ｓ２６４）。ＦＡＸ送信が完了するとＦＡＸ送信完了通知がＦＡＸ送信者５５と承認者５６へe-mail等を介して通知される（Ｓ２６５）。ＦＡＸ送信者５５は最後にお客様４へ電話してＦＡＸが無事に到達したことを確認して終了する（Ｓ２６６）。

以上説明した本実施の形態によれば、意図しない内容や意図しない相手へのＦＡＸの誤送信を防止することができる。

ＦＡＸ誤送信防止システムの実施の形態に係る、概略の全体構成図を示す。 ＦＡＸ誤送信防止システムの実施の形態に係る、ネットワーク接続構成の一例を示す。 ＦＡＸ集中管理システムが備える機能について、機能ごとの関係を示すブロック図を示す。 ＦＡＸ誤送信防止のための基本的な処理の流れを説明するためのフロー図を示す。 図４に示したフロー図について、顧客データベースへの登録について説明するための説明図を示す。 図４に示したフロー図について、Ｓ２１の処理について説明するための説明図を示す。 図４に示したフロー図について、処理Ｓ２におけるＳ２２の処理について説明するための説明図を示す。 図４に示したフロー図について、処理Ｓ３におけるＳ３１の処理について説明するための説明図を示す。 図４に示したフロー図について、処理Ｓ３におけるＳ３２の処理について説明するための説明図を示す。 図４に示したフロー図について、処理Ｓ４におけるＳ４１の処理について説明するための説明図を示す。 図４に示したフロー図について、処理Ｓ４におけるＳ４２の処理について説明するための説明図を示す。 図４に示したフロー図について、処理Ｓ５におけるＳ５１の処理について説明するための説明図を示す。 図４に示したフロー図について、処理Ｓ５におけるＳ５２の処理について説明するための説明図を示す。 図４に示したフロー図について、処理Ｓ６におけるＳ６１の処理について説明するための説明図を示す。 図４に示したフロー図について、処理Ｓ６におけるＳ６２の処理について説明するための説明図を示す。 図４に示したフロー図について、処理Ｓ７におけるＳ７１の処理について説明するための説明図を示す。 図４に示したフロー図について、処理Ｓ７におけるＳ７２の処理について説明するための説明図を示す。 図４に示したフロー図について、処理Ｓ８について説明するための説明図を示す。 未送信期間（ｘ）以上（ｙ）未満の間とお客様Ａの番号変更前の動作について説明するための説明図を示す。 未送信期間（ｘ）以上で（ｙ）未満の期間と、お客様Ａの番号変更後の動作について説明するための説明図を示す。 未送信期間（ｙ）以上で、お客様Ａの番号変更前の動作について説明するための説明図を示す。 未送信期間（ｙ）以上で、お客様ＡのＦＡＸ番号変更後の動作について説明するための説明図を示す。 ＦＡＸ番号が＃１０００番の電話番号再振り出し後の動作について説明するための説明図を示す。 ＦＡＸ送信票の書式の具体例を示す。 ＦＡＸ集中管理システムによるお客様へのＦＡＸ送信の基本的な流れを示す。 ＦＡＸ集中管理システムによるお客様へのＦＡＸ送信の流れにおいて、ＯＣＲ処理部で読取りエラーが生じた場合の処理の流れを示す。 ＦＡＸ集中管理システムによるお客様へのＦＡＸ送信の流れにおいて、ＦＡＸ集中管理システムからお客様へのＦＡＸ送信時にエラーが生じた場合の処理の流れを示す。 ＦＡＸ集中管理システムによるお客様へのＦＡＸ送信の基本的な流れを示す。 ＦＡＸ集中管理システムによるお客様へのＦＡＸ送信の流れにおいて、ＯＣＲ処理部で読取りエラーが生じた場合の処理の流れを示す。 ＦＡＸ集中管理システムによるお客様へのＦＡＸ送信の流れにおいて、ＦＡＸ集中管理システムからお客様へのＦＡＸ送信時にエラーが生じた場合の処理の流れを示す。

符号の説明

１ ＦＡＸ集中管理システム
２ 営業店ＦＡＸ
３ ＰＣ
４ お客様ＦＡＸ
５ ＬＡＮ
６、７ 公衆網
８ ＦＡＸ資料＋ＦＡＸ送信票
９ ＰＢＸ
１０ ＦＡＸ送受信装置
１１ ＳＷ−ＨＵＢ
１２ ＦＡＸサーバ
２０ 制御部
２１ 回線データベース部
２２ ユーザデータベース部
２３ 顧客データベース部
２４ ＦＡＸ送信票作成部
２５ ＦＡＸ送受信処理部
２６ ＯＣＲ処理部
２７ 回線データＤＢ
２８ ユーザデータＤＢ
２９ 顧客データベース
３０ ＦＡＸ送受信データベース

Claims (8)

1. 意図した相手先へ意図した資料をＦＡＸ送信する際に誤送信を防止するためのＦＡＸ誤送信防止システムにおいて、
   ＦＡＸ送信元から前記ＦＡＸ送信の表紙となるＦＡＸ送信票の作成依頼を送信するためのＰＣ端末と、
   前記ＰＣ端末から送信された前記作成依頼の内容に基づいてＦＡＸ送信票に記載するＦＡＸ送信の宛先を特定するための顧客情報を記憶した顧客データベース部と、
   前記顧客データベース部から前記宛先に該当の顧客情報を抽出して２次元コードに変換するための２次元コード変換部と、
   前記２次元コードと前記顧客情報が共に記載されたＦＡＸ送信票を作成するためのＦＡＸ送信票作成部と、
   前記ＦＡＸ送信票作成部で作成された前記ＦＡＸ送信票を前記ＦＡＸ送信元の前記ＰＣ端末へ送信して出力するためのＦＡＸ送信票出力部と、を有し、
   前記ＦＡＸ送信元に配置されたＦＡＸ送信部と、
   前記ＦＡＸ送信部からＦＡＸ送信された前記ＦＡＸ送信票と前記資料とをまとめて受信して受付けるためのＦＡＸ受信受付け部と、
   ＦＡＸ受信受付け部にて受付けた前記ＦＡＸ送信票に記載された前記２次元コードから取得した前記顧客情報を前記顧客データベース部に記憶された顧客情報と照合してＦＡＸ送信の可否を判断するための照合確認部と、
   前記照合確認部にてＦＡＸ送信が可と判断された前記ＦＡＸ送信票と前記資料とを前記ＦＡＸ送信元に代行してＦＡＸ送信するためのＦＡＸ代行送信部と、
   前記ＦＡＸ代行送信部から送信されたＦＡＸを受信する前記宛先に配置されたＦＡＸ受信部と、
   を備えることを特徴とするＦＡＸ誤送信防止システム。
2. 意図した相手先へ意図した資料をＦＡＸ送信する際に誤送信を防止するためのＦＡＸ集中管理システムにおいて、
   ＦＡＸ送信する相手先を特定するための顧客情報を記憶した顧客データベース部と、
   ＦＡＸ送信において前記資料の表紙として用いるＦＡＸ送信票の作成指示に応じて、前記顧客データベース部から該当する顧客情報を抽出して２次元コードに変換するための２次元コード変換部と、
   前記２次元コードと前記顧客情報が共に記載されたＦＡＸ送信票を作成するためのＦＡＸ送信票作成部と、
   前記ＦＡＸ送信票作成部で作成された前記ＦＡＸ送信票を出力するためのＦＡＸ送信票出力部と、を有し、
   意図した相手先にＦＡＸ送信するための前記ＦＡＸ送信票と前記資料とをまとめて受付けるためのＦＡＸ受信受付け部と、
   ＦＡＸ受信受付け部にて受付けた前記ＦＡＸ送信票に記載された前記２次元コードから取得した前記顧客情報を前記顧客データベース部に記憶された顧客情報と照合してＦＡＸ送信の可否を判断するための照合確認部と、
   前記照合確認部にてＦＡＸ送信が可と判断された前記ＦＡＸ送信票と前記資料とをＦＡＸ送信するためのＦＡＸ送信部と、
   を備えることを特徴とするＦＡＸ集中管理システム。
3. 前記顧客データベース部は、
   記憶している顧客情報のそれぞれのＦＡＸ送信履歴に基づいて、
   所定期間内にＦＡＸ送信履歴が無い顧客情報を削除してメンテナンスするためのＤＢメンテナンス部
   を備えることを特徴とする請求項２に記載のＦＡＸ集中管理システム。
4. 前記ＦＡＸ送信票作成部は、
   作成したＦＡＸ送信票をワープロ形式で保存し、
   前記照合確認部は、２次元コードから取得したＦＡＸ番号とＦＡＸ送信票に記載された文字列のＦＡＸ番号とを照合することを特徴とする請求項２または３に記載のＦＡＸ集中管理システム。
5. 前記ＦＡＸ送信票作成部は、
   作成したＦＡＸ送信票を画像データ形式で保存し、
   前記ＦＡＸ送信部は、２次元コードから取得したＦＡＸ番号にＦＡＸ送信することを特徴とする請求項２または３に記載のＦＡＸ集中管理システム。
6. 前記照合確認部は、
   前記ＦＡＸ送信票に記載された前記２次元コードと前記顧客情報とを光学的に読取るための光学式読取り部を備えることを特徴とする請求項２〜５のうちのいずれかに記載のＦＡＸ集中管理システム。
7. 前記顧客情報は、
   少なくとも、顧客名、顧客のＦＡＸ番号、顧客識別ＩＤ、ＦＡＸ送信の可否、ＦＡＸ送信履歴、を含んでいることを特徴とする請求項２〜６のうちのいずれかに記載のＦＡＸ集中管理システム。
8. 意図した相手先へ意図した資料をＦＡＸ送信する際に誤送信を防止するためのコンピュータが読取り可能なＦＡＸ誤送信防止プログラムにおいて、
   ＰＣ端末において、ＦＡＸ送信元から前記ＦＡＸ送信の表紙となるＦＡＸ送信票の作成依頼を送信するステップと、
   顧客データベース部において、前記ＰＣ端末から送信された前記作成依頼の内容に基づいてＦＡＸ送信票に記載するＦＡＸ送信の宛先を特定するための顧客情報を記憶するステップと、
   ２次元コード変換部において、前記顧客データベース部から前記宛先に該当の顧客情報を抽出して２次元コードに変換するステップと、
   ＦＡＸ送信票作成部において、前記２次元コードと前記顧客情報が共に記載されたＦＡＸ送信票を作成するステップと、
   ＦＡＸ送信票出力部において、前記ＦＡＸ送信票作成部で作成された前記ＦＡＸ送信票を前記ＦＡＸ送信元の前記ＰＣ端末へ送信して出力するステップと、を有し、
   ＦＡＸ受信受付け部において、前記ＦＡＸ送信元に配置されたＦＡＸ送信部からＦＡＸ送信された前記ＦＡＸ送信票と前記資料とをまとめて受信して受付けるステップと、
   照合確認部において、ＦＡＸ受信受付け部にて受付けた前記ＦＡＸ送信票に記載された前記２次元コードから取得した前記顧客情報を前記顧客データベース部に記憶された顧客情報と照合してＦＡＸ送信の可否を判断するステップと、
   ＦＡＸ代行送信部において、前記照合確認部にてＦＡＸ送信が可と判断された前記ＦＡＸ送信票と前記資料とを前記ＦＡＸ送信元に代行してＦＡＸ送信するステップと、
   前記宛先に配置されたＦＡＸ受信部において、前記ＦＡＸ代行送信部から送信されたＦＡＸを受信するステップと、
   して前記コンピュータを機能させることを特徴とするＦＡＸ誤送信防止プログラム。
   
   

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