JPH04222050A - 文書廃棄判断支援処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、外部記憶装置に格納さ
れている文書の内、不要になった文書の廃棄判断を支援
する処理機能を備えた文書廃棄判断支援処理装置に関す
るものである。なお、本明細書において、「文書」とは
、文字列による文書だけでなく、図形、表、グラフ、挿
絵、写真、文字を含む画像等からなるものをいう。

【０００２】

【従来の技術】近年、電子化された文書は、外部記憶装
置に簡単に格納され、所望の時期にユーザに提供される
ようになってきた。たとえば、特開昭６４−７６３２１
号公報においては、画像情報の検索データ内に、アクセ
ス頻度を記載するスロットを設け、ユーザが当該画像情
報をアクセスする度に、上記アクセス頻度を書き換えて
おくようにする。このような機能を備えたファイル管理
装置では、アクセス回数の多い順にファイルを並べ、情
報の管理あるいは情報のニーズに対する分析を行なうこ
とができる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、電子化された
文書は、多くなる一方であるから、限られた外部記憶装
置内に作成された全ての文書を格納することはできない
。また、たとえ、多くの文書を格納できる外部記憶装置
が開発されたとしても、当該文書管理システムにおける
文書管理効率を良くして、所望の文書を少しでも早く検
索できるようにするためには、不要な文書を廃棄する必
要がある。そのため、各文書の修正時に、自動的に修正
日時を登録し、文書を参照する度に、この修正日時を表
示していたが、これだけでは、文書が不要であるかどう
かを判断するための決め手にはならなかった。本発明は
、以上のような問題を解決するためのもので、文書の保
存期間、最終参照日時、規定参照回数等に着目して、文
書の廃棄判断を支援する文書廃棄判断支援処理装置を提
供することを目的とする。また、本発明は、文書管理処
理システムにおける外部記憶装置内の限られた記憶容量
を有効に利用するための文書廃棄判断支援処理装置を提
供することを目的とする。

【０００４】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するため
に、本発明の文書の廃棄判断を支援する処理機能を備え
た文書廃棄判断支援処理装置は、文書が参照される毎に
更新される文書参照情報を含む文書管理情報を管理する
処理を行なう文書管理情報処理部（１１）と、文書の規
定保存期間、最終参照日時から現在までの時間、および
規定参照回数の内、少なくとも一つを含む文書廃棄条件
情報を外部記憶装置に登録する処理を行なう文書廃棄条
件情報登録処理部（１２）と、前記文書廃棄条件情報と
現在の文書管理情報とを比較し、文書廃棄条件を満たす
文書を作成表示する文書廃棄候補作成表示処理部（１５
）と、表示された廃棄文書候補の中から指定された文書
の廃棄処理を行なう文書廃棄処理部（１６）とから構成
される。

【０００５】

【作用】予め文書の保存期間、規定最終参照期間、およ
び規定参照回数が文書廃棄条件情報登録処理部の処理に
より外部記憶装置に文書廃棄条件情報として登録されて
いる。ここで、入力装置により文書を指定して、取り出
すための入力処理を行うと、当該文書が外部記憶装置か
ら取り出される。文書廃棄候補作成表示処理部において
、当該文書における現在の文書管理情報、たとえば、文
書が作成されてからの期間、最終参照された時期から現
在までの期間、および文書作成時から現在までの参照回
数、と前記文書廃棄条件情報とが比較され、文書廃棄条
件情報に規定された期間を上回った場合、または規定参
照回数以下の場合には、当該文書を表示する際に、当該
文書が廃棄候補であることを知らせる。ユーザは、当該
廃棄候補を見ることよって、どの文書を廃棄すべきか否
かを判断する。ユーザは、廃棄すべき文書を指定すると
、上記文書廃棄処理部では、当該文書を廃棄するために
、外部記憶装置のメモリから削除する処理を行なう。

【０００６】

【実施例】図１は文書管理システムのブロック構成図で
ある。図１において、１は入力装置、２は文書編集装置
、３は外部記憶装置、４は表示装置である。そして、上
記各装置から文書管理システムが構成されている。また
、文書編集装置２は、文書管理情報処理部１１、文書廃
棄条件情報登録処理部１２、文書格納処理部１３、文書
取出処理部１４、文書廃棄候補作成表示処理部１５、文
書廃棄処理部１６、文書作成処理部１７、および制御部
１８とから構成される。そして、文書管理情報処理部１
１では、作成された文書の文書名、作成者、作成日時等
の管理を行なう。文書廃棄条件情報登録処理部１２では
、廃棄対象となる文書の保存期間、最終参照日時からの
規定期間、および規定参照回数からなる文書廃棄条件情
報が外部記憶装置３に登録されるような処理が行なわれ
る。文書格納処理部１３では、文書編集装置２で作成さ
れた文書を外部記憶装置３に記憶するための処理が行な
われる。文書取出処理部１４では、外部記憶装置３に格
納されている文書を文書編集装置２に取り出す処理を行
なう。文書廃棄候補作成表示処理部１５では、前記文書
廃棄条件情報と、現在における当該文書の文書管理情報
、すなわち、文書が作成されてからの期間、最終参照時
からの期間、および現在までの参照回数、とを比較し、
廃棄情報の規定を越えた期間、または規定参照回数以下
の場合に、表示された文書に廃棄候補であることを知ら
せるための表示画面を作成する。文書廃棄処理部１６で
は、上記廃棄候補が表示されている画面を見て、ユーザ
の指定された文書を外部記憶装置３から廃棄する処理を
行なう。文書作成処理部１７では、入力装置１と共に文
書を作成または編集する処理を行なう。そして、制御部
１８は、文書編集装置２内の各処理を制御する部分で、
入力装置１からの処理実行要求に従い当該各処理部の処
理をプログラムに従って実行する。

【０００７】図２は文書本体および文書管理情報説明図
である。文書本体５は、文書内容から構成されている。 また、文書管理情報６は、図２図示のごとく、文書本体
の物理的な格納位置を示す文書本体へのポインタと、文
書名、文書作成者、文書作成日時、最終修正者、および
最終修正日時等の文書管理データと、規定保存期間、最
終参照者、最終参照日時、規定最終参照期間、参照回数
、および規定参照回数等の廃棄情報とから構成されてい
る。そして、当該文書管理情報６は、前記文書廃棄条件
情報登録処理部１２の処理により外部記憶装置３に登録
されている。また、規定保存期間、規定最終参照期間お
よび規定参照回数は、予めあるいは廃棄候補を挙げる度
に登録することができる。

【０００８】図３は文書管理処理の更新に関する文書編
集装置の処理過程を示すフローチャートである。　　先
ず、入力装置１により文書に対する所望の処理命令が入
力される。たとえば、「文書取り出し」、「参照」、「
修正」、「新規」あるいは「文書格納」等の命令が入力
される（ステップ３１）。入力された命令が「文書取り
出し」であるか否かを判定する（ステップ３２）。上記
判定の結果、入力された命令が「文書取り出し」である
場合には、その「文書取り出し」命令で指定された文書
に関する文書管理情報６を文書廃棄条件情報登録処理部
１２により変更する（ステップ３３）。すなわち、その
文書の現実行者を最終参照者に、現在日時を最終参照日
時に、また参照回数に＋１をした参照回数に変える処理
を図１図示文書廃棄条件情報登録処理部１２において行
う。その後、上記文書本体５が、文書取出処理部１４に
より外部記憶装置３から編集の対象として取り出される
（ステップ３４）。また、上記文書本体５は、ステップ
３１に戻り、たとえば、文書更新等の入力処理を行なう
ことにより、図３図示の経路と異なった所で所望の処理
が行なわれる。ステップ３２で入力された命令が「文書
取り出し」でなかったときは、入力された命令が「文書
格納」であるか否かを判定する（ステップ３５）。その
判定の結果、「文書格納」である場合には、次のステッ
プで新規文書であるか否かの判定を行なう（ステップ３
６）。ステップ３６の判定が新規文書である場合、現実
行者を作成者に、現在日時を作成日時になるように文書
管理情報６を変える（ステップ３７）。その後、前記同
様に、当該文書本体５は、外部記憶装置３に格納処理さ
れる（ステップ３９）。当該文書が新規文書でない場合
、現実行者を最終修正者に、現在日時を最終修正日時に
なるように文書管理情報６を変える（ステップ３８）。 その後、文書格納処理部１３により、編集が終わった文
書本体５を外部記憶装置３に格納する処理を行なう（ス
テップ３９）。一方、文書本体５の参照が終わって他の
処理を行なわない場合、当該文書本体５は、外部記憶装
置３に格納される（ステップ３９）。

【０００９】また、図４図示のごとく、保存期間ａ（作
成日時からの期間）、規定最終参照期間ｂ（最後に参照
した日時からの期間）、規定参照回数ｃは、任意のパラ
メータであるから、文書管理者が文書管理情報６として
予め設定しておく。上記のような文書管理情報６が設定
されている場合、当該文書管理情報６に設定された期間
ａ、ｂを越えるか、または規定参照回数ｃ以下の文書は
、入力装置１から文書廃棄画面が請求されると、表示装
置４に表示される際に、廃棄文書候補として、たとえば
、図４図示のごとく、影の付いた状態で表示される。 なお、文書管理者は、表示されている廃棄文書候補から
文書を廃棄したい場合、図４図示のポインテイング・デ
バイスｄを廃棄したい文書上に移動することにより、図
１図示文書廃棄処理部１６の処理で当該文書が廃棄され
る。次に、上記廃棄文書候補の一覧表を表示装置４に表
示する手順を説明する。図５は廃棄文書候補の一覧表を
表示する場合の処理フローチャートである。先ず、文書
管理者の入力装置１からの指示により、文書取出処理部
１４が所望の文書の管理情報を取り出すための処理を行
なう（ステップ５１）。そして、所望の文書が無くなる
まで取り出すために文書がまだあるか否かを判定する（
ステップ５２）。上記処理により取り出された文書の管
理情報に関して、文書廃棄候補作成表示処理部１５は、
現在日時から作成日時を引いて今までに保存された現在
時の保存期間ａ′を計算する。また、同様に、現在日時
から最終参照日時を引いて現在時までの参照期間ｂ′を
計算する（ステップ５３）。その後、文書廃棄候補作成
表示処理部１５は、上記計算で得られた現在時の保存期
間ａ′と予め設定されている規定保存期間ａとを比較し
て、規定保存期間ａより現在時の保存期間ａ′の方が長
いか否かを判定する。また、上記計算で得られた現在時
の参照期間ｂ′と予め設定されている規定最終参照期間
ｂとを比較して、規定最終参照期間ｂより現在時の参照
期間ｂ′の方が長いか否かを判定する。さらに、現在ま
での参照回数ｃ′と予め設定されている規定参照回数ｃ
とを比較して、規定参照回数ｃより現在時の参照回数ｃ
′の方が少ないか否かを判定する（ステップ５４）。以
上三つの判定の結果、一つでもＹｅｓであるときには、
そのＹｅｓに対応する項目を廃棄対象としてマークする
ことにより、当該文書を廃棄対象文書とする（ステップ
５５）。ステップ５４での判定がいずれもＮＯのときは
、次の文書の処理のためにステップ５１へ戻る。全ての
文書が取り出され、廃棄対象処理が終了した後、文書廃
棄画面が表示される（ステップ５６）。たとえば、図４
図示ではＡないしＤ社向け仕様書が例示されている。文
書管理者は、図４図示のごとく表示された廃棄文書候補
を見た上で、廃棄すべきか否かを判断した後、ポインテ
イング・デバイスｄにより、しかるべき文書を廃棄する
。たとえば、Ａ社向け仕様書は、規定の保存期間ａを越
えている（影により判る）が、最終参照日時が　　’８
９．２．１１と比較的新しく、参照回数が２００回と多
いことから、廃棄を見合わせるという判断を下すことが
できる。また、Ｄ社向け仕様書は、保存期間ａ、最終参
照日時ｂ、規定参照回数ｃ共に影が付けられているから
、無条件に廃棄するという判断が下せる。

【００１０】

【発明の効果】本発明によれば、所望の文書において、
その保存期間および規定最終参照期間を越えたこと、あ
るいは規定参照回数以下であることを知らせる表示は、
文書管理者が当該文書を廃棄するか否かの判断を行なう
際の支援となる。また、上記表示に基づく判断は、不要
な文書を容易に廃棄できるので、外部記憶装置の容量を
有効に利用できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】文書管理システムのブロック構成図、

【図２】
文書本体および文書管理情報説明図、

【図３】文書管理
処理の更新に関する文書編集装置の処理過程を示すフロ
ーチャート、

【図４】文書廃棄画面説明図、

【図５】廃棄対象とする文書の検出に関する文書管理装
置の処理フローチャートを示す。

【符号の説明】

１・・・入力装置 ２・・・文書編集装置 ３・・・外部記憶装置 ４・・・表示装置 ５・・・文書本体 ６・・・文書管理情報

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 文書が参照される毎に更新される文書参照情報を含む文
   書管理情報を管理する処理を行なう文書管理情報処理部
   と、文書の規定保存期間、最終参照日時から現在までの
   時間、および規定参照回数の内、少なくとも一つを含む
   文書廃棄条件情報を外部記憶装置に登録する処理を行な
   う文書廃棄条件情報登録処理部と、前記文書廃棄条件情
   報と現在の文書管理情報とを比較し、文書廃棄条件を満
   たす文書を作成表示する文書廃棄候補作成表示処理部と
   、表示された廃棄文書候補の中から指定された文書の廃
   棄処理を行なう文書廃棄処理部と、を備えたことを特徴
   とする文書廃棄判断支援処理装置。