WO2006134971A1 - 書類管理システム - Google Patents

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Takayuki Chikada
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Dai Nippon Printing Co Ltd
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    • G06—COMPUTING OR CALCULATING; COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/06—Resources, workflows, human or project management; Enterprise or organisation planning; Enterprise or organisation modelling
    • G—PHYSICS
    • G07—CHECKING-DEVICES
    • G07C—TIME OR ATTENDANCE REGISTERS; REGISTERING OR INDICATING THE WORKING OF MACHINES; GENERATING RANDOM NUMBERS; VOTING OR LOTTERY APPARATUS; ARRANGEMENTS, SYSTEMS OR APPARATUS FOR CHECKING NOT PROVIDED FOR ELSEWHERE
    • G07C9/00—Individual registration on entry or exit
    • G07C9/20—Individual registration on entry or exit involving the use of a pass
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING OR CALCULATING; COUNTING
    • G06K—GRAPHICAL DATA READING; PRESENTATION OF DATA; RECORD CARRIERS; HANDLING RECORD CARRIERS
    • G06K17/00—Methods or arrangements for effecting co-operative working between equipments covered by two or more of main groups G06K1/00 - G06K15/00, e.g. automatic card files incorporating conveying and reading operations

Definitions

  • the present invention relates to a document management system that prevents important documents stored in a document shelf such as a cabinet from being illegally taken out and misused.
  • Patent Document 1 Japanese Patent Application Laid-Open No. 2003-269024
  • the present invention is an important document power stored in a cabinet or the like. When taking out from the exit of the room to the outside, even an employee has the authority to take it out. Providing a document management system that can prevent internal crimes such as taking out important documents by employees, etc., by simply preventing them from being taken out.
  • the document management system is a document management system for preventing stored documents from being illegally taken out of a room, and is a non-contact method in which document identification information is stored.
  • Reading means for reading the document identification information in a non-contact manner from the information storage medium of the document attached with the information storage medium and the documents stored in the document shelf, and the document identification read by the reading means
  • An information storage medium reading device having means for transmitting a signal to the processing device when the information becomes unreadable, a non-contact portable information storage medium storing personal identification information, and the document shelf
  • a first portable information storage medium reader for reading the personal identification information from the portable information storage medium of the document take-out person who takes out the document, and an unlocking / locking device for controlling locking / unlocking of the exit door of the room ,
  • a second portable information storage medium reader provided near the exit door of the room, the first portable information storage medium reader, and a second portable information storage medium reader
  • the information storage medium reading device and an information processing device connected to the locking / unlocking device
  • Document identification information on the storage medium that is registered with the document information database, and document take-out authority information that is associated with the personal identification information and that is permitted to be taken out A database, a retrieval document identification means for identifying document identification information of the retrieved document based on the document information database when receiving a signal from the information storage medium reader, and the document take-out authority information database Based on the information registered in the personal identification information received from the first portable information storage medium reader and the document identification of the document specified by the extracted document specifying means And when the personal identification information is received from the second portable information storage medium reader, the determination means for determining whether or not the document take-out person has authority to take out the document from the information. And a means for transmitting a signal for unlocking the exit door lock state to the locking and unlocking device when the take-out person has already been judged to have take-out authority in the judging means. .
  • the above document management system even if it is an employee, cannot unlock the exit door of the room unless the pre-registered authority for taking out the document is given. It can be effective to prevent internal crimes such as taking out important documents by employees.
  • the document management system is the non-contact type information storage medium power 3 ⁇ 4 FID wireless tag
  • the information storage medium reader is a tag reader
  • the non-contact type portable information is stored.
  • the storage medium is a non-contact IC card
  • the portable information storage medium reader is an IC card reader.
  • the above document management system attaches an RFID wireless tag to a document to obtain information on taking out the document, and uses a non-contact IC card to determine the authority to take out the person leaving the room where the document is placed. Therefore, it is possible to prevent unauthorized removal of documents by a person who does not have take-out authority.
  • FIG. 1 is a diagram illustrating an outline of a configuration of a document management system according to an embodiment of the present invention.
  • FIG. 2 is a block diagram of a document management system according to an embodiment of the present invention.
  • FIG. 3 is a diagram showing an example of registration information in a document information database provided in the information processing apparatus of the document management system according to the embodiment of the present invention.
  • FIG. 4 is a diagram showing an example of registration information in a document export authority information database provided in the information processing apparatus of the document management system according to the embodiment of the present invention.
  • FIG. 5 is a diagram showing an example of registration information in a company information database provided in the information processing apparatus of the document management system according to the embodiment of the present invention.
  • FIG. 6 is a flowchart showing a processing procedure of the document management system according to the embodiment of the present invention.
  • FIG. 1 is a diagram for explaining an outline of the configuration of a document management system according to an embodiment of the present invention
  • FIG. 2 is a block diagram of the document management system according to the embodiment of the present invention
  • FIG. FIG. 4 is a diagram showing an example of registration information of a document information database provided in the information processing apparatus of the document management system according to the embodiment
  • FIG. 4 is an information processing apparatus of the document management system according to the embodiment of the present invention
  • FIG. 5 is a diagram showing an example of registration information in the document take-out authority information database provided in FIG. 5
  • FIG. 5 is an example of registration information in the employee information database provided in the information processing apparatus of the document management system according to the embodiment of the present invention.
  • FIG. 6 is a flowchart showing the processing procedure of the document management system according to the embodiment of the present invention.
  • an important document 1 for managing the taking out of the room is attached with an RFID wireless tag 2 which is a non-contact type information storage medium and stored in a document shelf 3. Les.
  • the document shelf 3 may be a cabinet with a door and a locking / unlocking device or a shelf without a door, but in any case, the document shelf 3 is stored in the document shelf 3.
  • a tag reader 4 which is an information storage medium reading device for reading the tag ID stored in the RFID wireless tag 2 of the document 1 in a non-contact manner.
  • the tag reader 4 provided in the document shelf 3 is connected to the document shelf 3 so that the tag IDs stored in the RFID wireless tags 2 of all documents 1 stored in the document shelf 3 can be read at any time.
  • An antenna is provided so that the tag ID can be received by radio waves.
  • the distance that can be read by the tag reader 4 is set to about several tens of centimeters, and when the document 1 is taken out from the document shelf 3, the RFID wireless tag 2 attached to the document 1 stores it. The tag ID can not be read.
  • the document shelf 3 is provided with a non-contact first IC card reader 5 which is a first portable information storage medium reader.
  • the IC card reader 5 may be provided in the vicinity of the document shelf 3 that does not have to be directly provided in the document shelf 3.
  • a non-contact IC card 6 which is a portable information storage medium in which an employee ID, which is personal identification information, is stored in advance as an employee ID is issued to the employee 7, and the IC card reader 5 performs a non-contact IC card. It is prepared so that the employee ID memorized in 6 can be read.
  • the tag reader 4 and the IC card reader 5 are communicably connected to the information processing apparatus 9 via the communication line 8.
  • the tag ID stored in the RFID wireless tag 2 attached to the document 1 that is always read by the tag reader 4 provided in the document shelf 3 is transferred to the information processing device via the communication line 8. Sent to 9.
  • the employee ID read from the non-contact IC card 6 by the IC card reader 5 is also transmitted to the information processing apparatus 9 via the communication line 8.
  • the employee ID is transmitted to the information processing device 9.
  • the information processing device 9 can manage the extraction information of the document 1.
  • a tag reader 10 which is an information storage medium reading device is provided near the exit door 12 side of the room.
  • the tag reader 10 is used when taking out documents other than the document 1 stored in the document shelf 3, and approaches the tag ID stored in the RFID wireless tag 2 attached to the document. Thus, the tag ID is read, and the tag ID is transmitted to the information processing apparatus 9 via the communication line 8.
  • the exit door 12 of the room is provided with a locking / unlocking device 11 for controlling the unlocking of the exit door 12.
  • the locking / unlocking device 11 is communicably connected to the information processing device 9 via the communication line 8.
  • the exit door 10 is always locked in a locked state by the locking and unlocking device 11.
  • the unlocking device 11 receives the instruction signal from the information processing device 9, it is unlocked by electrical control so that the employee 7 can go out of the room by opening the exit door 12. is there.
  • a second IC power reader 13 as a second portable information storage medium reader is provided, and the non-employment of the employee 7 who opens the exit door 12 and goes out of the room.
  • the memorized employee ID can be read from the contact IC force 6.
  • the IC card reader 13 is communicably connected to the information processing device 9 via the communication line 8, and the employee ID read by the IC card reader 13 is transmitted to the information processing device 9.
  • the room 14 is provided with a partition 16 that separates the space area 15 near the exit door 12 from other space areas where the document shelf 3 is placed, and a part of the partition 16 includes There is a passage 17 through which one employee 7 can pass.
  • a plurality of employees are prevented from entering, and only one employee enters the space area 15 from the exit door 12.
  • the IC card reader 13 can be used to read the non-contact IC card 6 and so on.
  • the information processing device 9 includes a document information database 18, a document take-out authority information database 19, an employee information database 20, an extracted document specifying means 21, a judging means 22, an unlocking signal transmitting means 23, an authenticating means. 24, storage means 25, control means 26, and the like.
  • the document information database 18 includes documents stored in the document shelf 3, as shown in FIG.
  • Tag ID reading presence / absence information 29 indicating whether or not the tag ID 27 information is being received is registered.
  • the document with the tag ID “3062” is the tag ID reading presence / absence information 29. "X”, indicating that the document has been removed from the document shelf
  • the registration information in the document take-out authority information database 19 checks who has the authority to take out each room from the room, and the document take-out authority information database 19 gives the take-out authority. Unemployed employees are prohibited from taking their documents out of the room.
  • the retrieval document specifying means 21 performs information processing when the information of the tag ID 27 read by the tag reader 4 becomes unreceivable because the employee has taken out the documents from the document shelf 3.
  • the device 9 receives information indicating that there is a tag ID that cannot be received from the tag reader 4, it identifies the document whose tag ID is unreadable from the registration information in the document information database 18 and also reads the tag ID. Write “X” in the presence / absence information 29.
  • the judging means 22 uses an IC card reader when the employee 7 takes out the document 1 from the document shelf 3.
  • the document take-out authority information database includes the employee ID received and the tag ID stored in the RFID wireless tag 2 attached to the document taken out by the employee from the document shelf 3 specified by the take-out document specifying means 21. It has the function of checking whether the employee has the authority to take the document out of the room against the registered information.
  • the determination unit 22 sends the unlock signal transmission unit 23 to the unlocking device 11 from the information processing device 9. Then, a signal for permitting transmission of an instruction signal for instructing to unlock the exit door 12 is sent.
  • the IC card reader 13 provided near the exit door 12 reads the employee ID from the non-contact IC card 6 of the employee 7, and the information processing device 9 from the IC card reader 13
  • the information processing device 9 determines from the received employee ID and the registration information in the employee information database 20 that it is possible to perform authentication processing and open the exit door 12.
  • the unlocking signal transmitting means 23 sends an instruction signal for instructing the unlocking device 11 to unlock the exit door 12 from the information processing device 9. Send a signal to allow.
  • the unlock signal transmitting means 23 transmits an instruction signal instructing the unlocking apparatus 11 to unlock the exit door 12 from the information processing apparatus 9, but transmits the instruction signal. There are several conditions for doing this.
  • the determination unit 22 and the authentication unit 24 permit the information processing device 9 to transmit an instruction signal that instructs the locking / unlocking device 11 to unlock the exit door 12. Is received.
  • the authentication means 24 receives a signal permitting transmission of an instruction signal instructing the unlocking device 11 to unlock the outlet door 12 from the information processing device 9, and further, When there is no document retrieved from the document shelf 3 from the information in the document information database 18
  • the authentication means 24 receives a signal permitting transmission of an instruction signal for instructing the unlocking device 11 to unlock the exit door 12 from the information processing device 9;
  • the information processing device 9 receives the tag ID of the RFID wireless tag 2 read by the tag reader 10 provided near the exit, and the employee has authority to take out documents from the judging means 22. If the instruction signal instructing the unlocking signal transmitting means 23 to unlock the exit door 12 from the information processing device 9 to the unlocking device 11 is received.
  • the information processing device 9 transmits an instruction signal instructing the unlocking device 11 to unlock the exit door 12, and the locking / unlocking device 11 Based on the received instruction signal, the key of the exit door is unlocked.
  • the first condition is effective when one employee takes out the document
  • the second condition is effective when leaving without taking out the document
  • the third condition is effective when a plurality of employees take out documents from the document shelf 3 in the room.
  • the third condition is set to have priority over the first condition.
  • the tag ID of the RFID wireless tag 2 of the document can be temporarily read by the tag reader 10 so that other Even if there is a document being taken out from the document shelf 3 by an employee, it can be taken out of the room.
  • the employee ID stored in the non-contact IC card 6 is read by the IC card reader 5 (step 3).
  • the employee ID is transmitted from the IC card reader 5 to the information processing device 9 (step 4).
  • the tag ID received from the tag reader 4 and the IC card reader 5 Based on the information registered in the document take-out authority information database 19 based on the received employee ID, it is determined whether or not the employee 7 has the authority to take the document 1 out of the room 14. Perform (Step 5).
  • the employee ID is transmitted from the IC card reader 13 to the information processing device 9 (step 8).
  • the information processing apparatus 9 compares the received employee ID with the employee ID 31 registered in the employee information database 20 to perform an employee authentication process (step 9).
  • the unlocking device 11 unlocks the key of the exit door 12 (step 11).
  • the open / close state of the key of the exit door 12 is controlled by the locking / unlocking device 11, and the locking / unlocking device 11 receives an instruction signal from the information processing device 9.
  • the information processing device 9 is controlled based on the information received from the tag reader 4 and the IC card reader 5 of the document shelf 3 and the IC card reader 13 provided near the exit door 12. Since control is performed according to the result of processing, whether or not there is a take-out authority is determined for each document so that even an employee cannot take out a document that he / she does not have the take-out authority.
  • the present invention is useful for a system for managing documents in companies, public institutions, and other places. Power to use S

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Abstract

　情報記憶媒体が付された書類と、書類識別情報を読み取る読取手段と、書類識別情報が読み取りできない状態になった際に処理装置に信号を送信する情報記憶媒体読取装置と、携帯情報記憶媒体と、第１の携帯情報記憶媒体読取装置と、第２の携帯情報記憶媒体読取装置と、施解錠装置と、情報処理装置とからなり、情報処理装置は、書類情報データベースと、書類持出権限情報データベースと、書類情報データベースに基づき書類の書類識別情報を特定する取出書類特定手段と、第１の携帯情報記憶媒体読取装置から受信した個人識別情報と、書類識別情報とから持ち出し権限を判定する判定手段と、第２の携帯情報記憶媒体読取装置から個人識別情報を受信した際に、持ち出し権限を有する場合に施解錠装置に対しロック状態を解く信号を送信する手段とを有する。

Description

明 細 書
書類管理システム
技術分野
[0001] 本発明は、キャビネット等の書類棚に保管されている重要な書類が、不正に持ち出 されて悪用されることを防止する書類管理システムに関する。
背景技術
[0002] 従来、契約書、仕様書、設計図、社内資料など外部に知られては困るような秘密性 の高い内容が記載された重要な書類は、社内のキャビネット等の書類棚に保管され るなどの方法により、厳重に管理されている。
[0003] 一般的に重要な書類は、盗まれたり、簡単に内容が見られないようにするために鍵 の力かる施解錠装置を有するキャビネット内に保管するなどして管理している場合が 多レ、。
[0004] し力 ながら、社員の中に悪意を抱く者が存在している場合もあり、社員であっても 、それらの重要な書類を第三者に頼まれて金銭目的などで盗み出すという社内犯行 が行われることも考えられる。
[0005] 例えば、人事部に所属する社員であれば、重要な書類が保管されているキャビネッ トゃ、そのキャビネットの施錠を開錠する鍵の保管場所などを知ることは簡単にできる
[0006] したがって、休日などの他の社員がいない時に、 1人でキャビネットに保管されてい る重要な書類を盗み出すことも可能であることから、信用していた社員による社内犯 行が発生することも考えられる。
[0007] このような社内犯行は、社内で保管している情報に価値があるほど発生することが 考えられ、簡単に防止することができないという問題がある。
[0008] 従来技術として、開錠者の指紋、声紋、網膜、顔面等の情報を登録させておき、書 類が保管されたボックスの開錠を行う際に、それらの登録情報に基づく認証をするこ とで、セキュリティの確保を行う技術が提案されている (例えば、特許文献 1参照）。
[0009] し力しながら、仕事で複数の社員が、キャビネットなどの保管されたボックスから書 類を取り出して頻繁に見たい場合には、登録情報に基づく認証処理をその都度行う ことで、時間も力かり仕事の効率が落ちてしまうという問題もある。
[0010] このようなことから、入退場が施錠管理された部屋においては、重要な書類がその 部屋から外部に持ち出されなければよいのであり、その部屋内では、それらの重要な 書類を見ることが許された社員によって自由に見られるようにすることが仕事を処理 する上で効率的であるとレ、える。
[0011] ところ力 重要な書類が保管された部屋の出口力 外部に持ち出す際に、持ち出 す権限を有してレ、なレ、者であれば持ち出せなレ、ようするとレ、う技術がなレ、ため不便 であるという問題がある。
[0012] 特許文献 1 :特開 2003— 269024号公報
発明の開示
発明が解決しょうとする課題
[0013] 本発明は、キャビネットなどの保管された重要な書類力 その部屋の出口から外部 に持ち出す際に、たとえ社員であつても持ち出す権限を有してレ、なレ、者であれば簡 単に持ち出せないようにして、社員などによる重要な書類の持ち出しなど社内犯行の 防止を図ることができる書類管理システムを提供する。
課題を解決するための手段
[0014] 本発明の 1つの実施形態では、書類管理システムは、保管された書類が不正に部 屋から持ち出されるのを防止する書類管理システムであって、書類識別情報が記憶 された非接触方式の情報記憶媒体が付された書類と、書類棚に保管されている書類 の前記情報記憶媒体から、非接触方式で書類識別情報を読み取る読取手段と、前 記読取手段により読み取られていた書類識別情報が読み取りできない状態になった 際に処理装置に信号を送信する手段とを有する情報記憶媒体読取装置と、個人識 別情報が記憶された非接触方式の携帯情報記憶媒体と、前記書類棚から書類を取 り出す書類取出者の前記携帯情報記憶媒体から、前記個人識別情報を読み取る第 1の携帯情報記憶媒体読取装置と、前記部屋の出口ドアの施解錠を制御する施解 錠装置と、前記部屋の出口ドア付近に設けられた第 2の携帯情報記憶媒体読取装 置と、前記第 1の携帯情報記憶媒体読取装置と、第 2の携帯情報記憶媒体読取装置 と、前記情報記憶媒体読取装置と、前記施解錠装置と通信可能に接続された情報 処理装置とからなり、前記情報処理装置は、書類棚に保管されている書類に付され てレ、る情報記憶媒体の書類識別情報が登録されてレ、る書類情報データベースベー スと、個人識別情報と関係付けられて、持ち出しが許可されている書類の書類識別 情報が登録されている書類持出権限情報データベースと、前記情報記憶媒体読取 装置から信号を受信した際に、前記書類情報データベースに基づいて、取り出され た書類の書類識別情報を特定する取出書類特定手段と、前記書類持出権限情報デ ータベースに登録された情報に基づいて、前記第 1の携帯情報記憶媒体読取装置 から受信した個人識別情報と、前記取出書類特定手段で特定された書類の書類識 別情報とから、前記書類取出者が該書類の持ち出し権限を有しているか否かを判定 する判定手段と、第 2の携帯情報記憶媒体読取装置から前記個人識別情報を受信 した際に、前記書類取出者が既に前記判定手段において持ち出し権限を有すると 判定されている場合に、前記施解錠装置に対して出口ドアのロック状態を解くための 信号を送信する手段と、を有することを特徴とする。
[0015] 上記の書類管理システムは、たとえ社員であっても、持ち出す書類に関して、予め 登録された持ち出し権限が与えられていなければ、その部屋の出口ドアの施錠を解 錠させることができないので、社員などによる重要な書類の持ち出しなどの社内犯行 の防止を図ることができるとレ、う効果がある。
[0016] 本発明の他の実施形態では、書類管理システムは、前記非接触方式の情報記憶 媒体力 ¾FID無線タグであり、前記情報記憶媒体読取装置が、タグリーダであり、非 接触方式の携帯情報記憶媒体が、非接触 ICカードであり、前記携帯情報記憶媒体 読取装置が、 ICカードリーダであることを特徴とする。
[0017] 上記の書類管理システムは、書類に RFID無線タグを付けて書類の取り出し情報を 得ると共に、非接触 ICカードにより、書類が置かれている部屋から退室者の持ち出し 権限の判定処理を行うことで、持ち出し権限の無い者による書類の不正な持ち出し を防止することができるとレ、う効果がある。
図面の簡単な説明
[0018] [図 1]本発明の実施形態に係る書類管理システムの構成の概要を説明する図である [図 2]本発明の実施形態に係る書類管理システムのブロック図である。
[図 3]本発明の実施形態に係る書類管理システムの情報処理装置に備えられた書 情報データベースの登録情報の一例を示す図である。
[図 4]本発明の実施形態に係る書類管理システムの情報処理装置に備えられた書 持出権限情報データベースの登録情報の一例を示す図である。
[図 5]本発明の実施形態に係る書類管理システムの情報処理装置に備えられた社 情報データベースの登録情報の一例を示す図である。
[図 6]本発明の実施形態に係る書類管理システムの処理手順を示すフローチャート である。
符号の説明
[0019] 1 書類
2 RFID無線タグ
3 書類棚
4, 10 タグリーダ
5, 13 ICカードリーダ
6 非接触 ICカード
7 社員
8 通信回線
9 情報処理装置
11 施解錠装置
12 出口ドア
14 部屋
15 出口ドア付近の空間領域
16 間仕切り
17 通路
発明を実施するための最良の形態
[0020] 以下、本発明の実施形態に係る書類管理システムについて、図面に基づいて詳細 に説明する。
[0021] 図 1は、本発明の実施形態に係る書類管理システムの構成の概要を説明する図、 図 2は、本発明の実施形態に係る書類管理システムのブロック図、図 3は、本発明の 実施形態に係る書類管理システムの情報処理装置に備えられた書類情報データべ ースの登録情報の一例を示す図、図 4は、本発明の実施形態に係る書類管理システ ムの情報処理装置に備えられた書類持出権限情報データベースの登録情報の一例 を示す図、図 5は、本発明の実施形態に係る書類管理システムの情報処理装置に備 えられた社員情報データベースの登録情報一例を示す図、図 6は、本発明の実施形 態に係る書類管理システムの処理手順を示すフローチャートである。
[0022] 図 1に示すように、部屋の外部への持ち出しを管理する重要な書類 1は、非接触方 式の報記憶媒体である RFID無線タグ 2が付され、書類棚 3に保管されてレ、る。
[0023] この書類棚 3は、扉付きで施解錠装置を有するキャビネットであってもよぐまたは扉 が付いていない棚であってもよいが、いずれにしても、書類棚 3に保管されている書 類 1の RFID無線タグ 2に記憶されているタグ IDの読み取りを非接触で行う情報記憶 媒体読取装置であるタグリーダ 4が備えられている。
[0024] 書類棚 3に備えられているタグリーダ 4は、書類棚 3に保管されている全ての書類 1 の RFID無線タグ 2に記憶されているタグ IDを常時に読み取れるように、書類棚 3に アンテナが設けられて、タグ IDを電波により受信可能に備えられている。
[0025] また、タグリーダ 4により読み取り可能な距離は、数十センチ程度に設定されていて 、書類棚 3から書類 1が取り出されて離れると、書類 1に付されている RFID無線タグ 2 に記憶されてレ、るタグ IDの読み取りができなレ、ようにしてある。
[0026] また、書類棚 3には、第 1の携帯情報記憶媒体読取装置である非接触用の第 1の I Cカードリーダ 5が備えられている。
[0027] この ICカードリーダ 5は、書類棚 3に直接備えなくてもよぐ書類棚 3の近くに設ける ようにしてもよい。
[0028] また、社員 7には、予め社員証として個人識別情報である社員 IDが記憶されている 携帯情報記憶媒体である非接触 ICカード 6が発行され、 ICカードリーダ 5で非接触 I Cカード 6に記憶されている社員 IDの読み取りが行えるように備えられている。 [0029] タグリーダ 4と ICカードリーダ 5は、通信回線 8を介して情報処理装置 9と通信可能 に接続されている。
[0030] そして、書類棚 3に備えられているタグリーダ 4により、常時読み取られている書類 1 に付された RFID無線タグ 2に記憶されたタグ IDが、通信回線 8を介して情報処理装 置 9へと送信されている。
[0031] したがって、社員 7が、書類棚 3に保管されている書類 1を取り出したことにより、タグ リーダ 4で常時読み取られていたタグ IDの読み取りができなくなった際に、タグリーダ
4から常時送信されてレ、たタグ IDの送信が停止することで、情報処理装置 9側で書 類 1が書類棚 3から取り出したことを判別可能にしてある。
[0032] また、 ICカードリーダ 5で非接触 ICカード 6から読み取られた社員 IDも、通信回線 8 を介して情報処理装置 9へと送信される。
[0033] 社員 7は、書類棚 3から書類 1を取り出す際に、 ICカードリーダ 5で非接触 ICカード
6に記憶されている社員 IDを読み取らせることで、社員 IDを情報処理装置 9へと送信 する。
[0034] これにより、書類棚 3から書類 1を取り出された際に、情報処理装置 9に対して、社 員 IDと、タグ IDの読み取りができなくなった読み取り停止のタグ ro情報とが送信され
、情報処理装置 9で書類 1の取出情報の管理を行えるようにしてある。
[0035] また、部屋の出口ドア 12側の近くには、情報記憶媒体読取装置であるタグリーダ 1 0が備えられている。
[0036] このタグリーダ 10は、書類棚 3に保管されている書類 1以外の書類を持ち出す際に 使用するもので、書類に付されている RFID無線タグ 2に記憶されているタグ IDを近 づけることで、タグ IDの読み取りを行レ、、通信回線 8を介して情報処理装置 9にタグ I Dを送信する機能を有する。
[0037] 更に、部屋の出口ドア 12には、出口ドア 12の開錠を制御する施解錠装置 11が備 えられている。
[0038] 施解錠装置 11は、通信回線 8を介して情報処理装置 9と通信可能に接続されてい る。
[0039] 出口ドア 10は、施解錠装置 11により常時、鍵がかけられた状態でロックされており 、情報処理装置 9から施解錠装置 11が指示信号を受信することで電気的な制御によ り解錠の状態にして、社員 7が出口ドア 12を開けて部屋の外に出られるようにしてあ る。
[0040] また、出口ドア 12付近には、第 2の携帯情報記憶媒体読取装置である第 2の IC力 一ドリーダ 13が備えられ、出口ドア 12を開けて部屋の外で出る社員 7の非接触 IC力 ード 6から、記憶されている社員 IDの読み取りが行えるようにしてある。
[0041] この ICカードリーダ 13は、通信回線 8を介して情報処理装置 9と通信可能に接続さ れて、 ICカードリーダ 13で読み取られた社員 IDは、情報処理装置 9へ送信される。
[0042] この部屋 14には、出口ドア 12付近の空間領域 15を、書類棚 3が置かれた他の空 間領域から区分けする間仕切り 16が備えられており、更に間仕切り 16の一部には、 一人の社員 7が通ることができる通路 17が設けられている。
[0043] この間仕切り 16で仕切られた出口ドア 12付近の空間領域 15には、複数の社員が 入れないようにして、この空間領域 15では一人だけの社員だけが入って、出口ドア 1 2から出るための ICカードリーダ 13による非接触 ICカード 6の読み取りなどを行えるよ うにしてある。
[0044] これにより、一回の非接触 ICカード 6に基づく認証処理で、不正に認証を受けない 他の社員が、認証を受けた社員に便乗して出口ドア 12から出てしまうことを防止して いる。
[0045] 次に、図 2及び図 5に基づいて、情報処理装置 9について説明する。
[0046] 情報処理装置 9には、書類情報データベース 18、書類持出権限情報データべ一 ス 19、社員情報データベース 20、取出書類特定手段 21、判定手段 22、開錠信号 送信手段 23、認証手段 24、記憶手段 25、制御手段 26などが備えられている。
[0047] 書類情報データベース 18には、図 3に示すように、書類棚 3に保管されている書類
1に関して、その書類 1に付されている RFID無線タグ 2毎に、タグ ID27と、書類名 28 と、更に、書類棚 3に備えられているタグリーダ 4から情報処理装置 9が、タグリーダ 4 で読み取つているタグ ID27の情報を受信中であるか否かを示すタグ ID読取の有無 情報 29などが登録されてレ、る。
[0048] 図 3に示した事例では、タグ IDが「3062」の書類が、タグ ID読取の有無情報 29とし て「X」となっており、書類が書類棚から取り出されている状態であることを示している
[0049] このように、書類情報データベース 18に記憶されている情報を確認することで、書 類棚 3にどの書類が保管され、また、どの書類が取り出された状態にあるのかを調べ ることができるようにしてある。
[0050] 次に、書類持出権限情報データベース 19には、書類 1に付されている RFID無線 タグ 2のタグ ID27毎に、その書類を部屋の外に持ち出す権限を有している社員の社 員 ID30が登録されている。
[0051] 書類持出権限情報データベース 19の登録情報により、書類毎に誰が部屋から持 ち出す権限を有しているのかが調べられ、この書類持出権限情報データベース 19で 持出し権限が与えられていない社員は、その書類の部屋からの持ち出しが禁止され ている。
[0052] また、人事異動などにより、必要に応じて書類毎の持出し権限を変更することがで きる力 その際には、書類管理の正式な権限を有する者の承認を必要とするなどして 、書類管理の徹底を図る。
[0053] 次に、社員情報データベース 20には、社員 ID31、氏名 32、所属部署名 33、役職
34などの社員情報が登録されている。
[0054] この社員情報データベース 20に登録されている社員 ID31と、書類持出権限情報 データベース 19に登録されている、持ち出す権限を有している社員の社員 ID30と から、書類毎に誰が持ち出す権限を有してレ、るの力特定することができるようになつ ている。
[0055] また、取出書類特定手段 21は、社員が書類棚 3から書類を取り出したことで、タグリ ーダ 4で読み取ってレ、るタグ ID27の情報が受信不能となった際に、情報処理装置 9 にタグリーダ 4から受信不能となったタグ IDがあることを示す情報が届くことで、書類 情報データベース 18の登録情報からタグ IDが読取不能となった書類を特定すると 共に、タグ ID読取の有無情報 29に「 X」を書き込む処理を行う。
[0056] また、判定手段 22は、社員 7が書類棚 3から書類 1を取り出す際に、 ICカードリーダ
5で非接触 ICカード 6に記憶されている社員 IDを読み取らせ、情報処理装置 9が受 信した社員 IDと、取出書類特定手段 21により特定された、社員が書類棚 3から取り 出した書類に付された RFID無線タグ 2に記憶されているタグ IDとを、書類持出権限 情報データベース 19の登録情報と照合して、その社員がその書類について部屋の 外に持ち出す権限を有してレ、るか否かの判定処理を行う機能を有する。
[0057] そして、判定手段 22は、その社員が書類の持ち出し権限を有していると判定された 場合に、解錠信号送信手段 23に対して、情報処理装置 9から施解錠装置 11に対し て出口ドア 12を解錠させることを指示する指示信号の送信を許可する信号を送る。
[0058] 認証手段 24は、出口ドア 12付近に備えられた ICカードリーダ 13が、社員 7の非接 触 ICカード 6から社員 IDの読み取りを行レ、、 ICカードリーダ 13から情報処理装置 9 に対して社員 IDが送信された場合に、情報処理装置 9は、受信した社員 IDと、社員 情報データベース 20の登録情報とから、認証処理を行い出口ドア 12を開けてもよい 力、の判定を行うと共に、認証が認められた場合に、解錠信号送信手段 23に対して、 情報処理装置 9から施解錠装置 11に対して出口ドア 12を解錠させることを指示する 指示信号の送信を許可する信号を送る。
[0059] 次に、解錠信号送信手段 23は、情報処理装置 9から施解錠装置 11に対して出口 ドア 12を解錠させることを指示する指示信号の送信を行うが、指示信号の送信を行う ための条件がいくつか定められている。
[0060] まず、 1つ目は、判定手段 22と認証手段 24とから、情報処理装置 9から施解錠装 置 11に対して出口ドア 12を解錠させることを指示する指示信号の送信を許可する信 号を受信している場合。
[0061] 2つ目は、認証手段 24から、情報処理装置 9から施解錠装置 11に対して出口ドア 1 2を開錠させることを指示する指示信号の送信を許可する信号を受信し、更に、書類 情報データベース 18の情報から、書類棚 3から取り出された書類がない状態の場合
[0062] 3つ目は、認証手段 24から、情報処理装置 9から施解錠装置 11に対して出口ドア 1 2を解錠させることを指示する指示信号の送信を許可する信号を受信し、更に出口 付近に備えられたタグリーダ 10で読み取られた RFID無線タグ 2のタグ IDを情報処 理装置 9が受信して、判定手段 22から、その社員が書類の持ち出し権限を有してい ると判定され、解錠信号送信手段 23に対して、情報処理装置 9から施解錠装置 11に 対して出口ドア 12を解錠させることを指示する指示信号を受信した場合。
[0063] 以上の 3つの条件を満たす場合に、情報処理装置 9から施解錠装置 11に対して出 口ドア 12を解錠させることを指示する指示信号の送信が行われ、施解錠装置 11は 受信した指示信号に基づいて、出口ドアの鍵を解錠させる。
[0064] つまり、上記 1つ目の条件の場合には、一人の社員が書類を持ち出す場合に有効 であり、上記 2つ目の条件の場合には、書類を持ち出さないで退出する場合に有効 であり、更に上記 3つ目の条件の場合には、部屋内に複数の社員が書類棚 3から書 類を取り出してレ、る場合に有効である。
[0065] また、上記 3つ目の条件の場合は、上記 1つ目の条件の場合よりも優先されるように 設定されている。
[0066] これにより、たとえ部屋内に複数の社員が書類棚 3から書類を取り出している場合 であっても、臨時にタグリーダ 10で書類の RFID無線タグ 2のタグ IDを読み取らせる ことで、他の社員により書類棚 3から取り出し中の書類があつたとしても、部屋からの 持ち出しを行えるようにしてある。
[0067] 次に、本発明の書類管理システムの処理手順を、図 6のフローチャートに基づいて 説明する。
[0068] まず、社員 7が、書類棚 3から所望の書類 2を取り出すと、書類棚 3のタグリーダ 4が RFID無線タグ 2に記憶されているタグ IDの読み取りができない状態となり、タグリー ダ 4から情報処理装置 9に対して、読み取り不能となったことを示す書類取出信号が 送信される（ステップ 1)。
[0069] 情報処理装置 9では、書類取出信号の受信信号に基づいて、書類情報データべ ース 18に記憶されているタグ読取の有無の情報に、読み取りが不能になったことを 示す情報「 X」を書き込む (ステップ 2)。
[0070] また、社員 7が、書類棚 3から所望の書類 2を取り出す際に、 ICカードリーダ 5で非 接触 ICカード 6に記憶されている社員 IDの読み取りを行わせる（ステップ 3)。
[0071] そして、 ICカードリーダ 5から情報処理装置 9に社員 IDを送信する（ステップ 4)。
[0072] 情報処理装置 9において、タグリーダ 4から受信したタグ IDと、 ICカードリーダ 5から 受信した社員 IDとから、書類持出権限情報データベース 19に登録されている情報 に基づいて、その社員 7がその書類 1を部屋 14の外に持ち出す権限を有しているか 否かの判定処理を行う（ステップ 5)。
[0073] この判定処理で、その社員 7がその書類 1を部屋 14の外に持ち出す権限を有して レ、ると判定された場合に、一旦記憶手段 25に持出予定情報として、タグ IDと社員 ID とを記憶させる (ステップ 6)。
[0074] そして、その社員 7が、その書類 1を部屋 14の外に持ち出すために、間仕切り 16の 通路 17を通って出口ドア 12付近の空間領域 15に移動した後、 ICカードリーダ 13で 非接触 ICカード 6に記憶されている社員 IDの読み取りを行わせる（ステップ 7)。
[0075] ICカードリーダ 13から情報処理装置 9に社員 IDを送信する（ステップ 8)。
[0076] 次に情報処理装置 9において、受信した社員 IDと、社員情報データベース 20に登 録されている社員 ID31とを照合して、社員の認証処理を行う（ステップ 9)。
[0077] この認証処理で承認された場合に、記憶手段 25に持出予定情報が記憶されてい るか確認され、認証が承認された社員 IDと、持出予定情報として記憶されている社 員 IDとが一致していることを条件に、情報処理装置 9の開錠信号送信手段 23により 施解錠装置 11に対して、解錠を指示する指示信号の送信が行なわれる (ステップ 10 ) 0
[0078] そして、施解錠装置 11は、情報処理装置 9から解錠を指示する指示信号を受信し たことを受けて出口ドア 12の鍵の解錠を行う（ステップ 11)。
[0079] 以上のように、本発明の書類管理システムでは、出口ドア 12の鍵の開閉状態を施 解錠装置 11で制御してあり、また施解錠装置 11が情報処理装置 9からの指示信号 に基づいて制御され、情報処理装置 9が、書類棚 3のタグリーダ 4及び ICカードリー ダ 5と、出口ドア 12付近に備えられた ICカードリーダ 13とからの受信情報に基づく判 定処理や承認処理の結果により制御させるので、書類毎に持ち出し権限の有無が判 定され、社員であっても持ち出し権限の有していない書類を持ち出すことができない ようにしてある。
産業上の利用可能性
[0080] 本発明は、企業、公的機関、その他の場所において書類を管理するシステムに利 用すること力 Sできる。

Claims

請求の範囲
保管された書類が不正に部屋から持ち出されるのを防止する書類管理システムで あって、
書類識別情報が記憶された非接触方式の情報記憶媒体が付された書類と、 書類棚に保管されてレ、る書類の前記情報記憶媒体から、非接触方式で書類識別 情報を読み取る読取手段と、前記読取手段により読み取られていた書類識別情報が 読み取りできない状態になった際に処理装置に信号を送信する手段とを有する情報 記憶媒体読取装置と、
個人識別情報が記憶された非接触方式の携帯情報記憶媒体と、
前記書類棚から書類を取り出す書類取出者の前記携帯情報記憶媒体から、前記 個人識別情報を読み取る第 1の携帯情報記憶媒体読取装置と、
前記部屋の出口ドアの施解錠を制御する施解錠装置と、
前記部屋の出口ドア付近に設けられた第 2の携帯情報記憶媒体読取装置と、 前記第 1の携帯情報記憶媒体読取装置と、第 2の携帯情報記憶媒体読取装置と、 前記情報記憶媒体読取装置と、前記施解錠装置と通信可能に接続された情報処理 装置とからなり、
前記情報処理装置は、書類棚に保管されている書類に付されている情報記憶媒 体の書類識別情報が登録されてレ、る書類情報データベースと、個人識別情報と関係 付けられて、持ち出しが許可されてレ、る書類の書類識別情報が登録されてレ、る書類 持出権限情報データベースと、前記情報記憶媒体読取装置から信号を受信した際 に、前記書類情報データベースに基づいて、取り出された書類の書類識別情報を特 定する取出書類特定手段と、前記書類持出権限情報データベースに登録された情 報に基づいて、前記第 1の携帯情報記憶媒体読取装置力 受信した個人識別情報 と、前記取出書類特定手段で特定された書類の書類識別情報とから、前記書類取 出者が該書類の持ち出し権限を有しているか否力を判定する判定手段と、第 2の携 帯情報記憶媒体読取装置から前記個人識別情報を受信した際に、前記書類取出者 が既に前記判定手段において持ち出し権限を有すると判定されている場合に、前記 施解錠装置に対して出口ドアのロック状態を解くための信号を送信する手段と、を有 することを特徴とする書類管理システム。
[2] 前記非接触方式の情報記憶媒体が RFID無線タグであり、前記情報記憶媒体読取 装置が、タグリーダであり、非接触方式の携帯情報記憶媒体が、非接触 ICカードで あり、前記携帯情報記憶媒体読取装置が、 ICカードリーダであることを特徴とする請 求の範囲第 1項に記載の書類管理システム。
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