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PERFECTIONNEMENTS AU CLASSEMENT DES DOCUMENTS, NOTAMMENT AUX REPERTOIRES.
L'invention est relative au classement des documents, et concerne en particulier les classements de ce genre dans lesquels les documents sont constitués par des -'fiches, ou classés en associa- tion avec des fiches index ou de répertoire.
Elle a pour but surtout d'en accroitre la capacité de ven- tilation, tout en améliorant leur caractère pratique et leur préci- sion.
Dans les classements composés de fiches ou comportant des fiches index, on prévoit généralement un certain nombre d'éléments ou fiches à notation alphabétique ou numérique formant des divisions principales du classement, dont chacune est divisée à son tour pour assurer la ventilation désirée, une fiche à notation alphabétique ou numérique servant d'index à chacune de ces subdivisions.
Eventuellement, ces subdivisions premières sont divisées à leur tour, et les documents ou fiches des nouvelles subdivisions, répertoriés de la même manière, et ainsi de suite.
D'une façon absolument générale, et du reste inévitable lorsque les documents sont placés dans des fichiers ou classeurs,
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les index sont disposés à l'un des bords des fiches tant pour les fiches index principales que pour celles des subdivisions pré- vues, et dans chacune de ces catégories de fiches-index, celles- ci reçoivent des dimensions, et en tous cas une étendue uniforme; les notations sont tracées sur des pattes saillantes occupant une partie du bord considéré.
Comme ce bord est de longueur finie, tandis que pour as- surer une bonne lisibilité des inscriptions et les détacher clai- rement les unes des autres, les pattes doivent recevoir une lon- gueur appréciable, on est relativement très limité dans le nombre de notations qui peuvent être juxtaposées le long d'un bord de fiche, avec la conséquence que plusieurs séries de notations doi- vent, surtout dans les subdivisions premières et secondes, étre juxtaposées dans le sens de la profondeur du classement.
Il en résulte directement, tout d'abord un défaut mar- qué de visibilité des notations-index appartenant à des rangs au- tres que le premier de la division ou de la subdivision. En outre, lorsqu'un classement initial de ce genre est altéré pour une rai- son quelconque, par exemple par le retrait ou l'ajoute de quelques fiches-index, il devient pratiquement impossible de se rendre compte par le seul examen ou vision de l'ensemble si le classement est ou non complet, ce qui comporte la suggestion d'un remanie- ment du classement à chaque retrait ou ajoute d'une ou plusieurs fiches.
L'invention remédie aux inconvénients des classements du genre en question; elle procure la visibilité complète de tou- tes les notations ou fiches-index d'une division ou subdivision quelconque donnée du classement; elle assure par des moyens sim- ples la possibilité de se rendre compte, à première inspection, de l'état complet ou non du classement, ainsi que de son bon ordre
A cet effet elle consiste, principalement, à constituer les fiches-index appartenant à une mêmê division, ou subdivision-- division principale, subdivision première, subdivision seconde, etcs -- du classement, ou bien uniquement à des subdivisions -- première, seconde, etc -- de ce dernier, à llaide d'éléments
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présentant, non plus des dimensions uniformes, mais dans lesquels, dans la succession des éléments,
l'une des dimensions au moins varie graduellement, en principe d'une façon régulière, dans une portion au moins de l'étendue des éléments, c'est à dire que les éléments successifs présenteront des hauteurs croissantes, ou bien des por- tions ayant des longueurs croissantes adjacentes à leur bord supé- rieur, si bien que chacun d'eux devient directement visible par une bande ou une portion de bande au moins de son étendue! en formant à l'aide de ou dans ces bandes des pattes saillantes, ou en associant pareilles pattes -- sous forme de cavaliers ou semblables -- aux bords ou parties de bords étagés des dits éléments, de manière que les notations individuelles y tracées occupent chacune un emplace- ment particulier et qui diffère dans le plan de vision de ceux de toutes les autres notations de répertoire,
Elle consiste également,
dans chacune des dites fiches, à prévoir en combinaison, dans la portion de son étendue qui est re- couverte par la bande, ou partie de bande, ou patte saillante de la fiche qui la précède, une marque distinctive, propre à permettre de se rendre compte à première inspection des manquements ou autres ir- régularités du classement.
Mises à part les dispositions principales définies dans les paragraphes précédents, elle comprend encore certaines autres caractéristiques dont il sera plus explicitement question dans le complément de description qui suit de certains modes préférés de ré- alisation de l'objet de l'invention, donnés à titre d'exemples non limitatifs et illustrés, plus ou moins schématiquement, dans les dessins annexés, dans lesquels : zigs., 1 et 2 montrent,chaque fois, disposées côte à c'ôte, deux fiches-index successives d'une division ou subdivision d'un . classement suivant l'invention, illustrant le principe de ce dernier;
Fig.3 montre deux groupes de fiches analogues à celles de la fig, i,occupant des rangs intermédiaires successifs dans un classement, l'une d'elles supprimée ;
Figs, 4 et 5 montrent deux modes d'exécution de ces fi- ches ;
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Fig. 6 montre l'ensemble des fiches d'une subdivision et d'une fiche index de la division ou subdivision qui la suit, certaines fiches omises et certaines supprimées du classement.
Fig. 7 montre de même un ensemble de fiches, les fi- ches étant analogues à celles de la fig. 2.
En se référant à la fig. l, dans la partie de gauche de cette figure on a représenté la première fiche d'une série de fiches formant ensemble une division ou une subdivision de olas- sement,portant le long de son bord supérieur une notation de ré- pertoire, par exemple, entre autre, le mot "coda", tandis que dans la partie de gauche de cette figure on a représenté la fi- che qui la suit dans cette série.
Comme illustré, cette dernière fiche présente une hau- téur plus grande que la première, et le long de son bord supéri- eur elle reçoit également une notation de répertoire, par exemple, entre autre le mot "codec",
Si ces deux fiches sont insérées dans un fichier appro- prié, la fiche de droite derrière la fiche de gauche, cette fiche de droite dépassera par le haut celle de gauche et restera visi- ble par sa bande A portant la notation de répertoire, de sorte que les deux notations "Coda" et "Codec" seront visibles.
Si toutefois, la fiche "Coda" venait à étre extraite du classement, un examen superficiel ne ferait pas nécessairement dé- couvrir son absence, et, pour mettre celle-ci en évidence, on fait comporter à la fiche de droite une bande B, d'aspect très dif- férent du reste de la fiche, et par exemple teintée d'une couleur vive, illustré par des hachures, et se plaçant derrière la bande A réservée aux notations dans la fiche de gauche.
Cette bande d'aspect très différent devenant visible lors du retrait de la fiche de gauche, l'absence de cette dernière apparaitra immédiatement à un observateur, même d'attention relati- ve.
Ce qui est dit ci-avant pour la fiche de droite par rap- port à la fiche de gauche de la figure 1, s'applique à chacune des
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fiches d'une série de fiches d'une division ou subdivision du classe- ment par rapport à la précédente, de sorte que dans une série compor- tant un nombre quelconque de fiches, les notations de répertoire de chacune d'entre-elles seront toujours visibles et qu'un observa- 'teur, même inattentif, s'apercevra immédiatement de l'absence de la ou des fiches extraites du classement.
Il est déjà connu d'associer à des fiches des marques dé- couvertes par le retrait de la fiche précédente, mais dans ce cas toutes les fiches sont d'étendue uniforme et fixées par un bord à des organes formant charnières agencés côte à côte sur un support rigide.
Pour rendre plus aisée l'identification de la ou des fi- ohes absentes, on pourra avantageusement faire comporter à chacune des fiches de la série un signe, chiffre ou numéro de référence, in- dépendamment des notations de répertoire, ce signe, chiffre ou numé- ro étant, pour chaque fiche, reproduit sur la bande d'aspect diffé- rent de la fiche qui la suit dans le classement, de sorte, que si- multanément à la constatation de son absence, l'identité de la fi- che manquante se trouvera décelée.
Il peut arriver que dans un classement une ou plusieurs fi- chas soient définitivement supprimées. Dans ce cas les bandes d'as- pect différent qui apparaitront nécessairement pourront soit être modifiées d'une façon distinctive, par exemple teintées d'une cou- leur vive différente de celle indiquant l'absence de fiches apparte- nant actuellement au classement, ou bien remplacées par des bandes dont l'aspect est celui des fiches mêmes, par exemple par superposi- tion d'une bandelette ayant cet aspect.
Dans la fig. 2, chacune des fiches-index comprend le long de son bord supérieur une patte 0 dont un côté est coupé obliquement et qui s'étend depuis l'un des bords latéraux de la fiche jusqu'à une certaine distance vers l'autre bord latéral, cette distance variant progressivement dans la succession des fiches.
On remarque aisément que si la fiche de droite est pla- cée derrière la fiche de gauche les notations "coda" et "codec" seront toutes deux lisibles.
De la même façon que dans la fig. 1, des bandes B ou au-
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tres marques distinctives sont prévues de manière à être découver- tes par le retrait d'une fiche, et ces bandes ou marques seront com- binées avec des références d'identification et en outre convenable- ment modifiées en cas de retrait définitif d'une fiche quelconque.
Dans la figure 3, on a représenté un groupe de fiches d'une division, ou d'une subdivision d'un classement, dans lequel la notation de répertoire de chacune des fiches est tracée sur une portion d'une bande adjacente au bord supérieur, cette portion pre- nant la forme d'une patte saillante. La capacité de classement se trouve ainsi largement multipliée, tout en maintenant l'accroisse- ment en hauteur des fiches d'une division ou subdivision dans des limites restreintes. on remarquera que dans le groupe illustré, une des fiches manque, et que cette absence se décèle immédiatement,
D'autre part, on a illustré à dessein des fiches consti- tuant des formules comptables, dans lesquelles les textes et réglu- res occupent généralement une étendue uniforme, déterminée.
Comme les fiches présentent des hauteurs différentes, les excès d'étendue, dès lors différents par rapport à celle nécessaire sont avantageusement réservés à des notations "observations", comme il est indiqué en C dans la fig.
En outre, ces excès d'étendue seront avantageusement li- gnés, comme illustré en D, ou pourvus d'autres marques ou perfora- tions dont l'espacement correspondra à la hauteur de la bande ou portion de bande réservée aux notations de répertoire, si.bien que disposant d'une réserve de fiches vierges de hauteur maximum, on pourra, par un simple découpage suivant les lignes ou autres mar- ques ou perforations,établir une fiche propre à venir occuper tout emplacement désiré dans la série.
Dans la figure 4, la disposition d'ensemble d'une fiche est analogue à celle de la figure 3, mais les pattes saillantes re- cevant les notations de répertoire sont ici constituées par des cavaliers de type et d'utilisation connus en soi, ce qui procure une plus grande élasticité dans le classement, car il suffira du remplacement des cavaliers par des cavaliers moins larges pour ac-
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croître le nombre de fiches susceptibles d'être incorporées dans la série, entre des limites données de hauteur de fiches, ou d'un réar- rangement des cavaliers lors de modifications apportées au classe- ment, notamment en cas de retrait définitif d'une ou plusieurs fi- ches.
D'autre part, au lieu d'établir à l'origine toutes les fi- ches avec une même hauteur maximum, on peut, dans le cas de textes et réglures d'étendue uniforme, faire comporter à des fiches ne com- prenant que le minimum d'étendue indispensable, des prolongements C rapportés à la partie inférieure de ces fiches, et par exemple fi- xés à ces dernières avec recouvrement partiel, par un adhésif ap- proprié, comme indiqué par le trait interrompu. E.
Dans la figure 5, la disposition générale est encore la même que dans les figures 3 et 4, mais les fiches sont d'étendue mi- nimum, et comportent, fixés à leur partie supérieure, par exemple par un adhésif, comme figuré en E, des prolongements 0 propres à pro- curer les accroissements nécessaires de hauteur des fiches successi- ves.
Ces prolongements C peuvent être lignés, ou comprendre d' autres marques ou repères, éventuellement numérotés, de façon à per- mettre d'établir facilement le prolongement nécessaire pour une fi- che déterminée du classement.
Dans la figure 6 on a représenté un groupe de fiches appar. tenant à la partie "B" de la division générale, les fiches de ce groupe étant établies suivant l'un quelconque des modes d'exécution indiqués en référence aux figures 3 à 5.
On remarque aisément que dans ce groupe les fiches!'et 17,sont est manquantes et la fiche -8/ supprimée du classement, le quadrillage in- diqué illustrant la marque distinctive choisie à cet effet.
Les fiches illustrées dans les figures 3 à 7 pourront na- turellement être utilisées comme fiches-index du répertoire d'un . classement de documents, les notations comptables étant en ce cas supprimées ou remplacées par d'autres notations appropriées.-
Enfin dans la figure 7 on a représenté le même groupe de
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fiches de la partie "B" de la division générale, mais les fiches sont établies conformément à la fig. 2.. Il est aisé de voir que toutes les notations de répertoire sont visibles, et que, comme dans le cas de la fig. 5,les portions 0 comportant les pattes saillantes pourront être rapportées, et que lesdites pattes saillantes @ pourront être remplacées par des cava- liers placés le long des bords obliques étagés.
Comme il va de soi, et comme on l'a du reste déjà lais- sé entendre, il est bien entendu que des modifications peuvent être apportées aux agencements plus spécialement décrits et il- lustrés et que l'invention englobe également laurs variantes et équivalents.