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SYSTEMES DITS "FOLLOW-UP", "PLANNING" OU SIMILAIRES.
Tout dirigeant ou exploitant de stations de service pour automobiles s'efforce d'accroître sans cesse son chiffre d'affaires.
Le rendement de telles installations est toujours fonction du nombre d'automobilistes qui les fréquentent et le passage de proprétaires de véhicules procure en plus l'occasion de rapports complémentaires qui résulte de la vente d'accessoires, de pièces détachées, de réparationss, de véhicules neufs ou d'occasion.
Aussi, les dirigeants de stations de service recourent à toutes espèces de procédés pour attirer les clients et se les attacher; parmi ces moyens, le follow-up est certes un des plus efficaces.
Il existe beaucoup de système de follow-up, mais ils présentent tous des inconvénients graves: les armoires ou classeurs que certains imposent sont encombrants; les documents supplémentaires qu'il faut créer et tenir à jour demandent beaucoup de temps et sont l'occasion d'erreurs; d'autres exigent la manipulation délicate et compliquée de cavaliers, de pinces, etc...
Aucun ne donne une vue d'ensemble des mouvements à la station mais au contraire tous imposent la tenue de statistiques avec les travaux de recherche et les inconvénients qui en résultent.
En opposition, le follow-up système selon l'invention comporte un appareil d'encombrement réduit :il se fixe sur un mur de bureau de la station, il est aisé, si pas agréable à manipuler, il ne demande que quelques minutes de travail attentif par jour même pour des stations de service fréquentées journellement par plusieurs dizaines de véhicules.
Du point de vue administratif, il n'exige, en plus des fiches
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stations de service du type bien connu et habituellement en usage dans toutes les stations de service, qu'une série de cartes de petites dimensions créées une fois pour toutes et classées par numéros.
Mais le follow-up système de l'invention présente d'autres avantages extrêmement intéressants ; il donne une vue d'ensemble des travaux de la station. Il procure d'un coup d'oeil toutes les informations relatives: 1) au nombre d'interventions de la station; 2) à la fidélité des clients; 3) éventùellement aux types; marques, années des véhicules, etc... au cours de périodes pouvant atteindre plusieurs mois.
De plus, le nouveau follow-up système offre une très grande souplesse d'application; il s'adapte à tous les automobilistes quelles que soient les moyennes kilométriques mensuelles et quelles que soient les prescripteurs des constructeurs en ce qui concerne les distances kilométriques après lesquelles les véhicules de leur fabrication doivent recevoir des soins
Il s'applique aussi aux automobilistes éloignés provisoirement de la station pendant des périodes relativement longues (voyages, accidents, etc...)
Il tient compte des jours fériés en dehors des dimanches.
Enfin, le système après quelques mois d'utilisation, constitue une base de plànning des travaux de la station.
Les follow-up et par extension les planning systèmes selon l' invention reposent sur les indications fournies: par des signes installés sur un ou plusieurs supports animés d'un mouvement périodique ou autre (et ou par des signes et fixe-signes sur le ou les supports) et par leur posi- tion ; par rapport ; soità un ou plusieurs repères fixes, soit à des signes solidaires d'un ou plusieurs supports animés ou non d'un mouvement périodique ou autre. Les signes utilisés sont amovibles, mais ils sont et restent visibles dès qu'installés sur le ou les supports.
En variante, les supports de signes peuvent être fixes et les repères animés d'un mouvement périodique ou autre.
Ces principes permettent la création de toute une série d'appareils qui trouvent notamment leur application dès que des éléments doivent être étudiés en fonction de la notion de temps, de distance, etc...
Le follow-up système pour stations de service automobile selon l'invention tire les avantages énoncés ci-avant ; simple examen visuel de signes et ou de signes et fixe-signes installés sur un disque vertical, animé d'un mouvement périodique, et de leur position par rapport à deux repères fixes.
Dans le dessin, la figure 1 se réfère à un appareil de followup système conçu pour l'étude du mouvement des clients à la station pour une période de 1 à 72 jours ouvrables (soit 3 fois 24 jours ouvrables).
C'est pourquoi, le disque support est divisé en 24 secteurs égaux. Chaque secteur représente un jour ouvrable (1 jour férié quand il porte un signe spécialement prévu à cet effet). Les secteurs sont numérotés de 1 à¯24.
Chaque rotation complète du disque couvre une période de 24 jours ouvrables.
Comme il peut être intéressant de faire apparaître la notion de semaine six secteurs consécutifs en commençant par le n l sont-colorés en une teinte de base distincte allant de très pale pour le premier à très
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foncé pour le dernier de la série de 6.
Quatre teintes de base sont donc prévues pour marquer quatre semaines diffé- rentes. Cette façon de faire tend également à présentation du disque plus agréable à l'oeil.
Les signes sont des jetons ronds comme illustré dans la figure
2 ; chacun d'eux porte un nombre différent qui est le n d'ordre attribué définitivement à chaque client. Dès qu'installés sur le disque, les jetons sont tous visibles ; ne sont donc pas superposés. A titre d'exemple, les jetons sont enfilés par un trou sur une pointe saillante du disque support.
Il existe plusieurs jetons de même numéro; cependant ils sont de teintes différentes, chacune d'elles caractérisant conventionnellement la fidélité du client.
Sur la figure 2, les jetons blancs a se réfèrènt aux clients qui sont venus à la station au cours des 24 derniers jours (4 semaines).
Les jetons verts b à ceux qui sont en retard de passage à la station, de 1 à 24 jours ouvrables.
Les jetons rouges c à ceux qui sont en retard de passage à la station de 24 à 48 jours ouvrables.
Les jetons jaunes d se réfèrent aux çlients occasionnels.
Les jetons noirs f et blancs signalent les jours fériés.
Le mécanisme de fonctionnement de l'appareil est simple : travail de l'opérateur se résume à quelques manipulations aisées, si pas agréables, elles ne demandent que quelques minutes de travail : 1) au début de chaque jour ouvrable; amener, par rotation manuelle du disque, un secteur en face du repère n l. Le mouvement de rotation s'effectue tou- jours dans le même sens, indiqué par les flèches.
L'amplitude du,mouvement a pour valeur l'arc du sécteur, soit 1/24e de la circonférence totale du disque ;
2) en fin de chaque jour ouvrable: I. pour le secteur en face du repère fixe n l: a) enlever les jetons rouges c (s'il en existe sur le secteur) identifier les clients par les numéros qu'ils portent et en référer à là . direction. Travail d'identification est rapide par la simple manipulation de cartes numérotées et classées par numéros.
Ces cartes ne portent comme indications que : n , nom, prénoms, adresse du client, n de téléphone. Ces clients c sont apparamment perdus puisqu'absents de la station depuis 72 jours ouvrables soit près de 3 mois. b) enlever les jetons verts b (s'il en existe sur ce secteur) et les remplacer par des jetons rouges aux mêmes numéros. c) enlever les jetons blancs a et les remplacer par des jetons verts b aux mêmes numéros. d) pour les clients venus à la station au cours de la journée :
1 retirer les jetons à leur n d'ordre (s'il en existe déjà sur le disque)
2 installer les jetons blancs a à leur n d'ordre sur le sec- teur en face du repère n l.
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e) installer éventuellement des jetons jaunes d pour les clients occasionnels venus ce jour à la station.
II. pour le secteur se trouvant en face du repère n II. a) relever les numéros des jetons se trouvant sur ce secteur, b) identifier les clients portant ces numéros et transmettre leurs noms, adresse, n de téléphone au service chargé de contacter les clients pour les inviter à repasser à la station.
Ce travail d'identification est rapide par la simple consultation de cartes numérotées et classées par numéros. Ces cartes ne portent comme indications que : n , nom, prénoms, adresse du client, n téléphone.
Remarques : 1 Dans le cas de la figure 1, l'étude porte sur une période de 3 x 24 jours = 72 jours ouvrables (les jetons rouges c représentent en effet les clients en retard de passage de 24 à 48 jours ouvrables donc qui ne sont plus venus à la station de 1 à 72 jours ouvrables.
Cette étude peut être étendue sur 4 fois 24 jours ouvrables ou plus, il suffit de prévoir, en plus des jetons blancs a, verts b, et rouges c, des jetons de une ou plusieurs teintes supplémentaires.
Il peut évidemment être adopté comme base, une période plus longue que 24 jours ouvrables. Il suffit de choisir une division du disque en un plus grand nombre de secteurs.
2 La position du repère n II pourra varier suivant que les dirigeants des stations de service estiment devoir contacter les clients plus tôt ou plus tard que ne l'indique la figure. Sur celle-ci la position du repère n II prévoit 5 jours de préavis.
Le repère fixe n II peut éventuellement se confondre avec le repère fixe n I.
3 L'appareil est peu encombrant; pour 840 clients le diamètre du disque est de 70 cm., lorsqu'il est fait usage de jetons de + 2 cm. de diamètre.
Si 840 est un nombre trop petit, il suffit soit d'augmenter les dimensions du disque soit en en utiliser plusieurs. Il peut par exemple être prévu un disque se référant à deux ou trois ponts de graissage; il y aura la matière à créer un esprit de compétition parmi les équipes d'ouvriers chargés de l'entretien des véhicules.
Il peut également être prévu des disques se référant exclusivement aux opérations autres que celles de vidanges et graissages lorsque des installations spécialisées existent pour l'entretien mécanique à .forfait (mises au point: réglages, resserrages, etc.) des véhicules de clients.
Dans ce dernier cas, il sera aisé de faire apparaître si nécessaire toutes espèces de renseignements utilises par l'inscription sur les jetons de signes conventionnels ou en recourant à des jetons de plusieurs couleurs; à cet égard, les combinaisons de teintes sont illimitées.
Le verso des jetons pourra lui-même être utilisé pour l'inscription de signes conventionnels caractérisant des renseignements utiles à se remémorer chaque fois que les jetons doivent être manipulés (Ex. : nombre de jours ouvrables habituels entre deux passages du client).
Au lieu de jetons de teintes différentes, il pourra éventuellement être fait usage de jetons d'une seule teinte mais alors les fixe-jetons seront de teintes différentes (Ex. épingles à tête de couleur); chacune de cellesci déterminant la fidélité des clients . Dans ce cas, ce sont les fixe-jetons qui feront les mouvements prévus pour les jetons.
4 Pour les automobilistes, à très haute moyenne kilométrique en 24 jours ouvrables, les jetons blancs a à leurs n d'ordre respectifs au lieu d' être installés en fin de journée sur le secteur en face du repère n I pourront être posés respectivement sur d'autres secteurs en delà du sec-
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teur en face du repère n I dans le sens indiqué par les flèches.
La détermination des numéros de ces secteurs sera fonction du nombre de jours ouvrables prévu respectivement pour le passage suivant de chacun de ces clients.
De cette façon, les clients à haut kilométrage pourront être invités à repasser par la station avec un préavis égal à celui prévu pour les automobilistes fréquentant normalement la station une fois par 24 jours ouvrables.
Cependant, il est alors recommandé, pour retrouver immédiatement les jetons au n d'ordre de ces clients, d'indiquer successivement au verso de leur carte classée par numéro, les n s des secteurs sur lesquels leurs jetons respectifs ont été posés en fin de journée.
5 Lorsque le nombre des clients dépasse 1000, il peut être adopté par les n s d'ordre des clients des combinaisons de lettres et de chiffres. Cette disposition permettra un@ lecture facile des nombres sur les jetons sans devoir augmenter le diamètre de ceux-ci. Ex. le 1258e client recevra le n d'ordre 258 avec la lettre "A" inscrite sous le chiffre 258.
6 Après quelques mois d'utilisation de l'appareil follow-up système, l' opérateur pourra : a) tirer tous les renseignements relatifs à l'activité de la station, à la fidélité des clients et toutes autres informations utiles à accroître le rapport de la station ; organiser le planning des opérations de la station, fixer des rendez-vous aux clients, etc...; c) vivre intensément toutes les fluctuations du mouvement des véhicules à la station et suggérer à'temps, en parfaite connaissance de cause, l'application de toutes les mesures susceptibles de redresser ou de promouvoir le chiffre d'affaires de la station.
On peut donc conclure que l'appareil follow-up système pour stations de service automobiles selon l'invention procure tous les avantages énumérésci-avant.
Il n'exige bien que quelques minutes dé travail attentif par jour et cepen- dant il illustre de façon vivante la valeur de la station de service et fait apparaître clairement les éléments clefs d'accroissement des chiffres d' affaires.