Matériel pour comptabilité sur fiches, avec journal. La présente invention concerne un maté riel pour comptabilité sur fiches, avec jour nal, dans lequel la réglure et les colonnes d'une partie de chacune des feuilles du jour nal, sont identiques à celles d'une partie de chacune des fiches, de telle façon que, en pla çant une fiche sous une feuille du journal, avec une feuille de papier carbone entre elles, ci en faisant coïncider partiellement au moins les parties à réglure et colonnes identiques, les écritures passées sur ladite partie du jour nal sont reproduites automatiquement et en place exacte sur la fiche.
Ce matériel se dis tingue d'autre matériel analogue connu, en ce que les parties à réglure et colonnes iden tiques du journal et des fiches ne comportent, pour l'inscription des sommes es deux genres d'opérations "débit et crédit des comptes généraux" et "débit et crédit des comptes personnels", qu'une seule colonne double "dé bit et crédit" résumant ces deux genres d'opé rations.
Une forme d'exécution de l'objet de l'in vention est donnée, schématiquement et, à titre d'exemple, au dessin annexé dans lequel les diverses pièces représentées portent des écritures correspondant à celle d'une comp tabilité d'hôtel.
Fig. 1 représente une feuille du journal sous laquelle est placée une fiche, comme cela est dit ci-dessus, la feuille de papier car bone n'étant pas dessinée; Fig. 2 et 2a représentent chacune le même modèle de fiche, pour comptes personnels, avec écritures différentes, la fiche étant celle montrée en fig. 1 lorsqu'on passe les écritures de fig. 2a; Fig. 3 et 3a représentent chacune le même modèle de fiche, pour comptes généraux, avec écritures différentes; Fig. 4 représente un second modèle de fiche pour comptes personnels, spécial pour la clientèle hôtelière.
Toutes les écritures portées sur ces cinq fiches figurent sur la feuille de journal de fig. 1.
Les fig, 5 et 6 représentent deux modèles de fiches récapitulatives. Toutes les fiches sont du même format, la. fig. 6 étant à une échelle plus petite que celle des autres.
Dans cet exemple, la feuille de journal 1, pouvant être pliée en deux parties égales sui vant la ligne médiane 7, présente de gauche à droite: quatre colonnes doubles 8, 9, 10 et 11, débit-crédit, chèques postaux débit-cré dit, caisse débit-crédit, et groupement; une colonne simple 12 désignation, une colonne médiane pour le pliage de la feuille, une co lonne double 13 contrôle des soldes, débit ancien-erédit nouveau et débit nouveau-crédit ancien, six colonnes simples, 14 No du compte, 15 à réglure numérotée, 16 date, 17 No pièce comptable, 18 texte et 19 chéance; enfin une colonne double 20 mouvement à débiter à cré diter, résumant les deux genres d'opérations des comptes Généraux et des comptes person nels.
En haut à droite une ligne sert à l'ins cription du ou des mois et années auxquels se rapporte la feuille.
La colonne 8, dont l'entête est en blanc, peut être utilisée, par exemple, pour "mar chandises", et la colonne 11 groupement, peut, suivant les besoins, être divisée en deux co lonnes doubles, soit pour deux débits et deux crédits; elle sert à grouper de petits comptes pour les passer en bloc en une seule fois sur une fiche, au lieu de les passer chaque fois séparément. Quant à la numéro tation des lignes de la colonne 15, elle sert à faciliter les recherches en reportant sur les fiches les numéros correspondants de la ré- glure de cette colonne.
La fiche 2, pour comptes personnels, dont chaque exemplaire représenté aux fig. 2 et 2a est destiné à recevoir les écritures concernant un seul compte, présente une entête très com plète pour l'inscription des noms et qualités du titulaire du compte, soit: raison sociale, rue, localité, gare, représentant, banque, chè ques postaux, téléphone, renseignement, date, conditions crédit, numéros du compte, du dos sier et de la fiche, notices. Au-dessus de l'en tête est disposé un échéancier 25 qui, outre les lettres de l'alphabet, comporte les quan tièmes de 5 en 5, les mois I, Il,. . .
XII, ainsi que les rubriques remboursement, avis relevé, poursuite, créditeur; cet échéancier est de disposition très concentrée de façon qu'il est facilement visible lorsque les fiches sont dans le ficher, et des cavaliers peuvent être fixés sur lui à la manière connue.
En haut à gauche, la fiche 2 présente deux onglets 23 portant les lettres, l'une, D (débi teur), et l'autre, C (créancier), et l'on coupe l'un ou l'autre suivant que le compte est créancier ou débiteur. En haut à gauche, la fiche présente dix onglets 24 numérotés de 1 à 9, 0, et l'on en coupe neuf pour ne laisser subsister que celui dont le numéro correspond au numéro du compte, le nombre que porte cet onglet pouvant être complété suivant ce lui du compte (13, fig. 2).
Cette fiche 2 comporte, de gauche à droite: quatre colonnes simples, 16 date, 17 No pièce comptable, 18 texte, 19 échéance et une co lonne double, 20 débit-crédit, identiques aux cinq colonnes 16 à 20 du journal; une co lonne nulle correspondant à la marge laté rale droite du journal, une colonne double, 21. solde débit-crédit, et une colonne en blanc 22. .
La fiche 3. pour comptes généraux, dont chaque exemplaire représenté aux fig. 3 et 3a est également destiné à. recevoir les écritures d'un seul compte, présente une entête pour l'inscription du compte et son numéro, ainsi que le numéro de la fiche; au-dessus de l'en tête est disposé un échéancier 27 comportant les quantièmes de 5 en 5, les mois I, II<B>...</B> NII, ainsi que les rubriques remboursement, avis, relevé mensuel, poursuites, créditeur, des cavaliers pouvant être fixés sur l'échéan cier à, la, manière connue.
En haut à, droite, la, .fiche présente cinq onglets 26 de grandeur suffisante pour inscrire sur l'un d'eux la. désignation et le numéro du compte; 1-es quatre autres sont ensuite cou pés, l'onglet restant étant choisi en position convenable pour être bien visible dans le fi chier; ces onglets remplaçant avantageuse ment des cartes-guides connues qui, étant sup primées, n'encombrent pas le fichier.
Comme la fiche 2, cette fiche 3 comporte, de gauche à droite, cinq colonnes 16, 17, 18, 19 et 20 identiques aux cinq colonnes 16 à 20 du journal, une colonne nulle et une colonne double 21; enfin, une colonne 22 soldes ré- ahitulatifs encre noire débit, encre rouge crédit.
La fiche 4 (fig. 4), spécialement établie pour les comptes personnels de la clientèle hôteliers, présente une entête très complète pour l'inscription des noms, qualités etc. du client, soit: numéro de chambre, adresse, da tes et heures d'arrivée et de départ, arrange ment: logement et pension, nombre de per sonnes: maîtres, enfants, domestiques, numé ros de la fiche et du dossier. A sa partie su périeure, la fiche présente un échéancier 25 et dix onglets 24 numérotés, identiques à ceux de la fiche 2 et de même emploi.
Comme les fiches 2 et 3, cette fiche 4 com porte de gauche à droite: cinq colonnes 16, 17, 18, 19 et 20 identiques aux cinq colonnes 16 à 20 du journal, et une colonne nulle; en fin une colonne 28 solde encre noire débit, encre rouge crédit, et une dernière colonne 29 répartition, contenant douze rubriques numé rotées de 600 à 611 et concernant: logement, cuisine, divers.
La réglure des colonnes des fiches est identique à celle des colonnes du journal à laquelle elle peut être exactement superposée.
L'emploi des quatre pièces ci-dessus dé crites est le suivant: La feuille de journal 1, ouverte, est ajus tée sur une planchette par ses quatre perfora tions 30 dans lesquelles s'engagent des bro ches solidaires de la planchette; il n'y a pas lieu d'entrer ici dans plus de détails sur cette planchette et ses broches dont l'emploi est bien connu; on place, sous la partie droite de la feuille de journal, la partie gauche de la fiche à utiliser en faisant coïncider, d'une part, les colonnes 16 à 20 de la fiche avec celles identiques du journal, et, d'autre part, les lignes de la réglure identiques de la fiche et du journal qui doivent recevoir les écri tures à passer, comme le montre la fig. 1 pour la fiche représentée en fig: 2a par exemple;
ceci s'effectue très aisément du fait de la dis position de la planchette, puis on place une feuille de papier carbone entre le journal et la fiche.
Les écritures sont alors passées dans celles des colonnes 8 à 14 du journal où elles doi vent l'être, comme cela est connu, puis en suite dans les colonnes 16 à 20 et les autres colonnes de la fiche.
Prenons en détail l'exemple d'écriture montré en fig. 2a et concernant le compte personnel Blanchard et fils; le 31 VIII 23, ce compte est à débiter (le fr. 693.25, somme portée au crédit du journal colonne 8, au con trôle des soldes débits nouveaux colonne 13, le débit ancien étant nul à cette date, et au débit de la colonne 20 mouvement, ainsi qu'au débit de la colonne 21 solde, de la fiche; le 2 IX 23, ce compte est à débiter de fr. 75.60, somme portée au crédit du journal colonne 8;
au contrôle des soldes colonne 13 de débit an cien devient égal au débit nouveau du 31 VIII 23 soit à fr. 693.25, et le débit nou veau devient 693.25 + 75.60 = 768.85; la même somme de 75.60 est portée au débit de la colonne 20 mouvement, et celle de 768.85 au débit de la colonne 21 solde, de la fiche;
par versement au compte de chèques postaux, le à IX 23 ce compte doit être cré dité de fr. 768.85 - 15.40 (2 % escompte) = 753.45, somme portée au débit du journal colonne 9, fr. 15.40 étant portés à la colonne 11 groupement, fr. 768.85 portés aux crédits nouveaux contrôle des soldes colonne 13 et au crédit de la colonne 20 mouvement, le solde colonne 21 étant alors nul à cette date du 5 IX 23, tant -au .débit qu'au crédit, ce versement annulant le solde débiteur total de fr. 768.8<B>5</B> au 2 IX 23.
Les écritures @du compte personnel Mül- ler & Cie. (fig. 2) ont été passées avant celles du compte Blanehard et fils, et de la même façon que celles-ci; il est donc inutile de les exposer en détail, de même .que celles des comptes généraux de fig. 3 @et 3a.
Les écritures du compte personnel de Fouty Emile (fig. 4), descendu .à l'hôtel, sont passées de la même façon sur la fiche 4, iimais dans la colonne simple 28 solde, de la fiche, les débits sont à l'encre noire et les crédits à l'encre rouge, le solde au 15 IX 23 étant nul par suite du règlement du compte par le client; ces divers débits sont également notés dans la colonne 29 répartition de la fiche, sous les rubriques correspondantes, et le total de fr. 209.- de la colonne 29 doit être égal au total des débits de la colonne 20.
Pour connaître l'état de situation général de l'ensemble des comptes inscrits au journal, il suffit de faire les deux totaux de la, co lonne double 13 contrôle des soldes, et d'en prendre la différence qui sera égale au solde débiteur ou créancier; le même résultat sera, obtenu en faisant la même opération pour la colonne 20 mouvement, et la fig. 1 montre que, pour l'exemple donné, l'état de si tuation correspond à une somme débitrice de fr. 2024.90 ; une divergence entre les résul tats de ces deux opérations dénote une ou des erreurs d'écriture, et l'on peut ainsi à tout instant vérifier l'exactitude de la, compta bilité.
Parmi les avantages que présente le ma tériel décrit, en regard d'autre matériel ana logue connu, on peut citer les suivants: D'une part, au lieu de deux colonnes doubles pour les opérations débit et crédit" des "comptes personnels" et des "comptes généraux", une seule colonne double 20 dé bit et crédit résumant ces deux genres d'opé rations, et, d'autre part, le numéro du compte ne figurant que sur le journal, on peut don ner plus de largeur à la colonne 18 texte qui peut ainsi recevoir plus de détails, et intro duire au journal et aux fiches les deux co lonnes 17 numéro de la pièce comptable et 19 échéance, qui lie figurent sur ce matérie1 connu que sur les fiches, ce qui permet d'ob tenir ces indications sur le journal sans avoir à revenir spécialement aux fiches;
Les onglets 26 des fiches pour comptes généraux remplaçent des cartes-guides qui, étant supprimées, n'encombrent pas le fichier; Les deux onglets 23 des fiches pour comp tes personnels, dont ou peut couper l'un ou l'autre, permettent d'utiliser le même type de fiche pour les comptes débiteurs ou créanciers, au lieu d'avoir deux types (le fiches diffé rents; L'échéancier est de disposition très con centrée, ce qui le rend facilement visible dans le fichier; L'entête des fiches, spécialement celle des fiches pour comptes personnels 2 et 4, est très complète et comprend toutes les r ubri- ques qu'il est utile de connaître;
A l'extrémité droite, et en dehors de la partie à colonnes identiques à celles du jour nal, les fiches 2 et 3 du journal comportent une colonne 22 permettant de faire des ré- U.P.pitulations, statistiques, etc., pour chaque compte, sans avoir ii passer par le journal; Les fiches récapitulatives de balance 5 et 6, remplacent de gros registres encombrant .
Les deux faces, verso et recto, des diver ses pièces, journal et fiches,peuvent être utili sées, et les fiches peuvent être de différentes couleurs, par exemple celles dii même type étant toutes de la même couleur.
Certaines colonnes, celles 13 et 20 par exemple, peuvent être hachurées dans le but. d'empêcher les grattages.
Les diverses pièces formant l'objet de l'in vention peuvent différer de celles décrites et représentées, par exemple par le nombre et la disposition des colonnes, par l'entête des fiches, etc.