EP3559843A1 - Boite de conservation d'échantillons, système de traitement d'informations relatives à un échantillon et processus d'analyse d'un échantillon - Google Patents

Boite de conservation d'échantillons, système de traitement d'informations relatives à un échantillon et processus d'analyse d'un échantillon

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Publication number
EP3559843A1
EP3559843A1 EP17832952.0A EP17832952A EP3559843A1 EP 3559843 A1 EP3559843 A1 EP 3559843A1 EP 17832952 A EP17832952 A EP 17832952A EP 3559843 A1 EP3559843 A1 EP 3559843A1
Authority
EP
European Patent Office
Prior art keywords
sample
box
laboratory
data
database
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Withdrawn
Application number
EP17832952.0A
Other languages
German (de)
English (en)
Inventor
Pie Olivier Atangana
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Fast-Engineering Sprl
Original Assignee
Fast-Engineering Sprl
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Fast-Engineering Sprl filed Critical Fast-Engineering Sprl
Publication of EP3559843A1 publication Critical patent/EP3559843A1/fr
Withdrawn legal-status Critical Current

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Classifications

    • G—PHYSICS
    • G16—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR SPECIFIC APPLICATION FIELDS
    • G16H—HEALTHCARE INFORMATICS, i.e. INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR THE HANDLING OR PROCESSING OF MEDICAL OR HEALTHCARE DATA
    • G16H20/00—ICT specially adapted for therapies or health-improving plans, e.g. for handling prescriptions, for steering therapy or for monitoring patient compliance
    • G16H20/10—ICT specially adapted for therapies or health-improving plans, e.g. for handling prescriptions, for steering therapy or for monitoring patient compliance relating to drugs or medications, e.g. for ensuring correct administration to patients
    • G16H20/13—ICT specially adapted for therapies or health-improving plans, e.g. for handling prescriptions, for steering therapy or for monitoring patient compliance relating to drugs or medications, e.g. for ensuring correct administration to patients delivered from dispensers
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING OR CALCULATING; COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F9/00—Arrangements for program control, e.g. control units
    • G06F9/06—Arrangements for program control, e.g. control units using stored programs, i.e. using an internal store of processing equipment to receive or retain programs
    • G06F9/44—Arrangements for executing specific programs
    • G06F9/451—Execution arrangements for user interfaces
    • G—PHYSICS
    • G16—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR SPECIFIC APPLICATION FIELDS
    • G16B—BIOINFORMATICS, i.e. INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR GENETIC OR PROTEIN-RELATED DATA PROCESSING IN COMPUTATIONAL MOLECULAR BIOLOGY
    • G16B50/00—ICT programming tools or database systems specially adapted for bioinformatics
    • G—PHYSICS
    • G16—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR SPECIFIC APPLICATION FIELDS
    • G16H—HEALTHCARE INFORMATICS, i.e. INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR THE HANDLING OR PROCESSING OF MEDICAL OR HEALTHCARE DATA
    • G16H10/00—ICT specially adapted for the handling or processing of patient-related medical or healthcare data
    • G16H10/40—ICT specially adapted for the handling or processing of patient-related medical or healthcare data for data related to laboratory analysis, e.g. patient specimen analysis

Definitions

  • Sample storage box sample information processing system and sample analysis process
  • the present invention relates to the temporary preservation of biological samples and to information processing systems relating to a sample for laboratory analysis, said sample being manipulated in a transfer process from a client to a client. laboratory via a carrier.
  • a process for conducting medical biology examinations generally involves three phases: a pre-analytical first phase, a second analytical phase and a third post-analytical phase.
  • the pre-analytical phase typically includes the steps of requesting a laboratory biological sample, preparing and identifying the patient, taking the primary sample, storing it, and delivering the sample to a sample. analysis laboratory.
  • a physician may prescribe to his patient the taking of a biological sample for the purpose of a medical diagnosis. This sampling can be done either by the doctor himself, or by the patient himself, or by a medical center.
  • the sample is taken directly by the doctor in his doctor's office and sent to the laboratory by the doctor or medical center, or the sample is provided by the patient to the doctor or the medical center. who then sends the sample to a laboratory.
  • the biological sample is generally packaged in a container for a certain time while waiting for a transport service to organize itself to remove this sample and take it to a laboratory.
  • a transport service to organize itself to remove this sample and take it to a laboratory.
  • the sampling times of a sample of adequate quality for a good analysis are always different.
  • the geographical distances between the place of sampling and the place of delivery of the sample are often very important. This situation is even more pronounced in large countries with a large rural population and where medical, road and / or medical analysis facilities are limited or non-existent.
  • this imposes a control of the pre-analytical phase by an interconnected autonomous system allowing a deposit, a conservation in conformity with the standards of quality, a secure withdrawal and an automatic communication between the point deposit of the samples and the laboratory associated with its logistic service.
  • the present invention relates to an information processing system associated with a sample for laboratory analysis, said sample being manipulated in a transfer process from a client to a laboratory via a conveyor, as described in the claims. .
  • the invention also relates to a process for analyzing a sample comprising a step of transferring from a client to a laboratory via a transporter as defined according to the claims.
  • the invention also relates to a box as defined according to the claims.
  • the present description relates to a deposit box and / or conservation of samples comprising at least one compartment for the deposition of at least one sample, said compartment comprising a door, a means for locking and unlocking said door and a detector of presence of sample, characterized in that said deposit box comprises a data transfer device connected to a computer system for processing information associated with said samples.
  • said box for depositing and / or preserving samples comprises means for reading a code relating to a sample and means for controlling the locking and unlocking of said compartment for depositing and withdrawing samples.
  • said box for depositing and / or preserving samples comprises a communication device intended for at least one user of said box for communicating to said user the status of the progress of an identification operation, of deposit or withdrawal of a sample.
  • said box for depositing and / or preserving samples comprises at least one means for controlling predetermined physical parameters for preserving a sample.
  • said box for depositing and / or preserving samples comprises at least one means for measuring, calculating and controlling physical environment parameters making it possible to adapt the predetermined conservation parameters of a sample according to those environment.
  • said deposition and / or storage box comprises a mains power supply.
  • said deposition and / or storage box comprises a mains power supply and a backup battery for the emergency power supply in the event of a mains power failure.
  • said deposition and / or storage box comprises a mains power supply, a backup battery and emergency power supply in the event of a mains power failure and a photovoltaic or wind turbine device or a combination of the two. on the one hand, to recharge the battery and on the other hand to guarantee the energy autonomy and continuity of service of the box.
  • said deposition and / or preservation box is geo-localizable.
  • said deposition and / or preservation box comprises at least one digital display screen for displaying technical and functional information of said box; it comprises at least one light signaling device allowing the box to communicate on the state of the access system facing the different users.
  • said drop box and / or storage includes a digital keyboard, possibly virtual, allowing the direct entry of information.
  • said drop box and / or storage includes at least one digital display display of medical information, schedule and awareness.
  • said deposit box and / or sample preservation is connected via the Internet to said information processing system associated with said samples.
  • said drop box and / or sample preservation box is connected to the Internet network via a wireless connection or a mobile connection and includes a system for switching from one type of connection to the other according to the Internet speed quality.
  • said drop box and / or sample conservation interacts with a cloud computing environment including a server, a database and an application, so as to communicate data between said box and said database, said environment cloud computing further interacting with at least one user interface so as to receive data from said interface and transfer them to said database and send data from said database to said interface, said cloud computing environment and said user interface being part of said system.
  • the present invention relates to an information processing system associated with a sample for laboratory analysis, said sample being manipulated in a transfer process from a client to a laboratory via a carrier, which comprises:
  • a cloud computing environment including a server, a database and an application
  • a deposit and / or sample storage box comprising at least one compartment for depositing at least one sample, said compartment comprising a door, means for locking and unlocking said door and a sample presence detector said storage box includes a data transfer device connected to said cloud computing environment.
  • Said system comprises:
  • a first user interface allowing the client o introducing into said database data relating to a sample
  • the data relating to physical conditions of conservation of the sample in said deposition box, predetermined according to the nature of said sample are recorded in said database, and used in an application communicating with said box so as to a control means regulates said physical storage conditions when a sample is in said compartment.
  • the data relating to temporal conditions of conservation of the sample in said deposition box predetermined according to the nature of said sample are recorded in said database, and used in an application communicating with said box, so that a detector detects the moment at which said sample is introduced into said box and communicates said moment to said application which sends to an interface used by said carrier an invitation to pick up said sample and deliver it to said laboratory within a specified time.
  • the data relating to the preservation of said sample are recorded in said database, and communicated to an interface used by said laboratory.
  • the data relating to the transport of the sample are recorded in said database via an interface used by said carrier and communicated to said client and to said laboratory.
  • said system comprises:
  • a first interface enabling said client to encode his / her identification data and / or that of the patient or to automatically import all of them, to generate and directly communicate a request for the analysis of a sample to a laboratory, to generate a code deposit identification of said sample to allow the deposit of said sample in a deposit box according to any one of the preceding paragraphs, to generate and send a notification or withdrawal request code of said sample to said carrier and to allow the customer, and to receive notifications relating to the follow-up of said sample and to the results of the analysis of said sample;
  • a second interface allowing a client to connect to third-party databases, whether public or private, and to download or store medical data of his patients;
  • a third interface allowing a laboratory to receive said analysis request; receiving said sample; to check the quality of the said sample; to receive notifications relating to the follow-up of said sample and to communicate to said client and said patient the results of the analysis of the sample;
  • a fourth interface allowing a carrier to receive:
  • a fifth interface allowing a patient to receive:
  • the operation of generating a request for the analysis of a sample includes the introduction of the characteristics of the sample which determine the physical conditions of conservation of the sample in said deposit box, and in which the deposition operation of said sample in said deposition box triggers a means for controlling the physical parameters of conservation of said sample so as to keep said sample in predetermined physical conditions according to the type of sample.
  • said system operates independently of the operation of generating a request for analysis of a sample including the introduction of the characteristics of the sample which determine the physical conditions of conservation of the sample in said deposit box .
  • the operation of generating a request for the analysis of a sample includes the introduction of the characteristics of the sample which determine a retention period of said sample, and in which a period of retention and withdrawal of said sample is notified to said customer, audit carrier and laboratory audit.
  • said system establishes statistics on at least one or more of the following: accounting for requests for generated analyzes; sample deposits; sample withdrawals, sample deliveries, utilization data and access to all interfaces by all users; the operating states of the boxes.
  • said system automatically generates a quality report covering the entire process from the delivery of the sample to the laboratory and that said quality report is made according to whether said physical conditions and conservation time were respectively respected or not.
  • the present invention also relates to a sample analysis process comprising a transfer step from a client to a laboratory via a transporter, characterized in that it comprises a step of depositing said sample in a deposit box. and / or sample preservation comprising at least one compartment for the deposition of at least one sample, said compartment comprising a door, a means for locking and unlocking said door and a sample presence detector, characterized in that said deposit box comprises a data transfer device connected to a computer system for processing information associated with said samples.
  • said carrier receives via said system an invitation to remove the sample from said box and to deliver said sample to said laboratory.
  • the tenant laboratory receives said sample and validates the receipt of the sample after a verification step that conditions of conservation of said sample and transport of said sample has been respected.
  • the laboratory is sent quantitative logistic data on the precise type and quantity of samples to be delivered; production planning data regarding sample delivery times; all these data are dynamic and are sent to the laboratory in real time.
  • the information processing system is characterized in that it comprises:
  • - a cloud computing environment including a server, a database and an application
  • a sample storage and preservation box comprising at least one compartment for depositing at least one sample, said compartment comprising a door, means for locking and unlocking said door and a sample presence detector, said storage box includes a data transfer device connected to said cloud computing environment - a plurality of user interfaces interacting with said cloud computing environment and enabling
  • said interfaces comprising:
  • o to introduce in said database data relating to a sample on the basis of pre-existing non-active data strictly not previously assigned to a sample; o to access the non-active and pre-existing data in the database, to activate the use of the pre-existing data introduced to assign them singularly to a sample and specifically to a laboratory; o send an invitation to a laboratory to perform a sample analysis on the basis of data entered, activated and assigned singularly to a sample in said database;
  • o send to said client a notification of agreement to carry out said analysis on the basis of data entered, activated and assigned singularly to said sample and validated in said database; o receive notifications relating to the follow-up of said sample on the basis of data entered, activated and assigned singularly to said sample, said customer and said carrier in said database;
  • Figure 1 shows a view of a deposit box according to one embodiment of the invention.
  • Fig. 2 shows a state diagram of operations in an analysis process according to the present invention.
  • the present invention relates to a deposit box and conservation of samples, which can be used in an information processing system and in a process according to the invention.
  • samples may be biological or chemical samples.
  • these samples are biological samples obtained following a sampling by a doctor or a medical center in the case of non-limiting examples of the present invention of a blood test, stool and / or urine, a smear, a biopsy, or by the patient himself in the case of non-limiting examples of the present invention of stool or urine collection.
  • the sample storage and preservation box includes at least one compartment for depositing and storing a sample, in a sample transfer process step from a client to a laboratory via a carrier.
  • the box comprises:
  • each compartment may have one or more doors, preferably two: a door that allows only the deposit of samples in the compartment but not the collection of samples, and a door that allows the collection of one or more samples, preferably a package that includes multiple samples.
  • the deposit door may take the form of a window provided in the collection door.
  • a compartment may have a single door that serves as a deposit door and collection door. The doors are provided with means for locking and unlocking said doors,
  • At least one means for controlling one or more physical parameters inside the compartments for example temperature,
  • At least one means for detecting a code associated with one or more samples at least one means for detecting a code associated with one or more samples.
  • a code reader such as a barcode reader.
  • the reader is linked to the means for controlling the locking / unlocking of the doors so that the reading of a code activates the unlocking of a door, allowing access to a compartment, to deposit a sample or to remove one or several samples,
  • a compartment comprising a plurality of electronic elements configured to implement said means for detecting, controlling and transferring data
  • the box includes data transfer means connected to a computer information processing system associated with said samples.
  • the box is characterized in that it interacts with a cloud computing environment including at least one server, a database and an application, so as to communicate data between said box and said database. data, said cloud computing environment further interacting with at least one user interface so as to receive data from said interface and transfer them to said database and send data from said database to said interface.
  • the box serves as a stand-alone container for temporary storage and storage of samples, the box being configured to operate in non-controlled temperature environments.
  • the boxes according to the invention can be installed in different places and under different and variable ambient conditions. Their function is to receive in a controlled way a sample deposited by a client (eg doctor, patient) and to keep it under controlled conditions (especially under a controlled temperature, even when the ambient temperature varies).
  • client may apply to a physician or a patient or generally a user involved in a step of depositing a sample in the box.
  • control and detection means will be described in more detail below. These control and detection means can interact directly with the cloud computing environment.
  • the storage box may also include a local processor and a memory interacting with the cloud computing environment.
  • control means and detection means may interact indirectly with the cloud computing environment via said local processor.
  • the sample storage box according to the invention can be considered as a smart box, allowing doctors or medical centers to receive medical samples in compliance with the constraints of conservation and security of the samples.
  • both the recipient and the delivery person have the possibility to follow the state of sending samples.
  • said box comprises a plurality of compartments.
  • Each of the compartments comprises at least one door and a locking means for said door or doors.
  • FIG. 1a shows a box 1 according to one embodiment of the invention.
  • the box can be attached to a wall 2 (Fig. 1b) or installed on a support leg 3 (Fig. 1c).
  • the box comprises two compartments 4, each compartment comprising its own sample collection door 5 which opens by tilting about an axis of rotation below the door 5.
  • a deposit window 6 is planned. Windows allow a customer to place a sample in the respective compartment.
  • Doors 5 and 6 are equipped with a locking / unlocking system.
  • the collection doors 5 can not be opened by a sample depositor, but only by authorized persons such as a sample carrier collecting samples or a mechanic for maintenance or repairs. Access to doors 5 and windows 6 is controlled in an automated manner, via a code reader.
  • the box may include a compartment 8 for filing paper documents.
  • the box is provided with a solar panel 9 and a battery (not shown), to ensure the autonomy of the box.
  • a compartment 10 comprises the electronic elements necessary for the operation of the box, such as the reader, a wireless communication module (eg Wifi), a location module (eg GPS), one or more control units.
  • the box also includes a screen and a keyboard or touch screen 7 to allow the customer to enter data and to allow the box to display data or information.
  • the box is provided with a facial recognition system of a user, to automatically identify the authorized persons.
  • the box is configured to communicate with several other boxes, preferably boxes of the same type, in a mesh network.
  • This makes it possible to communicate between the boxes the availability to receive samples.
  • a customer may be faced with a box that has no capacity.
  • the box can check the availability of other boxes and communicate to the customer by its screen the position of the other box.
  • the mesh network can be realized using technical means known in the state of the art.
  • the samples intended to be stored in a box according to the invention are preferably marked with an identification code, for example a numerical code, or a bar code or a QR-code, or an RFID tag, or any other means of identification. marking allowing identification of a sample by a detection means (the reader 7) disposed on said box and allowing reading of the identification code.
  • the reader 7 may be a scanner or a keypad or a camera, or any other means for reading an identification code.
  • the control means allowing the opening and closing of at least one door can open said access door towards the inside of the box, and a door of a compartment dedicated to the preservation of a sample.
  • the control means for opening and closing at least one door is configured to open the door or doors after reading the identification code to allow a user to deposit the sample in a compartment or remove it. of a compartment, and is configured to close the door or doors within a time after the opening of the door or doors so as to allow the user a certain time to deposit or to withdraw the sample.
  • the box may further include additional detection means to detect any possible problem of opening or closing a door, and to communicate an error message to the user and to the cloud computing environment or to a local processor, if according to one embodiment of the invention, a local processor is also included in said box.
  • a detecting means detects a signal and transmits it to the cloud computing environment or to a local processor so as to notify a message of error to the user, and to activate the control means of opening and closing the door blocked to allow the unlocking of the door.
  • a notification of unavailability of the box or compartment is sent to the cloud computing environment that communicates via an application and an interface a notification to the client and a service managing the maintenance of the box or to an administrator managing a system comprising said box.
  • the application can send the client a notification via an interface used by the client to redirect it to another sample storage box.
  • Each compartment of the box may include means for detecting the presence of a sample, this detection means interacting with the cloud computing environment so as to communicate to an interface used by one or more users the state of a compartment .
  • this detection means interacting with the cloud computing environment so as to communicate to an interface used by one or more users the state of a compartment .
  • the user interface used by a customer may be for example a computer or a fixed or mobile telecommunications device.
  • the sample presence detecting means communicates to the cloud computing environment a state "waiting for sample withdrawal" which is then communicated to a user interface used by a carrier. , such as a mobile telecommunications device. This "waiting for sample withdrawal" status can also be communicated on an interface used by the client and on an interface used by the laboratory.
  • sample nature data is introduced via an interface used by the client, preferably the physician, in the Cloud Computing environment database.
  • sample nature data is introduced via an interface used by the client, preferably the physician, in the Cloud Computing environment database.
  • the sample conservation parameters may be physical, such as, for example, a temperature or a range of storage temperatures, a humidity level, or the like.
  • the conservation parameters of the sample can also be temporal, or physico-temporal. For example, a sample may have to be stored for a first time under a first temperature, and possibly for a second time under a second temperature.
  • Each compartment of the box may include means for detecting physical parameters such as temperature or humidity. This detection means of physical parameters interacts with the cloud computing environment or with a local processor in the box. Each compartment of the box further comprises a physical parameter control means interacting directly with the cloud computing environment or indirectly through a local processor in said box.
  • a physical parameter control means interacting directly with the cloud computing environment or indirectly through a local processor in said box.
  • the detection means used to detect the presence of the sample in a compartment detects a signal at the moment at which said sample is introduced into said box and communicates said signal to an application in the cloud computing environment which sends to an interface used by a carrier an invitation to pick up said sample within a predetermined time and to deliver it to said laboratory within a predetermined time.
  • These delays can be recalculated according to geolocation data provided by the interface used by the carrier and depending on the location of the box or the location of a plurality of boxes used and depending on the location of the laboratory or the location of a plurality of laboratories.
  • the sample storage box is electrically powered on the mains.
  • the box may include an internal battery and a system for switching the mains power supply to the battery power supply in case of failure of the mains power supply.
  • the sample retention box is connected to the cloud computing environment via a network, preferably the internet network.
  • the sample storage box is connected to the Internet via a wifi connection or any other type of connection whether mobile or not.
  • the sample storage box preferably includes a system for switching from a wifi or local connection to a 3G / 4G mobile connection, or other or vice versa depending on the quality of the internet flow or in case of failure of either connection.
  • the design of the box is intended to be easy to use and having the least external elements, to minimize the possibilities of vandalism.
  • the box offers a scanner that allows reading the bar code deposit and withdrawal to access the box or reading an RFID tag, QR Code, barcode or any other means of identification.
  • the box has two indicator lights: A first indicator light, for example blue or green, to indicate that the operations have proceeded correctly (the access to the box, the deposit of the sample, ..)
  • a first indicator light for example blue or green
  • a second indicator light for example red, to indicate that the operations have not proceeded correctly.
  • the box has a tray made of lockers that will keep the samples deposited until removed.
  • the box is governed by a set of parameters that characterize it and any corresponding rules: whatever the environment, indoor or outdoor, the system control box and automatically adjusts the internal temperature of the box depending on the type of sample and the outside temperature of said box.
  • the temperature inside the box which can be between 4 ° C and 14 ° C or rarely more, or less according to the medical and practical rules in force is preferably kept fixed;
  • the temperature passes for example from 14 ° C to 4 ° C or another temperature according to medical and practical rules in force for a long-term preservation mode; alert notifications are sent to at least one user as soon as the filing and / or withdrawal periods become critical;
  • the system generates and saves an unfriendly pre-analytical report for each prescription, deposit, withdrawal sample delivery to the laboratory;
  • the pre-analytical report gathers all the data concerning the sample on the whole pre-analytical process, whether qualitative, logistical, technical or other;
  • the internal temperature is maintained for example at about 14 ° C if the external temperature of the box is strictly greater than the maximum of the temperature internal of said box;
  • the internal temperature is maintained for example at about 4 ° C if the external temperature of the box is strictly lower than the minimum temperature internal of said box;
  • the temperature rises to 4 ° C for example, according to the medical and practical rules in force (less energy consuming); the energy consumption that will specify the electricity consumed by the box; the moisture content that will specify the humidity recorded in the box;
  • the communication mode can be switched; the deposit timer which will express the maximum allowed time to deposit a sample: eg 5 seconds when there is no more movement; the box opens 1 x / type of samples (1 x for stool, 1 x for urine, ..);
  • the withdrawal timer which will express the maximum time allowed to withdraw samples from a bin: eg 10 seconds / locker;
  • the box can be equipped with a memory allowing to locally save a certain number of codes, and allowing an optimal operation even in case of loss of connection with the Cloud Computing environment; once the connection is restored, the box must be able to synchronize automatically to save all the codes and data in the Cloud Computing environment without loss.
  • the box can be equipped for example with a scanner QR code barcode reader or other, outside and one inside.
  • the box can have a design that allows for a unique way of placing the sample.
  • a laboratory locker system may be proposed.
  • the box can be equipped with internal and external temperature sensors and a thermostat. It can also be equipped with a continuous humidity sensor.
  • an economical mode for example 4 ° C up to 24H of conservation
  • a critical mode for example 1 ° C up to 36H of conservation.
  • Samples should ideally stay less than 24 hours in the box.
  • the system will switch the standard mode box to economy mode by adapting the set temperature range according to the sample retention conditions and depending on the external temperature of the box. This transition moment will be calculated according to the internal and external temperature of the box, and preferably as follows: if the outside temperature is 5 ° C, the box remains in its fixed conservation ranges (equal to plus or minus 1 ° C);
  • the box will activate an internal heating to reach the temperature of 4 ° C, then maintain this temperature with a precision of plus or minus 1 ° C;
  • the box will activate an internal cooling to reach 13 ° C with an accuracy more or less 1 ° C.
  • the communication mode of the box can be switched from a Wi-Fi wireless connection to a 3G mobile connection, and vice versa.
  • the power supply in case of power failure the power supply must switch to an internal battery.
  • the deposit or withdrawal of a sample in the box must be done in a fixed time (for example 5 seconds for the deposit, 10 seconds / compartment for the withdrawal). At the end of this timing, the box closes automatically to preserve the conditions of conservation.
  • the box can go to sleep to save energy.
  • the temperature can be set at 14 ° C., for example.
  • the box can present for example the following states:
  • Empty Locker 1 or Empty Locker 2 In this state, the box (s) in the box are empty and the box (s) in the box contain no sample. This implies that all the sample deposit codes linked to the user physician of the box are disabled;
  • the box is agreement to deposit at least one sample either by the patient, or by the physician user or any other user entitled.
  • At least one box of the box contains at least one sample and the box is waiting for removal of at least one sample;
  • the box is not empty; in other words, there is at least one deposit code linked to the user physician of the box that is activated;
  • At least one withdrawal code and access badge to said box is activated and ready to be used by the assigned carrier to perform the withdrawal and delivery of this sample to the laboratory.
  • this deposit code includes three states:
  • the deposit code was created by the doctor or a third party having the right of prescription or right to manipulate the samples; This implies that the deposit in said box can be done by the patient himself and for all the samples from which he can also take himself;
  • a withdrawal code which includes three states:
  • the maintenance code which includes two states:
  • o deactivated in this state, the technician performed the maintenance of the box in time, or the maintenance time is exceeded.
  • the present invention relates to an information processing system associated with a sample for a laboratory analysis, said sample being manipulated in a transfer process from a client (eg doctor or patient) to a laboratory via a carrier, characterized in that it comprises: a cloud computing environment including a server, a database and an application (preferably a software operating on the server);
  • one or more sample storage boxes comprising at least one compartment for storing a sample in a sample transfer process step from a client to a laboratory via a transporter, the box comprising:
  • the box interacting with said cloud computing environment so as to communicate data between said box and said database.
  • the system includes: a first user interface allowing the client
  • the system comprises a fourth user interface used by a system maintenance service.
  • This fourth interface can be configured to receive an error message relating to a storage box, so as to notify a technician that a maintenance operation on a box is necessary.
  • data relating to physical conditions of preservation of the sample in said deposition box, predetermined according to the nature of said sample are recorded in said database, and used in an application communicating with said box so that a control means controls said physical storage conditions when a sample is in a said compartment.
  • data relating to temporal conditions of conservation of the sample in said deposition box predetermined according to the nature of said sample are recorded in said database, and used in an application communicating with said box, so that a detector detects the moment at which said sample is introduced into said box and communicates that moment to said application which sends to an interface used by the said carrier an invitation to collect the said sample and deliver it to the said laboratory within a specified period.
  • data relating to the preservation of said sample are recorded in said database, and communicated to an interface used by said laboratory.
  • data relating to the transport of the sample are recorded in said database via an interface used by said carrier and communicated to said client and to said laboratory.
  • the system is part of the process of conducting medical biology exams that consists of 3 stages; the pre-analytical phase, the analytical phase and the post-analytical phase.
  • the system focuses on the pre-analytical phase which includes:
  • the taking of the primary sample such as the discrete part of a body fluid, breath, hair or tissue taken for examination, study or analysis one or more quantities or properties to determine the character of the whole,
  • the system implements the following scenario: the physician prescribes a request for analysis for his patient and provides him with labeled container and at least barcode, QR code or other.
  • the patient fills his container and stands in front of the barcode reader of the box to deposit it.
  • the box checks the barcode and takes the patient sample and keeps it in good condition.
  • the carrier picks up all the samples that are assigned to the laboratory for analysis and sends them to the laboratory.
  • the laboratory agent verifies the admissibility (quantitative and qualitative) of the samples.
  • the laboratory can possibly delay according to the number of samples expected and the expiry date to optimize the tours (or communicating to a sample transportation provider the exact time when it wants to be delivered).
  • the system can help develop the activities of the contract laboratories by allowing them to distribute the boxes to doctors outside their usual work area and thus increase the number of analysis operations (and increase their turnover).
  • the patient can have a simple and close way to deposit his samples rather than go to the laboratory, which can be an added value for the patient whose doctor can benefit to retain his clientele and who can justify the investment of the box for purchase or rental;
  • o the laboratory can be notified of requests for analysis sent to them as soon as physicians submit their requests, which may enable the laboratory to optimize its collection of samples and facilitate planning and analysis requests; o The patient can be warned about the follow-up of the analysis of his sample and the availability of his results.
  • the system can be an effective communication tool for all users; from the doctor to his patient, from the doctor to the laboratory, from the laboratory to the patient, from the system to the technician of the box, to the system administrator; the system can offer automation of traceability and comply with the rules such as those imposed by the IS015189 standard;
  • the system can trace all the events and information requested by the IS015189 standard and finally allow to generate a traceability report.
  • the system can enable energy management, secure and consistent with the configuration of the box;
  • the system can allow the laboratory to have a complete and real-time view of the volume of samples and analysis being prepared from physicians and the laboratory can better plan ahead for all analysis and analysis operations. 'organization.
  • the present invention relates to a sample analysis process comprising a transfer step from a client to a laboratory via a transporter, characterized in that it comprises a step of depositing said sample.
  • sample in a sample storage box comprising at least one compartment for storing a sample, the box comprising a door, at least one control means and at least one detection means, and interacting with a cloud computing environment including a server, a database and an application, for communicating data between said box and said database, said cloud computing environment further interacting with a plurality of user interfaces to receive data from said interfaces and the transfer to said database and send data from said database to said interfaces.
  • said carrier receives an invitation to remove the sample from said box and to deliver said sample to said laboratory.
  • the laboratory receives said sample and validates the reception of the sample after a verification step that conditions of conservation of said sample and transport of said sample has been respected.
  • the sample analysis process is initiated by a step of creating the prescription form by the physician for a patient.
  • the sample being taken the patient / doctor deposits the sample taken from the box.
  • the informed carrier of a request for analysis comes to withdraw the sample to proceed to the analysis.
  • the sample is first received and checked by the laboratory agent, is analyzed by the laboratory. Results are sent to doctor and the patient is notified that his results are available from his doctor.
  • the traceability report is then created and available at the authorized laboratory.
  • the pre-analysis phase will stop when the system is in the "Awaiting Analysis” state.
  • the post-analytic phase will begin when the system is in the "Sent Scan Results” state and will end in the "Archived Scan Request” state.
  • FIG. 2 shows a detailed view of the states of the sample analysis process.
  • the sample analysis process is initiated by a first step 101 of creating the prescription form by the physician for a patient.
  • the process is in a state 102 in which a scan request is created.
  • a step 103 of generating a deposit code is performed by a physician for a patient.
  • the analysis request is archived with the pre-analytical report including the traceability report including all conformities and nonconformities and the quality report.
  • the process may end up in a state 206 in which the analysis request is canceled if: an event 201 occurs in which the request is canceled by the physician for any reason or;
  • an event 202 occurs in which the sample has not been deposited in the box within the fixed deposit period or
  • an event 204 occurs in which the sample is rejected during the waiting state 108 for receiving the sample, for any reason such as for example an exceeded delivery time or; an event 205 occurs in which the sample is rejected during the state 1 10 of the process pending sample verification, for a reason of non-compliance of the sample;

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Abstract

La présente invention concerne un système de traitement d'informations associées à un échantillon destiné à une analyse de laboratoire, ledit échantillon étant manipulé dans un processus de transfert à partir d'un client vers un laboratoire via un transporteur. L'invention concerne également un processus d'analyse d'un échantillon comprenant une étape de transfert à partir d'un client vers un laboratoire via un transporteur, ainsi qu'une boite de dépôt et de conservation d'échantillons utilisable dans un système et dans un processus selon l'invention, la boîte comprenant au moins un compartiment pour le dépôt d'au moins un échantillon, ledit compartiment comprenant une porte, un moyen de verrouillage et déverrouillage de ladite porte et un détecteur de présence d'échantillon, et un dispositif de transfert de données connecté à un système informatique de traitement d'informations associées audits échantillons.

Description

Boite de conservation d'échantillons, système de traitement d'informations relatives à un échantillon et processus d'analyse d'un échantillon
Domaine technique
La présente invention se rapporte à la conservation temporaire d'échantillons biologiques et à des systèmes de traitement d'informations relatives à un échantillon destiné à une analyse de laboratoire, ledit échantillon étant manipulé dans un processus de transfert à partir d'un client vers un laboratoire via un transporteur.
État de la technique
Un processus de réalisation d'examens de biologie médicale comporte généralement trois phases : une première phase pré-analytique, une seconde phase analytique et une troisième phase post-analytique. La phase pré-analytique comprend généralement les étapes de demande d'analyse d'un échantillon biologique en laboratoire, la préparation et l'identification du patient, le prélèvement de l'échantillon primaire, sa conservation et la livraison de l'échantillon vers un laboratoire d'analyses.
Dans le processus pré-analytique, un médecin peut prescrire à son patient le prélèvement d'un échantillon biologique dans le but d'un diagnostic médical. Ce prélèvement peut s'effectuer soit par le médecin lui-même, soit par le patient lui-même, ou par un centre médical.
Selon le type d'échantillon biologique à prélever, l'échantillon est directement prélevé par le médecin dans son cabinet médical et envoyé au laboratoire par le médecin ou le centre médical, ou l'échantillon est fourni par le patient au médecin ou au centre médical qui se charge ensuite d'envoyer l'échantillon à un laboratoire.
Dans l'ensemble de ces cas, l'échantillon biologique est généralement conditionné dans un récipient pendant un temps certain en attendant qu'un service de transport s'organise pour aller enlever cet échantillon et le porter vers un laboratoire. Malheureusement, les heures de prélèvement d'un échantillon ayant une qualité adéquate pour une bonne analyse (exemples non limitatifs : sanguin, selles, urines) et les moments de disponibilité de cet échantillon pour les services de transport sont toujours différents. De plus, les distances géographiques entre le lieu de prélèvement et le lieu de livraison de l'échantillon sont souvent très importantes. Cette situation est d'autant plus marquée dans les pays vastes qui ont une population rurale importante et où les infrastructures médicales, routières et/ou d'analyses médicales sont limitées ou inexistantes.
Cette situation occasionne d'importants problèmes pour l'organisation biologistique et de gestion de la qualité des échantillons avant leur livraison à un laboratoire. Typiquement, il est impossible pour le laboratoire de connaître avec précision et à l'avance quand les échantillons seront disponibles dans un site de prélèvement distant ou encore dans quelle quantité sans faire appel à d'importants moyens humains parfois très coûteux.
Il est également impossible pour le laboratoire de connaître l'état de la qualité et les conditions de conservation qui ont prévalues avant la prise en charge de ces échantillons par un transporteur pour les livrer au laboratoire. Pour minimiser l'ampleur de la situation décrite précédemment, cela impose actuellement aux laboratoires, d'utiliser des moyens matériels notamment logistiques, très importants et très coûteux mais sans faire disparaître pour autant de nombreux problèmes de qualité et logistiques rencontrés avec les échantillons biologiques (exemple : tournées systématiques très coûteuses, déficit de contrôle des variations de température(en été, comme en hiver, ... etc.).
Tenant compte de toutes les contraintes, cela impose une maîtrise de la phase préanalytique par un système autonome interconnecté permettant un dépôt, une conservation conforme aux normes de qualité, un retrait sécurisé et une communication automatique entre le point dépôt des échantillons et le laboratoire associé à son service logistique.
Suite à ce constat, il y a donc un grand besoin d'optimiser le procédé de collecte, de conservation, de retrait et les outils nécessaires dans le processus de transfert d'échantillons biologiques en phase pré-analytique (exemple : à partir d'un cabinet médical, un centre de prélèvement, vers un laboratoire d'analyse). Résumé de l'invention
La présente invention concerne un système de traitement d'informations associées à un échantillon destiné à une analyse de laboratoire, ledit échantillon étant manipulé dans un processus de transfert à partir d'un client vers un laboratoire via un transporteur, tel que décrit dans les revendications. L'invention concerne également un processus d'analyse d'un échantillon comprenant une étape de transfert à partir d'un client vers un laboratoire via un transporteur tel que défini selon les revendications. L'invention concerne également une boîte telle que définie selon les revendications. La présente description concerne une boite de dépôt et/ou de conservation d'échantillons comprenant au moins un compartiment pour le dépôt d'au moins un échantillon, ledit compartiment comprenant une porte, un moyen de verrouillage et déverrouillage de ladite porte et un détecteur de présence d'échantillon, caractérisée en ce que la dite boite de dépôt comprend un dispositif de transfert de données connecté à un système informatique de traitement d'informations associées audits échantillons.
Avantageusement, ladite boite de dépôt et/ou de conservation d'échantillons comprend un moyen de lecture d'un code relatif à un échantillon et un moyen de contrôle du verrouillage et déverrouillage dudit compartiment en vue du dépôt et du retrait d'échantillons.
De préférence, ladite boite de dépôt et/ou de conservation d'échantillons comprend un dispositif de communication à destination d'au moins un utilisateur de ladite boite permettant de communiquer audit utilisateur l'état du déroulement d'une opération d'identification, de dépôt ou de retrait d'un échantillon.
De préférence, ladite boite de dépôt et/ou de conservation d'échantillons comprend au moins un moyen de contrôle de paramètres physiques prédéterminés de conservation d'un échantillon.
De préférence, ladite boite de dépôt et/ou de conservation d'échantillons comprend au moins un moyen de mesure, de calcul et contrôle de paramètres physiques d'environnement permettant d'adapter les paramètres de conservation prédéterminés d'un échantillon en fonction de ceux d'environnement.
De préférence, ladite boite de dépôt et/ou de conservation comprend une alimentation électrique sur secteur.
De préférence, ladite boite de dépôt et/ou de conservation comprend une alimentation électrique sur secteur et une batterie de sauvegarde pour l'alimentation de secours en cas de panne d'alimentation électrique sur secteur.
De préférence, ladite boite de dépôt et/ou de conservation comprend une alimentation électrique sur secteur, une batterie de sauvegarde et d'alimentation de secours en cas de panne d'alimentation électrique sur secteur et un dispositif photovoltaïque ou éolien ou une combinaison des deux permettant d'une part, de recharger la batterie et d'autres part de garantir l'autonomie énergétique et la continuité de service de la boite.
De préférence, ladite boite de dépôt et/ou de conservation est géo-localisable.
De préférence, ladite boite de dépôt et/ou de conservation comprend au moins un écran numérique d'affichage d'informations techniques et fonctionnelles de ladite boite ; elle comprend au moins un dispositif de signalisation lumineuse permettant à la boite de communiquer sur l'état du système d'accès face aux différents utilisateurs.
De préférence, ladite boite de dépôt et/ou de conservation comprend un clavier numérique, éventuellement virtuel, permettant la saisie directe d'informations. De préférence, ladite boite de dépôt et/ou de conservation comprend au moins un écran numérique d'affichage d'informations médicales, d'horaire et de sensibilisation.
De préférence, ladite boite de dépôt et/ou de conservation d'échantillons est connectée via le réseau internet audit système de traitement d'informations associées auxdits échantillons.
De préférence, ladite boite de dépôt et/ou de conservation d'échantillons est connectée au réseau internet via une connexion wifi ou une connexion mobile et elle comprend un système permettant de basculer d'un type de connexion à l'autre en fonction de la qualité du débit internet.
De préférence, ladite boite de dépôt et/ou de conservation d'échantillons interagit avec un environnement cloud Computing incluant un serveur, une base de données et une application, de sorte à communiquer des données entre ladite boite et ladite base de données, ledit environnement cloud Computing interagissant en outre avec au moins une interface utilisateur de sorte à recevoir des données à partir de ladite interface et de les transférer vers ladite base de données et d'envoyer des données de ladite base de données vers ladite interface, ledit environnement cloud Computing et ladite interface utilisateur faisant partie dudit système.
La présente invention concerne un système de traitement d'informations associées à un échantillon destiné à une analyse de laboratoire, ledit échantillon étant manipulé dans un processus de transfert à partir d'un client vers un laboratoire via un transporteur, qui comprend :
un environnement cloud Computing incluant un serveur, une base de données et une application ;
- une interface utilisateur interagissant avec ledit environnement cloud Computing et permettant
o d'introduire des données relatives à l'échantillon dans une base de données ;
o de recevoir des données relatives à l'échantillon ;
o d'envoyer une notification de tâche à effectuer ;
o de recevoir une notification de tâche à effectuer ;
une boite de dépôt et/ou de conservation d'échantillons comprenant au moins un compartiment pour le dépôt d'au moins un échantillon, ledit compartiment comprenant une porte, un moyen de verrouillage et déverrouillage de ladite porte et un détecteur de présence d'échantillon, la dite boite de dépôt comprend un dispositif de transfert de données connecté audit environnement cloud Computing.
Ledit système comprend:
une première interface utilisateur permettant audit client o d'introduire dans ladite base de données des données relatives à un échantillon ;
o d'envoyer une invitation à un laboratoire à effectuer une analyse d'un échantillon ;
o de recevoir une notification d'accord dudit laboratoire pour effectuer ladite analyse ;
o de générer un code de dépôt dudit échantillon et un marquage du dit échantillon associé à ce code de dépôt afin de permettre le dépôt dudit échantillon dans ladite boite de conservation ;
o de recevoir des notifications relatives au suivi dudit échantillon et aux résultats de l'analyse dudit échantillon ;
- une seconde interface utilisateur permettant audit laboratoire :
o de recevoir ladite invitation à effectuer une analyse pour ledit échantillon ; o d'envoyer audit client une notification d'accord pour effectuer ladite analyse ; o de recevoir des notifications relatives au suivi dudit échantillon ;
o d'introduire dans ladite base de données des informations relatives à la réception dudit échantillon ;
o et de communiquer audit client les résultats de l'analyse de l'échantillon ; une troisième interface utilisateur permettant audit transporteur :
o de recevoir une invitation à aller chercher un échantillon dans ladite boite de conservation ;
o d'obtenir un code de retrait dudit échantillon ;
o de recevoir la localisation dudit laboratoire dans lequel ledit échantillon doit être livré.
Avantageusement, les données relatives à des conditions physiques de conservation de l'échantillon dans ladite boite de dépôt, prédéterminées en fonction de la nature dudit échantillon sont enregistrées dans ladite base de données, et utilisées dans une application communicant avec ladite boite de telle sorte à ce qu'un moyen de contrôle régule lesdites conditions physiques de conservation lorsqu'un échantillon se trouve dans un dit compartiment.
Avantageusement, les données relatives à des conditions temporelles de conservation de l'échantillon dans ladite boite de dépôt, prédéterminées en fonction de la nature dudit échantillon sont enregistrées dans ladite base de données, et utilisées dans une application communiquant avec ladite boite, de telle sorte qu'un détecteur détecte le moment auquel ledit échantillon est introduit dans ladite boite et communique ledit moment à ladite application qui envoie vers une interface utilisée par ledit transporteur une invitation à aller chercher ledit échantillon et à le livrer audit laboratoire dans un délai déterminé. De préférence, les données relatives à la conservation dudit échantillon sont enregistrées dans ladite base de données, et communiquées vers une interface utilisée par ledit laboratoire.
De préférence, les données relatives au transport de l'échantillon sont enregistrées dans ladite base de données via une interface utilisée par ledit transporteur et communiquées audit client et audit laboratoire.
De préférence, ledit système comprend :
Une première interface permettant audit client d'encoder ses données d'identifications et/ou celles du patient ou de toutes les importer automatiquement, de générer et de communiquer directement une demande d'analyse d'un échantillon à un laboratoire, de générer un code d'identification de dépôt dudit échantillon afin de permettre le dépôt dudit échantillon dans une boite de dépôt selon l'une quelconque des paragraphes précédents, de générer et d'envoyer une notification ou un code de demande de retrait dudit échantillon à destination dudit transporteur et permettre au client, et de recevoir des notifications relatives au suivi dudit échantillon et aux résultats de l'analyse dudit échantillon ;
Une deuxième interface permettant à un client de se connecter à des bases de données tierces, qu'elles soient publiques ou privées et d'y télécharger ou d'y enregistrer des données médicales de ses patients ;
Une troisième interface permettant à un laboratoire de recevoir ladite demande d'analyse ; de recevoir ledit échantillon ; de contrôler la qualité dudit échantillon ; de recevoir des notifications relatives au suivi dudit échantillon et de communiquer audit client et audit patient les résultats de l'analyse de l'échantillon ;
Une quatrième interface permettant à un transporteur de recevoir :
o une notification de dépôt d'un échantillon dans ladite boite de dépôt audit endroit prédéterminé, géo-localisable et une invitation à aller retirer ledit échantillon de ladite boite ;
o un droit d'activation d'un code d'accès ou un badge comprenant ce code d'accès à la ladite boite et audit compartiment ;
o ledit code de retrait dudit échantillon ;
o l'adresse dudit laboratoire dans lequel ledit échantillon doit être livré ; Une cinquième interface permettant à un patient de recevoir :
o Une notification du laboratoire et ou du client,
o Une notification concernant le suivi de l'analyse de son échantillon, o Une notification permettant de recevoir les résultats de l'analyse de l'échantillon, Une sixième interface permettant à un administrateur du système d'avoir un accès à distance et un contrôle de l'ensemble des boites et des interfaces ; de recevoir des notifications à caractère technique et de fonctionnement des boites ; de recevoir des notifications provenant de tous les utilisateurs et interfaces. Avantageusement, l'opération de génération d'une demande d'analyse d'un échantillon inclus l'introduction des caractéristiques de l'échantillon qui déterminent des conditions physiques de conservation de l'échantillon dans ladite boite de dépôt, et dans lesquelles l'opération de dépôt dudit échantillon dans ladite boite de dépôt déclenche un moyen de contrôle des paramètres physiques de conservation dudit échantillon de sorte à conserver ledit échantillon dans des conditions physiques prédéterminées en fonction du type d'échantillon. De préférence, ledit système fonctionne indépendamment de l'opération de génération d'une demande d'analyse d'un échantillon incluant l'introduction des caractéristiques de l'échantillon qui déterminent des conditions physiques de conservation de l'échantillon dans ladite boite de dépôt.
De préférence, l'opération de génération d'une demande d'analyse d'un échantillon inclus l'introduction des caractéristiques de l'échantillon qui déterminent un délai de conservation dudit échantillon, et dans lequel un délai de conservation et de retrait dudit échantillon est notifié audit client, audit transporteur et audit laboratoire.
De préférence, ledit système établit des statistiques sur au moins un ou plusieurs des éléments suivants : la comptabilisation des demandes d'analyses générées ; les dépôts d'échantillons ; les retraits d'échantillons, les livraisons d'échantillons, les données d'utilisation et d'accès à toutes les interfaces par tous les utilisateurs; les états de fonctionnement des boites.
De préférence, ledit système génère automatiquement un rapport qualité couvrant l'ensemble du processus dès la livraison de l'échantillon au laboratoire et que ledit rapport qualité est fait selon que lesdites conditions physiques et de délai de conservation aient été respectivement respectés ou pas.
La présente invention concerne également un processus d'analyse d'un échantillon comprenant une étape de transfert à partir d'un client vers un laboratoire via un transporteur, caractérisé en ce qu'il comprend une étape de dépôt dudit échantillon dans une boite de dépôt et/ou de conservation d'échantillons comprenant au moins un compartiment pour le dépôt d'au moins un échantillon, ledit compartiment comprenant une porte, un moyen de verrouillage et déverrouillage de ladite porte et un détecteur de présence d'échantillon, caractérisée en ce que la dite boite de dépôt comprend un dispositif de transfert de données connecté à un système informatique de traitement d'informations associées audits échantillons.
Avantageusement, ledit transporteur reçoit via ledit système une invitation à retirer l'échantillon de ladite boite et à livrer ledit échantillon audit laboratoire. De préférence, le laboratoire locataire réceptionne ledit échantillon et valide la réception de l'échantillon après une étape de vérification que des conditions de conservation dudit échantillon et de transport dudit échantillon ait été respectées.
De préférence, on envoie au laboratoire les données logistique quantitatives concernant le type et la quantité précises d'échantillons devant leur être livrés ; les données de planification de la production concernant les délais de livraison des échantillons ; toutes ces données sont dynamiques et sont envoyées au laboratoire en temps réel.
Selon une forme d'exécution préférée, le système de traitement d'informations selon l'invention est caractérisé en ce qu'il comprend :
- un environnement cloud Computing incluant un serveur, une base de données et une application ;
une boite de dépôt et de conservation d'échantillons comprenant au moins un compartiment pour le dépôt d'au moins un échantillon, ledit compartiment comprenant une porte, un moyen de verrouillage et déverrouillage de ladite porte et un détecteur de présence d'échantillon, ladite boite de dépôt comprend un dispositif de transfert de données connecté audit environnement cloud Computing - plusieurs interfaces utilisateur interagissant avec ledit environnement cloud Computing et permettant
o d'introduire des données relatives à l'échantillon dans une base de données sur base des données préexistantes non actives et strictement non assignées préalablement à un échantillon;
o de recevoir des données relatives à l'échantillon sur base des données introduites, préexistantes, activées et assignées singulièrement à un échantillon dans ladite base de données;
o d'envoyer une notification de tâche à effectuer sur base des données introduites, activées et assignées singulièrement à un échantillon dans ladite base de données;
o de recevoir une notification de tâche à effectuer sur base des données introduites, activées et assignées singulièrement à un échantillon dans ladite base de données;
lesdites interfaces comprenant :
une première interface utilisateur permettant audit client
o d'introduire dans ladite base de données des données relatives à un échantillon sur base des données préexistantes non actives et strictement non assignées préalablement à un échantillon; o d'accéder aux données non actives et préexistantes dans ladite base de données, activer l'utilisation des données introduites, préexistantes pour les assigner singulièrement à un échantillon et spécifiquement à un laboratoire ; o d'envoyer une invitation à un laboratoire à effectuer une analyse d'un échantillon sur base des données introduites, activées et assignées singulièrement à un échantillon dans ladite base de données ;
o de recevoir une notification d'accord dudit laboratoire pour effectuer ladite analyse sur base des données introduites, activées et assignées singulièrement à un échantillon dans ladite base de données ;
o d'activer un code de dépôt préexistant dans ladite base de données et assigné singulièrement au dudit échantillon afin de permettre le dépôt dudit échantillon dans ladite boite de conservation ;
o de recevoir des notifications relatives au suivi dudit échantillon et aux résultats d'analyse dudit échantillon sur base des données introduites, activées, assignées singulièrement audit échantillon et validées par ledit laboratoire, ledit transporteur dans ladite base de données ;
seconde interface utilisateur permettant audit laboratoire :
o d'introduire dans une base de données, des données non actives et strictement non assignées préalablement à un échantillon dans ladite base de données ;
o d'assigner singulièrement l'utilisation desdites données non activées à client spécifique de sorte à permettre l'utilisation, l'accès et l'activation desdites données non active uniquement audit client spécifique ;
o de recevoir ladite invitation à effectuer une analyse pour ledit échantillon sur base des données introduites, activées et assignées singulièrement audit échantillon dans ladite base de données ;
o d'envoyer audit client une notification d'accord pour effectuer ladite analyse sur base des données introduites, activées et assignées singulièrement audit échantillon et validées dans ladite base de données ; o de recevoir des notifications relatives au suivi dudit échantillon sur base des données introduites, activées et assignées singulièrement audit échantillon, audit client et audit transporteur dans ladite base de données ;
o d'introduire dans ladite base de données des informations relatives à la réception dudit échantillon sur base des données introduites, activées, assignées singulièrement audit échantillon et audit laboratoire dans ladite base de données ; o et de communiquer audit client les résultats d'analyse de l'échantillon sur base des données introduites, activées, validées et assignées spécifiquement audit laboratoire par ledit client ; - une troisième interface utilisateur permettant audit transporteur :
o de recevoir une invitation à aller chercher un échantillon dans ladite boite de conservation sur base d'un code de retrait préexistant, activé dans ladite base de données et assigné singulièrement audit échantillon et audit laboratoire ;
o d'activer un code de retrait dudit échantillon sur base d'une invitation à aller chercher un échantillon dans ladite boite de conservation ; o de recevoir la localisation de ladite boite de conservation dans laquelle ledit échantillon doit être retiré et livré audit laboratoire ; Brève description des figures :
La figure 1 représente une vue d'une boîte de dépôt selon une forme d'exécution de l'invention.
La figure 2 représente un diagramme d'état des opérations dans un processus d'analyse selon la présente invention.
Description détaillée de l'invention
Selon un premier aspect, la présente invention se rapporte à une boite de dépôt et conservation d'échantillons, qui est utilisable dans un système de traitement d'information et dans un processus selon l'invention. Ces échantillons peuvent être des échantillons biologiques ou chimiques. De préférence, ces échantillons sont des échantillons biologiques obtenus à la suite d'un prélèvement par un médecin ou par un centre médical dans le cas d'exemples non limitatifs de la présente invention d'une prise de sang, de selles et/ou d'urine, d'un frottis, une biopsie, ou par le patient lui-même dans le cas d'exemples non limitatifs de la présente invention de prélèvement de selles ou d'urine.
La boite de dépôt et conservation d'échantillons comprend au moins un compartiment pour le dépôt et la conservation d'un échantillon, dans une étape de processus de transfert d'échantillon d'un client vers un laboratoire via un transporteur. Selon une forme d'exécution préférée, la boite comprend:
Au moins une porte permettant l'accès à chacun des compartiments, i.e. chaque compartiment peut avoir une ou plusieurs portes, de préférence deux : une porte qui permet seulement le dépôt d'échantillons dans le compartiment mais pas la collection d'échantillons, et une porte qui permet la collecte d'un ou plusieurs échantillons, de préférence d'un paquet qui comprend plusieurs échantillons. La porte de dépôt peut prendre la forme d'une fenêtre pourvue dans la porte de collecte. Selon une autre forme d'exécution, un compartiment peut avoir une seule porte qui sert de porte de dépôt et de porte de collecte. Les portes sont pourvues de moyens de verrouillage et déverrouillage desdites portes,
- au moins un moyen de contrôle dudit verrouillage et déverrouillage,
au moins un moyen de contrôle de un ou plusieurs paramètres physiques à l'intérieur des compartiments, comme par exemple la température,
- au moins un moyen de détection d'un code associé à un ou plusieurs échantillons.
Il s'agit d'un lecteur de codes tels qu'un lecteur de codes barre. Le lecteur est lié aux moyens de contrôle du verrouillage/déverrouillage des portes de manière à ce que la lecture d'un code active le déverrouillage d'une porte, permettant l'accès à un compartiment, pour déposer un échantillon ou pour enlever une ou plusieurs échantillons,
de préférence un moyen de détection de la présence d'échantillons dans le ou les compartiments,
un compartiment comprenant une pluralité d'éléments électroniques configurés pour mettre en œuvre lesdits moyens de détection, de contrôle et de transfert de données,
une source d'alimentation desdits éléments électroniques et/ou une connexion qui permet l'alimentation desdits éléments par une source externe.
De plus, la boîte comprend un moyen de transfert de données connecté à un système informatique de traitement d'informations associées auxdits échantillons. Selon une forme d'exécution préférée, la boîte est caractérisée en ce qu'elle interagit avec un environnement cloud Computing incluant au moins un serveur, une base de données et une application, de sorte à communiquer des données entre ladite boite et ladite base de données, ledit environnement cloud Computing interagissant en outre avec au moins une interface utilisateur de sorte à recevoir des données à partir de ladite interface et de les transférer vers ladite base de données et d'envoyer des données de ladite base de données vers ladite interface.
Selon un mode d'application préféré, la boîte sert de récipient autonome pour le dépôt et la conservation temporaire d'échantillons, la boîte étant configurée pour fonctionner dans des environnements à température non-contrôlée. Les boîtes selon l'invention peuvent être installées à différents endroits et sous des conditions ambiantes différentes et variables. Leur fonction est de recevoir de manière contrôlée un échantillon déposé par un client (e.g. docteur, patient) et de le conserver sous des conditions contrôlées (notamment sous une température contrôlée, même quand la température ambiante varie). Le terme « client » peut s'appliquer à un médecin ou à un patient ou de manière générale un utilisateur impliqué dans une étape de dépôt d'un échantillon dans la boite.
Les moyens de contrôle et de détection seront décrits plus en détail ci-dessous. Ces moyens de contrôle et de détection peuvent interagir directement avec l'environnement cloud Computing. Selon un mode de réalisation de l'invention, la boite de conservation peut également comprendre un processeur local et une mémoire interagissant avec l'environnement cloud Computing. Dans ce cas, des moyens de contrôle et des moyens de détection peuvent interagir indirectement avec l'environnement cloud Computing via ledit processeur local.
La boite de conservation d'échantillons selon l'invention peut être considérée comme une boîte intelligente, permettant à des médecins ou des centres médicaux, de recevoir des échantillons médicaux dans le respect des contraintes de conservation et de sécurité des échantillons. Par ailleurs, aussi bien le destinataire que le livreur ont la possibilité de suivre l'état de l'envoi des échantillons.
De préférence, ladite boite comprend une pluralité de compartiments.
Chacun des compartiments comprend au moins une porte et un moyen de verrouillage de ladite porte ou desdites portes.
La figure 1 a représente une boîte 1 selon une forme d'exécution de l'invention. La boîte peut être attachée à un mur 2 (fig. 1 b) ou installée sur un pied de support 3 (fig. 1 c). La boîte comprend deux compartiments 4, chaque compartiment comprenant sa propre porte 5 de collecte d'échantillons qui s'ouvre en basculant autour d'un axe de rotation en dessous de la porte 5. Dans chacune des portes 5 une fenêtre 6 de dépôt est prévue. Les fenêtres permettent qu'un client dépose un échantillon dans le compartiment respectif. Les portes 5 et 6 sont équipées d'un système de verrouillage/déverrouillage. Les portes de collecte 5 ne peuvent pas être ouvertes par un déposant d'échantillon, mais seulement par des personnes autorisées telles qu'un transporteur d'échantillons venant collecter les échantillons ou un mécanicien pour faire de l'entretien ou des réparations. L'accès aux portes 5 et aux fenêtres 6 est contrôlé de manière automatisé, par l'intermédiaire d'un lecteur de codes. La boîte peut comprendre un compartiment 8 pour le dépôt de documents en papier. De préférence, la boîte est pourvue d'un panneau solaire 9 et d'une batterie (non représentée), pour assurer l'autonomie de la boîte. Un compartiment 10 comprend les éléments électroniques nécessaires pour le fonctionnement de la boîte, comme le lecteur, un module de communication sans fil (e.g. Wifi), un module de localisation (e.g. GPS), un ou plusieurs unités de contrôle. La boîte comprend également un écran et un clavier ou un écran tactile 7 pour permettre au client d'entrer des données et pour permettre à la boîte d'afficher des données ou informations. Selon une forme d'exécution, la boîte est pourvue d'un système de reconnaissance faciale d'un utilisateur, permettant d'identifier automatiquement les personnes habilitées.
Selon une forme d'exécution, la boîte est configurée pour communiquer avec plusieurs autres boîtes, de préférence des boîtes du même type, dans un réseau maillé. Ceci permet de communiquer entre les boîtes la disponibilité pour recevoir des échantillons. Un client peut par exemple être confronté par une boîte qui n'a plus de capacité. Par le réseau, la boîte peut vérifier la disponibilité d'autres boîtes et communiquer au client par son écran la position de l'autre boîte. Le réseau maillé peut être réalisé utilisant des moyens techniques connus dans l'état de la technique.
Les échantillons destinés à être conservés dans une boite selon l'invention sont de préférence marqués par un code d'identification, par exemple un code numérique, ou un code barre ou un QR-code, ou un tag RFID, ou tout autre moyen de marquage permettant une identification d'un échantillon par un moyen de détection (le lecteur 7) disposé sur ladite boite et permettant la lecture du code d'identification. Le lecteur 7 peut être un scanner ou un pavé numérique ou une caméra, ou tout autre moyen permettant la lecture d'un code d'identification. Lorsqu'un code d'identification d'échantillon correspond à un code préalablement introduit dans la base de données de l'environnement cloud Computing, un moyen de contrôle permettant l'ouverture et la fermeture d'au moins une porte est activé pour permettre l'introduction de l'échantillon dans un compartiment de la boite.
Le moyen de contrôle permettant l'ouverture et la fermeture d'au moins une porte peut ouvrir ladite porte d'accès vers l'intérieur de la boite, et une porte d'un compartiment dédié à la conservation d'un échantillon. Le moyen de contrôle permettant l'ouverture et la fermeture d'au moins une porte est configuré pour ouvrir la ou les portes après la lecture du code d'identification pour permettre à un utilisateur de déposer l'échantillon dans un compartiment ou de le retirer d'un compartiment, et est configuré pour refermer la ou les portes dans un délai suivant l'ouverture de la ou les portes de sorte à laisser à l'utilisateur un certain temps pour déposer ou pour retirer l'échantillon.
La boite peut comprendre en outre des moyens de détection supplémentaires pour détecter tout éventuel problème d'ouverture ou de fermeture d'une porte, et pour communiquer un message d'erreur à destination de l'utilisateur et vers l'environnement cloud Computing ou vers un processeur local, si selon un mode de réalisation de l'invention, un processeur local est également inclus dans ladite boite. Dans le cas où un objet ou un mauvais positionnement de l'échantillon entrave la fermeture d'une porte, un moyen de détection détecte un signal et le transmet à l'environnement cloud Computing ou à un processeur local de sorte à notifier un message d'erreur à l'utilisateur, et à activer le moyen de contrôle d'ouverture et de fermeture de la porte entravée pour permettre le déblocage de la porte. Si le problème persiste après au moins deux messages d'erreur consécutifs, une notification d'indisponibilité de la boite ou du compartiment est envoyée vers l'environnement cloud Computing qui communique via une application et une interface une notification au client et à un service gérant la maintenance de la boite ou à un administrateur gérant un système comprenant ladite boite. L'application peut envoyer au client une notification via une interface utilisée par le client pour le rediriger vers une autre boite de conservation d'échantillons.
Chaque compartiment de la boite peut comprendre un moyen de détection de la présence d'un échantillon, ce moyen de détection interagissant avec l'environnement cloud Computing de sorte à communiquer vers une interface utilisée par un ou plusieurs utilisateurs l'état d'un compartiment. Par exemple, lorsqu'une boite comprend un compartiment disponible pour le dépôt d'un échantillon, cet état de disponibilité ou tout autre terme approprié, apparaît sur une interface utilisateur utilisée par le client. L'interface utilisateur utilisée par un client peut être par exemple un ordinateur ou un appareil de télécommunications fixe ou mobile. Lorsqu'un échantillon est introduit dans un compartiment, le moyen de détection de la présence d'échantillon communique vers l'environnement cloud Computing un état « en attente de retrait d'échantillon» qui est ensuite communiqué vers une interface utilisateur utilisée par un transporteur, comme par exemple un appareil de télécommunications mobile. Cet état « en attente de retrait d'échantillon » peut également être communiqué sur une interface utilisée par le client et sur une interface utilisée par le laboratoire.
Certains échantillons, en fonction de leur nature, peuvent nécessiter des conditions de conservation particulières. Ces conditions de conservation particulières aux échantillons selon leur nature peuvent être prédéterminées et enregistrées dans une base de données de l'environnement cloud Computing. Lorsqu'un échantillon est destiné à être analysé, des données relatives à la nature de l'échantillon sont introduites via une interface utilisée par le client, de préférence le médecin, dans la base de données de l'environnement cloud Computing. Ces données relatives à la nature d'un échantillon à analyser sont comparées avec les données prédéterminées et enregistrées dans la base de données, de sorte à ce que lorsqu'un échantillon est introduit dans un compartiment de la boite après avoir été identifié par le moyen de lecture de code d'identification, une application active des moyens de contrôle de paramètres de conservation de l'échantillon.
Les paramètres de conservation de l'échantillon peuvent être physiques, comme par exemple une température ou une gamme de températures de conservation, un taux d'humidité ou autre. Les paramètres de conservation de l'échantillon peuvent être également temporels, ou physico-temporel. Par exemple un échantillon peut devoir être conservé pendant un premier temps sous une première température, et éventuellement pendant un second temps sous une seconde température.
Chaque compartiment de la boite peut comprendre un moyen de détection de paramètres physiques tels que la température ou le taux d'humidité. Ce moyen de détection de paramètres physiques interagit avec l'environnement cloud Computing ou avec un processeur local dans la boite. Chaque compartiment de la boite comprend en outre un moyen de contrôle de paramètres physiques interagissant directement avec l'environnement cloud Computing ou indirectement à travers un processeur local dans ladite boite. Lorsque des données relatives à un échantillon à analyser ont été introduites dans la base de données de l'environnement cloud Computing, qu'un code d'identification a été attribué à l'échantillon, que ce code d'identification a été lu par le moyen de lecture de code et que l'échantillon a été déposé dans le compartiment dédié, le moyen de détection de paramètres physiques et le moyen de contrôle de paramètres physiques sont activés de sorte à réguler les paramètres physiques dans ledit compartiment.
Le moyen de détection utilisé pour détecter la présence de l'échantillon dans un compartiment détecte un signal au moment auquel ledit échantillon est introduit dans ladite boite et communique ce dit signal à une application dans l'environnement cloud Computing qui envoie vers une interface utilisée par un transporteur une invitation à aller chercher ledit échantillon dans un délai prédéterminé et à le livrer audit laboratoire dans un délai prédéterminé. Ces délais peuvent être recalculés en fonction de données de géolocalisations fournies par l'interface utilisée par le transporteur et en fonction de la localisation de la boite ou de la localisation d'une pluralité de boites utilisées et en fonction de la localisation du laboratoire ou de la localisation d'une pluralité de laboratoires.
De préférence, la boite de conservation d'échantillons est alimentée électriquement sur secteur. De préférence, la boite peut comprendre une batterie interne et un système permettant de basculer l'alimentation sur secteur vers l'alimentation sur batterie en cas de défaillance de l'alimentation sur secteur.
La boite de conservation d'échantillon est connectée à l'environnement cloud Computing via un réseau, de préférence le réseau internet. La boite de conservation d'échantillons est connectée au réseau internet via une connexion wifi ou tout autre type de connexion qu'elle soit mobile ou pas. La boite de conservation d'échantillon comprend de préférence un système permettant de basculer d'une connexion wifi ou locale vers une connexion mobile de type 3G/4G, ou autre ou vice-versa en fonction de la qualité du débit internet ou en cas de défaillance de l'une ou l'autre connexion.
Selon un mode de réalisation de l'invention, le design de la boîte se veut d'être simple d'utilisation et présentant le moins d'éléments extérieurs, pour réduire au maximum les possibilités de vandalisme. La boîte propose un scanner qui permet la lecture du code barre de dépôt et de retrait afin d'accéder à la boîte ou la lecture d'un tag RFID, QR Code, code barre ou tout autre moyen d'identification.
Selon une forme d'exécution la boîte présente deux voyants lumineux : Un premier voyant lumineux, par exemple bleu ou vert, pour indiquer que les opérations se sont correctement déroulées (l'accès à la boîte, le dépôt de l'échantillon, ..)
Un second voyant lumineux, par exemple rouge, pour indiquer que les opérations ne se sont pas correctement déroulées.
Selon une forme d'exécution, la boîte dispose d'un plateau composé de casiers qui permettront de conserver les échantillons déposés jusqu'à leur retrait.
La boite est régie par un ensemble de paramètres qui la caractérise et des éventuelles règles correspondantes: quel que soit l'environnement, indoor ou outdoor, le système de la boite contrôle et adapte automatiquement la température interne de la boite en fonction du type d'échantillon et de la température extérieure de ladite boite.
- la température à l'intérieur de la boîte qui peut se situer entre 4°C et 14°C ou rarement plus, ou moins selon les règles médicales et pratiques en vigueurs est de préférence maintenue fixe;
si il n'y a pas de retrait dans les deux heures après dépôt, la température passe par exemple de 14°C à 4°C ou une autre température selon les règles médicales et pratiques en vigueurs pour un mode de conservation longue durée ; les notifications d'alerte sont envoyées au moins à un utilisateur dès que les délais de dépôt et ou de retrait deviennent critiques ;
- le système génère et sauvegarde un rapport pré-analytique infalsif iable pour chaque prescription, dépôt, retrait livraison d'échantillon au laboratoire ; le rapport pré-analytique regroupe l'ensemble des données concernant l'échantillon sur tout le processus pré-analytique, qu'elles soient de nature qualitative, logistique, technique ou autre ;
dans son état vide, c'est-à-dire en l'absence d'échantillon dans la boite, la température interne est maintenue par exemple à environ 14°C si la température externe de la boite est strictement supérieur au maximum de la température interne de ladite boite;
dans son état vide, c'est-à-dire en l'absence d'échantillon dans la boite, la température interne est maintenue par exemple à environ 4°C si la température externe de la boite est strictement inférieure au minimum de la température interne de ladite boite;
pour une conservation longue durée de maximum 24 heures, la température passe à 4°C par exemple, selon les règles médicales et pratiques en vigueurs (moins énergivore) ; la consommation énergétique qui précisera l'électricité consommée par la boîte ; le taux d'humidité qui précisera l'humidité enregistrée dans la boîte ;
- le taux de remplissage qui exprimera la quantité de casiers utilisés : ex 33% (1/3 des casiers) ;
- la connectivité qui exprimera le mode de communication utilisé par la boîte : ex Wifi,
3G ; en fonction de l'état du signal, le mode de communication peut être basculé ; le minuteur du dépôt qui exprimera la durée maximale autorisée pour déposer un échantillon : ex : 5 secondes quand il n'y a plus de mouvement ; la boîte s'ouvre 1 x / type d'échantillons (1 x pour les selles, 1 x pour les urines,..) ;
- le minuteur du retrait qui exprimera la durée maximale autorisée pour retirer des échantillons d'un casier : ex : 10 secondes/casier ;
le nombre d'essai de scan pour accéder au dépôt : ex : 5.
La boîte peut être dotée d'une mémoire permettant de sauvegarder localement un certain nombre de codes, et permettant un fonctionnement optimal même en cas de perte de connexion avec l'environnement cloud Computing ; une fois la connexion rétablie, la boîte doit pouvoir se synchroniser automatiquement pour sauvegarder sans perte, l'ensemble des codes et données dans l'environnement cloud Computing.
La boîte peut être équipée par exemple d'un lecteur scanner de codes barre code QR ou autre, à l'extérieur et un à l'intérieur.
La boîte peut avoir un design qui permet une façon unique de placer l'échantillon. Un système de casiers par laboratoire peut être proposé.
La boîte peut être équipée de sondes de température interne et externe et d'un thermostat. Elle peut aussi être équipée d'une sonde de mesure d'humidité en continu.
À titre d'exemple, au moins trois modes de conservation de la boîte peuvent être utilisés :
- un mode standard : par exemple 14°C pendant 2H de conservation ;
un mode économique : par exemple 4°C jusqu'à 24H de conservation ; un mode critique : par exemple 1 °C jusqu'à 36H de conservation.
Les échantillons devraient idéalement rester moins de 24H dans la boîte.
Le système fera passer la boîte du mode standard en mode économique en adaptant la plage de température paramétrée en fonction des conditions limites de conservation des échantillons et en fonction de la température externe de ladite boite. Ce moment de transition sera calculé en fonction de la température interne et externe de la boite, et de préférence comme suit : si la température extérieure est de 5°C, la boîte reste dans ses plages de conservation fixées (égale à plus ou moins 1 °C) ;
si la température extérieure est de 0°C ou en dessous, la boîte activera un réchauffement interne pour atteindre la température de 4°C, puis maintiendra cette température avec toujours une précision de plus ou moins 1 °C ;
si la température extérieure est strictement supérieure à 14°C, la boîte activera un refroidissement interne pour atteindre 13°C avec une précision plus ou moins 1 °C.
Selon la qualité du débit internet, le mode de communication de la boîte peut être basculé d'une connexion sans fil Wifi à une connexion mobile 3G, et vice et versa. Pareillement pour l'alimentation, en cas de coupure de l'électricité l'alimentation doit basculer vers une batterie interne.
Le dépôt ou le retrait d'un échantillon dans la boîte doit se faire dans un timing fixé (par exemple 5 secondes pour le dépôt, 10 secondes/compartiment pour le retrait). A l'échéance de ce timing, la boîte se referme automatiquement pour préserver les conditions de conservation.
La boîte peut se mettre en veille pour économiser de l'énergie. Quand la boîte est vide, la température peut être par exemple fixée à 14°C.
La boite peut présenter par exemple les états suivants :
Casier 1 vide ou Casier 2 vide : dans cet état, le ou les casiers de la boîte sont vides et le ou les casiers de la dite boîte ne contiennent aucun échantillon. Cela implique que tous les codes de dépôt d'échantillons liés au médecin utilisateur de la boîte sont désactivés ;
cela implique que tous les codes et/ou badges d'accès aux casiers vides pour le retrait d'échantillons à destination du laboratoire locataires de ladite boite sont désactivés ;
cela implique également que tous les codes et/ou badges d'accès aux casiers vides par le transporteur assigné pour effectuer le retrait des échantillons de ladite boîte sont désactivés.
en attente de dépôt : dans cet état, la boite est entente de dépôt de au moins un échantillon soit par le patient, soit par le médecin utilisateur ou tout autre utilisateur ayant droit.
en attente de retrait: dans cet état, au moins un casier de la boîte contient au moins un échantillon et la boîte est en attente de retrait d'au moins un échantillon ; La boîte n'est pas vide ; autrement dit, il existe au moins un code de dépôt lié au médecin utilisateur de la boîte qui est activé ; Il existe au moins un code de retrait ou un badge d'accès à ladite boite lié à un laboratoire locataire;
Au moins un code de retrait et badge d'accès à ladite boite est activé et prêt à être utilisé par le transporteur assigné pour effectuer le retrait et la livraison de cet échantillon au laboratoire.
- pleine : dans cet état, l'ensemble des casiers de la boîte est rempli à 100%.
Cela implique que ladite boîte pleine ne peut plus accepter un nouveau dépôt jusqu'à ce qu'elle soit vidée;
Cela implique que les échantillons qui se trouvent dans ladite boîte doivent être retirés d'urgence par les transporteurs assigné.
en erreur : dans cet état, la boîte n'est pas fonctionnelle à cause d'une anomalie qui s'est produite et une opération de maintenance est nécessaire ;
en maintenance : dans cet état, la boîte n'est pas fonctionnelle et elle est en cours de maintenance ou réparation et durant cet état aucun échantillon n'est présent ni conservé dans ladite boite.
Il existe trois types de codes d'accès possibles à la boîte :
le code d'accès pour déposer un échantillon, nommé code de dépôt : ce code de dépôt comprend trois états :
o créé : dans cet état, le code de dépôt a été créé par le médecin ou un tiers ayant droit de prescription ou droit de manipuler les échantillons ; Cela implique que le dépôt dans ladite boite peut être fait par le patient lui- même et pour tous les échantillons dont il peut se prélever lui-même également ;
Cela implique que le dépôt d'échantillons dans ladite boite peut être fait par le médecin lui-même ou toutes autres personnes ayant le droit de manipuler et ou déposer l'échantillon du patient dans ladite boîte;
o activé : dans cet état le formulaire d'analyse a été envoyé à un laboratoire pour un patient et le code de dépôt a été activé par le médecin pour ce patient ;
o désactivé: dans cet état, le patient/le médecin a déposé l'échantillon dans un casier de la boîte ou le délai autorisé pour le dépôt de l'échantillon est dépassé.
le code d'accès pour retirer un échantillon, nommé code de retrait, qui comprend trois états :
o créé : dans cet état, le code de retrait a été créé par un administrateur pour un transporteur ; o activé : dans cet état, une analyse a été demandée à un laboratoire par un médecin pour le patient ;
o désactivé : dans cet état, le transporteur a retiré l'échantillon du patient pour lequel une analyse a été demandée par un médecin, ou le code est modifié ou annulé (en cas de perte ou de vol par exemple).
le code d'accès pour dépanner ou effectuer la maintenance de la boîte, nommé code de maintenance, qui comprend deux états :
o activé : dans cet état le code de maintenance a été créé par un administrateur pour un technicien et une maintenance de la boite doit être effectuée ;
o désactivé : dans cet état, le technicien a effectué la maintenance de la boite dans les temps, ou le délai de maintenance est dépassé.
Selon un second aspect, la présente invention se rapporte à un système de traitement d'informations associées à un échantillon destiné à une analyse de laboratoire, ledit échantillon étant manipulé dans un processus de transfert à partir d'un client (e.g. docteur ou patient) vers un laboratoire via un transporteur, caractérisé en ce qu'il comprend : un environnement cloud Computing incluant un serveur, une base de données et une application (de préférence un logiciel opérant sur le serveur) ;
- plusieurs interfaces utilisateur interagissant avec ledit environnement cloud
Computing et permettant
o d'introduire des données relatives à l'échantillon dans une base de données ;
o de recevoir des données relatives à l'échantillon ;
o d'envoyer une notification de tâche à effectuer ;
o de recevoir une notification de tâche à effectuer,
une ou plusieurs boites de conservation d'échantillons comprenant au moins un compartiment pour la conservation d'un échantillon dans une étape de processus de transfert d'échantillon d'un client vers un laboratoire via un transporteur, la boite comprenant :
o au moins une porte,
o au moins un moyen de contrôle et
o au moins un moyen de détection,
la boîte interagissant avec ledit environnement cloud Computing de sorte à communiquer des données entre ladite boite et ladite base de données.
Le système comprend: une première interface utilisateur permettant audit client
o d'introduire dans ladite base de données des données relatives à un échantillon ;
o d'envoyer une invitation à un laboratoire à effectuer une analyse d'un échantillon,
o de recevoir une notification d'accord dudit laboratoire pour effectuer ladite analyse ;
o de générer un code de dépôt dudit échantillon et un marquage du dit échantillon associé à ce code de dépôt afin de permettre le dépôt dudit échantillon dans ladite boite de conservation,
o de recevoir des notifications relatives au suivi dudit échantillon et aux résultats de l'analyse dudit échantillon ;
- une seconde interface utilisateur permettant audit laboratoire :
o de recevoir ladite invitation à effectuer une analyse pour ledit échantillon ; o d'envoyer audit client une notification d'accord pour effectuer ladite analyse ; o de recevoir des notifications relatives au suivi dudit échantillon ;
o d'introduire dans ladite base de données des informations relatives à la réception dudit échantillon ;
o et de communiquer audit client les résultats de l'analyse de l'échantillon ; une troisième interface utilisateur permettant audit transporteur :
o de recevoir une invitation à aller chercher un échantillon dans ladite boite de conservation ;
o d'obtenir un code de retrait dudit échantillon ;
o de recevoir la localisation dudit laboratoire dans lequel ledit échantillon doit être livré.
De préférence le système comprend une quatrième interface utilisateur utilisée par un service de maintenance du système. Cette quatrième interface peut être configurée pour recevoir un message d'erreur relatif à une boite de conservation, de sorte à notifier à un technicien qu'une opération de maintenance sur une boite est nécessaire.
De préférence, des données relatives à des conditions physiques de conservation de l'échantillon dans ladite boite de dépôt, prédéterminées en fonction de la nature dudit échantillon sont enregistrées dans ladite base de données, et utilisées dans une application communicant avec ladite boite de telle sorte à ce qu'un moyen de contrôle régule lesdites conditions physiques de conservation lorsqu'un échantillon se trouve dans un dit compartiment.
De préférence, des données relatives à des conditions temporelles de conservation de l'échantillon dans ladite boite de dépôt, prédéterminées en fonction de la nature dudit échantillon sont enregistrées dans ladite base de données, et utilisées dans une application communicant avec ladite boite, de telle sorte qu'un détecteur détecte le moment auquel ledit échantillon est introduit dans ladite boite et communique ce dit moment à ladite application qui envoie vers une interface utilisée par ledit transporteur une invitation à aller chercher ledit échantillon et à le livrer audit laboratoire dans un délai déterminé.
De préférence, des données relatives à la conservation dudit échantillon sont enregistrées dans ladite base de données, et communiquées vers une interface utilisée par ledit laboratoire.
De préférence, des données relatives au transport de l'échantillon sont enregistrées dans ladite base de données via une interface utilisée par ledit transporteur et communiquées audit client et audit laboratoire.
Le système s'inscrit dans le processus de réalisation d'examens de biologie médicale qui comporte 3 étapes ; la phase pré-analytique, la phase analytique et la phase post-analytique. Le système porte principalement sur la phase pré-analytique qui inclut :
- la demande des examens,
la préparation et l'identification du patient,
le prélèvement de l'échantillon primaire, comme par exemple la partie discrète d'un liquide corporel, d'une haleine, d'un cheveu ou d'un tissu prélevé à des fins d'examens, d'étude ou d'analyse d'une ou plusieurs grandeurs ou propriétés pour déterminer le caractère de l'ensemble,
l'acheminement de l'échantillon jusqu'à la boîte,
la conservation de l'échantillon temporairement dans la boîte,
le retrait de l'échantillon,
l'acheminement de l'échantillon jusqu'au laboratoire avant l'analyse.
Le système implémente le scénario suivant : le médecin prescrit une demande d'analyse pour son patient et lui fournit récipient étiqueté et disposant au moins code-barres, code QR ou autre. le patient remplit son récipient et se présente devant le lecteur de code barre de la boîte pour le déposer. La boîte vérifie le code barre et prend l'échantillon du patient et le conserve dans de bonnes conditions.
- le transporteur vient chercher tous les échantillons qui sont assignés au laboratoire pour analyse et les achemine vers le laboratoire.
l'agent de laboratoire vérifie la recevabilité (quantitative et qualitative) des échantillons.
le laboratoire peut éventuellement temporiser en fonction du nombre d'échantillons attendus et la date de péremption pour optimiser les tournées (ou en communiquant à un prestataire de transport d'échantillon le moment précis quand il veut être livré).
des notifications sont envoyées par le système :
o au médecin pour le prévenir du suivi des échantillons demandés
o au patient pour le prévenir d'aller déposer son échantillon dans les temps o au laboratoire / transporteur pour le prévenir que des échantillons à analyser sont à retirer
o au patient pour l'informer de la disponibilité des résultats de ses analyses d'échantillons auprès de son médecin et qu'il peut prendre contact avec celui-ci pour prendre connaissance du diagnostic,
o au patient pour informer des changements des informations effectuées par le médecin (ex : changement d'horaire de consultation, date de fermeture du cabinet... etc.)
la traçabilité de tous les événements tels que les accès au système, les accès à la boîte (heure de dépôt, heure de retrait) ainsi que les conditions de conservation des échantillons est assurée afin de garantir la qualité des analyses.
Le système présente de nombreux avantages pour tous les utilisateurs dans le domaine des analyses de biologie médicale :
le système peut permettre de développer les activités des laboratoires contractuels en leur permettant de diffuser les boîtes auprès de médecins hors de leur zone de travail habituel et ainsi de multiplier les opérations d'analyse (et accroître leur chiffre d'affaire).
- la meilleure traçabilité et les notifications temps-réel peuvent permettre de limiter les coûts inhérents aux échantillons rejetés (non-respect des conditions ou délais de conservation)
le patient peut disposer d'un moyen simple et proche pour déposer ses échantillons plutôt que d'aller au laboratoire, ce qui peut constituer une valeur ajoutée pour le patient dont le médecin peut bénéficier pour conserver sa clientèle et qui peut justifier l'investissement de la boîte en achat ou en location ;
- le système peut offrir un meilleur suivi du processus d'analyse dans lequel :
o le médecin peut suivre le parcours des demandes d'analyse prescrites pour ses patients ;
o le laboratoire peut être averti des demandes d'analyse qui lui sont adressées dès que les médecins lui soumettent leurs demandes, ce qui peut permettre au laboratoire d'optimiser sa collecte des échantillons et de faciliter la planification ainsi que les demandes d'analyse ; o le patient peut être averti du suivi de l'analyse de son échantillon et de la disponibilité de ses résultats.
- le système peut être un outil de communication efficace pour tous les utilisateurs ; du médecin vers son patient, du médecin vers le laboratoire, du laboratoire vers le patient, du système vers le technicien de la boite, vers l'administrateur du système ; le système peut offrir l'automatisation de la traçabilité et respecter les règles comme par exemples celles imposées par la norme IS015189 ;
le système peut tracer tous les événements et les informations demandées par la norme IS015189 et permettre finalement de générer un rapport de traçabilité. - le système peut permettre une gestion énergétique, sécurisée et conforme à la configuration de la boite;
le système peut permettre au laboratoire d'avoir une vue complète et en temps réel du volume d'échantillons et d'analyse en cours de préparation auprès des médecins et le laboratoire peut ainsi mieux planifier de manière prévisionnelle toutes les opérations d'analyses et d'organisation.
Selon un troisième aspect, la présente invention se rapporte à un processus d'analyse d'un échantillon comprenant une étape de transfert à partir d'un client vers un laboratoire via un transporteur, caractérisé en ce qu'il comprend une étape de dépôt dudit échantillon dans une boite de conservation d'échantillons comprenant au moins un compartiment pour la conservation d'un échantillon, la boite comprenant une porte, au moins un moyen de contrôle et au moins un moyen de détection, et interagissant avec un environnement cloud Computing incluant un serveur, une base de données et une application, de sorte à communiquer des données entre ladite boite et ladite base de données, ledit environnement cloud Computing interagissant en outre avec plusieurs interfaces utilisateur de sorte à recevoir des données à partir desdites interfaces et de les transférer vers ladite base de données et d'envoyer des données de ladite base de données vers lesdites interfaces.
De préférence, ledit transporteur reçoit une invitation à retirer l'échantillon de ladite boite et à livrer ledit échantillon audit laboratoire.
De préférence, le laboratoire réceptionne ledit échantillon et valide la réception de l'échantillon après une étape de vérification que des conditions de conservation dudit échantillon et de transport du dit échantillon ait été respectées.
Selon un mode de réalisation du processus selon l'invention, le processus d'analyse des échantillons est initié par une étape de création du formulaire de prescription par le médecin pour un patient. Le prélèvement étant effectué, le patient/le médecin dépose l'échantillon prélevé dans la boîte. Le transporteur averti d'une demande d'analyse vient retirer l'échantillon pour procéder à l'analyse. L'échantillon étant préalablement réceptionné et vérifié par l'agent de laboratoire, est analysé par le laboratoire. Les résultats sont envoyés au médecin et le patient est notifié que ses résultats sont disponibles chez son médecin. Le rapport de traçabilité est alors créé et disponible au laboratoire autorisé. La phase préanalytique s'arrêtera au moment où le système sera dans l'état « En attente d'analyse ». La phase post-analytique commencera quand le système sera dans l'état «Résultats d'analyse envoyés » et se finira dans l'état « Demande d'analyse archivée ».
La figure 2 présente une vue détaillée des états du processus d'analyse des échantillons. Le processus d'analyse des échantillons est initié par une première étape 101 de création du formulaire de prescription par le médecin pour un patient. Le processus est dans un état 102 dans lequel une demande d'analyse est créée. Dans cet état, une étape 103 de génération d'un code de dépôt est effectuée par un médecin pour un patient. S'en suit un état 104 de la boite en attente de dépôt d'échantillons et une étape 105 de dépôt de l'échantillon dans la boite dans un délai fixé par le patient ou alternativement par le médecin. S'en suit un état 106 de la boite en attente de retrait d'échantillons et une étape 107 dans laquelle un transporteur doit retirer l'échantillon dans un délai fixé. S'en suit un état 108 du procédé en attente de réception d'échantillons et une étape 109 de réception d'échantillons acheminé par le transporteur au laboratoire. S'en suit un état 1 10 du procédé en attente de vérification d'échantillons et une étape 1 1 1 dans laquelle l'échantillon est vérifié (quantitativement et qualitativement) par un agent de laboratoire avec l'aide d'un rapport de qualité. S'en suit un état 1 12 du processus en attente d'analyse et une étape 1 13 d'analyse et d'envoi d'un rapport d'analyse au médecin. S'en suit un état 1 14 du processus « résultat d'analyse envoyé » et une étape 1 15 de création d'un rapport de traçabilité. À la fin 1 16 du processus, la demande d'analyse est archivée avec le rapport pré-analytique comprenant le rapport de traçabilité incluant toute les conformités et les non conformités et le rapport de qualité.
Le processus peut se retrouver dans un état 206 dans lequel la demande d'analyse est annulée si : survient un événement 201 dans lequel la demande est annulée par le médecin pour une raison quelconque ou ;
survient un événement 202 dans lequel l'échantillon n'a pas été déposé dans la boite dans le délai de dépôt fixé ou ;
- survient un événement 203 dans lequel l'échantillon n'a pas été retiré de la boite dans le délai de retrait fixé ou ;
survient un événement 204 dans lequel l'échantillon est rejeté pendant l'état 108 d'attente de réception de l'échantillon, pour une raison quelconque telle que par exemple un délai de livraison dépassé ou; survient un événement 205 dans lequel l'échantillon est rejeté pendant l'état 1 10 du procédé en attente de vérification d'échantillon, pour une raison de non- conformité de l'échantillon ;
sus d'analyse de l'échantillon est arrêté.

Claims

Revendications
Système de traitement d'informations associées à un échantillon destiné à une analyse de laboratoire, ledit échantillon étant manipulé dans un processus de transfert à partir d'un client vers un laboratoire via un transporteur, caractérisé en ce qu'il comprend :
un environnement cloud Computing incluant un serveur, une base de données et une application ;
une boite de dépôt et de conservation d'échantillons comprenant au moins un compartiment pour le dépôt d'au moins un échantillon, ledit compartiment comprenant une porte, un moyen de verrouillage et déverrouillage de ladite porte et un détecteur de présence d'échantillon et un dispositif de transfert de données connecté audit environnement cloud Computing
- plusieurs interfaces utilisateur interagissant avec ledit environnement cloud Computing et permettant
o d'introduire des données relatives à l'échantillon dans une base de données ;
o de recevoir des données relatives à l'échantillon ;
o d'envoyer une notification de tâche à effectuer ;
o de recevoir une notification de tâche à effectuer ;
lesdites interfaces comprenant :
une première interface utilisateur permettant audit client
o d'introduire dans ladite base de données des données relatives à un échantillon ;
o d'envoyer une invitation à un laboratoire à effectuer une analyse d'un échantillon ;
o de recevoir une notification d'accord dudit laboratoire pour effectuer ladite analyse ;
o de générer un code de dépôt dudit échantillon et un marquage du dit échantillon associé à ce code de dépôt afin de permettre le dépôt dudit échantillon dans ladite boite de conservation ;
o de recevoir des notifications relatives au suivi dudit échantillon et aux résultats de l'analyse dudit échantillon ;
- une seconde interface utilisateur permettant audit laboratoire :
o de recevoir ladite invitation à effectuer une analyse pour ledit échantillon ; o d'envoyer audit client une notification d'accord pour effectuer ladite analyse ; o de recevoir des notifications relatives au suivi dudit échantillon ; o d'introduire dans ladite base de données des informations relatives à la réception dudit échantillon ;
o et de communiquer audit client les résultats de l'analyse de l'échantillon ; une troisième interface utilisateur permettant audit transporteur :
o de recevoir une invitation à aller chercher un échantillon dans ladite boite de conservation ;
o d'obtenir un code de retrait dudit échantillon ;
o de recevoir la localisation dudit laboratoire dans lequel ledit échantillon doit être livré.
Système selon la revendication 1 permettant :
• l'enregistrement dans ladite base de données, de données relatives à des conditions physiques de conservation de l'échantillon dans ladite boite de dépôt, prédéterminées en fonction de la nature dudit échantillon, et
• l'utilisation des données enregistrées dans une application communicant avec ladite boite de telle sorte à ce qu'un moyen de contrôle régule lesdites conditions physiques de conservation lorsqu'un échantillon se trouve dans un dit compartiment.
Système selon l'une quelconque des revendications 1 ou 2 permettant :
• l'enregistrement dans ladite base de données, de données relatives à des conditions temporelles de conservation de l'échantillon dans ladite boite de dépôt, prédéterminées en fonction de la nature dudit échantillon et
• l'utilisation des données enregistrées dans une application communiquant avec ladite boite, de telle sorte qu'un détecteur détecte le moment auquel ledit échantillon est introduit dans ladite boite et communique ledit moment à ladite application qui envoie vers une interface utilisée par ledit transporteur une invitation à aller chercher ledit échantillon et à le livrer audit laboratoire dans un délai déterminé.
Système selon l'une quelconque des revendications précédentes dans lequel des données relatives à la conservation du dit échantillon sont enregistrées dans ladite base de données, et communiquées vers une interface utilisée par ledit laboratoire.
Système selon l'une quelconque des revendications précédentes dans lequel des données relatives au transport de l'échantillon sont enregistrées dans ladite base de données via une interface utilisée par ledit transporteur et communiquées audit client et audit laboratoire.
6. Système selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce qu'il établit des statistiques sur au moins un ou plusieurs des éléments suivants : la comptabilisation des demandes d'analyses générées ; les dépôts d'échantillons ; les retraits d'échantillons, les livraisons d'échantillons, les données d'utilisation et d'accès à toutes les interfaces par tous les utilisateurs; les états de fonctionnement des boites. 7. Système selon l'une quelconque des revendications précédentes dans lequel il génère automatiquement un rapport qualité couvrant l'ensemble du processus dès la livraison de l'échantillon au laboratoire et que ledit rapport qualité est fait selon que lesdites conditions physiques et de délai de conservation aient été respectivement respectés ou pas. 8. Processus d'analyse à l'aide du système selon l'une quelconque des revendications précédentes, d'un échantillon comprenant une étape de transfert à partir d'un client vers un laboratoire via un transporteur, caractérisé en ce qu'il comprend une étape de dépôt dudit échantillon dans une boite de dépôt et/ou de conservation d'échantillons comprenant au moins un compartiment pour le dépôt d'au moins un échantillon, ledit compartiment comprenant une porte, un moyen de verrouillage et déverrouillage de ladite porte et un détecteur d'échantillon, et un dispositif de transfert de données connecté à un système informatique de traitement d'informations associées audits échantillons.
9. Processus selon la revendication 8 dans lequel ledit transporteur reçoit via ledit système une invitation à retirer l'échantillon de ladite boite et à livrer ledit échantillon audit laboratoire.
10. Processus selon l'une quelconque des revendications 8 ou 9 dans lequel le laboratoire locataire réceptionne ledit échantillon et valide la réception de l'échantillon après une étape de vérification que des conditions de conservation dudit échantillon et de transport du dit échantillon ait été respectées.
1 1 . Processus selon l'une quelconque des revendications 8 à 10 dans lequel il envoie au laboratoire les données logistique quantitatives concernant le type et la quantité précises d'échantillons devant leur être livrés ; les données de planification de la production concernant les délais de livraison des échantillons ; toutes ces données sont dynamiques et sont envoyées au laboratoire en temps réel.
12. Boite (1 ) de dépôt et de conservation d'échantillons utilisable dans un système selon l'une quelconque des revendications 1 à 7 et dans un processus selon l'une quelconque des revendications 8 à 1 1 , la boîte étant configurée pour être installée dans un environnement à température non-contrôlée, la boîte comprenant :
« au moins un compartiment (4) pour le dépôt et la conservation d'au moins un échantillon, ledit compartiment comprenant au moins une porte (5,6),
• un moyen de verrouillage et déverrouillage de ladite porte ou desdites portes (5,6),
• un moyen de détection d'un code associé à un ou plusieurs échantillons,
• un moyen de transfert de données connecté à un système informatique de traitement d'informations associées audits échantillons.
• un moyen de contrôle de la température de conservation d'échantillons conservés dans la boîte.
13. Boite de dépôt et de conservation d'échantillons selon la revendication 12, caractérisée en ce qu'elle interagit avec un environnement cloud Computing incluant un serveur, une base de données et une application, de sorte à communiquer des données entre ladite boite et ladite base de données, ledit environnement cloud Computing interagissant en outre avec au moins une interface utilisateur de sorte à recevoir des données à partir de ladite interface et de les transférer vers ladite base de données et d'envoyer des données de ladite base de données vers ladite interface, ledit environnement cloud Computing et ladite interface utilisateur faisant partie dudit système.
14. Boîte de dépôt selon l'une quelconque des revendications 12 et 13, dans laquelle la boîte est configurée pour communiquer avec plusieurs autres boîtes de dépôt et de conservation d'échantillons par un réseau maillé qui inclut la boîte et lesdites autres boîtes.
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