JP2000003402A - 業務処理における電子文書及び紙文書配布の並行管理システム - Google Patents
業務処理における電子文書及び紙文書配布の並行管理システムInfo
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- JP2000003402A JP2000003402A JP16803098A JP16803098A JP2000003402A JP 2000003402 A JP2000003402 A JP 2000003402A JP 16803098 A JP16803098 A JP 16803098A JP 16803098 A JP16803098 A JP 16803098A JP 2000003402 A JP2000003402 A JP 2000003402A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】本発明は、ワークフローシステムの各工程で電
子文書による配布を基本とするが、一部の工程で電子印
以外の押印等が必要となり紙文書を用いる業務処理にお
いて、電子文書と紙文書を関連付け、電子文書の配布及
び紙文書の配布の遅延を防止するシステムである。 【解決手段】電子文書が紙文書番号を入力した工程に到
達していない場合には、紙文書番号を入力した工程のデ
ィスプレイに未到着である旨のメッセージを表示する。
子文書による配布を基本とするが、一部の工程で電子印
以外の押印等が必要となり紙文書を用いる業務処理にお
いて、電子文書と紙文書を関連付け、電子文書の配布及
び紙文書の配布の遅延を防止するシステムである。 【解決手段】電子文書が紙文書番号を入力した工程に到
達していない場合には、紙文書番号を入力した工程のデ
ィスプレイに未到着である旨のメッセージを表示する。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、電子文書を電子配
布するワークフローシステムの一部の工程において決裁
印の押印等のため紙文書を必要とし、電子文書と紙文書
を並行に管理する必要のある業務処理に用いる。
布するワークフローシステムの一部の工程において決裁
印の押印等のため紙文書を必要とし、電子文書と紙文書
を並行に管理する必要のある業務処理に用いる。
【０００２】
【従来の技術】現在、ワークフローシステムとして電子
文書のみの配布による業務処理は確立されているが、電
子文書を基本とし一部の工程で紙文書を必要とする業務
処理においては、電子文書と紙文書を関連付けて処理を
行う仕組み及び遅延を防止仕組みは確立されていない。
文書のみの配布による業務処理は確立されているが、電
子文書を基本とし一部の工程で紙文書を必要とする業務
処理においては、電子文書と紙文書を関連付けて処理を
行う仕組み及び遅延を防止仕組みは確立されていない。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】電子文書の配布を基本
とし一部の工程で紙文書を必要とする業務処理におい
て、電子文書と紙文書を関連付け、紙文書を要する工程
において、配布された紙文書を対応する電子文書に関連
付けて業務処理を行うことにより、紙文書の紛失を防
ぎ、業務処理を正確かつ効率よく実施する。また、紙文
書を要する工程において、電子文書及び紙文書の配布遅
延を防止する。
とし一部の工程で紙文書を必要とする業務処理におい
て、電子文書と紙文書を関連付け、紙文書を要する工程
において、配布された紙文書を対応する電子文書に関連
付けて業務処理を行うことにより、紙文書の紛失を防
ぎ、業務処理を正確かつ効率よく実施する。また、紙文
書を要する工程において、電子文書及び紙文書の配布遅
延を防止する。
【０００４】
【課題を解決するための手段】ワークフローシステムの
各工程で電子文書による配布を基本とするが、一部の工
程で電子印以外の押印等が必要となり紙文書を用いる業
務処理において、各工程でディスプレイ機能及び入力機
能を持つクライアント端末を有し、ワークフロー管理サ
ーバ側に電子文書のデータを格納する電子文書データテ
ーブル、各工程毎の標準処理時間を設定した標準処理時
間テーブル、各案件の処理状況を格納する処理状況管理
テーブル、電子文書と紙文書のユニークな番号を関連付
ける電子文書／紙文書関連管理テーブルを備え、紙文書
を要する工程で紙文書のユニークな番号が入力されたと
き、電子文書／紙文書関連管理テーブルから入力された
紙文書番号に対応する電子文書を検索し、その電子文書
の所在を処理状況管理テーブルで参照する。
各工程で電子文書による配布を基本とするが、一部の工
程で電子印以外の押印等が必要となり紙文書を用いる業
務処理において、各工程でディスプレイ機能及び入力機
能を持つクライアント端末を有し、ワークフロー管理サ
ーバ側に電子文書のデータを格納する電子文書データテ
ーブル、各工程毎の標準処理時間を設定した標準処理時
間テーブル、各案件の処理状況を格納する処理状況管理
テーブル、電子文書と紙文書のユニークな番号を関連付
ける電子文書／紙文書関連管理テーブルを備え、紙文書
を要する工程で紙文書のユニークな番号が入力されたと
き、電子文書／紙文書関連管理テーブルから入力された
紙文書番号に対応する電子文書を検索し、その電子文書
の所在を処理状況管理テーブルで参照する。
【０００５】電子文書が紙文書番号を入力した工程に到
着している場合には、電子文書データテーブルを参照し
て対応する電子文書データをディスプレイに表示する。
着している場合には、電子文書データテーブルを参照し
て対応する電子文書データをディスプレイに表示する。
【０００６】一方、電子文書が紙文書番号を入力した工
程に到達していない場合には、紙文書番号を入力した工
程のディスプレイに未到着である旨のメッセージを表示
する。さらに、標準処理時間テーブルを参照し、標準の
処理時間より一定の時間遅延している場合は、停滞して
いる工程のディスプレイに遅延している旨の警告メッセ
ージを表示させる。
程に到達していない場合には、紙文書番号を入力した工
程のディスプレイに未到着である旨のメッセージを表示
する。さらに、標準処理時間テーブルを参照し、標準の
処理時間より一定の時間遅延している場合は、停滞して
いる工程のディスプレイに遅延している旨の警告メッセ
ージを表示させる。
【０００７】また、紙文書を要する工程で、電子文書が
到着後、対応する電子文書番号の入力が一定の時間無い
場合は、処理状況管理テーブルを参照し、紙文書の停滞
している工程のディスプレイに遅延している旨の警告メ
ッセージを表示する。
到着後、対応する電子文書番号の入力が一定の時間無い
場合は、処理状況管理テーブルを参照し、紙文書の停滞
している工程のディスプレイに遅延している旨の警告メ
ッセージを表示する。
【０００８】
【発明の実施の形態】図１は、本発明を実現する各シス
テム構成及び工程を定義する図である。
テム構成及び工程を定義する図である。
【０００９】図１において、１１は電子文書のデータを
格納する電子文書のデータを格納する電子文書データテ
ーブル、１２は各工程毎の標準処理時間を設定した標準
処理時間テーブル、１３は各案件の処理状況を格納する
処理状況管理テーブル、１４は電子文書と紙文書のユニ
ークな番号を関連付ける電子文書／紙文書関連管理テー
ブルである。１５はワークフローサーバであり、１６〜
１９はディスプレイ機能及び入力機能を持つクライアン
ト端末である。
格納する電子文書のデータを格納する電子文書データテ
ーブル、１２は各工程毎の標準処理時間を設定した標準
処理時間テーブル、１３は各案件の処理状況を格納する
処理状況管理テーブル、１４は電子文書と紙文書のユニ
ークな番号を関連付ける電子文書／紙文書関連管理テー
ブルである。１５はワークフローサーバであり、１６〜
１９はディスプレイ機能及び入力機能を持つクライアン
ト端末である。
【００１０】１５のワークフローサーバは１１，１２，
１３及び１４のテーブルを参照及び更新する機能、時計
機能、計算機能を持ち、１６〜１９のクライアント端末
と接続し、クライアント端末のディスプレイに表示する
機能、データを送受信する機能を持つ。
１３及び１４のテーブルを参照及び更新する機能、時計
機能、計算機能を持ち、１６〜１９のクライアント端末
と接続し、クライアント端末のディスプレイに表示する
機能、データを送受信する機能を持つ。
【００１１】本実施例の工程は、工程１から工程４の４
工程とし、工程１及び工程３が紙文書を必要とする工程
とする。
工程とし、工程１及び工程３が紙文書を必要とする工程
とする。
【００１２】図２は、前記１１の電子文書データテーブ
ルの構成例である。２０１欄は電子文書のユニークな番
号である電子文書番号、２０２欄は電子文書のデータ部
を格納する。
ルの構成例である。２０１欄は電子文書のユニークな番
号である電子文書番号、２０２欄は電子文書のデータ部
を格納する。
【００１３】図３は、前記１２の標準処理時間テーブル
の構成例である。
の構成例である。
【００１４】３０１欄から３０４欄は各工程の標準処理
時間、３０５欄は紙文書を要する工程において、電子文
書が先に到着した後紙文書が到着するまでの許容時間、
３０６欄は紙文書を要する工程において、紙文書が先に
到着した後電子文書が到着するまでの許容時間を格納す
る。
時間、３０５欄は紙文書を要する工程において、電子文
書が先に到着した後紙文書が到着するまでの許容時間、
３０６欄は紙文書を要する工程において、紙文書が先に
到着した後電子文書が到着するまでの許容時間を格納す
る。
【００１５】図４は、前記１３の処理状況管理テーブル
の構成例である。４０１欄は電子文書のユニークな番号
である電子文書番号、４０２欄は業務処理開始時間であ
る受付時間、４０３欄から４０６欄は各工程の処理完了
時間を格納する。
の構成例である。４０１欄は電子文書のユニークな番号
である電子文書番号、４０２欄は業務処理開始時間であ
る受付時間、４０３欄から４０６欄は各工程の処理完了
時間を格納する。
【００１６】図５は、前記１４の電子文書／紙文書関連
管理テーブルの構成例である。
管理テーブルの構成例である。
【００１７】以下、本実施例におけるワークフローサー
バの処理の流れを説明する。
バの処理の流れを説明する。
【００１８】５０１欄は電子文書のユニークな番号であ
る電子文書番号、５０２欄は電子文書に対応する紙文書
のユニークな番号である紙文書番号を格納する。
る電子文書番号、５０２欄は電子文書に対応する紙文書
のユニークな番号である紙文書番号を格納する。
【００１９】図６は、紙文書が先に到着した場合に前記
１５のワークフローサーバが実行する処理の流れを示す
図である。
１５のワークフローサーバが実行する処理の流れを示す
図である。
【００２０】以下、図６に従ってワークフローサーバが
実行する動作を説明する。
実行する動作を説明する。
【００２１】ワークフローサーバが工程３のクライアン
ト（１８）から入力された文書番号を受信すると、文書
／紙文書関連管理テーブル（１４）を参照し、紙文書番
号（５０１）に対応する電子文書番号（５０２）を検索
する（ステップ６０１）。
ト（１８）から入力された文書番号を受信すると、文書
／紙文書関連管理テーブル（１４）を参照し、紙文書番
号（５０１）に対応する電子文書番号（５０２）を検索
する（ステップ６０１）。
【００２２】さらに処理状況管理テーブル（１３）を参
照し、該当する電子文書番号（４０１）の受付時間（４
０２）、各工程の完了時間（４０３〜４０６）及び現在
の時間から電子文書が所在する工程である工程ｎ（ｎ＝
１〜３）を検索する（ステップ６０２）。
照し、該当する電子文書番号（４０１）の受付時間（４
０２）、各工程の完了時間（４０３〜４０６）及び現在
の時間から電子文書が所在する工程である工程ｎ（ｎ＝
１〜３）を検索する（ステップ６０２）。
【００２３】ｎ＝３（ステップ６０３）の場合、電子文
書データテーブル（１１）を参照し、該当する電子文書
データ（２０２）を工程３のクライアント（１８）に表
示し（ステップ６０４）、処理を終了する。
書データテーブル（１１）を参照し、該当する電子文書
データ（２０２）を工程３のクライアント（１８）に表
示し（ステップ６０４）、処理を終了する。
【００２４】ｎ≠３（ステップ６０３）の場合、処理状
況管理テーブル（１３）を参照し、現在の時間と工程ｎ
の前工程の完了時間（４０２〜４０６のどれか）の差
（工程ｎにおける所要時間）を算出する（ステップ６０
５）。
況管理テーブル（１３）を参照し、現在の時間と工程ｎ
の前工程の完了時間（４０２〜４０６のどれか）の差
（工程ｎにおける所要時間）を算出する（ステップ６０
５）。
【００２５】さらに、標準処理時間テーブル（１２）を
参照し、工程ｎにおける標準処理時間（３０１〜３０４
のどれか）及び電子文書遅延許容時間（３０６）を検索
する（ステップ６０６）。
参照し、工程ｎにおける標準処理時間（３０１〜３０４
のどれか）及び電子文書遅延許容時間（３０６）を検索
する（ステップ６０６）。
【００２６】そして、工程ｎにおける標準処理時間（３
０１〜３０４のどれか）と電子文書遅延許容時間（３０
６）を加算する。
０１〜３０４のどれか）と電子文書遅延許容時間（３０
６）を加算する。
【００２７】工程ｎにおける標準処理時間（３０１〜３
０４のどれか）と電子文書遅延許容時間（３０６）を加
算したものが工程ｎにおける所要時間より大きい（ステ
ップ６０７）場合は、工程３のクライアント（１８）に
工程ｎにて処理中の旨メッセージを表示し（ステップ６
０８）、処理を終了する。
０４のどれか）と電子文書遅延許容時間（３０６）を加
算したものが工程ｎにおける所要時間より大きい（ステ
ップ６０７）場合は、工程３のクライアント（１８）に
工程ｎにて処理中の旨メッセージを表示し（ステップ６
０８）、処理を終了する。
【００２８】また、工程ｎにおける標準処理時間（３０
１〜３０４のどれか）と電子文書遅延許容時間（３０
６）を加算したものが工程ｎにおける所要時間以下の場
合（ステップ６０７）は、工程ｎのクライアント（１６
もしくは１７）に処理が遅延している旨の警告メッセー
ジ及び該当する電子文書番号を表示した（ステップ６０
９）後、工程３のクライアント（１８）に工程ｎにて処
理中の旨メッセージを表示し（ステップ６０８）、処理
を終了する。
１〜３０４のどれか）と電子文書遅延許容時間（３０
６）を加算したものが工程ｎにおける所要時間以下の場
合（ステップ６０７）は、工程ｎのクライアント（１６
もしくは１７）に処理が遅延している旨の警告メッセー
ジ及び該当する電子文書番号を表示した（ステップ６０
９）後、工程３のクライアント（１８）に工程ｎにて処
理中の旨メッセージを表示し（ステップ６０８）、処理
を終了する。
【００２９】図７は、電子文書が先に到着した場合に前
記１５のワークフローサーバが実行する処理の流れを示
す図である。
記１５のワークフローサーバが実行する処理の流れを示
す図である。
【００３０】工程３に配布された電子文書を受信（工程
２の完了情報を受信）した場合、工程３のクライアント
（１８）に電子文書番号及び電子文書が届いた旨のメッ
セージを表示する（ステップ７０１）。
２の完了情報を受信）した場合、工程３のクライアント
（１８）に電子文書番号及び電子文書が届いた旨のメッ
セージを表示する（ステップ７０１）。
【００３１】ここで、電子文書到着後、標準処理時間テ
ーブル（１２）の紙文書遅延許容時間（３０５）以内に
工程３のクライアントから対応する紙文書番号が入力さ
れた（ステップ７０２）場合、電子文書データテーブル
（１１）を参照し、該当する電子文書のデータ（２０
２）を工程３のクライアント（１８）に表示し（ステッ
プ７０３）、処理を終了する。
ーブル（１２）の紙文書遅延許容時間（３０５）以内に
工程３のクライアントから対応する紙文書番号が入力さ
れた（ステップ７０２）場合、電子文書データテーブル
（１１）を参照し、該当する電子文書のデータ（２０
２）を工程３のクライアント（１８）に表示し（ステッ
プ７０３）、処理を終了する。
【００３２】また、電子文書到着後、紙文書遅延許容時
間（３０６）以内に工程３のクライアント（１８）から
対応する紙文書番号が入力された（ステップ７０２）場
合は、電子文書／紙文書関連管理テーブル（１４）を参
照し、電子文書番号（５０１）に対応する紙文書番号
（５０２）を検索する（ステップ７０４）。
間（３０６）以内に工程３のクライアント（１８）から
対応する紙文書番号が入力された（ステップ７０２）場
合は、電子文書／紙文書関連管理テーブル（１４）を参
照し、電子文書番号（５０１）に対応する紙文書番号
（５０２）を検索する（ステップ７０４）。
【００３３】そして、紙文書を使用する前工程（この場
合は工程１）のクライアント（１６）に紙文書番号及び
該当の紙文書を早急に配布する旨の警告メッセージを表
示し（ステップ７０５）、処理を終了する。
合は工程１）のクライアント（１６）に紙文書番号及び
該当の紙文書を早急に配布する旨の警告メッセージを表
示し（ステップ７０５）、処理を終了する。
【００３４】
【発明の効果】以上のように、本発明によれば、電子文
書の配布を基本とし一部の工程で紙文書を必要とする業
務処理において、電子文書と紙文書を関連付け、紙文書
を要する工程において、配布された紙文書を対応する電
子文書に関連付けて業務処理を行うことにより、紙文書
の紛失を防ぎ、業務処理を正確かつ効率よく実施するこ
とが出来る。
書の配布を基本とし一部の工程で紙文書を必要とする業
務処理において、電子文書と紙文書を関連付け、紙文書
を要する工程において、配布された紙文書を対応する電
子文書に関連付けて業務処理を行うことにより、紙文書
の紛失を防ぎ、業務処理を正確かつ効率よく実施するこ
とが出来る。
【図１】本発明を実現する各システム構成及び工程を定
義する図である。
義する図である。
【図２】電子文書データテーブルの構成例を示す図であ
る。
る。
【図３】標準処理時間テーブルの構成例を示す図であ
る。
る。
【図４】処理状況管理テーブルの構成例を示す図であ
る。
る。
【図５】電子文書／紙文書関連管理テーブルの構成例を
示す図である。
示す図である。
【図６】紙文書が先に到着した場合にワークフローサー
バが実行する処理の流れを示す図である。
バが実行する処理の流れを示す図である。
【図７】電子文書が先に到着した場合にワークフローサ
ーバが実行する処理の流れを示す図である。
ーバが実行する処理の流れを示す図である。
１１…電子文書データテーブル、 １２…標準処
理時間テーブル、１３…処理状況管理テーブル。
理時間テーブル、１３…処理状況管理テーブル。
Claims (3)
- 【請求項１】ワークフローシステムの各工程で電子文書
による配布を基本とするが、一部の工程で電子印以外の
押印等が必要となり紙文書を用いる業務処理において、
各工程でディスプレイ機能及び入力機能を持つクライア
ント端末を有し、ワークフロー管理サーバ側に電子文書
のデータを格納する電子文書データテーブル、電子文書
と紙文書のユニークな番号を関連付ける電子文書／紙文
書関連管理テーブルを備え、紙文書を要する工程で紙文
書のユニークな番号を入力することにより、対応する電
子文書データをディスプレイに表示する機能を持つこと
を特徴とする業務処理における電子文書及び紙文書配布
の並行管理システム。 - 【請求項２】ワークフローシステムの各工程で電子文書
による配布を基本とするが、一部の工程で電子印以外の
押印等が必要となり紙文書を用いる業務処理において、
各工程でディスプレイ機能及び入力機能を持つクライア
ント端末を有し、ワークフロー管理サーバ側に各工程毎
の標準処理時間を設定した標準処理時間テーブル、各案
件の処理状況を格納する処理状況管理テーブル、電子文
書と紙文書のユニークな番号を関連付ける電子文書／紙
文書関連管理テーブルを備え、紙文書を要する工程で電
子文書の到着が標準処理時間より一定の期間遅延した場
合、電子文書の停滞する工程をディスプレイに表示する
とともに電子文書の停滞している工程のディスプレイに
遅延している旨の警告メッセージを表示することを特徴
とする業務処理における電子文書及び紙文書配布の並行
管理システム。 - 【請求項３】ワークフローシステムの各工程で電子文書
による配布を基本とするが、一部の工程で電子印以外の
押印等が必要となり紙文書を用いる業務処理において、
各工程でディスプレイ機能及び入力機能を持つクライア
ント端末を有し、ワークフロー管理サーバ側に各工程毎
の標準処理時間を設定した標準処理時間テーブル、各案
件の処理状況を格納する処理状況管理テーブル、電子文
書と紙文書のユニークな番号を関連付ける電子文書／紙
文書関連管理テーブルを備え、紙文書を要する工程で紙
文書の到着が標準処理時間より一定の期間遅延した場
合、紙文書の停滞している工程のディスプレイに遅延し
ている旨の警告メッセージを表示することを特徴とする
業務処理における電子文書及び紙文書配布の並行管理シ
ステム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP16803098A JP2000003402A (ja) | 1998-06-16 | 1998-06-16 | 業務処理における電子文書及び紙文書配布の並行管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP16803098A JP2000003402A (ja) | 1998-06-16 | 1998-06-16 | 業務処理における電子文書及び紙文書配布の並行管理システム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2000003402A true JP2000003402A (ja) | 2000-01-07 |
Family
ID=15860527
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP16803098A Pending JP2000003402A (ja) | 1998-06-16 | 1998-06-16 | 業務処理における電子文書及び紙文書配布の並行管理システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2000003402A (ja) |
Cited By (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2004054364A (ja) * | 2002-07-17 | 2004-02-19 | Ishikawa Pref Gov | 電子文書と紙文書を統合処理する文書業務支援装置 |
| JP2006107057A (ja) * | 2004-10-04 | 2006-04-20 | Ricoh Co Ltd | 文書処理システム、紙文書情報サーバ、文書処理方法、文書処理プログラム |
| JP2007156794A (ja) * | 2005-12-05 | 2007-06-21 | Mitsubishi Electric Corp | ビジネスプロセス管理装置及びビジネスプロセス管理方法及びビジネスプロセス管理プログラム |
| EP2060995A1 (en) | 2007-11-08 | 2009-05-20 | Canon Kabushiki Kaisha | Workflow support apparatus, method of controlling the same, workflow support system, and program |
-
1998
- 1998-06-16 JP JP16803098A patent/JP2000003402A/ja active Pending
Cited By (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2004054364A (ja) * | 2002-07-17 | 2004-02-19 | Ishikawa Pref Gov | 電子文書と紙文書を統合処理する文書業務支援装置 |
| JP2006107057A (ja) * | 2004-10-04 | 2006-04-20 | Ricoh Co Ltd | 文書処理システム、紙文書情報サーバ、文書処理方法、文書処理プログラム |
| JP2007156794A (ja) * | 2005-12-05 | 2007-06-21 | Mitsubishi Electric Corp | ビジネスプロセス管理装置及びビジネスプロセス管理方法及びビジネスプロセス管理プログラム |
| EP2060995A1 (en) | 2007-11-08 | 2009-05-20 | Canon Kabushiki Kaisha | Workflow support apparatus, method of controlling the same, workflow support system, and program |
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