JP2000285134A - 文書管理方法および文書管理装置および記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】ユーザ自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧
した文書を後に容易に検索可能にして、文書管理が容易
に行える文書管理方法およびそれを用いた文書管理装置
を提供する。 【解決手段】記憶された文書を検索するためのインデッ
クス情報を作成するタイミングを設定するタイミング設
定手段と、前記設定されたタイミングで前記文書に関す
る属性情報を抽出してインデックス情報を作成する作成
手段と、前記インデックス情報を該文書に対応付けて記
憶する記憶手段とを具備する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、例えば、ＷＷＷブ
ラウザで閲覧されるＷＷＷページや、ワードプロセッ
サ、エディタ、表計算ソフトその他のアプリケーション
で作成される文書などを記憶・管理する文書管理装置に
関する。

【０００２】

【従来の技術】近年のＰＣやワードプロセッサの普及に
よりオフィス内での文書の電子化が進んでいる。加えて
インターネットやイントラネットの発達で電子メールの
利用が急増し上記電子化をいっそう加速している。この
結果多くのオフィスが大量の電子化されたデータで溢れ
かえるようになり、これらを効率良く整理し管理するこ
との重要性が高まってきている。

【０００３】このためこれら電子化された文書を効率良
く管理する様々な文書管理装置が開発されてきた。ある
装置では文書の登録方法に特徴があり、デスクトップ上
のアイコンに対してファイルをドラッグ＆ドロップする
だけでデータベースに登録することができる。またある
装置では文書の検索方法に特徴があり、例えば「昨日の
会議で配布された資料」の様に日常使っている自然言語
で文書を検索することができる。また電子メイルに特化
したある装置では、受け取った電子メールを自動的に取
り込み、差出人ごとのフォルダに仕分けてくれる他、後
から全文検索などで検索を行うことができる。また最近
はこれらの特徴を兼ね備えた装置も出てきている。

【０００４】このように従来、文書管理装置として様々
な装置が開発されてきたが、その登録機能はユーザが直
接登録操作をしなければならないか、電子メールのよう
に特定の文書だけを対象として自動登録できるシステム
であった。

【０００５】また、インターネットとＷＷＷ（World W
ide Web）の発達により、ＷＷＷブラウザを通して情報
を入手する割合が増大しており、ＷＷＷページを管理す
ることの重要性が高まっている。予め登録しておいたＵ
ＲＬに従ってＷＥＢサイトを自動巡回し、ＷＷＷページ
のコピーを収集するソフトが開発されている。しかし自
分が見たページを対象として登録するものではない。

【０００６】また、ＷＷＷブラウザがディスク上に残し
ているＷＷＷページのキャッシュを登録する機能を備え
た装置がある。この機能を用いれば自分が見たページだ
けをデータベースに登録できるが、キャッシュがクリア
されてしまうと登録できない問題がある。またキャッシ
ュは短時間のうちに膨大な数になるため、登録前に適切
なフィルタリングを行う必要があるが、今までにこのよ
うなフィルタリング機能を備えた装置は登場していな
い。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】このように従来の文書
管理装置の登録機能は、ユーザ自身が作成、編集、閲覧
したもの、即ち自分が直接操作したもの全てを対象とし
た自動登録機能を備えたものではなく、ユーザ自身が直
接登録操作をしなければならないか、あるいは前記メー
ルのように特定の文書だけを対象としていた。

【０００８】またＷＷＷブラウザを通して得られる膨大
な情報に対し、実際に自分が見たページの中からフィル
タリングで絞り込んだ物を自動的に登録する機能を備え
た装置は存在しなかった。

【０００９】そこで、本発明は、上記問題点に鑑み、ユ
ーザ自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧した文書を
後に検索可能にするインデックス情報を自動的に作成す
ることにより、文書管理が容易に行える文書管理方法お
よびそれを用いた文書管理装置を提供することを目的と
する。

【００１０】また本発明は、ＷＷＷブラウザを通して得
られる膨大な文書の中から、予め設定したプロファイル
情報にヒットするものだけを閲覧時に自動的にローカル
マシン上にコピーし、さらにこのコピーしたデータに対
するインデックス情報を自動的に作成することにより、
文書管理が容易に行える文書管理方法およびそれを用い
た文書管理装置を提供することを目的とする。

【００１１】

【課題を解決するための手段】本発明の文書管理方法
は、記憶されている文書を検索するためのインデックス
情報を作成するタイミングを設定して、その設定された
タイミングに従って該文書に関する属性情報を抽出して
インデックス情報を作成して該文書に対応付けて記憶す
ることにより、ユーザ自身が実際に作成、編集、あるい
は閲覧した文書に対するインデックス情報を自動的に作
成し、後に、このインデックス情報を用いて文書を容易
に検索できる。

【００１２】また、本発明の文書管理方法は、閲覧され
た文書から抽出した属性情報と、選択すべき文書の属性
を定めたプロファイル情報とに基づき、閲覧された文書
のうち該文書を検索するためのインデックス情報を作成
する文書を選択し、この選択された文書から抽出された
属性情報から前記インデックス情報を作成して、前記選
択された文書と前記インデックス情報とを対応付けて記
憶することにより、ＷＷＷブラウザを通して得られる膨
大な文書（ＷＷＷページ）の中から、予め設定したプロ
ファイル情報にヒットするものだけを閲覧時に自動的に
記憶し、さらにこの記憶したデータに対するインデック
ス情報を自動的に作成し、後に、このインデックス情報
を用いて記憶したＷＷＷページを容易に検索できる。

【００１３】本発明の文書管理装置は、記憶された文書
を検索するためのインデックス情報を作成するタイミン
グを設定するタイミング設定手段と、前記設定されたタ
イミングで前記文書に関する属性情報を抽出してインデ
ックス情報を作成する作成手段と、前記インデックス情
報を該文書に対応付けて記憶する記憶手段とを具備した
ことにより、ユーザ自身が実際に作成、編集、あるいは
閲覧した文書に対するインデックス情報を自動的に作成
し、後に、このインデックス情報を用いて文書を容易に
検索できる。

【００１４】好ましくは、前記インデックス情報に基づ
き文書を検索する検索手段と、この検索手段での検索結
果を少なくとも前記インデックス情報とともに呈示する
呈示手段とを具備する。

【００１５】また、本発明の文書管理装置は、閲覧され
た文書から属性情報を抽出する抽出手段と、前記抽出さ
れた属性情報と、選択すべき文書の属性を定めたプロフ
ァイル情報とに基づき、閲覧された文書のうち該文書を
検索するためのインデックス情報を作成する文書を選択
する選択手段と、前記選択された文書から抽出された属
性情報から前記インデックス情報を作成する作成手段
と、前記選択された文書と前記インデックス情報とを対
応付けて記憶する記憶手段とを具備したことにより、Ｗ
ＷＷブラウザを通して得られる膨大な文書（ＷＷＷペー
ジ）の中から、予め設定したプロファイル情報にヒット
するものだけを閲覧時に自動的に記憶し、さらにこの記
憶したデータに対するインデックス情報を自動的に作成
し、後に、このインデックス情報を用いて記憶したＷＷ
Ｗページを容易に検索できる。また、ＷＷＷページのよ
うに日々更新される情報に対しても有効なインデックス
情報を生成することが可能になる。

【００１６】好ましくは、前記インデックス情報に基づ
き文書を検索する検索手段と、この検索手段での検索結
果を少なくとも前記インデックス情報とともに呈示する
呈示手段とを具備する。例えば、ツリー形式と表形式と
で呈示して、双方が互いに連携し合って表示することに
より、検索結果から所望の文書を見つける場合など、ユ
ーザにとって使い勝手がよくなる。

【００１７】好ましくは、前記プロファイル情報に基づ
き指定された属性情報を有する文書を検索する検索手段
をさらに具備する。また、前記記憶手段で記憶された文
書およびインデックス情報のうち、前記プロファイル情
報に基づき指定された属性情報を有する文書およびその
インデックス情報を削除する削除手段をさらに具備す
る。これにより、文書の検索、削除がより合理的に行
え、文書管理の上で利便性が向上する。

【００１８】なお、上記各手段は、コンピュータに実行
させるプログラムとして、フロッピーディスク、ＣＤ−
ＲＯＭ等の記憶媒体に記録して頒布することができる。
例えば、図１、図１１のユーザインタフェース部１５、
ファイル記憶部８、インデックスデータベース９はコン
ピュータの持つハードウエア資源を利用して構成し、そ
の他の構成部はコンピュータに実行させるプログラムで
実現可能である。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施形態について
図面を参照して説明する。

【００２０】（第１の実施形態）図１は本発明の第１の
実施形態にかかる文書管理装置の構成例を示したもので
ある。

【００２１】閲覧部１は、ファイル記憶部８に保存され
ている例えば、テキスト文書、ＨＴＭＬ文書等の電子化
された文書を閲覧あるいは作成、編集するものである。
閲覧部１は、この文書管理装置専用に作られたものの
他、エディタやワープロなどの既存のアプリケーション
などによって構成される。

【００２２】登録動作設定部２は、閲覧部１で作成、編
集、閲覧された文書に対するインデックス情報の作成を
開始するタイミングとなる閲覧部１の動作を設定するも
のである。

【００２３】登録動作定義テーブル３は登録動作設定部
２での設定内容を記録保管するためのもので、登録制御
部４は、この登録動作定義テーブル３を参照しながら登
録制御を行うようになっている。登録動作定義テーブル
３は例えば、ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓの場合、レジストリ
やＩＮＩファイルなどを利用する。他のシステム、例え
ばＵＮＩＸやＭａｃＯＳなどにおいても同様のものを用
いる。

【００２４】登録制御部４は登録動作定義テーブル３の
設定値を元に閲覧部１の動作を検知したら、キーワード
抽出部５、属性取得部６、インデックス情報作成部７を
制御してインデックス情報の作成、登録を実行する。

【００２５】キーワード抽出部５は閲覧部１で閲覧、作
成、編集されている文書からキーワードを抽出するもの
である。キーワードの抽出方法、既存のものでよく、例
えば、文書中のテキスト部分を形態素解析して、名詞等
の単語を抽出し、その名詞の出現頻度を求めて、出現頻
度の高いいくつかの名詞をキーワードとしてもよい。ま
た、予め各分野毎にキーワードとなり得る単語が登録さ
れている辞書を用いて、文書とこの辞書とのマッチング
を行って、一致した単語を当該文書のキーワードとして
もよい。

【００２６】属性取得部６は、閲覧部１で閲覧、作成、
編集されている文書のキーワード以外の属性を取得する
ものである。

【００２７】インデックス情報作成部７は、キーワード
抽出部５および属性取得部６で得られたキーワードと各
種属性値を基に、閲覧部１で閲覧あるいは作成編集され
た文書に対するインデックス情報を生成する。

【００２８】ファイル記憶部８は、文書の各種ファイル
を保存するもので、ハードディスクや各種リムーバブル
メディアで構成される。

【００２９】インデックスデータベース９はインデック
ス情報作成部７で作られたインデックス情報を保存管理
するものであり、検索部１０はこのインデックス情報に
より検索を行う。

【００３０】検索部１０はユーザからの検索要求を基に
インデックスデータベース９に対して検索を行い、その
結果を検索結果呈示部１４に伝える。

【００３１】検索結果呈示部１４は、表形式呈示部１
１、ツリー形式呈示部１２、連携制御部１３の３つで構
成され、検索部１０での検索結果をユーザに呈示するも
のである。

【００３２】表形式呈示部１１は、検索結果を１件につ
き１行の表にして呈示する。類似度やキーワードなどで
結果を一覧しやすいように呈示する。

【００３３】ツリー形式呈示部１２は、検索された文書
ファイルがファイル記憶部８のどこに保存されているか
をわかりやすく呈示するためにディレクトリ構造をツリ
ー状に呈示する。

【００３４】連携制御部１３は、表形式呈示部１１とツ
リー形式呈示部１２に対して行うユーザの文書選択操作
に応じて両方の表示を連携させる制御を行う。

【００３５】ユーザインタフェース部１５は、ディスプ
レイ装置等の出力装置、キーボード、マウス等の各種入
力装置から構成され、ユーザが各種指示入力を行った
り、検索式を入力したり、また、文書の表示や、文書検
索結果の表示等を行うようになっている。

【００３６】次に、図１の文書管理装置による登録タイ
ミングとその設定について説明する。なお、ここで登録
とは、ファイル記憶部８に既に記憶されている文書ファ
イルについてインデックス情報を作成して、そのインデ
ックス情報をインデックスデータベースに登録すること
で、このことを「文書の登録」と呼ぶこともある。

【００３７】登録タイミングとして設定される閲覧部１
の動作としては、例えば、 閲覧部１の終了あるいは閲覧ウインドウのクローズ ユーザ操作によるファイルのセーブ の２つがあり、ユーザは登録動作設定部２を通して、こ
れら２つのいづれか１つ、あるいは両方を選択すればよ
い。例えば、だけを設定すると閲覧、編集等された文
書の全てが登録される。だけを設定すると編集した文
書だけが登録される。なお、閲覧部１が自動セーブの機
能を有する場合、自動セーブ時の登録をのオプション
として追加することができる。との両方を設定する
とだけの設定と同じく閲覧された文書、編集された文
書の全てが登録されるが、編集時の登録のタイミングが
だけの設定とは異なる。セーブ時の登録が基本にな
り、セーブ後に編集を行わずに終了した場合、終了時の
登録は行われない。

【００３８】設定内容は登録動作定義テーブル３に書き
込まれ、登録制御部４から参照される。

【００３９】以上が登録タイミングの設定手順である。

【００４０】図２は、文書管理装置で用いられるインデ
ックス情報の構造を示した図で、文書ファイルに関する
属性情報（例えば、ＩＤ番号、ファイル名、パス名、フ
ァイルの種類、メディアの種類、作成日時、タイトル、
作者等）と、該文書から抽出されたキーワードをから構
成されていて、文書１つに対しこのインデックス情報が
１つ作成される。

【００４１】ＩＤ番号は、インデックス情報の作成順に
「１」、「２」、「３」…と順番に発番され、インデッ
クスデータベース９に格納されている全てのインデック
ス情報においてユニークな整数値データである。

【００４２】ファイル名は、当該文書ファイルのファイ
ル記憶部８上でのファイル名を表す文字列データであ
る。

【００４３】パス名は、同じく当該文書ファイルのファ
イル記憶部８上でのパス名を表す文字列データである。

【００４４】ファイル名とパス名の表現方法は、この文
書管理装置が動作するＯＳに依存し、例えばＭＳ−Ｗｉ
ｎｄｏｗｓの場合、それぞれ「Ｄｏｃｕｍｅｎｔ．ｔｘ
ｔ」、「ｃ：￥ｈｏｍｅ￥Ｍｙ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ￥ｄ
ｏｃｕｍｅｎｔ．ｔｘｔ」などの文字列データとなる。

【００４５】ファイルの種類は、図３に示すように、フ
ァイルの種類を表す予め定義された数値データであり、
例えば、この文書管理装置が動作するＯＳと利用するア
プリケーションと対象とするファイルの種類とに依存す
る。例えばＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓ上でＭＳ−Ｏｆｆｉｃ
ｅの各アプリケーションのファイルとリッチテキストフ
ォーマット（ＲＴＦ）ファイル、標準テキストファイル
を対象とする場合、図３に示す定義値を利用する。

【００４６】メディアの種類は、図４に示すように、フ
ァイルの保存場所の種類を表す予め定義された数値デー
タであり、例えば、この文書管理装置が動作するＯＳに
依存する。例えば、ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓの場合は図４
に示すような定義値を利用する。

【００４７】作成日時は、当該文書ファイルが作成され
た日時、あるいは最終更新日時を表す日付型のデータで
ある。

【００４８】タイトルは、当該文書ファイルのタイトル
を表す文字列データである。

【００４９】作者は、当該文書ファイルを作成した作者
を表す文字列データである。

【００５０】キーワードは、キーワード抽出部５で当該
文書のテキスト部分から抽出したキーワードを値とする
リスト型のデータである。

【００５１】次に、図５に示すフローチャートを参照し
て、登録制御部４によるインデックス情報の作成および
登録の処理動作について説明する。

【００５２】登録制御部４は、閲覧部１で登録動作定義
テーブル３に設定された動作、即ちファイルのセーブも
しくは閲覧部１の終了動作の実行を監視する（ステップ
Ｓ１）。動作の実行を監視する方法には、システムに常
駐するアプリケーションで標準的に用いられている方法
を利用する。例えば、ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓの場合で
は、当該動作が行われる際に発生するＷｉｎｄｏｗｓメ
ッセージを監視し、該メッセージに対してフックをかけ
ることで当該動作の監視が行える。また、他の方法とし
て、閲覧部１に既存のアプリケーションが利用された場
合、該アプリケーション自身の機能として該設定された
動作を検知し、さらにその動作に応じた処理を実行する
ことも可能である。例えばＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓのアプ
リケーションであるＭＳ−Ｗｏｒｄや ＭＳ−Ｅｘｃｅ
ｌの場合、マクロ言語ＶＢＡ（Ｖｉｓｕａｌ Ｂａｓｉ
ｃ ｆｏｒ Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ）を用いてアプリ
ケーションのコマンド自体を書き換えることによりアプ
リケーションの動作をカスタマイズすることが可能で、
セーブコマンドに手を加えることでセーブ時の一連の登
録処理を実行させることができる。また当該動作時に自
動的に実行するマクロを作ることもできる。例えば、Ａ
ｕｔｏ＿Ｃｌｏｓｅ（）マクロで任意のファイルをクロ
ーズした際の処理を、Ａｕｔｏ＿Ｅｘｉｔ（）マクロで
Ｗｏｒｄ自体を終了する際の処理をそれぞれ記述するこ
とができるため、これらを用いて終了時の一連の登録処
理を実行させることができる。

【００５３】予め設定したセーブあるいは終了の動作が
検知された場合（ステップＳ２）、登録制御部４は、キ
ーワード抽出部５を起動し、キーワード抽出部５は、閲
覧部１で閲覧、編集、作成等されていた文書からキーワ
ードを抽出する（ステップＳ３）。

【００５４】続いて、属性取得部６を起動し、閲覧部１
よりファイル名、パス名、ファイルの種類、メディア種
別、ファイル作成日時、タイトル、作者の各属性値を取
得する（ステップＳ４）。

【００５５】続いてインデックス情報作成部７を起動
し、キーワード抽出部５で抽出されたキーワードと属性
取得部６で取得された各属性値を元に図２に示したイン
デックス情報を作成する（ステップＳ５）。

【００５６】続いてインデックス情報作成部７は、作成
したインデックス情報をインデックスデータベース９に
登録する（ステップＳ６）。

【００５７】属性取得部６での各属性値の取得方法、イ
ンデックス情報作成部７でのインデックス情報の作成方
法、及びインデックス情報作成部でのインデックス情報
のインデックスデータベース９への登録方法については
後で改めて説明する。

【００５８】続いて、閲覧部１が引き続き動作している
かを調べる（ステップＳ７）。セーブ時の登録や、ウイ
ンドウを閉じての登録などで閲覧部１が引き続き動作中
の場合は、再び（ステップＳ１）の監視状態に戻り、以
上の動作が継続して行われる。

【００５９】以上の様に登録制御部４においてインデッ
クス情報の作成および登録が行われる。

【００６０】次に、属性取得部６における各属性値の取
得方法について説明する。

【００６１】ファイル名、パス名は閲覧部１から直接取
得する。閲覧部１に既存のアプリケーションを利用する
場合は、ＯＳ及びアプリケーションの機能から属性を取
得する。例えばＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓ上のアプリケーシ
ョンの場合、ＯＬＥオートメーションなどによって属性
を取得することができる。

【００６２】ファイルの種類はファイル名から取得す
る。例えば ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓの場合、ファイル名
の拡張子部分からファイルの種類を取得することができ
る。

【００６３】メディア種別はパス名からドライブ名を取
り出し、ＯＳの機能からドライブの種類を調べることに
よって取得する。

【００６４】ファイル作成日時はＯＳの機能を用いて取
得する。例えば ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓの場合Ｗｉｎｄ
ｏｗｓＡＰＩの各関数を用いて実装する。

【００６５】タイトルは、当該文書ファイルが例えばＭ
Ｓ−Ｗｏｒｄの文書ファイルのようにファイル自身の属
性としてタイトルを持っている場合には、このタイトル
をそのまま利用する。当該文書ファイルが属性としてタ
イトル持っていない場合、あるいは属性の取得方法がわ
からない文書ファイルである場合には、例えば、当該文
書ファイルのテキスト部分の最初の１文をタイトルとし
て利用する。この１文が文字列フィールドの大きさを越
える場合には、その大きさまでをタイトルとして利用す
る。

【００６６】作者は、当該文書ファイルが自分の属性と
して作者の情報を持っている場合には、その値をそのま
ま利用する。当該文書ファイルが属性として作者の情報
を持っていない場合、あるいは属性の取得方法がわから
ない文書ファイルである場合には、この文書管理装置が
動作するＯＳが文書ファイルの作者を取り出すＡＰＩを
備えている場合、このＡＰＩ関数によって作者を取得す
る。ＡＰＩが無い場合、あるいは値の取得に失敗した場
合には、空の文字列を値とする。

【００６７】なお、閲覧部１に既存のアプリケーション
を適用する場合、アプリケーションの機能として上記し
たような属性値を取得することが可能な場合にはこの機
能によってその属性値を取得する。例えば ＭＳ−Ｗｉ
ｎｄｏｗｓのアプリケーションの場合、ＯＬＥオートメ
ーションの機能で属性値の多くをアプリケーションから
取得することが可能である。

【００６８】以上のように属性取得部６において各属性
値を取得する。

【００６９】次に、インデックス情報作成部７における
インデックス情報の作成方法について説明する。

【００７０】まず、新しいインデックスを１つ生成し、 （ＩＤ番号）＝（直前に作られたインデックスのＩＤ番
号）＋１ で定まるＩＤ番号を設定する。ＩＤ番号としては各イン
デックスにユニークな値が設定できれば上記方法でなく
てもかまわない。例えばインデックス先のデータが無く
なったような不要なインデックスの削除で欠番となった
ＩＤ番号を小さい物から優先的に割り当てるような方法
でも良い。

【００７１】続いて、キーワード抽出部５で抽出された
各キーワードを設定する。キーワードが抽出されなかっ
た場合、本フィールドは空のリスト型となる。またキー
ワードの数が予めリスト型としてサポートしている最大
要素数の上限を越える場合には、キーワードとして検出
された順番に最大要素数分のリスト型を形成するものと
する。

【００７２】最後に、属性取得部６で取得されたファイ
ル名、パス名、ファイルの種類、メディア種別、ファイ
ル作成日時、タイトル、作者の各属性値を設定する。

【００７３】以上のようにインデックス情報作成部７に
おいてインデックス情報を作成する。

【００７４】次に、図６を参照して、インデックス情報
作成部７がインデックスデータベース９にインデックス
情報を登録する動作についてを説明する。

【００７５】インデックス情報作成部７は、その作成し
たインデックス情報と同じ文書のインデックス情報がイ
ンデックスデータベース９に既にあるかどうかを調べる
ために、当該インデックス情報にあるパス名と同じパス
名を持ったインデックス情報がインデックスデータベー
ス９にあるかを調べる（ステップＳ１１）。

【００７６】同じパス名のインデックス情報が無い場
合、当該作成したインデックス情報をインデックスデー
タベース９に新規登録する（ステップＳ１２）。

【００７７】同じパス名のインデックス情報が既に存在
する場合、この既に登録されたインデックス情報と作成
したインデックス情報の各属性値を比較し、異なる属性
値が１つ以上存在する場合には（ステップＳ１３）、既
にあるインデックス情報を今回作成したインデックス情
報で更新する（ステップＳ１４）。

【００７８】異なる属性値が１つも存在しない場合に
は、変更が無いので今回作成したインデックス情報を破
棄し（ステップＳ１５）、登録をしないで終了する。

【００７９】以上のようにして、インデックス情報作成
部７においてインデックス情報がインデックスデータベ
ース９へ登録される。

【００８０】次に、図７を参照して、検索部１０におけ
る文書検索処理動作について説明する。

【００８１】ユーザインタフェース部１５を介して、検
索部１０にインデックスデータベース９に対する検索式
を入力する（ステップＳ２１）。この検索式の中身はイ
ンデックスデータベース９に依存する。例えばインデッ
クスデータベース９がＳＱＬ（Ｓｔｒｕｃｔｕｒｅｄ
Ｑｕｅｒｙ Ｌａｎｇｕａｇｅ）ベースのデータベース
の場合にはＳＱＬ文での検索式が用いられる。

【００８２】続いて、検索部１０では、この検索式を用
いてインデックスデータベース９からインデックス情報
を検索し（ステップＳ２２）、その検索結果を受け取っ
て検索結果呈示部１４に送る（ステップＳ２３）。検索
結果呈示部１４では、検索されたインデックス情報をユ
ーザインタフェース部１５に呈示する。

【００８３】検索結果呈示部１４に呈示された検索結果
に所望の文書がない場合、ユーザは引き続き現在の検索
結果を破棄してステップＳ２１から検索をやり直すこと
ができる。検索結果が多く所望の文書を見つけられない
場合、現在の検索結果に対しての追加の検索を実行する
ことができる（ステップＳ２４）。追加の検索を行う場
合には、現在の検索結果即ち検索された文書のすべての
インデックス情報のＩＤ番号をメモリ上にデータとして
蓄えておき（ステップＳ２５）、追加の検索によってイ
ンデックスデータベース９からインデックス情報を取得
する際に、当該メモリ上のＩＤ番号と一致したものだけ
を取り出すようにすれば良い。また、それぞれの検索で
の検索結果を保存しておくことで、以前の検索結果に立
ち戻ったり、追加の検索を複数平行して行うこともでき
る。

【００８４】以上のように検索部１０において文書検索
が実行される。

【００８５】次に、図８を参照して、検索結果呈示部１
４での検索結果の取得の動作を説明する。

【００８６】まず、ユーザインタフェース部１５に呈示
されたインデックス情報の中から、ユーザが所望の文書
を選択する（ステップＳ３１）。次に、選択された文書
のインデックス情報からファイル名とパス名を抽出し
（ステップＳ３２）、ファイル名とパス名とが閲覧部１
に伝えられる（ステップＳ３３）。閲覧部１は当該ファ
イル名とパス名とからファイル記憶部８から該当する文
書ファイルを読み込んで呈示する（ステップＳ３４）。

【００８７】以上のように検索結果呈示部１４における
検索結果の取得が実行される。

【００８８】次に、検索結果呈示部１４での検索結果の
呈示方法について説明する。検索結果呈示部１４では、
図９に示すように、検索結果をディスプレイ装置の表示
画面に、表形式呈示ウインドウとツリー形式呈示ウイン
ドウとにそれぞれ呈示する。表形式呈示ウインドウに
は、各文書のインデックス情報の内容をその検索スコア
の上位から順に表形式の呈示を行う。ツリー形式呈示ウ
インドウには、検索されたインデックス情報に含まれて
いるパス情報を基にツリー状に呈示する。

【００８９】これら２つの呈示ウインドウは、連携制御
部１３によって互いに連携して動作し合う。例えば表形
式呈示ウインドウに呈示された任意の文書をマウスなど
でクリックして選択すると、ツリー形式呈示ウインドウ
上の当該文書の部分が選択されハイライト表示などによ
って一目でわかるようになる。同様にツリー形式呈示ウ
インドウに呈示された任意の文書を選択すると、表形式
呈示ウインドウ上の当該文書が選択されるようになる。

【００９０】このために連携制御部１３では、一方の呈
示ウインドウで選択された文書に対するインデックス情
報のＩＤ番号を他方の呈示ウインドウに伝える働きをす
る。

【００９１】また、ツリー形式呈示ウインドウには、各
フォルダ内の検索されなかった文書ファイルも同時に呈
示するようにしてもよい（図１０参照）。この場合は、
検索されたファイルはハイライト表示を行うなどして検
索されなかったファイルと一目で区別ができるようにす
る。

【００９２】以上のように検索結果呈示部１４で検索結
果の呈示を行う。

【００９３】（第２の実施形態）本発明の第２の実施形
態にかかる文書管理装置は、図１の閲覧部１に、ＷＷＷ
ブラウザアプリケーションを適用した例で、管理対象の
文書としての、ユーザ自身が閲覧したＷＷＷページ（Ｗ
ＷＷブラウザ上に表示されているページ）に対し、後に
当該ＷＷＷページを検索するために必要なインデックス
情報を自動的に作成し、そのインデックス情報を用いて
所望のＷＷＷページを検索するためのものである。

【００９４】ところで、ＷＷＷページの場合、閲覧して
いる実体は通常ローカルマシンの外にある。また、その
実体は日々更新されることが多く、実体に対してのイン
デックス情報をファイリングしても後日の役に立たない
ケースが多い。このため、第２の実施形態では上記ＷＷ
Ｗページのコピーをローカルマシン上のファイルシステ
ムに作成する機能を追加し、そのコピーに対するインデ
ックス情報を作成してインデックスデータベースに登録
する方式をとっている。

【００９５】また、日常ＷＷＷブラウザを通してＷＷＷ
ページを閲覧していると、知らず知らずのうちに膨大な
数のページを閲覧していることに気がつく。第１の実施
形態のように閲覧した文書（のインデックス情報）全て
を登録する方式の場合、登録数が膨大になってしまうと
いう問題が生じる。そこで第２の実施形態では、予めプ
ロファイル情報を登録し、閲覧したＷＷＷページに対し
て、このプロファイル情報によるフィルタリング処理を
行う機能が追加されている。なお、第２の実施形態に係
る文書管理装置の閲覧部は、図１１に示すように、ＷＷ
Ｗブラウザ１０３に限定するものではなく、エディタや
ワープロなどの既存のアプリケーションを適用してもか
まわない。前者のローカルマシン外にある実体をコピー
してインデックスを生成する機能は、エディタやワープ
ロなどのアプリケーションでフロッピーディスクや光磁
気ディスクなどの各種リムーバブルメディア上にある文
書ファイルに対する閲覧や編集を行う際に適用すること
ができる。また後者のプロファイル情報によるフィルタ
リング処理は、そのまま文書ファイルに対して適用する
ことが可能である。

【００９６】図１１は、第２の実施形態にかかる文書管
理装置の構成例を示したものである。なお、図１１にお
いて、図１と同一部分には同一符号を付し、異なる部分
について説明する。すなわち、図１１では、図１の閲覧
部１をＷＷＷブラウザ１０３に置き換え、図１の登録動
作設定部２、登録動作定義テーブル３が、プロファイル
設定部１０１、プロファイル登録テーブル１０２、フィ
ルタリング部１０６、ＷＷＷページ取得・保存部１１７
に置き換わり、さらに、プロファイル情報呈示部１１７
が追加されてた構成となっている。

【００９７】ＷＷＷブラウザ１０３は、既存のブラウザ
アプリケーションで構成されるが、専用に作り込んだ物
であっても構わない。

【００９８】プロファイル設定部１０１は、フィルタリ
ング部１０６で行われる文書のフィルタリング処理を行
う際に用いるプロファイル情報（図１２参照）を設定す
るためのもので、図１２に示すように、例えば、複数の
キーワードと複数のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏ
ｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）をそれぞれ設定することが
できる。

【００９９】プロファイル登録テーブル１０２は、プロ
ファイル設定部１０１で設定された図１２に示したよう
なプロファイル情報を、設定された時間とともに、図１
３に示すテーブル形式で保存するものである。

【０１００】フィルタリング部１０６は、キーワード抽
出部５で抽出されたキーワードと属性取得部６で取得さ
れた属性値とプロファイル登録テーブル１０２に設定さ
れた最新のプロファイル情報とを比較し、登録を行うか
否かを登録制御部４に伝える。閲覧中のＷＷＷページか
ら抽出されたキーワードおよび属性値がプロファイル情
報と一致しているときは、登録制御部４は、当該ＷＷＷ
ページの登録を行う。

【０１０１】ＷＷＷページ取得保存部１０７は、ＷＷＷ
ブラウザ１０３で閲覧されたページを構成している各オ
ブジェクトを１つのフォルダにまとめてファイル記憶部
８上にコピーする。

【０１０２】プロファイル情報呈示部１１７は、プロフ
ァイル登録テーブル１０２の内容を時系列でグラフィカ
ルに呈示するためのもので、呈示したプロファイル情報
を基にＷＷＷページの検索と削除を行うこともできる
（後述）。

【０１０３】図１４は、インデックス情報の構造を示し
たもので、ＩＤ番号、ＵＲＬ、フォルダ名、先頭ファイ
ル名、タイトル、作成日時、キーワード、フィルタリン
グ種別、ヒットしたキーワードの各項目によって構成さ
れ、登録されるＷＷＷページごとに１つ作成される。

【０１０４】ＩＤ番号はインデックス情報の作成順に
「１」、「２」、「３」…と順番に発番され、インデッ
クスデータベース９の全てのインデックス情報において
ユニークな整数値データである。

【０１０５】ＵＲＬは、登録するＷＷＷページのＵＲＬ
を表す文字列データである。

【０１０６】フォルダ名はファイル記憶部８上にコピー
したＷＷＷページを保存しているフォルダのパス名を表
す文字列データである。

【０１０７】先頭ファイル名は、フォルダ内の各ファイ
ルの中で、先頭ページのＨＴＭＬ文書をコピーしたファ
イルのファイル名を表す文字列データである。

【０１０８】タイトルは登録するＷＷＷページに付けら
れたタイトルを表す文字列データである。

【０１０９】作成日時は、コピーしたファイルが作成さ
れた日時、あるいは最終更新日時を表す日付型のデータ
である。

【０１１０】キーワードは、キーワード抽出部５におい
てＷＷＷページのテキスト部分に対して抽出したキーワ
ードを値とするリスト型のデータである。キーワードが
抽出されなかった場合、本フィールドは空のリスト型と
なる。またキーワードの数がリスト型として予め定めら
れた最大要素数の上限を越える場合には、キーワードと
して検出された順番に最大要素数分のリスト型を形成す
るものとする。

【０１１１】フィルタリング種別は、登録するＷＷＷペ
ージに対するフィルタリング処理がプロファイルに定義
されたＵＲＬで行われたのか、キーワードで行われたの
か、その両方で行われたのか、あるいはフィルタリング
が行われなかったのかを表す予め定義された数値のデー
タで、図１５に示す各定義値のいずれかの値を取る。ヒ
ットしたキーワードは、登録するＷＷＷページに対する
フィルタリング処理がキーワードで行われた際に、その
ＷＷＷページから抽出されたキーワードのうち、プロフ
ァイル情報のキーワードと一致したキーワードを値とす
るリスト型のデータである。キーワードによるフィルタ
リングが行われなかった場合、本フィールドは空のリス
ト型となる。

【０１１２】次に、図１６を参照して、登録制御部４に
おけるインデックス情報の作成および登録の処理動作に
ついて説明する。

【０１１３】ＷＷＷブラウザ１０３で新たなＷＷＷペー
ジが表示されたかを監視する（ステップＳ４１）。この
監視方法としては、システムに常駐するアプリケーショ
ンで標準的に用いられている方法を利用する。例えば、
ＭＳ−Ｗｉｎｄｏｗｓの場合では、新たなＷＷＷページ
が表示された際に発生するＷｉｎｄｏｗｓメッセージを
監視し、そのメッセージに対してフックをかけることで
新たなＷＷＷページの表示されたこと検知する。

【０１１４】新たなＷＷＷページの表示が検知された場
合（ステップＳ４２）、プロファイル登録テーブル１０
２を参照し、プロファイルとしてＵＲＬが登録されてい
るかを調べる（ステップＳ４３）。

【０１１５】プロファイルにＵＲＬが登録されていない
場合、ステップＳ４６へ進む。一方、プロファイルにＵ
ＲＬが登録されている場合、ステップＳ４４へ進み、属
性取得部６を起動し、属性取得部６がＷＷＷページのＵ
ＲＬをＷＷＷブラウザ１０３から取得する（ステップＳ
４４）。

【０１１６】次に、フィルタリング部１０６を起動し、
プロファイルとして登録されているＵＲＬと、現在のＷ
ＷＷページのＵＲＬとを比較し、同じＵＲＬがあるかを
調べる（ステップＳ４５）。同じＵＲＬがある場合は、
以下の処理を実行し、同じＵＲＬがない場合は登録処理
を中断し、ステップＳ４１へ戻り、ＷＷＷブラウザの監
視を行う。

【０１１７】次に、プロファイル登録テーブル１０２を
参照し、プロファイルとしてキーワードが登録されてい
るかを調べる（ステップＳ４６）。プロファイルにキー
ワードが登録されていない場合、ステップＳ４９へ進
む。一方、プロファイルにキーワードが登録されている
場合、すて４７へ進み、キーワード抽出部５を起動し、
ＷＷＷページ内のテキスト情報からキーワードを抽出す
る（ステップＳ４７）。なお、キーワードの抽出は前述
したように、通常のファイリングシステムや検索システ
ムにおいて通常使われている方法によって行われるもの
とする。

【０１１８】続いて、フィルタリング部１０６を起動
し、当該ＷＷＷページから抽出されたキーワードとプロ
ファイル登録テーブル１０２にプロファイルとして登録
されたキーワードとを比較し照合を行う（ステップＳ４
８）。一致するキーワード存在しない場合、すなわち、
プロファイルとして登録されたキーワードと同じキーワ
ードが当該ＷＷＷページに存在しない場合、そのＷＷＷ
ページの登録を中断し、ステップＳ４１へ戻り、再びＷ
ＷＷブラウザの監視を行う。

【０１１９】続いて、インデックスデータベース９に当
該ＷＷＷページと同じＵＲＬを持ったインデックス情報
があるか否かを調べる（ステップＳ４９）。同じＵＲＬ
のインデックス情報が無い場合は、ステップＳ５１へ進
み、以降の登録処理を実行する。インデックスデータベ
ース９に当該ＷＷＷページと同じＵＲＬを持ったインデ
ックス情報が存在する場合、そのインデックス情報が指
しているフォルダにあるＷＷＷページのコピーと閲覧さ
れている当該ＷＷＷページを構成している各ファイルと
の間でファイル名及びファイルの中身を比較し、異なる
ファイルが１つも存在しないときは（ステップＳ５
０）、その閲覧されているＷＷＷページと同じものが既
に登録されていると判断できるので、現在の登録処理を
終了して、ステップＳ４１へ戻り、再び、ＷＷＷブラウ
ザの監視を行う。一方、異なるファイルが１つでも存在
する場合、ステップＳ５１へ進み、以降の登録処理を実
行する。

【０１２０】ＷＷＷページの登録処理では、まず、ＷＷ
Ｗページ取得・保存部１０７を起動し、当該ＷＷＷペー
ジのコピーをファイル記憶部８に作成する（ステップＳ
５１）。コピーの作成は、ＷＷＷページの自動巡回機能
を持ったアプリケーションなどで一般的に行われている
方法を用いて行う。

【０１２１】次に、属性取得部６を起動して、当閲覧中
のＷＷＷページとそのＷＷＷページのコピーから、フォ
ルダ名、先頭ファイル名、タイトル、作成時間の各属性
値を取得する（ステップＳ５２）。このうちタイトルは
ＷＷＷブラウザ１０３から直接取得する。フォルダ名と
先頭ファイル名はコピーの作成時に情報を残しておき、
これを読み出すことで取得する。作成時間はコピー先と
なるフォルダの作成時間を第１の実施形態の場合と同じ
方法で取得する。あるいはＯＳの時計機能で現在の時間
を求めてこれを作成時間としても良い。また、ＵＲＬは
先に処理（ステップＳ４４）で取得してあるものを利用
する。

【０１２２】続いて、インデックス情報作成部７を起動
し、キーワード抽出部５で抽出されたキーワードと、属
性取得部６で取得された各属性値を基にインデックス情
報を作成する（ステップＳ５３）。インデックス情報の
作成方法は第１の実施形態と同様である。作成したイン
デックス情報は、インデックスデータベース９に新規登
録する（ステップＳ５４）。その後、ステップＳ４１へ
戻り、ＷＷＷブラウザ１０３の監視を行い、以下ブラウ
ザが終了するまで上記処理を継続して行う。

【０１２３】次に、登録されたＷＷＷページの検索処理
動作について説明する。図１１の文書管理装置には、検
索部１０に対して入力された検索式によって行う第１の
実施形態と同様の検索機能と、プロファイル情報呈示部
１１７からの検索機能の２つの検索機能がある。

【０１２４】まず、検索部１０に対して入力された検索
式によって行う検索処理動作について説明する。ここで
は、検索結果呈示部１４の動作が第１の実施形態の場合
と異なる。検索結果呈示部１４は、図１７に示すように
検索されたＷＷＷページを表形式呈示ウインドウとツリ
ー形式呈示ウインドウとにそれぞれ呈示する。表形式呈
示ウインドウでは、各ＷＷＷページのインデックス情報
内容をその検索スコアの上位から順に表形式で呈示を行
う。ツリー形式呈示ウインドウでは、各ＷＷＷページの
中でＵＲＬが同じものを１つの階層にまとめ、図１７に
示すように、全体で２階層のツリー構造にした呈示を行
う。これら２つの呈示ウインドウは連携制御部１３によ
って第１の実施形態と同様に互いに連携して動作し合
う。

【０１２５】なお、ツリー形式呈示ウインドウでは、Ｕ
ＲＬのドメイン表示部分を右側の要素、すなわち第１ド
メインから順番に階層的にまとめた図１８に示すような
ツリー表示を行うこともできる。

【０１２６】次に、プロファイル情報呈示部１１７から
の検索処理動作について、図１９と図２０を参照して説
明する。

【０１２７】図１９にプロファイル情報呈示部１１でデ
ィスプレイ装置に表示された表示画面の一例を示す。プ
ロファイル情報呈示部１１は、プロファイル登録テーブ
ル１０２の内容を時間軸２０１に従ってグラフィック表
示したもので、プロファイルとして設定された全てのＵ
ＲＬとキーワードを、それぞれの期間（プロファイル情
報として設定されている、使われる期間）を表した線分
で、ＵＲＬの表示領域２０４、キーワードの表示領域２
０５の各領域に表示する。例えば、ＵＲＬ「ｗｗｗ．ａ
ａａ．ｄｄｄ．ｅｄｕ」は１９９９年１１月中旬から２
０００年１月末まで、キーワード「ネットワーク」は２
０００年１月末までそれぞれ有効なプロファイル情報で
あることが図１９の表示から確認できる。また、表示領
域２０４、２０５は時間軸２０１の左右に付けられたス
クロールボタン２０２、２０３をマウスなどのポインテ
ィングデバイスでクリックすることで左右に（時間軸
で）スクロールさせることができる。

【０１２８】以下、図２０に示すフローチャートを参照
して、プロファイル情報呈示部１１７からの検索処理動
作について説明する。

【０１２９】まず、ユーザは、プロファイル情報呈示部
１１７より表示された図１９に示した表示画面から任意
のＵＲＬ、キーワードを選択する（ステップＳ６１）。
以下、ＵＲＬとキーワードをともに選択する場合を例に
とり説明するが、いずれか一方のみを選択する場合も同
様である。選択方法としては、ポインティングデバイス
でＵＲＬ、キーワードを表す線分をそれぞれクリックし
て選択する方法と、図１９に示すように、縦の点線で示
す時間を指定する線分２０６をポインティングデバイス
によって左右に移動させ、所望のＵＲＬ、キーワードの
線分に重ねることで選択する方法の２種類の選択方法が
ある。なお後者では線分２０６を２本にして、両方の線
分で囲んだ矩形領域でＵＲＬ、キーワードを選択するこ
とも可能である。

【０１３０】次に、検索ボタン２０７を押下する（ステ
ップＳ６２）。続いて、選択されたＵＲＬ、キーワード
が検索部１０に伝えられると（ステップＳ６３）、ＵＲ
Ｌとキーワードとで行われたフィルタリング処理によっ
て、既に登録されているＷＷＷページのインデックス情
報が、フィルタリング種別、ＵＲＬ、ヒットしたキーワ
ードの各フィールドに対するフィールド検索によって検
索される（ステップＳ６４）。

【０１３１】続いて、検索結果が検索結果呈示部１４に
伝えられ、図１７、図１８に示したような、検索結果を
検索式での検索結果と同様に呈示する（ステップＳ６
５）。

【０１３２】以下、第１の実施形態の検索と同様に、検
索結果からＷＷＷページを選択し（ステップＳ６６）、
対応するインデックス情報からファイル名とパス名を取
得する（ステップＳ６７）。続いてファイル名とパス名
をＷＷＷブラウザに１０３通知し（ステップＳ６８）、
ＷＷＷブラウザ１０３がファイル記憶部８から対応する
ＷＷＷページを読み込んで呈示する（ステップＳ６
９）。

【０１３３】次に、プロファイル情報呈示部１１７にお
ける、インデックス情報、ＷＷＷページのコピーファイ
ル、プロファイル情報を削除する処理について説明す
る。

【０１３４】プロファイル情報呈示部１１７は、先に説
明したプロファイル情報からのＷＷＷページの検索機能
に加え、検索されたインデックス情報とＷＷＷページの
コピーファイルとをそれぞれインデックスデータベース
９とファイル記憶部８から、さらにプロファイル情報を
プロファイル登録テーブル１０２からそれぞれ削除する
機能を有する。この機能により、既に不要となった過去
に設定したプロファイル情報とこれに対応したＷＷＷペ
ージのコピーファイルとインデックス情報とを効果的に
削除することができる。以下、図２１に示すフローチャ
ートを参照して削除処理について説明する。

【０１３５】まず、ユーザは、プロファイル情報呈示部
１１７に表示された任意のＵＲＬ、キーワードを選択す
る（ステップＳ７１）。以下、ＵＲＬとキーワードをと
もに選択する場合を例にとり説明すが、いずれか一方の
みを選択する場合も同様である。選択方法としては、ポ
インティングデバイスでＵＲＬ、キーワードを表す線分
をクリックして選択する方法と、図１９に示すように縦
の点線で示す時間を指定する線分２０６をポインティン
グデバイスによって左右に移動させ、所望のＵＲＬ、キ
ーワードを表す線分に重ねることで選択する方法の２種
類の選択方法がある。なお、後者においては、指定時間
より以前に有効であった、即ち時間を示指定する線分２
０６よりも左側の領域にのみ存在するＵＲＬ、キーワー
ドを表す線分を選択することや、あるいは、時間を指定
する線分２０６を２本にして、両方の線分で囲んだ矩形
領域でＵＲＬ、キーワードを選択することもできる。

【０１３６】次に、削除ボタン２０８を押下する（ステ
ップＳ７２）。このとき、選択されたＵＲＬ、キーワー
ドと同じものが、選択されたもの以外に存在しないかを
チェックする（ステップＳ７３）。存在する場合、これ
らのＵＲＬ、キーワードは選択から外される（ステップ
Ｓ７４）。そして、選択されたＵＲＬ、キーワードが残
っているかを調べる（ステップＳ７５）。残っている場
合には、ステップＳ７６に進み、残っていない場合には
削除を行わずに処理を終了する。

【０１３７】続いて、ＵＲＬとキーワードが検索部１０
に伝えられ（ステップＳ７６）、ＵＲＬとキーワードで
行われたフィルタリング処理によって、登録されたＷＷ
Ｗページのインデックス情報が、フィルタリング種別、
ＵＲＬ、ヒットしたキーワードの各フィールドに対する
フィールド検索によって検索される（ステップＳ７
７）。

【０１３８】次に、プロファイル情報呈示部１１７で
は、この検索された全てのインデックス情報のそれぞれ
について、フィルタリング種別、ＵＲＬ、ヒットしたキ
ーワードの各フィールド値から、そのインデックス情報
が選択した以外のＵＲＬ、キーワードでフィルタリング
されているか調べる（ステップＳ７８）。他のＵＲＬ、
キーワードでフィルタリングされている場合、そのイン
デックス情報を削除対象から外す（ステップＳ７９）。
以上の処理の結果、削除対処となるインデックス情報が
残っている場合は（ステップＳ８０）、ステップＳ８１
へ進み、残っていない場合にはステップＳ８４へ進む。

【０１３９】プロファイル情報呈示部１１７は、削除対
象のインデックス情報からファイル名とパス名を取得す
る（ステップＳ８１）。プロファイル情報呈示部１１７
では、ファイル記憶部８から対応するＷＷＷページのコ
ピーファイルを削除し（ステップＳ８２）、続いて、イ
ンデックスデータベース９から対応するインデックス情
報を削除し（ステップＳ８３）、最後にプロファイル登
録テーブル１０２から削除されたＷＷＷページのファイ
ルのプロファイル情報であるＵＲＬ、キーワードを削除
する（ステップＳ８４）。

【０１４０】なお、上記実施形態のみ限定されず、要旨
を変更しない範囲で、例えば、第１の実施形態と第２の
実施形態とを組み合わせる等して、適宜変形して実施で
きる。

【０１４１】以上説明したように、上記実施形態によれ
ば、閲覧部１での動作を検知して、予め設定した動作時
に自動的にインデックス情報を作成することで、ユーザ
自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧した文書に対す
るインデックス情報を自動的に作成し、このインデック
ス情報を用いて後に簡単に文書を検索して呼び出すこと
が可能になる。

【０１４２】また、予め設定したプロファイルを基に閲
覧した文書（例えば、ＷＷＷページ）をフィルタリング
し、閲覧した文書ファイルをコピーすることで、例え
ば、ＷＷＷブラウザを通して得られる膨大な文書のう
ち、予め設定したプロファイル情報にマッチするものだ
けを閲覧時に自動的にファイル記憶部８上にコピーし、
さらにこのコピーしたデータに対するインデックス情報
を自動的に作成し、後に、このインデックス情報を用い
て簡単に文書を検索して呼び出すことが可能になる。

【０１４３】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
ユーザ自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧した文書
を後に容易に検索可能にして、文書管理が容易に行え
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施形態に係る文書管理装置の
構成例を示した図。

【図２】インデックス情報の構造を示した図。

【図３】ファイルの種類を示す値の具体例を示した図。

【図４】メディアの種類を示す値の具体例を示した図。

【図５】インデックス情報作成処理動作を説明するため
のフローチャート。

【図６】インデックス情報のインデックスデータベース
への登録処理動作を説明するためのフローチャート。

【図７】検索処理動作を説明するためのフローチャー
ト。

【図８】検索結果呈示部の検索結果取得処理動作を説明
するためのフローチャート。

【図９】検索結果の呈示例を示した図。

【図１０】検索結果の他の呈示例を示した図。

【図１１】本発明の第２の実施形態にかかる文書管理装
置の構成例を示した図。

【図１２】プロファイル情報の構造を示した図。

【図１３】プロファイル登録テーブルの構造を示した
図。

【図１４】インデックス情報の構造を示した図。

【図１５】フィルタリング種別を表す値の具体例を示し
た図。

【図１６】インデックス情報の作成処理動作を説明する
ためのフローチャート。

【図１７】検索結果の呈示例を示した図。

【図１８】検索結果の他の呈示例を示した図。

【図１９】プロファイル情報呈示部の処理動作を説明す
るためのもので、プロファイル登録テーブルの内容を時
間軸に従ってグラフィック表示したもので、プロファイ
ルとして設定された全てのＵＲＬとキーワードを、それ
ぞれの有効期間を表した線分で表示する様子を示した
図。

【図２０】図１９に示した表示内容から文書の検索を行
う場合の処理動作を説明するためのフローチャート。

【図２１】図１９に示した表示内容から文書、インデッ
クス情報の削除を行う場合の処理動作を説明するための
フローチャート。

【符号の説明】

１…閲覧部 ２…登録動作設定部 ３…登録動作定義テーブル ４…登録制御部 ５…キーワード抽出部 ６…属性取得部 ７…インデックス情報作成部 ８…ファイル記憶部 ９…インデックスデータベース １０…検索部 １１…表形式呈示部 １２…ツリー形式呈示部 １３…連携制御部 １４…検索結果呈示部 １５…ユーザインタフェース部 １０１…プロファイル設定部 １０２…プロファイル登録テーブル １０３…ＷＷＷブラウザ １０６…フィルタリング部 １０７…ＷＷＷページ取得・保存部 １１７…プロファイル情報呈示部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 15/401 ３１０Ａ (72)発明者 上林 達 神奈川県川崎市幸区小向東芝町１番地 株 式会社東芝研究開発センター内 (72)発明者 大盛 善啓 神奈川県川崎市幸区小向東芝町１番地 株 式会社東芝研究開発センター内 Ｆターム(参考） 5B009 SA12 5B075 NK02 NK24 NK31 NK46 NR02 NR05 PP02 PQ02 5B082 EA07 GA07 5B089 GB04 HA10 JA01 JA22 JA24 JA31 KA13 KB07 KB10 KC35 KC37 KC53 KD02 LB04 LB15 LB16

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 記憶されている文書を検索するためのイ
   ンデックス情報を作成するタイミングを設定して、その
   設定されたタイミングに従って該文書に関する属性情報
   を抽出してインデックス情報を作成し該文書に対応付け
   て記憶することを特徴とする文書管理方法。
2. 【請求項２】 閲覧された文書から抽出した属性情報
   と、選択すべき文書の属性を定めたプロファイル情報と
   に基づき、閲覧された文書のうち該文書を検索するため
   のインデックス情報を作成する文書を選択し、この選択
   された文書から抽出された属性情報から前記インデック
   ス情報を作成して、前記選択された文書と前記インデッ
   クス情報とを対応付けて記憶することを特徴とする文書
   管理方法。
3. 【請求項３】 記憶された文書を検索するためのインデ
   ックス情報を作成するタイミングを設定するタイミング
   設定手段と、 前記設定されたタイミングで前記文書に関する属性情報
   を抽出してインデックス情報を作成する作成手段と、 前記インデックス情報を前記文書に対応付けて記憶する
   記憶手段と、 を具備したことを特徴とする文書管理装置。
4. 【請求項４】 閲覧された文書から属性情報を抽出する
   抽出手段と、 前記抽出された属性情報と、選択すべき文書の属性を定
   めたプロファイル情報とに基づき、閲覧された文書のう
   ち該文書を検索するためのインデックス情報を作成する
   文書を選択する選択手段と、 前記選択された文書から抽出された属性情報から前記イ
   ンデックス情報を作成する作成手段と、 前記選択された文書と前記インデックス情報とを対応付
   けて記憶する記憶手段と、 を具備したことを特徴とする文書管理装置。
5. 【請求項５】 前記インデックス情報に基づき文書を検
   索する検索手段と、 この検索手段での検索結果を少なくとも前記インデック
   ス情報とともに呈示する呈示手段と、 を具備したことを特徴とする請求項３または４記載の文
   書管理装置。
6. 【請求項６】 前記プロファイル情報に基づき指定され
   た属性情報を有する文書を検索する検索手段をさらに具
   備したことを特徴とする請求項４記載の文書管理装置。
7. 【請求項７】 前記記憶手段で記憶された文書およびイ
   ンデックス情報のうち、前記プロファイル情報に基づき
   指定された属性情報を有する文書およびそのインデック
   ス情報を削除する削除手段をさらに具備したことを特徴
   とする請求項４記載の文書管理装置。
8. 【請求項８】 記憶された文書を検索するためのインデ
   ックス情報を作成するタイミングを設定させるタイミン
   グ設定手段と、 前記設定されたタイミングで前記文書に関する属性情報
   を抽出してインデックス情報を作成させる作成手段と、 前記インデックス情報を前記文書に対応付けて記憶する
   記憶手段と、 を実行するプログラムを記録した機械読み取り可能な記
   憶媒体。
9. 【請求項９】 閲覧された文書から属性情報を抽出させ
   る抽出手段と、 前記抽出された属性情報と、選択すべき文書の属性を定
   めたプロファイル情報とに基づき、閲覧された文書のう
   ち該文書を検索するためのインデックス情報を作成する
   文書を選択させる選択手段と、 前記選択された文書から抽出された属性情報から前記イ
   ンデックス情報を作成させる作成手段と、 前記選択された文書と前記インデックス情報とを対応付
   けて記憶させる記憶手段と、 を実行するプログラムを記録した機械読み取り可能な記
   憶媒体。