JP2002091982A - 文書管理装置および文書管理プログラムが格納された記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 全文インデックス情報を持たないで、全文検
索を行うことができる文書管理装置および文書管理プロ
グラムが格納された記憶媒体を提供すること。 【解決手段】 制御部１１は、フラットテキストデータ
の処理サイズＮとセクションシリアル番号ｊを初期化
し、文書ＩＤ５１、セクションインデックス５２、セク
ションシリアル番号ｊを、処理サイズＮからＮ＋Ｓｆの
分まで全文情報記憶部１８の空きエントリに設定する
（Ｓ９００〜９０６）。セクションシリアル番号ｊが１
でない場合（Ｓ９０８；Ｎ）、２重化テキスト長５４を
Ｓｄとして全文情報記憶部１８に設定する（Ｓ９１
０）。フラットテキストデータサイズが処理サイズＮ＋
Ｓｆよりも大きい場合（Ｓ９１４；Ｎ）、ＮにＳｆ−Ｓ
ｄを、jに１を足して（Ｓ９１６〜９１８）、フラット
テキストデータ登録処理（Ｓ９０２〜９１２）を全ての
フラットテキストデータを登録するまで繰り返す。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理装置およ
び文書管理プログラムが格納された記憶媒体に係り、例
えば、画像やアプリケーションファイルを文書として登
録し、閲覧、検索をすることができる文書管理装置およ
び文書管理プログラムが格納された記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、パーソナルコンピュータの普及に
より、家庭、オフィスにおいて一人一台のパーソナルコ
ンピュータを使用するようになっている。これによりオ
フィスでは、これら各自のパーソナルコンピュータがネ
ットワークで接続され、各自が自分のパーソナルコンピ
ュータからネットワーク接続された複数のパーソナルコ
ンピュータのファイルを参照したり、様々な文書データ
をアクセスすることができるようになっている。このよ
うに各自のパーソナルコンピュータから様々な文書デー
タやファイルをアクセスすることができるように、ネッ
トワーク内の各パーソナルコンピュータのファイルやデ
ータを一つの箇所で場所で管理するようになっている。

【０００３】例えば、文書管理装置という専用のサーバ
をネットワーク内に設置し、ユーザは自分のパーソナル
コンピュータからそのサーバにアクセスして文書の検
索、閲覧などを行なうことができる。このようにパーソ
ナルコンピュータの普及により、パーソナルコンピュー
タ上で手軽に文書管理を行うことができるアプリケーシ
ョンなどが利用されている。このような文書管理装置で
は、文書を閲覧する際の補助として検索機能を保持して
いる。一般的に、ユーザが検索、閲覧したい文書を検索
する際、検索条件として文書名やキーワードなどの書誌
情報を対象にする場合と、書誌情報を必要とせずに文書
内の全文を対象にする場合の２つの場合がある。ところ
で、特開平５−１０１１０２号公報や特開平５−２０４
９９３号公報には、全文検索を行う検索装置において、
検索用に２次インデックス情報を保持し、そのインデッ
クス情報を検索して、目的の文書を探し出す検索装置が
記載されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述の
ような全文検索可能な装置を機能としてパーソナルコン
ピュータなどに組み込むことは、以下のような理由から
難しいものであった。例えば、ユーザが書誌情報を検索
対象とする場合には、莫大なデータを必要とせず、内部
の処理がそれほど複雑でないためパーソナルコンピュー
タ上でも文書管理装置を稼動させることも可能である
が、多くの文書情報が格納された文書検索装置上での動
作を意識した従来技術の検索装置では、文書数が少ない
場合にも検索に時間を要することがある。また、全文デ
ータ（以下、フラットテキストデータという）のほかに
も全文検索用インデックス情報をさらに別に持つ必要が
あり、余分な情報も持たなければならがなかった。この
ようにフラットテキストデータを２重化して格納してい
るために、余分なデータを保持することになってしま
う。

【０００５】さらには、文書に複数の画像が存在する場
合、文書に複数セクションのファイルが存在することに
なる。ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ
Ｒｅａｄｅｒ）技術などを利用することにより各画像か
らフラットテキストデータを抽出すると、それぞれの画
像からデータを抽出して格納することになる。例えば、
１頁の最後が「に関する技術」となっており、２頁の最
初が「報告書が」とつながっていて複数の画像が一つの
報告書になっており、文章は次のページ（画像）に続い
ているというような場合がある。このような場合に文書
データが登録されると、登録ブロック内で「に関する技
術」と「報告書が」がつながっていないために、ユーザ
がキーワードとして「技術報告書」を指定した場合、目
的の文章が検索できないということがある。

【０００６】一方、全文検索で使用するフラットテキス
トデータは自動的に抽出されるため、フラットテキスト
の文字列内の数字やアルファベットなどは、大文字／小
文字や半角／全角の文字が混在する可能性が高く、特
に、長音やハイフンはＯＣＲ技術でも認識率を向上させ
ることが難しいものである。また、数字やアルファベッ
ト、大文字／小文字や半角／全角の文字などはそれぞれ
文字コードが異なるため、従来の検索装置では一文字だ
け大文字が小文字になっていたりするだけで違う文字と
判断され、文書が検索できないことがある。そこで、フ
ラットテキストデータ内の大文字／小文字や半角／全
角、長音／ハイフンのあいまい性を考慮した全文検索の
ために、文字データの最適化をするフィルタをかけるよ
うにすると、フィルタを通す処理が全文検索用ファイル
内のフラットテキストデータ全てに対して行わなければ
ならず、検索時間を要することになり、結果として検索
時の性能が落ちてしまうことがある。また、全文検索時
に指定するキーワードとしては句読点などの文字を使用
しないため、そのような文字がある箇所でブロック間を
分割すれば、フラットテキストを２重化する必要性がな
くなる。

【０００７】そこで、本発明の第１の目的は、全文イン
デックス情報を持たないで、処理能力が低いパーソナル
コンピュータ上でも全文検索を行うことができる文書管
理装置および文書管理プログラムが格納された記憶媒体
を提供することである。本発明の第２の目的は、セクシ
ョン（ファイル）間で文が分割されている場合にも全文
検索が可能な文書管理装置および文書管理プログラムが
格納された記憶媒体を提供することである。本発明の第
３の目的は、セクション内ではフラットテキストデータ
を２重化せずに、全文検索用管理ファイルに登録可能な
文書管理装置および文書管理プログラムが格納された記
憶媒体を提供することである。本発明の第４の目的は、
フラットテキストデータが大文字／小文字や半角／全
角、長音／ハイフンの文字を区別することなく全文検索
できる文書管理装置および文書管理プログラムが格納さ
れた記憶媒体を提供することである。本発明の第５の目
的は、フラットテキストデータが大文字／小文字や半角
／全角、長音／ハイフンの文字を区別することなく全文
検索の性能を向上することができる文書管理装置および
文書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供するこ
とである。本発明の第６の目的は、文書管理プログラム
を記録した記録媒体としても利用することができる文書
管理装置および文書管理プログラムが記憶された記憶媒
体を提供することである。

【０００８】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明で
は、画像、文書などのファイルや検索したいデータを入
力する入力手段と、前記入力手段によって入力されたフ
ァイル内のデータを所定のブロックに分割し、分割した
ブロックごとに文書名、入力日、画像、文書内容などの
各データを登録して記憶するデータ記憶手段と、前記デ
ータ記憶手段に記憶されている各データを前記入力手段
からの入力に基づいて検索するデータ検索手段と、前記
データ検索手段による検索結果を表示する表示手段と、
を備えたことにより、前記第１の目的を達成する。

【０００９】請求項２記載の発明では、請求項１記載の
発明において、前記データ記憶手段が前記ファイル内の
連続したデータを複数のブロックによって分割した場
合、分割された他のブロックに同じ文書名、入力日、画
像、文書内容などの各データを登録するデータ登録手段
をさらに備えたことにより、前記第２の目的を達成す
る。

【００１０】請求項３記載の発明では、請求項１または
請求項２記載の発明において、前記データ記憶手段が前
記入力手段によって入力されたファイル内のデータを分
割する際、句読点などの特定文字がファイル内に含まれ
る場合にはこの特殊文字の箇所でファイル内のデータを
分割することにより、前記第３の目的を達成する。

【００１１】請求項４記載の発明では、請求項１、請求
項２、請求項３のうちいずれか１に記載の発明におい
て、前記入力手段によって入力されたファイル内のデー
タの数字、全角、半角、ハイフン、長音などの文字コー
ドを認識する認識手段をさらに備えたことにより、前記
第４の目的を達成する。

【００１２】請求項５記載の発明では、請求項４記載の
発明において、前記データ記憶手段は、前記認識手段に
よって認識された各ファイル内のデータを所定のブロッ
クに分割することにより、前記第５の目的を達成する。

【００１３】請求項６記載の発明では、画像、文書など
のファイルや検索したいデータを入力する入力機能と、
前記入力機能によって入力されたファイル内のデータを
所定のブロックに分割し、分割したブロックごとに文書
名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録して
記憶する記憶機能と、前記記憶機能に記憶されている各
データを前記入力手段からの入力に基づいて検索する検
索機能と、前記検索機能による検索結果を表示する表示
機能と、を備えたことにより、前記第１および前記第６
の目的を達成する。

【００１４】請求項７記載の発明では、請求項６記載の
発明において、前記記憶機能によって前記ファイル内の
連続したデータが複数のブロックによって分割された場
合、分割された他のブロックに同じ文書名、入力日、画
像、文書内容などの各データを登録する登録機能をさら
に備えたことにより、前記第２および前記第６の目的を
達成する。

【００１５】請求項８記載の発明では、請求項６または
請求項７記載の発明において、前記記憶機能によって前
記入力機能で入力されたファイル内のデータが分割され
る場合、句読点などの特定文字がファイル内に含まれる
ときにはこの特殊文字の箇所でファイル内のデータを分
割することにより、前記第３および第６の目的を達成す
る。

【００１６】請求項９記載の発明では、請求項６、請求
項７、請求項８のうちいずれか１に記載の発明におい
て、前記記憶機能によって入力されたファイル内のデー
タの数字、全角、半角、ハイフン、長音などの文字コー
ドを認識する認識機能をさらに備えたことにより、前記
第４および前記第６の目的を達成する。

【００１７】請求項１０記載の発明では、請求項９記載
の発明において、前記記憶機能は、前記認識機能によっ
て認識された各ファイル内のデータを所定のブロックに
分割することにより、前記第５および前記第６の目的を
達成する。

【００１８】

【発明の実施の形態】以下、本発明の好適な実施の形態
について、図１ないし図１６を参照して詳細に説明す
る。図１は、本実施の形態に係る文書管理装置の構成を
示したブロック図である。文書管理装置は、制御部１
１、表示部１２、コマンド入力部１３、システム情報記
憶部１４、文書情報記憶部１５、セクションデータ記憶
部１６、セクション情報記憶部１７、全文情報記憶部１
８を備えている。制御部１１は、図示しないＣＰＵ（中
央処理装置）、ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ）、Ｒ
ＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）などから構成され
るマイクロコンピュータを内蔵し、文書管理装置の全体
の制御を行う。表示部１２は、検索結果文書一覧画面の
表示、文書表示画面の表示などを行うＣＲＴ（Ｃａｔｈ
ｏｄｅ Ｒａｙ Ｔｕｂｅ ｄｉｓｐｌａｙ）、ＴＦＴ
（Ｔｈｉｎ Ｆｉｌｍ Ｔｒａｎｓｉｓｔｏｒ）などの
ディスプレイ装置である。コマンド入力部１３は、各種
作業のコマンド入力およびデータ入力を行うキーボード
またはマウスなどの入力装置である。

【００１９】システム情報記憶部１４は、文書管理装置
内で共通で使用するパラメータを保持している記憶装置
である。文書情報記憶部１５は、文書の書誌情報（文書
名など）を記録する記憶装置である。セクションデータ
記憶部１６は、文書のセクションデータである画像やア
プリケーションファイルなどのデータを記録する記憶装
置である。セクション情報記憶部１７は、セクション
（ファイル）に関する詳細情報であるセクション名など
を記録する記憶装置である。全文情報記憶部１８は、文
書の各セクションに対応するフラットテキストデータを
記録する記憶装置である。

【００２０】図２は、システム情報記憶部１４における
データフォーマットの一例を示した図である。システム
情報記憶部１４は、フラットテキストデータサイズ（Ｓ
ｆ）２１と２重化データサイズ（Ｓｄ）２２を格納して
いる。これらの各データ値は、全文データの作成時に使
用する値であり、文書管理装置内において共通のものと
なっている。図３は、文書情報記憶部１５におけるデー
タフォーマットの一例を示した図である。文書情報記憶
部１５は、文書ＩＤ３１、文書名３２、登録日３３、セ
クション数３４を格納している。

【００２１】図４は、セクション情報記憶部１７におけ
るデータフォーマットの一例を示した図である。セクシ
ョン情報記憶部１７は、文書ＩＤ４１、セクションイン
デックス４２、セクションデータへのポインタ４３を格
納している。また、文書ＩＤ４１とリンクして、その文
書ＩＤ４１内のセクションと関連付けられている。さら
には、セクションデータへのポインタ４３とリンクして
セクションデータ記憶部１６の中のデータと関連付けら
れている。図５は、全文情報記憶部１８におけるデータ
フォーマットの一例を示した図である。全文情報記憶部
１８は、文書ＩＤ５１、セクションインデックス５２、
セクションシリアル番号５３、２重化テキスト長５４、
フラットテキストデータ５５を格納している。また、文
書ＩＤ５１とセクションインデックス５２とリンクし
て、その文書ＩＤ５１における文書内のセクション内の
フラットテキストデータ５５と関連付けられている。セ
クションシリアル番号５３は、セクション内のフラット
テキストデータ５５を複数レコードに分割して格納する
際に、シーケンシャルに（順番に）振られた番号が格納
されている。フラットテキストデータ５５内には実際の
テキストデータが格納されている。

【００２２】以下、本実施の形態の文書管理装置の動作
について説明する。図６は、文書登録を行う際の処理手
順を示したフローチャートである。文書を登録する場
合、ユーザが画像やアプリケーションのファイル名をコ
マンド入力部１３において入力すると（ステップ６０
０）、制御部１１は、文書情報記憶部１５に入力された
ファイル名を記憶させる（ステップ６０２）。ここで、
ユーザは複数個のファイルを登録することができ、全て
のファイル登録が終わると（ステップ６０４；Ｙ）、制
御部１１は、指定されたファイルをセクションとして登
録するセクション登録処理が実行される（ステップ６０
６）。次に、ユーザが文書名などの書誌情報を入力する
と（ステップ６０８）、制御部１１は、文書情報記憶部
１５に新規のエントリを追加し、ユーザが入力した文書
名３２や現在の日時を登録日３３としてそのエントリに
登録する（ステップ６１０）。また、ファイル数は文書
情報記憶部１５のセクション数３４としてエントリに登
録され（ステップ６１２）、制御部１１によって全文検
索で使用するデータである全文データ作成処理が実行さ
れる（ステップ６１４）。

【００２３】次に、セクション登録処理および全文デー
タ作成処理の詳細について、図７および図８のフローチ
ャートを参照して説明する。図７は、セクション登録処
理の処理手順を示したフローチャートである。まず、制
御部１１は、ｉに１をセットして（ステップ７００）、
ｉ番目（１番目）の登録ファイル名を取得する（ステッ
プ７０２）。そして、取得したファイル名の中のデータ
を取得後、セクションデータ記憶部１６へセクションデ
ータである画像やアプリケーションファイルなどのデー
タを登録する（ステップ７０４）。次に、セクション情
報記憶部１７にエントリを追加し、その前に格納したデ
ータのセクションデータ記憶部１６のセクションデータ
へのポインタ４３とセクションインデックス４２を登録
する（ステップ７０６）。制御部１１は、ｉに１を足し
て（ステップ７０８）、この１が足されたｉと登録され
ているファイル数を比較する（ステップ７１０）。登録
ファイル数よりもｉが小さい場合（ステップ７１０；
Ｎ）、制御部１１はこのｉ番目のファイル名を取得し、
セクション登録処理（ステップ７０２〜７０８）を登録
されたファイル数分、すなわち登録ファイル数がｉより
も大きくなるまで（ステップ７１０；Ｙ）繰り返す。登
録ファイル数よりもｉが大きい場合（ステップ７１０；
Ｙ）、登録された全ての登録ファイルについてのセクシ
ョン登録処理が終了したことになる。

【００２４】図８は、全文データ作成処理の処理手順を
示したフローチャートである。まず、制御部１１は、シ
ステム情報記憶部１４よりフラットテキストデータサイ
ズ（Ｓｆ）２１と２重化データサイズ（Ｓｄ）２２を取
得する（ステップ８００）。次に、制御部１１は、ｉに
１をセットして（ステップ８０２）、セクション情報記
憶部１７のｉ番目（１番目）のセクションデータポイン
タ４３に該当するセクションデータ記憶部１６のセクシ
ョンデータを取得する（ステップ８０４）。この取得し
たセクションデータからフラットテキストデータを抽出
するＯＣＲ処理などの処理行う（ステップ８０６）。こ
のフラットテキストデータの抽出処理は、セクション情
報記憶部１７の内部で行われ、例えば、セクションが画
像の場合にはＯＣＲなどの処理が行われてテキストデー
タが抽出されたり、アプリケーションファイルの場合に
はアプリケーションに対してテキストだけ抽出したりす
る処理が行われる。そして、抽出されたフラットテキス
トデータの登録処理が実行される（ステップ８０８）。

【００２５】次に、制御部１１は、ｉに１を足して（ス
テップ８１０）、この１が足されたｉとセクション数を
比較する（ステップ８１２）。セクション数よりもｉが
大きい場合（ステップ８１２；Ｎ）、制御部１１は、こ
のｉ番目のセクションデータポインタに該当するセクシ
ョンデータを取得し、フラットテキストデータ登録処理
（ステップ８０４〜８１０）をセクション数分、すなわ
ちｉがセクション数よりも大きくなるまで（ステップ８
１２；Ｙ）繰り返す。セクション数よりもｉが小さい場
合（ステップ８１２；Ｙ）、全てのセクション数につい
てのフラットテキストデータ登録処理が終了したことに
なる。

【００２６】次に、フラットテキストデータ登録処理に
ついて図９のフローチャートを参照して説明する。図９
は、フラットテキストデータ登録処理の第１の実施形態
の処理手順を示したフローチャートである。まず、制御
部１１は、フラットテキストデータの処理サイズＮとセ
クションシリアル番号５３であるｊ（以下、セクション
シリアル番号５３をｊとする）のそれぞれに１をセット
して初期化する（ステップ９００）。次に、全文情報記
憶部１８内の空きエントリを確保し（ステップ９０
２）、文書ＩＤ５１と、セクションインデックス５２で
あるｉ（以下、セクションインデックス５２をｉとす
る）と、セクションシリアル番号ｊとを、処理サイズＮ
からＮ＋Ｓｆの分まで全文情報記憶部１８の空きエント
リに設定する（ステップ９０４〜９０６）。

【００２７】次に、制御部１１は、セクションシリアル
番号ｊが１であるかどうかを判断し（ステップ９０
８）、セクションシリアル番号ｊが１の場合（ステップ
９０８；Ｙ）、フラットテキストデータが２重化されて
いないことになるため（図５参照）、２重化テキスト長
５４を０として全文情報記憶部１８に設定する（ステッ
プ９１２）。セクションシリアル番号ｊが１でない場合
（ステップ９０８；Ｎ）、フラットテキストデータがＳ
ｄ分だけ２重化されていることになるため、２重化テキ
スト長５４をＳｄ、すなわち１００として全文情報記憶
部１８に設定する（ステップ９１０）。そして、全ての
フラットテキストを登録したかどうかの判断、すなわち
フラットテキストデータサイズと処理サイズＮ＋Ｓｆを
比較する（ステップ９１４）。

【００２８】フラットテキストデータサイズが処理サイ
ズＮ＋Ｓｆよりも大きい場合（ステップ９１４；Ｎ）、
全てのフラットテキストを登録していないことになり、
ＮにＳｆ−Ｓｄを加え（ステップ９１６）、jに１を足
して（ステップ９１８）、フラットテキストデータを登
録する処理（ステップ９０２〜９１２）を全てのフラッ
トテキストデータを登録するまで（ステップ９１４；
Ｙ）、繰り返す。フラットテキストデータサイズが処理
サイズＮ＋Ｓｆよりも小さい場合（ステップ９１４；
Ｙ）、全てのフラットテキストの登録が終了したことに
なり、処理を終了する。

【００２９】図１０は、全文検索を行う際の処理手順を
示したフローチャートである。まず、ユーザがコマンド
入力部１３からキーワードを入力すると（ステップ１０
００）、制御部１１は、入力されたキーワードに基づい
て全文検索メイン処理を行う（ステップ１００１）。そ
して、検索後に検索結果が表示部１２に表示され（ステ
ップ１００２）、ユーザによって検索結果の一覧の中か
ら文書が指定されると（ステップ１００３；Ｙ）、制御
部１１は、ユーザが閲覧することができるよう文書の内
容を表示部１２に表示する（ステップ１００４）。検索
結果や文書内容を閲覧したユーザが終了を指定すると
（ステップ１００５；Ｙ）、全文検索処理が終了とな
る。

【００３０】図１１は、全文検索メイン処理の第２の実
施形態の処理手順を示したフローチャートである。この
全文検索メイン処理では、全文情報記憶部１８内のフラ
ットテキストデータを先頭より順次検索を行う。まず、
全文情報記憶部１８の先頭レコードにポインタを設定し
（ステップ１１００）、現在のレコードが空きレコード
かどうかをチェックする（ステップ１１０２）。空きレ
コードかどうかを判断するには、例えば文書ＩＤが特殊
な空きレコード番号になっているかどうかをチェックす
ればわかるようになっている。空きレコードであった場
合（ステップ１１０２；Ｙ）、ユーザにその旨を表示し
て知らせる。

【００３１】空きレコードでない場合（ステップ１１０
２；Ｎ）、そのレコード内のフラットテキストデータを
取得し、フラットテキストデータ内にユーザが指定した
キーワードが含まれているかどうかを検索する（ステッ
プ１１０４〜１１０６）。この検索では部分文字列一致
関数などを用いることにより検索処理を行っており、既
存の関数などで処理可能である。検索にヒットした場
合、すなわち該当する文書があった場合（ステップ１１
０８；Ｙ）に、レコード内に記述されている文書ＩＤが
ないときには、文書ＩＤを検索結果に追加する（ステッ
プ１１１０）。文書ＩＤが検索結果にあるときは特に追
加する必要はない。ユーザが終了を指定すると（ステッ
プ１１１２；Ｙ）、全文検索メイン処理が終了となる。
ここで、ユーザが検索結果に満足せず、さらなる検索を
指定すると（ステップ１１１２；Ｎ）、次のレコードに
ポインタを移動して全文検索メイン処理（ステップ１１
０２〜１１１０）を全てのレコードについて実行するま
で繰り返す。

【００３２】図１２は、フラットテキストデータ登録処
理の第３の実施形態の処理手順を示したフローチャート
である。まず、制御部１１は、フラットテキストの処理
サイズＮとセクションシリアル番号ｊのそれぞれに１を
セットして初期化する（ステップ１２００）。次に、全
文情報記憶部１８内の空きエントリを確保し（ステップ
１２０２）、文書ＩＤとセクションインデックスｉとセ
クションシリアル番号ｊとを、全文情報記憶部１８の空
きエントリに設定する（ステップ１２０４）。次に、セ
クションシリアル番号ｊが１より小さく、かつセクショ
ンシリアル番号ｊが１の場合（ステップ１２０６；
Ｎ）、ＮからＮ＋Ｓｆ−１までのフラットテキストデー
タを全文情報記憶部１８のエントリに設定する（ステッ
プ１２０８）。また、登録したフラットテキストの最後
Ｓｄ個のデータをバッファＢに格納する（ステップ１２
１０）。そして、セクションシリアル番号ｉが１である
場合（ステップ１２１２；Ｙ）、フラットテキストは２
重化されていないため、全文情報記憶部１８の２重化テ
キスト長には０を設定し（ステップ１２１４）、そし
て、全てのフラットテキストを登録したかどうかを判
断、すなわちフラットテキストデータサイズと処理サイ
ズＮ＋Ｓｆを比較する（ステップ１２１８）。また、セ
クションシリアル番号ｉが１でない場合（ステップ１２
１２；Ｎ）、フラットテキストは２重化されているの
で、全文情報記憶部１８の２重化テキスト長をＳｄに設
定し、全てのフラットテキストを登録したかどうかの判
断に移行する（ステップ１２１８）。

【００３３】フラットテキストデータサイズが処理サイ
ズＮ＋Ｓｆよりも大きい場合（ステップ１２１８；
Ｎ）、全てのフラットテキストを登録していないことに
なり、ＮにＳｆ−Ｓｄを加え（ステップ１２２０）、ｊ
に１を足して（ステップ１２２２）、フラットテキスト
データを登録する処理（ステップ１２０２〜１２１６）
を全てのフラットテキストデータを登録するまで（ステ
ップ１２１８；Ｙ）、繰り返す。フラットテキストデー
タサイズが処理サイズＮ＋Ｓｆよりも小さい場合（ステ
ップ１２１８；Ｙ）、全てのフラットテキストの登録が
終了したことになり、処理を終了する。

【００３４】一方、セクションシリアル番号ｉが１でな
く、かつセクションシリアル番号ｊが１の場合（ステッ
プ１２０６；Ｙ）、最初にバッファＢをエントリの先頭
のＳｄ個に右詰で設定する（ステップ１２３０）。ここ
で、右詰にバッファＢを設定するのは、その前のセクシ
ョンのフラットテキストデータがＳｄ個に満たない場合
があるためである。そして、Ｓｄ＋１以降のＮからＮ＋
Ｓｆ−Ｓｄ−１までのフラットテキストデータを全文情
報記憶部１８に設定する（ステップ１２３２）。そし
て、登録したフラットテキストの最後Ｓｄ個のデータを
バッファＢへ設定し（ステップ１２３４）、Ｓｄ分だけ
２重化されていることになるので、全文情報記憶部１８
の２重化テキスト長をＳｄに設定し、先頭Ｓｄ個にはす
でにデータが入っているため、フラットテキストデータ
がＮ＋Ｓｆ−Ｓｄ−１よりも小さいか否かを、すなわち
全てのフラットテキストを登録し終えたかどうかを判断
する（ステップ１２３６）。

【００３５】フラットテキストデータサイズがＮ＋Ｓｆ
−Ｓｄ−１よりも大きい場合（ステップ１２３４；
Ｎ）、全てのフラットテキストを登録していないことに
なり、ＮにＳｆ−２Ｓｄを加え（ステップ１２３８）、
ｊに１を足して（ステップ１２４０）、フラットテキス
トデータを登録する処理（ステップ１２０２〜１２３
８）を全てのフラットテキストデータを登録するまで
（ステップ１２３６；Ｙ）、繰り返す。フラットテキス
トデータサイズがＮ＋Ｓｆ−Ｓｄ−１よりも小さい場合
（ステップ１２３６；Ｙ）、全てのフラットテキストの
登録が終了したことになり、処理を終了する。

【００３６】図１３は、フラットテキストデータ登録処
理の第４の実施形態の処理手順を示したフローチャート
である。まず、フラットテキストの処理サイズＮとセク
ションシリアル番号ｊのそれぞれに１をセットし、２重
化テキスト長Ｌを０にセットして初期化する（ステップ
１３００）。次に、全文情報記憶部１８より空きエント
リを確保し（ステップ１３０２）、文書ＩＤとセクショ
ンインデックスｉとセクション内シリアル番号ｊとを、
全文情報記憶部１８の空きエントリに設定する（ステッ
プ１３０４）。次に、ＮからＮ＋Ｓｆ−１までのフラッ
トテキストデータをエントリに設定し、２重化テキスト
長Ｌも設定する（ステップ１３０８）。そして、フラッ
トテキストテキストデータサイズがＮ＋Ｓｆよりも小さ
いか否かを、すなわち全てのフラットテキストを登録し
終えたかどうかを判断する（ステップ１３１０）。フラ
ットテキストテキストデータサイズがＮ＋Ｓｆよりも大
きい、すなわち全てのフラットテキストの登録を終えて
いない場合（ステップ１３１０；Ｎ）、Ｎ＋Ｓｆ＋Ｓｄ
からＮ＋Ｓｆ−１までのデータの中に区切り文字（例え
ば、句読点、カンマ、ピリオドなど）があるかどうかを
チェックする（ステップ１３１２）。ここで、なるべく
後ろに区切り文字があるかどうかを考慮する方が、検索
検索性能を向上することができ、無駄な２重化を防ぐこ
とができる。

【００３７】区切り文字が存在しない場合（ステップ１
３１４；Ｎ）、２重化テキスト長ＬにＳｄを設定し（ス
テップ１３１６）、ＮにＳｆ−Ｌを加え（ステップ１３
２０）、ｊに１を足して（ステップ１３２２）、フラッ
トテキストデータを登録する処理（ステップ１３０２〜
１３１２）を全てのフラットテキストデータを登録する
まで（ステップ１３１０；Ｙ）、繰り返す。区切り文字
がＭ番目に存在する場合（ステップ１３１４；Ｙ）、２
重化テキスト長ＬをＳｄ−Ｍと設定し（ステップ１３１
８）、ＮにＳｆ−Ｌを加え（ステップ１３２０）、ｊに
１を足して（ステップ１３２２）、フラットテキストデ
ータを登録する処理（ステップ１３０２〜１３１２）を
全てのフラットテキストデータを登録するまで（ステッ
プ１３１０；Ｙ）、繰り返す。このＭ番目に区切り文字
が存在する場合には、Ｓｆ−ＬがＳｆ−Ｓｄよりも大き
くなるため、検索検索性能を向上することができ、２重
化による記憶領域の無駄を防ぐことができる。フラット
テキストテキストデータサイズがＮ＋Ｓｆよりも小さ
い、（ステップ１３１０；Ｙ）、全てのフラットテキス
トの登録が終了したことになり、処理を終了する。

【００３８】図１４は、全文検索メイン処理の第１の実
施形態の処理手順を示したフローチャートである。ま
ず、ユーザによって指定された検索のキーワードの文字
コードの最適化処理を行う（ステップ１４００）。この
最適化処理とは、例えばアルファベットの小文字をａＢ
ｃＤ→ＡＢＣＤというように大文字に変換したり、半角
の数字を全角の数字に変換したりするものである。そし
て、全文情報記憶部１８の先頭レコードにポインタを設
定し（ステップ１４０２）、現在のレコードが空きレコ
ードかどうかをチェックする（ステップ１４０４）。空
きレコードかどうかを判断するには、例えば文書ＩＤが
特殊な空きレコード番号になっているかどうかをチェッ
クすればわかるようになっている。空きレコードであっ
た場合（ステップ１４０４；Ｙ）、ユーザにその旨を表
示して知らせる。

【００３９】空きレコードでない場合（ステップ１４０
４；Ｎ）、そのレコードに格納されているフラットテキ
ストデータを取得し（ステップ１４０６）、同様の文字
コードの最適化処理を行う（ステップ１４０８）。次
に、フラットテキスト内にユーザが指定したキーワード
が含まれているかどうかを検索する（ステップ１４１
０）。この検索では部分文字列一致関数などを用いるこ
とにより検索処理を行っており、既存の関数などで処理
可能である。検索にヒットした場合（ステップ１４１
２；Ｙ）、レコード内に記述されている文書ＩＤが検索
結果にある場合は特に追加する必要はないが、文書ＩＤ
がない場合、文書ＩＤを検索結果に追加する（ステップ
１４１４）。ユーザが終了を指定すると（ステップ１４
１６；Ｙ）、全文検索メイン処理が終了となる。ここ
で、ユーザが検索結果に満足せず、さらなる検索を指定
すると（ステップ１４１６；Ｎ）、次のレコードにポイ
ンタを移動して全文検索メイン処理（ステップ１４０４
〜１４１４）を、すべてのレコードについて実行するま
で繰り返す。

【００４０】図１５は、全文データ作成処理の第２の実
施形態の処理手順を示したフローチャートである。ま
ず、制御部１１は、システム情報記憶部１４よりフラッ
トテキストデータサイズ（Ｓｆ）２１と２重化データサ
イズ（Ｓｄ）２２を取得する（ステップ１５００）。次
に、ｉに１をセットして（ステップ１５０２）、セクシ
ョン情報記憶部１７のｉ番目（１番目）のセクションデ
ータポインタに該当するセクションデータ記憶部１６の
セクションデータを取得する（ステップ１５０４）。次
に、この取得したセクションデータからフラットテキス
トデータを抽出するＯＣＲ処理などの処理行う（ステッ
プ１５０６）。そして、抽出されたフラットテキストに
対して文字コードの最適化処理を行い（ステップ１５０
８）、抽出されたフラットテキストデータの登録処理が
実行される（ステップ１５１０）。

【００４１】制御部１１は、ｉに１を足して（ステップ
１５１２）、この１が足されたｉとセクション数を比較
する（ステップ１５１４）。セクション数よりもｉが小
さい場合（ステップ１５１４；Ｎ）、制御部１１は、こ
のｉ番目のセクションデータポインタに該当するセクシ
ョンデータを取得し、フラットテキストデータ登録処理
（ステップ１５０４〜１５１２）をセクション数分、す
なわちｉがセクション数よりも大きくなるまで（ステッ
プ１５１４；Ｙ）繰り返す。セクション数よりもｉ＋１
が大きい場合（ステップ１５１４；Ｙ）、全てのセクシ
ョン数についてのフラットテキストデータ登録処理が終
了したことになる。

【００４２】図１６は、全文検索メイン処理の第２の実
施形態の処理手順を示したフローチャートである。ま
ず、ユーザによって指定された検索のキーワードの文字
コードの最適化処理を行う（ステップ１６００）。次
に、全文情報記憶部１８の先頭レコードにポインタを設
定し（ステップ１６０２）、現在のレコードが空きレコ
ードかどうかをチェックする（ステップ１６０４）。空
きレコードかどうかを判断するには、例えば文書ＩＤが
特殊な空きレコード番号になっているかどうかをチェッ
クすればわかるようになっている。空きレコードであっ
た場合（ステップ１６０４；Ｙ）、ユーザにその旨を表
示して知らせる。

【００４３】空きレコードでない場合（ステップ１６０
４；Ｎ）、そのレコードに格納されているフラットテキ
ストデータを取得し（ステップ１６０６）、フラットテ
キスト内にユーザが指定したキーワードが含まれている
かどうかを検索する（ステップ１６０８）。この検索で
は部分文字列一致関数などを用いることにより検索処理
を行っており、既存の関数などで処理可能である。検索
にヒットした場合（ステップ１６１０；Ｙ）、レコード
内に記述されている文書ＩＤが検索結果にある場合は特
に追加する必要はないが、文書ＩＤがない場合、文書Ｉ
Ｄを検索結果に追加する（ステップ１６１２）。ユーザ
が終了を指定すると（ステップ１６１４；Ｙ）、全文検
索メイン処理が終了となる。ここで、ユーザが検索結果
に満足せず、さらなる検索を指定すると（ステップ１６
１４；Ｎ）、次のレコードにポインタを移動して全文検
索メイン処理（ステップ１６０４〜１６１２）を、すべ
てのレコードについて実行するまで繰り返す。

【００４４】以上のように、本実施の形態によるとデー
タの追加／更新／削除による処理が最小限度で済み、高
価なサーバなどの環境でなくとも全文検索機能を文書管
理装置上で稼動することができる。また、インデックス
情報が不用であるため、ディスク資源の節約が可能とな
り、フラットテキストデータの格納先をブロック化する
ことで、データの追加／更新／削除によって生じるフラ
グメンテーションを最小限度にとどめることができる。

【００４５】

【発明の効果】請求項１記載の発明では、入力手段によ
って入力されたファイル内のデータを所定のブロックに
分割し、分割したブロックごとに文書名、入力日、画
像、文書内容などの各データを登録して記憶するデータ
記憶手段を備えたので、インデックス情報がいらず、デ
ィスク資源の節約をすることができる。

【００４６】請求項２記載の発明では、データ記憶手段
がファイル内の連続したデータを複数のブロックによっ
て分割した場合、分割された他のブロックに同じ文書
名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録する
データ登録手段をさらに備えたので、セクション間で文
が分割されている場合にも検索ができ、全文検索の検索
信頼性をさらに高めることができる。

【００４７】請求項３記載の発明では、データ記憶手段
が入力手段によって入力されたファイル内のデータを分
割する際、句読点などの特定文字がファイル内に含まれ
る場合にはこの特殊文字の箇所でファイル内のデータを
分割するので、フラットテキストを２重化して持つサイ
ズが減少し、記憶装置のリソース資源を有効に活用する
ことができる。

【００４８】請求項４記載の発明では、入力手段によっ
て入力されたファイル内のデータの数字、全角、半角、
ハイフン、長音などの文字コードを認識する認識手段を
さらに備えたので、フラットテキスト内の大文字／小文
字や半角／全角、長音／ハイフンのあいまい性を考慮し
た全文検索が可能となる。

【００４９】請求項５記載の発明では、データ記憶手段
は、認識手段によって認識された各ファイル内のデータ
を所定のブロックに分割するので、フラットテキスト内
の大文字／小文字や半角／全角、長音／ハイフンのあい
まい性を考慮した全文検索が可能となり、かつ検索性能
を向上させることができる。

【００５０】請求項６記載の発明では、入力機能によっ
て入力されたファイル内のデータを所定のブロックに分
割し、分割したブロックごとに文書名、入力日、画像、
文書内容などの各データを登録して記憶する記憶機能を
備えたので、インデックス情報がいらず、ディスク資源
の節約をすることができる。

【００５１】請求項７記載の発明では、記憶機能によっ
てファイル内の連続したデータが複数のブロックによっ
て分割された場合、分割された他のブロックに同じ文書
名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録する
登録機能をさらに備えたので、セクション間で文が分割
されている場合にも検索ができ、全文検索の検索信頼性
をさらに高めることができる。

【００５２】請求項８記載の発明では、記憶機能によっ
て入力機能で入力されたファイル内のデータが分割され
る場合、句読点などの特定文字がファイル内に含まれる
ときにはこの特殊文字の箇所でファイル内のデータを分
割するので、フラットテキストを２重化して持つサイズ
が減少し、記憶装置のリソース資源を有効に活用するこ
とができる。

【００５３】請求項９記載の発明では、記憶機能によっ
て入力されたファイル内のデータの数字、全角、半角、
ハイフン、長音などの文字コードを認識する認識機能を
さらに備えたので、フラットテキスト内の大文字／小文
字や半角／全角、長音／ハイフンのあいまい性を考慮し
た全文検索が可能となる。

【００５４】請求項１０記載の発明では、記憶機能は、
認識機能によって認識された各ファイル内のデータを所
定のブロックに分割するので、フラットテキスト内の大
文字／小文字や半角／全角、長音／ハイフンのあいまい
性を考慮した全文検索が可能となり、かつ検索性能を向
上させることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施の形態に係る文書管理装置の構成を示し
たブロック図である。

【図２】システム情報記憶部におけるデータフォーマッ
トの一例を示した図である。

【図３】文書情報記憶部におけるデータフォーマットの
一例を示した図である。

【図４】セクション情報記憶部におけるデータフォーマ
ットの一例を示した図である。

【図５】全文情報記憶部におけるデータフォーマットの
一例を示した図である。

【図６】文書登録を行なう際の処理手順を示したフロー
チャートである。

【図７】セクション登録処理の処理手順を示したフロー
チャートである。

【図８】全文データ作成処理の処理手順を示したフロー
チャートである。

【図９】フラットテキストデータ登録処理の第１の実施
形態の処理手順を示したフローチャートである。

【図１０】全文検索を行う際の処理手順を示したフロー
チャートである。

【図１１】フラットテキストデータ登録処理の第２の実
施形態の処理手順を示したフローチャートである。

【図１２】フラットテキストデータ登録処理の第３の実
施形態の処理手順を示したフローチャートである。

【図１３】フラットテキストデータ登録処理の第４の実
施形態の処理手順を示したフローチャートである。

【図１４】全文検索メイン処理の第１の実施形態の処理
手順を示したフローチャートである。

【図１５】全文データ作成処理の第２の実施形態の処理
手順を示したフローチャートである。

【図１６】全文検索メイン処理の第２の実施形態の処理
手順を示したフローチャートである。

【符号の説明】

１１ 制御部 １２ 表示部 １３ コマンド入力部 １４ システム情報記憶部 １５ 文書情報記憶部 １６ セクションデータ記憶部 １７ セクション情報記憶部 １８ 全文情報記憶部 ２１ フラットテキストデータサイズ（Ｓｆ） ２２ ２重化データサイズ（Ｓｄ）

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 画像、文書などのファイルや検索したい
   データを入力する入力手段と、 前記入力手段によって入力されたファイル内のデータを
   所定のブロックに分割し、分割したブロックごとに文書
   名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録して
   記憶するデータ記憶手段と、 前記データ記憶手段に記憶されている各データを前記入
   力手段からの入力に基づいて検索するデータ検索手段
   と、 前記データ検索手段による検索結果を表示する表示手段
   と、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記データ記憶手段が前記ファイル内の
   連続したデータを複数のブロックによって分割した場
   合、分割された他のブロックに同じ文書名、入力日、画
   像、文書内容などの各データを登録するデータ登録手段
   をさらに備えたことを特徴とする請求項１記載の文書管
   理装置。
3. 【請求項３】 前記データ記憶手段が前記入力手段によ
   って入力されたファイル内のデータを分割する際、句読
   点などの特定文字がファイル内に含まれる場合にはこの
   特殊文字の箇所でファイル内のデータを分割することを
   特徴とする請求項１または請求項２記載の文書管理装
   置。
4. 【請求項４】 前記入力手段によって入力されたファイ
   ル内のデータの数字、全角、半角、ハイフン、長音など
   の文字コードを認識する認識手段をさらに備えたことを
   特徴とする請求項１、請求項２、請求項３のうちいずれ
   か１に記載の文書管理装置。
5. 【請求項５】 前記データ記憶手段は、前記認識手段に
   よって認識された各ファイル内のデータを所定のブロッ
   クに分割することを特徴とする請求項４記載の文書管理
   装置。
6. 【請求項６】 画像、文書などのファイルや検索したい
   データを入力する入力機能と、 前記入力機能によって入力されたファイル内のデータを
   所定のブロックに分割し、分割したブロックごとに文書
   名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録して
   記憶する記憶機能と、 前記記憶機能に記憶されている各データを前記入力手段
   からの入力に基づいて検索する検索機能と、 前記検索機能による検索結果を表示する表示機能と、を
   コンピュータに実現させるためのコンピュータ読み取り
   可能な文書管理プログラムが格納された記憶媒体。
7. 【請求項７】 前記記憶機能によって前記ファイル内の
   連続したデータが複数のブロックによって分割された場
   合、分割された他のブロックに同じ文書名、入力日、画
   像、文書内容などの各データを登録する登録機能をさら
   に備えたことを特徴とする請求項６記載の文書管理プロ
   グラムが格納された記憶媒体。
8. 【請求項８】 前記記憶機能によって前記入力機能で入
   力されたファイル内のデータが分割される場合、句読点
   などの特定文字がファイル内に含まれるときにはこの特
   殊文字の箇所でファイル内のデータを分割することを特
   徴とする請求項６または請求項７記載の文書管理プログ
   ラムが格納された記憶媒体。
9. 【請求項９】 前記記憶機能によって入力されたファイ
   ル内のデータの数字、全角、半角、ハイフン、長音など
   の文字コードを認識する認識機能をさらに備えたことを
   特徴とする請求項６、請求項７、請求項８のうちいずれ
   か１に記載の文書管理プログラムが格納された記憶媒
   体。
10. 【請求項１０】 前記記憶機能は、前記認識機能によっ
    て認識された各ファイル内のデータを所定のブロックに
    分割することを特徴とする請求項９記載の文書管理プロ
    グラムが格納された記憶媒体。