JP2002197101A

JP2002197101A - 文書管理システム

Info

Publication number: JP2002197101A
Application number: JP2000393895A
Authority: JP
Inventors: Akihiro Nishi; 明宏西
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 2000-12-25
Filing date: 2000-12-25
Publication date: 2002-07-12

Abstract

(57)【要約】【課題】原稿画像に埋め込まれた文書ＩＤを利用し
て、ユーザが文書を複写する際に新バージョンがあれば
差し替え、新バージョン文書の交付を記録可能な文書管
理システムを提供する。【解決手段】サーバ１とデジタル複写機２を相互通信
可能に接続した文書管理システムにおいて、サーバ１は
文書データ１６ａと、各文書に対応付けられ、同一文書
のバージョンを識別可能な文書ＩＤを文書ＩＤテーブル
１６ｂとして記憶している。複写機２は文書ＩＤ（特定
パターン）が埋め込まれた原稿を読み取る画像読み取り
部２４と、読み取った画像から文書ＩＤを検出する検出
部２６ａを備え、検出した文書ＩＤをサーバ１に送信す
る。サーバ１は受信した文書ＩＤに基づいて文書ＩＤテ
ーブル１６ｂを検索し、読み込んだ原稿よりも新しいバ
ージョンがある場合に、新しい文書データを複写機２に
送って印刷させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書の更新を支援
するための文書管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、複写時に、複写される原稿画像
(文書)に付加情報を埋め込んでおき、複写画像が不正に
流出した際に流出経路の割り出しを可能にすることによ
って、機密文書の流出を抑止するという技術が、特開２
０００−３２２５３号公報において提案されている。

【０００３】さらに、文書を識別するバーコードを一連
の文書の1枚目に印刷しておき、その文書を複写する際
に、バーコードと対応付けられた文書の電子データを検
索して印刷させることにより、複写による劣化を防ぐと
共に、ステイプル等により綴じられた用紙をばらす手間
を省くことができるという技術が、特開平１１−２０５
５５８号公報等において提案されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
た各公報に開示されている技術では、付加情報やバーコ
ードによって単に機密文書の流出防止や複写による画質
の劣化防止を図ることにとどまっており、文書が随時更
新されるような状況において、最新版と旧版とを識別し
て管理するというような技術思想はなかった。さらに、
更新文書がどのユーザに行き渡ったか、または機密文書
等のハードコピーを誰がどれだけ所持しているかという
ことを管理できるものではなかった。このため、文書管
理システムとして考えた場合に、その機能が不十分であ
った。

【０００５】本発明は、原稿画像に埋め込まれた文書Ｉ
Ｄを利用して、ユーザが文書を複写しようとした場合に
新しいバージョンの文書があれば差し替え、さらに、新
バージョンの文書の交付を記録して管理することができ
る文書管理システムを提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明の文書管理システ
ムは、文書管理装置と画像処理装置とを相互に通信可能
に接続した文書管理システムにおいて、該文書管理装置
は、文書データと、各文書に対応付けられ、かつ、同一
文書のバージョンを識別可能な文書ＩＤとを文書ＩＤテ
ーブルとして記憶する記憶手段を備え、該画像処理装置
は、該文書ＩＤに対応付けられた特定パターンが埋め込
まれた原稿画像を読み取る画像読み取り手段と、読み取
った画像から文書ＩＤを検出する検出手段とを備えてお
り、該画像処理装置は、検出した文書ＩＤを該文書管理
装置に送信し、該文書管理装置は、受信した文書ＩＤに
基づいて文書ＩＤテーブルを検索し、読み込んだ原稿よ
りもより新しいバージョンの文書がある場合に、新しい
文書データを画像処理装置に送って印刷させることを特
徴とする。

【０００７】上記構成によれば、原稿を複写するという
簡単な操作により、版（バージョン）が改訂された文書
を最新版に更新して印刷することができる。従って、複
数のユーザが共同で利用する文書を取り扱うような場合
に、逐一文書データベースを検索すること等により最新
版の有無を確認するという作業の煩わしさを解消するこ
とが可能である。

【０００８】前記記憶手段は、ユーザを識別するユーザ
ＩＤと、各ユーザが所持する文書の文書ＩＤとを対応付
けてユーザテーブルとして記憶しており、前記画像処理
装置は、該ユーザＩＤを検出するユーザ識別手段を備
え、検出したユーザＩＤと、そのユーザによる操作内容
を該文書管理装置に送信し、該文書管理装置は、受信
した内容に基いて該ユーザテーブルにおけるそのユーザ
が所持する文書ＩＤを更新することを特徴とする。

【０００９】上記構成によれば、ユーザが画像処理装置
を操作して複写等を行った場合に、そのユーザが所持す
る文書としてユーザテーブルに記憶されている内容を自
動的に更新することができる。これにより、機密文書を
誰が何部所持しているか、改訂された文書がどの程度行
き渡ったか、などをユーザテーブルを参照することによ
り容易に把握することが可能になる。

【００１０】前記文書管理装置は、前記画像処理装置が
原稿を複写する際に、原稿のより新しいバージョンの文
書がある場合に、新旧両文書の文書データを該画像処理
装置に送り、該画像処理装置は、旧文書データからマス
クデータを作成し、読み取った画像データに対して該マ
スクデータでマスクして差分を取ることにより差分デー
タを抽出し、この差分データと新文書データとを合成し
て印刷することを特徴とする。

【００１１】上記構成によれば、旧文書にユーザが手書
き等により書き込んだ注釈のための書き込み（差分デー
タ）を、更新した文書に引き継ぐことが可能である。

【００１２】前記画像処理装置は、差分データを新文書
データに合わせて編集する手段を備えることを特徴とす
る。

【００１３】上記構成によれば、差分データを編集する
ことにより、更新された文書において所望の位置に注釈
を再配置し、または、不要になった注釈を削除するな
ど、ユーザの意志を反映させた複写文書を得ることが可
能となる。

【００１４】前記画像処理装置は、差分データの色を変
更する手段を備えることを特徴とする。

【００１５】上記構成によれば、もともとは黒で記入さ
れた注釈でも、ユーザにとって重要なものであれば、色
を変更して印刷することにより目立たせることが可能で
ある。

【００１６】前記記憶手段は、前記文書ＩＤテーブルに
て、文書ＩＤに対応してその文書を利用可能なユーザの
情報が記憶されており、前記画像処理装置は、原稿画像
を読み取った際に検出した文書ＩＤを前記文書管理装置
に送信し、該文書管理装置が該文書ＩＤに基づいて検索
した利用可能なユーザの情報を受信して、検出したユー
ザＩＤがその文書を利用可能なユーザであるか否かを判
別することを特徴とする。

【００１７】上記構成によれば、正当でないユーザが文
書を印刷することを防ぎ、印刷しようと試みたことを通
知または記録することができる。よって、特に、機密文
書の流出防止を図ることが可能となる。

【００１８】前記画像処理装置は、原稿が不要な場合に
回収して廃棄する廃棄手段を備えることを特徴とする。

【００１９】上記構成によれば、複写により新バージョ
ンの文書を入手した場合に、改めて旧バージョンの文書
を処分する手間を省くことが可能である。また、文書管
理装置側でも、旧バージョンの文書を廃棄したことを把
握することが可能である。

【００２０】

【発明の実施の形態】以下に、本発明の実施の形態につ
いて、図面を参照しながら説明する。

【００２１】図1は、本発明の一実施形態である文書管
理システムの構成を示すブロック図である。この文書管
理システムは、ネットワークに接続されたサーバ１、デ
ジタル複写機（ＭＦＰ（ＭｕｌｔｉＦｕｎｃｔｉｏｎ
Ｐｒｉｎｔｅｒ：マルチファンクションプリンタ）
２、およびユーザ端末３を備えている。これらは、それ
ぞれ単数であっても複数であってもよい。

【００２２】ユーザ端末３は、パーソナルコンピュータ
（ＰＣ）やワークステーション（ＷＳ）等である。ユー
ザは、このユーザ端末３において、アプリケーションソ
フト等を使用して原稿を作成し、デジタル複写機２や別
途設けられたプリンタ等からその原稿を出力することが
できる。

【００２３】サーバ１は、接続されているネットワーク
とのインターフェイス（Ｉ／Ｆ）であるネットワークイ
ンターフェイス１２、制御部１４、および記憶部１６を
備えている。制御部１４は、ユーザがサーバ１に対して
どのようなアクセスを行ったかという履歴等を管理し、
その履歴情報に基づいて最新のデータを提供する（文書
アクセス管理）。また、ユーザＩＤとユーザによる操作
内容等を管理し、そのユーザがどのような文書を何部所
持しているか等のユーザ情報を管理する（ユーザ管
理）。

【００２４】記憶部１６は、文書データ１６ａ、文書Ｉ
Ｄテーブル１６ｂ、およびユーザテーブル１６ｃを記憶
している。

【００２５】文書データ１６ａおよび文書ＩＤ１６ｂ
は、例えば図２(a)に示すよう構成されている。文書Ｉ
Ｄテーブルにおいては、各文書が文書ＩＤによって識別
されている。この文書ＩＤのＩＤナンバーのうち、上６
桁が各文書を区別するためのものであり、下２桁が各文
書における版(バージョン)を区別するためのものであ
る。この文書ＩＤは、後述する特定パターンと対応付け
られているものである。そして、この文書ＩＤに対し
て、その文書が配布等されて使用される使用部門 (その
文書の複写が許可される部門)、その文書の作成者等で
ある管理者を識別するための管理者ＩＤ、および文書デ
ータ１６ａに記憶されている各文書自体の情報（例えば
機密文書であること、またはその機密のレベル等）が対
応付けられて記憶されている。

【００２６】上記使用部門は、ユーザテーブルにその情
報を組み込んでおくことにより、ユーザＩＤによって識
別可能である。なお、ここでは部門を名称で示している
が、これは模式的に分かりやすくするためであり、部門
毎にコード番号を割り当てて使用することも可能であ
る。また、文書ＩＤ等もここでは１０進数表記で示して
いるが、コンピュータで扱うため、実際にはバイナリデ
ータで表されることになる。上記管理者ＩＤは複写が誰
によっていつなされたか等を連絡するために用いられ
る。一方、ユーザテーブル１６ｃにおいては、各ユーザ
がユーザＩＤによって識別されている。このユーザＩＤ
は、管理者の場合には上記管理者ＩＤと同じＩＤナンバ
ーを利用することができ、本文書管理システムを使用し
得る各ユーザに割り当てられたものである。そして、こ
のユーザＩＤに対して、そのユーザが属する部門名が対
応付けられて記憶されていると共に、各ユーザが所持す
る文書の文書ＩＤが記録されている。例えば、図２
（ｂ）では、ユーザＩＤ１２３４５の人が００２００４
００をコピーして２つ所持していることを示す。この各
ユーザが所持する文書の文書ＩＤの記録は、後述するよ
うにデジタル複写機２においてユーザが特定パターンを
含む文書を複写する毎に更新されるものである。

【００２７】なお、ここでは部門を介して文書を利用で
きる人を限定しているが、文書ＩＤテーブルに各文書を
利用可能な人のリストを記憶させておくことも可能であ
る。また、ユーザテーブルの部門名も１つだけになって
いるが、他部門へ応援に行くような場合を考慮すると、
本来の部門と応援先の部門等、複数の部門を記憶可能な
ようにしておいてもよい。応援が終わって元の部門に帰
る際には、応援先の部門で使用していた機密文書等は廃
棄または返納することになり、このような場合に誰がど
の文書を何部所持しているかを管理することができれ
ば、文書管理者にとっても便利である。

【００２８】デジタル複写機２は、ネットワークインタ
ーフェイス２１、制御部２２、ユーザインターフェイス
２３、画像読み取り部２４、廃棄部２５、画像処理部２
６、および画像形成部２７を備えている。制御部２２は
画像処理部で得られたビットマップデータに対して特定
の処理を施す部分であり、画像読み取り部２４は画像を
スキャナ（ＣＣＤ）等で読み取り、ビットマップデータ
に変換する部分である。廃棄部２５は不要となった書類
を廃棄するシュレッダーシュレッダー等である。画像処
理部２６はビットマップ化されたデータを特定の方法で
領域分離したり、特定のパターンを検出する部分であ
り、画像形成部２７はビットマップ化されたデータを例
えば静電プロセスによって紙に像形成する部分である。

【００２９】図３は、ユーザがデジタル複写機２によっ
て文書を複写する場合の流れを示すフローチャートであ
る。まず、ユーザがユーザインターフェイス２３からユ
ーザＩＤを入力する(ステップＳ１)。または、デジタル
複写機２にカード読取部２８を設けておいて、ＩＤカー
ドによりユーザを認識できるようにしてもよい。入力さ
れたユーザＩＤは、制御部２２におけるユーザ識別部４
４に送られると共に、サーバ1に送られる(ステップＳ
２)。

【００３０】サーバ1側では、デジタル複写機２から送
られてくるユーザＩＤを受信し(ステップＳ５１)、ユー
ザテーブル１６ｃを検索して(ステップＳ５２)ユーザを
特定し、そのユーザが属する部門名をデジタル複写機２
に送信する(ステップＳ５３)。一方、デジタル複写機2
側では、ユーザ識別部４４がユーザの部門名を受信し、
記憶する (ステップＳ３)。ユーザ部門名は予めユーザ
テーブルにユーザＩＤに基づいて登録されており、ユー
ザＩＤにより得られるユーザ部門名がネットワークを介
してサーバより送信される。また、デジタル複写機２
は、ユーザが画像読み取り部２４にセットした原稿を読
み取って画像データを形成し、その画像データを画像処
理部２６に送る(ステップＳ４)。

【００３１】画像処理部２６では、画像データに特定パ
ターンが含まれている場合には、その特定パターンを特
定パターン検出部２６ａにより検出し、その原稿（文
書）の文書ＩＤを検出する(ステップＳ５)。ここで、特
定パターンとは、本デジタル複写機２にて形成された画
像に埋め込まれたパターンであり、人の目には認識しに
くいパターンであり、例えば特開２０００−３２２５３
号公報に記載されているような方法で画像に埋め込むこ
とができる。この特定パターンは、各文書の文書ＩＤに
1対1に対応付けられているものであり、これによって、
読み取られた原稿がサーバ1の文書データ１６ａに記憶
されているどの文書であるかを特定することができる。
検出された文書ＩＤは、制御部２２の文書情報変換部４
１に送られると共に、サーバ１に送られる(ステップＳ
６)。

【００３２】サーバ１側では、デジタル複写機２から送
られてくる文書ＩＤを受信し(ステップＳ５４)、文書Ｉ
Ｄテーブル１６ｂを検索して(ステップＳ５５)原稿とし
て読み取られた文書を特定し、その文書情報(使用部
門、管理者ＩＤ等)をデジタル複写機２に送信する(ステ
ップＳ５６)。そして、デジタル複写機２側では、文書
情報変換部４１が文書情報を受信して記憶する（ステッ
プＳ７）。このとき、ステップＳ６で送られた文書ＩＤ
も記憶され、文書に変更があった場合には文書ＩＤを更
新する。なお、文書情報変換部の「変換」とは、文書Ｉ
Ｄをサーバに送り、サーバから文書情報を得ることを指
す。具体的には、読み取った画像から抽出された文書Ｉ
Ｄ８桁、例えば００２００３００を文書情報変換部４１
がサーバ１へ送り、サーバ１は上６桁がマッチする００
２００３００と００２００３０１の２件について文書Ｉ
Ｄや使用部門を送り返す。

【００３３】上記ユーザ識別部４４にて取得されたユー
ザ部門名、および文書情報変換部４１にて取得された文
書情報は、ユーザ認証部４３に送られる。ユーザ認証部
４３では、ユーザ識別部４４からのユーザ部門名と、文
書情報変換部４１からの文書情報に含まれる使用部門と
が一致するか否かを判別する(ステップＳ８)。すなわ
ち、原稿を複写しようとしているユーザが、その複写を
許可された部門に属する者であるか否かを判別する。そ
して、部門が一致しなかった場合には、ユーザインター
フェイス２３に複写が禁止されている旨の警告を表示さ
せ、処理を終了する(ステップＳ９)。

【００３４】一方、部門が一致しており、ユーザが複写
を許された者であると判断された場合には、次に、バー
ジョン識別部４２にて、読み取られた原稿にさらに新し
いバージョンが存在しているか否かを識別する(ステッ
プＳ１０)。新しいバージョンの有無は、バージョン識
別部４２により、読み取った原稿の文書ＩＤをサーバに
送り、文書管理装置が文書ＩＤテーブル１６ｂを検索し
て得られた情報により判別される。ここでは、文書ＩＤ
の上６桁が同一で、下２桁が読み取った原稿の文書ＩＤ
における下２桁よりも大きい数字のものが存在するか否
かを判別すれぱよい。具体的には、上記００２００３０
０と００２００３０１の２件について送られた文書ＩＤ
や使用部門のデータに基づいて、バージョン識別部４２
がバージョン１．０よりも新しいバージョン１．１があ
ることを認識する。ここで、新しいバージョンが無いと
判断された場合には、通常の画像処理を行って画像形成
部２７から複写原稿を出力する(ステップＳ１５)。

【００３５】一方、新しいバージョンがあると判断され
た場合には、読み取った原稿の文書ＩＤ(旧文書ＩＤ)
と、ステップＳ１０における検索にて存在が確認された
最新バージョンの文書ＩＤ(新文書ＩＤ)とがサーバ１に
送られる(ステップＳ１１)。なお、これは１例であり、
サーバ側にバージョン識別部を設けて新バージョンの存
在を識別することも可能である。但し、バージョン識別
は個別処理であるため、画像処理装置側で行う方が合理
的であり、サーバ側に特別な処理を行わせる必要がなく
いため好ましい。

【００３６】サーバ1側では、デジタル複写機２から送
られてくる新旧文書ＩＤを受信し(ステップＳ５７)、文
書ＩＤテーブル１６ｂを検索して対応する文書の文書デ
ータを文書データ１６ａから抽出する(ステップＳ５８)
し、その文書データをデジタル複写機２に送信する(ス
テップＳ５９)。デジタル複写機２側では、バージョン
識別部４２がこれを受信し、画像差分・合成処理部４５
へ送る(ステップＳ１２)。

【００３７】画像差分・合成処理部４５では、新旧の文
書データに加えて、画像処理部２６における画像処理の
過程で領域分離部２６ｂにて行われる領域分離処理の結
果が送られる。これらに基づいて、以下に説明する差分
処理(ステップＳ１３)および合成処理(色変換処理、編
集処理を含む)(ステップＳ１４)が順次行われ、新文書
の画像データが形成される。

【００３８】図４は、差分処理および合成処理について
説明するための図である。なお、以下に説明する処理
は、読み取られる原稿画像に手書き等にて書き込まれた
情報を、出力する画像に反映させるための処理である。

【００３９】画像処理部２６の領域分離部２６ａにて、
読み取られた原稿(読み取りデータ)を、図４（ａ）に示
すように文字領域と画像領域に分離する。この図４で
は、文字領域に縦線を付し、画像領域に斜線を付して表
している。そして、画像差分・合成処理部４５の領域矩
形化処理部４５ａにて、図４（ａ）に示すように、各領
域を矩形化する。

【００４０】一方、サーバ１から送られてくる旧文書の
電子データ、すなわち、読み取られた原稿に対応する電
子データは、領域分離部２６ｂおよび画像差分・合成処
理部４５の領域矩形化処理部４５ａにて、図４（ｂ）に
示すように原稿画像と同様に領域分離し、矩形化する。
この矩形化された電子データは、図４（ｄ）に示すよう
に、マスクとして利用される。すなわち、矩形化された
読み取りデータと、電子データから形成されたマスクと
を位置合わせし、読み取りデータからマスク部分を消去
することにより、図４（ｃ）に示すように、その差分デ
ータを得ることができる。この差分データが、原稿の書
き込み部分に対応するデータとなる。

【００４１】以上の差分処理(ステップＳ１３)の結果
と、サーバ1から送られてくる新文書の電子データとを
合成することにより(合成処理）(ステップＳ１４)、図
４（ｅ）に示すように、原稿に書き込まれていた内容を
最新版に付加した画像データを得ることができる。

【００４２】ところで、新文書では、内容が追加されて
いる場合がある。このため、旧文書では余白であった部
分にも文字等が位置することがあり、書き込みと新文書
の文字等とが重なることもある。このような場合には、
図４（ｆ）に示すように、書き込み部分の位置をずらす
ことにより重なりを防止することができる(編集処理)。
また、書き込み部分を強調するために、書き込み部分の
み色を変化させるようにしてもよい(色変換処理）。な
お、編集処理では、ユーザの操作により不要となった書
き込み部分を削除したり、または、重要な書き込みの色
を変更するなど、さらに柔軟な編集が可能な構成であっ
てもよい。

【００４３】このようにして形成された画像データに基
づいて画像形成部２７にて画像形成を行うことにより、
最新版に変換され、書き込み等も付加された複写原稿が
出力される(ステップＳ１５)。なお、このとき、形成さ
れた画像データが印刷データ展開部４７にて展開され、
特定パターン付加部４６にて新たな特定パターンが付加
される。印刷データの展開とは、ＰＣ等から送られてき
たプリンタ特有の記述言語（ＰＤＬ（Ｐｒｉｎｔｅｒ
ＤｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎＬａｎｇｕａｇｅ）やＰＣＬ
（ＰｒｉｎｔｅｒＣｏｎｔｒｏｌＬａｎｇｕａｇ
ｅ）等）を解釈した上で、ビットマップに展開すること
である。また、文書識別部４８は、特に重要文書、機密
文書等を文書ＩＤに基づいて識別して、必要に応じて特
定パターンをビットマップに追加するためのものであ
る。

【００４４】ところで、複写原稿が出力されると、もと
の原稿が不要になる場合がある。特に、最新版に変換さ
れた場合には、旧版である原稿は不要となる場合が多
い。そこで、原稿が必要であるか否かを判断し(ステッ
プＳ１６)、不要である場合には画像読取部２４に併設
されている廃棄部(シュレッダー等)２５にて原稿を廃棄
する(ステップＳ１７)。なお、原稿が必要であるか否か
は、ユーザが設定すれぱよい。

【００４５】その後、ユーザテーブル１６ｃにて管理さ
れている各ユーザが所有する文書の情報を更新する。そ
のために、デジタル複写機２は更新要求とともに、複写
を行ったユーザのユーザＩＤ、複写した文書の文書Ｉ
Ｄ、最新版への変換の有無、複写枚数、原稿を廃棄した
か否か等をサーバ１へ送る(ステップＳ１８)。サーバ1
は、これらを受け取り(ステップＳ６０)、ユーザテーブ
ル１６ｃを更新する(ステップＳ６１)。

【００４６】この更新は、例えば図２（ｂ）に示すよう
にして行われる。ユーザＩＤ１２３４５のユーザが文
書ＩＤ００２００３００の文書を複写し、これに伴っ
て文書ＩＤ００２００３０１の最新版への更新を行う
と共に原稿を廃棄したとすると、このユーザＩＤに対応
付けて記録されていた文書ＩＤ００２００３００が削
除され、代わりに文書ＩＤ００２００３０１が記録さ
れる。このようにして更新が完了すると、サーバ１はそ
の旨をデジタル複写機２に送り（ステップＳ６２）、デ
ジタル複写機２がこれを受け取る（ステップＳ１９）。
これにより、一連の処理が完了する。

【００４７】なお、上記説明では、原稿に対応する文書
がサーバ１に記憶されている場合について説明したが、
記憶されていない場合には、特定パターンを付して複写
原稿を出力すると共に、その原稿に新たな文書ＩＤを対
応付けて文書ＩＤテーブル１６ｂを作成し、その原稿を
画像データとして文書データ１６ａに記憶すれぱよい。

【００４８】このように、複写を行うユーザをユーザＩ
Ｄにて管理すると共に、複写原稿に文書ＩＤと対応付け
た特定パターンを付して出力することにより、各ユーザ
がどの文書を何部複写したかを管理することができる。
従って、特に機密文書の場合には、その所有者を管理す
ることができるため、機密流出を防止することができ
る。また、頻繁に更新される文書に関しては、旧文書を
複写しようとした際に新文書への変換が可能となると共
に、最新版がどの程度ユーザに行き渡ったかを把握する
こともでき、文書の最新版管理の容易化を図ることがで
きる。

【００４９】

【発明の効果】以上詳述したように、本発明によれば、
原稿を複写するという簡単な操作により、版（バージョ
ン）が改訂された文書を最新版に更新して印刷すること
ができる。従って、複数のユーザが共同で利用する文書
を取り扱うような場合に、逐一文書データベースを検索
すること等により最新版の有無を確認するという作業の
煩わしさを解消することができる。

【００５０】また、請求項２に記載の本発明によれば、
ユーザが画像処理装置を操作して複写等を行った場合
に、そのユーザが所持する文書としてユーザテーブルに
記憶されている内容を自動的に更新することができる。
これにより、機密文書を誰が何部所持しているか、改訂
された文書がどの程度行き渡ったか、などをユーザテー
ブルを参照することにより容易に把握することができ
る。

【００５１】また、請求項３に記載の本発明によれば、
旧文書にユーザが手書き等により書き込んだ注釈のため
の書き込み（差分データ）を、更新した文書に引き継ぐ
ことができる。

【００５２】また、請求項４に記載の本発明によれば、
差分データを編集することにより、更新された文書にお
いて所望の位置に注釈を再配置し、または、不要になっ
た注釈を削除するなど、ユーザの意志を反映させた複写
文書を得ることができる。

【００５３】また、請求項５に記載の本発明によれば、
もともとは黒で記入された注釈でも、ユーザにとって重
要なものであれば、色を変更して印刷することにより目
立たせることができる。

【００５４】また、請求項６に記載の本発明によれば、
正当でないユーザが文書を印刷することを防ぎ、印刷し
ようと試みたことを通知または記録することができる。
よって、特に、機密文書の流出防止を図ることができ
る。

【００５５】さらに、請求項７に記載の本発明によれ
ば、複写により新バージョンの文書を入手した場合に、
改めて旧バージョンの文書を処分する手間を省くことが
できる。また、文書管理装置側でも、旧バージョンの文
書を廃棄したことを把握することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態である文書管理システムの
構成を示すブロック図である。

【図２】（ａ）は実施形態の文書管理システムにおける
文書ＩＤテーブルおよび文書データの構成を示す図であ
り、（ｂ）はユーザテーブルの構成を示す図である。

【図３】実施形態の文書管理システムにおいて、ユーザ
がデジタル複写機によって文書を複写する場合の流れを
示すフローチャートである。

【図４】（ａ）〜（ｆ）は実施形態の文書管理システム
における差分処理および合成処理を説明するための図で
ある。

【符号の説明】

１サーバ２デジタル複写機３ユーザ端末１２ネットワークインターフェイス１４制御部１６記憶部１６ａ文書データ１６ｂ文書ＩＤテーブル１６ｃユーザテーブル２１ネットワークインターフェイス２２制御部２３ユーザインターフェイス２４画像読み取り部２５廃棄部２６画像処理部２６ａ特定パターン検出部２６ｂ領域分離部２７画像形成部２８カード読み取り部４１文書情報変換部４２バージョン識別部４３ユーザ認証部４４ユーザ識別部４５画像差分・合成部４６特定パターン付加部４７印刷データ展開部４８文書識別部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号ＦＩテーマコート゛(参考）Ｇ０６Ｆ 17/21 ５４６Ｇ０６Ｆ 17/21 ５４６Ａ５Ｃ０７６ 17/24 ５５４ 17/24 ５５４Ｚ５Ｃ０７７Ｇ０６Ｔ 1/00 ２００Ｇ０６Ｔ 1/00 ２００ＣＨ０４Ｎ 1/00 Ｈ０４Ｎ 1/00 Ｅ 1/387 1/387 1/40 1/40 ＺＦターム(参考） 5B009 NG02 QB18 5B050 AA08 BA06 BA10 BA16 CA08 DA06 DA10 EA03 EA19 FA19 GA08 5B075 KK24 ND06 NR02 NR20 PP04 UU06 5B082 EA12 GA04 GA05 GA11 GB06 5C062 AA05 AA06 AA14 AA35 AB17 AB22 AB38 AB42 AC22 AC24 AC58 AF14 BA00 5C076 AA02 AA14 AA23 AA26 BA05 BA06 5C077 LL14 MP06 PP21 PP23 PP27 PP37 PP47 PP55 PP65 PQ08 TT06

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書管理装置と画像処理装置とを相互に
通信可能に接続した文書管理システムにおいて、該文書管理装置は、文書データの情報と、各文書に対応
付けられ、かつ、同一文書のバージョンを識別可能な文
書ＩＤとを文書ＩＤテーブルとして記憶する記憶手段を
備え、該画像処理装置は、該文書ＩＤに対応付けられた特定パ
ターンが埋め込まれた原稿画像を読み取る画像読み取り
手段と、読み取った画像から文書ＩＤを検出する検出手
段とを備えており、該画像処理装置は、検出した文書ＩＤを該文書管理装置
に送信し、該文書管理装置は、受信した文書ＩＤに基づいて文書Ｉ
Ｄテーブルを検索し、読み込んだ原稿よりもより新しい
バージョンの文書がある場合に、新しい文書データを画
像処理装置に送って印刷させることを特徴とする文書管
理システム。
【請求項２】前記記憶手段は、ユーザを識別するユー
ザＩＤと、各ユーザが所持する文書の文書ＩＤとを対応
付けてユーザテーブルとして記憶しており、前記画像処理装置は、該ユーザＩＤを検出するユーザ識
別手段を備え、検出したユーザＩＤと、そのユーザによ
る操作内容を該文書管理装置に送信し、該文書管理装置は、受信した内容に基いて該ユーザテー
ブルにおけるそのユーザが所持する文書ＩＤを更新する
ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。
【請求項３】前記文書管理装置は、前記画像処理装置
が原稿を複写する際に、原稿のより新しいバージョンの
文書がある場合に、新旧両文書の文書データを該画像処
理装置に送り、該画像処理装置は、旧文書データからマスクデータを作
成し、読み取った画像データに対して該マスクデータで
マスクして差分を取ることにより差分データを抽出し、
この差分データと新文書データとを合成して印刷するこ
とを特徴とする請求項1または請求項２に記載の文書管
理システム。
【請求項４】前記画像処理装置は、差分データを新
文書データに合わせて編集する手段を備えることを特徴
とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】前記画像処理装置は、差分データの色を
変更する手段を備えることを特徴とする請求項３に記載
の文書管理システム。
【請求項６】前記記憶手段は、前記文書ＩＤテーブル
にて、文書ＩＤに対応してその文書を利用可能なユーザ
の情報が記憶されており、前記画像処理装置は、原稿画像を読み取った際に検出し
た文書ＩＤを前記文書管理装置に送信し、該文書管理装
置が該文書ＩＤに基づいて検索した利用可能なユーザの
情報を受信して、検出したユーザＩＤがその文書を利用
可能なユーザであるか否かを判別することを特徴とする
請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項７】前記画像処理装置は、原稿が不要な場合
に回収して廃棄する廃棄手段を備えることを特徴とする
請求項１乃至請求項６のいずれかに記載の文書管理シス
テム。