JP2003132190A - ネットワークを用いたｉｓｏ監査管理方法及びｉｓｏ監査総合管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ＩＳＯ監査に適したデータベースを構築し、
コンピュータネットワークを有することにより、時間と
場所を選ばずに、監査部署、被監査部署及び事務局等が
必要なＩＳＯ監査情報を入手できることを可能とし、Ｉ
ＳＯ監査の省力化及びコスト削減を図る。 【解決手段】 中央電算センター１にあるサーバ４及び
通信制御装置５とコンピュータネットワーク２（インタ
ーネット網）と各拠点Ａ１、Ａ２…（支店Ａ１、Ａ２、
…）の利用者端末２０、２１と、監査員端末２３、２４
とに接続して、ＩＳＯ監査に適したデータベースを構築
してコンピュータネットワークで各部署と接続して、時
間と場所を選ばずに、監査部署（監査事務局）及び被監
査部署（支店Ａ１、Ａ２）等が、それぞれ必要なＩＳＯ
監査情報を入手できることを可能する。また、各種記録
文書を電子化し、共有化を図ることにより、記録管理の
精度を向上させる。さらに、監査業務をワークフロー化
することにより、迅速な意思決定を支援し、強いては、
企業の競争力及び顧客サービスを向上させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータネッ
トワークを用いてＩＳＯに適合した監査を総合的に管理
するＩＳＯ監査総合システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、企業においてＩＳＯ（Ｉｎｔｅｒ
ｎａｔｉｎａｌ Ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ ｆｏｒ
Ｓｔａｎｄａｒｄｉｚａｔｉｏｎ）９０００に適合した
監査を行う場合、以下のような流れで監査を行ってい
た。

【０００３】まず、監査部署（監査する側）及び被監査
部署（監査を受ける側）は、社内の品質保証代表者から
紙（ペーパー）で配布された監査スケジュール（大まか
な予定年月が記入されている）を確認し、おおよその監
査の予定日程を把握する。

【０００４】そして、このスケジュールを基に監査部署
は被監査部署と電話等で監査スケジュールの合意を行
い、監査日を決めていた。

【０００５】次に、監査日が決まると、監査部署は紙
（ペーパー）の形の監査通知書を作成し、被監査部署に
送付していた。

【０００６】その後、監査部署は事前に作成した監査チ
ェックリストを用いて被監査部署の監査を実施し、監査
終了後、監査結果を基に監査報告書及び監査で不適合と
なる事項が発見された場合は是正処置要求書（ＣＡＲと
もいう。）を作成していた。

【０００７】そして、これらの書類も紙（ペーパー）の
形で品質代表者の事務局及び被監査部署に送付してい
た。

【０００８】また、監査で不適合事項が発見された場合
は、再度の監査（フォローアップ監査という。）を行う
が、この場合も上記と同様にスケジュール調整、監査及
び書類作成を行っていた。

【０００９】さらに、監査に用いられる書類（監査通知
書、監査報告書）には、承認行為が伴うが、これらの行
為に対しても、紙（ペーパー）ベースに行っていた。

【００１０】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、全国的
に多くの拠点（事業所）を有している企業は、上記のよ
うなＩＳＯ９０００監査業務に、大変な労力と時間とコ
ストを要するという課題をかかえている場合が多かっ
た。

【００１１】即ち、監査部署は監査を行うにあたり、監
査員が必要な監査情報を個別に各被監査部署ごとに尋ね
なければならない。特に、監査日程の調整は、複数部署
の監査がほぼ同時期にある場合等は個別の予定を聞いた
後に全体としてスケジュール調整をしなければならず、
日程調整だけで多くの時間を要し、多大な労力がかかる
という課題があった。

【００１２】また、監査の際に作成する書類（監査通知
書、監査報告書、是正処置要求書）は、紙（ペーパー）
の形で発行し、紙（ペーパー）の形で各部署ごとにファ
イリングすることが多いため、各種記録文書の共有化が
十分でなく、監査部署及び被監査部署ともに必要な情報
を必要な時に得ることが困難であるという課題があっ
た。

【００１３】従って、監査ごとの情報を得るのに、時間
が相当かかり、短時間で効果的な監査を行うことができ
ないので監査にコストがかかるという課題があった。

【００１４】さらに、記録の管理や承認を各部門に任せ
て、全体として統一的な監査業務の運用ができていない
場合が多かったため、監査業務がワークフロー化されて
おらず、効率的に監査業務を行えないという課題があっ
た。

【００１５】本発明は、以上の課題を解決するためにな
されたもので、時間と場所を選ばずに、監査部署、被監
査部署、品質代表管理者等が必要なＩＳＯ監査情報を容
易に得ることで、ＩＳＯ監査の省力化及びコスト削減を
図ることができるＩＳＯ監査総合システムを得ることを
目的とする。

【００１６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明のネットワークを用いたＩＳＯ監査管理方法
は、ＩＳＯの監査を受ける被監査部署、該被監査部署の
ＩＳＯ監査を行わせる監査管理部署とセンターとがコン
ピュータネットワークを用いて監査情報の提供、更新を
行うＩＳＯ監査管理方法である。

【００１７】前記監査管理部署は、前記センターにアク
セスして前記被監査部署毎の概略監査予定を登録する段
階と、前記センターにアクセスして前記概略監査予定を
提供させ、前記被監査部署と前記監査管理部署とで決定
した監査日程を前記概略監査予定に入力して、これを監
査確定とし、該監査確定後に監査予定に基づいて生成し
た監査通知書を前記被監査部署の承認者宛に送信する段
階とを備える。

【００１８】前記被監査部署は、前記センターにアクセ
スして当該被監査部署の概略監査予定の提供を受けると
共に、前記監査通知書を受ける段階を備える。

【００１９】前記監査通知書に対して、承認情報が入力
されると、前記監査通知書データに承認情報を付加し、
否又は承認の監査通知書として前記センターに送信する
段階を備える。

【００２０】前記センターは、前記概略監査予定、前記
監査通知書、否又は承認の監査通知書を記憶し、これら
のデータを所定の形式で各部署に提供する段階を備える
ことを要旨とする。

【００２１】また、上記目的を達成するため本発明のＩ
ＳＯ監査総合管理システムは、ＩＳＯの監査情報を各部
署コード毎に管理するサーバと、該サーバに対してコン
ピュータネットワークを介して接続された前記各部署の
利用者端末と備えたＩＳＯ監査総合管理システムであ
る。

【００２２】前記サーバは、各部署コード毎の監査予定
データを管理する監査予定管理手段と、前記監査予定デ
ータを基に実施された監査の監査結果が記された監査報
告書データを管理する監査報告書管理手段と、前記監査
結果に不適合が生じた場合には、前記監査報告書データ
に関連した是正処置要求書データを発生させて、該是正
処置要求書データを管理する是正処置要求書管理手段と
を備えたことを要旨とする。

【００２３】従って、本発明は、時間と場所を選ばず
に、監査部署、被監査部署及び事務局等が必要なＩＳＯ
監査情報を入手できることを可能とし、ＩＳＯ監査の省
力化及びコスト削減を図ることができる。

【００２４】ここで、前記監査予定管理手段は、前記利
用者端末から送信された支店コードごとの監査予定年月
及び予定週の情報を監査予定データとして登録する監査
予定登録手段と、前記監査予定データに、前記利用者端
末から送信された監査日の情報を付加して、前記監査予
定データを更新する監査日更新手段と、前記利用者端末
から送信された監査通知書情報を前記監査日更新手段の
監査予定データと監査通知書番号で関連付けた監査通知
書データとして登録する監査通知書登録手段と、前記監
査通知書データから作成された監査通知書を電子メール
で前記監査通知書データの承認者宛に送信する監査通知
書発行手段と、前記監査通知書データに前記承認者の利
用者端末から送信された承認情報を付加して、承認もし
くは否承認の監査通知書データとして登録する監査通知
書承認手段とを有することを要旨とする。

【００２５】従って、本発明は、監査予定データを管理
するとともに監査通知書データを関連づけて管理するこ
とができる。また、監査通知書データを承認履歴も含め
て管理することができる。

【００２６】また、前記監査報告書管理手段は、前記利
用者端末から送信された支店コードごとの監査報告書情
報を監査報告書データとして登録する監査報告書登録手
段と、前記監査報告書データから監査報告書を電子メー
ルで監査報告書の承認者宛に送信する監査報告書発行手
段と、前記監査報告書データに前記承認者の利用者端末
から送信された承認情報を付加して、承認もしくは否承
認の監査報告書データとして登録する監査報告書承認手
段とを有することを要旨とする。

【００２７】従って、本発明は、監査報告書データを承
認履歴も含めて管理することができ、効率的なワークフ
ローを実現することができる。

【００２８】また、前記是正処置要求書管理手段は、前
記利用者端末から送信された是正処置要求書情報を前記
監査報告書データと是正処置要求書ＮＯで関連付けた是
正処置要求書データとして登録する是正処置要求書登録
手段と、利用者端末から送信された再発防止情報を前記
是正処置要求書データに付加して、前記是正処置要求書
データを更新する再発防止情報更新手段と、前記再発防
止処置更新手段の是正処置要求書データに利用者端末か
ら送信されたフォロ−アップ監査予定日を付加して、前
記是正処置要求書データを更新するフォローアップ監査
予定日更新手段と、前記利用者端末から送信されたフォ
ローアップ監査通知書情報と前記フォローアップ監査予
定日を基にフォローアップ監査通知書データとして登録
するフォローアップ監査通知書登録手段と、前記フォロ
ーアップ監査通知書データから作成されたフォローアッ
プ監査通知書を電子メールで前記フォローアップ監査通
知書データの承認者宛に送信するフォローアップ監査通
知書発行手段と、前記フォローアップ監査通知書データ
に前記承認者の利用者端末から送信された承認情報を付
加して、承認もしくは否承認のフォローアップ監査通知
書データとして登録するフォローアップ監査通知書承認
手段と、前記フォローアップ監査予定日更新手段の是正
処置要求書データに前記利用者端末から送信された是正
結果を含む是正処置終結情報を付加して、前記是正処置
要求書データを更新する是正処置終結情報更新手段と、
前記利用者端末から送信された支店コードごとのフォロ
ーアップ監査報告書情報をフォローアップ監査報告書デ
ータとして登録するフォローアップ監査報告書登録手段
と、前記フォローアップ監査報告書データからフォロー
アップ監査報告書を電子メールで前記フォローアップ監
査報告書データの承認者宛に送信するフォローアップ監
査報告書発行手段と、前記フォローアップ監査報告書デ
ータに前記承認者の利用者端末から送信された承認情報
を付加して、承認もしくは否承認のフォローアップ監査
報告書データとして登録するフォローアップ監査報告書
承認手段とを有することを要旨とする。

【００２９】従って、本発明は、是正処置要求書データ
を管理するとともに、監査報告書データを関連づけて管
理することができる。また、フォローアップ監査通知書
作成、フォローアップ監査報告書作成、及び承認の各手
段を連携させることにより、効率的なワークフローを実
現することができる。

【００３０】また、前記利用者端末は、ユーザＩＤ、パ
スワードを含む利用者情報と前記サーバへの通信接続プ
ログラムを記憶した記憶媒体を用いることにより、前記
サーバへの接続及び認証が可能となり、さらに、前記サ
ーバのシステム利用権限が決定されることを要旨とす
る。

【００３１】従って、本発明は、サーバへの接続及びシ
ステム利用権限に十分なセキュリティを確保することが
できる。

【００３２】

【発明の実施の形態】図１は本実施の形態のＩＳＯ監査
総合管理システムの概略構成図である。本実施の形態１
は、ＩＳＯ監査事務局Ｈｏ（本社又は支社）と集荷拠点
Ａ１、Ａ２（支社又は部署）とでＩＳＯ監査を行うとし
て説明する。

【００３３】図１に示すＩＳＯ監査総合管理システム
は、中央電算センター１にあるサーバ４及び通信制御装
置５とコンピュータネットワーク２（インターネット
網）と各拠点Ａ１、Ａ２…（支店Ａ１、Ａ２、…）の利
用者端末２０、２１と、監査員端末２３、２４とに接続
して、ＩＳＯ監査に適したデータベースを構築してコン
ピュータネットワークで各部署と接続して、時間と場所
を選ばずに、監査部署（監査事務局）及び被監査部署
（支店Ａ１、Ａ２）等が、それぞれ必要なＩＳＯ監査情
報を入手できることを可能する。

【００３４】また、各種記録文書を電子化し、共有化を
図ることにより、記録管理の精度を向上させる。さら
に、監査業務をワークフロー化することにより、迅速な
意思決定を支援し、強いては、企業の競争力及び顧客サ
ービスを向上させる。

【００３５】前述のサーバ４は、図１に示すように、監
査予定データベース９（以下、監査予定ＤＢ９とい
う。）、監査報告書データベース１０（以下、監査報告
書ＤＢ１０という。）、是正措置要求書データベース１
１（以下、是正措置要求書ＤＢ１１という。）、監査通
知書データベース１２（以下、監査通知書ＤＢ１２とい
う。）を主たるデータベースとして有しており、監査予
定データを管理する監査予定管理手段６と、監査報告書
データを管理する監査報告書管理手段７と、是正処置要
求書データを管理する是正処置要求書管理手段８とを備
えている。

【００３６】これら各手段が、監査予定ＤＢ９、監査報
告書ＤＢ１０、是正処置要求書ＤＢ１１及び監査通知書
ＤＢ１２にデータを格納していくことにより、上記ネッ
トワーク２を利用して、利用者は必要なＩＳＯ監査情報
をいつでもどこでも入手でき、ＩＳＯ監査業務の省力化
及びコスト削減を図ることができる。

【００３７】また、本サーバ４は図示しているアプリケ
ーションサーバ及びデータベースサーバとしての機能の
他、図示しないＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）
システムでの情報送信機能を司るＷｅｂサーバ、インタ
ーネット上の電子メールの送信及び受信機能を司るメー
ルサーバとしての機能も有している。

【００３８】また、利用者端末２０、２１及び監視員端
末２３、２４は、通信制御装置（図示せず）及びＦＤ
（フロッピー（登録商標）ディスク）を用いることによ
りサーバ４と接続することができる。

【００３９】即ち、ＦＤ２６、…、ＦＤ３０には、サー
バ４に接続する通信プログラムがインストールされてお
り、またユーザＩＤ、パスワード等の利用者情報も記憶
されている。

【００４０】例えば、ＩＳＯ監査事務局Ｈｏの利用者端
末１９（単にパソコンともいう）にインストールされる
ＦＤ３０には、品質保証代表者のＩＤ、パスワード（支
店が事務局となっている場合は、支店品質保証代表者の
ＩＤ、パスワード）と、中央電算センター１のサーバ４
のＵＲＬが記憶されている。

【００４１】また、ＦＤ２７、ＦＤ２９には監査員（主
任監査員）のＩＤ、パスワード、サーバ４のＵＲＬコー
ド等が記憶されている。

【００４２】さらに、本システムはブラウザ機能により
サーバ４と情報のやりとりを行うため、利用者端末２
０、２１及び監査員端末２３、２４にはブラウザソフト
がインストールされている。

【００４３】これにより、本システムはブラウザ機能を
基本にサーバにアクセスしている。しかし、一般的なホ
ームページ閲覧機能は有しておらず、ＩＳＯ総合管理シ
ステムの運用に特化されていて、セキュリティを確保し
ている。

【００４４】また、サーバと実際にやりとりする情報自
体もＳＳＬ（Ｓｅｃｕｒｅ Ｓｏｃｋｅｔ Ｌａｙｅ
ｒ）のプロトコルを用いることにより暗号化を行い、さ
らなるセキュリティを確保している。

【００４５】さらに、本システムに登場する利用者につ
いて説明する。事務局Ｈｏの品質保証者（代表者又は支
店品質保証代表者）は、監査業務についての全責任（支
店品質保証代表者は、支店の地域）を有しており、全社
的な監査計画を作成する役割を有している。

【００４６】事務局Ｈｏの監査部署からの監査員は、Ｉ
ＳＯ９０００の要求事項が遵守されているかのチェック
を行う役割を有している。そして、監査の結果を基に、
各種報告書を監査員端末２３、２４を用いて入力する役
割を有している。

【００４７】被監査部署である支店の被監査員は、ＩＳ
Ｏ９０００の要求事項を遵守する責任を有している。従
って、監査の結果に不適合な事項が発見され、ＩＳＯ９
０００の要求事項が遵守されていないと判断された場合
は、是正処置を行わなければならない。

【００４８】次に、図２のフローチャートを参照にＩＳ
Ｏ監査業務の大まかな手順を説明する。まず最初に、事
務局（品質保証代表者）が監査計画を作成する（ステッ
プＳ１）。次に、作成された監査計画を基に、監査部署
（監査員）が実際に監査を実施する（ステップＳ２）。
そして、監査の結果に不適合事項がなければ（ステップ
Ｓ３）、監査は終了する。

【００４９】一方、不適合事項があった場合は（ステッ
プＳ３）、被監査部署（被監査員）は是正処置を実施し
（ステップＳ４）、再度、監査（フォローアップ監査）
を受ける（ステップＳ５）。フォローアップ監査の結
果、不適合事項がなければ（ステップＳ６）、監査は終
了する。新たな不適合事項があるときは（ステップＳ
６）、ステップＳ４に戻り、再度、是正処置実施、フォ
ローアップ監査を実施することになる。

【００５０】以上のＩＳＯ監査業務を情報システム化し
たＩＳＯ監査総合システムの処理フローを図３から図９
のシーケンス図を用いて、詳しく説明する。

【００５１】本実施の形態では監査部署は事務局に存在
するとし、この監査部署の監査員が監査員端末を携帯し
て各支店に行って監査を実施するとする。

【００５２】＜ステップ１＞まず、監査計画作成の工程
（ステップＳ１）について説明する。監査計画作成の工
程は、監査予定作成（ステップＳ１１）、監査日程確定
（ステップＳ１２）、監査通知書作成（ステップＳ１
３）、承認（ステップＳ１４）の各工程からなる。

【００５３】＜ステップＳ１１＞事務局Ｈｏの品質保証
代表者又は支社品質保証代表者（以下総称して単に品質
保証者という）は、本社・支社の各部署に対して年間及
び月間の大まかな品質監査の計画を作成する。

【００５４】そして、事務局Ｈｏの品質保証者は、図３
に示すように、ＦＤ３０を品質保証者端末１９にインス
トールして、中央電算センター１のサーバ４に品質保証
者のＩＤ、パスワードを送信させてログインする（ｄ
１）。

【００５５】サーバ４の監査予定管理手段６は、品質保
証者のＩＤ、パスワードから品質保証者用の入力画面を
インターネットを用いて提供する（ｄ２）。

【００５６】次に、品質保証者は、事務局Ｈｏの品質保
証者端末１９に表示された入力画面に、大まかな品質監
査計画書に基づく大まかな監査予定（図１０を参照）を
入力して（ｄ３）、インターネットで中央電算センター
１のサーバ４に送信させる（ｄ４）。監査予定管理手段
６は、この大まかな品質監査予定計画データＪａをデー
タベース１０２に保存する（ｄ５）。

【００５７】品質監査予定計画データＪａは、図１０に
示す入力画面を用いて被監査部署（支店）毎に品質保証
者が生成して送信する。すなわち、データベース１０２
には、各部署（支店）毎の品質監査予定計画データＪａ
（Ｊａ１、Ｊａ２、…）が保存されることになる。

【００５８】品質監査予定計画データＪａは、図１１
（ａ）に示すように、ユーザＩＤと、支店コード予定年
月と、予定週等からなっている。当然ながら、この品質
監査予定計画データは、被監査部署（支店）、監査部署
（監査員）等から検索が可能である。但し、これらの監
査部署に対しての画面は、図１２に示すように、エリア
毎に店舗がレコード単位で表示され、これらの店舗を選
択することによって画面が推移する（画面イメージは図
１２（ａ））。

【００５９】つまり、被監査部署（支店）は、図１２
（ａ）に示すように、画面の支店を選択して、当該被監
査部署の監査スケジュールを要求する（ｄ６）。

【００６０】センターのサーバ４では、監査スケジュー
ルの要求に伴って、その支店エリアの監査スケジュール
情報（図１２（ａ）に示す監査スケジュール表、図１２
（ｂ）（ｃ）に示す監査日程照会、図１２（ｄ））に示
す内部品質監査通知書）を送信する（ｄ６、ｄ７、ｄ
８、ｄ９）。この内部品質監査通知書は、日程が確定し
ている場合である。

【００６１】これによって、事務局Ｈｏの監査部署及び
被監査部署（支店）はそれぞれ監査予定データを画面上
で確認できるため、この確認行為を基に監査部署と被監
査部署は電話等で監査計画の合意をすることができる
（ｄ１０）。即ち、日時、場所を選ばず監査予定データ
を確認できるため、その後の日程調整が容易にできる。

【００６２】＜ステップＳ１２、Ｓ１３＞そして、監査
計画（監査日）の合意後、監査部署が画面に表示された
監査日程確定処理１０３に対して監査日を入力する（ｄ
１１、画面イメージは図１３）。

【００６３】これにより、監査予定ＤＢ１０４の該当監
査予定データ（ステップＳ１１で登録された監査予定デ
ータ）の監査日が更新（決定）することになる。

【００６４】さらに、監査日程確定処理１０３と同時
に、監査部署は監査通知書発行処理１０５で監査通知書
データを入力する（ｄ１２）。センターのサーバ４は、
監査予定データに監査通知書データを関連付けて監査通
知書ＤＢ１０６に登録する（ｄ１３、イメージは図１
１）。

【００６５】図１３は同一画面で監査日程確定処理１０
３と監査通知書発行処理１０５の両処理を行う仕様とな
っているが、連続的に遷移する複数画面としてもよ
い）。ここで、監査通知書ＤＢは図１１（ｂ）のように
されている。つまり、監査予定ＤＢと監査通知書ＮＯで
リンクしている。尚、監査通知書ＮＯは監査通知書ごと
に採番されるシーケンス番号であり、最終管理部門−監
査通知書を表す種別−支店コード−連番の体系となって
いる（例えばＳＡ−Ｌ１−１０００−１００のようにな
っている）。

【００６６】従って、これにより、監査日程を確定する
と同時に事務局Ｈｏの監査部署の監査員端末２３（主任
監査員の端末）からは監査通知書を発行する（ｄ１
４）。この監査通知ＮＯは、サーバ４が監査予定データ
に関連付けて登録する。

【００６７】そして、サーバ４は登録された監査通知書
データから作成された監査通知書１０７は電子メールで
被監査部署（監査通知書データの承認者宛）に送信する
（ｄ１５、帳票イメージは図１３）。

【００６８】尚、承認者の電子メールアドレスは、監査
通知書データの承認者欄に設定されたユーザＣＤから、
図１１（ｅ）のユーザマスタを参照すれば、ユーザＣＤ
に対応した電子メールアドレスを取得することができ
る。

【００６９】また、図１２（ａ）から（ｄ）に示した検
索機能により、この一連の各工程（ステップ１１からス
テップ１３）は関連付けて検索できるので、監査計画の
進捗具合を容易に把握することが可能である。

【００７０】＜ステップＳ１４＞被監査部署の承認者は
パソコン２０に、電子メールで送られた監査通知書を表
示させて確認し、合意した監査計画通りの内容であるか
否かについて、承認処理１０８を行う（画面イメージは
図１４）。この承認は承認区分に応じて、図４に示すよ
うに、承認区分１（承認）または２（非承認）を入力し
て、センターのサーバ４に送信する（ｄ１６）。すなわ
ち、センターのサーバ４は、承認区分が書き込まれた監
査通知書データを登録する（ｄ１７）。

【００７１】従って、同一監査通知書ＮＯの監査通知書
データであっても、承認履歴を逐次データとして蓄積で
きるので、承認済みなのか（承認区分１）、非承認なの
か（承認区分２）、あるいは未承認なのか（承認区分
０）という承認状態を表すことができる。

【００７２】＜ステップＳ２＞次に、監査実施の工程
（ステップＳ２）について説明する。監査実施の工程
は、監査実施（ステップＳ２１）、監査報告書作成（ス
テップＳ２２）、承認（ステップＳ２３）の各工程から
なる。

【００７３】＜ステップＳ２１＞監査部署が事前に作成
したチェックリストを基に実際に品質監査を実施する
（Ｓ２１）。

【００７４】＜ステップＳ２２＞そして、事務局から監
査員が各支店に出向き、監査実施後、監査部署が、発見
した不適合事項、観察事項を記した監査報告書データを
図５に示すように、監査員端末２３の監査報告書発行処
理２０１で入力して（画面イメージは図１６）、センタ
ーに送信する（ｄ２０）。センターのサーバ４は、この
監査報告書データを監査報告書ＤＢ２０２に登録する
（ｄ２１）。

【００７５】次に、センターのサーバ４は、登録と同時
に、監査報告書２０３がこの監査報告書データからた監
査報告書２０３を作成して電子メールで事務局（例えば
品質保証代表者）（監査報告書データの承認者宛）に送
信する（ｄ２２，帳票イメージは図１７）。

【００７６】尚、監査報告書ＮＯは監査報告書ごとに採
番するシーケンス番号であり、最終管理部門−監査報告
書を表す種別−支店コード−連番の体系となっている
（例えばＳＡ−Ｌ３−１０００−１５０のようになって
いる）。

【００７７】ここで、監査報告書ＤＢは図１１（ｃ）の
ような構造になっており、是正処置要求書ＤＢと是正処
置要求書ＮＯでリンクしている。

【００７８】従って、監査結果に不適合事項がある場合
は、下記で説明する是正処置要求書も同時に作成するこ
とになるが、この場合、是正処置要求書発行処理を行
い、是正処置要求書ＮＯを確認後に監査報告書データの
登録をすると、是正処置要求書ＮＯで両データを関連づ
けることができる。

【００７９】そのため、検索機能（図示せず）において
は、監査報告書と是正処置要求書を関連づけての検索が
可能となる。

【００８０】＜ステップＳ２３＞事務局（品質保証代表
者）の承認者は、送信された監査報告書をパソコン１９
で確認後、監査報告書の承認処理２０４を行う。つま
り、図６に示すように、承認区分を入力してセンターに
送信する（ｄ２３）。センター４は、監査報告書ＤＢ２
０５に、承認区分１（承認）または２（非承認）の監査
報告書データを登録する（ｄ２４、画面イメージは図１
３）。

【００８１】従って、同一監査報告書ＮＯの監査報告書
データであっても、承認履歴を逐次データとして蓄積で
きるので、承認済みなのか（承認区分１）、非承認なの
か（承認区分２）、あるいは未承認（承認区分０）なの
かという承認状態を表すことができる。

【００８２】＜ステップＳ３＞次に、是正処置実施の工
程（ステップＳ４）について説明する。本工程及びフォ
ローアップ監査実施の工程（ステップＳ５）は、監査実
施で不適合な事項が発見された場合に実施される工程で
ある。是正処置実施の工程は、是正処置要求書作成（ス
テップＳ４１）、是正防止対応（ステップＳ４２）、是
正処置実施（ステップＳ４３）の各工程からなる。

【００８３】＜ステップＳ４１＞監査部署（支店Ａ１の
監査員端末２３）は図６に示すように、監査結果の不適
合な事項を是正処置要求書発行処理４０１で入力してセ
ンターに送信する（ｄ２５）。センターは、是正処置要
求書データを是正処置要求書ＤＢ４０２に登録する（ｄ
２６、画面イメージは図１８、帳票イメージは図１
９）。尚、是正処置要求書ＮＯは是正処置要求書ごとに
採番されるシーケンス番号であり、最終管理部門−是正
処置要求書を表す種別−支店コード−連番の体系となっ
ている（例えばＳＡ−Ｌ２−１０００−２５０のように
なっている）。

【００８４】そして、本ステップ、ステップＳ４２、ス
テップＳ５１、ステップＳ５５の各ステップで同一是正
処置要求書ＮＯの是正処置要求書データを取り扱う（登
録及び更新）が、それぞれのステップで入力できるユー
ザ（監査部署もしくは被監査部署）及び入力できる項目
は決まっている。そのため、必要な立場のユーザが必要
な項目のみを容易に入力できるので、是正処置要求書デ
ータを次の工程にスムーズに移すことができ、効率的な
ワークフローとすることができる。

【００８５】また、上記の各ステップでは是正処置要求
書の発行及び電子メール送信機能を直接的には有しない
が、当然のことながら利用者が是正処置要求書を必要と
する場合は、検索機能（図示せず）から是正処置要求書
を閲覧し、もしくは是正処置要求書を出力することがで
きる。

【００８６】＜ステップＳ４２＞監査を受けた被監査部
署は、どのような再発防止処置を行うか決定する。決定
後、被監査部署（支店Ａ１）は、再発防止処置内容、及
び再発防止処置の完了日を再発防止入力処理４０３で入
力してセンターのサーバ４に送信する（ｄ２７）、セン
ターのサーバ４の是正処置要求書管理手段８は是正処置
要求書ＤＢ４０４の該当データの更新を行う（ｄ２８、
画面イメージは図１９）。

【００８７】＜ステップＳ４３＞そして、被監査部署
は、再発防止処置に従い、実際に是正処置を実施し、不
適合事項を改善する。

【００８８】＜ステップＳ５＞次に、フォローアップ監
査実施の工程（ステップＳ５）について説明する。フォ
ローアップ監査実施の工程は、監査日程確定（ステップ
Ｓ５１）、監査通知書作成（ステップＳ５２）、監査通
知書承認（ステップＳ５３）、監査実施（ステップＳ５
４）、是正処置終結（ステップＳ５５）、監査報告書作
成（ステップＳ５６）、監査報告書承認（ステップＳ５
７）の各工程からなる。

【００８９】＜ステップＳ５１、Ｓ５２＞事務局の監査
部署（監査員の端末）は、被監査部署とフォローアップ
監査の合意をする（電話等でフォローアップ監査の日程
を決める）。合意後、監査部署は、フォローアップ予定
入力５０１で図７に示すように、監査日（フォローアッ
プ予定日）を入力してセンターのサーバ４に送信する
（ｄ３０、画面イメージは図１９）、センターのサーバ
４の是正処置要求書管理手段８は是正処置要求書ＤＢ５
０２の該当データのフォローアップ予定日を更新する
（ｄ３１）。

【００９０】次に上記是正処置要求書ＤＢ更新に引き続
き、監査部署の監査員は監査通知書発行処理５０３で、
ファローアップ監査のための監査通知書データを入力し
てセンターに送信する（ｄ３２）。センターは、監査通
知書ＤＢ５０４に登録する（ｄ３３、画面イメージは図
２０）。

【００９１】これにより、ファローアップ監査日程を確
定すると同時にファローアップ監査通知書を発行するこ
とができ、効率的な文書発行を行うことができる。尚、
監査通知書ＮＯは、前回に発行した監査通知書ＮＯに１
加算したシーケンス番号が採番される（例えばＳＡ−Ｌ
１−１０００−１０１）。

【００９２】そして、センターのサーバ４は、登録した
監査通知書データから監査通知書５０５を作成し、電子
メールで被監査部署（通知書データの承認者宛）に送信
する（ｄ３４、帳票イメージは図１４）。

【００９３】＜ステップＳ５３＞被監査部署の承認者は
電子メールで送られたフォローアップの監査通知書５０
５を確認し、合意された通りの内容であるか否かについ
て、承認処理５０６を行う（画面イメージは図１５）。
つまり、図８に示すように、承認区分１（承認）または
２（非承認）を入力してセンターに送信する（ｄ３
５）。センターは、監査区分３（フォローアップ監査）
の監査通知書データを登録する（ｄ３６）。

【００９４】従って、同一監査通知書ＮＯの監査通知書
データであっても、承認履歴を逐次データとして蓄積で
きるので、承認済みなのか（承認区分１）、非承認なの
か（承認区分２）、あるいは未承認なのか（承認区分
０）という承認状態を表すことができる。

【００９５】また、監査区分で監査種別を分けているの
で、定期監査（監査区分１）か緊急監査（監査区分２）
かフォローアップ監査（監査区分３）を把握することが
できる。

【００９６】＜ステップＳ５４＞監査部署が事前に作成
したチェックリストを基に実際にフォローアップの品質
監査を実施する。

【００９７】＜ステップＳ５５＞フォローアップの監査
実施後、事務局の監査部署は是正処置終結入力処理５０
８で、図９に示すように、フォローアップ監査の結果
（是正完了又は再是正）、フォローアップ監査の内容、
是正処置要求終結日を含んだ是正処置要求書データを入
力してセンターに送信する（ｄ３６、画面イメージは図
２１）。これにより、センターのサーバは是正処置要求
書ＤＢ５０９の該当データのフォローアップ結果等を更
新する（ｄ３７）。

【００９８】尚、フォローアップ監査の結果が再是正の
場合は、監査部署は新たに是正処置要求書を発行する。
そして、この場合、是正処置要求書発行処理の画面がリ
ンク付けられており、容易に新たな是正処置要求書を発
行することができる（画面イメージは図２１）。

【００９９】＜ステップＳ５６＞また、監査部署はフォ
ローアップ監査実施後、監査報告書発行処理５１０でフ
ォローアップ監査の監査事項を記した監査報告書データ
（監査区分３）を監査員端末を用いて入力してセンター
に送信する（ｄ４０、画面イメージは図１６）。センタ
ーのサーバは、フォローアップの監査報告書データを監
査報告書ＤＢ５１１に登録する（ｄ４１）。

【０１００】次に、センターのサーバは、登録と同時
に、この監査報告書データからフォローアップ監査の監
査報告書５１２を電子メールで事務局（品質保証代表
者）（監査報告書データの承認者）に送信する（ｄ４
２）。

【０１０１】＜ステップＳ５７＞事務局（品質保証代表
者）の承認者は送信されたフォローアップ監査の監査報
告書を確認後、監査報告書の承認処理５１３を行う。つ
まり、品質保証代表者は、承認区分１（承認）、２（非
承認）又は監査区分３（フォローアップ監査）を入力し
てセンターに送信する（ｄ４３）。センターのサーバ
は、監査報告書データを登録する（ｄ４４、画面イメー
ジは図１５）。

【０１０２】従って、同一監査報告書ＮＯの監査報告書
データであっても、承認履歴を逐次データとして蓄積で
きるので、承認済み（承認区分１）なのか、非承認（承
認区分２）なのか、あるいは未承認（承認区分０）なの
かという承認状態を表すことができる。また、監査区分
で監査種別を分けているので、定期監査（監査区分１）
か緊急監査（監査区分２）かフォローアップ監査（監査
区分３）を把握することができる。

【０１０３】尚、監査報告書ＮＯは、前回に発行した監
査報告書ＮＯに１加算したシーケンス番号が採番される
（例えばＳＡ−Ｌ３−１０００−１５１）。

【０１０４】最後にユーザ権限について説明する。各利
用者のユーザ権限は、ユーザマスタに格納している利用
者権限データに依存する。

【０１０５】例えば、ユーザマスタの管理区分は０（被
監査員）、１（自ブロック監査員）、２（全ブロック監
査員）、３（事務局）、４（閲覧のみ）というコード体
系になっているため、本システムはログインした利用者
のユーザＣＤからこのコードを参照することにより、ユ
ーザが被監査員か監査員か事務局かを判断することがで
きる。

【０１０６】そして、ＩＳＯ総合監査システムの各処理
ごとにユーザ権限が設定されているので（例えば、日程
確定処理は管理区分が１以上でなければならないという
情報）、この情報をさらに参照することにより、ログイ
ンした利用者が指示した処理を実行できるか否かを判断
することができる。

【０１０７】これにより、ＩＳＯ監査総合管理システム
のユーザアクセスについては、システム利用権限に十分
なセキュリティを確保することができる。

【０１０８】尚、上記で説明した利用者のユーザ権限
は、ユーザマスタの管理区分に限定されるものではな
く、ユーザマスタ他の項目（承認フラグ、メンテ区分、
閲覧区分など）においても同様に適用できることはもち
ろんである。

【０１０９】また、上記のサーバの各手段はフロッピィ
ーディスク、ＲＯＭに記憶して、サーバシステムにイン
ストールしてもよい。

【０１１０】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、各部署の
端末のアクセスに対して、センターがそのアクセス要望
に応えた各種ＩＳＯの監査のための画面を提供し、セン
ターはこの画面に入力されたデータを登録する。

【０１１１】従って、本発明は、時間と場所を選ばず
に、監査部署、被監査部署及び事務局等が必要なＩＳＯ
監査情報を入手できることを可能とし、ＩＳＯ監査の省
力化及びコスト削減を図ることができる。

【０１１２】また、本発明は、監査予定データを管理す
るとともに監査通知書データを関連づけて管理すること
ができる。また、監査通知書データを承認履歴も含めて
管理することができる。

【０１１３】また、本発明は、監査報告書データを承認
履歴も含めて管理することができ、効率的なワークフロ
ーを実現することができる。

【０１１４】また、是正処置要求書データを管理すると
ともに、監査報告書データを関連づけて管理することが
できる。また、フォローアップ監査通知書作成、フォロ
ーアップ監査報告書作成、及び承認の各手段を連携させ
ることにより、効率的なワークフローを実現することが
できる。

【０１１５】また、前記利用者端末は、ユーザＩＤ、パ
スワードを含む利用者情報と前記サーバへの通信接続プ
ログラムを記憶した記憶媒体を用いることにより、前記
サーバへの接続及び認証が可能となり、さらに、前記サ
ーバのシステム利用権限が決定される。

【０１１６】従って、本発明は、サーバへの接続及びシ
ステム利用権限に十分なセキュリティを確保することが
できる。

【０１１７】すなわち、各種記録文書を電子化し、監査
業務をワークフロー化することにより、迅速な意思決定
を支援し、強いては、企業の競争力及び顧客サービスを
向上させることができるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態に係るＩＳＯ監査総合管理
システムの概略構成図である。

【図２】ＩＳＯ監査業務を示すフローチャートである。

【図３】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの動作
を説明するシーケンス図である。

【図４】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの動作
を説明するシーケンス図である。

【図５】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの動作
を説明するシーケンス図である。

【図６】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの動作
を説明するシーケンス図である。

【図７】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの動作
を説明するシーケンス図である。

【図８】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの動作
を説明するシーケンス図である。

【図９】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの動作
を説明するシーケンス図である。

【図１０】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの監
査予定入力画面である。

【図１１】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムのデ
ータベース構成図である。

【図１２】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの監
査計画作成工程の検索画面である。

【図１３】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの監
査日程確定及び監査通知書発行の画面である。

【図１４】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムで発
行される監査通知書である。

【図１５】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの監
査ドキュメントの承認の画面である。

【図１６】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの監
査報告書発行の画面である。

【図１７】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムで発
行される監査報告書である。

【図１８】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの是
正処置要求書発行の画面である。

【図１９】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムで発
行される是正処置要求書である。

【図２０】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの再
発防止入力の画面である。

【図２１】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムのフ
ォローアップ予定入力の画面である。

【図２２】実施形態のＩＳＯ監査総合管理システムの是
正処置終結入力の画面である。

【符号の説明】

１ 中央電算センター ２ コンピュータネットワーク ３ 利用者端末 ４ サーバ ５ 通信制御装置 ６ 監査予定管理手段 ７ 監査報告書管理手段 ８ 是正処置要求書管理手段 ９ 監査予定ＤＢ １０ 監査報告書ＤＢ １１ 是正処置要求書ＤＢ １２ 監査通知書ＤＢ

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ＩＳＯの監査を受ける被監査部署、該被
   監査部署のＩＳＯ監査を行わせる監査管理部署とセンタ
   ーとがコンピュータネットワークを用いて監査情報の提
   供、更新を行うＩＳＯ監査管理方法であって、 前記監査管理部署は、 前記センターにアクセスして前記被監査部署毎の概略監
   査予定を登録する段階と、 前記センターにアクセスして前記概略監査予定を提供さ
   せ、前記被監査部署と前記監査管理部署とで決定した監
   査日程を前記概略監査予定に入力して、これを監査確定
   とし、該監査確定後に監査予定に基づいて生成した監査
   通知書を前記被監査部署の承認者宛に送信する段階とを
   備え、 前記被監査部署は、 前記センターにアクセスして当該被監査部署の概略監査
   予定の提供を受けると共に、前記監査通知書を受ける段
   階を備え、 前記監査通知書に対して、承認情報が入力されると、前
   記監査通知書データに承認情報を付加し、否又は承認の
   監査通知書として前記センターに送信する段階を備え、 前記センターは、 前記概略監査予定、前記監査通知書、否又は承認の監査
   通知書を記憶し、これらのデータを所定の形式で各部署
   に提供する段階をを有することを特徴とするネットワー
   クを用いたＩＳＯ監査管理方法。
2. 【請求項２】 前記監査管理部署は、 品質保証代表者端末と、監査部署の端末からなり、 前記品質保証代表者端末は、 前記センターにアクセスして前記被監査部署毎の概略監
   査予定を登録する段階と、 前記監査部署は、 前記センターにアクセスして前記概略監査予定を提供さ
   せ、前記被監査部署と前記監査管理部署とで決定した監
   査日程を前記概略監査予定に入力して監査確定とし、該
   監査確定後の監査予定に基づいて生成した監査通知書を
   前記被監査部署の前記承認者宛に送信する段階とを有す
   ることを特徴とする請求項１記載のネットワークを用い
   たＩＳＯ監査管理方法。
3. 【請求項３】 前記センターにアクセスして、前記被監
   査部署の前記監査報告書データに不適合が示されている
   とき、前記監査報告書データに関連した是正処置要求書
   データを生成して管理する段階とを有することを特徴と
   する請求項１記載のネットワークを用いたＩＳＯ監査管
   理方法。
4. 【請求項４】 ＩＳＯの監査情報を各部署コード毎に管
   理するサーバと、該サーバに対してコンピュータネット
   ワークを介して接続された前記各部署の利用者端末と備
   えたＩＳＯ監査総合管理システムであって、 前記サーバは、 各部署コード毎の監査予定データを管理する監査予定管
   理手段と、 前記監査予定データを基に実施された監査の監査結果が
   記された監査報告書データを管理する監査報告書管理手
   段と、 前記監査結果に不適合が生じた場合には、前記監査報告
   書データに関連した是正処置要求書データを発生させ
   て、該是正処置要求書データを管理する是正処置要求書
   管理手段とを、有することを特徴とするＩＳＯ監査総合
   管理システム。
5. 【請求項５】 前記利用者端末は品質保障者側、監査部
   署側、被監査部署側、承認部署側に配置され、 前記サーバの前記監査予定管理手段は、 前記利用者端末から送信された部署コード毎の監査予定
   年月及び予定週の情報を監査予定データとして登録する
   監査予定登録手段と、 前記監査予定データに、前記利用者端末から送信された
   監査日の情報を付加して、前記監査予定データを更新す
   る監査日更新手段と、 前記利用者端末から送信された監査通知書情報を前記監
   査日更新手段の監査予定データと監査通知書番号で関連
   付けた監査通知書データとして登録する監査通知書登録
   手段と、 前記監査通知書データから作成された監査通知書を電子
   メールで前記監査通知書データの承認者側に送信する監
   査通知書発行手段と、 前記監査通知書データに前記承認者の利用者端末から送
   信された承認情報を付加して、承認もしくは否承認の監
   査通知書データとして登録する監査通知書承認手段と
   を、有すること特徴とする請求項４記載のＩＳＯ監査総
   合管理システム。
6. 【請求項６】 前記監査報告書管理手段は、 前記利用者端末から送信された部署コードごとの監査報
   告書情報を監査報告書データとして登録する監査報告書
   登録手段と、 前記監査報告書データから作成された監査報告書を電子
   メールで監査報告書の承認者宛に送信する監査報告書発
   行手段と、 前記監査報告書データに前記承認者の利用者端末から送
   信された承認情報を付加して、承認もしくは否承認の監
   査報告書データとして登録する監査報告書承認手段と
   を、有することを特徴とする請求項４又は５記載のＩＳ
   Ｏ監査総合管理システム。
7. 【請求項７】 前記是正処置要求書管理手段は、 前記利用者端末から送信された是正処置要求書情報を前
   記監査報告書データと是正処置要求書番号で関連付けた
   是正処置要求書データとして登録する是正処置要求書登
   録手段と、 利用者端末から送信された再発防止情報を前記是正処置
   要求書データに付加して、前記是正処置要求書データを
   更新する再発防止情報更新手段と、 前記再発防止処置更新手段の是正処置要求書データに利
   用者端末から送信されたフォロ−アップ監査予定日を付
   加して、前記是正処置要求書データを更新するフォロー
   アップ監査予定日更新手段と、 前記利用者端末から送信されたフォローアップ監査通知
   書情報と前記フォローアップ監査予定日を基にフォロー
   アップ監査通知書データとして登録するフォローアップ
   監査通知書登録手段と、 前記フォローアップ監査通知書データから作成されたフ
   ォローアップ監査通知書を電子メールで前記フォローア
   ップ監査通知書データの承認者宛に送信するフォローア
   ップ監査通知書発行手段と、 前記フォローアップ監査通知書データに前記承認者の利
   用者端末から送信された承認情報を付加して、承認もし
   くは否承認のフォローアップ監査通知書データとして登
   録するフォローアップ監査通知書承認手段と、 前記フォローアップ監査予定日更新手段の是正処置要求
   書データに前記利用者端末から送信された是正結果を含
   む是正処置終結情報を付加して、前記是正処置要求書デ
   ータを更新する是正処置終結情報更新手段と、前記利用
   者端末から送信された支店コードごとのフォローアップ
   監査報告書情報をフォローアップ監査報告書データとし
   て登録するフォローアップ監査報告書登録手段と、 前記フォローアップ監査報告書データから作成されたフ
   ォローアップ監査報告書を電子メールで前記フォローア
   ップ監査報告書データの承認者宛に送信するフォローア
   ップ監査報告書発行手段と、 前記フォローアップ監査報告書データに前記承認者の利
   用者端末から送信された承認情報を付加して、承認もし
   くは否承認のフォローアップ監査報告書データとして登
   録するフォローアップ監査報告書承認手段とを、有する
   ことを特徴とする請求項４乃至６記載のＩＳＯ監査総合
   管理システム。
8. 【請求項８】 前記利用者端末は、 ユーザＩＤ、パスワードを含む利用者情報と前記サーバ
   への通信接続プログラムを記憶した記憶媒体を用いるこ
   とにより、 前記サーバへの接続及び認証が可能となり、 さらに、前記サーバのシステム利用権限が決定されるこ
   とを特徴とする請求項４乃至７記載のＩＳＯ監査総合管
   理システム。