JP2003178079A - 文書管理装置および文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 分類の機能性を拡充し、オペレータに効率の
よい絞込みの検索が行える文書管理装置を提供する。 【解決手段】 クライアント側でツリーのルートを選択
し、検索機能を選択して検索キー指定コマンドを実行す
る。メニューを表示から検索キー指定を選択するとダイ
アログが表示される。文書名の検索キーを指定すると、
クライアント側からサーバ側に検索該当文書と非該当文
書のショートカットを要求する。サーバ側では、検索を
行う該当文書と非該当文書の一覧を得て、該当文書と非
該当文書のショートカットファイルを作成し、クライア
ント側に送信する。クライアント側では、主記憶媒体に
該当文書と非該当文書のショートカットをコピーし、新
規に該当文書のノードと、その下に非該当文書のノード
が作成され、全文書に対して検索を行ってヒットした文
書の一覧が右ビューに表示される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は電子文書管理装置に
係り、特に文書情報を格納した記憶装置から所望の文書
を容易に取り出すことができる文書管理装置および文書
管理を実行するプログラムに関する。

【０００２】

【従来の技術】現状ある文書管理ソフトウェアの主流は
図１３に示すようなツリー階層構造をとり、それぞれの
情報が記録装置に整然と保存されている。この文書管理
ソフトウエアは、文書管理のルート１０１があり、フォ
ルダ１０２、サブフォルダ１０３へと分岐し、そのサブ
フォルダ１０３の中に文書１０４が存在する。１文書
は、セクション１０５と呼ばれる文書管理の最小単位が
結合されたもので構成され、それらセクションはワープ
ロ原稿であったり画像であったりと形式の違うものであ
っても許される。

【０００３】通常、それらセクション１０４はファイル
単位で構成されており、ＯＳ上での最小単位であり、ま
たそれらはＯＳ上では独立して存在する。ＯＳ上でそれ
らファイルは（フォルダ単位に集めるなどしない限り）
関連づけて結合ができない。しかし、オペレータの実際
の業務やファイル管理の運用上、それらを関連づけて一
つにまとめることが必要であるため、文書管理ソフトウ
ェアではそれらセクションを結合して“文書”という形
態をとる。

【０００４】上記のようなツリー体系を用いて管理を行
う文書管理システムでは、フォルダ１０２、サブフォル
ダ１０３についてはオペレータが意図した管理体系を作
成することが可能である。オペレータはフォルダ１０２
を作成・削除・移動・コピーをして、また、フォルダ１
０２内に文書を分類（ルール付けて配置）することで文
書管理を行う。また、フォルダ１０２、サブフォルダ１
０３、文書１０４、セクション１０５はそれぞれオペレ
ータの意図した名前を付けることが可能である。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな文書管理ソフトウェアでは、オペレータが作成でき
る管理体系は１つのみであり、複数の分類方法に対応で
きない。たとえば、文書管理システムに複数の顧客に発
行した過去の文書（企画書、契約書、納品書など）が登
録されていたとする。このとき、あるときは顧客別で分
類をしたいかもしれないし、またあるときは文書の種類
別で分類をしたいかもしれない。もちろんオペレータは
いずれが運用にふさわしいかを検討してフォルダを作成
し、文書を分類することが可能である。しかし、ひとつ
の文書を重複して登録しない限り、一度にこれら二つ
（顧客別、文書種類別）の分類を行うことはできない。

【０００６】また、キーワードやタイムスタンプによる
検索機能を有したデーターベース検索システム、特に文
書管理システムなどにおいて、その検索方法と検索結果
の表示方法は、従来では、 検索キー（キーワードやタイムスタンプ）を指定す
る 検索実行ボタンを押下する 検索キーに一致する文書の一覧が表示される のような方法で行われていることが多い。また、これら
の検索結果は一時的に表示するのみで、ソフトウェア再
起動後は再度検索を実行する必要がある。

【０００７】また、この状態からさらに絞り込んで検索
を行いたい場合は、 検索キーを指定し、絞込検索ボタンを押下する とで指定した検索キーに一致する文書の一覧が
表示される と実行することになるが、このときの検索結果を再度
参照するには、新規検索に戻って再度検索する必要があ
る。またとの検索結果をすぐに切り替えて表示する
ことはできない。

【０００８】本発明は、このような点に鑑みてなされた
もので、その第１の目的は、分類の機能性を拡充し、オ
ペレータに効率のよい絞込みの検索が行える文書管理装
置を提供することにある。

【０００９】第２の目的は、操作性に優れた文書管理装
置および文書管理プログラムを提供することにある。

【００１０】第３の目的は、複数のクライアントにおい
て同じ検索体系の再現が行える文書管理プログラムを提
供することにある。

【００１１】第４の目的は、オペレータにクライアント
に依存しない作業環境を提供することができる文書管理
プログラムを提供することにある。

【００１２】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するた
め、第１の手段は、記憶装置に保存存されている文書を
管理する文書管理装置において、検索キーをオペレータ
が指定する手段と、指定された検索キーに基づいて前記
記憶装置から文書の検索を行う手段と、検索の結果の一
覧を取得する手段と、検索キーをツリーのノードとして
表示する手段と、検索結果の文書のショートカットを作
成する手段と、選択されたツリーのノードに対応する検
索結果一覧を表示する手段と、ツリーを階層的に表示す
る手段と、選択ノードの親ノードの検索キーをルートま
で走査する手段と、作成したツリーに検索キーを関連付
けて記憶する手段と、表示したツリーの構成およびそれ
ぞれノードに対応する文書一覧を保存する手段とを備え
ていることを特徴とする。

【００１３】第２の手段は、第１の手段において、指定
された１以上の同じ階層の検索キーに該当しない検索キ
ーを検索する手段、言い換えれば、指定された１以上の
検索キーのＮＯＴ検索を行う手段を備えていることを特
徴とする。

【００１４】第３の手段は、第２の手段において、同じ
階層の検索キーに増減があったときに検索結果を更新す
る手段を備えていることを特徴とする。

【００１５】第４の手段は、記憶装置に保存されている
文書を管理する文書管理プログラムにおいて、指定され
た検索キーに基づいて文書の検索を行う手順と、検索の
結果の一覧を取得する手順と、検索キーをツリーのノー
ドとして表示する手順と、検索結果の文書のショートカ
ットを作成する手順と、選択されたツリーのノードに対
応する検索結果一覧を表示する手順と、ツリーを階層的
に表示する手順と、選択ノードの親ノードの検索キーを
ルートまで走査する手順と、作成したツリーに検索キー
を関連付けて記憶する手順と、表示したツリーの構成お
よびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をオペレ
ータの指定したファイル名で保存する手順と、オペレー
タの指定したファイル名で保存したファイルを元にツリ
ーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復元
する手順とが書き込まれ、情報処理装置にダウンロード
されて前記各手順に基づいて前記管理を実行することを
特徴とする。

【００１６】第５の手段は、記憶装置に保存されている
文書を管理する文書管理プログラムにおいて、指定され
た検索キーに基づいて文書の検索を行う手順と、検索の
結果の一覧を取得する手順と、検索キーをツリーのノー
ドとして表示する手順と、検索結果の文書のショートカ
ットを作成する手順と、選択されたツリーのノードに対
応する検索結果一覧を表示する手順と ツリーを階層的
に表示する手順と、選択ノードの親ノードの検索キーを
ルートまで走査する手順と、作成したツリーに検索キー
を関連付けて記憶する手順と、表示したツリーの構成お
よびそれぞれノードに対応する文書一覧の情報をサーバ
に送信する手順と、送信されてきた情報をサーバ側でフ
ァイルに保存する手順と、保存されたファイルを元にツ
リーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一覧を復
元する手順とが書き込まれ、情報処理装置にダウンロー
ドされて前記各手順に基づいて前記管理を実行すること
を特徴とする。

【００１７】第６の手段は、記憶装置に保存されている
文書を管理する文書管理プログラムにおいて、指定され
た検索キーに基づいて文書の分類を行う手順と、検索の
結果の一覧を取得する手順と、検索キーをツリーのノー
ドとして表示する手順と、検索結果の文書のショートカ
ットを作成する手順と、選択されたツリーのノードに対
応する検索結果一覧を表示する手順と、ツリーを階層的
に表示する手順と、選択ノードの親ノードの検索キーを
ルートまで走査する手順と、作成したツリーに検索キー
を関連付けて記憶する手順と、表示したツリーの構成お
よびそれぞれノードに対応する文書一覧を保存する手順
と、指定された１以上の同じ階層の検索キーに該当しな
い検索キーを検索する手順と、同じ階層の検索キーに増
減があったときに検索結果を更新するかしないかを判断
するフラグを保存する手順と、そのフラグに応じて検索
結果を更新する手順とが書き込まれ、情報処理装置にダ
ウンロードされて前記各手順に基づいて前記管理を実行
することを特徴とする。

【００１８】なお、前記第４ないし第６の手段における
プログラムは記録媒体に書き込まれ、書き込まれたプロ
グラムを文書管理装置や情報処理装置にダウンロードし
て、あるいは、通信手段を介してプログラムの供給媒体
から受信し、文書管理装置あるいは情報処理装置にダウ
ンロードして使用される。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施形態について
図面を参照して説明する。

【００２０】＜第１の実施形態＞この第１の実施形態
は、親ノードに対して、得られた検索結果に該当しない
結果一覧を表示し、分類の機能性を拡充しようとする例
である。なお、以下の説明において、同等な各部には同
一の参照符号を付し、重複する説明は省略する。

【００２１】図１は、文書管理ＤＢサーバ１とクライア
ント２を接続した文書管理システムの一例を示すブロッ
ク図である。

【００２２】図１においては、ピアツゥピアの図となっ
ているが、２つのマシンの間にネットワークを介しても
よい。また、一台のマシンでサーバとクライアントの両
役割を果たすことも可能である。以下、本実施形態にお
いては、２台のマシンを備えたシステムとして説明す
る。

【００２３】図２は、サーバ１およびクライアント２の
装置の内部構造を示すブロック図である。サーバ１もク
ライアント２も内部構造は同じであるため、一方のみ図
示して説明する。また、ネットワーク制御部よりネット
ワーク３に接続されているが、上記のようにピアツゥピ
アでの接続の場合はお互いの装置のネットワーク制御部
に接続することとなる。

【００２４】サーバ１は、制御部１１、メモリ１２、入
力制御部１３、主記憶制御部１４、表示制御部１５、お
よびネットワーク制御部１６から基本的に構成され、こ
れら各部はバス１０を介して接続されている。また、入
力制御部１３はキーボード１７やマウス１８を制御し、
主記憶制御部１４は主記憶媒体１９を制御し、表示制御
部１５は表示手段としてのディスプレイ２０を制御す
る。主記憶媒体１９としては、例えばハードディスクＨ
ＤＤ、フロッピディスクＦＤ、光磁気ディスクＭＯなど
が使用される。そして、これと同一の構成のクライアン
ト２がネットワーク３を介して接続されている。

【００２５】このようなシステムにおける処理手順を図
３のフローチャートに、ディスプレイ２０に表示される
表示画面の例を図４に示す。図３における処理は以下の
ようになる。

【００２６】まず、クライアント２側でツリーのルート
を選択し、検索機能を選択すると、「検索キー指定」コ
マンドを実行する（ステップＳ１）。これにより図４に
示すウインドウが表示される。左側ツリービューのルー
トの個人文書を右クリックしてメニューを表示し、「検
索キー指定」を選択すると、検索キーを入力するダイア
ログが表示される（ステップＳ２）。文書名の検索キー
として、「Ｒ社」を指定すると（ステップＳ３）、クラ
イアント２側からサーバ１側に検索該当文書と非該当文
書のショートカットを要求する（ステップＳ４）。サー
バ１側では、検索を行う該当文書と非該当文書の一覧を
得て（ステップＳ５）、該当文書と非該当文書のショー
トカットファイルを作成し（ステップＳ６）、該当文書
と非該当文書のショートカットをクライアント２側に送
信する（ステップＳ７）。クライアント２側では、主記
憶媒体１９例えばＨＤＤに該当文書と非該当文書のショ
ートカットをコピーし（ステップＳ８）、図５に示すよ
うに新規に「［９月分］の検索結果」という新しいノー
ドと、その下に〔９月分〕の非該当文書という新しいノ
ードが作成され、全文書に対して検索を行ってヒットし
た文書の一覧が右ビューに表示される（ステップＳ
９）。

【００２７】ここで、例えば「［契約書］の検索結果」
を選択した場合、契約書で検索してヒットした文書の一
覧が右ビューに表示される。このとき、検索は実行せ
ず、以前検索を行ったときの結果が表示される。

【００２８】ここでたとえばすべての文書が以下の６つ
であったとする。

【００２９】・ＲＩ社９月分契約書 ・９月分支払い未納リスト ・ＲＩ社９月分納品書 ・９月分決算書 ・ＲＩ社１０月分契約書 ・ＲＩ社１０月分納品書 この場合、検索キーである「９月分」にヒットした上位
４文書が「[９月分]の検索結果」として表示され、残り
の２文書が「[９月分]の非該当文書」として表示され
る。

【００３０】この実施形態によれば、親ノードに対して
得られた検索結果に該当しない結果一覧を表示するの
で、分類の機能性を拡充し、オペレータに効率のよい絞
込みの検索方法を提供することができる。

【００３１】＜第２の実施形態＞この第２の実施形態
は、親ノードに対して得られた１以上の同じ階層の検索
キーに該当しない結果一覧を表示することによって分類
の機能性を拡充しようとする例である。

【００３２】第２の実施形態に係る処理手順を図６のフ
ローチャートに、ディスプレイ２０に表示される表示画
面の例を図７に示す。なお、システム自体は図１および
図２に示した第１の実施形態と同等なので、説明は省略
する。

【００３３】この実施形態では、クライアント２側でツ
リーのルートを選択し、検索機能を選択すると、「未ヒ
ット文書の検索」コマンドを実行する（ステップＳ１
１）。これにより図７に示すウインドウが表示される。
次いで、指定されたノードの子ノードを走査し、検索キ
ーの一覧を得る（ステップＳ１２）。そして、すべての
検索キーでのＯＲ検索で未ヒットの文書のショートカッ
トを要求する（ステップＳ１３）。これに応じてサーバ
１側では、検索を行ってＯＲ検索で未ヒットの文書一覧
を得て（ステップＳ１４）、未ヒットの文書のショート
カットファイルを作成し（ステップＳ１５）、未ヒット
の文書のショートカットをクライアント２側に送信する
（ステップＳ１６）。

【００３４】クライアント２側では、主記憶媒体１９例
えばＨＤＤに未ヒット文書のショートカットをコピーし
（ステップＳ１７）、図７に示すように新規に「未ヒッ
ト文書」という新しい子ノードが作成される（ステップ
Ｓ１８）。すなわち、検索を複数行ったときに、どの検
索結果にも当てはまらない文書が「未ヒット文書」フォ
ルダで表示される。なお、図７は「ＲＩ社」と「契約
書」で検索を行った状態を示す図である。

【００３５】ここでたとえばすべての文書が以下の６つ
であったとする。 ＲＩ社 契約書 未ヒット文書 ・ＲＩ社９月分契約書 ○ ○ ・９月分支払い未納リスト ○ ・ＲＩ社９月分納品書 ○ ・９月分決算書 ○ ・ＲＩ社１０月分契約書 ○ ○ ・ＲＩ社１０月分納品書 ○ この場合、検索キーである「ＲＩ社」と「契約書」にヒ
ットした文書はそれぞれの検索結果に表示され、どちら
の検索結果にもヒットしなかった残りの２文書（「９月
分支払い未納リスト」、「９月分決算書」）が「[９月
分]の非該当文書」として右ビューに表示される。な
お、検索が１度しか実行されていない場合は、「未ヒッ
ト文書」と第１の実施形態で示した「非該当文書」の結
果は同じとなる。

【００３６】この実施形態によれば、親ノードに対して
得られた１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果
一覧を表示するので、分類の機能性を拡充し、オペレー
タに効率のよい絞込みの検索方法を提供することができ
る。

【００３７】＜第３の実施形態＞この第３の実施形態
は、「１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一
覧」を動的に更新することによって操作性の向上を図る
ようにした例で、第１または第２の実施形態における処
理を実行した後、所定の検索結果を削除する。

【００３８】この実施形態では、図８のフローチャート
に示すようにクライアント２側では、ツリーのルートを
選択し、「検索キー指定」コマンドを実行する（ステッ
プＳ３１）。そして、「検索キー指定ダイアログ」を表
示し（ステップＳ３２）、表示されたダイアログから検
索キーを指定し、「検索」コマンドを実行した（ステッ
プＳ３３）後、検索該当文書のショートカットを要求す
る（ステップＳ３４）。この要求に応じてサーバ側２で
は、検索を行い、該当文書一覧を得る（ステップＳ３
５）。次いで、該当文書のショートカットファイルを作
成し（ステップＳ３６）、該当文書のショートカットを
クライアント２側に送信する（ステップＳ３７）。

【００３９】クライアント２側では、該当文書のショー
トカットの情報を主記憶媒体（ＨＤＤ）１９に保存する
（ステップＳ３８）。そして、ツリービューに新規ノー
ドを作成し、文書の一覧を表示する（ステップＳ３
９）。次いで、指定されたノードの子ノードを走査し、
検索キーの一覧を得（ステップＳ４０）、さらに、すべ
ての検索キーでのＯＲ検索で未ヒットの文書のショート
カットをサーバ１側に要求する（ステップＳ４１）。

【００４０】サーバ１側では、要求されたＯＲ検索を行
い、ＯＲ検索に未ヒットの一覧を得る（ステップＳ４
２）。そして、未ヒットの文書のショートカットを作成
し（ステップＳ４３）、未ヒットの文書のショートカッ
トをクライアント２側に送信する（ステップＳ４４）。

【００４１】クライアント２側では、主記憶媒体１９例
えばＨＤＤに未ヒット文書のショートカットをコピーし
（ステップＳ４５）、「未ヒット文書」の一覧を更新す
る（ステップＳ４６）。

【００４２】このように処理すると、前記第２の実施形
態までを実施したあと、「ＲＩ社」の検索結果が更新に
より削除される。

【００４３】結果は以下のようになる。 契約書 未ヒット文書 ・ＲＩ社９月分契約書 ○ ・９月分支払い未納リスト ○ ・ＲＩ社９月分納品書 ○ ・９月分決算書 ○ ・ＲＩ社１０月分契約書 ○ ・ＲＩ社１０月分納品書 ○ 個人文書全体に対して、「納品書」で検索を実行する。

【００４４】結果は以下のようになる。 契約書 納品書 未ヒット文書 ・ＲＩ社９月分契約書 ○ ・９月分支払い未納リスト ○ ・ＲＩ社９月分納品書 ○ ・９月分決算書 ○ ・ＲＩ社１０月分契約書 ○ ・ＲＩ社１０月分納品書 ○ なお、特に説明しない各部は前述の第１の実施形態と同
等に構成され、同等に機能する。

【００４５】この実施形態によれば、同じ階層の検索キ
ーに増減があったとき、前述の第２の実施形態における
１以上の同じ階層の検索キーに該当しない結果一覧を動
的に更新することによって、オペレーターが更新の操作
をする手間を省くことができる。

【００４６】＜第４の実施形態＞この実施形態は、複数
のクライアントにおいて同じ検索体系が再現できるよう
にするものである。

【００４７】図９は、この実施形態に係る文書管理シス
テムの処理手順を示すフローチャートである。

【００４８】この処理では、第１のクライアント２ａ
と、第２のクライアント２ｂと、サーバ１とからシステ
ムが構成され、第１および第２のクライアント２ａ、１
ｂは文書管理アプリケーションであり、サーバ１は文書
管理システムに対応する。第１のクライアント２ａで
は、表示メニューから「検索結果の保存」を選択して実
行する（ステップＳ５１）。次いで検索結果のツリー構
成および文書へのショートカットの情報を主記憶媒体１
９、例えばＨＤＤに保存し（ステップＳ５２）、処理を
終える。

【００４９】一方、第２のクライアント２ｂでは、表示
メニューから「検索結果保存データのインポート」を実
行し（ステップＳ５３）、検索結果のツリー構成をツリ
ービューに標示し、文書へのショーカットの情報をビュ
ーに表示する（ステップＳ５４）。この間、サーバ１側
では、何も処理を行わない。

【００５０】具体的には、文書管理システムより、検索
機能を選択すると図４に示すようなウインドウが表示さ
れる。ツリービューからファイルメニューを選択し、
「検索結果の保存」を選択する。すると、図１０に示す
ようにファイル保存のダイアログが表示されるので、フ
ァイル名を指定して保存する。

【００５１】一方、別のクライアント（第２のクライア
ント２ｂ）において図４と同じ検索ウインドウを表示
し、ファイルメニューから「検索結果保存データのイン
ポート」を選択する。これにより図１０で示したものと
同じフォルダ構成が再現される。もし、同じサーバに接
続しているクライアントであれば各フォルダの下にある
文書へのショートカットが有効である。もし、違うサー
バに接続しているクライアントであれば、各フォルダを
右クリックして、「更新」を行うことで、このサーバに
おいての検索体系が構築できる。

【００５２】その他、特に説明しない各部は前述の第１
の実施形態と同等に構成され、同等に機能する。

【００５３】この実施形態によれば、複数のクライアン
トにおいて同じ検索体系の再現方法を提供することがで
きる。また、このファイルを配布することで、ほかのオ
ペレータと検索体系を共有することができる。また、異
なる文書が保存されているサーバ/クライアントにおい
ても共有することが可能となる。

【００５４】＜第５の実施形態＞この実施形態は、表示
したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する文書
一覧（ショートカット）の情報をサーバ側で保存/復元
することにより、オペレータにクライアントに依存しな
い作業環境を提供するようにしたものである。

【００５５】図１１は、この第５の実施形態に係る文書
管理システムの処理手順を示すフローチャートである。

【００５６】この処理では、まず、第１のクライアント
２ａでは、文書管理システムの検索メニューから検索終
了を実行する（ステップＳ６１）。そして、検索結果の
ツリー構成および文書へのショートカットの情報を主記
憶媒体１９、例えばＨＤＤに保存し（ステップＳ６
２）、保存したファイルをサーバに送信する（ステップ
Ｓ６３）。

【００５７】サーバ１では、送信されたファイルを保存
する（ステップＳ６４）。一方、第２のクライアント２
ｂでは、検索ウインドウを表示し（ステップＳ６５）、
サーバ１に対して検索結果のツリー構成の情報のダウン
ロードを要求し（ステップＳ６６）、サーバ１では、こ
の要求に応じてファイルを第２のクライアント２ｂに送
信する（ステップＳ６７）。第２のクライアント２ｂ
は、送信されたファイルを保存し（ステップＳ６８）さ
らに、検索結果がＨＤＤに保存されているかどうかをチ
ェックする（ステップＳ６９）。ＨＤＤに保存されてい
れば、ＨＤＤに保存されている検索結果のツリー構成を
ツリービューに表示し、文書へのショートカットの情報
をビューに表示する（ステップＳ７０）。ＨＤＤに保存
されていなければ、ルートのみの検索結果ツリーを表示
する（ステップＳ７１）。次いで、メニューから検索終
了を実行し（ステップＳ７２）、検索結果のツリー構成
および文書へのショートカットの情報をＨＤＤに保存し
（ステップＳ７３）、保存したファイルをサーバに送信
する（ステップＳ７４）。サーバ１は、第２のクライア
ント２ｂから受信したファイルを保存する（ステップＳ
７５）。

【００５８】一方、第１のクライアント２ａでは、シス
テムとＯＳを再起動し（ステップＳ７６）、検索ウイン
ドウを表示する（ステップＳ７７）。次いで、サーバ１
に検索結果のツリー構造の情報のダウンロードを要求す
る（ステップＳ７８）。サーバ１はこの要求に応えてフ
ァイルを送信し（ステップＳ７９）、第１のクライアン
ト２ａは受信したファイルを保存する（ステップＳ８
０）。そして、検索結果がＨＤＤに保存されているかど
うかをチェックする（ステップＳ８１）。ＨＤＤに保存
されていれば、ＨＤＤに保存されている検索結果のツリ
ー構成をツリービューに表示し、文書へのショートカッ
トの情報をビューに表示する（ステップＳ８２）。ＨＤ
Ｄに保存されていなければ、ルートのみの検索結果ツリ
ーを表示する（ステップＳ８３）。

【００５９】このときのウインドウの表示状態は前述の
図４と同様である。この図は、文書管理システムから検
索機能を選択したときの初期表示状態を示すもので、こ
の検索ウインドウを閉じるとツリーの構成と文書へのシ
ョートカットの情報がサーバ１側に送信される。次回こ
の検索ウインドウを開くときには、サーバ１から情報が
ダウンロードされ、同じ状況が再現される その他、特に説明しない各部は前述の第１の実施形態と
同等に構成され、同等に機能する。

【００６０】本実施形態によれば、サーバ１側に情報を
保存することにより、クライアント２に依存せずオペレ
ータが作成した検索体系を提供することができる。特
に、サーバ／クライアント型のウェブアプリケーション
において有効である。

【００６１】＜第６の実施形態＞本実施形態は、前記第
２および第３の実施形態において、同じ階層の検索キー
に増減があったとき、「１以上の同じ階層の検索キーに
該当しない結果一覧」を動的に更新するタイミングをそ
のフォルダが選択されたときに行うことによって操作性
の向上を図るようにしたものである。

【００６２】図１２は、この第６の実施形態に係る文書
管理装置の処理手順を示すフローチャートである。

【００６３】この処理では、まず、クライアント２側で
ツリーのルートを選択し「検索キー指定」コマンドを実
行する（ステップＳ９１）。次いで、「検索キー指定ダ
イアログ」を表示し（ステップＳ９２）、検索キーを指
定して「検索」コマンドを実行する（ステップＳ９
３）。そして、検索該当文書のショートカットをサーバ
１側に要求する（ステップＳ９４）。

【００６４】サーバ１側では、ステップＳ９４の要求に
応じて検索を行い、該当文書一覧を得る（ステップＳ９
５）。次いで、該当文書のショートカットファイルを作
成し（ステップＳ９６）、該当文書のショートカットを
クライアント２側に送信する（ステップＳ９７）。

【００６５】クライアント２側では、主記憶媒体１９、
ここではＨＤＤに該当文書のショートカットをコピーし
（ステップＳ９８）、ツリービューに新規にノードを作
成し、文書の一覧を表示する（ステップＳ９９）。そし
て、図７の画面で、「未ヒット文書」をクリックし（ス
テップＳ１００）、指定されたノードと同階層のノード
を走査し、検索キーの一覧を得る（ステップＳ１０
１）。次に、全ての検索キーデジタルのＯＲ検索で未ヒ
ットの文書のショートカットをサーバ１側に要求する
（ステップＳ１０２）。

【００６６】サーバ１側では、検索を実行してＯＲ検索
に未ヒットの一覧を得た（ステップＳ１０３）後、未ヒ
ットの文書のショートカットを作成し（ステップＳ１０
４）、未ヒットの文書のショートカットをクライアント
２側に送信する（ステップＳ１０５）。

【００６７】クライアント２側では、主記憶媒体１９、
ここではＨＤＤに未ヒットの文書のショートカットをコ
ピーし（ステップＳ１０６）、未ヒット文書の一覧を更
新する（ステップＳ１０７）。

【００６８】具体的には、前述の図７のように検索を複
数行ったときに、どの検索結果にも当てはまらない文書
が「未ヒット文書」フォルダで表示される。そこで、図
７のように「ＲＩ社」と「契約書」で検索を行ったと
き、この情報は検索時に即座に必要とする情報ではない
ため、検索時に必要以上の処理が実行され、結果的に動
作が遅くなってしまう。また、「ＲＩ社」で検索した
後、未ヒット文書を参照せずに、「契約書」で検索を行
ったときには、必要のない更新を行ったこととなってし
まう。

【００６９】そこで、「ＲＩ社」や「契約書」で検索を
行ったときには更新を行わず、未ヒット文書がクリック
されたときにショートカットの更新処理を行い、表示す
るようにする。

【００７０】その他、特に説明しない各部は前述の第１
の実施形態と同等に構成され、同等に機能する。

【００７１】この第６の実施形態によれば、動的に更新
するので、オペレータが更新の操作をする手間が省ける
だけでなく、更新処理の遅延を行うことによってサーバ
／クライアントに不必要な負荷を減らし、動作を軽快に
することができる。

【００７２】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、親ノード
に対し、得られた検索結果に該当しない結果一覧を表示
するので、また、親ノードに対し、得られた１以上の同
じ階層の検索キーに該当しない結果一覧を表示するの
で、分類の機能性を拡充し、オペレータに効率のよい絞
込みの検索が行える文書管理装置を提供することができ
る。

【００７３】また、本発明によれば、同じ階層の検索キ
ーに増減があったとき、得られた１以上の同じ階層の検
索キーに該当しない結果一覧を動的に更新するので、操
作性に優れた文書管理装置および文書管理プログラムを
提供することができる。

【００７４】また、本発明によれば、オペレータが指定
するファイルにエクスポートし、別システムにインポー
トするので、複数のクライアントにおいて同じ検索体系
の再現が行える文書管理プログラムを提供することがで
きる。

【００７５】さらに、本発明によれば、表示したツリー
の構成及びノードに対応する文書一覧の情報をサーバ側
で保存し、復元するので、オペレータにクライアントに
依存しない作業環境を提供することが可能な文書管理プ
ログラムを提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】文書管理ＤＢサーバとクライアントを接続した
文書管理システムの一例を示すブロック図である。

【図２】サーバおよびクライアントの装置の内部構造を
示すブロック図である。

【図３】第１の実施形態における処理手順を示すフロー
チャートである。

【図４】第１、第４、第５の実施形態における表示画面
（検索の初期画面）の一例を示す図である。

【図５】第１の実施形態における表示画面（検索画面）
の他の例を示す図である。

【図６】第２の実施形態における処理手順を示すフロー
チャートである。

【図７】第２、第６の実施形態における表示画面（未ヒ
ット文書の検索画面）の一例を示す図である。

【図８】第３の実施形態における処理手順を示すフロー
チャートである。

【図９】第４の実施形態における処理手順を示すフロー
チャートである。

【図１０】第４の実施形態における表示画面（ファイル
保存画面）の一例を示す図である。

【図１１】第５の実施形態における処理手順を示すフロ
ーチャートである。

【図１２】第６の実施形態における処理手順を示すフロ
ーチャートである。

【図１３】従来から実施されている文書管理ソフトウェ
アのツリー階層構造を示す図である。

【符号の説明】

１ サーバ １１ 制御部 １２ メモリ １３ 入力制御部 １４ 主記憶制御部 １５ 表示制御部 １６ ネットワーク制御部 １７ キーボード １８ マウス １９ 主記憶媒体 ２０ ディスプレイ ２ クライアント ３ ネットワーク

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 記憶装置に保存されている文書を管理す
   る文書管理装置において、 検索キーをオペレータが指定する手段と、 指定された検索キーに基づいて前記記憶装置から文書の
   検索を行う手段と、 検索の結果の一覧を取得する手段と、 検索キーをツリーのノードとして表示する手段と、 検索結果の文書のショートカットを作成する手段と、 選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表
   示する手段と、 ツリーを階層的に表示する手段と、 選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する
   手段と、 作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手段
   と、 表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する
   文書一覧を保存する手段と、を備えていることを特徴と
   する文書管理装置。
2. 【請求項２】 指定された１以上の同じ階層の検索キー
   に該当しない検索キーを検索する手段を備えていること
   を特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 【請求項３】 同じ階層の検索キーに増減があったとき
   に検索結果を更新する手段を備えていることを特徴とす
   る請求項２記載の文書管理装置。
4. 【請求項４】 情報処理装置にダウンロードされ、記憶
   装置に保存されている文書を管理する文書管理プログラ
   ムにおいて、 指定された検索キーに基づいて文書の検索を行う手順
   と、 検索の結果の一覧を取得する手順と、 検索キーをツリーのノードとして表示する手順と、 検索結果の文書のショートカットを作成する手順と、 選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表
   示する手順と、 ツリーを階層的に表示する手順と、 選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する
   手順と、 作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手順
   と、 表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する
   文書一覧の情報をオペレータの指定したファイル名で保
   存する手順と、 オペレータの指定したファイル名で保存したファイルを
   元にツリーの構成とそれぞれのノードに対応する文書一
   覧を復元する手順と、が書き込まれ、情報処理装置にダ
   ウンロードされて前記各手順に基づいて前記管理を実行
   することを特徴とする文書管理プログラム。
5. 【請求項５】 記憶装置に保存されている文書を管理す
   る文書管理プログラムにおいて、 指定された検索キーに基づいて文書の検索を行う手順
   と、 検索の結果の一覧を取得する手順と、 検索キーをツリーのノードとして表示する手順と、 検索結果の文書のショートカットを作成する手順と、 選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表
   示する手順と ツリーを階層的に表示する手順と、 選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する
   手順と、 作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手順
   と、 表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する
   文書一覧の情報をサーバに送信する手順と、 送信されてきた情報をサーバ側でファイルに保存する手
   順と、 保存されたファイルを元にツリーの構成とそれぞれのノ
   ードに対応する文書一覧を復元する手順と、が書き込ま
   れ、情報処理装置にダウンロードされて前記各手順に基
   づいて前記管理を実行することを特徴とする文書管理プ
   ログラム。
6. 【請求項６】 記憶装置に保存されている文書を管理す
   る文書管理プログラムにおいて、 指定された検索キーに基づいて文書の分類を行う手順
   と、 検索の結果の一覧を取得する手順と、 検索キーをツリーのノードとして表示する手順と、 検索結果の文書のショートカットを作成する手順と、 選択されたツリーのノードに対応する検索結果一覧を表
   示する手順と、 ツリーを階層的に表示する手順と、 選択ノードの親ノードの検索キーをルートまで走査する
   手順と、 作成したツリーに検索キーを関連付けて記憶する手順
   と、 表示したツリーの構成およびそれぞれノードに対応する
   文書一覧を保存する手順と、 指定された１以上の同じ階層の検索キーに該当しない検
   索キーを検索する手順と、 同じ階層の検索キーに増減があったときに検索結果を更
   新するかしないかを判断するフラグを保存する手順と、 そのフラグに応じて検索結果を更新する手順と、が書き
   込まれ、情報処理装置にダウンロードされて前記各手順
   に基づいて前記管理を実行することを特徴とする文書管
   理プログラム。