JP2003242007A - 電子データ管理装置、電子データ管理方法、電子データ管理プログラム、記録媒体、及び電子データ管理システム - Google Patents

電子データ管理装置、電子データ管理方法、電子データ管理プログラム、記録媒体、及び電子データ管理システム

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JP2003242007A
JP2003242007A JP2002341223A JP2002341223A JP2003242007A JP 2003242007 A JP2003242007 A JP 2003242007A JP 2002341223 A JP2002341223 A JP 2002341223A JP 2002341223 A JP2002341223 A JP 2002341223A JP 2003242007 A JP2003242007 A JP 2003242007A
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Masakazu Shima
昌和 志摩
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Ricoh Co Ltd
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 複製元から複製先へ電子データの属性を複製
する際に、複製先での都合や要望に合わせた形式で、複
製先に電子データの属性の登録を行うことができる電子
データ管理装置を提供することを目的とする。 【解決手段】電子データを管理する電子データ管理手段
を有する複製先の電子データ管理装置であって、電子デ
ータを管理する複製元の電子データ管理装置より受信し
た前記電子データの属性値のうち所定の属性値を、前記
複製元の電子データ管理装置において当該属性値が割り
当てられていた属性項目とは異なる属性項目に割り当て
て前記電子データ管理手段に登録することにより上記課
題を解決する。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、文書が登録されて
いるサーバ間で属性値に関する解釈が異なり、かつその
サーバ間でその文書が複製されている場合でも、その属
性値を各サーバに最適な属性項目に割り当てる事ができ
る電子データ管理装置、電子データ管理方法、電子デー
タ管理プログラム、記録媒体、及び電子データ管理シス
テムに関する。
【0002】
【従来の技術】従来の電子文書管理システムに、あるサ
ーバに登録されている文書を他のサーバに、ある一定期
間(例えば1日に1回)毎に定期的に複製(レプリケー
ション)するという機能を持つものがある。この機能を
利用すると、元文書に対して何らかの変更が行われた場
合でも一定期間後には、複製先の文書も最新の状態に更
新されることになる。
【0003】上記電子文書管理システムは、あたかも同
一の文書が複数のサーバに存在するかのように見せる事
が可能である。したがって、1つの文書を参照する場合
でも、負荷が複数のサーバに分散される、ネットワーク
的に遠距離にあるサーバに登録されている文書を近くの
サーバから参照可能になる、といった長所がある。
【0004】また、このような電子文書管理システムで
は、図1に示すように文書に文書名や登録日等といった
属性を関連付けて登録する事ができる機能を持つものが
ある。
【0005】
【特許文献1】特開平3−101822号公報
【0006】
【発明が解決しようとする課題】属性を持つ文書を複製
しようとする場合、従来においては、図2に示すように
属性がそのまま複製され、複製先でも同じ属性としてし
か参照できず、例えば、 1、複製元で「文書番号」という属性項目に割り当てら
れている値の先頭に”注文−”という書式を追加しなけ
ればならない(属性値の変更) 2、複製元では「登録日」という属性項目に割り当てら
れている値を複製先では「受付日」という属性項目に割
り当てなければならない(属性項目の変更) 3、複製元で「文書名」「ランク」という属性項目に割
り当てられている値を複製先では設定しないようにしな
ければならない(属性項目の削除)といったように、属
性を複製先の都合や要望に合わせて変更する事はできな
かった。
【0007】本発明は、上記課題を解決するためになさ
れたものであり、複製元から複製先へ電子データの属性
を複製する際に、複製先での都合や要望に合わせた形式
で、複製先に電子データの属性の登録を行うことができ
る電子データ管理装置を提供することを目的とする。
【0008】
【課題を解決するための手段】そこで上記課題を解決す
るため、本発明は、請求項1に記載されるように、電子
データを管理する電子データ管理手段を有する複製先の
電子データ管理装置であって、電子データを管理する複
製元の電子データ管理装置より受信した前記電子データ
の属性値のうち所定の属性値を、前記複製元の電子デー
タ管理装置において当該属性値が割り当てられていた属
性項目とは異なる属性項目に割り当てて前記電子データ
管理手段に登録することを特徴とする。
【0009】このような電子データ管理装置では、複製
元の電子データの属性項目を異なる属性項目に自動的に
割り当てるため、複製先の電子データ管理装置での都合
や要望に合わせた形式で、電子データの属性の登録や表
示等を行う事ができる。
【0010】また、本発明は、請求項2に記載されるよ
うに、前記複製元の電子データ管理装置より受信した前
記属性値のうち所定の属性値を、当該属性値とは異なる
値に変換して前記電子データ管理手段に登録することを
特徴とする。
【0011】このような電子データ管理装置では、複製
元の電子データの属性値を異なる値に自動的に変換する
ため、複製先の電子データ管理装置の都合や要望に合わ
せた形式で、電子データの属性値の登録や表示などを行
う事ができる。
【0012】また、本発明は、請求項3に記載されるよ
うに、前記複製元の電子データ管理装置より受信した前
記属性値のうち所定の属性値を、前記電子データ管理手
段に登録しないことを特徴とする。
【0013】このような電子データ管理装置では、複製
元の電子データの属性のうち複製先の電子データ管理装
置では都合が悪いと判断されるなどの理由で登録したく
ない属性の登録を抑止することができる。
【0014】また、上記課題を解決するため、本発明
は、請求項9に記載されるように、電子データを管理す
る複製元の電子データ管理装置であって、複製元の前記
電子データの属性値のうち所定の属性値を、前記複製元
の電子データ管理装置において当該属性値が割り当てら
れていた属性項目とは異なる属性項目に割り当てて、電
子データを管理する複製先の電子データ管理装置に送信
することを特徴とする。
【0015】このような電子データ管理装置では、複製
元の電子データの属性項目を異なる属性項目に自動的に
割り当てて複製先の電子データ管理装置に送信するた
め、複製先の電子データ管理装置は、複製元の電子デー
タの属性を複製先の電子データ管理装置での都合や要望
に合わせた形式で、電子データの属性の登録や表示等を
行う事ができる。
【0016】また、本発明は、請求項10に記載される
ように、複製元の前記電子データの属性値のうち所定の
属性値を、当該属性値とは異なる値に変換して前記複製
先の電子データ管理装置に送信することを特徴とする。
【0017】このような電子データ管理装置では、複製
元の電子データの属性値を異なる値に自動的に変換して
複製先の電子データ管理装置に送信するため、複製先の
電子データ管理装置は、複製先の電子データ管理装置の
都合や要望に合わせた形式で、電子データの属性値の登
録や表示などを行う事ができる。
【0018】また、本発明は、請求項11に記載される
ように、複製元の前記電子データの属性値のうち所定の
属性値を、前記複製先の電子データ管理装置に送信しな
いことを特徴とする。
【0019】このような電子データ管理装置では、複製
元の電子データの属性値のうち所定の属性値は複製先の
電子データ管理装置に送信しないため、複製先の電子デ
ータ管理装置は、複製先の電子データ管理装置では都合
が悪いと判断されるなどの理由で登録したくない属性の
登録を抑止することができる。
【0020】また上記課題を解決するため、本発明は、
上記電子データ管理装置における電子データ管理方法、
前記方法をコンピュータに行わせるためのプログラム、
及び前記プログラムを記録した記憶媒体としてもよい。
【0021】更に、本発明は、上記複製先の電子データ
管理装置及び上記複製元の電子データ管理装置を有する
電子データ管理システムとしてもよい。
【0022】
【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を添付
図面を参照しながら詳細に説明する。図3は、本発明の
実施の形態における電子文書管理システムの構成を示す
ブロック図である。電子文書管理システム1は、電子文
書管理サーバ100、電子文書管理サーバ200、端末
300等がLAN等のネットワーク400を介して接続
されている。電子文書管理サーバ100及び200は、
それぞれ文書を管理するデータベースを有しているコン
ピュータでる。端末300は、PC等のコンピュータで
あり、ネットワーク400を介して電子文書管理サーバ
100及び200を操作することが可能である。
【0023】図3に示されるように電子文書管理サーバ
100は、そのハードウェア構成として、入力部10、
表示部20、記憶部30、制御部40、通信部50、ド
ライブ装置60等を備える。入力部10は、ユーザから
の文書登録や更新等の要求を受け付ける部分である。表
示部20は、文書およびその属性を表示する部分であ
る。記憶部30は、文書やその属性を記憶する部分であ
る。制御部40は、入力部10から入力された文書を記
憶部30へ登録したり、他のサーバへ複製する文書を記
憶部30から取り出し通信部50へ送ったり、逆に通信
部50へ送られた文書を複製文書として取り出し記憶部
30へ登録するための制御を行う部分である。通信部5
0は、複製される文書をサーバ間でネットワークを通じ
て送受信するための部分である。ドライブ装置60は、
CD−ROM等の記録媒体70に記録されている情報を
読み取るための装置である。
【0024】文書管理サーバ100が利用する文書複製
プログラムは、記録媒体70によって提供される。文書
複製プログラムを記録した記録媒体70は、ドライブ装
置60にセットされ、文書複製プログラムが記録媒体7
0からドライブ装置60を介して記憶部50にインスト
ールされる。
【0025】本発明は、以上のような構成を持つサーバ
およびシステムであれば、どのようなシステムでも適用
可能である。なお、電子文書管理サーバ200も電子文
書管理サーバ100と同様のハードウェア構成を有して
いる。但し、電子文書管理サーバ100及び電子文書管
理サーバ200を端末300等からリモート操作する場
合は、電子文書管理サーバ100及び電子文書管理サー
バ200には入力部10及び表示部20は必ずしも必要
ない。
【0026】次に電子文書管理サーバ100及び200
の機能構成例について説明する。図4は、本発明の実施
の形態における電子文書管理サーバの機能構成例を示す
図である。図4において文書管理サーバ100は、文書
管理手段110及び文書複製手段120等から構成され
る。
【0027】文書管理手段110は、文書を及び文書の
属性を管理するデータベース機能を提供するものであ
り、文書テーブル111、文書属性テーブル112、文
書属性値テーブル113、及び文書操作手段114等か
ら構成される。文書テーブル111、文書属性テーブル
112、及び文書属性値テーブル113(以下、これら
三つのテーブルを総称する場合「文書テーブル111
等」という。)は、文書及び文書の属性を管理するため
のテーブルである(詳細は後述される。)。文書操作手
段114は、文書管理手段110を利用する上位のアプ
リケーションに対して文書テーブル111等に対するイ
ンタフェースを提供する手段である。例えば、文書操作
手段114は、文書テーブル111等から文書及び属性
を検索する機能や、文書テーブル111等に文書及属性
を登録する機能等を提供する。
【0028】なお、文書管理テーブル111等は、必ず
しもRDB等におけるテーブルである必要はなく、情報
が格納できるものであれば特定のものに限られない。例
えば、文書管理テーブル111等を、CSV(Comma Se
parated Value)ファイルやXML(eXtensible Markup
Language)ファイル等によって実装してもよい。その
場合文書操作手段114は、CSVファイルやXMLフ
ァイル等を操作するためのAPI(Application Progra
m Interface)に相当する。
【0029】文書複製手段120は、制御部40が本発
明の実施の形態における文書複製プログラムを実行する
ことによって実現されるものである。文書複製手段12
0は、電子文書管理サーバ100と電子文書管理サーバ
200との間で文書及び文書の属性の複製を行うための
機能であり、属性変換テーブル121及び属性変換手段
122等から構成される。属性変換テーブル121は、
詳細については後述するが、文書の属性を複製する際の
変換規則を管理するテーブルである。即ち、文書複製手
段121は、電子文書管理サーバ100又は200のい
ずれか一方から他方へ属性を複製する際に、属性に所定
の変換を施して複製することが可能であり、属性変換テ
ーブル121は、その変換規則を管理しているものであ
る。
【0030】属性変換手段122は、属性変換テーブル
121に格納された変換規則に従って、電子文書管理サ
ーバ100又は200のいずれか一方から他方へ文書及
び文書の属性を複製する。
【0031】なお、属性変換テーブル121について
も、文書管理テーブル111等と同様に、CSVファイ
ルやXMLファイル等によって実装してもよい。
【0032】電子文書管理サーバ200は、文書管理手
段210を有している。文書管理手段210は、上述し
た電子文書管理サーバ100の文書管理手段110と同
様の構成及び機能を有している。即ち、文書管理手段2
10は、文書テーブル211、文書属性テーブル21
2、文書属性値テーブル213、及び文書操作手段21
4等から構成される。文書テーブル211は文書テーブ
ル111に対応し、文書属性テーブル212は文書属性
テーブル112に対応する。また、文書属性値テーブル
213は文書属性値テーブル113に対応し、文書操作
手段214は文書操作手段114に対応する。但し、文
書テーブル211、文書属性テーブル212、及び文書
属性値テーブル213等(以下、これら三つのテーブル
を総称する場合「文書テーブル211等」という。)に
管理されている文書及び文書の属性は、文書管理テーブ
ル111等に管理されている文書及び属性と同一である
とは限らない。
【0033】次に、上述した各種テーブルについて更に
詳しく説明する。図5は、本発明の実施の形態における
文書テーブルのデータ構造を示す図である。図5におい
ては、電子文書管理サーバ200の文書テーブル211
の例を示している。文書テーブル211は、電子文書管
理システム1において文書を一意に識別するID(以
下、「文書ID」という。)、及びその文書が持つ属性
項目等を保持するテーブルである。
【0034】図5において、「内容記憶領域へのポイン
タ」とは、文書の実データが保存されている記憶領域へ
のポインタであり、この値を利用して制御部40は、文
書の実データを取得可能となる。また、「所属文書属性
ID列」とは、その文書が持つ属性項目を、電子文書管
理システム1内で文書の属性を一意に識別するために割
り当てられるID値(以下では文書属性IDと呼ぶ)の
列によって記述したものである。
【0035】図5より、文書IDが「0001」の文書
は、文書属性IDが、0001、0002、0003、
0004、及び0005等の属性項目を有しており、そ
の実データは、Addr1で示される位置に所在してい
ることが分かる。一方、文書IDが「0002」の文書
は、文書属性IDが、0001、0002、0003、
0004、及び0006等の属性項目を有しており、そ
の実データは、Addr2で示される位置に所在してい
ることが分かる。なお、電子文書管理サーバ100の文
書テーブル111も、データ構造については文書テーブ
ル211と同様である。
【0036】図6は、本発明の実施の形態における文書
属性テーブルのデータ構造を示す図である。文書属性テ
ーブル211及び111は、文書属性IDと、文書属性
IDによって識別される属性名とをデータ項目として有
し、それぞれの電子文書管理サーバにおいて利用可能な
属性項目の文書属性IDと属性名とがレコードとして保
持されている。
【0037】図6より、文書属性テーブル212には、
文書属性ID、属性名がそれぞれ(0001、文書
名)、(0002、文書番号)、(0003、登録
日)、(0004、会社名)、(0005、起案者)、
及び(0006、ランク)の属性項目が保持されている
のが分かる。また、文書属性テーブル111には、文書
属性ID、属性名がそれぞれ(0001、文書名)、
(0002、文書番号)、(0003、登録日)、(0
004、会社名)、(0005、起案者)、及び(00
07、受付日)の属性項目が保持されているのが分か
る。
【0038】図7は、本発明の実施の形態における文書
属性値テーブルのデータ構造を示す図である。図7にお
いては、電子文書管理サーバ200の文書属性値テーブ
ル213の例を示している。文書属性値テーブル213
は、各文書が持つ属性値が格納されているテーブルであ
り、文書ID、文書属性ID、及び属性値等のデータ項
目を有する。文書IDは、文書テーブル211における
文書IDに対応している。文書属性IDは、文書属性テ
ーブル212における文書属性IDに対応している。属
性値には、各文書属性の値が格納される。
【0039】図7より、文書IDが「0001」の文書
は、文書属性IDが「0001」、「0002」、「0
003」、「0004」、及び「0005」の属性項目
を有しており、それぞれの属性値は、「Aプロジェクト
企画」、「0123」、「2000年8月15日」、
「RRR」、「****」であることが分かる。また、
文書IDが「0002」の文書は、文書属性IDが「0
001」、「0002」、「0003」、「000
4」、及び「0006」の属性項目を有しており、それ
ぞれの属性値は、「商品A注文依頼」、「0001」、
「2001年3月31日」、「RRR」、「秘」である
ことが分かる。なお、電子文書管理サーバ100の文書
属性値テーブル113も、データ構造については文書属
性値テーブル213と同様である。
【0040】図8は、本発明の実施の形態における属性
変換テーブルのデータ構造を示す図である。属性変換テ
ーブル121は、文書及び文書の属性を複製する際に文
書の属性をどのように変換するかに関して記述したテー
ブルであり、複製元文書属性ID、prefix、及び
複製先文書属性ID等のデータ項目を有している。複製
元文書属性IDは、文書等の複製元の電子文書管理サー
バにおける文書属性IDを示す。prefixは、複製
元の属性値の前に追加する文字列等の情報を示す。その
他の変更条件が必要な場合には、属性変換テーブル12
1にその情報を保持する項目を追加すればよい。複製先
文書属性IDは、文書等の複製先の電子文書管理サーバ
における文書属性IDを示す。なお、<null>と
は、値がないことを表す。
【0041】従って、属性変換テーブル121は、複製
元文書がもつ属性のうち、属性IDが0001である属
性は複製先には反映されず、属性IDが0002である
属性は、値の前に”注文−”という値が追加された後に
属性IDが0002の属性として登録される、というこ
とを表している。
【0042】以下、電子文書管理システム1の動作につ
いて説明する。図9は、電子文書管理システムの処理概
要を説明するためのシーケンス図である。なお、図9に
おいては、電子文書管理サーバ200から電子文書管理
サーバ100へ文書等を複製する場合の処理について説
明する。即ち、文書管理サーバ100が複製先となり、
文書管理サーバ200が複製元となる。
【0043】ステップS1において、電子文書管理サー
バ100の属性変換手段122は、電子文書管理サーバ
200に対し、文書及び属性の取得依頼を送信する。ス
テップS1に続いてステップS2に進み、電子文書管理
サーバ200の文書操作手段214は、文書テーブル2
11等から文書及び文書の属性を検索し、属性変換手段
122に送信する。
【0044】ステップS2に続いてステップS3に進
み、属性変換手段112は、属性を所定の規則に従って
変換し、文書操作手段114に文書及び変換後の属性の
登録を依頼する(S4)。文書操作手段114は、文書
テーブル111等に属性を登録し、登録の完了を属性変
換手段112に通知する(S5)。
【0045】次に、更に詳細に電子文書管理システム1
の動作について説明する。図10は、第一の実施の形態
における電子文書管理システムの処理を説明するための
フローチャート図である。なお、第一の実施の形態にお
いては、図9における場合と同様に電子文書管理サーバ
200から電子文書管理サーバ100へ文書等を複製す
る場合の処理について説明する。
【0046】まず、電子文書管理サーバ200の文書操
作手段214は、電子文書管理サーバ100の属性変換
手段122からの要求に基づいて、文書テーブル211
と文書属性値テーブル213とから複製対象の文書とそ
の属性とを取得し、ネットワーク400を介して電子文
書管理サーバ100に送付する(S11)。
【0047】電子文書管理サーバ100の属性変換手段
122は、電子文書管理サーバ200から送付された文
書とその属性とを取得し、属性変換テーブル121を参
照して属性の変換、即ち、属性項目や属性値の変更、属
性項目の削除等を行う(S12)。
【0048】次に、属性変換手段122は文書操作手段
114を通して、ステップS2で変換した新しい属性を
文書属性値テーブル113に、複製文書を文書テーブル
111に登録する(S13)。
【0049】更に、上述した図5〜図8を前提に、図1
1、図12を用いて、電子文書管理サーバ200におい
て管理されている文書IDが0002の文書を電子文書
管理サーバ100に複製しようとする場合の動作例を説
明する。図11は、複製先サーバへ転送する文書データ
の一例を示す図である。図12は、複製文書データの一
例を示す図である。まず、図11において、電子文書管
理サーバ200は、図5に示した文書テーブル211、
図7に示した文書属性値テーブル213から、文書ID
が0002である文書に関連するレコードを取得し、電
子文書管理サーバ100へ送付する。ただし、実際に
は、電子文書管理サーバ200は、文書テーブル中の
「内容記憶領域のポインタ」を基にして文書の実データ
を取得し、そのデータも電子文書管理サーバ100へ同
時に送付する。
【0050】このとき、文書IDが0002である文書
の属性は次のようになっている。 ・文書名:商品A注文依頼 ・文書番号:0001 ・登録日:2001年3月31日 ・会社名:RRR ・ランク:秘 電子文書管理サーバ100の属性変換手段122は、図
8に示される属性変換テーブル121を参照して、電子
文書管理サーバ200から受信した文書の属性を以下の
ように変換する。 ・文書名は削除する。 ・文書番号は複製先では先頭に「注文−」を追加して文
書名(文書属性ID:0002)とする。 ・登録日は、値はそのままであるが、複製先では受付日
(文書属性ID:007)とする。 ・会社名は、属性値及び属性項目の変更はしない。 ・ランクは削除する。
【0051】なお、文書属性IDが0005である「起
案者」については、複製元の文書IDが0002の文書
については属性項目として有していないため処理対象と
ならず、複製先においても登録されない。
【0052】図5の文書テーブル211及び文書属性値
テーブル213から取得した属性に上記の変換を施した
結果、電子文書管理サーバ100の文書テーブル111
及び文書属性テーブル113に保存するデータは、図1
2のようになる。このデータを複製文書データとして電
子文書管理サーバ100の文書テーブル111及び文書
属性テーブル113に保存する。ただし、実際には、送
付された実データを保存する際にその記憶領域へのポイ
ンタaddr2を記憶し、それを文書テーブルへ反映させる
処理も行う。
【0053】結果として、複製文書の属性は、以下のよ
うに変更される。 ・文書番号:注文−0001 ・登録日:2001年3月31日 ・会社名:RRR 上述したように、第一の実施の形態における電子文書管
理サーバ100によれば、複製元である電子文書管理サ
ーバ200の文書の属性項目を異なる属性項目に自動的
に割り当てるため、電子文書管理サーバ100での都合
や要望に合わせた形式で、文書の属性の登録や表示など
を行う事ができるまた、電子文書管理サーバ100は、
複製元での文書の属性値を異なる値に自動的に変換する
ため、電子文書管理サーバ100の都合や要望に合わせ
た形式で、文書の属性値の登録や表示などを行う事がで
きる。
【0054】更に、電子文書管理サーバ100は、複製
元の文書の属性項目を電子文書管理サーバ100では登
録しないようにすることによって、複製先サーバで都合
が悪いと判断されるなどの理由で登録したくない属性を
削除できる。
【0055】なお、上記においては複製先において属性
の変換を行う例を説明したが、複製元において予め属性
の変換を行い、変換後の属性を複製先に送信するように
してもよい。第二の実施の形態においては、電子文書管
理サーバ100から電子文書管理サーバ200へ文書等
を複製する場合の処理について説明する。即ち、文書管
理サーバ200が複製先となり、文書管理サーバ100
が複製元となる。図13は、第二の実施の形態における
電子文書管理システムの処理を説明するためのフローチ
ャート図である。
【0056】まず、電子文書管理サーバ100の属性変
換手段122は、文書操作手段114を通して、文書テ
ーブル111及び文書属性値テーブル113より文書と
その属性を取得し、属性変換テーブル121を参照し
て、属性項目や属性値の変更、属性項目の削除を行う
(S21)。更に、属性変換手段122は、変換後の属
性を電子文書管理サーバ200の文書操作手段214に
送信し、登録を要求する。
【0057】次に、文書操作手段214は、受信した文
書とその変換後の属性を文書テーブル211及び文書属
性値テーブル213に登録する(S23)。
【0058】上述したように、第二の実施の形態におけ
る電子文書管理サーバ100によれば、複製元の文書の
属性項目を異なる属性項目に自動的に割り当てて複製先
である電子文書管理サーバ200に送信するため、電子
文書管理サーバ200は、電子文書管理サーバ200で
の都合や要望に合わせた形式で、文書の属性の登録や表
示等を行う事ができる。
【0059】また、電子文書管理サーバ100は、複製
元の文書の属性値を異なる値に自動的に変換して電子デ
ータ管理装置200に送信するため、電子文書管理サー
バ200は、電子文書管理サーバ200の都合や要望に
合わせた形式で、文書属性値の登録や表示などを行う事
ができる。
【0060】更に、電子文書管理サーバ100は、複製
元の文書の属性値のうち所定の属性値は電子文書管理サ
ーバ200に送信しないため、電子文書管理サーバ20
0は、電子データ管理装置200では都合が悪いと判断
されるなどの理由で登録したくない属性の登録を抑止す
ることができる。
【0061】なお、文書複製手段120を、電子文書管
理サーバ200又は端末300に実装すれば、上述した
手順と同様の手順によって電子文書管理サーバ200又
は端末300において属性の変換を実行させることがで
きる。
【0062】次に、ユーザが属性変換テーブル121に
変換規則等を設定するためのGUIを提供するツール
(以下「複製情報設定ツール」という。)について説明
する。なお、複製情報設定ツールは、電子文書管理サー
バ100、電子文書管理サーバ200、及び端末300
のいずれにおいて実装してもよい。図14は、複製情報
設定ツールの操作フローを説明するための図である。
【0063】ステップS101において、複製情報設定
ツールに対して起動命令が発行されると、複製情報設定
ツールはメイン画面を表示する。
【0064】図15は、複製情報設定ツールのメイン画
面の表示例を示す図である。図15のメイン画面500
は、複製情報設定一覧510、追加ボタン520、編集
ボタン530、削除ボタン540、及び終了ボタン55
0等から構成される。複製情報設定一覧510は、既に
設定されている設定情報の一覧であり、設定情報毎に複
製元と複製先のマシン名が表示されている。追加ボタン
520を押すと、後述する複製情報設定画面が表示さ
れ、新たな複製情報を設定することができる。編集ボタ
ン530を押すと、複製情報設定一覧510において選
択されている設定情報の詳細を表示する複製情報設定画
面が表示され、設定情報を編集することができる。削除
ボタン540を押すと、複製情報設定一覧510におい
て選択されている設定情報を削除することができる。終
了ボタン550を押すと、複製情報設定ツールが終了す
る。
【0065】上述したように、追加ボタン520又は編
集ボタン530が押されるとステップS102に進み、
複製情報設定ツールは複製情報設定画面を表示する。
【0066】図16は、複製情報設定ツールの複製情報
設定画面の表示例を示す図である。図16の複製情報設
定画面600は、複製元入力領域611、複製先入力領
域612、複製スケジュール設定領域620、文書属性
変換規則リスト630、チェックボタン640、追加ボ
タン650、編集ボタン660、削除ボタン670、設
定ボタン680、及びキャンセルボタン690等から構
成される。
【0067】複製元入力領域611及び複製先入力領域
612には、それぞれ文書等の複製元、複製先を特定す
るための情報を入力する。図16の例では、<マシン名
>:<DB名>の形式によって複製元及び複製先を指定
している。即ち、複製元のマシン名は「hostC」、
DB名は「CsrcDB」であり、複製先のマシン名は
「hostD」、DB名は「DdstDB」である。
【0068】複製スケジュール設定領域620は、新規
登録時指定チェックボタン621、日時指定チェックボ
タン622、曜日指定チェックボタン623、日にち指
定チェックボタン624、日にち入力領域625、及び
開始時刻入力領域626等から構成される。新規登録時
指定チェックボタン621をチェックすると、複製元に
文書が登録された際に複製を実行させることができる。
日時指定チェックボタン622をチェックすると、曜日
指定チェックボタン623、日にち指定チェックボタン
624、日にち入力領域625、及び開始時刻入力領域
626等の操作が可能となり、複製を行う曜日、日に
ち、及び時刻を設定することが可能である。
【0069】文書属性変換規則リスト630は、既に設
定済みの変換規則のリストである。文書属性変換規則リ
スト630の一行目より、複製元の文書名は複製先には
登録しないという設定がされているのが分かり、二行目
より複製元の登録日は複製先では受付日として登録され
るという設定がされているのが分かる。なお、チェック
ボタン640をチェックすると、文書属性変換規則リス
ト630に表示されていない属性については、複製元か
ら複製先にそのまま複製させることができる。従って、
チェックボタン640をチェックしないと、文書属性変
換規則リスト630に表示されている属性のみについて
複製が実行されることになる。
【0070】追加ボタン650を押すと、後述する文書
属性変換規則設定画面が表示され、新たな変換規則を設
定することができる。編集ボタン660を押すと、文書
属性変換規則リスト630において選択されている変換
規則の詳細を表示する文書属性変換規則設定画面が表示
され、変換規則を編集することができる。削除ボタン6
70を押すと、文書属性変換規則リスト630において
選択されている変換規則を削除することができる。設定
ボタン680を押すと、複製情報設定画面600が閉じ
ると共に、設定情報がメイン画面500の複製情報設定
一覧510に反映される。キャンセルボタン690を押
すと、複製情報設定画面600において設定された情報
はキャンセルされ、複製情報設定画面600が閉じる。
なお、設定ボタン680又はキャンセルボタン690が
押された場合は、ステップS101に戻り、再びメイン
画面500上での作業となる。
【0071】追加ボタン650又は編集ボタン660が
押されるとステップS103に進み、複製情報設定ツー
ルは文書属性変換規則設定画面を表示する。
【0072】図17は、複製情報設定ツールの文書属性
変換規則設定画面の表示例を示す図である。図17の文
書属性変換規則設定画面700は、複製元属性選択コン
ボボックス710、複製先属性選択コンボボックス72
0、prefix入力領域730、設定ボタン740、
及びキャンセルボタン750等から構成される。
【0073】複製元属性選択コンボボックス710は、
変換の対象とする複製元の文書属性を選択するためのコ
ンボボックスである。即ち、複製元属性選択コンボボッ
クス710で選択された属性の文書属性IDが、属性変
換テーブル121の複製元文書属性IDに登録される。
複製先属性選択コンボボックス720は、複製元属性選
択コンボボックス710により指定された属性を登録す
る複製先の属性を選択するためのコンボボックスであ
る。即ち、複製先属性選択コンボボックス720で選択
された属性の文書属性IDが、属性変換テーブル121
の複製先文書属性IDに登録される。
【0074】なお、複製先属性選択コンボボックス72
0は、複製先において利用可能な属性の他、「登録しな
い」と「追加...」とが選択可能である。「登録しな
い」を選択すると複製元属性選択コンボボックス710
により指定された属性は、複製先では登録しないことを
意味する。即ち、属性変換テーブル121において、複
製先文書属性IDは<null>となる。「追
加...」を選択すると、図示しない属性新規生成画面
が表示され、属性新規生成画面において新たに生成され
た属性を複製先の属性として指定することができる。
【0075】prefix入力領域730は、変換の際
のprefixを入力するための領域である。即ち、p
refix入力領域730に入力された値は、その値が
属性変換テーブル121のprefixに登録される。
【0076】設定ボタン740を押すと文書属性変換規
則設定画面700が閉じ、文書属性変換規則設定画面7
00において設定した変換規則が属性変換テーブル12
1に反映されると共に、複製情報設定画面600の文書
属性変換規則リスト630に変換内容が表示される。キ
ャンセルボタン690を押すと文書属性変換規則設定画
面700において設定された変換規則はキャンセルさ
れ、文書属性変換規則設定画面700が閉じる。なお、
設定ボタン740又はキャンセルボタン750が押され
た場合は、ステップS102に戻り、再び複製情報設定
画面600上での作業となる。
【0077】上述した手順により複製情報を設定し複製
情報設定ツールを終了した後、複製情報設定画面600
の複製スケジュール設定領域620において設定した時
刻になると、複製情報設定ツールは属性変換手段122
を起動する。なお、属性変換手段122にスケジュール
を管理する機能を実装し、複製情報設定ツールの画面上
で複製情報が設定された際に、複製情報設定ツールが複
製情報を属性変換手段122に設定してしまうようにし
てもよい。この場合は、属性変換手段122が設定した
時刻になったことを検知し、文書の複製を開始すること
になる。
【0078】上述したように本発明の実施の形態におけ
る複製情報設定ツールによれば、ユーザは簡単な操作で
文書の複製情報の設定を行うことができ、また予め設定
した時刻に自動的に文書の複製を実行させることができ
る。
【0079】なお、上述した実施の形態は、本発明の好
適な実施の形態の一例を示すものであり、本発明はそれ
に限定されることなく、その要旨を逸脱しない範囲内に
おいて、種々変形実施が可能である。
【0080】
【発明の効果】上述の如く、本発明によれば、複製元か
ら複製先へ電子データの属性を複製する際に、複製先で
の都合や要望に合わせた形式で、複製先に電子データの
属性の登録を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】従来技術における電子文書管理システムの文書
と属性との関連付けを示す図である。
【図2】従来技術における電子文書管理システムの文書
複製処理の一例を示す図である。
【図3】本発明の実施の形態における電子文書管理シス
テムの構成を示すブロック図である。
【図4】本発明の実施の形態における電子文書管理サー
バの機能構成例を示す図である。
【図5】本発明の実施の形態における文書テーブルのデ
ータ構造を示す図である。
【図6】本発明の実施の形態における文書属性テーブル
のデータ構造を示す図である。
【図7】本発明の実施の形態における文書属性値テーブ
ルのデータ構造を示す図である。
【図8】本発明の実施の形態における属性変換テーブル
のデータ構造を示す図である。
【図9】電子文書管理システムの処理概要を説明するた
めのシーケンス図である。
【図10】第一の実施の形態における電子文書管理シス
テムの処理を説明するためのフローチャート図である。
【図11】複製先サーバへ転送する文書データの一例を
示す図である。
【図12】複製文書データの一例を示す図である。
【図13】第二の実施の形態における電子文書管理シス
テムの処理を説明するためのフローチャート図である。
【図14】複製情報設定ツールの操作フローを説明する
ための図である。
【図15】複製情報設定ツールのメイン画面の表示例を
示す図である。
【図16】複製情報設定ツールの複製情報設定画面の表
示例を示す図である。
【図17】複製情報設定ツールの文書属性変換規則設定
画面の表示例を示す図である。
【符号の説明】
1 電子文書管理システム 10 入力部 20 表示部 30 記憶部 40 制御部 50 通信部 60 ドライブ装置 70 記録媒体 100、200 電子文書管理サーバ 110、210 文書管理手段 111、211 文書テーブル 112、212 文書属性テーブル 113、213 文書属性値テーブル 114、214 文書操作手段 120 文書複製手段 121 属性変換テーブル 122 属性変換手段 300 端末 400 ネットワーク

Claims (19)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 電子データを管理する電子データ管理手
    段を有する複製先の電子データ管理装置であって、 電子データを管理する複製元の電子データ管理装置より
    受信した前記電子データの属性値のうち所定の属性値
    を、前記複製元の電子データ管理装置において当該属性
    値が割り当てられていた属性項目とは異なる属性項目に
    割り当てて前記電子データ管理手段に登録することを特
    徴とする複製先の電子データ管理装置。
  2. 【請求項2】 前記複製元の電子データ管理装置より受
    信した前記属性値のうち所定の属性値を、当該属性値と
    は異なる値に変換して前記電子データ管理手段に登録す
    ることを特徴とする請求項1記載の複製先の電子データ
    管理装置。
  3. 【請求項3】 前記複製元の電子データ管理装置より受
    信した前記属性値のうち所定の属性値を、前記電子デー
    タ管理手段に登録しないことを特徴とする請求項1又は
    2記載の複製先の電子データ管理装置。
  4. 【請求項4】 電子データを管理する電子データ管理手
    段を有する複製先の電子データ管理装置における電子デ
    ータ管理方法であって、 電子データを管理する複製元の電子データ管理装置より
    受信した前記電子データの属性値のうち所定の属性値
    を、前記複製元の電子データ管理装置において当該属性
    値が割り当てられていた属性項目とは異なる属性項目に
    割り当てて前記電子データ管理手段に登録することを特
    徴とする電子データ管理方法。
  5. 【請求項5】 前記複製元の電子データ管理方法より受
    信した前記属性値のうち所定の属性値を、当該属性値と
    は異なる値に変換して前記電子データ管理手段に登録す
    ることを特徴とする請求項4記載の電子データ管理方
    法。
  6. 【請求項6】 前記複製元の電子データ管理装置より受
    信した前記属性値のうち所定の属性値を、前記電子デー
    タ管理手段に登録しないことを特徴とする請求項4又は
    5記載の電子データ管理方法。
  7. 【請求項7】 請求項4乃至6いずれか一項記載の電子
    データ管理方法をコンピュータに実行させるための電子
    データ管理プログラム。
  8. 【請求項8】 請求項7記載の電子データ管理プログラ
    ムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
  9. 【請求項9】 電子データを管理する複製元の電子デー
    タ管理装置であって、 複製元の前記電子データの属性値のうち所定の属性値
    を、前記複製元の電子データ管理装置において当該属性
    値が割り当てられていた属性項目とは異なる属性項目に
    割り当てて、電子データを管理する複製先の電子データ
    管理装置に送信することを特徴とする複製元の電子デー
    タ管理装置。
  10. 【請求項10】 複製元の前記電子データの属性値のう
    ち所定の属性値を、当該属性値とは異なる値に変換して
    前記複製先の電子データ管理装置に送信することを特徴
    とする請求項9記載の複製元の電子データ管理装置。
  11. 【請求項11】 複製元の前記電子データの属性値のう
    ち所定の属性値を、前記複製先の電子データ管理装置に
    送信しないことを特徴とする請求項9又は10記載の複
    製元の電子データ管理装置。
  12. 【請求項12】 電子データを管理する複製元の電子デ
    ータ管理装置における電子データ管理方法であって、 複製元の前記電子データの属性値のうち所定の属性値
    を、前記複製元の電子データ管理装置において当該属性
    値が割り当てられていた属性項目とは異なる属性項目に
    割り当てて、電子データを管理する複製先の電子データ
    管理装置に送信することを特徴とする電子データ管理方
    法。
  13. 【請求項13】 複製元の前記電子データの属性値のう
    ち所定の属性値を、当該属性値とは異なる値に変換して
    前記複製先の電子データ管理装置に送信することを特徴
    とする請求項12記載の電子データ管理方法。
  14. 【請求項14】 複製元の前記電子データの属性値のう
    ち所定の属性値を、前記複製先の電子データ管理装置に
    送信しないことを特徴とする請求項12又は13記載の
    電子データ管理方法。
  15. 【請求項15】 請求項12乃至14いずれか一項記載
    の電子データ管理方法をコンピュータに実行させるため
    の電子データ管理プログラム。
  16. 【請求項16】 請求項15記載の電子データ管理プロ
    グラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒
    体。
  17. 【請求項17】 電子データを管理する複製元の電子デ
    ータ管理装置と、電子データを管理する複製先の電子デ
    ータ管理装置とを有する電子データ管理システムであっ
    て、 複製元の前記電子データの属性値のうち所定の属性値
    を、前記複製元の電子データ管理装置において当該属性
    値が割り当てられていた属性項目とは異なる属性項目に
    割り当てて前記複製先の電子データ管理装置に登録する
    ことを特徴とする電子データ管理システム。
  18. 【請求項18】 複電子データを管理する複製元の電子
    データ管理装置と、電子データを管理する電子データ管
    理手段を有する複製先の電子データ管理装置とを有する
    電子データ管理システムであって、 前記複製先の電子データ管理装置は、前記複製元の電子
    データ管理装置より受信した前記電子データの属性値の
    うち所定の属性値を、前記複製元の電子データ管理装置
    において当該属性値が割り当てられていた属性項目とは
    異なる属性項目に割り当てて前記電子データ管理手段に
    登録することを特徴とする電子データ管理システム。
  19. 【請求項19】 電子データを管理する複製元の電子デ
    ータ管理装置と、電子データを管理する複製先の電子デ
    ータ管理装置とを有する電子データ管理システムであっ
    て、 前記複製元の電子データ管理装置は、複製元の前記電子
    データの属性値のうち所定の属性値を、前記複製元の電
    子データ管理装置において当該属性値が割り当てられて
    いた属性項目とは異なる属性項目に割り当てて、前記複
    製先の電子データ管理装置に送信することを特徴とする
    電子データ管理システム。
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