JP2003308232A - データ管理装置、及びプログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ユーザに負担をかけることなく、既に電子保
存された不要な電子保存データを自動的に整理できるよ
うにする。 【解決手段】 データ管理装置１は、文書の印刷が行わ
れる毎に生成され、記憶装置１６に電子保存される電子
保存データを、文書種別毎に設定される保存単位の制御
データ、過程保存の制御データに基づいて、記憶装置１
６に保存するか否かを判断して、必要な電子保存データ
のみを電子保存するとともに、重複保存の制御データに
基づいて、新たに電子保存される電子保存データと作成
期間が重複する電子保存データを整理するか否かを判断
して、作成期間が重複する不要な電子保存データを記憶
装置１６から削除する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子保存データを
管理するデータ管理装置、及びプログラムに関するもの
である。

【０００２】

【従来の技術】従来より、企業等においては伝票や決算
書を作成する業務処理を行っており、作成した伝票や決
算書を電子文書として保存し、電子文書の表示、印刷等
を行うデータ管理装置が利用されている。このデータ管
理装置において、上述した電子文書の印刷を行う場合、
印刷データとして例えばPDF形式のファイルが作成さ
れ、印刷終了後、この印刷データは、電子保存データと
してデータ管理装置の備える記憶装置に電子保存され
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】このような従来のデー
タ管理装置において、作成された電子保存データは全て
記憶装置に保存される構成であるため、例えば、作成期
間が４月〜６月の電子文書と、７月〜９月の電子文書
と、４月〜９月の電子文書の電子保存データが作成され
た場合、作成期間の重複する電子保存データが記憶装置
に次々蓄積されてしまうことになる。そこで、ユーザ
は、ある程度の電子保存データが記憶装置に蓄積される
と、手動で重複する電子保存データを検索して、削除す
るという作業を行う必要があり、データ管理の効率が悪
いという問題があった。

【０００４】また、例えば、４月〜６月、７月〜９月の
決算書等は、会計期間の過程としての資料でしかなく、
最終的な電子保存データとしては不要であるが、従来の
データ管理装置においては、記憶装置に保存されてしま
う。つまり、不必要なデータにより、記憶装置の容量が
占有されるため、記憶装置の利用効率が悪いという問題
があった。そして、これらの不要な電子保存データをユ
ーザが整理しようとする場合は、一つ一つの電子保存デ
ータの作成期間を確認しながら、作成期間が重複する電
子保存データの有無を判断し、そのような電子保存デー
タが既に記憶されている場合は当該電子保存データを指
定して削除する作業が必要であり、電子保存データを整
理するためのユーザの負担が大きいという不都合があっ
た。

【０００５】本発明の課題は、ユーザに負担をかけるこ
となく、既に電子保存された不要な電子保存データを自
動的に整理できるようにすることである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明は、
文書を電子保存する記憶手段を備えるデータ管理装置に
おいて、前記記憶手段に文書を電子保存する際に、文書
が作成された期間を示す作成期間と、文書の種類別に設
定された保存単位とに基づいて、文書を電子保存するか
否かを判別する判別手段と、前記判別手段により、前記
文書を電子保存すると判別された場合に当該文書を前記
記憶手段に電子保存させる保存手段と、電子保存する文
書の作成期間と重複する作成期間の文書が前記記憶手段
に既に電子保存されているか否かを検索する検索手段
と、前記検索手段により作成期間が重複する文書が検索
された場合に当該文書を前記記憶手段から削除する削除
手段と、を備えることを特徴とする。

【０００７】ここで、保存単位とは、文書の作成期間に
対応して所定の期間が予め文書の種類別に設定されてい
るものであり、例えば、通期、半期、４半期等の期間が
保存単位として設定されている。

【０００８】したがって、文書を電子保存する際に、文
書の作成期間と、文書の種類別に設定されている保存単
位とに応じて、保存対象となる文書のみを記憶手段に保
存するとともに、電子保存される文書と作成期間が重複
する文書が記憶手段に既に記憶されている場合は、重複
する文書が自動的に削除されるため、ユーザに負担をか
けることなく、既に電子保存された不要な電子保存デー
タを自動的に整理することができ、不要な電子保存デー
タが記憶手段に保存されることがなく、記憶手段の容量
を有効に利用して、電子保存データを効率良く管理する
ことができる。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下、図を参照して本発明の実施
の形態を詳細に説明する。ただし、発明の範囲は、図示
例に限定されない。ここで、本発明にかかるデータ管理
装置と、本実施の形態におけるデータ管理装置１とにお
ける各構成要素の対応関係を明示する。すなわち、本発
明のデータ管理装置の記憶手段は、本実施の形態のデー
タ管理装置１の記憶装置１６に対応し、本発明の判別手
段、保存手段、検索手段、削除手段は、本実施の形態の
ＣＰＵ１１に対応している。また、本発明の電子保存単
位制御情報記憶手段は、本実施の形態の電子保存単位制
御テーブル１６１に対応している。

【００１０】まず、構成を説明する。図１は、本実施の
形態におけるデータ管理装置１の要部構成を示すブロッ
ク図である。図１に示すように、データ管理装置１は、
ＣＰＵ１１、表示部１２、入力部１３、伝送制御部１
４、ＲＡＭ１５、記憶装置１６、印刷装置１７等から構
成され、各部はバス１８により接続されている。

【００１１】ＣＰＵ１１は、記憶装置１６内に格納され
ているシステムプログラム、及び各種アプリケーション
プログラムの中から指定されたプログラムを、ＲＡＭ１
５内の図示しないワークエリアに展開し、入力部１３、
及び伝送制御部１４から入力されるデータに応じて、プ
ログラムに従った各種処理を実行し、処理結果をＲＡＭ
１５内のワークメモリに格納する。さらに、処理結果を
表示するための表示情報を生成して表示部１２へ出力す
る。

【００１２】具体的に、ＣＰＵ１１は、記憶装置１６内
に格納される電子保存処理プログラムを読み出して、後
述する電子保存処理（図５参照）を実行する。この電子
保存処理を実行するに際して、ＣＰＵ１１は、印刷指示
された文書の印刷データを電子保存データとして取得
し、この電子保存データの作成期間を取得して、後述す
るＲＡＭ１５の作成期間メモリ１５１に、取得した作成
期間を格納する。ここで、作成期間とは、各月毎に処理
される伝票や決算書に含まれるデータの対象期間を示す
ものであり、例えば、作成期間が４月〜７月である電子
保存データは、４月〜７月における伝票データ、又は決
算書データを含むことを示している。なお、作成期間
は、例えば、通期、半期、４半期等の所定の期間に対応
した少なくとも３ヶ月単位の期間である。

【００１３】また、ＣＰＵ１１は、電子保存データのド
キュメント名から文書種別を取得して、この文書種別に
対応する保存単位、過程保存、重複保存の制御データを
後述する電子保存単位制御テーブル１６１（図３参照）
から取得する。そして、取得した各制御データを後述す
るＲＡＭ１５の保存単位メモリ１５２、過程保存メモリ
１５３、重複保存メモリ１５４に格納する。ここで、保
存単位は、電子文書データを保存する際に、電子保存デ
ータの作成期間の取り扱い単位を示す制御データであ
り、例えば、通期、半期、４半期、随時が保存単位とし
て設定されている。また、過程保存は、作成期間が保存
単位に満たない電子文書データについて、保存するか否
かを指示する制御データである。さらに、重複保存は、
作成期間が重複する電子保存データについて、保存する
か否を指示する制御データである。

【００１４】さらに、ＣＰＵ１１は、作成期間メモリ１
５１に格納した作成期間と、保存単位メモリ１５２に格
納した保存単位の制御データを比較して、作成期間が保
存単位を満たしているか否かを判断する。作成期間が保
存単位を満たしている場合、ＣＰＵ１１は、該当する電
子保存データを後述する電子保存データファイル１６２
に保存する。

【００１５】一方、作成期間が保存期間を満たしていな
い場合、ＣＰＵ１１は、過程保存メモリ１５３から過程
保存の制御データを取得して、該当する電子保存データ
の過程保存を行うか否かを判断する。ここで、電子保存
データの過程保存を行わない場合、ＣＰＵ１１は、該当
する電子保存データを削除する。また、電子保存データ
の過程保存を行う場合、ＣＰＵ１１は、該当する電子保
存データを後述する電子保存データファイル１６２に保
存する。

【００１６】さらに、ＣＰＵ１１は、重複保存メモリ１
５４から重複保存の制御データを取得して、該当する電
子保存データの重複保存を行うか否かを判断する。ここ
で、電子保存データの重複保存を行う場合、ＣＰＵ１１
は、電子保存データファイル１６２に電子保存データを
格納したままにする。一方、電子保存データの重複保存
を行わない場合、ＣＰＵ１１は、電子保存データファイ
ル１６１に作成期間が重複する電子保存データがあるか
否かを検索して、重複する電子保存データがある場合、
重複している期間の電子保存データを電子保存データフ
ァイル１６２から削除する。

【００１７】表示部１２は、ＣＲＴ（Cathode Ray Tub
e）やＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等によってな
る表示画面を備え、ＣＰＵ１１から入力される表示指示
に基づいて入力部１３、伝送制御部１４を介して送受信
される表示データを画面上に表示する。

【００１８】入力部１３は、カーソルキー、数字入力キ
ー、及び各種機能キーを備えたキーボードを含み、この
キーボードで押下されたキーに対応する押下信号をＣＰ
Ｕ１１に出力する。なお、入力部１３は、必要に応じて
マウス、タッチパネル等のポインティングデバイスや、
その他の入力装置を備えるものとしてもよい。

【００１９】伝送制御部１４は、モデム（ＭＯＤＥＭ：
MOdulator/DEModulator ）またはターミナルアダプタ
（ＴＡ：Terminal Adapter）等によって構成され、ＬＡ
Ｎ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Networ
k）、あるいはインターネット等の各種ネットワークＮ
に接続された伝送媒体に接続可能なインターフェイスで
ある。

【００２０】ＲＡＭ１５は、ＣＰＵ１１によって実行さ
れる各種プログラムやこれら各種プログラムによって処
理されたデータ等を一時的に記憶するワークエリアを形
成する。図２を参照して、ＲＡＭ１５に格納される各デ
ータのデータ構成例を説明する。

【００２１】図２に示すように、ＲＡＭ１５には、電子
保存データから取得した作成期間を格納する作成期間メ
モリ１５１、電子保存単位制御テーブル１６１から取得
した保存単位の制御データを格納する保存単位メモリ１
５２、過程保存の制御データを格納する過程保存メモリ
１５３、重複保存の制御データを格納する重複保存メモ
リ１５４を有している。各メモリには、電子保存処理に
おいて、ＣＰＵ１１により取得された各データがそれぞ
れ対応するメモリに格納される構成となっている。

【００２２】記憶装置１６は、プログラムやデータ等が
あらかじめ記憶されている記録媒体（図示せず）を有し
ており、この記録媒体は磁気的、光学的記録媒体、若し
くは半導体メモリで構成されている。この記録媒体は記
憶装置１６に固定的に設けられるもの、若しくは着脱自
在に装着するものであり、この記録媒体には、前記シス
テムプログラム及び当該システムに対応する各種アプリ
ケーションプログラム、及び各種処理プログラムで処理
されたデータ等を記憶する。

【００２３】また、記録媒体に記憶するプログラム、デ
ータ等は、その一部若しくは全部をサーバやクライアン
ト等の他の機器からＷＡＮ、ＬＡＮ等のネットワーク回
線の伝送媒体を介して伝送制御部１４から受信して記憶
する構成にしてもよく、さらに、記録媒体はネットワー
ク上に構築されたサーバの記録媒体であってもよい。さ
らに、前記プログラムをネットワーク回線等の伝送媒体
を介してサーバやクライアントへ伝送してこれらの機器
にインストールするように構成してもよい。

【００２４】ここで、図３〜図４を参照して記憶装置１
６に格納される電子保存単位制御テーブル１６１、及び
電子保存データファイル１６２について説明する。図３
は、電子保存単位制御テーブル１６１のデータ構成例を
示す図である。図３に示すように、電子保存単位制御テ
ーブル１６１は、印刷時に作成された電子保存データの
文書種別毎に、保存形態を制御するための保存単位、過
程保存、重複単位の制御データを格納するテーブルであ
る。図３に示すように、電子保存単位制御テーブル１６
１は、「ドキュメント名」、「保存単位」、「過程保
存」、「重複単位」の項目に分かれ、各データが記録さ
れている。「ドキュメント名」には、電子保存データの
文書名である、「合計残高試算表」、「用途別合計残高
試算表」等のテキストデータが記録されている。なお、
それぞれのドキュメント名は、文書種別に対応してい
る。

【００２５】「保存単位」には、各ドキュメント名に対
応して、「通期」、「半期」、「４半期」、「随時」等
のテキストデータが記録され、保存単位の期間を示して
いる。「通期」は、「期首〜期末」の期間を含み、例え
ば通期の期間が１２ヶ月であれば１２ヶ月を保存単位と
することを意味している。「半期」は、「期首〜半期」
または「半期〜期末」の期間を含み、例えば通期の期間
が１２ヶ月であれば、その半分の６ヶ月を保存単位とす
ることを意味している。また、「４半期」は、「期首〜
４半期」、「４半期〜半期」、「半期〜４半期」、「４
半期〜期末」の期間を含み、例えば通期の期間が１２ヶ
月であれば、その４分の１の３ヶ月を保存単位とするこ
とを意味している。さらに、「随時」は、保存単位を定
めないことを示し、作成期間に関わらず電子保存データ
が保存対象となることを示している。

【００２６】「過程保存」には、「する」、「しない」
等のテキストデータが記録され、過程保存をするか否か
を示している。つまり、制御データが「する」である場
合、保存単位に満たない電子保存データであっても電子
保存することを示し、制御データが「しない」である場
合、保存単位に満たない電子保存データについては電子
保存しないことを示している。

【００２７】「重複保存」には、「整理する」、「整理
しない」等のテキストデータが記録され、重複保存をす
るか否かを示している。つまり、制御データが「整理す
る」である場合、作成期間が重複して電子保存データフ
ァイル１６２に記録されている電子保存データを削除す
ることを示し、制御データが「整理しない」である場
合、作成期間が重複して電子保存データファイル１６２
に記録されている電子保存データを削除しないことを示
している。

【００２８】次に、図４（ａ）〜（ｃ）は、電子保存デ
ータファイル１６２に保存される電子保存データのデー
タ構成例を示す図である。図４（ａ）には、ドキュメン
ト名が「決算書」で、作成期間が「２００２／０４〜２
００２／０６」である電子保存データと、ドキュメント
名が「決算書」で、作成期間が「２００２／０７〜２０
０２／０９」である電子保存データとが保存されてい
る。即ち、電子保存データファイル１６２ａは、作成期
間が重複していない電子保存データを保存している。

【００２９】図４（ｂ）には、ドキュメント名が「決算
書」で、作成期間が「２００２／０４〜２００２／０
６」である電子保存データと、ドキュメント名が「決算
書」で、作成期間が「２００２／０７〜２００２／０
９」である電子保存データと、ドキュメント名が「決算
書」で、作成期間が「２００２／０４〜２００２／０
９」である電子保存データとが保存されている。すなわ
ち、電子保存データファイル１６２ｂは、電子保存デー
タファイル１６２ａに、４月〜９月の決算書の電子保存
データがさらに保存された場合を示しており、上段２つ
の電子保存データと、下段の電子保存データの作成期間
は重複する構成となっている。

【００３０】図４（ｃ）には、ドキュメント名が「決算
書」で、作成期間が「２００２／０４〜２００２／０
９」である電子保存データのみが保存されている。即
ち、電子保存データファイル１６２ｃは、電子保存デー
タファイル１６２ｂから重複する電子保存データが削除
された場合を示しており、作成期間の重複する電子保存
データを含まない構成となっている。

【００３１】印刷装置１７は、レーザプリンタ、インク
ジェット式プリンタ、昇華型プリンタ等の印刷方式を採
用したプリンタであり、ＣＰＵ１１の制御に応じて、赤
外レーザ光やＬＥＤ（Light-Emitting Diode）による投
射光を用いて、印刷媒体に印刷データを転写して排紙出
力する。

【００３２】次に、本実施の形態の動作を説明する。後
述する各フローチャートに記述されている各機能を実現
するためのプログラムは読み取り可能なプログラムコー
ドの形態でデータ管理装置１の記録媒体に格納されてお
り、データ管理装置１のＣＰＵ１１は、該プログラムコ
ードに従った動作を逐次実行する。また、ＣＰＵ１１
は、伝送媒体を介して伝送される上記プログラムコード
に従った動作を逐次実行することもできる。すなわち、
記録媒体の他、伝送媒体を介して外部供給されたプログ
ラムまたはデータを利用して本実施の形態特有の動作を
実行することも可能である。

【００３３】データ管理装置１のＣＰＵ１１により実行
される電子保存処理について、図５を参照して説明す
る。図５に示すように、電子保存処理を実行する際に、
入力部１３を介して決算書等の文書が指定され、印刷指
示が入力された場合、ＣＰＵ１１は、印刷データを作成
して印刷を行うとともに、作成した印刷データを電子保
存データとして指定する（ステップＳ１）。

【００３４】次いで、ＣＰＵ１１は、指定された電子保
存データの作成期間を電子保存データから取得して、作
成期間メモリ１５１に格納する（ステップＳ２）。続い
て、ＣＰＵ１１は、電子保存データのドキュメント名か
ら文書種別を取得する（ステップＳ３）。そして、取得
した文書種別に基づいて、記憶装置１６に格納される電
子保存単位制御テーブル１６１から、対応する保存単
位、過程保存、重複保存の制御データを検索して取得
し、保存単位メモリ１５２、過程保存メモリ１５３、重
複保存メモリ１５４にそれぞれ制御データを格納する
（ステップＳ４）。

【００３５】続いて、ＣＰＵ１１は、作成期間メモリ１
５１に格納した作成期間と、保存単位メモリ１５２に格
納した保存単位の制御データとを比較して（ステップＳ
５）、作成期間が保存単位以内であるか否かを判断する
（ステップＳ６）。ここで、作成期間が保存単位以内で
ない場合（ステップＳ６；ＮＯ）、即ち、作成期間が保
存単位を満たしている場合、ＣＰＵ１１は、ステップＳ
９に移行する。

【００３６】一方、作成期間が保存単位以内である場合
（ステップＳ６；ＹＥＳ）、即ち、作成期間が保存単位
を満たしていない場合、ＣＰＵ１１は、過程保存メモリ
１５３に格納した過程保存の制御データを読み出して
（ステップＳ７）、過程保存を行うか否かを判断する
（ステップＳ８）。そして、制御データにより過程保存
を行わないと判断した場合（ステップＳ８；ＮＯ）、Ｃ
ＰＵ１１は、本電子保存処理を終了する。

【００３７】一方、制御データにより過程保存を行うと
判断した場合（ステップＳ８；ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１
は、対応する電子保存データを電子保存データファイル
１６２に保存する（ステップＳ９）。そして、ＣＰＵ１
１は、重複保存メモリ１５４に格納した重複保存の制御
データを読み出して（ステップＳ１０）、対応する電子
保存データの重複保存を行うか否かを判断する（ステッ
プＳ１１）。ここで、制御データにより重複保存を行う
と判断した場合（ステップＳ１１；ＹＥＳ）、ＣＰＵ１
１は、電子保存データを電子保存データファイル１６２
に保存したまま、本電子保存処理を終了する。

【００３８】また、制御データにより電子保存データを
重複保存しないと判断した場合（ステップＳ１１；Ｎ
Ｏ）、ＣＰＵ１１は、電子保存データファイル１６２に
保存される電子保存データの作成期間を取得して、作成
期間が重複する電子保存データが保存されているか否か
を検索して（ステップＳ１２）、作成期間が重複する電
子保存データが電子保存データファイル１６２に保存さ
れているか否かを判断する（ステップＳ１３）。

【００３９】ここで、作成期間が重複する電子保存デー
タが保存されていない場合（ステップＳ１３；ＮＯ）、
ＣＰＵ１１は、本電子保存処理を終了する。また、作成
期間が重複する電子保存データが電子保存データファイ
ル１６２に保存されている場合（ステップＳ１３；ＹＥ
Ｓ）、ＣＰＵ１１は、検索された重複する電子保存デー
タを電子保存データファイル１６２から削除して（ステ
ップＳ１４）、本電子保存処理を終了する。

【００４０】次に、図６は、保存単位、過程保存、重複
保存の各制御データに基づいて電子保存処理が行われた
場合の処理結果（動作）の概要を一覧にて示す図であ
る。例えば、図６の最上段に示すように、保存単位の制
御データが「通期」、過程保存の制御データが「す
る」、重複保存の制御データが「整理する」である場
合、上述した電子保存処理が実行されることにより、電
子保存データは、「通期に満たない期間も電子保存され
るが、通期を保存した時点で通期に満たない保存データ
は整理される」ことが示されている。

【００４１】次に、図７は、作成期間が異なる複数の決
算書の印刷物が生成され、対応する電子保存データが処
理される過程を概念的に示す図である。図７（ａ）に示
すように、決算書に関する各制御データは、対応する各
メモリにそれぞれ格納されており、保存単位メモリ１５
２に格納した保存単位の制御データは「半期」、過程保
存メモリ１５３に格納された過程保存の制御データは
「する」、重複保存メモリ１５４に格納した重複保存の
制御データは「整理する」となっている。

【００４２】ここで、図７（ｂ）に示すように、作成期
間が「４月〜６月」の決算書の印刷指示が入力された場
合、ＣＰＵ１１により、決算書の印刷データが生成さ
れ、決算書の印刷物が印刷装置１７から出力される。ま
た、ＣＰＵ１１により、この印刷データが電子保存デー
タとして指定され、電子保存データファイル１６２に
「４月〜６月」の決算書の電子保存データが新規保存さ
れる。ここで、決算書の作成期間は「４月〜６月」であ
り、作成期間は保存単位の制御データは「半期」以内で
あるが、過程保存の制御データは「する」であるため、
「４月〜６月」の決算書が電子保存される構成となって
いる。

【００４３】続いて、図７（ｃ）に示すように、作成期
間が「７月〜９月」の決算書の印刷指示が入力された場
合、ＣＰＵ１１により、「７月〜９月」の決算書の印刷
データが生成され、「７月〜９月」の決算書の印刷物が
印刷装置１７から出力される。また、ＣＰＵ１１によ
り、印刷データが電子保存データとして指定され、電子
保存データファイル１６２に「７月〜９月」の決算書の
電子保存データが新規保存される。ここで、決算書の作
成期間は「７月〜９月」であり、作成期間は保存単位の
制御データの「半期」以内であるが、過程保存の制御デ
ータは「する」であるため、「７月〜９月」の決算書が
電子保存される構成となっている。また、作成期間が
「４月〜６月」の決算書と、作成期間が「７月〜９月」
の決算書は、作成期間が重複しないため、２つの決算書
は電子保存されたままとなる。

【００４４】さらに、図７（ｄ）に示すように、作成期
間が「４月〜９月」の決算書の印刷指示が入力された場
合、ＣＰＵ１１により、作成期間が「４月〜９月」の決
算書の印刷データが生成され、「４月〜９月」の決算書
の印刷物が印刷装置１７から出力される。また、ＣＰＵ
１１により、生成された印刷データが電子保存データと
して指定され、電子保存データファイル１６２に「４月
〜９月」の決算書の電子保存データが新規保存される。
ここで、決算書の作成期間は「４月〜９月」であるた
め、作成期間は保存単位の制御データの「半期」を満た
しており、「４月〜９月」の決算書の電子保存が行われ
る。また、「４月〜９月」の決算書は、作成期間が「４
月〜６月」の決算書と、作成期間が「７月〜９月」の決
算書と、作成期間が重複している。ここで、重複保存の
制御データは「整理する」であるため、保存単位に満た
ない「４月〜６月」、及び「７月〜９月」の決算書の電
子保存データは自動整理され、削除される構成となって
いる。

【００４５】以上のように、本実施の形態のデータ管理
装置１によれば、電子文書の印刷が行われる毎に生成さ
れ、記憶装置１６に電子保存される電子保存データを、
文書種別毎に設定される保存単位、過程保存の制御デー
タに基づいて、記憶装置１６に保存するか否かを判断し
て、必要な電子保存データのみを保存するとともに、重
複保存の制御データに基づいて、作成期間の重複する不
要な電子保存データを記憶装置１６から削除する。

【００４６】したがって、作成期間が重複する複数の電
子保存データが記憶装置に保存されたり、最終的な会計
資料としては不要な期間の電子保存データが記憶装置に
保存されることがなく、必要な電子保存データのみを記
憶装置に保存することができる。これにより、記憶装置
に蓄積される電子保存データを効率良く管理するととも
に、記憶装置の容量を有効に利用して、企業における業
務処理の効率を向上させることができる。

【００４７】なお、本実施の形態における記述は、本発
明にかかる好適なデータ管理装置１の一例であり、これ
に限定されるものではなく、本実施の形態におけるデー
タ管理装置１の細部構成、及び詳細動作に関しては、本
発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更可能であること
はもちろんである。例えば、電子保存単位制御テーブル
１６１及び電子保存データファイル１６２を格納する記
憶装置１６は、データ管理装置１に備えられた形態に限
らず、記憶装置１６をデータ管理装置１と分離し、デー
タ管理装置１はネットワークＮを介して記憶装置１６に
接続して電子保存単位制御テーブル１６１及び電子保存
データファイル１６２にアクセスするように構成しても
よい。

【００４８】

【発明の効果】本発明によれば、文書を電子保存する際
に、文書の作成期間と、文書の種類別に設定されている
保存単位とに応じて、保存対象となる文書のみを記憶手
段に保存するとともに、電子保存される文書と作成期間
が重複する文書が記憶手段に既に記憶されている場合
は、重複する文書が自動的に削除されるため、ユーザに
負担をかけることなく、既に電子保存された不要な電子
保存データを自動的に整理することができ、不要な電子
保存データが記憶手段に保存されることがなく、記憶手
段の容量を有効に利用して、電子保存データを効率良く
管理することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を適用した実施の形態のデータ管理装置
１の要部構成を示すブロック図である。

【図２】図１のＲＡＭ１５に格納される各データのデー
タ構成例を示す図である。

【図３】図１の記憶装置１６に格納される電子保存単位
制御テーブル１６１のデータ構成例を示す図である。

【図４】図１の記憶装置１６に格納される電子保存デー
タファイル１６２のデータ構成例を示す図である。

【図５】図１のＣＰＵ１１により実行される電子保存処
理を示すフローチャートである。

【図６】各制御データに基づいて電子保存処理が行われ
た場合の処理結果（動作）の概要を一覧にて示す図であ
る。

【図７】電子保存処理により電子保存データが処理され
る過程の具体例を示す図である。

【符号の説明】

１ データ管理装置 １１ ＣＰＵ １２ 表示部 １３ 入力部 １４ 伝送制御部 １５ ＲＡＭ １６ 記憶装置 １７ 印刷装置 １８ バス Ｎ ネットワーク

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書を電子保存する記憶手段を備えるデー
   タ管理装置において、 前記記憶手段に文書を電子保存する際に、文書が作成さ
   れた期間を示す作成期間と、文書の種類別に設定された
   保存単位とに基づいて、文書を電子保存するか否かを判
   別する判別手段と、 前記判別手段により、前記文書を電子保存すると判別さ
   れた場合に当該文書を前記記憶手段に電子保存させる保
   存手段と、 電子保存する文書の作成期間と重複する作成期間の文書
   が前記記憶手段に既に電子保存されているか否かを検索
   する検索手段と、 前記検索手段により作成期間が重複する文書が検索され
   た場合に当該文書を前記記憶手段から削除する削除手段
   と、 を備えることを特徴とするデータ管理装置。
2. 【請求項２】前記保存単位と、保存単位に至るまでの過
   程の文書を電子保存するか否かを示す過程保存要否と、
   作成期間が重複する文書を削除するか否かを示す重複保
   存要否と、を文書の種類別に記憶する電子保存単位制御
   情報記憶手段をさらに備え、 前記判別手段は、前記電子保存単位制御情報記憶手段に
   記憶される保存単位、及び過程保存要否に基づいて文書
   を電子保存する否かを判別し、 前記削除手段は、前記電子保存単位制御情報記憶手段に
   記憶される重複保存要否に基づいて前記作成期間が重複
   する文書を削除することを特徴とする請求項１記載のデ
   ータ管理装置。
3. 【請求項３】コンピュータに、 文書を電子保存する際に、文書が作成された期間を示す
   作成期間と、文書の種類別に設定された保存単位とに基
   づいて、文書を電子保存するか否かを判別する機能と、 前記文書を電子保存すると判別された場合に当該文書を
   記憶手段に電子保存させる機能と、 電子保存する文書の作成期間と重複する作成期間の文書
   が前記記憶手段に既に電子保存されているか否かを検索
   する機能と、 作成期間が重複する文書が検索された場合に当該文書を
   前記記憶手段から削除する機能と、 を実現させるためのプログラム。