JP2004013632A - 電子会議システムおよびコンピュータ可読記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】ネットワーク接続された電子会議システムにおいて、会議室予約と連動して会議の開催前後に準備動作を自動で実行し会議全体のサポートを行う。
【解決手段】会議予約システムにおいて、会議サーバは予約データを受信するとそれをデータベースに登録し、その情報を基に、会議開始前準備（ファイル転送、チェック、および使用するファイルの解凍、アプリを自動起動、参加人数分の資料を予め印刷、システムの自己診断を行い不具合箇所の警告や状況を電子メールで管理者へ送信、必要なファイルが転送済みかをチェックし、圧縮されているファイルの自動解凍）、開始直前（プロジェクタをスタンバイとし、アプリを自動起動）会議終了後（必要なファイルの自動圧縮、削除、議事録作成の管理等）を行う。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ネットワークを用いた電子会議システムにおいて会議室予約と連動して会議の開催前に、ファイル転送、チェック、および使用するファイルの解凍、参加人数分の資料を予め印刷、システムの自己診断を行い不具合個所の警告や状況を電子メールで管理者へ送信し、開始直前にプロジェクタをスタンバイとし、アプリを自動起動し、会議の開催後に、不要なファイルの自動圧縮、削除、議事録作成の管理を自動で実行し会議全体のサポートを行う電子会議システムおよびコンピュータ可読記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の会議室予約システム　キヤノン特開２０００−２０６２６号公報により、会議サーバは予約データを受信するとそれをデータベースに登録し、その情報を基に、それに含まれる会議参加者の電子メールアドレスに対して会議の通知を、メールサーバを介して送信するシステムが提案されているが、会議前後にシステムの自己診断や、ファイル圧縮、伸張などの会議全体をサポートする処理機能が無かった。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来例では、会議サーバは予約データを受信するとそれをデータベースに登録し、その情報を基に、それに含まれる会議参加者の電子メールアドレスに対して会議の通知を、メールサーバを介して送信するシステムが提案されているが、会議前後にシステムの自己診断や、ファイル圧縮、伸張などの会議全体をサポートする処理機能が無かった。
【０００４】
本発明はこのような問題点に鑑みなされたもので、会議室予約と連動して会議の開催前に、ファイル転送、チェック、および使用するファイルの解凍、参加人数分の資料を予め印刷、システムの自己診断を行い不具合個所の警告や状況を電子メールで管理者へ送信開始直前にプロジェクタをスタンバイとし、アプリを自動起動、会議の開催後に、不要なファイルの自動圧縮、削除、議事録作成の管理等、これらを自動で実行し会議全体のサポートを行うことで電子プレゼン会議室の利便性を向上させることのできる電子会議システムおよびコンピュータ可読記憶媒体を提供することを目的とするものである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するために、本発明に係る電子会議システムは、ネットワーク接続された電子会議システムにおいて、会議に関する予約情報を受信してそれを登録する登録手段と、前記予約情報に基づいて、前記電子会議システムの自己診断を行い、診断結果通知を作成し、この診断結果通知を前記予約情報の送信者、前記電子会議システムの管理者、および会議参加者のうち少なくとも１者に対して送信する通知手段とを備える構成としている。
【０００６】
また、前記予約情報に基づいて、前記会議において使用する会議資料ファイルを受信したか否かを定期的に診断し、前記診断の結果を前記予約情報の送信者に対して送信する通知手段とを備えるようにしてもよい。
【０００７】
なお、前記会議資料ファイルを送信する場合にその会議資料ファイルの有効期限を設定する手段を備え、前記設定した有効期限に基づいて、その有効期限が切れた会議資料ファイルを削除する構成としてもよい。
【０００８】
また、受信した会議資料ファイルを圧縮して保存する手段と、必要に応じて圧縮した前記会議資料ファイルを解凍して使用する手段と、使用後に再び前記会議資料ファイルを圧縮して保存する手段とを備える構成とすることもできる。
【０００９】
さらに、前記予約情報は、会議参加者の人数を設定可能であり、前記会議資料ファイルを受信した場合には、それを会議開催前に会議参加者の人数分あらかじめ印刷する手段とを備えるようにすることもできる。
【００１０】
また、前記予約情報に基づいて、会議開催前に予め圧縮した資料ファイルを解凍する手段と、前記電子会議システムを自動起動する手段と、前記会議資料ファイルに対応するアプリケーションを自動起動する手段とを備えることが望ましい。
【００１１】
なお、前記予約情報に基づいて、会議終了後に議事録ファイル、会議資料ファイルを前記会議参加者に電子メールで送付する手段を備えることもできる。
【００１２】
この他、上述のような電子会議システムにおいて、コンピュータにより、会議に関する予約情報を受信してそれを登録する登録工程と、前記予約情報に基づいて、システムの自己診断通知を作成し、この自己診断通知を前記予約情報の送信者に対して送信する通知工程とを実現させるコンピュータプログラムを格納することを特徴とするコンピュータ可読記憶媒体を構成することもできる。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態である電子会議システムおよびコンピュータ可読記憶媒体を詳細に説明する。
【００１４】
本実施形態の電子会議システム１は、図１に示したような、バス状ネットワーク３に接続された、メールサーバおよび会議室予約機能を備えた会議サーバ２、Ｋ台（Ｋは自然数）のユーザ端末装置４〜６から構成されるネットワーク上にインプリメントされている。なお、ネットワーク３は、公衆電話回線網、ＩＳＤＮ等のネットワーク、またはインターネットおよびこれらの組み合わせでもよい。また、メールサーバまたは会議室予約サーバは、本システム外に存在してもかまわない。会議サーバ２には、大画面ディスプレイとしてプロジェクタ７と、プリンタ８が接続されている。
【００１５】
図２に示したように、会議サーバ２は、パーソナルコンピュータ４５、ディスプレイ４２、キーボード４３、マウス４４から構成されている。
このパーソナルコンピュータ４５は、ワークステーションや大型コンピュータに置き換えることができる。
【００１６】
図３は、パーソナルコンピュータ４５の内部構成の概略を示すブロック図である。
【００１７】
通信制御部５０１は、ネットワークインターフェースを備えており、このネットワークインターフェースを介してネットワーク３と各種データの授受を行う。ＣＰＵ５０２は、ＲＯＭ５０３あるいはＲＡＭ５０４に格納されたプログラムを実行することで、装置全体の制御を行うほか、後述する手順により会議予約サービスを提供している。また、メモリ制御部５０６により不揮発性メモリ（ハードディスク、ＣＤ等）５０５とＲＡＭ５０４との間でデータやプログラムの授受を行う。
【００１８】
表示制御部５０９から送出される画像データはディスプレイ４２に表示される。また、この表示制御部４２は表示デバイスの種類に応じて適宜処理を行う。
【００１９】
コーデック５１０は音声データの符号化／復号化を行う。コーデック５１１は画像データの符号化／復号化を行う。操作制御部５１２にはキーボード４３およびマウス４４が接続される。以上の各ブロックは、システムバス５０７、データバス５０８によって接続されている。
【００２０】
この構成により、所望の画像を作成してディスプレイ４２に表示したり、会議室の予約等、所望のプログラムを実行することができ、キーボード４３やマウス４４、あるいは、ネットワーク３で接続された他のパーソナルコンピュータから、必要なデータを入力することが可能となっている。
【００２１】
図４は会議室予約入力フォーマット１／２である。本実施例ではこのフォーマットはクライアント側に持っているが、サーバ側で保持し、クライアント側にダウンロードしても、またＷＷＷサーバ経由でＨＴＭＬ文書としてクライアントに表示してもかまわない。図中Ｆ４０１は会議室名入力フィールドであり、Ｆ４０２は予約者氏名入力フィールド、Ｆ４０３は予約日時入力フィールド、Ｆ４０４は会議参加予定者入力フィールド、Ｆ４０５は会議参加人数入力フィールド、Ｆ４０６は会議開催目的入力フォームフィールド、Ｆ４０７は予約情報送信ボタンである。
【００２２】
会議室予約者は、Ｆ４０１〜Ｆ４０６の各フィールドに必要に応じてデータを入力した後、送信ボタンを押すことで、このフォームに入力されたデータが、会議サーバ２に送信される。
【００２３】
会議サーバ２においては、受信した会議室予約処理プログラムから予約データが作成され、予約情報データベースに登録される。
【００２４】
図５は会議室予約入力フォーマット２／２である。会議室予約データから
会議室予約日に使用される会議資料をあらかじめサーバへアップロードする際の表示フォーマットである。図中、Ｆ４０８は会議資料ファイルリストで予めアップロードしておくことでリスト表示される。
【００２５】
Ｆ４０９の参照ボタンを押すと、クライアントのローカルディスクのフォルダが表示され、ファイル選択をすることができる。前記の選択が終了するとアップロードファイルリストＦ４１１フィールドへ対応ファイルが表示される。
【００２６】
前記アップロードファイルに有効期限を設定する場合には、Ｆ４１０有効期限フィールドに有効期限を入力する
前記入力が終了するとアップロードファイルリストＦ４１１フィールドへ対応ファイルと有効期限が表示される。Ｆ４１２ファイルｕｐｌｏａｄボタンを押すことでクライアントのファイルが会議サーバ２へ転送される。
【００２７】
会議室予約システムは、図４に示した会議室予約データを受信すると、予約情報を作成する。更に図５に示した会議資料アップロードフォームにより予め電子資料をサーバへ送信することができる。
【００２８】
以上の構成を備える本実施形態のシステムの動作を、図６のフローチャートを参照して以下に説明する。
【００２９】
まず、ステップＳ６０１において会議予約処理を開始する、図４の会議予約ページ１／２の入力フォームに書き込み、Ｆ４０７の送信ボタンをトリガーとするクライアントからの予約データをサーバが受信し、ステップＳ６０２に進む。
【００３０】
ステップＳ６０２では、図５の会議予約ページ２／２の入力フォームにより、Ｆ４１１の送信ボタンをトリガーとしてクライアントからの会議資料ファイルをサーバ２へアップロードする。ここで、もし一定期間に会議資料が無かった場合には、会議予約者に対してファイルの催促を電子メールで行う。
【００３１】
ステップＳ６０４に進み、サーバ２ではアップロードされた会議資料ファイルを一旦圧縮した後保存する。会議予約の例えば３日前になると、圧縮された会議資料をプリンタ８にて予約人数分例えば４人分印刷し会議前の準備をする。
【００３２】
次に、ステップＳ６０７では、ステップＳ６０８に示したように電子会議システムの自己診断を行う、例えば、パソコン、周辺機器の動作に異常はないか？、プロジェクタのランプは点灯するか？などのチェック作業が行われ、異常が認められた場合、不具合個所をシステム管理者へ電子メールで通知し修理交換作業を依頼する。連絡先は、システム管理者だけでなく、会議予約者、会議参加者など複数設定可能とする。
【００３３】
次に、ステップＳ６１０において会議予約開始の３０分前になることを監視し、時間がきたらステップＳ６１１へ進む。
【００３４】
ステップＳ６１１では、会議直前処理として、圧縮されている会議資料ファイルを解凍し必要なアプリケーション
例えばパワーポイントを立ち上げ、会議資料ファイルをスライドショー表示する。
【００３５】
次に、ステップＳ６１２において会議を開始し、ステップＳ６１３で会議進行、　ステップＳ６１４で会議終了し会議参加者が議事録を作成しサーバへ保存する。
【００３６】
ステップＳ６１５で、議事録や会議資料ファイルを会議参加者へ印刷または、電子メール送付する、不要になった会議資料を圧縮して保存、または期限を設けて会議資料を保存することで期限切れの会議資料を削除する。
次に、ステップＳ６１６において会議を終了する。
【００３７】
このシステムにより、予約者は会議資料をアップロードでき、会議参加者の必要分について印刷も自動化されるため、参加者全員手ぶらで会議参加できる。
会議資料の催促メールが送られてくるので資料送付し忘れが無い。
【００３８】
予約さえしておけば、開催前に自動自己診断機能が働くため、当日にシステムに問題が発覚することが無く安心して会議に望める。
【００３９】
会議資料ファイルは使用時以外は圧縮して保存され、ファイルに期限を設定することで不要となった
ファイルを自動削除するためサーバの記憶容量等に負担がかからず、セキュリティ上も都合がよい。
（他の実施形態）
なお、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ，インタフェイス機器，リーダ，プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機，ファクシミリ装置など）に適用してもよい。
【００４０】
また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコード、例えば図６の手順のプログラムを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても達成される。
【００４１】
この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００４２】
プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭなどを用いることができる。
【００４３】
また、コンピュータが読出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００４４】
さらに、記憶媒体から読出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００４５】
【発明の効果】
以上説明したように、本願各発明によれば、会議室予約と連動して会議の開催前に、ファイル転送、チェック、および使用するファイルの解凍、参加人数分の資料を予め印刷、システムの自己診断を行い不具合個所の警告や状況を電子メールで管理者へ送信し、開始直前にプロジェクタをスタンバイとし、アプリを自動起動会議の開催後に、不要なファイルの自動圧縮、削除、議事録作成の管理等、これらを自動で実行し会議全体のサポートを行うことで電子プレゼン会議室の利便性を向上させることを目的とする。
【図面の簡単な説明】
【図１】会議予約システムを実現するための概略構成図。
【図２】会議予約サーバを示す概略構成図。
【図３】会議予約サーバのコンピュータ概略内部構成を示すブロック図。
【図４】会議室予約入力フォーマット１／２。
【図５】会議室予約入力フォーマット２／２。
【図６】会議予約サーバの動作を示すフローチャート。
【符号の説明】
１　会議予約システム
２　会議予約サーバ
３　ネットワーク
４，５，６　クライアント端末
４２　ディスプレイ
４３　キーボード
４４　マウス
４５　ＰＣ

Claims (8)

1. ネットワーク接続された電子会議システムにおいて、
   会議に関する予約情報を受信してそれを登録する登録手段と、
   前記予約情報に基づいて、前記電子会議システムの自己診断を行い、診断結果通知を作成し、この診断結果通知を前記予約情報の送信者、前記電子会議システムの管理者、および会議参加者のうち少なくとも１者に対して送信する通知手段とを備えることを特徴とする電子会議システム。
2. 前記予約情報に基づいて、前記会議において使用する会議資料ファイルを受信したか否かを定期的に診断し、
   前記診断の結果を前記予約情報の送信者に対して送信する通知手段とを備えることを特徴とする請求項１に記載の電子会議システム。
3. 前記会議資料ファイルを送信する場合にその会議資料ファイルの有効期限を設定する手段を備え、
   前記設定した有効期限に基づいて、その有効期限が切れた会議資料ファイルを削除することを特徴とする請求項２に記載の電子会議システム。
4. 受信した会議資料ファイルを圧縮して保存する手段と、
   必要に応じて圧縮した前記会議資料ファイルを解凍して使用する手段と、
   使用後に再び前記会議資料ファイルを圧縮して保存する手段とを備えることを特徴とする請求項２又は３に記載の電子会議システム。
5. 前記予約情報は、会議参加者の人数を設定可能であり、前記会議資料ファイルを受信した場合には、それを会議開催前に会議参加者の人数分あらかじめ印刷する手段とを備えることを特徴とする請求項２から４のいずれかに記載の電子会議システム。
6. 前記予約情報に基づいて、会議開催前に予め圧縮した前記会議資料ファイルを解凍する手段と、
   前記電子会議システムを自動起動する手段と、
   前記会議資料ファイルに対応するアプリケーションを自動起動する手段とを備えることを特徴とする請求項２から５のいずれかに記載の電子会議システム。
7. 前記予約情報に基づいて、会議終了後に議事録ファイル、会議資料ファイルを前記会議参加者に電子メールで送付する手段を備えることを特徴とする請求項２から６のいずれかに記載の電子会議システム。
8. 請求項１から７のいずれかに記載の電子会議システムにおいて、
   コンピュータにより、会議に関する予約情報を受信してそれを登録する登録工程と、
   前記予約情報に基づいて、システムの自己診断通知を作成し、この自己診断通知を前記予約情報の送信者に対して送信する通知工程とを実現させるコンピュータプログラムを格納することを特徴とするコンピュータ可読記憶媒体。

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