JP2004206483A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】文書ファイルの回覧が途中で滞ることがあった。
【解決手段】入力部１０２は、回覧すべき文書ファイルを取得する。格納処理部２００は、その文書ファイルを文書ファイル格納部１１０に格納する。設定部３００は、回覧対象者ごとに文書ファイルの閲覧開始時刻を設定する。提供部４００は、閲覧開始時刻以降に、回覧対象者に対して文書ファイルを提供する。これにより、閲覧開始時刻を基準に文書ファイルの回覧を行うことができる。
【選択図】 図２

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は文書管理技術に関し、とくに予め決められた回覧経路に基づいて文書を回覧するための技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
ネットワーク技術の発達にともない、コンピュータ、プリンタ、ＦＡＸなどの情報機器がネットワークに接続されるようになってきた。ネットワーク化は、例えば社内、ビル内などの限られた範囲のローカルエリアネットワーク（以下、単に「ＬＡＮ」という）に限られず、地球全体規模のネットワークいわゆるワイドエリアネットワーク（以下、単に「ＷＡＮ」という）にまで拡大している。こうしたインフラストラクチャーの整備が進むにつれて、例えばビジネスシーンにおいても電子メール、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）、ウェブページなどが広範に活用されるようになった。
【０００３】
ネットワーク技術がビジネスに活用されることで、実際の業務体系も徐々に変わりつつある。その一つに、ワークフローシステムの導入があげられる。このシステムは、伝票、帳票、稟議書などの紙ベースの回覧文書を関係者に順次回覧して行っていた従来の業務を、電子的に各担当者のコンピュータに送信することで業務の効率化を図るものである。回覧の順序は、回覧経路として回覧文書ごとに定義され、システムは、その回覧経路に基づいて担当者宛に回覧文書を送信する。
【０００４】
また、ワークフローシステムが対象とする業務として、複数の回覧文書がそれぞれ別経路で平行して回覧され、ある時点でひとつにまとめられるようなものがある。例えば、発注業務において、決裁書類と注文書類はそれぞれ企画部と研究部により別々の経路で作成され、経理部長がそれらの書類を統合することがある。こうした場合、このシステムは、それぞれの回覧対象者に対して、双方の回覧文書の回覧状況すなわち回覧が開始された時刻や現在の回覧対象者などを確認するための画面を提供する（特許文献１）。
【０００５】
【特許文献１】
特開平８−９６０３１号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
従来のワークフローシステムは、ユーザ主導すなわち回覧対象者による文書ファイルの閲覧の有無に応じて回覧が順次進んでいた。このため、回覧対象者が文書ファイルを閲覧するまでの期間に応じて、回覧を開始してから最終的に完了するまでの期間にばらつきが生じてしまう。
【０００７】
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、回覧の滞りを防止する技術、所定時間内で回覧が終わるように回覧作業を補助するための技術、回覧方法に柔軟性を持たせる技術、装置主導の回覧を行うための技術、文書の種類に応じた回覧を行うための技術の提供にある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明のある態様は、文書管理装置である。この装置は、文書ファイルに、複数の回覧対象者を含む回覧経路と閲覧開始時刻とを対応付ける設定手段と、現在時刻と閲覧開始時刻とに基づいて文書ファイルの閲覧の可否を判定する判定手段と、現在時刻が閲覧開始時刻以降の場合に、文書ファイルを回覧対象者に提供する手段とを備える。これにより、文書ファイルに対応付けられた閲覧開始時刻以降、文書ファイルの閲覧が可能になるので、例えば辞令などの予め回覧文書が出来ていても、所定の日時まで公表しない種類のものに有効である。
【０００９】
「文書ファイル」は、回覧文書であり、例えば文字列、画像、音声などを含むデジタルデータである。実際のシステムでは、このデジタルデータが回覧対象者のコンピュータ（以下、単に「クライアント」という）に送信され、クライアント側で解析され表示または音声として出力される。このように「回覧文書」とは、従来の紙ベースの文書を単に画像ファイルにしたものだけでなく、所定のアプリケーションで生成されたファイルや音声ファイルなどのデジタルデータも含むものである。また、「閲覧開始時刻」は、文書ファイルの閲覧が可能になる時刻であり、ユーザが任意に設定できてもよいし、文書ファイルの属性に応じて初期値が自動的に設定されてもよい。ここでいう「ユーザ」は、文書ファイルの回覧に係る責任者（以下、単に「回覧責任者」という）であり、文書ファイルを当該文書管理装置に登録し、回覧経路などを設定したユーザをいう。また、回覧経路に含まれるユーザを「回覧対象者」という。「属性」とは、文書ファイルの種類、緊急度や重要度、その他文書ファイルを特徴づける任意の情報をしめす。
【００１０】
設定手段は、回覧対象者ごとに閲覧開始時刻を設定してもよい。これにより、文書管理装置は、所定の回覧経路に含まれる回覧対象者間の回覧作業を、時間を軸として制御することができる。例えば、それぞれの回覧対象者に対応付けて設定する閲覧開始時刻をずらすことで文書ファイルを順次回覧対象者に提供できる。また、同一の閲覧開始時間を設定すれば一斉に文書ファイルを提供できる。さらに、ひとつの回覧経路に含まれる複数の回覧対象者を複数のグループに分け、グループごとに閲覧開始時刻をずらすことも可能である。このように、閲覧開始時刻を回覧対象者ごとに設定可能にすることで、柔軟性に秀でた回覧の制御ができる。また、文書ファイルの閲覧は時間をベースに許可されるので、直前の回覧対象者が閲覧を終えなければ文書ファイルの閲覧ができない状況が生じない。
【００１１】
判定手段は、閲覧開始時刻に基づいた文書ファイルの閲覧可否判定の他に、回覧経路に基づいて文書ファイルの閲覧の可否を判定するモードを有してもよい。例えば、回覧経路すなわち回覧順序に基づいて文書ファイルの閲覧可否を判定する場合、判定手段は、回覧の順番がきたときに閲覧を許可するが、閲覧開始時刻に到達しただけでは閲覧を許可しない。また、閲覧開始時刻に基づいて文書ファイルの閲覧可否を判定する場合、判定手段は、閲覧開始時刻に到達したときに閲覧を許可するが、回覧の順番がきただけでは閲覧を許可しない。さらに、回覧順序および閲覧開始時刻に基づいて文書ファイルの閲覧可否を判定する場合、判定手段は回覧の順番がきて、かつ閲覧開始時刻に到達したときに閲覧を許可する。判定手段がどのような判定を行うかは、文書ファイルごとに設定できることが好ましい。
【００１２】
この装置は、閲覧開始時刻の設定された文書ファイルの存在を、閲覧開始時刻より前に回覧対象者に通知する手段を更に備えてもよい。これにより、回覧対象者は予め文書ファイルの存在を知ることができる。また、回覧開始時刻を含む通知を行うことで、その時刻に文書ファイルを閲覧しようという意識を回覧対象者に持たせることができる。これにより、所定時間内で回覧が完了するように制御できる。
【００１３】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【００１４】
【発明の実施の形態】
図１は、実施の形態に係る文書管理システム１０の構成図である。文書管理装置１００は、ＬＡＮ１６を介して接続された第１クライアント１４ａおよび第２クライアント１４ｂなどの複数の端末（以下、単に「クライアント１４」という）に、予め設定された回覧経路に基づいて文書ファイルを提供する。本実施の形態において、文書管理装置１００は、例えばＦＡＸ機能、スキャナ機能、プリンタ機能、プリンタサーバ機能、ＦＡＸサーバ機能、コピー機能などを有する装置、もしくは複数の機能を有するＭＦＰなどに組み込まれてもよいし、単独の装置であってもよい。文書管理装置１００は、こうした機能を利用して、例えばネットワーク１２やＬＡＮ１６を介して文書ファイルを取得したり、スキャナ機能を利用して直接文書ファイルを取得したりする。文書管理装置１００は何らかの機能を利用して文書ファイルを取得すればよい。
【００１５】
図２は、図１の文書管理装置１００の内部構成図である。文書管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インターフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組み合わせによって実現されるが、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００１６】
入力部１０２は、例えばファクシミリ機能、スキャナ機能、電子メール受信機能、ファイルサーバ機能などのいずれかの機能を用いて回覧すべき文書ファイルを受け付ける。入力部１０２は、受け付けた文書ファイルを、その文書ファイルの提供元を特定する情報（以下、単に「提供元情報」という）とともに格納処理部２００に出力する。提供元情報は例えば、ファクシミリ画像の発信元電話番号、電子メールの送信元アドレス、ＦＴＰで文書ファイルを受け付けたときの送信元のＩＰアドレス、スキャナにより取り込んだ文書ファイルであることを示す情報などである。
【００１７】
経路情報格納部１０４は、複数の回覧対象者ごとに回覧順序を定めた回覧経路（以下、単に「経路情報」という）をその識別情報（以下、単に「経路ＩＤ」という）に対応付けて保持する。経路選択情報格納部１０６は、文書ファイルの提供元情報に基づいて回覧経路を選択するための情報（以下、単に「経路選択情報」という）を保持し、例えば提供元情報と経路ＩＤとを対応付けて保持する。格納処理部２００は、経路選択情報格納部１０６を参照して、入力部１０２から供給された提供元情報に対応付けられた経路ＩＤを特定し、経路ＩＤに対応付けられた経路情報を経路情報格納部１０４から読み込む。そして、格納処理部２００は、その経路情報に基づいて入力部１０２から供給された文書ファイル毎に個別の回覧経路（以下、単に「個別経路情報」という）を初期値として作成する。その後、格納処理部２００は、文書ファイルを文書ファイル格納部１１０に格納し、その文書ファイルに対応付けて個別経路情報を回覧状況格納部１０８に格納する。
【００１８】
提供部４００は、回覧状況格納部１０８に保持されている個別経路情報に基づいて、回覧対象者に文書ファイルを順次提供する。このように、提供元情報に基づいて格納処理部２００が個別経路情報を生成することで、例えば得意先からＦＡＸ画像として届いた注文書を、予め登録した回覧経路で自動的に回覧させることができる。本実施の形態において、提供部４００はウェブページを提供するサーバとしての機能（以下、単に「ウェブサーバ機能」という）を有し、文書ファイルを、例えばＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）形式でクライアント１４に提供する。ウェブサーバ機能を使い文書ファイルを擬似的に回覧できるように、回覧対象者毎に文書ファイルへのアクセス権が設定されており、提供部４００は、アクセス権を有する回覧対象者が操作するクライアント１４に対して文書ファイルを提供する。このアクセス権は、回覧状況格納部１０８に個別経路情報とともに保持されており、回覧対象者が文書ファイルを閲覧もしくは所定の作業を完了した場合に、次の回覧対象者へアクセス権が移動される。本実施の形態において、アクセス権の移動処理は、後述する処理部２５０が、管理部５００からの指示に基づいて行う。
【００１９】
設定部３００は、回覧責任者からの指示に基づいて経路情報および経路選択情報を生成し、それぞれ経路情報格納部１０４ならびに経路選択情報格納部１０６に格納する。また、設定部３００は、格納処理部２００により生成された個別経路情報を回覧責任者からの指示に基づいて更新する。これにより、回覧責任者は個別経路情報を自由にカスタマイズできる。この設定作業のために、設定部３００は、例えば回覧責任者のクライアント１４に設定用画面を表示させ、その画面を介して種々の設定を受け付けてもよいし、文書管理装置１００に設けられた操作パネル等を介して種々の設定を受け付けてもよい。
【００２０】
管理部５００は、文書ファイル毎に回覧状況を管理する。検出部５０２は、提供部４００により提供された文書ファイルを検出し、閲覧管理部６００および期限管理部７００に出力する。閲覧管理部６００は、その文書ファイル毎に各回覧対象者の閲覧状況を管理する。期限管理部７００は、文書ファイル毎に各回覧対象者の閲覧期限等の期限に係る管理をする。通知部５０４は、閲覧管理部６００または期限管理部７００からの指示に基づいて、指定された宛先へ通知を行う。処理部２５０は、管理部５００の指示に応じて例えば、印刷処理、文書ファイルの他メディアへの保存、通知、文書ファイル格納部１１０から文書ファイルの削除、回覧状況の変更、アクセス権の移動などの処理を行う。
【００２１】
図３（ａ）は、図１のクライアント１４に表示される新着文書一覧画面１５０の一例を示す図である。この新着文書一覧画面１５０は、例えばユーザが文書管理装置１００にログインしたときに最初に表示される。これにより、ユーザが新着の文書ファイルを見落とすことを防止できる。件名欄１５２には、文書ファイルのタイトルが表示される。文書属性欄１５４には、文書ファイルの属性とその属性に対応付けられたアイコン１６０が表示される。差出人欄１５６には、その文書ファイルの差出人の情報が表示される。到着日欄１５８には、その文書ファイルが到着した日時が表示される。この他、回覧責任者の情報や、文書ファイルのデータ量、文書ファイルが閲覧可能になってからの期間などが表示されてもよい。
【００２２】
図３（ｂ）は、新着文書一覧画面１５０の件名欄１５２にあるいずれかの文書ファイルを選択したときに表示される文書表示画面１７０の一例を示す図である。回覧文書領域１７２には、回覧すべき文書が表示される。処理メニュー１７４は、表示中の文書ファイルに対する処理を指示するためのコンポーネントである。例えば、次の回覧対象者への転送、回覧文書の印刷、回覧文書の保存などを文書管理装置１００に対して指示することができる。これらの指示内容が、図２の処理部２５０によって処理される。メモ記入領域１７６は、回覧文書に対するコメントを記入するための領域であり、例えば、回覧文書が編集可能に設定されている場合に書き込み可能になる。完了ボタン１７８は、処理メニュー１７４で選択した処理メニューの実行を指示するためのボタンである。例えば、次の回覧対象者へ回覧を進める場合、ユーザは、処理メニュー１７４で「回覧」を選択し完了ボタン１７８を押下する。
【００２３】
図４は、設定画面３５０の一例を示す図である。この設定画面３５０の初期値は図２の格納処理部２００により設定される。回覧責任者は、初期値のままで回覧を開始してもよいし、設定画面３５０を利用して所望の設定に変更してもよい。タイトル入力欄３５２は、回覧文書のタイトルを入力するための領域である。コメント入力欄３５４は、回覧時もしくは後述の予告通知の際に回覧文書のタイトルとともに文面に書き込むコメントを入力するための領域である。責任者入力欄３５６は、回覧責任者の例えば氏名、識別情報などを入力するための領域である。
【００２４】
設定項目一覧３６０は、個別経路情報であり回覧対象者毎に回覧時の順番などを設定するための領域である。文書ファイルは、回覧順序欄３６２に定められている順番で、対応する対象者欄３６４に示された回覧対象者に提供される。許可日時欄３６６は、閲覧を許可する日時、すなわち閲覧開始時刻を保持する。例えば、本図で回覧対象者「ｔａｎａｋａ」には、「２００２年１０月１０日 午前１０時」から文書ファイルの閲覧が許可される。これにより、例えば「辞令」のように、指定した日時に回覧を始めるべき際に、回覧責任者がその日時を待って文書ファイルを文書管理装置１００に登録するのではなく、予め回覧文書として登録しておくことができる。予告通知欄３６８は、許可日時の指定された回覧文書の存在を予め回覧対象者に通知するか否かを指定するために利用される。
【００２５】
回覧方法指定ボタン群３５８は、回覧を順次行うか、一斉に行うかを指定するためのラジオボタンである。例えば、「一斉」を選択すると、許可日時欄３６６に保持される閲覧開始時刻が全ての回覧対象者で同一になる。許可条件指定ボタン群３７０は、文書ファイルの閲覧を許可するか否かの判定に利用する条件を選択するためのボタン群である。例えば、本図における「順序」は、回覧順序に基づいて判定を行うことを指定するためのボタンである。「許可日時」は、閲覧開始時刻に基づいて判定を行うことを指定するためのボタンである。「順序かつ許可日時」は、回覧順序および閲覧開始時刻に基づいて判定を行うことを指定するためのボタンである。
【００２６】
図５は、図２の回覧状況格納部１０８が保持する個別経路情報のデータ構造の一例を示す図である。回覧状況格納部１０８は、このような個別経路情報を文書ファイル毎に保持する。順序欄８００は、回覧の順番を保持する。対象者欄８０２は、例えばユーザＩＤなどの回覧対象者を特定する情報を保持する。許可時刻欄８０４は、閲覧開始時刻を保持する。予告通知フラグ８０６は、予告通知を行うか否かを指定する情報を保持する。本図では、「１」が予告通知を行うことを示し、「０」が予告通知を行わないことを示す。アクセス権欄８０８は、現在のアクセス権を指定する情報保持する。本図では、「１」がアクセス権ありを示し、「０」がアクセス権なしを示す。
【００２７】
図６は、図２の提供部４００の内部構成図である。受付部４０２は、クライアント１４から回覧文書の提供要求を受け付ける。認証部４０４は、回覧状況格納部１０８を参照して、クライアント１４を操作するユーザがいずれかの文書ファイルの回覧対象者であるか否かを確認する。回覧対象者である場合に、認証部４０４は許可部４０６に現時点で回覧が許可されている文書ファイルのリストを生成させる。許可部４０６は、時計４０８から供給される現在日時と、回覧状況格納部１０８から読み込んだ文書ファイルごとの閲覧開始時刻とに基づいてリストを生成する。提供処理部４１０は、そのリストに基づいて図３（ａ）の新着文書一覧表示画面１５０を表示するためのファイルを生成して、クライアント１４に提供する。
【００２８】
図７は、図６の提供部４００における処理のフローチャートの一例である。本図は、文書ファイルの閲覧許可条件として、回覧順序および閲覧開始時刻が指定された場合のフローチャートである。図６の受付部４０２は、文書ファイルの提供要求をクライアント１４から受け付ける（Ｓ１０）。図６の認証部４０４は、その要求者の認証を行う（Ｓ１２）。認証に失敗した場合（Ｓ１２のＮ）、処理を中止する。認証に成功した場合（Ｓ１２のＹ）、図６の許可部４０６は、個別経路情報を参照してその要求者が回覧対象者として指定されている文書ファイルの有無を判定する（Ｓ１４）。文書ファイルがある場合（Ｓ１４のＹ）、許可部４０６は、閲覧開始時刻以降か否かを判定する（Ｓ１６）。そして、閲覧開始時刻以降の場合（Ｓ１６のＹ）、許可部４０６は回覧順序が正しいか否かを判定する（Ｓ１７）。回覧順序が正しい場合（Ｓ１７のＹ）、許可部４０６はその文書ファイルを一時的なリストに登録する（Ｓ１８）。そして、Ｓ１４に戻る。
【００２９】
Ｓ１６で閲覧開始時刻以降でない場合（Ｓ１６のＮ）、Ｓ１４に戻る。またＳ１７で回覧順序が正しくない場合（Ｓ１７のＮ）、Ｓ１４に戻る。Ｓ１４で、回覧文書が無くなった場合（Ｓ１４のＮ）、許可部４０６はリストを提供処理部４１０に出力する。そして、提供処理部４１０はそのリストに基づいて、回覧文書の一覧画面をクライアントの表示画面に表示させる（Ｓ２０）。このフローチャートのＳ１７の処理を除いたものが、文書ファイルの閲覧許可条件として、閲覧開始時刻のみが指定された場合のフローチャートに該当する。また、このフローチャートのＳ１６の処理を除いたものが、文書ファイルの閲覧許可条件として、回覧順序のみが指定された場合のフローチャートに該当する。
【００３０】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
【００３１】
【発明の効果】
本発明によれば、文書ファイルごとに閲覧開始時刻を設定することができ、文書ファイルの種類に応じて回覧の制御を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図２】図１の文書管理装置の内部構成図である。
【図３】図１のクライアントに表示される表示画面の一例を示す図である。
【図４】図１のクライアントに表示される設定画面の一例を示す図である。
【図５】図２の回覧状況格納部のデータ構造の一例を示す図である。
【図６】図２の提供部の内部構成図である。
【図７】図６の提供部における処理のフローチャートの一例である。
【符号の説明】
１０ 文書管理システム、１０２ 入力部、１０４ 経路情報格納部、１０６経路選択情報格納部、１０８ 回覧状況格納部、１１０ 文書ファイル格納部、２００ 格納処理部、３００ 設定部、４００ 提供部、４０２ 受付部、４０４ 認証部、４０６ 許可部、４０８ 時計、４１０ 提供処理部、５００ 管理部、５０２ 検出部、５０４ 通知部、６００ 閲覧管理部、７００ 期限管理部。

Claims (4)

1. 文書ファイルに、複数の回覧対象者を含む回覧経路と閲覧開始時刻とを対応付ける設定手段と、
   現在時刻と前記閲覧開始時刻とに基づいて前記文書ファイルの閲覧の可否を判定する判定手段と、
   現在時刻が前記閲覧開始時刻以降の場合に、前記文書ファイルを前記回覧対象者に提供する手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記設定手段は、前記回覧対象者ごとに前記閲覧開始時刻を設定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記判定手段は、前記閲覧開始時刻に基づいた前記文書ファイルの閲覧可否判定の他に、前記回覧経路に基づいて前記文書ファイルの閲覧の可否を判定するモードを有することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
4. 前記閲覧開始時刻の設定された文書ファイルの存在を、前記閲覧開始時刻より前に前記回覧対象者に通知する手段を更に備えることを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の文書管理装置。

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