JP2005242557A

JP2005242557A - ファイル管理システム、クライアント、ファイル管理サーバ、ファイル利用状況管理方法

Info

Publication number: JP2005242557A
Application number: JP2004049787A
Authority: JP
Inventors: Taro Yoshihama; 太郎吉浜
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2004-02-25
Filing date: 2004-02-25
Publication date: 2005-09-08

Abstract

【課題】管理対象の各ファイルの利用状況をより正確に把握する。
【解決手段】アクセス監視部２３が複製文書記憶部２６に記憶されている文書が文書処理部２２により利用されることを検出すると、通知部２４は、利用される文書の文書ＩＤ、利用するユーザＩＤを含む通知情報を生成して文書管理サーバ１０へ送信する。文書管理サーバ１０のアクセス管理部１２は、管理下の文書へのアクセスログを収集し、アクセスログファイル１８に記録していくが、収集部１６は、クライアント２０から送信されてくる通知情報を受け取り、それをアクセスログとしてアクセスログファイル１８に記録する。情報生成部１３は、通知情報を含むアクセスログに基づいて文書の利用頻度、ユーザ毎の文書利用状況等の利用状況情報を生成する。
【選択図】図１

Description

本発明は、ファイル管理システム、特にファイルの利用状況をより正確に把握するための手法に関する。

複数ユーザにより共有されるファイル形式にて管理される文書を効率的に利用可能にするには、文書管理用のサーバを設置して、文書を集中管理することが一般的である。文書の作成者は、新規作成した文書を文書管理サーバに登録しておけば、複数ユーザによる利用を効率的に実現することができる。

また、文書管理サーバは、サーバ内に格納された文書へのアクセスログを収集することで、各文書の閲覧頻度を把握することができるので、文書の利用状況に応じて保守やサービス等の提供を行うことができる。

ところで、文書管理サーバで管理される文書を利用する際、各ユーザは、リモート側の文書管理サーバ上にある利用したい文書に対してアクセスするよりも、利用したい文書をローカル側のクライアントにいったんダウンロードし、そのダウンロードした複製文書にアクセスした方が好都合である場合が少なくない。

しかしながら、従来においては、文書管理サーバ内に格納された文書に対する利用状況は把握することはできても、ローカル側へダウンロードされた文書に対する利用状況まで把握することはできなかった。このため、従来において把握されていた各文書の利用状況は、必ずしも正確な情報であるとは言い難い。

本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、その目的は、管理対象の各ファイルの利用状況をより正確に把握することのできるファイル管理システム及びファイル管理方法を提供することにある。

以上のような目的を達成するために、本発明は、ファイルまたはファイル情報を集中管理するファイル管理サーバと、前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルを利用するユーザにより使用される１乃至複数のクライアントとを有するファイル管理システムにおいて、前記ファイル管理サーバは、前記クライアントに複製されたファイルに対してユーザがアクセスしたときに、そのアクセスされたファイルの識別情報を少なくとも含む通知情報を当該クライアントから収集し、その収集した通知情報を含むアクセスログ情報に基づいて利用状況情報を生成する手段を有することを特徴とする。

また、前記クライアントは、前記ファイル管理サーバで管理されるファイルの複製を記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶されたファイルに対するユーザアクセスを検出したときに通知情報を前記ファイル管理サーバへ送信するアクセス通知手段とを有することを特徴とする。

また、前記ファイル管理サーバは、前記クライアントから送られてくる通知情報を収集する収集手段と、前記収集手段により収集された通知情報を含むアクセスログ情報に基づいて利用状況情報を生成する情報生成手段とを有することを特徴とする。

更に、前記情報生成手段により生成された利用状況情報を公開する公開手段を有することを特徴とする。

また、前記情報生成手段は、ファイル毎のアクセスランキングを生成することを特徴とする。

また、前記ファイル管理サーバにより収集される通知情報には、ファイルアクセスしたユーザの識別情報が含まれており、前記情報生成手段は、ユーザ毎のファイルの利用状況を利用状況情報として生成することを特徴とする。

更に、前記情報生成手段により生成された利用状況情報に基づき各ユーザのファイルの利用状況を当該ユーザへ通知する利用状況通知手段を有することを特徴とする。

また、前記情報生成手段は、各ユーザが１乃至複数のグループに属している場合、グループ毎のファイルの利用状況を利用状況情報として生成することを特徴とする。

更に、前記情報生成手段により生成された利用状況情報に基づき各グループのファイルの利用状況を通知する利用状況通知手段を有することを特徴とする。

本発明に係るクライアントは、ファイル管理サーバにより集中管理されるファイルを使用するクライアントにおいて、前記ファイル管理サーバで管理されるファイルの複製を記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶されたファイルに対するユーザアクセスを検出したときに通知情報を前記ファイル管理サーバへ送信するアクセス通知手段とを有することを特徴とする。

本発明は、クライアントにより使用されるファイルまたはファイル情報を集中管理するファイル管理サーバにおいて、前記クライアントから送られてくる通知情報を収集する収集手段と、前記収集手段により収集された通知情報を含むアクセスログ情報に基づいて利用状況情報を生成する情報生成手段とを有することを特徴とする。

本発明は、ファイルまたはファイル情報を集中管理するファイル管理サーバと、前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルを利用するユーザにより使用される１乃至複数のクライアントとを有するファイル管理システムにおいて実施されるファイル利用状況管理方法において、前記クライアントは、前記クライアントの記憶手段に保存されているファイルに対するユーザアクセスを検出したときに通知情報を前記ファイル管理サーバへ送信し、前記ファイル管理サーバは、前記クライアントから受け取った通知情報を記録し、所定のタイミングで通知情報を含むアクセスログ情報に基づいてファイルの利用状況情報を生成することを特徴とする。

本発明によれば、ファイル管理サーバが内部に保管しているファイルのみならず、クライアント間で授受されたファイルへのアクセスをも検出し、それらのアクセスの有無に基づきファイルに対する利用状況を把握することができる。これにより、従来では潜在しているファイル利用も顕在化できるので、システム内における各ファイルの利用状況をより正確に把握することができる。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。なお、本実施の形態では、本発明に係るファイル管理システムを、文書ファイルを集中管理する文書管理システムに適用した場合を例にして説明する。

図１は、本実施の形態における文書管理システムを示したブロック構成図である。本実施の形態における文書管理システムは、本システムで扱う文書または文書に関する情報の管理を集中管理する文書管理サーバ１０と、文書管理サーバ１０の管理対象とされる文書を利用するユーザによって使用される１乃至複数台のクライアント２０とをＬＡＮ(Local Area Network)１で接続した構成を有している。なお、各クライアント２０は、同じ構成でよいため図１では便宜的に１台のみ示した。

クライアント２０は、文書取得部２１、文書処理部２２、アクセス監視部２３、通知部２４及び利用状況取得部２５を有している。クライアント２０は、ハードウェア的には汎用的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）で実現できる。各構成要素２１〜２５が持つ処理機能は、ＰＣ上で所定のアプリケーションプログラムを実行することによって発揮される。文書取得部２１は、文書管理サーバ１０により集中管理されている利用したい文書を文書管理サーバ１０からダウンロードするまたは文書管理サーバ１０により管理されている文書に関する情報に含まれる格納ロケーション情報に記述される格納ロケーションからダウンロードすることで取得する。あるいは、他のクライアントから電子メール等で配布されてきた文書を受け取る。なお、このように、電子メール等で文書管理サーバ１０から直接取得しない文書も、所定の文書登録処理等によって文書管理サーバ１０の管理下にあるものとする。文書取得部２１は、以上のようにして取得した文書をローカル側の複製文書記憶部２６に保存する。文書処理部２２は、ユーザからの指示に応じて複製文書記憶部２６に保存された文書に所定の処理を施す。所定の処理というのは、文書の表示や印刷等文書を利用した処理である。実際には、文書は種々のアプリケーションによって利用されうるが、本実施の形態では、文書の利用目的等詳細なことまで言及しないため、これらのアプリケーションに実現される処理を総括して文書処理部２２と示した。アクセス監視部２３は、文書処理部２２の動作を常時監視しており、複製文書記憶部２６に保存された文書に対するアクセスを検出する。通知部２４は、アクセス監視部２３により文書に対するアクセスが検出されたときに通知情報を文書管理サーバ１０へ送信することで文書にアクセスされたことを通知する。利用状況取得部２５は、文書管理サーバ１０から報告されてくる当該ユーザの文書に対する利用状況情報を取得する。

別の好適な実施形態では、文書管理サーバ１０が集中管理するファイル情報として、文書ファイルそのものは管理せずに、文書ファイルの格納ロケーション情報や文書のバージョン情報や文書の作成者などの文書属性情報のみを管理してもよい。

文書管理サーバ１０は、データベース管理部１１、アクセス管理部１２、情報生成部１３、情報公開部１４及び利用状況通知部１５を有している。文書管理サーバ１０は、ハードウェア的には汎用的なサーバコンピュータで実現できる。各構成要素１１〜１５が持つ処理機能は、サーバコンピュータ上で所定のアプリケーションプログラムを実行することによって発揮される。データベース管理部１１は、文書データベース１７へ管理対象とする文書の登録／削除、ユーザからの要求に応じて文書のダウンロード等文書に対する保守管理全般を行う。アクセス管理部１２は、管理下にある文書に対するアクセスを常時監視しており、いずれかの文書が利用に供する際にアクセスされたときにアクセスログをアクセスログファイル１８に記録していく。文書データベース１７に格納されている文書に対するアクセスは当然ながら監視対象としているが、本実施の形態では、アクセス管理部１２に収集部１６を設けることによって、クライアント２０から送られてくる通知情報を受け取りアクセスログファイル１８に記録できるようにしたことで、システム全体において管理対象の文書へのアクセスを監視できるようにした。情報生成部１３は、アクセスログファイル１８に記録されたアクセスログ情報に基づいて利用状況情報を生成する。情報公開部１４は、情報生成部１３により生成された利用状況情報を公開する。利用状況通知部１５は、情報生成部１３により生成された利用状況情報をその情報の内容に関係するユーザや管理者等に通知する。本実施の形態における文書管理システムは、複数のグループ（部署、プロジェクト等）により利用される文書を集中管理する場合を想定しているが、グループ情報データベース１９には、存在するグループと各グループに所属するユーザとが対応付けして登録されている。

次に、本実施の形態における動作について説明するが、本実施の形態における動作は、文書へのアクセスログの収集と、収集したアクセスログに基づき利用状況情報の生成及び通知という処理に大別できる。最初に、アクセスログの収集について説明する。

文書管理サーバ１０の文書データベース１７に格納されている文書へのアクセスログは、アクセス管理部１２によって従来と同様に収集され、アクセスログファイル１８に記録される。本実施の形態では、クライアント２０に複製された文書へのアクセスログをも文書管理サーバ１０に収集できるようにしたことを特徴としているが、これは、次のように各構成要素を作用させる。

すなわち、アクセス監視部２３は、文書処理部２２の動作を常時監視しており、複製文書記憶部２６に記憶されている文書が文書処理部２２により利用されることを検出する。通知部２４は、文書が利用される直前に通知情報を生成して文書管理サーバ１０へ送信する。通知情報には、少なくとも利用した文書の識別情報（文書ＩＤ）とユーザを特定する識別情報とが含まれている。ユーザを特定する識別情報としては、ユーザＩＤ（社員ＩＤ）、ログインＩＤ、ユーザが使用するクライアント２０のＩＰアドレス等が考えられる。ここでは、文書の利用者を明確に特定できるユーザＩＤを使用することにする。

なお、基本的には複製文書記憶部２６に保存された文書は、当該クライアントユーザが使用することを前提にしているが、アクセス監視部２３は、他のクライアントからアクセスされた場合でも同様に複製文書記憶部２６に保存された文書へのアクセスを検出することになる。

文書管理サーバ１０において、収集部１６は、クライアント２０から送信されてくる通知情報を受け取り、それをアクセスログとしてアクセスログファイル１８に記録する。アクセスログを構成するデータ項目には、アクセスされた日時、文書ＩＤ、ユーザＩＤ等一般的な基本事項が含まれている。本実施の形態では、文書の利用状況を把握するので、少なくとも文書ＩＤを含めておく必要がある。

以上のようにして、システム管理下の文書、すなわち文書管理サーバ１０の文書データベース１７に格納されている文書のみならずクライアント２０に複製された文書に対するアクセスログを文書管理サーバ１０に収集することができる。

次に、収集したアクセスログに基づき利用状況情報を生成し通知するという処理について説明する。

情報生成部１３は、所定のタイミングで起動されると、例えば１月毎などの所定期間毎に文書の利用状況を集計して利用状況情報を生成する。例えば、文書毎に集計することでアクセスランキング等を生成する。この生成された情報を情報公開部１４が公開することで、ユーザは、利用頻度の高い文書を知ることができる。

また、利用頻度の高い文書を提供した者が誰であるかなども情報を把握することができるので、利用状況情報を評価基準の一つにも利用することができる。

また、アクセスログにはユーザＩＤが含まれているので、情報生成部１３は、アクセスログをユーザ毎に集計して利用状況情報を生成することができる。この利用状況情報によって、どのユーザがどの文書を利用したのかということを把握することができる。このように、ユーザ毎の利用状況情報を生成すると、以下の点で便利である。

例えば、文書提供者が重要な文書を電子メールに添付して複数のユーザへ配布したとする。所定時間経過後、利用状況取得部２５は、文書提供者の指示に応じて当該文書に関する利用状況情報を文書管理サーバ１０から取得する。文書提供者は、この取得した当該文書の利用状況を参照することにより、閲覧すべき文書を文書受信者のうち誰が閲覧していないかを把握することができる。これにより、文書提供者は、閲覧していないユーザに対して電子メールを再送するなどして閲覧を催促することができる。文書は、該当する各クライアント２０へ配布されるが、本実施の形態では、各クライアント２０における当該文書のアクセスログが文書管理サーバ１０に収集されることになるので、文書提供者は、アクセスログに基づき生成された利用状況情報を参照に当該文書の利用の有無を容易に把握することができる。また、閲覧の有無だけでなくユーザ毎に利用回数が把握できるので重量課金等にも応用できる。

更に、本実施の形態では、グループ情報を形成しているので、グループ毎に文書の利用状況を把握することができる。これにより、例えば、利用頻度の高いグループには、当該文書の新版を文書管理サーバ１０に登録したときに自動配布するなどのサービスにも利用することができる。また、利用状況通知部１５によって利用状況を管理者等に報告させるようにすることもできる。このように、グループと絡めて利用状況を把握できるようにすると、文書の各グループへの拡がり方（浸透度）、文書を知識とみなした場合、知識の分布等を把握することができる。

なお、本実施の形態では、グループ情報データベース１９を文書管理サーバ１０に設けてグループとユーザとの関係をサーバ側で特定できるようにしたが、例えば、通知情報にユーザＩＤと共に当該ユーザが属するグループＩＤを含ませて、各ユーザが属するグループを判別できるようにしてもよい。

本実施の形態によれば、以上のようにして様々な内容の利用状況情報を生成することができるが、いずれにしても文書管理サーバ１０が内部に保管している文書のみならず、クライアント間で授受された文書へのアクセスログを収集し、それらのアクセスログに基づき文書に対する利用状況を把握することができる。このように、本実施の形態では、従来では潜在している文書利用も顕在化できるので、システム内における各文書の利用状況をより正確に把握することができる。

ところで、本願と同一出願人による特許出願（特願２００２−２７５４０２号）では、利用者クライアントで文書が利用されるときに、当該文書の版や利用状態を文書管理サーバへ問い合わせる。この問合せには文書識別情報が含まれているので、この問合せを本実施の形態の通知情報として利用すれば、本発明をこの特許出願に適用する場合には、クライアント側にアクセス監視部２３、通知部２４からなる通知手段を別個に設ける必要はない。

本実施の形態では、以上のように文書を管理する文書管理サーバを含むシステムに本発明を適用した場合を例にして説明したが、ファイルの形式として文書に限定されるものではない。

本実施の形態における文書管理システムを示したブロック構成図である。

符号の説明

１０文書管理サーバ、１１データベース管理部、１２アクセス管理部、１３情報生成部、１４情報公開部、１５利用状況通知部、１６収集部、１７文書データベース、１８アクセスログファイル、１９グループ情報データベース、２０クライアント、２１文書取得部、２２文書処理部、２３アクセス監視部、２４通知部、２５利用状況取得部、２６複製文書記憶部。

Claims

ファイル情報を集中管理するファイル管理サーバと、
前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルを利用するユーザにより使用される１乃至複数のクライアントと、
を有するファイル管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバは、前記クライアントに複製されたファイルに対してユーザがアクセスしたときに、そのアクセスされたファイルの識別情報を少なくとも含む通知情報を当該クライアントから収集し、その収集した通知情報を含むアクセスログ情報に基づいて利用状況情報を生成する手段を有することを特徴とするファイル管理システム。
請求項１記載のファイル管理システムにおいて、
前記クライアントは、
前記ファイル管理サーバで管理されるファイルの複製を記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶されたファイルに対するユーザアクセスを検出したときに通知情報を前記ファイル管理サーバへ送信するアクセス通知手段と、
を有することを特徴とするファイル管理システム。
請求項１又は２項記載のファイル管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバは、
前記クライアントから送られてくる通知情報を収集する収集手段と、
前記収集手段により収集された通知情報を含むアクセスログ情報に基づいて利用状況情報を生成する情報生成手段と、
を有することを特徴とするファイル管理システム。
請求項３記載のファイル管理システムにおいて、
前記情報生成手段により生成された利用状況情報を公開する公開手段を有することを特徴とするファイル管理システム。
請求項３記載のファイル管理システムにおいて、
前記情報生成手段は、ファイル毎のアクセスランキングを生成することを特徴とするファイル管理システム。
請求項３記載のファイル管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバにより収集される通知情報には、ファイルアクセスしたユーザの識別情報が含まれており、
前記情報生成手段は、ユーザ毎のファイルの利用状況を利用状況情報として生成することを特徴とするファイル管理システム。
請求項６記載のファイル管理システムにおいて、
前記情報生成手段により生成された利用状況情報に基づき各ユーザのファイルの利用状況を当該ユーザへ通知する利用状況通知手段を有することを特徴とするファイル管理システム。
請求項３記載のファイル管理システムにおいて、
前記情報生成手段は、各ユーザが１乃至複数のグループに属している場合、グループ毎のファイルの利用状況を利用状況情報として生成することを特徴とするファイル管理システム。
請求項８記載のファイル管理システムにおいて、
前記情報生成手段により生成された利用状況情報に基づき各グループのファイルの利用状況を通知する利用状況通知手段を有することを特徴とするファイル管理システム。
ファイル管理サーバにより集中管理されるファイルを使用するクライアントにおいて、
前記ファイル管理サーバで管理されるファイルの複製を記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶されたファイルに対するユーザアクセスを検出したときに通知情報を前記ファイル管理サーバへ送信するアクセス通知手段と、
を有することを特徴とするクライアント。
クライアントにより使用されるファイル情報を集中管理するファイル管理サーバにおいて、
前記クライアントから送られてくる通知情報を収集する収集手段と、
前記収集手段により収集された通知情報を含むアクセスログ情報に基づいて利用状況情報を生成する情報生成手段と、
を有することを特徴とするファイル管理サーバ。
ファイル情報を集中管理するファイル管理サーバと、前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルを利用するユーザにより使用される１乃至複数のクライアントとを有するファイル管理システムにおいて実施されるファイル利用状況管理方法において、
前記クライアントは、前記クライアントの記憶手段に保存されているファイルに対するユーザアクセスを検出したときに通知情報を前記ファイル管理サーバへ送信し、
前記ファイル管理サーバは、前記クライアントから受け取った通知情報を記録し、所定のタイミングで通知情報を含むアクセスログ情報に基づいてファイルの利用状況情報を生成することを特徴とするファイル利用状況管理方法。