JP2005294945A - 情報処理システムと情報処理装置及び受信者通知プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ＦＡＸ受信したことを知り、そして、ＦＡＸ出力を行った人を特定することができる情報処理システムと情報処理装置及び受信者通知プログラムを提供する。
【解決手段】入力手段、出力手段、送受信手段及び記憶手段を備え、第３情報処理装置からのデータを受信する第１情報処理装置１と、ネットワークを介して接続した第１情報処理装置１とデータを送受信する複数の第２情報処理装置２とからなる情報処理システムにおいて、第１情報処理装置１は、第３情報処理装置からのデータを受信すると、受信したデータを記憶部に記憶すると共に、第３情報処理装置からのデータが受信されたことを複数の第２情報処理装置２に通報し、入力手段に識別情報が入力されると、記憶部に記憶したデータを出力すると共に、識別情報もしくは識別情報に対応する信号を複数の第２情報処理装置２に送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理システムと情報処理装置及び受信者通知プログラムであり、特にファクシミリ装置と、情報処理装置及びネットワークデバイスで構成される情報処理システムに関する。

従来のファクシミリ装置では、データを受信するとすぐに印字し、印字結果をユーザが受け取りに行くのが一般的である。しかし、オフィス環境などでは１台のファクシミリ装置を複数の人が共通で利用するため、印字結果を確認して誰に対するものかを判別しなければならなかった。そのため、他人によって自分宛のファクシミリを持っていかれたりすることもあり、確実に受け取ることができない。

このような問題を解決しようとして、特許文献１では、受信したＦＡＸ送付票の画像データから文字認識してテキスト画像ファイルに変換し、それに基づいて宛名を抽出して、抽出した宛名から電子メールアドレスを検索し、受信通知処理を行うことが提案されている。

一方、特許文献２では、ファクシミリ受信時に受信信号から電子メールアドレスを抽出し、ファクシミリ記録出力終了時にその旨を上記電子メール宛に送信することで、ファクシミリ発信者に正常に出力が行われたことを通知することが提案されている。
特開平１０−１０７９８９号公報 特開平１１−２８４８２９号公報

しかしながら、特許文献１では、画像データからテキスト画像ファイルへの変換が必要である。さらに、宛名を抽出する必要がある。また、受信通知を受けても、他人に出力結果を持っていかれる可能性はある。また、特許文献２では、発信者に対してファクシミリ記録出力が終了したことを通知するが、宛先人が受け取ったことを通知するものではない。

本発明は、送信元ＦＡＸ番号に対してＦＡＸ受信を通知するべき１つ以上のアドレスを記憶しておき、ＦＡＸ受信時にそのアドレスに対して通知を行う。また、同時にＦＡＸ受信時に出力の為のパスワードを通知アドレスごとにそれぞれ設定し記憶する。ＦＡＸ出力時にはそのパスワードによって行う。このようにして、出力を行った人を特定し、それを通知することで、たとえ宛先人でない人が出力したとしても本来の宛先人は行方を知ることができる情報処理システムと情報処理装置及び受信者通知プログラムを提供することを目的とする。

本発明は、入力手段、出力手段、送受信手段及び記憶手段を備え、第３情報処理装置からのデータを受信する第１情報処理装置と、ネットワークを介して接続した前記第１情報処理装置とデータをそれぞれ送受信する複数の第２情報処理装置とからなる情報処理システムにおいて、前記第１情報処理装置は、前記第３情報処理装置からのデータを受信すると、受信したデータを記憶手段に記憶すると共に、前記第３情報処理装置からのデータが受信されたことを前記複数の第２情報処理装置に通報し、入力手段に識別情報が入力されると、記憶手段に記憶したデータを出力すると共に、前記識別情報もしくは前記識別情報に対応する信号を前記複数の第２情報処理装置に送信する情報処理システムである。

ＦＡＸ機器はＦＡＸ受信すると受信データをメモリすると共に該当するメンバーのＰＣにＬＡＮ経由で通知し、メンバーの誰かがＩＤを入力してＦＡＸ出力を受け取ると、ＩＤ番号またはＩＤ番号に対応するメンバー名を先程通知したＰＣに通知するので、誰がＦＡＸを受け取ったかをメンバーが知ることができる。

また、本発明は、入力手段、出力手段、送受信手段及び記憶手段を備え、第３情報処理装置からのデータを受信し、ネットワークを介して接続した複数の第２情報処理装置とデータをそれぞれ送受信する情報処理装置において、前記第３情報処理装置からのデータを受信すると、受信したデータを前記記憶手段に記憶すると共に、前記第３情報処理装置からのデータが受信されたことを前記複数の第２情報処理装置に通報し、入力手段に識別情報が入力されると、前記記憶手段に記憶したデータを出力すると共に、前記識別情報もしくは前記識別情報に対応する信号を前記複数の第２情報処理装置に送信する情報処理装置である。

そして、本発明は、上記識別情報として受信データに対応するパスワードを作成する手段を備える情報処理装置である。

このように、受信データごとにパスワードを設定することで、複数の受信ＦＡＸデータから選択的にデータを取り出すことができ、またセキュリティが向上できる。

更に、本発明は、上記複数の第２情報処理装置のいずれかから入力された識別情報を、上記ネットワークを介して受信して入力する情報処理装置である。

ユーザの個人用ＰＣから識別情報を入力する、または個人用ＰＣに付与されている機器番号等を識別情報として第１情報処理装置に入力することで、情報処理装置まで直接出向いて入力する必要がなくなり、操作性が向上する。

また、本発明は、データが受信されたことをネットワークを介して接続された上記複数の第２情報処理装置全てに通報する情報処理装置である。

これにより、ＬＡＮに接続された全てのユーザにＦＡＸ受信の事実を通知することができる。

そして、本発明は、上記第３情報処理装置からのデータを受信すると、前記第３情報処理装置に対応する第２情報処理装置を特定し、特定した第２情報処理装置へデータが受信されたことを通報し、上記入力手段に識別情報が入力されると、前記識別情報もしくは前記識別情報に対応する信号を前記特定した第２情報処理装置に送信する情報処理装置である。

特定の送信者に対応するグループのみにＦＡＸ受信があったことを通知することができ、関係するＦＡＸ受信のみをグループのメンバーが知ることができ、かつトラフィックを減らすことができる。

更に、本発明は、入力された識別情報と特定の第３情報処理装置とを関連付けるテーブルを作成する手段を備えており、上記テーブルに基づき、データ受信時およびデータ出力時に通報する第２通信装置を特定する情報処理装置である。

送信元ＦＡＸを特定する情報（ＦＡＸ番号）と、ＦＡＸデータを取り出したユーザとの関連付けを行うことで、動的に送信元ＦＡＸに対応するユーザを特定することができる。

また、本発明は、上記の情報処理装置の機能をコンピュータに実行させるための受信者通知プログラムである。

本発明を実施するための最良の形態を説明する。
本発明の情報処理システムと情報処理装置の実施例について、図面を用いて説明する。

実施例１を説明する。図１に本実施例のシステム構成例を示す。また、図２にはファクシミリ（ＦＡＸ）装置のブロック図、図３にはシステムの概要を示す。

本実施例の情報処理システムの一例を図１に示す。ファクシミリ装置（ＦＡＸ）１は、公衆電話網等を介して遠隔のファクシミリ装置（図示せず）との間でデータを送受信する。またファクシミリ装置１は、ＬＡＮに繋がれている。ＬＡＮは、ルータ３１によって他のネットワークと接続されている。ルータには複数のスイッチングハブ３２、ハブ３３、プリンタ３４などの機器が接続されており、ＬＡＮを構成する。ＬＡＮ上には、１台以上の情報処理装置であるホスト（ＰＣ）２が存在しており、ネットワークのトポロジは限定されない。

ファクシミリ（ＦＡＸ）装置は、図２に示すように、システム制御部１１、ＦＡＸ通信制御部１２１、網制御部１２２、ＬＡＮ通信Ｉ／Ｆ部１３１、ＬＡＮ通信制御部１３２、記憶部１４、画像処理部１５、電源部１６、操作部１７およびプリンタエンジン１８を備えた構成となっている。

システム制御部１１は、内蔵されたプログラムに従って装置全体を制御する。ＦＡＸ通信制御部１２１は、Ｇ３などの伝送制御手段に従って送受信を行う。また、網制御部１２２には公衆電話網を介して遠隔のファクシミリ装置（図示せず）との間に呼を確立するための網制御装置（ＮＣＵ）とモデムも含む。ＬＡＮ通信Ｉ／Ｆ部１３１にはハブ、スイッチ、ルータ等を１０ＢＡＳＥ−Ｔ等のツイストペアケーブル等を用いて自由に接続することができる。ＬＡＮ通信制御部１３２は、データ用バッファに送信するデータあるいは受信したデータを一時格納し、カプセル化等を行うことで通信を実現する。

また、記憶部１４は、受信通知テーブル、パスワード管理テーブル、文書管理テーブルを格納している。受信通知テーブルによって、ＦＡＸ送信元番号からＦＡＸ受信を通知するアドレスを取得することができる。パスワード管理テーブルは、個人を特定するパスワードを設定・管理し、ＦＡＸ出力時に入力されたパスワードによって、出力者を識別することができる。文書管理テーブルは、あるユーザによって受信ＦＡＸが出力された時に、該受信通知を受けた他のユーザに対して受信完了通知を行う為に用いる。受信通知テーブル、パスワード管理テーブルについては、図４，５，６でそれぞれ説明する。記憶部１４には、各テーブルの他、必要であれば受信者リストおよび各設定パラメータも格納することができる。受信者リストについては、図９で説明する。

画像処理部１５は、受信したデータを印刷に適した画像データに変換する処理を行うものである。電源部１６は、ファクシミリ装置１が備える各構成要素に対して電力を供給するものである。操作部１７は、操作者がパスワードを入力したり、画像形成条件等を入力したり、ＦＡＸ操作を行ったり、種々の設定を行うものである。プリンタエンジン１８は、例えば紙などの媒体に画像を出力して印刷を行うものである。

図３では本実施例のシステム概要を示している。
（１）受信ＦＡＸ装置１が送信元ＦＡＸ装置（図示せず）からデータを受信。このときＦＡＸ出力せずに、メモリ１４内にＦＡＸデータを格納する。
（２）送信元ＦＡＸ番号より受信通知を送るべきアドレスを調べる。受信通知は、電子メールを使って送付してもよいし、他の手段を利用してもよい。また、受信したＦＡＸ装置と同じＬＡＮ（部署）に属する全員の機器（ＰＣ）２ａ〜２ｃに送付（ブロードキャスト）してもよいし、送信元ＦＡＸ番号に関連付けられたある特定グループ（１人以上）の機器（ＰＣ）２に対して送付（マルチキャストあるいはユニキャスト）してもよい。
（３）該当アドレスに対して受信通知を送付する。
（４）受信通知を受け取った該当者（ＰＣ２ａ）はＦＡＸデータを受け取りに行くが、複数の人に対して受信通知が送られている為、個人を特定するパスワードを入力しＦＡＸ出力を行う（親展プリント）。
（５）ＦＡＸ装置１は、入力されたパスワードから出力を行った人を特定する。
（６）上記（２）でＦＡＸ装置１から受信通知を送信した人のうち出力者以外に対して、特定された出力者が該当ＦＡＸを受け取った旨の通知（受信完了通知）を行う。
以上の一連の手順（１）〜（６）により、ＦＡＸ受信通知を行い、さらにＦＡＸの出力者を特定することができる。

また図４では、受信通知テーブルの一例を示している。図５では、パスワード管理テーブルの一例を示している。図６では、文書管理テーブルの一例を示している。

図４の受信通知テーブルは、図７のＦＡＸ受信時の制御の際に用いる。受信通知テーブルは、送信元として登録されているＦＡＸ番号と、それに関連付けられたアドレスの対を記録している。ここで、関連付けられたアドレスとは、ＦＡＸ送信元からＦＡＸ受信したことを通知するべきユーザのアドレスである。例えばＦＡＸを受信した時、その送信元との間に取引があるユーザのアドレスである。１つの送信元ＦＡＸ番号に対して１つ以上のアドレスを割り当てることができる。また、受信通知テーブルに記録するアドレスはメールアドレスやＩＰアドレスなど、一意的にユーザを識別できるものであればよい。以下の説明では一例としてメールアドレスを使用しているが、これに限定されるものではない。関連付けられたアドレスにＦＡＸ送信元のアドレスを含めると、送信元に対する受信確認としても機能する。受信通知テーブルを構築する方法は、あらかじめ手動でＦＡＸ番号と関連付けられたアドレスの対を入力してもよいが、動的に行うことも可能である。動的に行う場合の処理は図９に示しており、後述する。

図５のパスワード管理テーブルと図６の文書管理テーブルは、図８のパスワード入力された場合の処理の際に用いる。

パスワードの設定・登録方法例を用いて、各テーブルの説明を行う。１人のユーザに対し１つのパスワードをあらかじめ設定しておく。ＦＡＸ受信するごとに、図４の受信通知テーブルによって割り当てられる各アドレスにパスワードを作成し、設定・登録する（ワンタイムパスワード）。以下、方法１及び２を説明する。

方法１を説明する。方法１では、全てのユーザ（アドレス）とそのパスワードをパスワード管理テーブル（１）にあらかじめ保持しておく。ここでいうパスワードとは、ユーザ（アドレス）を一義的に識別できるものであればよい。ＦＡＸ受信時に、受信したＦＡＸデータに一義的に割り当てた文書番号と、図４の受信通知テーブルにより通知されたアドレスの組を図６の文書管理テーブルに保持する。

方法２を説明する。方法２では、図５のパスワード管理テーブル（２）を使用することで、受信したＦＡＸの識別を可能としている。つまり、ＦＡＸ受信時にユーザごと且つ受信ＦＡＸごとに一義的なパスワードを割り当て、それに対応する文書番号、アドレスと共に保持する。例えば、図に示すようにパスワード管理テーブル（２）にはｙｙｙｙ＠＊＊．ｃｏ．ｊｐに対するパスワードが２つ存在するが、これは文書番号３と４それぞれについてのパスワードであり、ｙｙｙｙ＠＊＊．ｃｏ．ｊｐのユーザはパスワードによって文書３と４を選択的に出力できる。方法２では、パスワード管理テーブルが文書管理テーブルを含んでいる為、文書管理テーブルは不要である。

方法１では、ユーザによって全てのユーザのパスワードをあらかじめ設定する手間と記憶する為のメモリ容量が必要であるが、方法２では、ＦＡＸ受信ごとにパスワードを自動設定するため、ユーザがパスワード設定する必要がなく、また記憶のためのメモリ容量も比較的少なくてすむ。また、方法１ではユーザに対してパスワードを割り当てる為、１人のユーザに複数の異なるＦＡＸが届いた場合にそれらを区別することができない。一方で方法２では受信ＦＡＸごとにパスワードが割り当てられるので、１人のユーザに複数の異なるＦＡＸが届いた場合でもそれぞれを区別することができる。さらに方法２では、ワンタイムパスワード（１回限りのパスワード）であるため、他人によってパスワードを盗用される危険性が極めて低い。

次に、本実施例の情報処理システムの処理手順の一例を、図７のフローチャートを参照して説明する。図７では、ＦＡＸ装置がＦＡＸ受信した場合の処理について示している（スタティックな受信通知テーブルを使用した場合）。

ＦＡＸ装置がＦＡＸデータを受信すると（Ｓ７−１）、送信元ＦＡＸ番号が受信通知テーブルに存在するか判定する（Ｓ７−２）。受信通知テーブルに存在しない場合は、通知を行わずに該ＦＡＸデータを出力するか、管理者に通知する等の処理を行い（Ｓ７−３）、ＦＡＸ装置がＦＡＸ受信した場合の処理を終了する。

Ｓ７−２で、送信元ＦＡＸ番号が受信通知テーブルに存在する場合は、Ｓ７−４に進む。Ｓ７−４では、パスワードが既に存在しているかどうか判定する。ワンタイムパスワードを使用する場合は、ＦＡＸ受信時にはパスワードが存在していないのでＳ７−５へ進む。あらかじめパスワードを設定している場合には、Ｓ７−６へ進む。Ｓ７−５では、パスワードの設定を行いＳ７−６へ進む。パスワードは、ユーザおよびＦＡＸデータを識別できるものであればよい。

Ｓ７−６では、パスワードの設定方法により処理が異なる。ユーザに固定のパスワードを設定しておく場合では、受信通知テーブルから送信元ＦＡＸ番号に対応するアドレスとＦＡＸデータを識別する文書番号の組を文書管理テーブルに登録する。

ワンタイムパスワードを使用する場合では、受信通知テーブルから送信元ＦＡＸ番号に対応するアドレスとＳ７−５で設定したパスワードおよびＦＡＸデータを識別する文書番号の組をパスワード管理テーブルに登録する。

Ｓ７−７に進み、受信通知テーブルで送信元ＦＡＸ番号に対応する全てのアドレスへＦＡＸ受信した旨の通知を行い、ＦＡＸ装置がＦＡＸ受信した場合の処理を終了する。このとき、ワンタイムパスワードを使用する場合は同時にパスワードの送付も行う。

図８では、ＦＡＸ装置がキー入力された場合の処理の一例について示している。ＦＡＸ装置は、キー入力を受けると（Ｓ８−１）、それがパスワードの入力であるか判定する（Ｓ８−２）。パスワードの入力であれば、Ｓ８−３でパスワード管理テーブルを検索し、入力されたパスワードに該当するエントリが存在するか判定を行う。該当するエントリが存在した場合、Ｓ８−４に進む。Ｓ８−４以降では、パスワードの設定方法により処理が異なるため別々に説明を行う。

ユーザに固定のパスワードを設定しておく場合では、Ｓ８−３で検索したエントリより個人を特定するアドレスを読み出し、そのアドレスによって文書管理テーブル上に該当するエントリがあるか判定を行う。エントリが存在する場合はＳ８−５に進み、アドレスに対応する文書番号から出力すべきＦＡＸデータを識別し、該当するＦＡＸデータの出力を行いＳ８−６へ進む。Ｓ８−４で文書管理テーブル上に該当するエントリがない場合は、出力を行わず、ＦＡＸ装置がキー入力された場合の処理を終了する。Ｓ８−６では、Ｓ８−５で出力を行ったＦＡＸデータの文書番号から、該ＦＡＸデータ受信時に受信通知を行ったユーザのアドレスを文書管理テーブルから抽出し、該アドレスに対して受信完了通知を送付した後Ｓ８−７へ進む。受信完了通知には、どのユーザ（もしくはアドレス）が該ＦＡＸデータを出力したか記載されている。Ｓ８−７では、文書管理テーブルからＳ８−５で出力を行った文書番号に関するエントリを全て削除し、ＦＡＸ装置がキー入力された場合の処理を終了する。

ワンタイムパスワードを使用する場合では、パスワードがパスワード管理テーブル（２）に存在していた場合には必ず対応する文書番号（ＦＡＸデータ）が存在するため、Ｓ８−４の処理は省略してもよい。Ｓ８−５では、Ｓ８−３で検索したエントリより文書番号を読み出し、出力すべきＦＡＸデータを識別し、該当するＦＡＸデータの出力を行いＳ８−６へ進む。Ｓ８−６では、Ｓ８−５で出力を行ったＦＡＸデータの文書番号から、該ＦＡＸデータ受信時に受信通知を行ったユーザのアドレスをパスワード管理テーブル（２）から抽出し、該アドレスに対して受信完了通知を送付した後Ｓ８−７へ進む。Ｓ８−７では、パスワード管理テーブル（２）からＳ８−５で出力を行った文書番号に関するエントリを全て削除し、ＦＡＸ装置がキー入力された場合の処理を終了する。

Ｓ８−３で、入力されたパスワードに該当するエントリが存在しない場合は、ＦＡＸ出力せずにＦＡＸ装置がキー入力された場合の処理を終了する。このとき、パスワードが間違っている旨を伝えるメッセージ等を入力者に示してもよい。

Ｓ８−２で、パスワードの入力でない場合は、ＦＡＸ送信操作であるか判定（Ｓ８−８）し、ＦＡＸ送信操作であればＦＡＸデータの送信を行い（Ｓ８−９）、ＦＡＸ装置がキー入力された場合の処理を終了する。Ｓ８−８でＦＡＸ送信操作でなければ、Ｓ８−１０へ進み各種設定であるか判定する。各種設定であれば、適切な設定処理を行い（Ｓ８−１１）、ＦＡＸ装置がキー入力された場合の処理を終了する。Ｓ８−１０で各種設定でなければ、ＦＡＸ装置がキー入力された場合の処理を終了する。

図９では受信通知テーブルの構築方法の一例を示している。Ｓ９−１の初期状態（電源ＯＮ時、あるいはメモリクリアなどの初期化時等。初期状態のｃｏｕｎｔの値は０である）から始まり、Ｓ９−２へ進みＦＡＸ送受信が行われたかどうかを判定する。ＦＡＸ送受信が行われると、Ｓ９−３へ進む。Ｓ９−３では、ＦＡＸ番号に該当するエントリが受信通知テーブルに存在するかどうか判定を行う。ここでＦＡＸ番号とは、ＦＡＸ送信時では宛先のＦＡＸ番号であり、ＦＡＸ受信時では送信元のＦＡＸ番号である。ＦＡＸ番号に該当するエントリが存在しない場合は、受信通知テーブルに該ＦＡＸ番号のエントリを作成し、該ＦＡＸ番号に関連付けられるアドレスはブロードキャストアドレスのように該ＦＡＸ装置が存在するＬＡＮ内の全員を対象とするアドレスが割り当てられ（Ｓ９−４）、Ｓ９−５へ進む。ＦＡＸ番号に該当するエントリが存在する場合は、Ｓ９−５へ進む。

Ｓ９−５では、ＦＡＸ受信処理を行った人、あるいはＦＡＸ送信処理を行った人のアドレスを受信者リストに登録する。受信者リストとは、１つのＦＡＸ番号とそれに関連するアドレスのリストである。Ｓ９−６でｃｏｕｎｔの値を１増加させ、Ｓ９−７で所定の回数Ｎに達しているか判定を行う。ｃｏｕｎｔの値がＮ未満であれば、Ｓ９−２に戻る。ｃｏｕｎｔの値がＮ以上であれば、Ｓ９−８に進みｃｏｕｎｔの値を０にクリアし、該ＦＡＸ番号に対応する受信者リストを受信通知テーブルの該ＦＡＸ番号のエントリに反映し（Ｓ９−９）、Ｓ９−２へ戻る。

Ｓ９−１０で手動により受信アドレスが入力された場合は、直ちに受信通知テーブルの該当エントリに反映することもできる。その後Ｓ９−２へ戻る。

上記処理を継続的に行うことで、ＦＡＸ番号に対する受信通知を送信すべきアドレスを常に更新することができる。ただし、当該処理を繰り返す回数Ｎを最適に設定する必要がある。つまり、Ｎが小さすぎると、受信者リストが十分でないにもかかわらず受信通知テーブルのエントリに反映してしまうことになり、本来通知すべきアドレスが含まれない可能性がある。また、あまりに大きすぎると、受信通知テーブルが更新されるまでに時間を要するため、既に通知不要となったアドレスが受信通知テーブルに存在し続けたり、通知すべきアドレスが反映されるまで時間がかかるなどといった問題が発生する。例えば１ヶ月に１回程度更新できるようなある程度大きな値を設定し、どうしても必要であれば手動入力を利用するなどといった方法で上記問題は緩和される。

図１０では、ＦＡＸ装置がＦＡＸ受信した場合の処理の一例について示している（図９を利用したダイナミックな受信通知テーブルを使用した場合）。ＦＡＸを受信すると（Ｓ１０−１）、送信元ＦＡＸ番号が受信通知テーブルに存在するか判定する（Ｓ１０−２）。受信通知テーブルに存在しない場合は、受信通知テーブルに該ＦＡＸ番号に対するエントリを作成する（Ｓ１０−３）。図９で説明したとおり、関連付けられるアドレスはＬＡＮ内の全ユーザである。エントリ作成後Ｓ１０−４に進み、受信通知テーブルのエントリに基づいて受信通知を（ＬＡＮ内の全ユーザに対して）送信し、ＦＡＸ装置がＦＡＸ受信した場合の処理を終了する。

Ｓ１０−２で、送信元ＦＡＸ番号が受信通知テーブルに存在する場合は、Ｓ１０−５に進む。Ｓ１０−５では、パスワードが既に存在しているかどうか判定する。ワンタイムパスワードを使用する場合は、ＦＡＸ受信時にはパスワードが存在していないのでＳ１０−６へ進む。あらかじめパスワードを設定している場合には、Ｓ１０−７へ進む。Ｓ１０−６では、パスワードの設定を行いＳ１０−７へ進む。パスワードは、ユーザおよびＦＡＸデータを識別できるものであればよい。

Ｓ１０−７では、パスワードの設定方法により処理が異なる。ユーザに固定のパスワードを設定しておく場合では、受信通知テーブルから送信元ＦＡＸ番号に対応するアドレスとＦＡＸデータを識別する文書番号の組を文書管理テーブルに登録する。

ワンタイムパスワードを使用する場合では、受信通知テーブルから送信元ＦＡＸ番号に対応するアドレスとＳ１０−６で設定したパスワードおよびＦＡＸデータを識別する文書番号の組をパスワード管理テーブルに登録する。

Ｓ１０−４に進み、受信通知テーブルで送信元ＦＡＸ番号に対応する全てのアドレスへＦＡＸ受信した旨の通知を行い、ＦＡＸ装置がＦＡＸ受信した場合の処理を終了する。このとき、ワンタイムパスワードを使用する場合は同時にパスワードの送付も行う。

このようにして、本実施形態の情報処理システムは、送信元ＦＡＸ番号に対してＦＡＸ受信を通知するべき１つ以上のアドレスを記憶しておき、ＦＡＸ受信時にそのアドレスに対して通知を行う。また、同時にＦＡＸ受信時に出力の為のパスワードを通知アドレスごとにそれぞれ設定し記憶する。ＦＡＸ出力時にはそのパスワードによって行う。該ＦＡＸデータ出力後、受信時に通知を行ったアドレスに対して出力を行ったユーザを特定して受信完了通知を行うことで、本来の宛先人でないユーザが出力したとしても本来の宛先人は行方を知ることができる。

実施例２を説明する。図１１では本実施形態のシステム概要を示している。図１１のシステムにおいて、
（１）受信ＦＡＸが送信元ＦＡＸからのデータを受信する。このときＦＡＸ出力せずに、メモリ内にＦＡＸデータを格納する。
（２）送信元ＦＡＸ番号より受信通知を送るべきアドレスを調べる。受信通知は、電子メールを使って送付してもよいし、他の手段を利用してもよい。また、受信したＦＡＸ装置と同じＬＡＮ（部署）に属する全員に送付（ブロードキャスト）してもよいし、送信元ＦＡＸ番号に関連付けられたある特定グループ（１人以上）に対して送付（マルチキャストあるいはユニキャスト）してもよい。
（３）該当アドレスに対して受信通知を送付する。
（４）受信通知を受け取った人は、受信ＦＡＸ装置に電気通信回線を通じて個人を特定するパスワードを入力（送付）する。
（５）該ＦＡＸ装置はパスワードからパスワード管理テーブルにてアクセスの可否を判断する。
（６）該ＦＡＸ装置によりアクセス許可された場合は、ユーザはその内容を確認する。
（７）自分に必要なデータであれば、プリントアウトやダウンロード等を行う。同時に、ＦＡＸ装置のメモリから該当ＦＡＸデータが消去される。
（８）メモリからＦＡＸデータが消去されると、（２）で受信通知を送付したメンバーのうちデータ受信者以外に対して、（７）のデータ受信者が該ＦＡＸデータを受け取った旨の通知（受信完了通知）を行う。
以上の一連の手順により、ＦＡＸ受信通知を行い、さらにＦＡＸデータの受信者を特定することができる。ユーザが直接ＦＡＸ装置まで出向いて操作する必要がなく、操作性・利便性が向上する。また、ＦＡＸデータがメモリから削除される（操作を行った）ときに、他の受信通知を受けたユーザに対して受信完了通知を送付することにしているのは、メモリにデータが残っている限りは、受信通知を受けたユーザはデータにアクセスすることが可能であるからである。この方法により、実際にＦＡＸデータを所有している者を特定でき、不要なトラフィックを抑えることができる。

ユーザを識別する方法として、上記説明で用いたパスワードのほか、各ＰＣのＭＡＣアドレスといった機器固有の識別情報を用いることも可能である。ＭＡＣアドレスをパスワードの代わりに用いることで、パスワード入力が不要になるなどといったメリットもある。

このようにして、本実施形態の情報処理システムは、送信元ＦＡＸ番号に対してＦＡＸ受信を通知するべき１つ以上のアドレスを記憶しておき、ＦＡＸ受信時にそのアドレスに対して通知を行う。また、同時にＦＡＸ受信時に出力の為のパスワードを通知アドレスごとにそれぞれ設定し記憶する。リモート端末（ＰＣ）から受信ＦＡＸ装置にパスワード送信することでＦＡＸの内容を確認し、必要であれば出力やダウンロード等によってデータを入手することができるため、操作性・利便性が向上する。受信ＦＡＸ装置のメモリから受信ＦＡＸデータが削除されるときに、受信時に通知を行ったアドレスに対して出力を行ったユーザを特定して受信完了通知を行うことで、その後に該ＦＡＸの内容を知りたいユーザがいたとしても、その行方を知ることができる。

なお、上記実施例では、情報処理システムと情報処理装置を説明したが、情報処理装置の機能をコンピュータに実行させるための受信者通知プログラムを使用することにより、同様の効果を達成することができる。

実施例１の情報処理システムの説明図。 実施例１の第１情報処理装置の説明図。 実施例１の情報処理システムにおける処理手順の一例の説明図。 実施例１の情報処理システムにおける受信通知テーブルの一例の説明図。 実施例１の情報処理システムにおけるパスワード管理テーブルの一例の説明図。 実施例１の情報処理システムにおける文書管理テーブルの一例の説明図。 実施例１の情報処理システムにおけるＦＡＸ受信時の処理の一例のフローチャートの説明図。 実施例１の情報処理システムにおけるＦＡＸ装置にキー入力された時の処理の一例のフローチャートの説明図。 実施例１の情報処理システムにおける受信通知テーブル構築の一例の説明図。 実施例１の情報処理システムにおけるＦＡＸ受信時の処理の別の例のフローチャートの説明図。 実施例２の情報処理システムの説明図。

符号の説明

１ ＦＡＸ装置
１１ システム制御部
１２１ ＦＡＸ通信制御部
１２２ 網制御部
１３１ ＬＡＮＩ／Ｆ部
１４ 記憶部
１５ 画像処理部
１６ 電源部
１７ 操作部
１８ プリンタエンジン
２、２ａ〜２ｃ ＰＣ（ホスト）
３１ ルータ
３２ スイッチングハブ
３３ ハブ又はスイッチング機器
３４ プリンタ機器

Claims (8)

1. 入力手段、出力手段、送受信手段及び記憶手段を備え、第３情報処理装置からのデータを受信する第１情報処理装置と、ネットワークを介して接続した前記第１情報処理装置とデータをそれぞれ送受信する複数の第２情報処理装置とからなる情報処理システムにおいて、
   前記第１情報処理装置は、前記第３情報処理装置からのデータを受信すると、受信したデータを記憶手段に記憶すると共に、前記第３情報処理装置からのデータが受信されたことを前記複数の第２情報処理装置に通報し、入力手段に識別情報が入力されると、記憶手段に記憶したデータを出力すると共に、前記識別情報もしくは前記識別情報に対応する信号を前記複数の第２情報処理装置に送信することを特徴とする情報処理システム。
2. 入力手段、出力手段、送受信手段及び記憶手段を備え、第３情報処理装置からのデータを受信し、ネットワークを介して接続した複数の第２情報処理装置とデータをそれぞれ送受信する情報処理装置において、
   前記第３情報処理装置からのデータを受信すると、受信したデータを前記記憶手段に記憶すると共に、前記第３情報処理装置からのデータが受信されたことを前記複数の第２情報処理装置に通報し、入力手段に識別情報が入力されると、前記記憶手段に記憶したデータを出力すると共に、前記識別情報もしくは前記識別情報に対応する信号を前記複数の第２情報処理装置に送信することを特徴とする情報処理装置。
3. 請求項２記載の情報処理装置において、
   上記識別情報として受信データに対応するパスワードを作成する手段を備えることを特徴とする情報処理装置。
4. 請求項２記載の情報処理装置において、
   上記複数の第２情報処理装置のいずれかから入力された識別情報を、上記ネットワークを介して受信して入力することを特徴とする情報処理装置。
5. 請求項２記載の情報処理システムにおいて、
   データが受信されたことをネットワークを介して接続された上記複数の第２情報処理装置全てに通報することを特徴とする情報処理装置。
6. 請求項２記載の情報処理装置において、
   上記第３情報処理装置からのデータを受信すると、前記第３情報処理装置に対応する第２情報処理装置を特定し、特定した第２情報処理装置へデータが受信されたことを通報し、上記入力手段に識別情報が入力されると、前記識別情報もしくは前記識別情報に対応する信号を前記特定した第２情報処理装置に送信することを特徴とする情報処理装置。
7. 請求項６記載の情報処理装置において、
   入力された識別情報と特定の第３情報処理装置とを関連付けるテーブルを作成する手段を備えており、上記テーブルに基づき、データ受信時およびデータ出力時に通報する第２通信装置を特定することを特徴とする情報処理装置。
8. 請求項２〜７のいずれか１項に記載の情報処理装置の機能をコンピュータに実行させるための受信者通知プログラム。

Images