JP2007140925A - 部門管理機能を有する画像形成装置及びその部門管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】画像データを画像形成装置から外部へ送信することによる機密情報漏洩を防止し、画像形成装置のファイリング機能に用いるＨＤＤ資源の有効利用を図り、さらに画像形成装置で用いる記録用紙の種別の細かな管理を可能とする部門管理を実現する。
【解決手段】画像形成装置を利用する部門の識別情報とその部門についての利用制限情報とからなる部門管理情報を予め登録し、部門管理情報記憶部２４０に保存する。ユーザにより部門識別情報が入力されると、部門管理情報記憶部２４０に保存されている部門管理情報を参照することにより、認証を行い、入力された部門識別情報に対応する利用制限情報を部門管理制御部２８０に伝達する。部門管理制御部２８０は伝達された利用制限情報にしたがって外部送信機能、ＨＤＤへの保存機能、記録用紙の種別を制御する。
【選択図】図２

Description

本発明は、画像形成装置に係わり、特に高度な部門管理機能を有する画像形成装置と、その部門管理方法に関するものである。

複写機あるいは、複写機能に加えプリンタ機能等を併せ持つ、いわゆるディジタル複合機等の複写機能を有する画像形成装置は、原稿の画像を読み取るスキャナ等の画像読み取り部と、読み取られた画像データを記録用紙上に画像形成するプリンタ等の画像形成部とを備え、画像読み取り部によって読み取られた画像データを画像形成部に出力することによってコピー動作を可能としている。

このような複写機能を有する画像形成装置を１つの会社等に設置し、その画像形成装置を複数の異なる使用部門構成員が共同して使用する場合、各画像形成装置の使用料金を各使用部門が分担する必要がある。このためには、各画像形成装置の使用情報を使用部門別に管理し、所定の時期にこれらを集計する必要がある。
そこで、かかる画像形成装置については、いわゆる部門管理がなされる。従来の部門管理においては、例えばキーカード装置を画像形成装置に設け、画像形成装置の使用者は所属する使用部門に対応するキー情報（部門コード）が磁気記録されているキーカードを前記キーカード装置の挿入口に挿入し、キーカード装置は挿入されたキーカードに記録されているキー情報を読み取り、画像形成装置の使用を許可するか否かを判断する。画像形成装置が使用されたときには、記録用紙使用枚数の使用情報をメモリに記憶し、必要に応じて各画像形成装置の記録用紙使用枚数の使用情報を集計管理装置に伝達する。

このように従来の部門管理は、画像形成装置の使用に関して部門毎に使用した記録用紙の使用枚数を把握する管理に留まっていた。換言すると、従来の部門管理は、主として部門ごとの経費管理を主たる目的としていた。

しかし最近のディジタル技術の進展に伴い、複写機はコピーだけの単機能のものから、原稿を読み取った画像のデータについて、ファクシミリや電子メール（E-mail）等の手段によって複写機の装置の外部へ送信する機能あるいは装置内部に設けられたハードディスクドライブ（ＨＤＤ）に長期的に保存することによるファイリング機能などを併せ持つ、いわゆる多機能周辺装置（ＭＦＰ：Multi-Function Peripherals）あるいはディジタル複合機と通称される画像形成装置に進化している。このようなＭＦＰのように機能が拡充した画像形成装置においては、機能が拡充したことに伴って新たな問題が生じている。

すなわち、ＭＦＰがファクシミリやE-mail等の多様な手段によってＭＦＰ外部へ送信する機能を有することは、ＭＦＰに入力された機密情報が外部に漏洩する可能性が増加することを意味する。したがって、セキュリティの観点から何らかの対策を、繁雑な操作なしにとることが必要である。

また、ＭＦＰがファイリング機能を有するときに、読み取った原稿画像データをＨＤＤに長期的に保存することを無制限に許容すれば、ＭＦＰが備える有限な容量のＨＤＤの空き容量が少なくなり、最終的には空き容量は無くなり、新たにファイリングすることができなくなる問題点がある。

さらに、前述したように、従来の部門管理では、部門ごとのコピー使用の記録用紙枚数を把握するのみであり、Ａ４あるいはＡ３など用いる記録用紙の種別についての管理はなされていなかった。画像形成装置で用いる記録用紙の種別は多くの場合、特定種別の記録用紙の使用量は多く、その他の記録用紙の使用量は少ないという事実がある。このような事情を考慮するならば、従来行われてきた記録用紙の種別を問わずに部門ごとの記録用紙使用量を管理するだけの部門管理方法では十分ではないという問題点があった。
特開２００２−７７４８０

本発明は上記のような従来の問題点に鑑みてなされたもので、解決しようとする課題は、画像形成装置内にある画像データを画像形成装置から外部へ送信することによる機密情報漏洩を防止し、画像形成装置のファイリング機能に用いられるＨＤＤへの画像データの保存動作を管理することによりＨＤＤ資源の有効利用を図り、また画像形成装置で用いる記録用紙のより細かな部門管理を可能とする点である。さらに、画像形成装置内にある画像データを画像形成装置から外部へ送信する機能は多様な手段によって可能であるため、画像形成装置内の画像データを外部に送信する機能を、繁雑な操作を行うことなく制限することを可能とする点である。

本発明による部門管理機能を有する画像形成装置は、この画像形成装置に入力された画像データを前記装置の外部に送信する外部送信手段と、この外部送信手段による前記画像データを前記装置から外部への送信の可否を制御する外部送信機能制御部と、前記画像形成装置のユーザが属する部門に固有な部門識別情報と、この部門識別情報が入力されたときに前記外部送信手段による前記画像データを前記装置から外部への送信を制限するか否かの利用制限情報とを登録する処理を行う部門管理登録処理部と、この部門管理登録処理部で登録された前記部門識別情報と前記利用制限情報とを関連づけて記憶する部門管理情報記憶部と、この部門管理情報記憶部に記憶されている部門識別情報と一致する部門識別情報が入力されたときに、この入力された部門識別情報と関連づけられた前記利用制限情報を前記部門管理情報記憶部から読み出し、読み出された前記利用制限情報を前記外部送信機能制御部に伝達する部門管理情報処理部とを有する。なお、前記画像データはイメージスキャナユニットあるいはクライアントＰＣ等から取得される。

ここで、本発明による部門管理機能を有する画像形成装置における前記外部送信手段は、前記画像データを添付ファイルとしてE-mail 送信するためのE-mail 処理部、または前記画像データをファイルとして転送するためのリモート保存処理部、またはインターネットＦＡＸもしくはＦＡＸ送信処理部を有し、それぞれ対応する送信機能制御部を有することができる。

また、本発明による部門管理機能を有する画像形成装置の前記外部送信手段に異なる複数の送信方式に基づく手段が含まれる場合には、前記部門管理登録処理部は、前記外部送信手段に含まれる一の送信方式による外部への送信を制限する旨の入力があったときには、すべての送信方式による外部への送信を制限する旨の利用制限情報を登録する処理を行うことも可能である。

本発明によれば、画像形成装置内にある画像データが画像形成装置から外部へ送信されることによる機密情報漏洩のリスクが、繁雑な操作を行うことなく、低減される。また、画像形成装置のファイリング機能に用いられるＨＤＤへの画像データの保存動作を適切に管理することによるＨＤＤ資源の有効利用が行われる。さらに、画像形成装置で用いる記録用紙のより細かな部門管理が実現される。

以下、本発明の実施形態について図面を用いて説明する。

図１は本発明による画像形成装置の一実施形態の機能ブロックを示す図である。図中の各構成要素はバスによって相互に電気的に接続されている。図１において、ＣＰＵ１１０は画像形成装置における情報処理や制御の中核を担う。ＲＯＭ１１５は、ＣＰＵ１１０が情報処理や制御を行うためのプログラム等を格納する。ＲＡＭ１２０はＲＯＭ１１５等に格納されたプログラムを展開するとともにデータを一時的に記憶する。ＮＶＲＡＭ（non-volatile RAM）１２５は画像形成装置の設定情報等を記憶する不揮発性記憶手段である。

ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１３０は画像データ等、大容量のデータを記憶することができる大容量記憶手段である。ＨＤＤ１３０に記憶される画像ファイルのＨＤＤ１３０における記憶形態は一時記憶と長期記憶との２種類に大別される。一時記憶の形態は、後に述べるスキャナユニット１４０によって読み取られた原稿の画像データを、後に述べる画像形成処理部１７０によって記録用紙上に画像形成する際に一時的にＨＤＤに記憶し、印刷出力が終わった段階でデータが消去されるか、後から行われるスキャナユニット１４０による走査によって読み取られた原稿の画像データによってデータの上書きが許容される形態である。長期記憶の形態は、スキャナユニット１４０による走査によって読み取られた原稿の画像データを、再利用等の目的でファイリングし、保存する形態である。すなわち、保存を目的として画像データを記憶させる形態である。長期記憶の画像データは、その画像データをＨＤＤ１３０に記憶させたユーザまたは画像形成装置の管理者以外の者は消去できない。本発明では、長期記憶の形態で画像形成装置に備えられたＨＤＤ１３０に画像データを保存することを、ローカル保存という。ローカル保存の動作を管理することによりＨＤＤ資源の有効利用を図ることは、本発明の解決課題の一つである。

ユーザインタフェース１３５は、画像形成装置の操作者による操作情報を画像形成装置に入力する手段と、画像形成装置の状態等を操作者に認識させるための表示手段を併せ持ち、例えばタッチパネルによって構成される。スキャナユニット１４０は原稿を走査することによって読み取り、読み取った原稿の画像データを生成する。

１４５はＦＡＸインタフェース（Ｉ／Ｆ）である。ＦＡＸ Ｉ／Ｆ１４５は、ＦＡＸ送受信で必要となる画像データの符号化および復号化を行う符号化／復号化部、この符号化／復号化部に接続され符号化データと伝送路に適した信号との相互変換である変復調を行うモデム、および電話回線を制御し相手側ＦＡＸに信号の送信を行い相手側ＦＡＸからの信号を受信する回線制御部とを有する。ＦＡＸ送信する際は、スキャナユニット１４０によって読み取られた原稿の画像データがＲＡＭ１２０に一時的に記憶され、この画像データがＦＡＸ Ｉ／Ｆ１４５に送られ、ＦＡＸ Ｉ／Ｆ１４５は画像データの帯域圧縮を含む符号化を行い、伝送路に適した変調を行ってから、画像形成装置から伝送路に送出する。

なお、回線交換網を前提とした古典的なＦＡＸとは別に、インターネットプロトコルを用いたインターネットＦＡＸがＩＴＵ−ＴとＩＥＴＦで標準化されている。インターネットＦＡＸのインタフェースは、プロトコルをはじめとして、古典的なＦＡＸインタフェースとは異なる点が多いが、本発明の実施形態におけるＦＡＸ Ｉ／Ｆ１４５にはインターネットＦＡＸ用のインタフェースも、含まれるものとする。ただし、インターネットＦＡＸで画像形成装置との通信インタフェースがパケット転送網を前提としている場合には、画像データは次に述べるネットワークインタフェース回路（ＮＩＣ）１５０を介して送出される。

ネットワークインタフェース回路（ＮＩＣ）１５０は画像形成装置をパケット転送を行うＬＡＮ等に接続するためものであり、例えば100BASE-Tあるいは10BASE-T規格に則ったパケット通信をサポートする。画像データを外部に送信する際のインタフェースとしても機能するが、クライアントＰＣからの印刷ジョブのデータを受信する際のインタフェースとしても機能する。

E-mail 処理部１５５は、E-mail ソフトウェアがインストールされ、画像データを添付ファイルとして画像形成装置から外部への送信処理を行う。E-mail 処理部１５５においては、E-mail ソフトウェアにより画像データを添付ファイルとするE-mail を作成し、作成されたE-mail を画像形成装置から外部へ送信可能とする処理がＣＰＵ１１０、ＲＡＭ１２０等のハードウェア資源を用いて実現される。E-mail 処理部１５５によって送信処理がなされると、画像データがファイルとして添付されたE-mail がＮＩＣ１５０を介して画像形成装置から送出される。

リモート保存処理部１６０は、ファイル転送ソフトウェアがインストールされ、画像データを画像形成装置から外部のクライアントＰＣ等に送信し、そのクライアントＰＣ等の記録媒体に保存する機能を有する。リモート保存処理部１６０においては、ファイル転送ソフトウェアにより、画像データを画像形成装置から外部へ送信可能とする処理が、ＣＰＵ１１０、ＲＡＭ１２０等のハードウェア資源を用いて実現される。リモート保存処理部１６０によって送信処理がなされると、送信処理がなされた画像データが、ＮＩＣ１５０を介して画像形成装置から送出される。

以上説明したＦＡＸ Ｉ／Ｆ１４５、E-mail 処理部１５５およびリモート保存処理部１６０は、いずれも画像形成装置内にある画像データを、画像形成装置から外部へ送信する機能を有する。既に述べたように、画像形成装置内にある画像データを画像形成装置から外部へ送信することによる機密情報漏洩を低減することは、本発明の解決課題の一つである。

ローカル保存処理部１６５は前述したローカル保存の処理を行う。すなわち、ユーザインタフェース１３５からローカル保存を行う旨の情報を受けたとき、スキャナユニット１４０による走査によって読み取られた原稿の画像データをＨＤＤ１３０に格納する機能を有する。ローカル保存処理部１６５においては、ローカル保存処理ソフトウェアにより、画像データをＨＤＤ１３０に格納する処理が、ＣＰＵ１１０、ＲＡＭ１２０等のハードウェア資源を用いて実現される。ローカル保存により格納された画像データは、その画像データをＨＤＤ１３０に格納させたユーザまたは画像形成装置の管理者以外の者は消去できないため、ＨＤＤ１３０の空き領域が不足する場合も生ずる。このため、前述したように、ローカル保存の動作を管理することによりＨＤＤ資源の有効利用を図ることは、本発明の解決課題の一つである。

画像形成処理部１７０は、スキャナユニット１４０で読み取った画像データを適宜処理し記録用紙上に画像形成するまでの、画像形成装置における主要な処理を担う。

給紙部１７５は、画像形成処理部１７０により印刷出力するための記録用紙を供給する。画像形成装置で用いる記録用紙の種別は定形のものに限っても、Ａ４、Ａ３、Ｂ５、Ｂ４など多岐にわたる。多様な種別の記録用紙を部門管理することも、本発明の解決課題の一つである。給紙部１７５はこれらの記録用紙を収容する給紙カセットや、手差しトレイを有する。また、画像形成装置で使用した記録用紙の枚数を把握するためのカウンタも備える。

部門管理処理部１８０は、本発明の解決課題を解決するために主要な役割を担う。部門管理処理部１８０においては、部門管理用のソフトウェアによる部門管理処理がＣＰＵ１１０、ＲＡＭ１２０等のハードウェア資源を用いて実現される。部門管理処理部１８０の構成については図２を用いてさらに詳細に説明を行う。

なお、本発明による画像形成装置の機能ブロック構成は、図１を用いて説明を行った上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の実施形態を形成できる。例えば、上記実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。また、説明を単純にするため、画像データは
スキャナユニット１４０で読み取ることによって取得されることとして説明しているが、ＮＩＣ１５０を介してクライアントＰＣから受信することによって取得する場合もある。

図２は図１における前記部門管理処理部１８０の構成の詳細を説明するための機能ブロック図である。破線で囲まれた部分が部門管理処理部１８０であり、ユーザインタフェース１３５も併せて図中に示している。

部門管理処理部１８０のうち、管理者識別情報認証部２１０、部門管理情報登録処理部２２０、管理者識別情報記憶部２３０、部門管理の有効／無効設定情報記憶部２５０は、画像形成装置の部門管理に関する情報を登録するために必要な部分である。また、部門管理処理部１８０のうち、部門コード認証部２６０、部門管理情報処理部２７０、部門管理制御部２８０は、ユーザが画像形成装置を利用するときに部門管理を実行するために必要な部分である。部門管理情報記憶部は、画像形成装置の部門管理に関する情報を登録するためと、ユーザが画像形成装置を利用するときに部門管理を実行するためとの、双方に必要な部分である。

先ず、部門管理処理部１８０のうち、画像形成装置の部門管理に関する情報を登録するために必要な部分の説明を行う。

管理者識別情報認証部２１０は、画像形成装置の部門管理に関する情報を登録するときにユーザインタフェース１３５を介して入力される管理者識別情報を認証する機能を担う。管理者識別情報としては、例えば管理者パスワードを用いることができる。画像形成装置のアドミニストレータ権限を持つ管理者の識別情報は管理者識別情報記憶部２３０に記憶される。

入力された管理者識別情報が管理者識別情報認証部２１０によって認証されると、部門管理情報登録処理部２２０は、ユーザインタフェース１３５を介して引き続き入力される画像形成装置を利用する部門に固有の識別情報や、その部門の構成員が画像形成装置を利用する際の利用制限情報の登録処理を行う。ここで、部門に固有の識別情報としては、例えば部門コードを用いることができる。

また、本実施形態では、画像形成装置をユーザが利用する際の利用を制限しうる項目として、画像形成装置内にある画像データを画像形成装置から外部に送信する機能（以下、外部送信機能ということがある。）、ローカル保存機能、原稿をコピーするときに使用可能な記録用紙種別がある。

ここで、外部送信機能には、例えば、インターネットＦＡＸによるものを含むＦＡＸ送信機能と、E-mail 送信機能と、リモート保存機能とがある。

E-mail 送信機能は、画像形成装置にインストールされているメールソフトウェアを用いて、スキャナユニット１４０による走査によって読み取った原稿の画像データを添付ファイルとして指定された宛先に送信する機能であり、その処理はE-mail 処理部１５５によって行われる。

リモート保存機能は、スキャナユニット１４０による走査によって読み取った原稿の画像データを、画像形成装置のファイル転送機能を用いて、画像形成装置とネットワークで接続されたファイルサーバあるいはクライアントＰＣなどの外部機器に内蔵される不揮発性記録媒体に、保存することを目的として記録する機能であり、その処理はリモート保存処理部１６０によって行われる。

また、ローカル保存機能は、スキャナユニット１４０による走査によって読み取った原稿の画像データを画像形成装置に内蔵されるＨＤＤ等の不揮発性記録媒体に、保存することを目的として記録する機能である。

部門管理情報記憶部２４０は、部門管理情報登録処理部２２０で登録された、部門識別情報と、その部門識別情報によって区別される部門の構成員が画像形成装置を利用する際の利用制限情報などから構成される部門管理情報を、例えば、テーブルの形態で保存する。テーブルの形態で保存される場合の部門管理情報の例は、本発明による画像形成装置の動作説明のところで後に説明する。

以上、図２を参照しながら、部門識別情報と、その部門識別情報によって特定される部門の構成員が画像形成装置を利用する際の利用制限情報についての部門管理情報を登録するための機能ブロックの説明を行った。これらの部門管理情報に基づく部門管理機能を実際に動作させるか停止させるかの設定も可能である。詳細は図７を用いて動作を説明するが、図２の中の部門管理の有効／無効設定情報記憶部２５０は、部門管理機能を実際に動作させるか停止させるかの設定情報を保存する部分である。部門管理の有効／無効設定情報記憶部２５０に部門管理機能を無効にする設定情報が保存されているときは、本発明の主眼である部門管理機能は動作しない。但し、以後の説明においては特に断らない限り、画像形成装置の部門管理機能は有効にする設定情報が、部門管理の有効／無効設定情報記憶部２５０に保存されていることを前提とする。

引き続いて、部門管理処理部１８０のうち、ユーザが画像形成装置を利用するときに部門管理を実行するために必要な機能ブロックの説明を、図２を参照しながら行う。

部門コード認証部２６０は、画像形成装置のユーザによって画像形成装置を利用するときにユーザインタフェース１３５を介して入力される部門識別情報である部門コードを認証する機能を担う。部門コード認証部２６０は、入力された部門コードと一致する部門コードが、登録された部門の部門コードが記憶されている部門管理情報記憶部２４０に記憶されているか否かによって、部門コードの認証を行う。

部門管理情報処理部２７０は、入力された部門コードが部門コード認証部２６０によって認証されたときに部門管理情報記憶部２４０を参照し、認証された部門コードに対応する利用制限情報を参照する。部門管理情報記憶部２４０から、認証された部門コードに対応する利用制限情報を読み出した部門管理情報処理部２７０は、読み出した利用制限情報を部門管理制御部２８０に伝達する。部門管理制御部２８０は、部門管理情報処理部２７０から伝達された利用制限情報にしたがって、画像形成装置の所定の機能の動作を制御する。

また、部門管理情報処理部２７０は、部門管理情報記憶部２４０から読み出した利用制限情報をユーザインタフェース１３５にも伝達し、ユーザインタフェース１３５の表示画面等に利用制限情報を反映させることができる。このことによって、ユーザは利用制限情報の内容を認識できる。例えば、ユーザインタフェース１３５の表示画面上で利用が制限される項目を表すアイコンを薄く表示することにより、ユーザは薄く表示されたアイコンに対応する項目が制限されていることを認識することができる。

前記部門管理制御部２８０のさらに詳細な構成を、図３に示す機能ブロック図を用いて説明する。図３において破線で囲んだ部分が部門管理制御部２８０であり、その他、部門管理の制御に関連する機能部分も併せて同図中に示している。本実施形態において部門管理制御部２８０は、ＦＡＸ送信機能制御部２８１、E-mail 送信機能制御部２８２、リモート保存機能制御部２８３、ローカル保存機能制御部２８４および給紙制御部２８５とを有する。これらの５つの制御部のうち、ＦＡＸ送信機能制御部２８１、E-mail 送信機能制御部２８２およびリモート保存機能制御部２８３の３つの制御部は、画像形成装置内の画像データを外部に送信する機能の動作を制御するものである。また、これら３つの制御部と、ローカル保存機能制御部２８４とを加えた４つの制御部は、画像形成装置の所定の機能の動作を制御するものである。一方、給紙制御部２８５は画像形成装置の機能を制御するものではなく、原稿を複写する際に利用可能な記録用紙の種別を制御するものである。給紙制御部２８５には、給紙部１７５から供給される記録用紙の枚数をカウントする機能を含めることができる。

部門管理情報処理部２７０は、認証された部門コードに対応する利用制限情報を部門管理情報記憶部２４０から読み出し、部門管理制御部２８０を構成する２８１ないし２８５の各制御部に、これら各制御部に関連するそれぞれの利用制限情報を伝達する。

ＦＡＸ送信機能制御部２８１、E-mail 送信機能制御部２８２、リモート保存機能制御部２８３およびローカル保存機能制御部２８４には、これらの制御部に関連するＦＡＸ送信機能の利用制限情報、E-mail 送信機能の利用制限情報、リモート保存機能の利用制限情報およびローカル保存機能の利用制限情報がそれぞれ伝達される。

例えば、ＦＡＸ送信機能制御部２８１は、入力された部門コードに対してはＦＡＸ送信機能の利用が禁じられている旨の制限情報を受信すると、ＦＡＸ Ｉ／Ｆ１４５に送信禁止の制御信号を送出する。そうすると、ＦＡＸ Ｉ／Ｆ１４５にスキャナユニット１４０で原稿を走査することにより読み取られた画像データが入力されていても、ＦＡＸ Ｉ／Ｆ１４５はその画像データを外部に送信しない。ＦＡＸ送信機能制御部２８１が、入力された部門コードに対してはＦＡＸ送信機能の利用が許可されている旨の制限情報を受信したときは、画像データをＦＡＸ Ｉ／Ｆ１４５から外部に送信可能となる。

E-mail 送信機能制御部２８２はE-mail 処理部１５１を制御し、リモート保存機能制御部２８３はリモート保存処理部１６０を制御し、またローカル保存機能制御部２８４はローカル保存処理部１６５を制御し、これらの制御部はＦＡＸ送信機能制御部２８１とはそれぞれ制御対象が異なるが、基本的な動作は上記のＦＡＸ送信機能制御部２８１の動作と同様である。

給紙制御部２８５は、入力された部門コードに対して利用可能な記録用紙の種別情報を受信する。給紙制御部２８５は、受信した記録用紙種別情報にしたがって給紙部１７５の制御を行う。

図４に部門管理制御部２８０の、図３とは異なる実施形態の機能ブロック図を示す。図３の実施形態と異なる点は、ＦＡＸ送信機能制御部２８１、E-mail 送信機能制御部２８２、リモート保存機能制御部２８３およびローカル保存機能制御部２８４の制御動作である。

例えば、ＦＡＸ送信機能制御部２８１は、入力された部門コードに対してはＦＡＸ送信機能の利用が禁じられている旨の制限情報を受信すると、ＦＡＸ送信機能制御部２８１に入力されている画像データをブロックする。したがって、画像データはＦＡＸ Ｉ／Ｆ１４５に伝達されず、その画像データを外部に送信されない。ＦＡＸ送信機能制御部２８１が、入力された部門コードに対してはＦＡＸ送信機能の利用が許可されている旨の制限情報を受信したときは、ＦＡＸ送信機能制御部２８１に入力されている画像データをブロックせず、その画像データをＦＡＸ Ｉ／Ｆ１４５に伝達する。ＦＡＸ Ｉ／Ｆ１４５に伝達された画像データは外部に送信される。

E-mail 送信機能制御部２８２はE-mail 処理部１５１を制御し、リモート保存機能制御部２８３はリモート保存処理部１６０を制御し、またローカル保存機能制御部２８４はローカル保存処理部１６５を制御し、これらの制御部はＦＡＸ送信機能制御部２８１とはそれぞれ制御対象が異なるが、基本的な動作は上記のＦＡＸ送信機能制御部２８１の動作と同様である。

なお、本発明による画像形成装置の部門管理制御部２８０は、図３および図４を用いて説明を行った上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で種々の実施形態を形成できる。

以上、本発明の画像形成装置の実施形態の構成について説明した。以下、本発明の画像形成装置の実施形態の動作を、図２などの機能ブロック図を参照しながら、以下に示す図５ないし図１１の動作説明図を用いて説明する。

図５は新たに画像形成装置の部門管理の対象とする部門についての部門管理情報を登録する動作例を説明するためのフローチャートである。部門管理情報の登録は画像形成装置のアドミニストレータの権限を有する管理者が行う。先ずＳ５１０で管理者の識別情報がユーザインタフェース１３５を介して入力される。管理者の識別情報は、パスワード等の情報、あるいは指紋、手のひらまたは指の静脈パターン等、多様な形態を採ることが可能であるが、以下の説明では管理者のパスワードを管理者の識別情報として説明を行う。管理者のパスワードがユーザインタフェース１３５を介して入力されると、Ｓ５２０で、管理者識別情報認証部２１０は入力されたパスワードの認証を行う。すなわち、管理者識別情報認証部２１０は、管理者識別情報記憶部２３０に記憶されているパスワードの中に入力されたパスワードと一致するものがあるか否かを判断する。管理者識別情報記憶部２３０に記憶されているパスワードの中に入力されたパスワードと一致するものが無く、入力されたパスワードが管理者識別情報認証部２１０により認証されないときには、管理者識別情報認証部２１０は再度パスワードの入力を求めＳ５１０に戻る。

管理者識別情報認証部２１０によって、管理者識別情報記憶部２３０に記憶されているパスワードの中に入力されたパスワードと一致するものが有ると判断されたときにはＳ５３０に進み、新規部門情報入力待ちの状態に移る。Ｓ５３０では画像形成装置を利用する構成員が属する部門の名称が入力される。ここで、部門名称を入力するのは、管理者が部門管理情報の把握を容易にするという便宜上の理由によるものである。すなわち、次に述べる部門識別情報のみによって、管理者が使用部門を認識できるときには、必ずしも部門名称を入力する必要はなく、Ｓ５３０をスキップしてもよい。

次にＳ５４０で部門識別情報が入力される。部門識別情報の形態としては様々なものがありうるが、ここでは例として英数字からなる部門コードとする。尚、本実施形態における部門コードの意義は所定の部門の構成員が画像形成装置を使用するための暗証番号の役割を果たすものである。

部門コードが入力されると、Ｓ５５０で、入力された部門コードが既に画像形成装置に登録されている他の部門の部門コードと重複しているか否かが、部門管理情報登録処理部２２０によって判断される。既登録の他の部門の部門コードと同一の部門コードが入力された場合にはＳ５４０に戻り、再度、部門コードの入力を要求する。

既登録の他の部門の部門コードと重複しない固有の部門コードが入力されるとＳ５６０に進み、入力された部門コードに対応する部門の構成員が画像形成装置を利用する際の、利用制限設定情報が入力され、登録処理される。入力される利用制限設定情報には、画像形成装置の所定の機能の利用を制限するための設定情報と、使用記録用紙に関する制限設定情報とがある。

ここで、画像形成装置の所定の機能の利用制限に関しては、原稿画像を走査して読み取ることにより生成される画像データを画像形成装置のE-mailまたはＦＡＸ機能（インターネットＦＡＸによるものを含む）によって画像形成装置の外部に送信することと、原稿画像を走査して読み取ることにより生成される画像データを保存することを目的として記録すること、を制限項目とすることができる。原稿画像データのファイルを保存することを目的とした記録には、いわゆるローカル保存と、リモート保存の形態がある。

画像形成装置についての上記の利用制限対象機能のうち、インターネットＦＡＸによるものを含むＦＡＸ送信機能と、E-mail 送信機能と、リモート保存機能とは、画像形成装置内の画像データを、画像形成装置から外部に送信する機能である。これらの外部送信機能は機密情報管理に関わるが、このように種類が多く利用制限情報を登録する際の入力作業が繁雑である。

記録用紙に関する制限については、従来から行われている枚数制限に加え、Ａ４、Ａ３等の記録用紙の種別についても制限項目とする。さらに、カラーコピーが可能な画像形成装置の場合には、フルカラー、２色カラーについても制限項目としてもよい。

Ｓ５６０における、利用制限設定情報の入力および登録処理は、利用制限項目の属性に分けて行うことができる。例えば、Ｓ５６１で外部送信機能利用制限設定情報入力および登録処理、Ｓ５６２でローカル保存機能利用制限設定情報入力および登録処理、Ｓ５６３で記録用紙についての利用制限設定情報入力および登録処理を行う。なお、Ｓ５６１ないしＳ５６３の順番は任意であり、図５に示した順番である必要はない。

ここで、Ｓ５６１で外部送信機能利用制限設定情報入力の作業には、上述した問題点がある。この問題点を考慮して、部門管理情報登録処理部２２０は外部送信機能の利用制限情報を登録するに際して、数種類の利用制限設定情報登録モードのいずれかまたはすべてを備えることができる。モードによってＳ５６１における利用制限設定情報入力および登録処理の動作が若干異なるが、この点は図６を用いて後に説明する。

Ｓ５６２で入力されるローカル保存機能利用制限設定情報と、Ｓ５６３で入力される記録用紙についての利用制限設定情報とは、部門管理情報登録処理部２２０でそのまま登録される。一方、Ｓ５６１で入力される外部送信機能利用制限設定情報は、部門管理情報登録処理部２２０でそのまま登録される場合と、処理した後に登録される場合がある。

Ｓ５６０で登録された利用制限設定情報とＳ５４０で入力された部門コードとは互いに関連づけられ、部門管理情報を形成する。部門管理情報は、Ｓ５７０で、部門管理情報記憶部２４０に、例えばテーブルの形態で記憶させる。部門管理情報記憶部２４０はＮＶＲＡＭ（non-volatile RAM）等の不揮発性メモリで構成することができる。

図６は、Ｓ５６１における外部送信機能利用制限設定情報の入力および登録処理についての動作例を３つのモードについて示したものである。

図６（ａ）に示す動作モード１は、いわば個別登録モードというべきものである。このモードにおいては、Ｓ５６１１ないしＳ５６１３で、それぞれE-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能についての利用制限情報を入力する。入力されたそれぞれの外部送信機能についての利用制限情報はそのまま登録する。この動作モード１によれば、外部送信機能をきめ細かく登録することができるが、登録する際の入力作業は繁雑である。

図６（ｂ）に示す動作モード２においては、図６（ａ）に示した動作モード１と同様に、Ｓ５６１１ないしＳ５６１３で、それぞれE-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能についての利用制限情報を入力する。但し、Ｓ５６１１、Ｓ５６１２、Ｓ５６１３で入力された利用制限情報の内容が、利用を制限するものであるか否かを、それぞれＳ５６１５、Ｓ５６１６、Ｓ５６１７で判断する。Ｓ５６１５、Ｓ５６１６、Ｓ５６１７のいずれかで、入力された利用制限情報の内容が利用を制限するものであると判断されると、Ｓ５６１８で、すべての外部送信機能の利用を制限する登録を行う。すなわち、E-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能の内のいずれか一つの機能について利用を制限する旨の入力があると、他の外部送信機能について利用を制限せず許可する旨の入力があっても、すべての外部送信機能の利用を制限する登録が行われる。このようなモードにより、外部送信機能についての利用制限情報の入力の繁雑さが緩和され、機密情報の漏洩の問題に対して安全サイドの部門管理が可能となる。Ｓ５６１５、Ｓ５６１６、Ｓ５６１７のすべてで、入力された利用制限情報の内容が利用を制限しないものであると判断される場合には、Ｓ５６１９で、E-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能のすべての外部送信機能の利用を許可する登録を行う。

図６（ｃ）に示す動作モード３は、いわば一括登録モードというべきものである。この動作モード３においては、E-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能の外部送信機能についての個々の利用制限情報は入力せずに、外部送信機能全体についての利用制限情報をＳ５６１４で入力する。入力された外部送信機能についての利用制限情報は、E-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能の個々の外部送信機能に分けて登録する。この動作モード３によれば、外部送信機能をきめ細かく登録することはできないが、登録する際の入力作業は簡単である。

図７に、３つの部門について、テーブルの形態で登録された部門管理情報の例を示す。部門コードがＡ１１１の部門の構成員は、E-mail送信、ＦＡＸ送信およびリモート保存の外部通信機能の利用はいずれも制限、すなわち禁止されている。ローカル保存の機能の利用も制限されている。また、使用できる記録用紙の種別はＡ４に限られている。

部門コードがＢ２１１の部門の構成員は、E-mail送信、ＦＡＸ送信およびリモート保存の外部通信機能の利用がいずれも認められている。ローカル保存の機能の利用も認められている。また、使用できる記録用紙の種別はＡ４、Ａ３、Ｂ５が認められている。

部門コードがＣＱ７８の部門の構成員はE-mail送信とＦＡＸ送信の機能の利用は認められているが、リモート保存およびローカル保存のファイル保存の機能の利用はいずれも制限されている。また、使用できる記録用紙の種別はＡ４とＡ３とに限られている。

図８は、図６で説明した外部送信機能利用制限設定情報の入力および登録処理に関する３つの動作モードについて、設定入力情報と設定登録情報との関係を示すものである。図８（ａ）に示す動作モード１の場合には、入力されたE-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能についての利用制限情報は、そのまま登録される。このため、設定登録情報は設定入力情報と同一である。

図８（ｂ）に示す動作モード２の場合には、E-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能の内のいずれか一つの機能について利用を制限する旨の入力があると、すべての外部送信機能の利用を制限する処理が行われる。すなわち、E-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能のすべてについて利用を制限しない（許可する）旨の入力がない限り、すべての外部送信機能の利用を制限する旨の登録がなされる。図中の部門コードＣＱ７８については、リモート保存の機能のみが制限されているが、E-mail 送信およびＦＡＸ送信の機能についても利用を制限する旨の登録がなされる。尚、部門コードＣＱ７８の場合のように、外部送信機能の内のいずれか一つの機能について利用を制限する旨の入力がある場合は、この入力がなされるとすべての外部送信機能の利用が制限される処理が行われるため、必ずしも個々の外部送信機能のすべてが入力されるとは限らない。

図８（ｃ）に示す動作モード３の場合には、E-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能の個々の外部送信機能についての利用制限情報は入力する代わりに、外部送信機能全体についての利用制限情報を入力する。入力された外部送信機能全体についての利用制限情報が利用を制限する旨であるときは、E-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能のすべてについて利用を制限する旨の登録が個々になされる。逆に、入力された外部送信機能全体についての利用制限情報が利用を制限しない旨であるときは、E-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能のすべてについて利用を制限しない旨の登録が個々になされる。図中の部門コードＡ１１１とＣＱ７８については、外部送信機能全体についての利用制限情報が利用を制限する旨の入力がなされており、E-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能のすべてについて利用を制限する旨の登録が個々になされている。図中の部門コードＢ２１１については、外部送信機能全体についての利用制限情報が利用を制限しない（許可する）旨の入力がなされており、E-mail 送信機能、ＦＡＸ送信機能、リモート保存機能のすべてについて利用を制限しない（許可する）旨の登録が個々になされている。

尚、前述したように、ローカル保存機能利用制限設定情報と、記録用紙についての利用制限設定情報とは、入力された情報がそのまま登録される。

図９は、図５で示した新たに画像形成装置の部門管理の対象とする部門についての部門管理情報を登録した後に、部門管理機能を有効にする動作を示すものである。Ｓ９１０で、画像形成装置のアドミニストレータの権限を有する管理者により、部門管理機能を有効にするか否かの指示情報が、例えばユーザインタフェース１３５を介して入力される。Ｓ９２０で、部門管理情報登録処理部２２０は、入力された指示情報が、部門管理機能を有効にする指示情報なのか、無効にする指示情報なのかを判断する。部門管理機能を有効にする旨の指示情報が入力されたときは、Ｓ９３０で部門管理機能が有効に設定されたことを部門管理の有効／無効設定情報記憶部２５０に記憶する。逆に、部門管理機能を無効にする旨の指示情報が入力されたときは、Ｓ９４０で部門管理機能が無効に設定されたことを部門管理の有効／無効設定情報記憶部２５０に記憶する。以上の動作により画像形成装置の部門管理を有効にも、無効にも設定することができる。画像形成装置の部門管理が無効に設定されたときは、図５を用いて説明した部門管理情報の登録結果は無視され、ユーザは何らの制限を受けることなく、画像形成装置を利用できる。しかし、本発明は画像形成装置内にある画像データを画像形成装置から外部へ送信することによる機密情報漏洩を防止し、また画像形成装置のファイリング機能に用いられるＨＤＤへの画像データの保存動作を管理することによりＨＤＤ資源の有効利用を図り、さらには画像形成装置で用いる記録用紙のより細かな部門管理を可能にすることを課題としているため、以後の説明では画像形成装置の部門管理は有効に設定されていることを前提とする。

次に、部門管理情報が登録され、かつ、部門管理が有効に設定されている画像形成装置が利用される際の動作の説明を行う。画像形成装置が利用される際の動作は、画像形成装置のメーカ、機種などによって異なるが、本実施形態による画像形成装置は、先ず３つのモードのいずれかが選択された後に画像形成装置が有する諸機能が動作しうるものとする。また、本実施形態による画像形成装置は、スキャンモード、コピーモード、ＦＡＸモードの３つの動作モードを備えるものとする。スキャンモードには、E-mail 送信、リモート保存およびローカル保存機能が含まれる。コピーモードにはコピー機能が含まれ、ＦＡＸモードにはインターネットＦＡＸを含むＦＡＸ通信機能が含まれる。

図１０はスキャンモードが選択された場合の、部門管理の動作例を説明するための図である。ユーザによりスキャンモードが選択されると、画像形成装置は部門コードの入力を求める。Ｓ１０１０で部門コードが入力されると、部門コード認証部２６０は、Ｓ１０２０で、部門管理情報記憶部２４０に保存されている部門管理情報テーブルを参照する。入力された部門コードが部門管理情報テーブルに登録されている部門コードに同一のものが無いときは、部門コードは認証されず、画像形成装置は、部門コードの入力を再度求める。

入力された部門コードと同一の部門コードが部門管理情報テーブルに登録されているときは、入力された部門コードは部門コード認証部２６０により認証される。部門コードが認証されると、Ｓ１０４０で部門管理処理部２７０は、部門管理情報記憶部２４０に保存されている部門管理情報テーブルを参照し、認証された部門コードに対応する利用制限情報を参照し、その内容を記憶する。

部門管理処理部２７０は、記憶した利用制限情報においてローカル保存機能が制限されているか否かを判断する（Ｓ１０５０）。ローカル保存機能が制限されているときは、Ｓ１０５５で部門管理処理部２７０はローカル保存機能の制限処理を行う。すなわち、部門管理処理部２７０はローカル保存機能制御部２８４にローカル保存機能が禁止されている旨の利用制限情報を伝達するとともに、同一の情報をユーザインタフェースにも伝達する。ローカル保存機能が制限されていないときは、部門管理処理部２７０は何も行わない。

Ｓ１０６０に進み、部門管理処理部２７０は、記憶した利用制限情報においてリモート保存機能が制限されているか否かを判断する。リモート保存機能が制限されているときは、Ｓ１０６５で部門管理処理部２７０はリモート保存機能の制限処理を行う。すなわち、部門管理処理部２７０はリモート保存機能制御部２８３にリモート保存機能が禁止されている旨の利用制限情報を伝達するとともに、同一の情報をユーザインタフェースにも伝達する。リモート保存機能が制限されていないときは、部門管理処理部２７０は何も行わない。

次に、Ｓ１０７０で部門管理処理部２７０は、記憶した利用制限情報においてE-mail 送信機能が制限されているか否かを判断する。E-mail 送信機能が制限されているときは、Ｓ１０７５で部門管理処理部２７０はE-mail 送信機能の制限処理を行う。すなわち、部門管理処理部２７０はE-mail 送信機能制御部２８２にE-mail 送信機能が禁止されている旨の利用制限情報を伝達するとともに、同一の情報をユーザインタフェースにも伝達する。E-mail 送信機能が制限されていないときは、部門管理処理部２７０は何も行わない。

Ｓ１０１０以降の上記の処理を終えるとＳ１０８０に移り、入力された部門コードに対応した利用制限の条件下でスキャン操作が可能な待機状態になる。

尚、本実施動作例においてはＳ１０２０とＳ１０４０で２回、部門管理情報テーブルを参照しているが、Ｓ１０２０で１回だけ部門管理情報テーブルを参照し、入力された部門コードと同一の部門コードが部門管理情報テーブルに登録されているときは、その部門コードに対応する利用制限情報を参照し、その内容を記憶してもよい。また、Ｓ１０５０、Ｓ１０６０、Ｓ１０７０の各機能が制限されているか否かを判断、およびこれらにそれぞれ付随するＳ１０５５、１０６５、１０７５の各機能の制限処理の順番は、図１０に示したものに限定されるわけではなく、任意の順番とすることが可能であることは明らかである。

ＦＡＸモードが選択された場合の動作例も、図示はしないが、同様である。ユーザによりＦＡＸモードが選択されると、スキャンモードが選択された場合と同様に部門コードが入力されると、部門コード認証部２６０は、部門管理情報記憶部２４０に保存されている部門管理情報テーブルを参照する。入力された部門コードが部門管理情報テーブルに登録されている部門コードに同一のものが無いときは、部門コードは認証されず、画像形成装置は、部門コードの入力を再度求める。

入力された部門コードと同一の部門コードが部門管理情報テーブルに登録されているときは、入力された部門コードは部門コード認証部２６０により認証され、部門管理処理部２７０は、部門管理情報記憶部２４０に保存されている部門管理情報テーブルを参照し、認証された部門コードに対応する利用制限情報を参照し、その内容を記憶する。ここまでの処理は、図１０のスキャンモードが選択された場合のＳ１０１０ないしＳ１０４０と同様である。

次に、部門管理処理部２７０は、記憶した利用制限情報においてＦＡＸ送信機能が制限されているか否かを判断し、ＦＡＸ送信機能が制限されているときは、部門管理処理部２７０はＦＡＸ送信機能の制限処理を行う。すなわち、部門管理処理部２７０はＦＡＸ送信機能制御部２８１にＦＡＸ送信機能が禁止されている旨の利用制限情報を伝達するとともに、同一の情報をユーザインタフェースにも伝達する。ＦＡＸ送信機能が制限されていないときは、部門管理処理部２７０は何も行わない。

上記の処理を終えると入力された部門コードに対応した利用制限の条件下でＦＡＸ送信操作が可能な待機状態になる。

図１１はコピーモードが選択された場合の、部門管理の動作例を説明するための図である。Ｓ１１１０の部門コードの入力からＳ１１３０の部門コードの認証までの動作は、図１０のスキャンモードが選択された場合の、Ｓ１０１０の部門コードの入力からＳ１０３０の部門コードの認証までの動作と同様である。

部門コードが認証されると、Ｓ１１４０で部門管理処理部２７０は、部門管理情報記憶部２４０に保存されている部門管理情報テーブルを参照し、認証された部門コードに対応する利用制限情報を参照し、その内容を記憶する。

部門管理処理部２７０は、記憶した利用制限情報において所定の記録用紙種別の使用が制限されているか否かを判断する（Ｓ１１５０）。所定の記録用紙種別の使用が制限されているときは、Ｓ１１５５で部門管理処理部２７０は所定の記録用紙種別の使用制限処理を行う。すなわち、部門管理処理部２７０は給紙制御部２８５に所定の記録用紙種別の使用が禁止されている旨の利用制限情報を伝達するとともに、同一の情報をユーザインタフェースにも伝達する。記録用紙の種別の使用がまったく制限されていないときは、部門管理処理部２７０は何も行わない。

上記の処理を終えるとＳ１１６０に移り、入力された部門コードに対応した利用制限の条件下でコピー操作が可能な待機状態になる。

尚、本実施動作例においてはＳ１１２０とＳ１１４０で２回、部門管理情報テーブルを参照している。しかし、Ｓ１１２０で１回だけ部門管理情報テーブルを参照し、入力された部門コードと同一の部門コードが部門管理情報テーブルに登録されているときは、その部門コードに対応する利用制限情報を参照し、その内容を記憶してもよいことはスキャンモードの場合と同様である。

なお、本発明は上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。

本発明による画像形成装置の一実施形態の機能ブロックを示す図である。 本発明による画像形成装置の一実施形態における部門管理処理部の構成の詳細を説明するための機能ブロック図である。 図２に示した部門管理処理部における部門管理制御部の詳細な構成を説明するための機能ブロック図である。 図２に示した部門管理処理部における部門管理制御部の他の実施形態の機能ブロック図である。 本発明による画像形成装置の一実施形態において、新たに部門管理の対象とする部門についての部門管理情報を登録する動作例を説明するためのフローチャートである。 本発明による画像形成装置の一実施形態において、新たに部門管理の対象とする部門についての外部送信機能利用制限設定情報の入力および登録処理の動作例を説明するための図である。 本発明による画像形成装置の一実施形態において、登録された部門管理情報の例を示す図である。 図６で示した外部送信機能利用制限設定情報の入力および登録処理の動作における、設定入力情報と設定登録情報との関係を説明するための図である。 本発明による画像形成装置の一実施形態において、新たに画像形成装置の部門管理の対象とする部門についての部門管理情報の登録後に、部門管理機能を有効にする動作を説明するための図である。 本発明による画像形成装置の一実施形態において、スキャンモードが選択された場合の部門管理の動作例を説明するための図である。 本発明による画像形成装置の一実施形態において、コピーモードが選択された場合の部門管理の動作例を説明するための図である。

符号の説明

１２５ non-volatile RAM
１３０ ハードディスクドライブ
１３５ ユーザインタフェース
１４０ スキャナユニット
１４５ ＦＡＸインタフェース
１５０ ネットワークインタフェース回路
１５５ E-mail 処理部
１６０ リモート保存処理部
１６５ ローカル保存処理部
１７０ 画像形成処理部
１７５ 給紙部
１８０ 部門管理処理部
２１０ 管理者識別情報認証部
２２０ 部門管理情報登録処理部
２３０ 管理者識別情報記憶部
２４０ 部門管理情報記憶部
２５０ 部門管理の有効／無効設定情報記憶部
２６０ 部門コード認証部
２７０ 部門管理情報処理部
２８０ 部門管理制御部
２８１ ＦＡＸ送信機能制御部
２８２ E-mail 送信機能制御部
２８３ リモート保存機能制御部
２８４ ローカル保存機能制御部
２８５ 給紙制御部

Claims (8)

1. 入力された画像データを前記装置の外部に送信する外部送信手段と、
   この外部送信手段による前記画像データを前記装置から外部への送信の可否を制御する外部送信機能制御部と、
   前記画像形成装置のユーザが属する部門に固有な部門識別情報と、この部門識別情報が入力されたときに前記外部送信手段による前記画像データを前記装置から外部への送信を制限するか否かの利用制限情報とを登録する処理を行う部門管理登録処理部と、
   この部門管理登録処理部で登録された前記部門識別情報と前記利用制限情報とを関連づけて記憶する部門管理情報記憶部と、
   この部門管理情報記憶部に記憶されている部門識別情報と一致する部門識別情報が入力されたときに、この入力された部門識別情報と関連づけられた前記利用制限情報を前記部門管理情報記憶部から読み出し、読み出された前記利用制限情報を前記外部送信機能制御部に伝達する部門管理情報処理部とを
   有することを特徴とする部門管理機能を有する画像形成装置。
2. 前記外部送信手段は、
   前記画像データを添付ファイルとしてE-mail 送信するためのE-mail 処理部、
   または、前記画像データをファイルとして転送するためのリモート保存処理部、
   または、インターネットＦＡＸもしくはＦＡＸ送信処理部を有し、
   前記外部送信機能制御部は、前記外部送信手段が前記E-mail 処理部であるときはE-mail 送信機能制御部であり、前記リモート保存処理部であるときはリモート保存機能制御部であり、前記インターネットＦＡＸもしくはＦＡＸ送信処理部であるときはＦＡＸ送信機能制御部であることを特徴とする請求項１に記載の部門管理機能を有する画像形成装置。
3. 前記画像データを前記装置から外部への送信を制限するか否かの利用制限情報とを登録する処理を行う前記部門管理登録処理部は、前記外部送信手段に異なる複数の送信方式に基づく手段が含まれる場合、前記外部送信手段に含まれる一の送信方式による外部への送信を制限する旨の入力があったときには、すべての送信方式による外部への送信を制限する旨の利用制限情報を登録する処理を行うことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の部門管理機能を有する画像形成装置。
4. 入力された画像データを格納する画像データ記憶部と、
   この画像データ記憶部への前記画像データのローカル保存の可否を制御するローカル保存機能制御部と、
   前記画像形成装置のユーザが属する部門に固有な部門識別情報と、この部門識別情報が入力されたときに前記画像データ記憶部への画像データのローカル保存を制限するか否かの利用制限情報とを登録する処理を行う部門管理登録処理部と、
   この部門管理登録処理部で登録された前記部門識別情報と前記利用制限情報とを関連づけて記憶する部門管理情報記憶部と、
   この部門管理情報記憶部に記憶されている部門識別情報と一致する部門識別情報が入力されたときに、この入力された部門識別情報と関連づけられた前記利用制限情報を前記部門管理情報記憶部から読み出し、読み出された前記利用制限情報を前記ローカル保存機能制御部に伝達する部門管理情報処理部とを
   有することを特徴とする部門管理機能を有する画像形成装置。
5. 入力された画像データを記録用紙上に画像形成する画像形成処理部と、
   この画像形成処理部に記録用紙を供給する給紙部と、
   この給紙部により供給される記録用紙の種別を制御する給紙制御部と、
   前記画像形成装置のユーザが属する部門に固有な部門識別情報と、この部門識別情報が入力されたときに使用可能な記録用紙の種別を特定する利用制限情報とを登録する処理を行う部門管理登録処理部と、
   この部門管理登録処理部で登録された前記部門識別情報と前記利用制限情報とを関連づけて記憶する部門管理情報記憶部と、
   この部門管理情報記憶部に記憶されている部門識別情報と一致する部門識別情報が入力されたときに、この入力された部門識別情報と関連づけられた前記利用制限情報を前記部門管理情報記憶部から読み出し、読み出された前記利用制限情報を前記給紙制御部に伝達する部門管理情報処理部とを
   有することを特徴とする部門管理機能を有する画像形成装置。
6. 画像形成装置のユーザが属する部門に固有な部門識別情報と、この部門識別情報が入力されたときに前記画像形成装置内にある画像データを前記画像形成装置から外部への送信を制限するか否かの利用制限情報とを登録するステップと、
   このステップで登録された前記部門識別情報と前記利用制限情報とを関連づけて記憶する部門管理情報記憶ステップと、
   部門識別情報の入力を受け取るステップと、
   このステップで受け取った部門識別情報が前記部門管理情報記憶ステップで記憶された部門識別情報と一致するか否かを判断するステップと、
   この判断ステップで、前記受け取った部門識別情報が前記部門管理情報記憶ステップで記憶された部門識別情報と一致すると判断したときに、前記受け取った部門識別情報と関連づけられて前記部門管理情報記憶ステップで記憶された前記利用制限情報を読み出すステップと、
   このステップで読み出された前記利用制限情報にしたがって、前記画像形成装置内にある画像データの前記画像形成装置から外部への送信を制御するステップとを
   有することを特徴とする画像形成装置の部門管理方法。
7. 画像形成装置のユーザが属する部門に固有な部門識別情報と、この部門識別情報が入力されたときに前記画像形成装置内への画像データのローカル保存を制限するか否かの利用制限情報とを登録するステップと、
   このステップで登録された前記部門識別情報と前記利用制限情報とを関連づけて記憶する部門管理情報記憶ステップと、
   部門識別情報の入力を受け取るステップと、
   このステップで受け取った部門識別情報が前記部門管理情報記憶ステップで記憶された部門識別情報と一致するか否かを判断するステップと、
   この判断ステップで、前記受け取った部門識別情報が前記部門管理情報記憶ステップで記憶された部門識別情報と一致すると判断したときに、前記受け取った部門識別情報と関連づけられて前記部門管理情報記憶ステップで記憶された前記利用制限情報を読み出すステップと、
   このステップで読み出された前記利用制限情報にしたがって、前記画像形成装置内への画像データのローカル保存を制御するステップとを
   有することを特徴とする画像形成装置の部門管理方法。
8. 画像形成装置のユーザが属する部門に固有な部門識別情報と、この部門識別情報が入力されたときに使用可能な記録用紙の種別を特定する利用制限情報とを登録するステップと、
   このステップで登録された前記部門識別情報と前記利用制限情報とを関連づけて記憶する部門管理情報記憶ステップと、
   部門識別情報の入力を受け取るステップと、
   このステップで受け取った部門識別情報が前記部門管理情報記憶ステップで記憶された部門識別情報と一致するか否かを判断するステップと、
   この判断ステップで、前記受け取った部門識別情報が前記部門管理情報記憶ステップで記憶された部門識別情報と一致すると判断したときに、前記受け取った部門識別情報と関連づけられて前記部門管理情報記憶ステップで記憶された前記利用制限情報を読み出すステップと、
   このステップで読み出された前記利用制限情報にしたがって、給紙する記録用紙の種別を制御するステップとを
   有することを特徴とする画像形成装置の部門管理方法。

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