JP2007295351A - 会議方法 - Google Patents

Abstract

【課題】会議の開催を迅速にする。操作権譲渡をスムースに行う
【解決手段】通信回線で接続した拠点Ａ，Ｂ，Ｃの相互間で会議を開催する際、拠点Ａが会議を主催するとき、拠点Ａから拠点Ｂ，Ｃに対して招集電文を送信し、参加電文を拠点Ａに自動的に返信した拠点に対しては招集電文の送信を停止し、参加電文を拠点Ａに返信しない拠点に対しては定期的に招集電文を送信し、拠点Ａと参加電文の返信があった拠点との間で会議を開催する。会議の開催中における操作権が、該操作権を持っている拠点での操作によって、該操作権を持っている拠点から別の拠点に譲渡されるようにする。
【選択図】図１Ｂ

Description

本発明は、２以上の遠隔地間でモニタを見ながら会議を行うことができるようにした会議方法に関するものである。

例えば、互いに離れた場所の拠点Ａ，Ｂ，Ｃで遠隔会議を開催する場合は、図３に示すように、拠点Ａ，Ｂ，Ｃ毎に通信回線１で相互に接続された会議システムが設置される。１つの拠点の会議システムは、会議システムプログラムが書き込まれ会議を制御するＰＣ（コンピュータ）２、会議参加相手側の発表内容等を表示するモニタ３、自己の発表内容や画像を撮像するカメラ４、自己の音声を入力するマイク５、および会議参加相手側の音声を出力するスピーカ６からなり、ＰＣ２が通信回線１で相互に接続される。

従来では、以上のような会議システムにより拠点Ａ，Ｂ，Ｃの間で会議を開催する際は、主催者（例えば、拠点Ａ）が参加者（例えば、拠点Ｂ，Ｃ）の状態を管理し、各参加者が参加可能な状態を確認してから会議を開催していた。そして、会議中においては、主催者を議長とし、その議長が操作者（発表者）を切り替えて進行している。主催者以外の参加者が発表を希望する場合は、主催者に操作権の移譲を要求し、主催者がその要求を受け入れることにより、主催者によって、以前の発表者から操作権の要求を行った参加者に操作権の移譲が行われ、発表が可能となっていた。

図４は従来の会議の開催までの運用の説明図である。拠点Ａが主催者（議長）として会議を開催する場合は、拠点Ｂの準備がＯＫのとき、その拠点Ｂが準備ＯＫを拠点Ａに知らせることにより、拠点Ａ，Ｂ間の通信が確立する。このとき、拠点Ｃがまだ準備ＯＫでないときは待機し、その後に拠点Ｃが準備ＯＫを拠点Ａ，Ｂに知らせると、拠点Ａ，Ｂ，Ｃ間で通信が確立する。次に、拠点Ａは拠点Ｂに対して招集電文を送信し、これに対して拠点Ｂが参加ＯＫ電文を返信すると拠点Ａが拠点Ｂに対して開催電文を送信し、拠点Ａ，Ｂ間で会議が開催可能となる。また、拠点Ａは拠点Ｃに対しても招集電文を送信し、これに対して拠点Ｃが参加ＯＫ電文を返信すると拠点Ａが拠点Ｃに対して開催電文を送信し、以上により、拠点Ａ，Ｂ，Ｃ間で会議が開催可能となる。なお、参加拒否電文を返信した拠点に対しては開催電文は送信されない。

ところが、この従来例では、拠点Ｂ，Ｃの準備ＯＫの知らせを拠点Ａが受けなければ、招集電文をそこに送信することができない問題がある。また、開催においても、各拠点での判断結果に基づき送信される参加ＯＫ電文あるいは参加拒否電文の受信を待たなければならないので、会議開始までに遅延が発生するという問題もある。

図５は別の従来の会議の開催までの運用の説明図である。拠点Ａが主催者（議長）として会議を開催する場合は、拠点Ｂ，Ｃに対して招集電文を送信し、このとき拠点Ｂが起動し準備ＯＫになっていて、そこからの参加ＯＫ電文の返信があれば、拠点Ａは拠点Ｂに対して開催電文を送信し、拠点Ａ，Ｂ間で会議が開催可能となる。拠点Ｃから参加ＯＫ電文（又は参加拒否電文）の返信がないときは一定時間の後に拠点Ｃからの参加電文（又は参加拒否電文）の返信が無い旨の表示（タイムアウト）が行われる。拠点Ａはしばらく経過した後に、拠点Ｃに対して招集電文を再度送信し、このとき拠点Ｂが起動して準備ＯＫになっていて、そこからの参加ＯＫ電文の返信があれば、拠点Ａは拠点Ｃに対して開催電文を送信し、拠点Ａ，Ｂ，Ｃ間で会議が開催可能となる。なお、参加拒否電文を返信した拠点に対しては開催電文は送信されない。

ところが、この従来例では、拠点Ｂ，Ｃの準備ＯＫの知らせを受けずとも、そこに対して招集電文を送信するので、開催までの時間を短縮することができるが、第１の従来例と同様に、各拠点毎に判断される参加ＯＫ電文あるいは参加拒否電文の受信を待たなければならないので、会議開始までに遅延が発生するという問題がある。

図６は従来の会議の操作権譲渡の運用の説明図である。ここでは、拠点Ａが主催者（議長）として操作権を持っている場合とする。拠点Ｂから拠点Ａに操作権要求電文が送信されたときは、拠点Ａは拠点Ｂに操作権譲渡電文を送信して操作権を譲渡し、拠点Ｂはその操作権の譲渡を受けると操作権受理通知電文を拠点Ａに対して返信し、これにより拠点Ａは管理のための操作権情報を拠点Ｂに更新する。拠点Ｃが操作権を要求するときは、拠点Ａに対して操作権要求電文が送信され、これに応じて拠点Ａは操作権開放要求電文を拠点Ｂに送信し、拠点Ｂがこれに応じて操作権を開放して操作権開放通知電文を拠点Ａに返信すると、拠点Ａは拠点Ｃに対して操作権譲渡電文を送信して操作権を譲渡し、拠点Ｃはその操作権の譲渡を受けると操作権受理通知電文を拠点Ａに対して返信し、これにより拠点Ａは操作権情報を拠点Ｃに更新する。

ところが、この従来例では、操作権の譲渡をその都度議長の拠点Ａを介在して行う必要があり、操作権譲渡がスムーズでなく、議長に大きな負担がかかる。

以上のように、従来の会議システムでは、議長において、各拠点毎に判断される参加ＯＫ電文あるいは参加拒否電文の受信を待たなければならないのて、遅延が発生する問題があった。また、操作権の譲渡では議長の拠点を経由する必要があり、操作権譲渡がスムーズではなかった。

本発明の目的は、招集電文を受けた拠点は自動参加となるようにし、また操作権の譲渡に議長を経由する必要がないようにして、前記した問題を解決した会議方法を提供することである。

上記目的を達成するために、請求項１にかかる発明は、複数の拠点にコンピュータ、モニタ、スピーカ、マイクおよびカメラを１組として備え、前記コンピュータを通信回線で互いに接続して前記複数の拠点の相互間で会議を行う会議方法において、前記複数の拠点の内の第１の拠点が会議を主催するとき、該第１の拠点から他の個々の拠点に対して招集電文を送信し、該招集電文に応じて自動的に参加電文を前記第１の拠点に返信した拠点に対しては前記招集電文の送信を停止し、前記招集電文に応じた参加電文を前記第１の拠点に返信しない拠点に対しては定期的に招集電文を送信し、前記第１の拠点と前記参加電文の返信があった拠点との間で会議が開催されるようにしたことを特徴とする。
請求項２にかかる発明は、請求項１に記載の会議方法において、前記各拠点は、招集電文を受信すると自動的に参加電文を返信するステップと、自拠点が会議を主催するときは他拠点に前記招集電文を送信して、前記参加電文の返信があった拠点には前記招集電文の送信を停止し、前記参加電文の返信の無い拠点に対しては定期的に前記招集電文を送信するステップと、を備えることを特徴とする。
請求項３にかかる発明は、請求項１に記載の会議方法において、前記会議の開催中における操作権が、該操作権を持っている拠点での操作によって、該操作権を持っている拠点から別の拠点に譲渡されるようにしたことを特徴とする。
請求項４にかかる発明は、請求項３に記載の会議方法において、前記各拠点が、自拠点が操作権を持っているときに操作権要求を受けると、操作権を要求した拠点に操作権を譲渡するステップと、自拠点が操作権を持っていないときに操作権の譲渡を受けると、操作権受理通知を送信するステップと、を備えることを特徴とする。
請求項５にかかる発明は、請求項４に記載の会議方法において、前記操作権要求が、音声により前記通信回線を経由して行なわれるようにしたことを特徴とする。
請求項６にかかる発明は、請求項３、４又は５に記載の会議方法において、前記各拠点の前記モニタに前記各拠点を示す複数の識別手段が表示され、前記操作権を持っている拠点の前記モニタの前記識別手段の内の１つが選択されることにより、該選択された識別手段により示された拠点に前記操作権が譲渡されるようにしたことを特徴とする。
請求項７にかかる発明は、請求項３、４、５又は６に記載の会議方法において、前記第１の拠点が、現在操作権を持っている拠点がどの拠点であるかを管理することを特徴とする。

本発明によれば、会議の開催に際しては、招集電文を受けた拠点での操作が不要であり迅速な開催を実現できる。また、操作権の譲渡に議長を経由する必要がないので、スムースな操作権譲渡を行うことができる。

図１Ａは本発明の実施例の会議の開催までの処理のフローチャート、図１Ｂは同実施例の会議の開催までの運用の説明図である。各拠点Ａ，Ｂ，Ｃのハードウエア構成は図３と同じであり、図１Ａの処理のフローチャートは各拠点のＰＣ２によって実行される。図１Ａのフローチャートの処理は各拠点に共通である。

図１Ａのフローチャートでは、ＰＣ２が起動すると準備ＯＫ（Ｓ１０１−Ｙ）となり、通信回線１を経由して招集電文を受信したとき（１０２−Ｙ）は「参加処理」に移行し、そうでないとき（１０２−Ｎ）は、当該拠点が会議を主催するとき（Ｓ１０３−Ｙ）に、「開催処理」に移行する。

「参加処理」では、招集電文を受信すると、自動的に主催元に参加電文を返信する（Ｓ１０４）。一方、「開催処理」では、全拠点に招集電文を送信し、参加電文の返信のあった拠点には招集電文の送信を停止するが、参加電文の返信のない拠点には定期的に招集電文の送信を行う（Ｓ１０５）。そして、全拠点から参加電文の返信を受けると（Ｓ１０６−Ｙ）、会議の開催処理を終了する。

次に、図１Ｂに沿って本実施例の会議方法の招集／開催の運用を説明する。拠点Ａが主催者（議長）として会議開催を開始する場合は、拠点Ｂ，Ｃに対して、その拠点Ｂ，Ｃの状態に拘わらず招集電文を送信する。このとき拠点Ｂは起動して準備ＯＫであるので参加電文を自動的に返信する。よって、この拠点Ｂに対しては招集電文の送信は停止し、開催電文を送信する。これにより、拠点Ａ，Ｂの間で会議を開催可能となる。しかし、参加電文を返信しない拠点Ｃに対してはこの後も定期的に招集電文を送信する。そして、拠点Ｃが起動して準備ＯＫとなると、この拠点Ｃからも参加電文が返信される。よって、この拠点Ｃに対しては招集電文の送信を停止し、開催電文を送信する。以上により、拠点Ａ，Ｂ、Ｃ間で会議を開催可能となる。

このように、実施例では、主催者は招集先の準備ＯＫを待つ必要がなく、また参加者の操作も全く不要となり、無駄な待ち時間の発生を抑えることができる。

図２Ａは本発明の会議の操作権譲渡の処理のフローチャート、図２Ｂは同実施例の操作権譲渡の運用の説明図、図２Ｃはモニタの説明図である。図２Ａの処理のフローチャートは各拠点のＰＣ２によって実行される。図２Ａのフローチャートの処理は各拠点に共通である。

図２Ａのフローチャートでは、当該拠点が操作権を持っているとき（Ｓ２０１−Ｙ）は、他の拠点から操作権の要求があるとき（Ｓ２０２−Ｙ）に、要求された拠点に操作権を譲渡する（Ｓ２０３）。当該拠点が操作権を持っていないとき（Ｓ２０１−Ｎ）は、当該拠点が操作権の譲渡を受けたとき（Ｓ２０４−Ｙ）に、操作権受理を通知する（Ｓ２０５）。

なお、各拠点Ａ，Ｂ，Ｃのモニタ３には、図２Ｃに示すように、通常の画像表示部３１の外に、拠点Ａ，Ｂ，Ｃの識別表示部３２，３３，３４が設けられ、操作権を持っている拠点においてのみ、識別表示部３２，３３，３４を操作して操作権の譲渡が可能となっている。すなわち、拠点Ａが操作権を持っているときは、当該拠点Ａのモニタ３の識別表示部３３をポインタで指すと操作権が拠点Ｂに移譲され、識別表示部３４をポインタで指すと操作権が拠点Ｃに移譲される。なお、操作権の要求は、会議システム稼働中に音声で伝達する。

次に、図２Ｂに沿って本実施例の会議の操作権譲渡の運用を説明する。ここでは、拠点Ａ（議長）が現在操作権を持っているとする。拠点Ｂから音声によって操作権要求があるときは、その要求を確認した拠点Ａが自己のモニタ３の識別表示部３３をポインタで指すことで、操作権譲渡電文が拠点Ａから拠点Ｂに送信され、操作権が拠点Ａから拠点Ｂに譲渡される。このとき拠点Ｂは拠点Ａに対して操作権受理通知電文を送信し、これに応じて議長である拠点Ａでは、操作権管理のため操作権情報が拠点Ｂに更新される。次に、拠点Ｃから音声によって操作権要求があるときは、その要求を確認した拠点Ｂが自己のモニタ３の識別表示部３４をポインタで指すことで、操作権譲渡電文が拠点Ｂから拠点Ｃに送信され、操作権が拠点Ｂから拠点Ｃに譲渡される。このとき拠点Ｃは拠点Ａに対して操作権受理通知電文を送信し、これに応じて拠点Ａでは操作権情報が拠点Ｃに更新される。

以上から、操作権は実際に操作権を持っている拠点と操作権を要求した拠点との間で、議長の拠点を介在することなく、譲渡が行われるので、操作権譲渡をスムーズに行うことができる。

本発明の実施例の会議の開催までの処理のフローチャートである。 同実施例の会議の開催までの運用の説明図である。 同実施例の会議の操作権譲渡の処理のフローチャートである。 同実施例の会議の操作権譲渡の運用の説明図である。 同実施例の各拠点に配備されるモニタの説明図である。 一般的な会議を実施する際のハードウエア構成のブロック図である。 従来の会議の開催までの運用の説明図である。 別の従来の会議の開催までの運用の説明図である。 従来の会議の操作権譲渡の運用の説明図である。

符号の説明

１：通信線路
２：ＰＣ
３：モニタ、３１：通常の画像表示部、３２〜３４：識別表示部
４：カメラ
５：マイク
６：スピーカ

Claims (7)

1. 複数の拠点にコンピュータ、モニタ、スピーカ、マイクおよびカメラを１組として備え、前記コンピュータを通信回線で互いに接続して前記複数の拠点の相互間で会議を行う会議方法において、
   前記複数の拠点の内の第１の拠点が会議を主催するとき、該第１の拠点から他の個々の拠点に対して招集電文を送信し、該招集電文に応じて自動的に参加電文を前記第１の拠点に返信した拠点に対しては前記招集電文の送信を停止し、前記招集電文に応じた参加電文を前記第１の拠点に返信しない拠点に対しては定期的に招集電文を送信し、前記第１の拠点と前記参加電文の返信があった拠点との間で会議が開催されるようにしたことを特徴とする会議方法。
2. 請求項１に記載の会議方法において、前記各拠点は、
   招集電文を受信すると自動的に参加電文を返信するステップと、
   自拠点が会議を主催するときは他拠点に前記招集電文を送信して、前記参加電文の返信があった拠点には前記招集電文の送信を停止し、前記参加電文の返信の無い拠点に対しては定期的に前記招集電文を送信するステップと、
   を備えることを特徴とする会議方法。
3. 請求項１に記載の会議方法において、
   前記会議の開催中における操作権が、該操作権を持っている拠点での操作によって、該操作権を持っている拠点から別の拠点に譲渡されるようにしたことを特徴とする会議方法。
4. 請求項３に記載の会議方法において、前記各拠点は、
   自拠点が操作権を持っているときに操作権要求を受けると、操作権を要求した拠点に操作権を譲渡するステップと、
   自拠点が操作権を持っていないときに操作権の譲渡を受けると、操作権受理通知を送信するステップと、
   を備えることを特徴とする会議方法。
5. 請求項４に記載の会議方法において、
   前記操作権要求が、音声により前記通信回線を経由して行なわれるようにしたことを特徴とする会議方法。
6. 請求項３、４又は５に記載の会議方法において、
   前記各拠点の前記モニタに前記各拠点を示す複数の識別手段が表示され、前記操作権を持っている拠点の前記モニタの前記識別手段の内の１つが選択されることにより、該選択された識別手段により示された拠点に前記操作権が譲渡されるようにしたことを特徴とする会議方法。
7. 請求項３、４、５又は６に記載の会議方法において、
   前記第１の拠点が、現在操作権を持っている拠点がどの拠点であるかを管理することを特徴とする会議方法。

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