JP2009104548A

JP2009104548A - 文書検索装置および文書検索支援方法

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Publication number: JP2009104548A
Application number: JP2007278037A
Authority: JP
Inventors: Toshihiro Ogino; 利浩荻野
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 2007-10-25
Filing date: 2007-10-25
Publication date: 2009-05-14
Anticipated expiration: 2027-10-25
Also published as: JP5039505B2

Abstract

【課題】異なるプロジェクトで作成された文書についても同じタスクで作成された文書を検索することができる文書検索装置および文書検索支援方法を提供する。
【解決手段】別プロジェクトタスク検索部は、プロジェクト指定部によって指定されたプロジェクト名に対応付けられているタスク名２２０およびタスク文書名２２４を検索し、表示する。別プロジェクトタスク検索部は、前記指定されたプロジェクト名と異なるプロジェクト名２００のタスク名２２０のうち、作業者によって検索対象とされたタスク文書名のタスク名と同じタスク名２２０に対応付けられているタスク文書名２２４、ファイル名２２５、およびフォーマット名を検索する。文書出力部は、別プロジェクトタスク検索部によって検索されたタスク文書名２２４、ファイル名２２５、およびフォーマット名をタスク名と対応付けて表示する。
【選択図】図２

Description

本発明は、文書を検索する文書検索装置および文書検索支援方法に関し、より詳細には、製品開発などのプロジェクトにおいて、過去のプロジェクトで作成された文書の中から、作業者が行うべきタスクと同じタスクで作成された文書を検索して出力することによって、作業者が行う文書の作成を支援する文書検索装置および文書検索支援方法に関する。

従来、製品開発などのプロジェクトの推進を支援するプロジェクト支援装置としては、１つのプロジェクトにおいて、開発を進める上で必要な文書が作成されると、作成された文書をファイルサーバに登録して、プロジェクトを推進する作業者間で共有することを可能にするファイルサーバシステムが広く用いられている。

このプロジェクト支援装置は、ファイルサーバに、各プロジェクトを識別するためのプロジェクト名が付与されたフォルダを作成し、さらに作成されたフォルダの直下に、各プロジェクトを推進するために行うべきタスクを識別するためのタスク名のフォルダを作成する。そして、作成されたフォルダ内に、各タスク名が示すタスクで作成された文書を保存するものである。

プロジェクトを推進する作業者は、過去のプロジェクトで作成された文書を流用したり、参照するとき、ファイルサーバシステム上で、検索キーワードを入力してフォルダ内の文書を検索することによって、必要な文書を入手し閲覧することができる。さらに、最近では、各タスクを時系列に順序付けて定義し、各タスクで過去に作成された文書の参照と、文書を作成したときに参照された参考資料の参照とを可能としたプロジェクト支援装置もある。

特許文献１に記載される文書管理装置は、業務を順に実行される複数の業務プロセスに分割し、各業務プロセスで作成された資料と、参照された参照資料とを、各業務プロセスを識別するための業務プロセス名に対応付けて記憶する。そして、指定された業務プロセスについて、同じ業務プロセスで過去に作成された資料と、そのときに参照された参考資料とを表示する。

特開２００３−２９６３６９号公報

しかしながら、上述した従来の技術によるプロジェクト支援装置では、作業者がプロジェクトを推進するために行うべきタスクを十分に理解し、各タスクで作成すべき文書を知らなければ、適切なキーワードを入力することができず、作業者が必要とする文書を検索することができないという問題がある。特に経験の浅い作業者にとっては、所望の文書を入手することがより困難である。

上述した文書管理装置は、一つのプロジェクト内で資料つまり文書を検索する場合は、上述した従来の技術によるプロジェクト支援装置での問題を解決することができるが、異なるプロジェクトで作成された文書の中から、同じ業務プロセスつまりタスクで作成された文書を検索することができないという問題がある。

本発明の目的は、異なるプロジェクトで作成された文書についても同じタスクで作成された文書を検索することができる文書検索装置および文書検索支援方法を提供することである。

本発明は、製品開発を行う単位である各プロジェクトを識別するためのプロジェクト識別情報、各プロジェクトで行われる作業を構成する複数の各タスクを識別するためのタスク識別情報、および各タスクで作成された文書を表す作成済文書情報を記憶する記憶手段と、
作業を行うプロジェクトのプロジェクト識別情報を入力する入力手段と、
情報を出力する出力手段と、
入力手段によって入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのタスクの中から、次に作業すべきタスクを抽出する抽出手段と、
記憶手段によって記憶されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのうち、入力手段によって入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトと異なるプロジェクトのタスクで作成された文書の作成済文書情報の中から、抽出手段によって抽出されたタスクのタスク識別情報と同じタスク識別情報であるタスクで作成された文書の作成済文書情報を検索する検索手段と、
検索手段によって検索された作成済文書情報を出力手段に出力する文書出力手段とを含むことを特徴とする文書検索装置である。

また本発明は、前記記憶手段は、各タスクで作成すべき文書を識別するための文書識別情報をさらに記憶し、
前記抽出手段は、前記入力手段によって入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのタスクで作成すべき文書の文書識別情報を、前記記憶手段に記憶される文書識別情報の中からさらに抽出し、
前記検索手段は、前記抽出手段によって抽出された文書識別情報を前記出力手段に出力することを特徴とする。

また本発明は、前記検索手段は、前記抽出手段によって抽出された文書識別情報を、選択可能に、かつ選択した状態で前記出力手段に出力することを特徴とする。

また本発明は、前記記憶手段は、各タスクで作成すべき文書の書式を表す書式情報を文書ごとにさらに記憶し、
前記検索手段は、作成済文書情報とともに、その作成済み文書情報の文書ごとの書式情報を検索し、
前記文書出力手段は、前記検索手段によって検索された作成済文書情報および書式情報を前記出力手段に出力することを特徴とする。

また本発明は、製品開発を行う単位である各プロジェクトを識別するためのプロジェクト識別情報、各プロジェクトで行われる作業を構成する複数の各タスクを識別するためのタスク識別情報、および各タスクで作成された文書を表す作成済文書情報を記憶する記憶ステップと、
作業を行うプロジェクトのプロジェクト識別情報を入力する入力ステップと、
入力ステップで入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのタスクの中から、次に作業すべきタスクを抽出する抽出ステップと、
記憶ステップで記憶されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのうち、入力ステップで入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトと異なるプロジェクトのタスクで作成された文書の作成済文書情報の中から、抽出ステップで抽出されたタスクのタスク識別情報と同じタスク識別情報であるタスクで作成された文書の作成済文書情報を検索する検索ステップと、
検索ステップで検索された作成済文書情報を出力する文書出力ステップとを含むことを特徴とする文書検索方法である。

本発明によれば、記憶手段によって、製品開発を行う単位である各プロジェクトを識別するためのプロジェクト識別情報、各プロジェクトで行われる作業を構成する複数の各タスクを識別するためのタスク識別情報、および各タスクで作成された文書を表す作成済文書情報が記憶され、入力手段によって、作業を行うプロジェクトのプロジェクト識別情報が入力され、出力手段によって、情報が出力される。

そして、抽出手段によって、入力手段によって入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのタスクの中から、次に作業すべきタスクが抽出され、検索手段によって、記憶手段によって記憶されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのうち、入力手段によって入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトと異なるプロジェクトのタスクで作成された文書の作成済文書情報の中から、抽出手段によって抽出されたタスクのタスク識別情報と同じタスク識別情報であるタスクで作成された文書の作成済文書情報が検索され、文書出力手段によって、検索手段によって検索された作成済文書情報が出力手段に出力される。

したがって、異なるプロジェクトで作成された文書についても同じタスクで作成された文書を検索することができ、各タスクで作成すべき文書について過去の事例を検索して閲覧し、参考とすることによって、各タクスでの文書作成を容易にすることができる。

また本発明によれば、記憶ステップでは、製品開発を行う単位である各プロジェクトを識別するためのプロジェクト識別情報、各プロジェクトで行われる作業を構成する複数の各タスクを識別するためのタスク識別情報、および各タスクで作成された文書を表す作成済文書情報を記憶する。入力ステップでは、作業を行うプロジェクトのプロジェクト識別情報を入力する。抽出ステップでは、入力ステップで入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのタスクの中から、次に作業すべきタスクを抽出する。

そして、検索ステップでは、記憶ステップで記憶されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのうち、入力ステップで入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトと異なるプロジェクトのタスクで作成された文書の作成済文書情報の中から、抽出ステップで抽出されたタスクのタスク識別情報と同じタスク識別情報であるタスクで作成された文書の作成済文書情報を検索する。文書出力ステップでは、検索ステップで検索された作成済文書情報を出力する。

したがって、本発明に係る文書検索方法を適用すれば、異なるプロジェクトで作成された文書についても同じタスクで作成された文書を検索することができ、各タスクで作成すべき文書について過去の事例を検索して閲覧し、参考とすることによって、各タクスでの文書作成を容易にすることができる。

図１は、本発明の実施の一形態であるプロジェクト支援装置１の機能の構成を示すブロック図である。本発明に係る文書検索方法は、文書検索装置であるプロジェクト支援装置１によって処理される。

プロジェクト支援装置１は、たとえばコンピュータシステムによって構成される。プロジェクト支援装置１を構成するコンピュータシステムは、たとえば図示しない入力装置、図示しない出力装置、図示しない記憶装置、図示しない中央処理装置（Central
Processing Unit：以下「ＣＰＵ」という）、および図示しないＩ／Ｏ（Input/Output）インタフェースを含んで構成される。入力装置は、たとえばキーボードおよびマウスなどによって構成され、情報を入力する。出力手段である出力装置は、たとえば液晶ディスプレイあるいはＣＲＴ（Cathode Ray Tube）などの表示装置、またはプリンタなどの印刷装置によって構成され、情報を出力する。

記憶装置は、たとえばＲＯＭ（Read Only Memory）およびＲＡＭ（Random Access
Memory）などの半導体メモリ、あるいは大容量の情報を記憶するためのハードディスク装置（Hard Disk Drive：略称「ＨＤＤ」）などによって構成され、プロジェクト支援装置１を制御するための制御プログラムおよびプロジェクト支援装置１を制御するために必要なデータを記憶する。ＣＰＵは、記憶装置に記憶される制御プログラムを実行することによって、入力装置、出力装置およびＩ／Ｏインタフェースを制御する。Ｉ／Ｏインタフェースは、通信回線たとえばＬＡＮに接続される他の装置と、ＬＡＮを介して情報を送受信する。

プロジェクト支援装置１は、ＣＰＵが記憶装置に記憶される制御プログラムを実行することによって実現される機能であるタスク記憶部１０、プロジェクト指定部１１、次タスク抽出部１２、別プロジェクトタスク検索部１３、文書出力部１４およびタスク実績入力部１５を含んで構成される。

記憶手段であるタスク記憶部１０は、タスク情報２０および進捗管理テーブル３０を記憶装置に記憶する。タスク情報２０は、製品開発を行う単位である各プロジェクトを識別するためのプロジェクト識別情報であるプロジェクト名およびプロジェクトコード、各プロジェクトで行われる作業を構成する複数の各タスクを識別するためのタスク識別情報であるタスク名およびタスクコード、各タスクで作成すべき文書を識別するための文書識別情報であるタスク文書名、各タスクで作成された文書を表す作成済文書情報、各作成済文書情報が記憶されるファイルのファイル名、タスクが完了する予定日である完了予定日およびタスクが完了した日である完了日、各タスクで作成すべき文書の書式であるフォーマットを表す書式情報であるフォーマット情報、ならびに各フォーマットを識別するためのフォーマット名を含む。フォーマットは、罫線枠および表題などの初期書式だけが記載され、内容が記載されていない文書の書式である。

進捗管理テーブル３０は、プロジェクトコード、次に作業すべきタスクである次タスクのタスクコード、直近に完了したタスクである完了タスクのタスクコード、およびその完了タスクの完了日を含む。次タスクのタスクコード、完了タスクのタスクコードおよび完了日は、プロジェクトコードごとに記憶される。

図２は、タスク記憶部１０に記憶されるタスク情報２０の構造の一例を示す図である。タスク記憶部１０は、各プロジェクト名２００に対応付けて、各プロジェクト名２００が示すプロジェクトのプロジェクトコード２１０、各プロジェクト名２００が示すプロジェクトで作業すべきタスクのタスク名２２０を記憶する。そして、各タスク名２２０に対応付けて、各タスク名２２０が示すタスクのタスクコード２２１、各タスク名２２０が示すタスクの完了予定日２２２、各タスク名２２０が示すタスクの完了日２２３、および各タスク名２２０が示すタスクで作成すべき文書のタスク文書名２２４を記憶する。さらに、各タスク文書名２２４に対応付けて、各タスク文書名２２４が示す文書を表す作成済文書情報を記憶するファイルのファイル名２２５、および各タスク文書名２２４などの情報を記憶する。

タスクが完了していないときは、完了日２２３は空欄であり、文書が作成されていないときは、ファイル名２２５は、空欄である。

図３は、タスク記憶部１０に記憶される進捗管理テーブル３０の構造の一例を示す図である。進捗管理テーブル３０は、各プロジェクトの進捗を管理するためのテーブルであり、プロジェクトコード３０１、各プロジェクトコード３０１が示すプロジェクトで次に作業すべきタスクを表す次タスクのタスクコード３０２、各プロジェクトコード３０１が示すプロジェクトで直近に作業が完了したタスクを表す完了タスクのタスクコード３０３、および各プロジェクトコード３０１が示すプロジェクトで直近に作業が完了した完了タスクの完了日３０４の４つの項目を含む。タスク記憶部１０は、次タスクのタスクコード３０２、完了タスクのタスクコード３０３および完了日３０４をプロジェクトコード３０１ごとに記憶する。次タスクのタスクコード３０２が示すタスクは、完了していないタスクのうちで、完了予定日２２２が最も早いタスクである。

図４は、プロジェクト指定部１１によって表示されるプロジェクト選択操作画面４１の一例を示す図である。入力手段であるプロジェクト指定部１１は、作業を行うプロジェクトのプロジェクト名を指定するための画面であるプロジェクト選択操作画面４１を出力装置たとえば表示装置に表示する。

プロジェクト選択操作画面４１には、「プロジェクト名」と示されたプロジェクト名入力欄４１１、プロジェクト名の選択候補を表示するプロジェクト名リスト表示領域４１２、および選択候補を表示するためのリストボタン４１３が設けられる。作業者がマウスなどでリストボタン４１３を操作すると、プロジェクト指定部１１は、タスク記憶部１０に記憶されているプロジェクト名を読み出し、読み出したプロジェクト名を選択候補としてプロジェクト名リスト表示領域４１２にリストとして表示する。マウスによる操作は、たとえば、画面上に表示されるポインタをマウスによって操作する操作ボタンの位置に移動し、クリックすることによって操作することができる（以下、同じ）。

プロジェクト名リスト表示領域４１２に表示されたプロジェクト名の選択候補の中から、作業者がマウスなどで、作業を行うプロジェクトのプロジェクト名を選択すると、選択されたプロジェクト名が、プロジェクト名入力欄４１１に表示され、プロジェクト支援装置１に入力される。

図４に示したプロジェクト選択操作画面４１には、プロジェクト名リスト表示領域４１２に、「プロジェクト名１」〜「プロジェクト名４」の選択候補が表示され、プロジェクト名入力欄４１１には、プロジェクト名リスト表示領域４１２で選択された「プロジェクト名１」が表示されている。

抽出手段である次タスク抽出部１２は、タスク記憶部１０に記憶されるタスク情報２０の中から、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名と同じプロジェクト名２００に対応付けられたプロジェクトコード２１０を抽出する。さらに、次タスク抽出部１２は、タスク記憶部１０に記憶される進捗管理テーブル３０の中から、抽出したプロジェクトコード２１０と同じプロジェクトコード３０１に対応付けられている次タスクのタスクコード３０２、完了タスクのタスクコード３０３、および完了日３０４を抽出する。

換言すると、次タスク抽出部１２は、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名が示すプロジェクトを構成するタスクの中から、次に作業すべきタスクに関する情報を、タスク記憶部１０から抽出する。次に作業すべきタスクは、そのプロジェクトでまだ完了していないタスクのうち、直近に完了したタスクの次のタスク、すなわち、完了予定日が最も早いタスクである。

図５は、別プロジェクトタスク検索部１３によって表示される検索操作画面４２の一例を示す図である。検索手段である別プロジェクトタスク検索部１３は、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名が示すプロジェクトで作成すべき文書名をタスクごとに表示し、かつプロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名が示すプロジェクトと異なるプロジェクトで作成された文書の検索を指示するための画面である検索操作画面４２を表示装置に表示する。

検索操作画面４２には、「タスク文書」と題されたタスク文書表示領域４２０、および検索ボタン４２４が設けられる。タスク文書表示領域４２０には、タスク名表示欄４２１、選択枠４２２、およびタスク文書名表示欄４２３が設けられる。タスク名表示欄４２１は、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名が示すプロジェクトで作業すべきタスクのタスク名が表示される。

選択枠４２２は、タスク文書名表示欄４２３に表示されるタスク文書名と同じタスク文書名の文書を検索するか否かを選択するための選択枠であり、選択枠内にチェックマークを付すことによって、タスク文書名表示欄４２３に表示されるタスク文書名と同じタスク文書名の文書を検索対象に含めることができる。検索対象は、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名と異なるプロジェクト名のプロジェクトのタスクのうち、チェックマークが付された選択枠４２２に対応するタスク名表示欄４２１に表示されるタスク名と同じタスク名のタスクで作成された文書である。

選択枠４２２は、チェックマークが付されていない状態で選択枠４２２をクリックすると、チェックマークを付すことができ、チェックマークが付されている状態で選択枠４２２をクリックすると、付されているチェックマークをはずすことができる。検索操作画面４２が最初に表示されるとき、次に作業すべきタスクのタスク名が表示されるタスク名表示欄４２１の選択枠４２２にチェックマークが付された状態で表示される。

タスク文書名表示欄４２３は、タスク名表示欄４２１に表示されるタスク名のタスクごとに作成すべき文書のタスク文書名を表示する。選択枠４２２は、タスク文書名表示欄４２３ごとに設けられ、選択枠４２２およびタスク文書名表示欄４２３は、タスク名表示欄４２１ごとに設けられる。

別プロジェクトタスク検索部１３は、タスク記憶部１０に記憶されるタスク情報２０から、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名に対応付けられているタスク名２２０およびそのタスク名２２０に対応付けられているタスク文書名２２４を検索し、検索したタスク文書名２２４をタスク名ごとに表示する。すなわち、タスク名表示欄４２１に表示されるタスク名ごとに、そのタスク名が示すタスクで作成すべき文書のタスク文書名をタスク文書名表示欄４２３に表示する。

図５に示した検索操作画面４２には、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名が示すプロジェクトで作業すべきタスクのタスク名として、「タスク名α」および「タスク名β」の２つのタスク名が、タスク名表示欄４２１に表示される。さらに、「タスク名α」が表示されるタスク名表示欄４２１のタスク文書名表示欄４２３には、「タスク文書名Ａ」および「タスク文書名Ｂ」の２つのタスク文書名が表示され、「タスク名β」が表示されるタスク名表示欄４２１のタスク文書名表示欄４２３には、「タスク文書名Ｃ」の１つのタスク文書名が表示される。

検索ボタン４２４は、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名と異なるプロジェクト名のプロジェクトのタスクのうち、チェックマークが付された選択枠４２２に対応するタスク名表示欄４２１に表示されるタスク名と同じタスク名のタスクで作成された文書の検索を指示するための操作ボタンである。

別プロジェクトタスク検索部１３は、検索ボタン４２４が操作されると、タスク記憶部１０に記憶されるタスク情報２０の中から、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名と異なるプロジェクト名２００のタスク名２２０のうち、検索操作画面４２でチェックマークが付された選択枠４２２に対応するタスク名表示欄４２１に表示されるタスク名と同じタスク名２２０に対応付けられているタスク文書名２２４、ファイル名２２５、およびフォーマット名と、検索操作画面４２でチェックマークが付された選択枠４２２に対応するタスク名表示欄４２１に表示されるタスク名と同じタスク名２２０が対応付けられるプロジェクト名２００とを検索する。

このように、前記タスク記憶部１０によって、各タスクで作成すべき文書を識別するためのタスク文書名がさらに記憶され、前記次タスク抽出部１２によって、前記プロジェクト指定部１１によって入力されたプロジェクト名が示すプロジェクトのタスクで作成すべき文書のタスク文書名が、前記タスク記憶部１０に記憶されるタスク文書名の中からさらに抽出され、前記別プロジェクトタスク検索部１３によって、前記次タスク抽出部１２によって抽出されたタスク文書名が前記出力装置に出力されるので、作業者が次タスクで作成しなければならない文書を作業者に提示することができる。したがって、経験の浅い作業者でも迷うことなく作成すべき文書を作成することができる。

さらに、前記別プロジェクトタスク検索部１３によって、前記次タスク抽出部１２によって抽出されたタスク文書名が、選択可能に、かつ選択した状態で前記出力装置に出力されるので、そのまま検索すれば、同じタスクで過去に作成された別のプロジェクトのすべての文書を検索することができ、不必要なものがあれば、選択を止めることによって検索対象から除外することができる。

図６は、文書出力部１４によって表示される検索結果画面４３の一例を示す図である。文書出力手段である文書出力部１４は、別プロジェクトタスク検索部１３によって検索された検索結果を表示するための画面である検索結果画面４３を表示装置に表示する。

検索結果画面４３には、別プロジェクトタスク検索部１３によって検索されたタスク名２２０を表示するタスク名表示欄４３１、別プロジェクトタスク検索部１３によって検索されたタスク文書名２２４を表示するタスク文書名表示欄４３２、別プロジェクトタスク検索部１３によって検索されたファイル名２２５を表示するファイル名表示欄４３３、別プロジェクトタスク検索部１３によって検索されたプロジェクト名２００を表示するプロジェクト名欄４３４、および別プロジェクトタスク検索部１３によって検索されたフォーマット名を表示するフォーマット名表示欄４３５が設けられる。

図６に示した検索結果画面４３には、タスク名表示欄４３１に「タスク名α」と表示され、タスク文書名表示欄４３２に「タスク文書名Ａ」および「タスク文書名Ｂ」と表示されている。さらに、「タスク文書名Ａ」について、ファイル名表示欄４３３に「ファイルＡＡ」と表示され、プロジェクト名欄４３４に「プロジェクト名３」と表示され、フォーマット名表示欄４３５に「フォーマットＦＡ」と表示され、「タスク文書名ｂ」について、ファイル名表示欄４３３に「ファイルＢＢ」と表示され、プロジェクト名欄４３４に「プロジェクト名３」と表示され、フォーマット名表示欄４３５「フォーマットＦＢ」と表示されている。

文書出力部１４は、作業者によって、ファイル名表示欄４３３に表示されるファイル名のうちのいずれか１つのファイル名の文字列、たとえば「ファイルＡＡ」あるいは「ファイルＢＢ」がクリックされると、クリックされたファイル名に対応するタスク文書名が示す文書の作成済文書情報を、タスク記憶部１０から読み出して、検索結果画面４３とは別の画面に表示することができる。さらに、文書出力部１４は、作業者によって、フォーマット名表示欄４３５に表示されるフォーマット名のうちのいずれか１つのフォーマット名の文字列、たとえば「フォーマットＦＡ」あるいは「フォーマットＦＢ」がクリックされると、クリックされたフォーマット名が示すフォーマットのフォーマット情報を、タスク記憶部１０から読み出して、検索結果画面４３とは別の画面に表示することができる。

このように、作業者は、過去のプロジェクトで作成されたタスク文書を閲覧し、参考にすることによって、タスク文書の作成を容易にすることができる。

このように、前記タスク記憶部１０によって、各タスクで作成すべき文書の書式を表すフォーマット情報が文書ごとにさらに記憶され、前記別プロジェクトタスク検索部１３によって、作成済文書情報とともに、その作成済文書情報の文書ごとのフォーマット情報が検索され、前記文書出力部１４によって、前記別プロジェクトタスク検索部１３によって検索された作成済文書情報およびフォーマット情報が前記出力装置に出力されるので、文書とともにフォーマットも検索することができる。

図７は、タスク実績入力部１５によって表示される文書登録画面４４の一例を示す図である。たとえば、作業者がタスク文書の作成を完了し、表示装置に表示されるメインメニューから作成文書登録処理を選択すると、タスク実績入力部１５は、作成した文書を登録するための画面である文書登録画面４４を表示装置に表示する。

文書登録画面４４には、作業を行っているタスクのタスク名を表示するタスク名表示欄４４１、作業を行っているタスクで作成すべき文書のタスク文書名を表示するタスク文書名表示欄４４２、作成した文書を登録するための登録ボタン４４３、文書の作成が完了した日を入力するための完了日入力欄４４４が設けられる。

登録ボタン４４３は、タスク文書名ごとに設けられ、タスク文書名ごとにファイル名を登録することができる。登録ボタン４４３を操作すると、文書が記憶されているファイル名を入力するための画面が表示され、その画面でファイル名を入力する。完了日入力欄４４４で入力する年、月および日は、いずれもプルダウンメニューから選択することができる。

図７に示した文書登録画面４４には、タスク名表示欄４４１に「タスク名α」が表示され、タスク文書名表示欄４４２に「文書」という表題、「タスク文書名Ａ」、および「タスク文書名Ｂ」が表示され、完了日入力欄４４４に「タスク完了日」という表題、および「２００７年９月１９日」と表示されている。

タスク実績入力部１５は、文書登録画面４４で完了日が入力されると、タスク記憶部１０に記憶される進捗管理テーブル３０のプロジェクトコード３０１のうち、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名に対応するプロジェクトコード３０１について、次タスクのタスクコード３０２を完了タスクのタスクコード３０３にコピーし、完了日入力欄４４４で入力された完了日を完了日３０４に登録する。さらに、タスク実績入力部１５は、タスク記憶部１０に記憶されるタスク情報２０のプロジェクト名２００のうち、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名と同じプロジェクト名２００のタスク名２２０の中から、完了日２２３が登録されておらず、かつ完了予定日２２２が最も早いタスク名２２０を抽出し、抽出したタスク名２２０に対応するタスクコード２２１を、進捗管理テーブル３０の次タスクのタスクコード３０２に登録し、タスク記憶部１０に記憶される進捗管理テーブル３０を更新する。

このように、タスク記憶部１０によって、製品開発を行う単位である各プロジェクトを識別するためのプロジェクト名、各プロジェクトで行われる作業を構成する複数の各タスクを識別するためのタスク名、および各タスクで作成された文書を表す作成済文書情報が記憶され、プロジェクト指定部１１によって、作業を行うプロジェクトのプロジェクト名が入力され、出力装置によって、情報が出力される。

そして、次タスク抽出部１２によって、プロジェクト指定部１１によって入力されたプロジェクト名が示すプロジェクトのタスクの中から、次に作業すべきタスクが抽出され、別プロジェクトタスク検索部１３によって、タスク記憶部１０によって記憶されたプロジェクト名が示すプロジェクトのうち、プロジェクト指定部１１によって入力されたプロジェクト名が示すプロジェクトと異なるプロジェクトのタスクで作成された文書の作成済文書情報の中から、次タスク抽出部１２によって抽出されたタスクのタスク名と同じタスク名であるタスクで作成された文書の作成済文書情報が検索され、文書出力部１４によって、別プロジェクトタスク検索部１３によって検索された作成済文書情報が出力装置に出力される。

図８は、プロジェクト支援装置１が処理する文書検索処理の処理手順を示すフローチャートである。たとえば、作業者が表示装置に表示されるメインメニューから文書検索処理を選択すると、ステップＡ１に移る。タスク情報２０および進捗管理テーブル３０は、図示しない前処理ステップで、予めタスク記憶部１０に記憶されている。

入力ステップであるステップＡ１では、プロジェクトを指定する。具体的には、プロジェクト指定部１１は、プロジェクト選択操作画面４１を表示装置に表示し、作業者が、プロジェクト選択操作画面４１に表示されたプロジェクト名の選択候補の中から、作業を行うプロジェクトのプロジェクト名を選択すると、選択されたプロジェクト名を指定されたプロジェクト名として入力する。

ステップＡ２では、対象となるプロジェクトを検出する。具体的には、次タスク抽出部１２は、タスク記憶部１０に記憶されるタスク情報２０から、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名と同じプロジェクト名２００に対応付けられたプロジェクトコード２１０を抽出する。

ステップＡ３では、完了タスクのタスクコード、完了日、次タスクのタスクコードを読み込む。具体的には、次タスク抽出部１２は、タスク記憶部１０に記憶される進捗管理テーブル３０から、ステップＡ２で抽出したプロジェクトコード２１０と同じプロジェクトコード３０１に対応付けられている次タスクのタスクコード３０２、完了タスクのタスクコード３０３、および完了日３０４を抽出する。ステップＡ２およびステップＡ３は、抽出ステップである。

ステップＡ４では、全タスクのタスク文書名を読み込む。具体的には、別プロジェクトタスク検索部１３は、タスク記憶部１０に記憶されるタスク情報２０から、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名に対応付けられているタスク名２２０およびそのタスク名２２０に対応付けられているタスク文書名２２４を検索する。

ステップＡ５では、全タスクのタスク文書名を表示する。具体的には、別プロジェクトタスク検索部１３は、ステップＡ４で検索したタスク文書名２２４をタスク名ごとに検索操作画面４２に表示する。ステップＡ６では、次タスクに関するタスク文書名を検索対象として設定する。具体的には、別プロジェクトタスク検索部１３は、次タスクで作成する文書のタスク文書名表示欄４２３に対応する選択枠４２２にチェックマークを付して、検索対象として設定して、検索操作画面４２に表示する。

ステップＡ７では、検索対象を選定して、検索ボタンを実行する。具体的には、作業者が、検索操作画面４２に表示される選択枠４２２のうち、検索対象とするタスク文書名が表示されるタスク文書名表示欄４２３に対応する選択枠４２２にチェックマークを付し、検索対象としないタスク文書名が表示されるタスク文書名表示欄４２３に対応する選択枠４２２のチェックマークをはずして、検索ボタン４２４を操作すると、別プロジェクトタスク検索部１３は、チェックマークが付された選択枠４２２に対応するタスク名表示欄４２１に表示されるタスク名を検索対象の文書が作成されたタスクのタスク名と決定する。

ステップＡ８では、検索を実行する。具体的には、別プロジェクトタスク検索部１３は、タスク記憶部１０に記憶されるタスク情報２０の中から、プロジェクト指定部１１によって指定されたプロジェクト名と異なるプロジェクト名２００のタスク名２２０のうち、ステップＡ７で決定したタスク名と同じタスク名２２０に対応付けられているタスク文書名２２４、ファイル名２２５、およびフォーマット名と、ステップＡ７で決定した検索対象のタスク文書名のタスク名と同じタスク名２２０が対応付けられるプロジェクト名２００とを検索する。ステップＡ４〜ステップＡ８は、検索ステップである。

文書出力ステップであるステップＡ９では、検索結果を表示して、文書検索処理を終了する。具体的には、文書出力部１４は、別プロジェクトタスク検索部１３によって検索されたタスク文書名２２４、ファイル名２２５、プロジェクト名２００、およびフォーマット名を検索結果画面４３に表示して、文書検索処理を終了する。

このように、図８に示した文書検索処理のフローチャートにおいて、図示しない前処理ステップでは、製品開発を行う単位である各プロジェクトを識別するためのプロジェクト名、各プロジェクトで行われる作業を構成する複数の各タスクを識別するためのタスク名、および各タスクで作成された文書を表す作成済文書情報を記憶する。ステップＡ１では、作業を行うプロジェクトのプロジェクト名を入力する。ステップＡ２およびステップＡ３では、ステップＡ１で入力されたプロジェクト名が示すプロジェクトのタスクの中から、次に作業すべきタスクを抽出する。

そして、ステップＡ４〜ステップＡ８では、図示しない前処理ステップで記憶されるプロジェクト名が示すプロジェクトのうち、ステップＡ１で入力されたプロジェクト名が示すプロジェクトと異なるプロジェクトのタスクで作成された文書の作成済文書情報の中から、ステップＡ２およびステップＡ３で抽出されたタスクのタスク名と同じタスク名であるタスクで作成された文書の作成済文書情報を検索する。ステップＡ９では、ステップＡ４〜ステップＡ８で検索された作成済文書情報を出力する。

本発明の実施の一形態であるプロジェクト支援装置１の機能の構成を示すブロック図である。タスク記憶部１０に記憶されるタスク情報２０の構造の一例を示す図である。タスク記憶部１０に記憶される進捗管理テーブル３０の構造の一例を示す図である。プロジェクト指定部１１によって表示されるプロジェクト選択操作画面４１の一例を示す図である。別プロジェクトタスク検索部１３によって表示される検索操作画面４２の一例を示す図である。文書出力部１４によって表示される検索結果画面４３の一例を示す図である。タスク実績入力部１５によって表示される文書登録画面４４の一例を示す図である。プロジェクト支援装置１が処理する文書検索処理の処理手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１プロジェクト支援装置
１１プロジェクト指定部
１２次タスク抽出部
１３別プロジェクトタスク検索部
１４文書出力部
１５タスク記憶部
１６タスク実績入力部
２０タスク情報
３０進捗管理テーブル
４１プロジェクト選択操作画面
４２検索操作画面
４３検索結果画面
４４文書登録画面

Claims

製品開発を行う単位である各プロジェクトを識別するためのプロジェクト識別情報、各プロジェクトで行われる作業を構成する複数の各タスクを識別するためのタスク識別情報、および各タスクで作成された文書を表す作成済文書情報を記憶する記憶手段と、
作業を行うプロジェクトのプロジェクト識別情報を入力する入力手段と、
情報を出力する出力手段と、
入力手段によって入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのタスクの中から、次に作業すべきタスクを抽出する抽出手段と、
記憶手段によって記憶されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのうち、入力手段によって入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトと異なるプロジェクトのタスクで作成された文書の作成済文書情報の中から、抽出手段によって抽出されたタスクのタスク識別情報と同じタスク識別情報であるタスクで作成された文書の作成済文書情報を検索する検索手段と、
検索手段によって検索された作成済文書情報を出力手段に出力する文書出力手段とを含むことを特徴とする文書検索装置。
前記記憶手段は、各タスクで作成すべき文書を識別するための文書識別情報をさらに記憶し、
前記抽出手段は、前記入力手段によって入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのタスクで作成すべき文書の文書識別情報を、前記記憶手段に記憶される文書識別情報の中からさらに抽出し、
前記検索手段は、前記抽出手段によって抽出された文書識別情報を前記出力手段に出力することを特徴とする請求項１に記載の文書検索装置。
前記検索手段は、前記抽出手段によって抽出された文書識別情報を、選択可能に、かつ選択した状態で前記出力手段に出力することを特徴とする請求項１または２に記載の文書検索装置。
前記記憶手段は、各タスクで作成すべき文書の書式を表す書式情報を文書ごとにさらに記憶し、
前記検索手段は、作成済文書情報とともに、その作成済み文書情報の文書ごとの書式情報を検索し、
前記文書出力手段は、前記検索手段によって検索された作成済文書情報および書式情報を前記出力手段に出力することを特徴とする請求項１〜３のいずれか１つに記載の文書検索装置。
製品開発を行う単位である各プロジェクトを識別するためのプロジェクト識別情報、各プロジェクトで行われる作業を構成する複数の各タスクを識別するためのタスク識別情報、および各タスクで作成された文書を表す作成済文書情報を記憶する記憶ステップと、
作業を行うプロジェクトのプロジェクト識別情報を入力する入力ステップと、
入力ステップで入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのタスクの中から、次に作業すべきタスクを抽出する抽出ステップと、
記憶ステップで記憶されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトのうち、入力ステップで入力されたプロジェクト識別情報が示すプロジェクトと異なるプロジェクトのタスクで作成された文書の作成済文書情報の中から、抽出ステップで抽出されたタスクのタスク識別情報と同じタスク識別情報であるタスクで作成された文書の作成済文書情報を検索する検索ステップと、
検索ステップで検索された作成済文書情報を出力する文書出力ステップとを含むことを特徴とする文書検索方法。