JP2009122995A - 関連処理記録の管理システム及び管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】異種のシステムを跨いだ電子ファイルやログなどの記録を関連付け、関連する記録の検索を効率化する。
【解決手段】本発明の関連処理記録の管理システム及びその方法は、各々異なる種別の処理記録を管理する複数の記録管理装置と、その複数の記録管理装置と接続し、予め設定した収集条件に基づいて複数の記録管理装置で管理される、異なる種別の処理記録を示すデータを取得する記録収集装置と、記録収集装置に接続し、取得されたデータから異なる種別の処理記録間の関係を示す関係データを生成し、生成した関係データを管理する関係データ管理装置とを有する。
【選択図】図１

Description

本発明は、各種業務で発生した電子ファイル、操作ログなどの記録を一元的に管理する関連処理記録の管理システム及びその管理方法に関する。

近年、各種法整備に伴い、企業は業務で発生した記録を適切に管理し、監査など必要に応じて、記録を閲覧可能にする、又は提示する必要がある。

記録としては、例えば、紙で受け取った書類、電子メール、ＰＣ（パーソナル・コンピュータ）上で作成した電子ファイル、ファイルアクセスログ、アプリケーションプログラムの操作ログ、業務システムで管理されている業務データ（例、日付、品名、金額など）などが挙げられる。これらの記録を個別に収集し、管理するシステムは多数ある。しかし、各記録は、個々のシステムで独立して管理されているため、記録間の関係を追跡する必要がある場合には、人手でその関係を追う必要があり、非常に手間がかかる。

このような課題に対して、特許文献１では、異なる業務システムで管理されている業務データを抽出し、共通のフォーマットに変換して管理することで、業務データの分析を効率化している。

特許文献２では、業務システム、データベースサーバ等で個別に管理されているログを分析し、アクセスしたユーザを追跡する方法が開示されている。

ＵＳ２００６／０１４３２３１Ａ１ 特開２００７−４８２６６号公報

特許文献１で開示されている技術では、既存の業務システムで管理されているデータを共通のフォーマットに変換して、変換したデータを別途保管する必要がある。そのため、既存の業務システムとほぼ同容量の記憶領域が新たに必要となる。また、特許文献１で扱うデータは業務データが対象であり、異種の電子ファイルやログなどを対象として扱えない。

特許文献２で開示されている技術では、ログを対象としたものであり、電子ファイルや業務データを扱えない。

本発明は、以上の従来技術の問題点を考慮し、異種のシステムに亘る電子ファイルやログなどの異なる種類の処理記録であるが、互いに関連する処理記録を関連付け、関連する記録の検索を効率化するシステムを提供する。

本発明の関連処理記録の管理システム及びその方法の態様は、各々異なる種別の処理記録を管理する複数の記録管理装置と、その複数の記録管理装置と接続し、予め設定した収集条件に基づいて複数の記録管理装置で管理される、異なる種別の処理記録を示すデータを取得する記録収集装置と、記録収集装置に接続し、取得されたデータから異なる種別の処理記録間の関係を示す関係データを生成し、生成した関係データを管理する関係データ管理装置とを有する。

なお、上記各装置は、少なくとも１台のコンピュータ上にソフトウエアで実装されてもよい。

本発明によれば、異種のシステムに亘る電子ファイルやログなどの異なる種類の処理記録であるが、互いに関連する処理記録を関連付けすることができるので、結果として関連する記録の検索を効率化できる。

本発明を実施するための最良の形態を説明する。

図１は、本発明の実施形態に係るシステム構成の例を示した図である。図１に示すように、本システムは、クライアント端末１１０、管理用端末１２０、ファイル管理装置１３０、ファイルアクセスログ管理装置１４０、業務処理装置１５０、記録収集装置１６０、関係データ管理装置１７０、及びＷｅｂサーバ１８０を含み、これらの装置はネットワーク１９０を介して相互に接続されて構成される。ネットワーク１９０に接続する各装置は、少なくともＣＰＵ（Central Processing Unit）と記憶装置とを備えたコンピュータであり、その機能に応じて端末、サーバなどと呼ぶ。以下、これら各装置およびその装置の構成および動作について説明する。

なお、以下では、ファイル管理装置１３０、ファイルアクセスログ管理装置１４０、及び業務処理装置１５０の各装置又はそれらを総称して記録管理装置と呼ぶ場合がある。

図１において、ユーザは、クライアント端末１１０のＷｅｂブラウザや専用のプログラム等(図示せず)を使用して、見積や受注などの業務を遂行する。クライアント端末１１０は、クライアント端末１１０で作成したファイル、他の装置から受け取ったファイル、紙の書類をスキャナ等で電子化したファイル、ファイルに対するアクセスログ、Ｗｅｂブラウザや専用プログラムに入力したデータなどを、ファイル管理装置１３０、ファイルアクセスログ管理装置１４０、業務処理装置１５０などの記録管理装置に登録する。具体的には、クライアント端末１１０がファイルやデータなどを記録管理装置に送ることにより、記録管理装置はそれらを処理記録として格納し、管理する。クライアント端末１１０は、各記録管理装置に送信する記録（ファイルやデータなど）間の関連性を示すデータを関係データ管理装置１７０に送信しても良い。

ユーザは、管理用端末１２０のＷｅｂブラウザや専用のプログラム等(図示せず)を使用して、各装置へのアクセス権の設定やバックアップの設定等の、各装置やその運用の全般を管理する。また、管理用端末１２０は、各装置に対して、検索クエリを発行し、検索結果を表示する。

ファイル管理装置１３０は、クライアント端末１１０が登録(送信)したファイル１３１およびファイル属性１３２を記憶装置に格納する。

ファイルアクセスログ管理装置１４０は、クライアント端末１１０で収集したファイルアクセスログ１４１を記憶装置に格納する。

業務処理装置１５０は、クライアント端末１１０を用いてユーザが入力したデータや承認データなどの業務データ１５１を記憶装置に格納する。業務処理装置１５０によるシステムは、例えば、受注管理システム、ワークフローシステムなどである。

記録収集装置１６０は、記録収集処理１６１、実体取得処理１６２などの処理を実行する。これらの処理はCPUによって実行されるソフトウエアで実装される。記録収集処理１６１は、記憶装置に格納されている収集ポリシ１６３に基づき、記録管理装置にアクセスし、データを収集し、関係データ管理装置１７０に収集したデータを送信する処理である。実体取得処理１６２は、管理用端末１２０またはＷｅｂサーバ１８０からの実体取得要求に基づき、ファイル管理装置１３０、ファイルアクセスログ管理装置１４０、業務処理装置１５０などの記録管理装置にアクセスして、実体データ（ファイルやデータの実体）、または実体データへのリファレンスを返す処理である。

関係データ管理装置１７０は、関係データ登録処理１７１、関係データ検索処理１７２などの処理を実行する。これらの処理はCPUによって実行されるソフトウエアで実装される。関係データ登録処理１７１は、クライアント端末１１０または記録収集装置１６０が送信したデータからメタデータ１７３および関係データ１７４を生成し、これらのデータを記憶装置に格納する処理である。関係データ検索処理１７２は、管理用端末１２０又はＷｅｂサーバ１８０からの検索要求に基づき、メタデータ１７３と関係データ１７４とから検索要求に対応したデータを抽出する処理である。

Ｗｅｂサーバ１８０は、記録収集装置１６０、関係データ管理装置１７０、ファイル管理装置１３０、ファイルアクセスログ管理装置１４０、及び業務処理装置１５０にアクセスして、管理用端末１２０からの要求に基づく処理を実行し、処理結果を管理用端末１２０に送信する。

ここでは、ファイル管理装置１３０、ファイルアクセスログ管理装置１４０、及び業務処理装置１５０を記録管理装置として説明するが、メールを格納するメールアーカイブ装置、ユーザのアプリケーションプログラムの操作ログを管理するアプリケーション操作ログ管理装置、ユーザのＷｅｂアクセスのログを管理するＷｅｂアクセルログ管理装置、印刷ログを管理する印刷ログ管理装置などを備えても良い。

ファイル管理装置１３０、ファイルアクセスログ管理装置１４０、業務処理装置１５０などの記録管理装置は、いずれか１つ以上の装置があれば良く、各記録管理装置は２つ以上あっても良い。

ファイル管理装置１３０、ファイルアクセスログ管理装置１４０、業務処理装置１５０などの記録管理装置、および、記録収集装置１６０、関係データ管理装置１７０、Ｗｅｂサーバ１８０のうち２つ以上の装置を組み合わせて、１つの装置としても良い。図１では、説明を分かり易くするために各装置を独立したコンピュータで構成するようにしているが、コンピュータへの機能分担は適宜最適に設計される。小規模システムであれば、端末装置としてのクライアントコンピュータと所定の処理を実行するサーバコンピュータとで構成しても良い。

図２を参照して、本実施形態に係る各装置を実現するコンピュータの構成例について説明する。図２に示すように、コンピュータ２０１は、ＣＰＵ２０２、主記憶装置２０３、補助記憶装置２０４、ネットワークインターフェース２０５、Ｉ／Ｏインターフェース２０６などが内部バス２０７によって相互に接続されて構成される。なお、本明細書では、主記憶装置２０３と補助記憶装置２０４とを総称する場合には、単に記憶装置という。
図３を参照して、本実施形態に係る各記録管理装置で管理するファイル属性１３２、ファイルアクセスログ１４１、及び業務データ１５１の例について説明する。

図３（ａ）はファイル属性１３２の例を示している。図３（ａ）に示す通り、ファイル属性１３２には、ファイルＩＤ、ファイルハッシュ値、ファイル名、書類種別、登録者、登録日時、ＩＰアドレス、及び案件番号がある。ファイルＩＤは、ファイル１３１の識別情報であり、ファイル管理装置１３０が割当てる。書類種別は、ファイル１３１の書類名であり、例えば、見積書、注文書、請求書、領収書などの種別を示す識別情報である。案件番号は、申請や注文などの案件を特定する識別情報であり、業務処理装置１５０が割当てる。ファイル属性１３２には、その他任意のデータを追加しても良い。業務ごとに又は書類種別ごとに、ファイル属性１３２に含むデータの種別を変更しても良い。

図３（ｂ）を参照して、ファイルアクセスログ１４１の例を示す。図３（ｂ）に示す通り、ファイルアクセスログ１４１には、ファイル名、ユーザ名、アクセス日時、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス、アプリケーション名、及び操作がある。操作とは、ファイルに対する操作を示す情報であって、例えば、ファイルの新規作成、参照、削除、更新、ファイル名変更などの情報である。

図３（ｃ）を参照して、業務データ１５１の例を示す。図３（ｃ）に示す通り、業務データ１５１には、案件番号、取引先名、取引日、品名、数量、金額、及び担当者名がある。案件番号は、申請や注文などの案件を特定する識別情報であり、業務処理装置１５０が割当てる。図３（ｃ）は、業務データ１５１の一例であり、業務により、業務データ１５１に含まれるデータは異なる。

各記録管理装置で管理するデータは、ファイル他データなどの記録を一意に特定可能なデータを含んでいれば、管理するデータに含まれるデータやデータ名が異なっていても良い。記録を一意に特定するデータとしては、例えば、ファイルＩＤや案件番号などの識別情報や、ファイル名とユーザ名とアクセス日時のようなデータを組み合わせた情報でも良い。

図４を参照して、本実施形態に係る記録収集装置１６０における記録収集処理１６１について説明する。記録収集処理１６１は、管理者による操作、定期的なバッチ処理などにより実行が開始される。

図４において、記録収集装置１６０は、収集ポリシ(収集条件)１６３を読み込む（Ｓ４０１）。収集ポリシ１６３が複数ある場合には、未処理の収集ポリシを１つ読み込む。収集ポリシ(収集条件)１６３の詳細については、後述する。

記録収集装置１６０は、収集ポリシ１６３に含まれる装置ＩＤ（記録管理装置を特定する識別子）に対応する記録管理装置から、収集ポリシ１６３に含まれる検索条件に一致した、デフォルトとしての取得データ(図５を用いて後述する)、及び収集ポリシ１６３で取得データとして指定されたデータを取得する（Ｓ４０２）。装置ＩＤに対応する記録管理装置にアクセスするための情報は、記録収集装置１６０が管理している。管理している情報としては、例えば、装置ＩＤ、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）、モジュール名を管理する。モジュール名は、装置ＩＤで識別される記録管理装置からデータを取得するプログラム（データ収集のためのエージェントプログラム）の識別情報である。ＨＴＴＰ（HyperText Transfer Protocol）でデータを取得できる場合、ＰＯＳＴ／ＧＥＴの種別、クエリのパターンを管理するようにしても良い。

Ｓ４０２で取得するデフォルトとしての取得データは、「データ(処理記録)識別情報」、「ユーザ名」、「マシン識別情報」、「日時」、および「収集ポリシに記載の取得データ」である。「データ識別情報」、「ユーザ名」、「マシン識別情報」及び「日時」は、記録管理装置により、その内容が異なる。実際には、図５に示す属性名の対応関係を参照して、データを取得する。

図５において、ファイル管理装置１３０（装置ＩＤ：ＩＤ＿ＦＩＬＥ）から取得する「データ識別情報」、「ユーザ名」、「マシン識別情報」及び「日時」は、それぞれファイル属性１３２に含まれる「ファイルＩＤ」、「登録者」、「ＩＰアドレス」及び「登録日時」に対応する。

ファイルアクセスログ管理装置１４０（装置ＩＤ：ＩＤ＿ＬＯＧ）から取得する「データ識別情報」、「ユーザ名」、「マシン識別情報」及び「日時」は、ファイルアクセスログ１４１に含まれる「ファイル名＋アクセス日時＋操作」、「ユーザ名」、「ＩＰアドレス」及び「アクセス日時」に対応する。「データ識別情報」のように「ファイル名＋アクセス日時＋操作」と複数のデータを組み合わせても良い。

業務処理装置１５０（装置ＩＤ：ＩＤ＿ＢＵＳＩＮＥＳＳ）から取得する「データ識別情報」、「ユーザ名」、「マシン識別情報」及び「日時」は、業務データ１５１に含まれる「案件番号」、「担当者名」、「（ＮＵＬＬ）」及び「取引日」に対応する。ここで、「（ＮＵＬＬ）」は、データを取得しないことを意味する。記録管理装置によって、データを管理していない場合があり、そのような場合には、「（ＮＵＬＬ）」を指定する。

なお、記録管理装置から取得したユーザ名を別名に変換する変換辞書を用意しても良い。同一人物であっても、システムによりユーザ名は異なる場合がある。ユーザ名の変換辞書を用い、変換することで、そのような問題を解決できる。具体的には、図５の対応表により、記録管理装置よりユーザ名を取得し、取得したユーザ名を変換辞書により別名に変換する。

記録収集装置１６０は、関連ポリシＩＤの収集ポリシ１６３に含まれる装置ＩＤに対応する記録管理装置から、収集ポリシ１６３に含まれる検索条件に一致した、デフォルトとしての取得データ、及び収集ポリシ１６３で取得データとして指定されたデータ(以下、単にデータと呼ぶことがある。)を取得する（Ｓ４０３）。

関連ポリシＩＤが複数ある場合には、各関連ポリシＩＤに対応する収集ポリシ１６３に関してデータを取得する。また、関連ポリシＩＤに対応する収集ポリシ１６３に、さらに他の関連ポリシＩＤが含まれる場合には、含まれる他の関連ポリシに関連する収集ポリシ１６３に関してデータを取得する。前者の並列的に関連ポリシＩＤが複数ある場合も、後者の階層的に関連ポリシＩＤが複数ある場合も、それらの関連ポリシ１６３について上述の処理を繰り返す。

記録収集装置１６０は、取得したデータ（収集ポリシ１６３に含まれる検索条件に一致した、デフォルトとしての取得データ、及び収集ポリシ１６３で取得データとして指定されたデータ）を、後述する記録関連データとして関係データ管理装置１７０に送信する（Ｓ４０４）。記録収集装置１６０が、データを取得した順序で関係データ管理装置１７０にデータを送信することが望ましい。具体的には、Ｓ４０２で取得したデータを送信した後で、Ｓ４０３で取得したデータを送信することが望ましい。記録収集装置１６０が関係データ管理装置１７０に送信する記録関連データの詳細については後述する。

記録収集装置１６０は、未処理の収集ポリシ１６３があるかを判定する（Ｓ４０５）。未処理の収集ポリシ１６３がある場合には、Ｓ４０１に戻り、未処理の収集ポリシ１６３がない場合には、データ収集の処理を終了する。

なお、関係データ管理装置１７０へのデータ送信処理（Ｓ４０４）を、Ｓ４０２の処理の後に追加しても良い。この場合、Ｓ４０２及びＳ４０３の処理の後に、それぞれＳ４０４の処理を実行する。

別の実施形態として、Ｓ４０２とＳ４０３でデータの実体を取得するようにしても良い。例えば、ファイル管理装置１３０から収集する場合、ファイル１３１を取得するようにしても良い。さらに、記録収集装置１６０は、取得した実体データに対して、電子署名、タイムスタンプ、ハッシュ値などの改ざん検知情報を作成し、改ざん検知情報を関係データ管理装置１７０に送信しても良い。記録管理装置に改ざん検知機能がない場合には、記録管理装置に変更を加えることなく、実体データの改ざん検知機能を実現できる。

さらに別の実施形態として、Ｓ４０３で、条件に一致するデータを取得できない場合、一致するデータ数が指定された数より少ない場合などにアラートを出すようにしても良い。例えば、受注業務であれば、業務処理装置１５１に受注データが登録されている場合、基本的には注文書が存在するはずである。受注データに関連するデータとして、注文書を検索して見つからなければアラートを出す、というようにである。この場合、アラートを出す条件は、記録収集装置１６０が管理する。

さらに別の実施形態として、Ｓ４０３で、条件に一致するデータを取得した後、検索条件としなかった他のデータとの対比により、不整合がある場合などにアラートを出すようにしても良い。例えば、ファイル管理装置１３０への注文書の登録者と、業務処理装置１５１への受注データの登録者は同一である必要がある場合に、ファイル属性１３２の登録者と業務データ１５１の担当者名を比較し、一致しなければアラートを出す。

図６を参照して、本実施形態に係る収集ポリシ(収集条件)１６３の例について説明する。図６に示す通り、収集ポリシ１６３には、ポリシＩＤ、装置ＩＤ、取得データ、検索条件、関連ポリシＩＤ、及び送信先がある。以下、種々の識別子を単にＩＤと呼ぶことがある。

ポリシＩＤは、収集ポリシ１６３を特定する識別情報である。装置ＩＤは、記録管理装置を特定する識別情報である。

取得データは、図５で指定された以外に取得するデータである。取得データに「ＮＵＬＬ」を指定した場合には、図５で指定したデータのみを取得する。取得データで指定したデータは、関連するデータを検索する際の条件指定として利用できる。

検索条件は、記録収集装置１６０が記録管理装置から収集するデータを検索するための条件である。記録収集装置１６０は、図５で指定したデータに加えて、この検索条件に一致し、取得データとして指定されたデータを取得する。

関連ポリシＩＤは、関連する別のポリシＩＤがある場合に、その別のポリシＩＤを示す。関連ポリシＩＤを参照して、ある収集ポリシ１６３で検索した記録と関連のある記録を検索する。関連する記録がない場合には、関連ポリシＩＤに「ＮＵＬＬ」を指定する。

送信先は、収集したデータの送信先である関係データ管理装置１７０のアドレス（例、ＩＰアドレス、ＵＲＬ）である。「ＮＵＬＬ」を指定した場合には、参照元（当該ポリシＩＤを関連ポリシＩＤとして指定したポリシＩＤ）の収集ポリシ１６３の値を継承する。送信先の指定により、収集したデータを用途に応じて振り分けることができる。例えば、情報漏洩対策としてファイルのフローを追跡する用途、内部統制の監査対応として取引のフローを追跡する用途などによって振り分けることができる。

別の実施形態として、収集ポリシ１６３に「用途」を追加しても良い。「用途」には、収集するデータの用途、例えば、情報漏洩対策、内部統制の監査対応などを識別する情報を格納する。さらに、「用途」に関する情報を関係データ管理装置１７０に送信し、関係データ管理装置１７０がメタデータ１７３や記録属性データ１７５で「用途」に関する情報を管理する。これにより、同一の関係データ管理装置１７０で異なる用途で収集されたデータを管理できる。

図６（ａ）（ｂ）（ｃ）を参照して、収集ポリシ(収集条件)１６３の具体例を説明する。図６では、注文書（ファイル１３１）に関連する業務データ１５１とファイルアクセスログ１４１とを関連付ける収集ポリシ１６３の例を示している。記録収集装置１６０は、収集ポリシ１６３（ａ）に基づいて、注文書を検索し、この注文書に関連する業務データ１５１及びファイルアクセスログ１４１を、収集ポリシ１６３（ｂ）及び１６３（ｃ）の各々に基づいて検索する。

収集ポリシ１６３（ａ）に基づいて、記録収集装置１６０は、ファイル管理装置１３０から、書類種別が注文書、かつ、登録日時が、記録収集装置１６０がファイル管理装置１３０からデータを収集した前回の日時以降のファイル属性１３２の取得データで指定される案件番号を取得する。この処理が、図４のＳ４０２において、デフォルトとしての取得データの取得に加わる処理である。

取得した個々のデータ(案件番号)について、記録収集装置１６０は、収集ポリシ１６３（ａ）の関連ポリシＩＤがＰ＿００２とＰ＿００３の収集ポリシ１６３（ｂ）及び１６３（ｃ）に一致するデータを収集する。例えば、収集ポリシ１６３（ａ）に一致するデータが１０件あった場合には、１０件のデータの１件１件をチェックして、記録収集装置１６０は、Ｐ＿００２とＰ＿００３の収集ポリシ１６３（ｂ）及び１６３（ｃ）に一致するデータを収集する。この処理が、図４のＳ４０３において、デフォルトとしての取得データの取得に加わる処理である。

収集ポリシ１６３（ｂ）に基づいて、記録収集装置１６０は業務処理装置１５０から、収集ポリシ１６３（ａ）で取得したファイル属性１３２の案件番号が、業務処理装置１５０の業務データ１５１の案件番号と等しいデータ（デフォルトとしての取得データ及び収集ポリシ１６３（ｂ）で取得データとして指定されたデータ）を取得する。

収集ポリシ１６３（ｃ）に基づいて、記録収集装置１６０はファイルアクセスログ管理装置１４０から、収集ポリシ１６３（ａ）で取得したファイル属性１３２のＩＰアドレスとファイルアクセスログ管理装置１４０のファイルアクセスログ１４１のＩＰアドレスが等しく、かつ、ファイル属性１３２のファイル名とファイルアクセスログ１４１のファイル名が等しく、かつ、ファイルアクセスログ１４１のアクセス日時がファイル属性１３２の登録日時以降のデータ（デフォルトとしての取得データ及び収集ポリシ１６３（ｃ）で取得データとして指定されたデータ）を取得する。

図６の例では、収集ポリシ１６３（ａ）が収集ポリシ１６３（ｂ）と収集ポリシ１６３（ｃ）を参照している。このとき、他の収集ポリシを参照している側（収集ポリシ１６３（ａ））を親の収集ポリシ、他の収集ポリシから参照されている側（収集ポリシ１６３（ｂ）、１６３（ｃ））を子の収集ポリシと呼ぶこととする。また、親の収集ポリシに基づき収集したデータ（デフォルトとしての取得データ及び収集ポリシ１６３（ａ）で取得データとして指定されたデータ）を親データ、子の収集ポリシに基づき収集したデータを子データと呼ぶこととする。

図６の例では、条件に一致する全てのデータを取得する指定になっているが、条件に一致する最新の１件のみ取得というように、取得する件数を指定してもよい。ファイルアクセスログ１４１などのログは、膨大な量になるため、関連する最新の１件のみと関連付けることが望ましい。

続いて、図７を参照して、本実施形態に係る記録収集装置１６０が関係データ管理装置１７０に送信する記録関係データ７００の例について説明する。図７に示す通り、記録関係データ７００には、装置ＩＤ、データ識別情報、ユーザ名、マシン識別情報、日時、記録種別、関連装置ＩＤ、及び関連データ識別情報がある。

装置ＩＤ、データ識別情報、ユーザ名、マシン識別情報、及び日時は、図５に示す対応関係に基づき、記録収集装置１６０が各記録管理装置から取得したデータである。

記録種別は、記録の種類に関する識別情報である。記録種別としては、例えば、ファイル、ファイルアクセスログ、Ｗｅｂ操作ログ、業務データ、メールなどがある。別の実施形態として、記録種別に記録のフォーマットを指定しても良い。

関連装置ＩＤと関連データ識別情報とは、親の収集ポリシ１６３で収集したデータの装置ＩＤとデータ識別情報である。関連装置ＩＤと関連データ識別情報により、記録間の関係を表す。すなわち、子データに対する記録関係データ７００の関連装置ＩＤと関連データ識別情報には、親データの関連装置ＩＤと関連データ識別情報が指定される。

別の実施形態として、任意の属性データを追加して送信しても良い。任意の属性データを追加する場合には、属性を識別する情報（属性名、型情報など）と属性値とのペアを送信する。例えば、属性を識別する情報として「書類名」、属性値として「注文書」を指定することができる。

さらに別の実施形態として、ファイル１３１などの実体データに対する、電子署名、タイムスタンプ、ハッシュ値などの改ざん検知情報を、記録関係データ７００に含めても良い。

さらに別の実施形態として、クライアント端末１１０が記録関係データ７００を作成し、関係データ管理装置１７０に送信しても良い。この場合、クライアント端末１１０は、記録関係データ７００を作成し、関係データ管理装置１７０に記録関係データ７００を送信する。例えば、クライアント端末１１０からファイル管理装置１３０、ファイルアクセスログ管理装置１４０、業務処理装置１５０などの記録管理装置にデータを登録するプログラムと連携、または、そのプログラムへの入力を監視することで、必要なデータを収集し、記録関係データ７００を生成する。記録関係データ７００の作成に必要な情報を記録管理装置にアクセスして取得しても良い。なお、関連装置ＩＤ、関連データ識別情報は、収集ポリシ１６３をクライアント端末１１０の記憶装置に読み込み、収集ポリシ１６３に基づき、記録間を関連付けする。

図８を参照して、本実施形態に係る関係データ管理装置１７０における関係データ登録処理１７１について説明する。

図８において、関係データ管理装置１７０は、クライアント端末１１０または記録収集装置１６０が送信した記録関係データ７００を受信する（Ｓ８０１）。記録関係データ７００は、１つ１つ受信してもよいし、複数の記録関係データ７００をまとめて受信してもよい。複数の記録関係データ７００を受信した場合、以降の処理は、記録関係データ７００の１つ１つに対して実行される。また、複数の記録関係データ７００を受信した場合、関連装置ＩＤおよび関連データ識別情報が記載されていないデータから順番に以降の処理することが望ましい。最良の形態は、記録関係データ７００を送信する側で、データを取得した順序に並べ変えて送信することが望ましい。すなわち、図４のＳ４０３で取得したデータよりも、Ｓ４０２で取得したデータをＳ４０４で先に送信することが望ましい。

関係データ管理装置１７０は、受信した記録関係データ７００と同一データが既に登録されていないかを確認する（Ｓ８０２）。同一データであるかどうかは、装置ＩＤとデータ識別情報とが共に一致しているかどうかで判定する。同一データが存在する場合は、次の記録関係データを処理する(図示略)。

関係データ管理装置１７０は、記録関係データ７００に関連装置ＩＤと関連データ識別情報が含まれるかを確認する（Ｓ８０３）。含まれる場合には、Ｓ８０４へ進み、含まれない場合には、Ｓ８０５へ進む。含まれる場合とは、親子の２階層の記録関係データ７００がある場合、親の記録関係データ７００の場合であり、含まれない場合とは子の記録関係データ７００の場合である。

関係データ管理装置１７０は、関連装置ＩＤと関連データ識別情報で特定されるメタデータ１７３(詳細は後述)から記録ＩＤを取得する（Ｓ８０４）。すなわち、処理の対象が子の記録関係データ７００であるので、その親の記録関係データ７００に対応するメタデータ１７３から記録ＩＤを取得する。記録ＩＤを取得できない場合(図示略)は、親の記録関係データ７００の処理が実行されていないので、処理を中断して先に未処理の記録関係データ７００を処理するか、所定の時間を待って、Ｓ８０１から再実行するなどにより、記録関係データ７００の処理順序を整える。

関係データ管理装置１７０は、処理対象の記録関係データ７００に対して、記録ＩＤを割り当てる（Ｓ８０５）。記録ＩＤは、関係データ管理装置１７０で一意であれば良い。例えば、登録された順序に割り当てる連続番号、記録関係データ７００のハッシュ値でも良い。

関係データ管理装置１７０は、Ｓ８０２とＳ８０４で取得した記録ＩＤと記録関係データ７００とをメタデータ１７３および関係データ１７４に登録する（Ｓ８０６）。具体的には、記録ＩＤと記録関係データ７００とに基づいて、新たなメタデータ１７３および関係データ１７４のレコードを生成して、追加格納する。

関係データ管理装置１７０は、未処理の記録関係データ７００があるかを確認する（Ｓ８０７）。未処理の記録関係データ７００がある場合にはＳ８０２へ進み、ない場合には関係データ登録処理１７１の処理を終了する。

図９を参照して、本実施形態に係る関係データ管理装置１７０が管理するメタデータ１７３、関係データ１７４、及び記録属性データ１７５の例について説明する。

図９（ａ）はメタデータ１７３の例を示している。メタデータ１７３には、記録ＩＤ、装置ＩＤ、データ識別情報、ユーザ名、マシン識別情報、日時、及び記録種別がある。記録ＩＤは、メタデータ１７３を一意に特定する識別情報であり、関係データ管理装置１７０が割り当てる。記録ＩＤ以外のデータは、記録関係データ７００の該当するデータと同じである。別の実施形態として、ファイル１３１などの実体データに対する、電子署名、タイムスタンプ、ハッシュ値などの改ざん検知情報を、メタデータ１７３に含めても良い。

図９（ｂ）を参照して、関係データ１７４の例を説明する。関係データ１７４には、記録ＩＤ（ｐａｒｅｎｔ）及び記録ＩＤ（ｃｈｉｌｄ）がある。記録ＩＤ（ｐａｒｅｎｔ）は、記録関係データ７００の関連装置ＩＤと関連データ識別情報で特定されるメタデータ１７３の記録ＩＤであり、記録ＩＤ（ｃｈｉｌｄ）は、記録関係データ７００の装置ＩＤとデータ識別情報で特定されるメタデータの記録ＩＤである。関係データ１７４では、記録間の親子関係（階層構造）を管理している。

図９（ｃ）を参照して、記録属性データ１７５の例を説明する。記録属性データ１７５は、記録関係データ７００に属性データを含める場合に利用する。記録属性データ１７５には、記録ＩＤ、属性識別ＩＤ、及び属性値がある。属性識別ＩＤは、属性の識別情報であり、例えば、属性名や型情報である。

図８におけるＳ８０６では、記録関係データ７００をメタデータ１７３にマッピングし、Ｓ８０５で割り当てた記録ＩＤをメタデータ１７３の記録ＩＤに指定する。関係データ１７４は、記録関係データ７００に関連装置ＩＤと関連データ識別情報が含まれる場合に生成される。記録関係データ７００に関連装置ＩＤと関連データ識別情報が含まれる場合、すなわち子の記録関係データ７００がある場合であり、記録ＩＤ（ｃｈｉｌｄ）には、Ｓ８０４で取得した記録ＩＤを指定し、記録ＩＤ（ｐａｒｅｎｔ）には、Ｓ８０５で発行した記録ＩＤを指定する。

図１０を参照して、本実施形態に係る検索要求データ１０００の例について説明する。検索要求データ１０００は、管理用端末１２０またはＷｅｂサーバ１８０が、ある記録に関連するデータを検索する際に、関係データ管理装置１７０に送信するデータである。

図１０に示す通り、検索要求データ１０００には、装置ＩＤ、データ識別情報、検索フィールド、検索階層、及び検索条件がある。

検索フィールドは、関連するデータを検索する際の検索フィールド名を識別する情報である。関連するデータを検索する際には、関係データ１７４を参照する。検索フィールドには、関係データ１７４の記録ＩＤ（ｐａｒｅｎｔ）及び記録ＩＤ（ｃｈｉｌｄ）の少なくとも一方を指定する。例えば、検索フィールドに「記録ＩＤ（ｐａｒｅｎｔ）」を指定した場合、親方向に関連するデータを検索する。具体的には、記録ＩＤ（ｃｈｉｌｄ）で関係データ１７４を検索し、検索結果の記録ＩＤ（ｐａｒｅｎｔ）を取得する。次に、取得した記録ＩＤ（ｐａｒｅｎｔ）を記録ＩＤ（ｃｈｉｌｄ）として、関係データ１７４を検索する。子を検索キーとして親を検索し、さらにその親の親を検索する。

検索階層は、検索する階層数である。関係データ管理装置１７０では、関係データ１７４により、記録間の関係を階層構造で管理している。例えば、検索フィールドに「記録ＩＤ（ｐａｒｅｎｔ）、検索階層に「２」を指定した場合には、親方向に関連するデータを２つ辿ることになる。なお、検索階層に「０」を指定した場合には、階層構造の始点、または、終点まで階層構造を辿る。

検索条件は、検索結果をフィルタリングする条件である。メタデータ１７３及び記録属性データ１７５に関する条件を指定する。例えば、「ユーザ名＝ｕｓｅｒＡ」と指定した場合には、メタデータ１７３のユーザ名が「ｕｓｅｒＡ」であるデータを、検索要求データ１０００の送信元に返す。条件は、複数指定しても良く、検索結果として返す数を指定しても良い。

図１１を参照して、本実施形態に係る関係データ管理装置１７０における関係データ検索処理１７２について説明する。

関係データ検索処理１７２は、管理用端末１２０又はＷｅｂサーバ１８０が送信した検索要求データ１０００に基づき、メタデータ１７３と関係データ１７４とから要求されたデータを抽出する。

図１１において、関係データ管理装置１７０は、検索要求データ１０００を受信し（Ｓ１１０１）、検索要求データ１０００に含まれる装置ＩＤとデータ識別情報で特定されるメタデータ１７３の記録ＩＤを取得する（Ｓ１１０２）。

関係データ管理装置１７０は、「Ｎ＝検索要求データ１０００の検索階層」及び「ｉ＝０」を設定する（Ｓ１１０３）。

関係データ管理装置１７０は、検索要求データ１０００の検索フィールドの設定に基づき、関係データ１７４から記録ＩＤ（ｐａｒｅｎｔ／ｃｈｉｌｄ）を抽出する（Ｓ１１０４）。検索フィールドに記録ＩＤ（ｐａｒｅｎｔ）が指定されている場合には、関係データ管理装置１７０は、Ｓ１１０４で取得した記録ＩＤと記録ＩＤ（ｃｈｉｌｄ）が等しい記録ＩＤ（ｐａｒｅｎｔ）を関係データ１７４から抽出する。また、検索フィールドに記録ＩＤ（ｃｈｉｌｄ）が指定されている場合には、関係データ管理装置１７０は、Ｓ１１０４で取得した記録ＩＤと記録ＩＤ（ｐａｒｅｎｔ）が等しい記録ＩＤ（ｃｈｉｌｄ）を関係データ１７４から抽出する。

関係データ管理装置１７０は、Ｓ１１０４で抽出した記録ＩＤに一致するメタデータ１７３と記録属性データ１７５とを取得し（Ｓ１１０５）、取得したメタデータ１７３と記録属性データ１７５とが検索要求データ１０００の検索条件に一致するか確認する（Ｓ１１０６）。例えば、検索条件に「ユーザ名＝ｕｓｅｒＡ」と指定されている場合には、メタデータ１７３のユーザ名が「ｕｓｅｒＡ」であるかを確認する。検索条件に一致する場合には、Ｓ１１０７へ進み、そうでない場合には、Ｓ１１０８へ進む。

関係データ管理装置１７０は、Ｓ１１０５で取得したメタデータ１７３に含まれる装置ＩＤ及びデータ識別情報を検索結果に追加する（Ｓ１１０７）。なお、Ｓ１１０４で複数の記録ＩＤが抽出された場合には、それぞれの記録ＩＤに対して、Ｓ１１０５からＳ１１０７の処理を実行する。

関係データ管理装置１７０は、「ｉ＝ｉ＋１」の処理を実行しする（Ｓ１１０８）、パラメータｉがＮと等しいかを確認する（Ｓ１１０９）。等しい場合には、Ｓ１１０４へ進み、等しくない場合には、Ｓ１１１０へ進む。

関係データ管理装置１７０は、検索結果を検索要求元に返し（Ｓ１１１０）、処理を終了する。

図１２を参照して、本実施形態に係るデータの検索処理について説明する。管理用端末１２０またはＷｅｂサーバ１８０は、検索要求データ１０００を生成し、関係データ管理装置１７０に送信し、検索結果を受信する（Ｓ１２０１）。関係データ管理装置１７０は、関係データ検索処理１７２により、検索結果を作成する。検索結果には、装置ＩＤとデータ識別情報とが含まれる。

管理用端末１２０またはＷｅｂサーバ１８０は、記録収集装置１６０に検索結果を送信し、実体データまたは実体データへのリファレンスを受信する（Ｓ１２０２）。記録収集装置１６０は、実体取得処理１６２を実行することにより、検索結果（装置ＩＤとデータ識別情報の集合）を解析し、実体データを記録管理装置から取得、または、実体データへのリファレンスを作成する。実体データとは、例えば、ファイル１３１、ファイルアクセスログ１４１、又は業務データ１５１である。実体データへのリファレンスとは、例えば、実体データにアクセスするためのＵＲＬである。

管理用端末１２０またはＷｅｂサーバ１８０は、実体データを表示、または、実体データへのリファレンスを用いてアクセスし、アクセスした実体データを表示する（Ｓ１２０３）。

以上のようにして、種類の異なる複数の記録管理装置に格納されている記録同士を、既存の記録管理装置に変更を加えることなく、関連付けることができ、関連するデータの検索を効率化できる。

実施形態に係るシステム構成の例を示した図である。 各装置を実現するコンピュータの構成例を示した図である。 各記録管理装置で管理するファイル属性、ファイルアクセスログ、及び業務データの例を示した図である。 記録収集装置における記録収集処理を示した図である。 各記録管理装置から取得する情報の対応関係の例を示した図である。 収集ポリシの例を示した図である。 記録収集装置が関係データ管理装置に送信する記録関係データの例を示した図である。 関係データ管理装置における関係データ登録処理を示した図である。 関係データ管理装置が管理するメタデータ、関係データ、及び記録属性データの例を示した図である。 検索要求データの例を示した図である。 関係データ管理装置における関係データ検索処理を示した図である。 データの検索処理を示した図である。

符号の説明

１１０：クライアント端末、１２０：管理用端末、１３０：ファイル管理装置、１３１：ファイル、１３２：ファイル属性、１４０：ファイルアクセスログ管理装置、１４１：ファイルアクセスログ、１５０：業務処理装置、１５１：業務データ、１６０：記録収集装置、１６１：記録収集処理、１６２：実体取得処理、１６３：収集ポリシ、１７０：関係データ管理装置、１７１：関係データ登録処理、１７２：関係データ検索処理、１７３：メタデータ、１７４：関係データ、１７５：記録属性データ、１８０：Ｗｅｂサーバ、１９０：ネットワーク、７００：記録関係データ、１０００：検索要求データ。

Claims (13)

1. 各々異なる種別の処理記録を管理する複数の記録管理装置と、
   前記複数の記録管理装置と接続し、予め設定した収集条件に基づいて前記複数の記録管理装置で管理される前記異なる種別の処理記録を示すデータを取得する記録収集装置と、
   前記記録収集装置に接続し、前記取得されたデータから前記異なる種別の処理記録間の関係を示す関係データを生成し、前記生成した関係データを管理する関係データ管理装置とを有することを特徴とする関連処理記録の管理システム。
2. 前記異なる種別の処理記録を示すデータは、少なくとも前記複数の記録管理装置の個々を特定する第１の識別子と前記異なる種別の処理記録の個々を特定する識別情報とを含むことを特徴とする請求項１記載の関連処理記録の管理システム。
3. 前記予め設定した収集条件には、少なくとも個々の収集条件を特定する第２の識別子に対応して、前記第１の識別子、前記第１の識別子により特定される前記記録管理装置に管理される処理記録を検索するための検索条件、及び前記第２の識別子で特定される収集条件に関連する他の収集条件を特定する第３の識別子を含むことを特徴とする請求項２記載の関連処理記録の管理システム。
4. 前記記録収集装置は、前記第２の識別子で特定される収集条件に基づいて前記第１の識別子により特定される前記記録管理装置に管理される処理記録を検索した後に、前記第３の識別子で特定される収集条件に基づく検索を実行し、前記関係データ管理装置は、前記第３の識別子で特定される収集条件に基づく第１の検索結果を登録した後に、前記第２の識別子で特定される収集条件に基づく第２の検索結果と、前記第１の検索結果と前記第２の検索結果とに基づいて生成した前記関係データとを登録することを特徴とする請求項３記載の関連処理記録の管理システム。
5. 前記第１の検索結果と前記第２の検索結果との各々に識別子を付して、該各々に識別子の対応関係が前記関係データであることを特徴とする請求項４記載の関連処理記録の管理システム。
6. 前記関係データ管理装置は、前記記録管理装置内の前記異なる種別の処理記録の個々を特定する識別情報と、前記関係データに含まれる前記第１の検索結果と前記第２の検索結果とに付された識別子の少なく一方とを含んだ検索要求に応答して、前記検索要求に含まれる前記第１の検索結果と前記第２の検索結果とに付された識別子を前記関係データの中で辿り、前記辿った識別子に対応する前記第１の検索結果と前記第２の検索結果との中から、前記識別情報で特定される処理記録を検索することを特徴とする請求項５記載の関連処理記録の管理システム。
7. 前記複数の記録管理装置、前記記録収集装置、及び前記関係データ管理装置は、少なくとも１台のコンピュータ上にソフトウエアで実装されることを特徴とする請求項２記載の関連処理記録の管理システム。
8. 複数の記録管理装置が各々異なる種別の処理記録を管理し、
   前記複数の記録管理装置と接続する記録収集装置が、予め設定した収集条件に基づいて前記複数の記録管理装置で管理される前記異なる種別の処理記録を示すデータを取得し、
   前記記録収集装置に接続する関係データ管理装置が、前記取得されたデータから前記異なる種別の処理記録間の関係を示す関係データを生成し、前記生成した関係データを管理することを特徴とする関連処理記録の管理方法。
9. 前記異なる種別の処理記録を示すデータは、少なくとも前記複数の記録管理装置の個々を特定する第１の識別子と前記異なる種別の処理記録の個々を特定する識別情報とを含むことを特徴とする請求項８記載の関連処理記録の管理方法。
10. 前記予め設定した収集条件には、少なくとも個々の収集条件を特定する第２の識別子に対応して、前記第１の識別子、前記第１の識別子により特定される前記記録管理装置に管理される処理記録を検索するための検索条件、及び前記第２の識別子で特定される収集条件に関連する他の収集条件を特定する第３の識別子を含むことを特徴とする請求項９記載の関連処理記録の管理方法。
11. 前記記録収集装置は、前記第２の識別子で特定される収集条件に基づいて前記第１の識別子により特定される前記記録管理装置に管理される処理記録を検索し、前記第３の識別子で特定される収集条件に基づく検索を実行し、前記関係データ管理装置は、前記第３の識別子で特定される収集条件に基づく第１の検索結果を登録し、前記第２の識別子で特定される収集条件に基づく第２の検索結果と、前記第１の検索結果と前記第２の検索結果とに基づいて生成した前記関係データとを登録することを特徴とする請求項10記載の関連処理記録の管理方法。
12. 前記第１の検索結果と前記第２の検索結果との各々に識別子を付して、該各々に識別子の対応関係が前記関係データであることを特徴とする請求項11記載の関連処理記録の管理方法。
13. 前記関係データ管理装置は、前記記録管理装置内の前記異なる種別の処理記録の個々を特定する識別情報と、前記関係データに含まれる前記第１の検索結果と前記第２の検索結果とに付された識別子の少なく一方とを含んだ検索要求に応答して、前記検索要求に含まれる前記第１の検索結果と前記第２の検索結果とに付された識別子を前記関係データの中で辿り、前記辿った識別子に対応する前記第１の検索結果と前記第２の検索結果との中から、前記識別情報で特定される処理記録を検索することを特徴とする請求項12記載の関連処理記録の管理方法。

Images