JP2009282918A - 電子メール送受信システム及び電子メール送受信方法 - Google Patents

Abstract

【課題】読込んだ文書の画像データにアイコンが選択され、画像データとアイコンを送信し、受信した画像形成装置がアイコンを表示することで、文書の画像データを一目で認識できる電子メール送受信システムを提供する。
【解決手段】
電子メール送受信システムは、ネットワーク５、複数の画像形成装置１０、複数のパソコン２０で構成されている。画像形成装置１０には、パネル操作表示部１１０と、文書読取部１２０と、文書画像データ処理部１３０ａとメール送信処理部１３０ｂとメール受信処理部１３０ｃを制御する制御部１３０と、アイコンテーブル１４０ａ、メールアドレステーブル１４０ｂ、画像データ管理テーブル１４０ｃを備えた補助記憶部１４０と、画像データ保存エリア１５０ａを備えたデータ保存部１５０と、ネットワーク通信部１６０を備え、文書の画像データを一目で識別できるアイコンを選択し表示する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、ネットワークに接続されている画像形成装置に係り、特に画像形成装置から文書を読込み、読込んだ文書の種類や特徴を示すアイコンを選択し、その選択されたアイコンを添付して電子メールを送受信する電子メール送受信システム及び電子メール送受信方法に関する。

近年、オフィスなどにおいては、プリンタやＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ、多機能周辺装置、多機能プリンタ）、又は複合機等の画像形成装置が普及している。画像形成装置で読込んだ文書を画像イメージのデータ(以下画像データ)に変換する画像形成装置において、この変換した文書の画像データを識別するときは、その文書の画像データの作成日付、作成者、タイトルなどを付けることで文書の画像データを識別していた。しかし、文書の画像データに付けられた作成日付、作成者、タイトルからでは、文書の画像データの種類や特徴までは識別することができないことがあるので、文書の画像データの種類や特徴などを一目で識別できるようにするために、文書の画像データの種類や特徴を示すアイコンを画像データに付けることがあった。

上記を実現するために、画像形成装置は文書を読込み画像データに変換したときに、文書の種類や特徴に基づいてアイコンを選択し、このアイコンにより識別する従来技術がある。例えば、特許文献１を参照すると、読込んだ文書を文字または画像などの領域に分割し、領域毎に自動的にアイコンの選択を行い、文書の各領域がアイコンに置き換えられた文書の画像データを表示することができる。また文書が複数ページの場合は、ページ毎に各領域がアイコンに置き換えられたアイコン画面を作成し、このアイコン画面を同時に複数ページ分表示させることで、複数ページを容易に識別することができる技術が記載されている（以下、従来技術１とする）。
特開平１１−２０３４０２号公報

上記従来技術１では、読込んだ文書により自動的にアイコンを選択し、文書をアイコンで表示することができる。しかし、このような文書をアイコンで表示したものは、この文書を読込んだ画像形成装置自身においては使用できるが、この文書の画像データとアイコンを別の画像形成装置に送信したときには、別の画像形成装置が文書のアイコンを受信し表示する機能を持っていないと、アイコンを表示することができない。また、文書のアイコンを受信し表示する機能を持っている画像形成装置であっても、画像形成装置ごとに文書の種類や特徴を示すアイコンが異なるものであるときは、受信したアイコンではユーザは文書の種類や特徴を理解できないことがあった。

本発明は、このような状況に鑑みてなされたものであり、上記の課題を解消することができる画像形成装置における電子メール送受信システム及び電子メール送受信方法を提供することを目的とする。

本発明の電子メール送受信システムは、少なくとも画像形成装置と電子メール受信装置から構成される電子メール送受信システムであって、前記画像形成装置は、画像データに対応したアイコンを選択し、前記画像データと前記アイコンを、前記電子メール受信装置に対して、電子メールを送信する送信手段を備え、前記電子メール受信装置は、前記画像データが添付された前記電子メールを受信した場合、前記画像データに対応した前記アイコンを表示する受信手段を備えたことを特徴とする。
また、本発明の電子メール送受信システムは、前記画像形成装置は画像読取手段を備え、前記画像データは前記画像読取手段で読取った画像データであることを特徴とする。
また、前記画像形成装置は識別用のキーワードとアイコンの対応を設定したアイコンテーブルを記憶する記憶手段を備え、前記画像データの前記キーワードに基づいて前記アイコンを選択するアイコン選択手段を備えたことを特徴とする。
また、本発明の電子メール送受信システムは、前記画像形成装置の送信手段が、前記画像データに対応してスタンプアイコンが選択されたとき前記送信手段で前記スタンプアイコンを前記電子メール受信装置へ送信し、前記電子メール受信装置の受信手段は該受信したスタンプアイコンを表示することを特徴とする。
また、本発明の電子メール送受信システムは、前記電子メール受信装置は、パソコン、または携帯通信装置、または他の画像形成装置であることを特徴とする。
また、本発明の電子メール送受信システムは、上記の前記画像形成装置がネットワークを介して複数台接続されたことを特徴とする。
また、本発明の電子メール送受信システムは、前記ネットワークに接続された前記複数台の画像形成装置のうち特定の画像形成装置の前記送信手段で前記ネットワークに接続された残りの他の画像形成装置へ前記アイコンテーブルを送信し、前記残りの他の画像形成装置は、前記記憶手段に記憶されている前記アイコンテーブルを受信した前記アイコンテーブルに置き換えることを特徴とする。
また、本発明の電子メール送受信方法は、画像データに対応したアイコンを選択できる電子メール送受信方法であって、キーワードとアイコンの対応を設定したアイコンテーブルを記憶する記憶工程と、前記画像データの前記キーワードに基づいて前記アイコンが選択されるアイコン選択工程と、前記画像データと前記アイコンを送信する送信工程と、画像データと該画像データに対応するアイコンを受信して表示する受信工程と、を備えたことを特徴とする。

本発明によれば、画像形成装置から読込んだ文書の画像データを別の画像形成装置、パーソナルコンピュータ(以下パソコンという)、または携帯通信装置に送信するときに、読込んだ文書を画像データに変換するとともにその文書の内容に合ったアイコンの選択を行い、この文書の画像データとアイコンを画像形成装置、パソコン、または携帯通信装置に送信することができる。また、この文書の画像データとアイコンを受信した画像形成装置は、そのパネルに表示することができ、表示されたアイコンから文書の分類や特徴を一目で識別できるので、文書を確認する時間を削減することができる。また、画像形成装置の受信履歴画面などに受信した文書をアイコンで表示することによって、文書の種類や特徴を一目で識別できるので、画像形成装置の操作パネルが小さい画像形成装置に有効である。

＜第１の実施の形態＞
（電子メール送受信システム）
本発明の第１の実施の形態は、画像形成装置から文書を読込み、読込んだ文書の内容に合ったアイコンの選択を行い、画像形成装置に読込んだ文書の画像データと選択したアイコンを対応させて保存する。画像形成装置から、この保存した画像データの送信要求を行うと、これら画像データとアイコンを送信する。また、その画像データとアイコンを受信した画像形成装置は、受信メール履歴画面にアイコンと受信情報を表示する。
図１を参照して、本発明の第１の実施の形態に係る電子メール送受信システムの構成について説明する。
ネットワーク５は、インターネットやイントラネット等の、例えばＩＰネットワークであり、複数の画像形成装置１０、複数のパソコン２０などの装置を接続している。
本発明の実施の形態に係る画像形成装置１０は、プリンタ、ＭＦＰ、複合機等である。図１を参照して、本発明の画像形成装置１０の機能構成について説明する。

図１に示すように画像形成装置１０は、それぞれ各機能のまとまりである機能部位であるところのパネル操作表示部１１０と、文書読取部１２０と、制御部１３０と、補助記憶部１４０と、データ保存部１５０と、ネットワーク通信部１６０等を備えている。そして、これら各部位はバスにより接続される構成となっている。

パネル操作表示部１１０は、画像形成装置１０を操作するための操作画面や補助記憶部１４０に記憶されているテーブルの情報を表示するための表示画面のパネルを備え、メールを受信したときの受信メール履歴画面などがパネルに表示され、またユーザの操作画面からの操作が入力される。文書読取部１２０は、文書をセットする機能を備え、ユーザが文書読取部１２０にセットした文書を読取り、画像イメージである画像データに変換を行う部位である。

制御部１３０は、ＲＡＭやＲＯＭ等の主記憶手段、及びＭＰＵ(Micro Processing Unit)やＣＰＵ(Central Processing Unit)等の制御手段を備えている。また、制御部１３０は、各種Ｉ／Ｏや、ＵＳＢ（ユニバーサル・シリアル・バス）等のインターフェイス、バスコントローラ等を含む総合的な画像形成装置１０のコントロールを行う部位である。また、制御部１３０には文書読取部１２０から読込んだ文書の内容にあったアイコンの選択や保存を行う文書画像データ処理部１３０ａ、メールの送信を行うメール送信処理部１３０ｂ、メールの受信を行うメール受信処理部１３０ｃを備えている。

補助記憶部１４０は、フラッシュメモリ等からなる補助記憶装置で、制御部１３０が実行する処理のプログラムやデータを保存する部位である。補助記憶部１４０には、文書の種類や特徴のキーワードに対応してアイコンが設定されているアイコンテーブル１４０ａと、メールアドレスが設定されているメールアドレステーブル１４０ｂと、画像データを管理する画像データ管理テーブル１４０ｃが記憶されている。また、補助記憶部１４０には画像データ管理テーブル１４０ｃの未記録保存位置の最小Ｎｏである「Ｎｏ（Ｋ）」が記憶されている。上記キーワードは、文書でよく使用される文字、文章、記号、画像等に対応して予め登録されている。

データ保存部１５０は、データやプログラムを保存するハードディスクドライブで、文書読取部１２０から読込んだ文書の画像データや、画像形成装置１０が受信した画像データを保存する画像データ保存エリア１５０ａを備えている。

ネットワーク通信部１６０は、ネットワーク５に接続するための、着脱可能なＬＡＮインターフェイスを備えている。更に、ＬＡＮインターフェイスには、ＴＣＰ／ＩＰ、ＡｐｐｌｅＴａｌｋ、ＳＭＢ等の各種ネットワークプロトコルのインテリジェントな送受信を行うネットワーク部を含んでいる。

次に、図２を参照してアイコンテーブル１４０ａの構成について説明する。図２に示すようにアイコンテーブル１４０ａは、「文書の種類や特徴を示すキーワード」に対応して「アイコン」が設定されているテーブルで、「Ｎｏ（Ｉ）」、「文書の種類や特徴を示すキーワード」、「アイコン」が設定されている。「Ｎｏ（Ｉ）」は、アイコンテーブルに設定される「文書の種類や特徴を示すキーワード」や「アイコン」のインデックス番号である。「文書の種類や特徴を示すキーワード」は、文書の画像データから抽出される文字、文章、記号、画像等に対応して文書の種類や特徴を表すものとして設定されたキーワードである。「アイコン」は、「文書の種類や特徴を示すキーワード」の文字を含んでいる文書の画像データに対応するアイコンを設定したものである。

また、図３を参照してメールアドレステーブル１４０ｂの構成について説明する。図３に示すようにメールアドレステーブル１４０ｂは、メールのアドレスが設定されているテーブルで、「Ｎｏ（Ｊ）」、「名前」、「メールアドレス」が設定されている。「Ｎｏ（Ｊ）」は、メールアドレステーブルに設定される名前やメールアドレスのインデックス番号である。「名前」はユーザがメールアドレスを登録するときに、そのメールアドレスを保持している者または組織などを認識するために付ける名称である。「メールアドレス」は、ネットワーク５を経由してメールの送受信を行うときに使用される論理的なアドレスで、メールを送受信する者や組織などに割り当てられたユニークな文字列である。

また、図４を参照して画像データ管理テーブル１４０ｃの構成について説明する。図４に示すように画像データ管理テーブル１４０ｃは、文書読取部１２０が読込んだ文書の画像データやメールで受信した画像データなどを管理するテーブルで、「作成日時」、「作成者」、「タイトル」、「アイコンＮｏ（Ｉ）またはアイコン」が設定されている。「作成日時」は、読み込んだ文書の画像データやメールで受信した画像データを画像データ保存エリア１５０ａに保存した日時である。「作成者」は、画像データの保存を行った担当者または画像データを送信した送信者の名前である。「タイトル」は画像データを保存するときに付けられた画像データの題目である。「アイコンＮｏ（Ｉ）またはアイコン」には、図２に示すアイコンテーブル１４０ａの「Ｎｏ（Ｉ）」または「アイコン」のいずれかが設定される。「アイコンＮｏ（Ｉ）またはアイコン」には、選択されたアイコンに該当するアイコンテーブル１４０ａの「Ｎｏ（Ｉ）」、またはメールで受信した画像データにアイコンが付けられていたときに、そのアイコンが設定される。

図５は、本発明の第１の実施の形態である画像形成装置１０の文書画像データ処理部１３０ａが実行する文書画像データ処理の流れを示すフローチャートである。図６（１）は、本発明の第１の実施の形態である画像形成装置１０のメール送信処理部１３０ｂが実行するメール送信処理の流れを示すフローチャートである。図６（２）は、本発明の第１の実施の形態である画像形成装置１０のメール受信処理部１３０ｃが実行するメール受信処理の流れを示すフローチャートである。

まず、図５の文書画像データ処理フローチャートを参照して、文書の画像データを保存するまでの処理を説明する。
ユーザが画像形成装置１０の文書読取部１２０に文書をセットし、パネル操作表示部１１０から文書を画像データに変換したときに、この文書の内容に合ったアイコンを選択するかの有無を指定し処理要求の操作を行うと、文書読取部１２０は文書を読取り画像データに変換する。文書読取部１２０は、制御部１３０の文書画像データ処理部１３０ａに通知すると、文書画像データ処理部１３０ａは、文書画像データ処理を開始する。

（ステップＳ１）
文書画像データ処理部１３０ａは、文書読取部１２０が文書から変換した画像データを入力する。

（ステップＳ２）
文書画像データ処理部１３０ａは、パネル操作表示部１１０からアイコンの選択の有無が入力されると、アイコンの選択が有るかを判定する。アイコンの選択が有る(ステップＳ２のＹｅｓ)ときは、「文書の種類や特徴を示すキーワード」が文書の画像データに含まれているかを検索するステップＳ３に進む。また、アイコンの選択が無い(ステップＳ２のＮｏ)ときは、アイコン無しを設定（０をセット）するステップＳ６に進む。

（ステップＳ３）
文書画像データ処理部１３０ａは、図２に示すアイコンテーブル１４０ａの「Ｎｏ（Ｉ）」の昇順に「文書の種類や特徴を示すキーワード」が、ステップＳ１で入力した文書の画像データに存在するかを検索する。

（ステップＳ４）
文書画像データ処理部１３０ａは、ステップＳ３でキーワードを検索した文書の画像データに「文書の種類や特徴を示すキーワード」が存在するかを判定する。該当するキーワードが存在する(ステップＳ４のＹｅｓ)ときは、文書の画像データに該当するアイコンを設定するステップＳ５に進む。また、「文書の種類や特徴を示すキーワード」が存在しない(ステップＳ４のＮｏ)ときは、アイコン無しを設定（０をセット）するステップＳ６に進む。例えば、図２に示すアイコンテーブル１４０ａの「文書の種類や特徴を示すキーワード」“議事録”を検出すれば、「文書の種類や特徴を示すキーワード」の「Ｎｏ（Ｉ）」＝５となりステップＳ５に進む。

（ステップＳ５）
文書画像データ処理部１３０ａは、画像データ管理テーブル１４０ｃの「Ｎｏ（Ｋ）」（未記録保存位置として更新される最小Ｎｏ）で示される保存位置における「作成日時」に現在の日時、「作成者」に作成者の名前、「タイトル」に保存する文書の画像データのタイトルを設定する。また、文書画像データ処理部１３０ａは、画像データ管理テーブル１４０ｃの「アイコンＮｏ（Ｉ）またはアイコン」にステップＳ３で決定したアイコンテーブル１４０ａの「文書の種類や特徴を示すキーワード」の「Ｎｏ（Ｉ）」をセットする。更に、文書画像データ処理部１３０ａは、読込んだ文書の画像データをデータ保存部１５０に保存する際画像データ管理テーブル１４０ｃの「作成日時」と共に記録し保存する。例えば、図４に示す画像データ管理テーブル１４０ｃの保存位置が「Ｎｏ（Ｋ）」＝４であれば、「作成日時」に“2008-4-7 11:43:45”、「作成者」に“Ｄさん”、「タイトル」に“○○○の打合せ結果について”、「アイコンＮｏ（Ｉ）またはアイコン」に“５”が設定される。また、画像データ管理テーブル１４０ｃの保存位置「Ｎｏ（Ｋ）」＝４に対応する画像データには、“2008-4-7 11:43:45”がセットされ、データ保存部１５０に保存される。文書画像データ処理部１３０ａは、画像データ管理テーブル１４０ｃの保存位置を示す「Ｎｏ（Ｋ）」に１を加算して更新を行い、補助記憶部１４０に「Ｎｏ（Ｋ）」を記憶し、文書画像データ処理を終了する。

（ステップＳ６）
文書画像データ処理部１３０ａは、画像データ管理テーブル１４０ｃの「Ｎｏ（Ｋ）」（未記録保存位置として更新される最小Ｎｏ）で示される保存位置における「作成日時」に現在の日時、「作成者」に作成者の名前、「タイトル」に保存する文書の画像データのタイトルを設定する。また、文書画像データ処理部１３０ａは、ステップＳ２でアイコンの選択が無いと判定されたとき、またはステップＳ４で「文書の種類や特徴を示すキーワード」が存在しないと判定されたときは、画像データ管理テーブル１４０ｃの「アイコンＮｏ（Ｉ）またはアイコン」にアイコン無しを設定（０をセット）する。このアイコンエリアに０をセットすることで、読込んだ文書の画像データにはアイコンが選択されないことを示す。更に、文書画像データ処理部１３０ａは、読込んだ文書の画像データをデータ保存部１５０に保存する際画像データ管理テーブル１４０ｃの「作成日時」と共に記録し保存する。例えば、図４に示す画像データ管理テーブル１４０ｃの保存位置が「Ｎｏ（Ｋ）」＝４であれば、「作成日時」に“2008-4-7 11:43:45”、「作成者」に“Ｄさん”、「タイトル」に“○○○の打合せ結果について”、「アイコンＮｏ（Ｉ）またはアイコン」に“０”が設定される。また、画像データ管理テーブル１４０ｃの保存位置「Ｎｏ（Ｋ）」＝４に対応する画像データには、“2008-4-7 11:43:45”がセットされ、データ保存部１５０に保存される。文書画像データ処理部１３０ａは、画像データ管理テーブル１４０ｃの保存位置を示す「Ｎｏ（Ｋ）」に１を加算して更新を行い、補助記憶部１４０に「Ｎｏ（Ｋ）」を記憶し、文書画像データ処理を終了する。

次に、図６(１)のメール送信処理フローチャートを参照して、画像形成装置１０の画像データ保存部１５０に保存されている文書の画像データと、これに対応するアイコンが選択されていればアイコンを添付してメールを送信するまでの処理を説明する。
ユーザがパネル操作表示部１１０から画像データ管理テーブル１４０ｃの「Ｎｏ（Ｋ）」と、メールアドレステーブル１４０ｂの「Ｎｏ（Ｊ）」とを選択し送信要求を行う。パネル操作表示部１１０は、制御部１３０のメール送信処理部１３０ｂに送信要求を通知すると、メール送信処理部１３０ｂはメール送信処理を開始する。

（ステップＳ１１）
メール送信処理部１３０ｂは、パネル操作表示部１１０からの送信文書を選択する操作信号に基づき図４に示す画像データ管理テーブル１４０ｃの「Ｎｏ（Ｋ）」を入力し、「Ｎｏ（Ｋ）」に該当する「作成日時」、「作成者」、「タイトル」、「アイコンＮｏまたはアイコン」を取り出す。例えば、図４に示す画像データ管理テーブル１４０ｃの「Ｎｏ（Ｋ）」＝４であれば、「作成日時」“2008-4-7 11:43:45”、「作成者」“Ｄさん”、「タイトル」“○○○の打合せ結果について”、「アイコンＮｏ（Ｉ）またはアイコン」“５”が取り出される。メール送信処理部１３０ｂは、パネル操作表示部１１０からのメールアドレスを選択する操作信号に基づき図３に示すメールアドレステーブル１４０ｂの所望の「Ｎｏ（Ｊ）」が選択され、この「Ｎｏ（Ｊ）」に該当するメールアドレスが取り出される。例えば、図３に示すメールアドレス１４０ｂの「Ｎｏ（Ｊ）」＝１であれば、甲さんのメールアドレスが“www.xxxk.co.jp”が取り出される。

（ステップＳ１２）
メール送信処理部１３０ｂは、画像データ管理テーブル１４０ｃの保存位置「Ｎｏ（Ｋ）」に対応する「作成日付」がつけられている画像データを画像データ保存エリア１５０ａから取り出す。例えば、図４に示す画像データ管理テーブル１４０ｃの「Ｎｏ（Ｋ）」＝４であれば、「Ｎｏ（Ｋ）」＝４に対応する「作成日時」“2008-4-7 11:43:45”がつけられている画像データを画像データ保存エリア１５０ａから取り出す。また、メール送信処理部１３０ｂは、画像データ管理テーブル１４０ｃの保存位置「Ｎｏ（Ｋ）」に対応する「アイコンＮｏ（Ｉ）またはアイコン」から「アイコンＮｏ（Ｉ）」または「アイコン」を取り出す。「アイコンＮｏ（Ｉ）」が取り出されたときは、更にアイコンテーブル１４０ａから「アイコンＮｏ（Ｉ）」に対応する「アイコン」を取り出す。例えば、画像データ管理テーブル１４０ｃの「Ｎｏ（Ｋ）」＝４であれば、「Ｎｏ（Ｋ）」＝４に対応する「アイコンＮｏ（Ｉ）またはアイコン」が“５”となるので、アイコンテーブル１４０ａの「Ｎｏ（Ｉ）」は５となる。この結果、アイコンテーブル１４０ａの「Ｎｏ（Ｉ）」＝５に対応する「アイコン」の(アイコン５)が取り出される。

（ステップＳ１３）
メール送信処理部１３０ｂは、ステップＳ１１で取り出した作成者、タイトル、メールアドレスから送信メールを作成し、ステップＳ１２で取り出した画像データとアイコンを添付してネットワーク通信部１６０に出力し、メール送信処理を終了する。

次に、図６(２)のメール受信処理フローチャートを参照して、別の画像形成装置１０から送信されたメールとメールに添付されている画像データとアイコンを受信し、図７に示すメール受信履歴画面を表示するまでの処理を説明する。
ネットワーク通信部１６０がネットワーク５からメールを受信し、制御部１３０のメール受信処理部１３０ｃにメール受信を通知すると、メール受信処理部１３０ｃはメール受信処理を開始する。

（ステップＳ２１）
メール受信処理部１３０ｃは、ネットワーク通信部１６０が受信したメールとメールに添付されている画像データとアイコンを入力する。メール受信処理部１３０ｃは、画像データ管理テーブル１４０ｃの未記録保存位置の最小Ｎｏを示す「Ｎｏ（Ｋ）」における「作成日時」に現在の日時、「作成者」にメール送信者の名前、「タイトル」に添付された画像データのタイトル、「アイコンＮｏ（Ｉ）またはアイコン」に入力したアイコンを設定する。また、入力した画像データに「作成日時」をつけて、画像データ保存エリア１５０ａに保存する。例えば、図４に示す画像データ管理テーブル１４０ｃの保存位置を示す「Ｎｏ（Ｋ）」＝５であれば、「Ｎｏ（Ｋ）」＝５に対応する「作成日時」“2008-4-10 14:21:32”、「作成者」“Ｅ社”、「タイトル」“○○○の依頼について”、「アイコンＮｏ（Ｉ）またはアイコン」には入力した(アイコンｅ)が設定される。また、画像データには、「作成日時」“2008-4-10 14:21:32”をつけて、画像データ保存エリア１５０ａに保存する。メール受信処理部１３０ｃは、画像データ管理テーブル１４０ｃの保存位置を示す「Ｎｏ（Ｋ）」に１を加算して更新を行い、補助記憶部１４０に「Ｎｏ（Ｋ）」を記憶する。

（ステップＳ２２）
メール受信処理部１３０ｃは、図７に示す受信メール履歴画面の「アイコン」に受信したアイコン、「受信日時」に現在日時、「送信者」にメール送信者の名前、「タイトル」に画像データにつけられたタイトルを設定し、パネル操作表示部１１０に出力する。パネル操作表示部１１０は、パネルに受信メール履歴画面を表示する。メール受信処理部１３０ｃは、メールの受信処理が終了したのでメール受信処理を終了する。

このような本発明の第１の実施の形態によれば、画像形成装置１０から画像データと、アイコンを別の画像形成装置１０に送信し、画像データとアイコンを受信した画像形成装置１０が受信メール履歴画面にアイコンと受信情報を表示することができる。また、ネットワーク５に接続されているパソコン２０に本発明の文書認識システムの機能を搭載することで、画像形成装置１０とパソコン２０との間でも本発明を実現することができる。本発明の第１の実施の形態では、文書の種類や特徴を示すキーワードの検索において、アイコンテーブル１４０ａの「Ｎｏ（Ｉ）」の昇順で検索し、該当する「文書の種類や特徴を示すキーワード」が検出された時点で、「文書の種類や特徴を示すキーワード」に該当する「アイコン」を選択するようにしたが、出現回数の一番多い「文書の種類や特徴を示すキーワード」に該当する「アイコン」から優先して選択することも可能である。

＜第２の実施の形態＞
本発明の第２の実施の形態は、ネットワーク５に接続されている画像形成装置１０やパソコン２０について同じアイコンテーブル１４０ｂを使用することで、使用するアイコンを統一できる形態である。第２の実施の形態における電子メール送受信システムの構成は、第１の実施の形態の電子メール送受信システムの構成と同様である。本発明の第２の実施の形態では、ネットワーク５に接続されている画像形成装置１０またはパソコン２０から予め１台を指定しておき、その画像形成装置１０またはパソコン２０からアイコンテーブル１４０ａのアイコンの追加、変更、削除などの更新を行うようにする。また、アイコンテーブル１４０ａの更新が行われたときに予め指定された画像形成装置１０またはパソコン２０が、別の画像形成装置１０またはパソコン２０にアイコンテーブル１４０ａを配信する。そしてアイコンテーブル１４０ａを配信された画像形成装置１０またはパソコン２０は、自身のアイコンテーブル１４０ａを更新する。

このようなシステムとすることで、ネットワーク５に接続されている画像形成装置１０またはパソコン２０が使用するアイコンテーブル１４０ａが統一されるので、画像形成装置１０またはパソコン２０の間でアイコンを送受信する必要がなく、アイコンテーブル１４０ａの「Ｎｏ（Ｉ）」を使用してアイコンを送受信することができる。

このような本発明の第２の実施の形態によれば、ネットワーク５に接続されている画像形成装置１０やパソコン２０について同じアイコンテーブル１４０ｂを使用することで、画像形成装置１０やパソコン２０で文書の種類や特徴を示すアイコンを統一できるので、ユーザは表示されるアイコンで文書の種類や特徴を一目で認識できる。

（その他実施の形態）
その他実施の形態としては、２つの形態がある。１つの形態は、“至急”、“社外秘”などのスタンプのついている文書を画像データ１０が読取り、その文書のスタンプからスタンプアイコンが選択され、またその文書の画像データを送信すると送信先でスタンプアイコンが表示できる形態である。もう１つの形態は、“至急”、“社外秘”などのスタンプのついていない文書を画像形成装置１０が読取り、図８に示すスタンプアイコン画面をパネル操作表示部１１０のパネルに表示させ、スタンプアイコン画面からユーザがスタンプアイコンを選択することで、文書の画像データにスタンプが追加され、また文書の画像データを送信すると送信先でスタンプアイコンが表示できる形態である。例えば、ユーザがスタンプのついていない文書を画像形成装置１０に読込ませ、スタンプアイコン画面から“社外秘”のスタンプを選択し、更にアイコンテーブル１４０ａの「文書の種類や特徴を示すキーワード」“稟議書”が検出されれは、その文書の画像データには“社外秘”が追加され、更に画像データを送信した送信先の受信メール履歴画面には、“社外秘”と“稟議書”の複数のアイコンが表示される。

このようなその他実施の形態によれば、画像形成装置に文書を読込ませ画像データに変換するときに、スタンプアイコンと文書の種類や特徴を示すキーワードに対応するアイコンの両方を表示することができるので、ユーザは一目で受信した文書の画像データの取り扱い方法、種類や特徴を認識することができる。上記実施の形態では、文書を例として説明したが、これに限らず画像であってもよい。

本発明は、電子メール送受信システム及び電子メール送受信方法に好適であるが、画像形成装置、パソコン、または携帯通信装置以外の電子機器の電子メール送受信システム及び電子メール送受信方法に応用が可能である。

本発明の第１の実施の形態に係る電子メール送受信システムの構成図である。 本発明の第１の実施の形態に係るアイコンテーブルの構成図である。 本発明の第１の実施の形態に係るメールアドレステーブルの構成図である。 本発明の第１の実施の形態に係る画像データ管理テーブルの構成図である。 本発明の第１の実施の形態に係る文書画像データ処理を示すフローチャートである。 本発明の第１の実施の形態に係るメール送信処理とメール受信処理を示すフローチャートである。 本発明の第１の実施の形態に係る受信メール履歴画面のフォーマットである。 本発明のその他実施の形態に係るスタンプアイコン画面のフォーマットである。

符号の説明

５・・・・・ネットワーク
１０・・・・画像形成装置
２０・・・・パソコン
１１０・・・パネル操作表示部
１２０・・・文書読取部
１３０・・・制御部
１３０ａ・・文書画像データ処理部
１３０ｂ・・メール送信処理部
１３０ｃ・・メール受信処理部
１４０・・・補助記憶部
１４０ａ・・アイコンテーブル
１４０ｂ・・メールアドレステーブル
１４０ｃ・・画像データ管理テーブル
１５０・・・データ保存部
１５０ａ・・画像データ保存エリア
１６０・・・ネットワーク通信部

Claims (8)

1. 少なくとも画像形成装置と電子メール受信装置から構成される電子メール送受信システムであって、
   前記画像形成装置は、画像データに対応したアイコンを選択し、前記画像データと前記アイコンを、前記電子メール受信装置に対して、電子メールを送信する送信手段を備え、
   前記電子メール受信装置は、前記画像データが添付された前記電子メールを受信した場合、前記画像データに対応した前記アイコンを表示する受信手段を備えたことを特徴とする電子メール送受信システム。
2. 前記画像形成装置は画像読取手段を備え、前記画像データは前記画像読取手段で読取った画像データであることを特徴とする請求項１に記載の電子メール送受信システム。
3. 前記画像形成装置は識別用のキーワードとアイコンの対応を設定したアイコンテーブルを記憶する記憶手段を備え、
   前記画像データの前記キーワードに基づいて前記アイコンを選択するアイコン選択手段を備えたことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の電子メール送受信システム。
4. 前記画像形成装置の送信手段は、前記画像データに対応してスタンプアイコンが選択されたとき前記送信手段で前記スタンプアイコンを前記電子メール受信装置へ送信し、前記電子メール受信装置の受信手段は該受信したスタンプアイコンを表示することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれか一項に記載の電子メール送受信システム。
5. 前記電子メール受信装置は、パソコン、携帯通信装置、または他の画像形成装置であることを特徴とする請求項１から請求項４のいずれか一項に記載の電子メール送受信システム。
6. 請求項１から請求項５の前記画像形成装置がネットワークを介して複数台接続されたことを特徴とする電子メール送受信システム。
7. 前記ネットワークに接続された前記複数台の画像形成装置のうち特定の画像形成装置の前記送信手段で前記ネットワークに接続された残りの他の画像形成装置へ前記アイコンテーブルを送信し、
   前記残りの他の画像形成装置は、前記記憶手段に記憶されている前記アイコンテーブルを受信した前記アイコンテーブルに置き換えることを特徴とする請求項６に記載の電子メール送受信システム。
8. 画像データに対応したアイコンを選択できる電子メール送受信方法であって、
   キーワードとアイコンの対応を設定したアイコンテーブルを記憶する記憶工程と、
   前記画像データの前記キーワードに基づいて前記アイコンが選択されるアイコン選択工程と、
   前記画像データと前記アイコンを送信する送信工程と、
   画像データと該画像データに対応するアイコンを受信して表示する受信工程と、
   を備えたことを特徴とする電子メール送受信方法。

Images