JP2009282938A - 会議支援方法及び会議支援装置 - Google Patents

Abstract

【課題】会議資料に対するセキュリティを高く保持し、かつ会議主催者又は参加者に大きな操作負担を強いることなく会議資料を簡単かつ確実に提示できるようにする。
【解決手段】ヘッダの用件領域に会議ＩＤとして予め決められたフォーマットで会議名を記載すると共に、メール本文に会議の案内文及びＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋのＵＲＬを記載し、さらに別途作成されかつＭＩＭＥ符号化された会議資料を添付ファイルとして添付した会議案内用電子メールを、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎから会議支援サーバＲＳＶに送信する。会議支援サーバＲＳＶでは、会議資料登録制御プログラム１３１に従い、この受信メールのヘッダに用件として記載された会議名を表す情報を会議ＩＤとして会議資料管理データベースＤＢに会議資料テーブルを作成し、この会議資料テーブルに、上記電子メールの添付ファイル及びメール本文に記載されたＵＲＬを記憶する。
【選択図】 図２

Description

この発明は、会議資料を一括管理して会議参加者に送信する会議支援方法及び会議支援装置に関する。

一般に、会議に参加する際にその主催者又は参加者は、会議資料のハードコピーを持参して配布するか、又は会議資料が記憶された記憶媒体或いはパーソナル・コンピュータを持参して会議資料をプロジェクタにより投影する。しかし、このような会議資料の提示手法では、会議資料のハードコピー、記憶媒体又はパーソナル・コンピュータ等を持参することが会議主催者及び参加者にとって負担になり、さらにセキュリティの面で非常に好ましくない。

そこで、従来ではインターネット上にスケジュール管理サポートサービス制御サーバ等を設け、会議に必要なドキュメントをこの制御サーバに事前に登録しておき、会議に際し当該制御サーバからドキュメントをダウンロードして提示するシステムが提案されている（例えば、特許文献１を参照。）。このようなシステムを利用すれば、会議主催者及び参加者は会議に際し会議資料のハードコピー、記憶媒体又はパーソナル・コンピュータ等を持参する手間が無くなり、また持参途中でのセキュリティを心配する必要もなくなる。

特開２００３−３０８４２０号公報

ところが前記従来のシステムでは、会議主催者又は参加者は制御サーバに会議資料を登録する際に、自身の端末から専用のＷｅｂアプリケーションを使用して制御サーバに対しアクセスし、会議資料を登録しなければならない。また、会議資料を制御サーバに登録しただけでは会議参加者がこれに気付くとは限らないため、会議資料を制御サーバに登録した旨を、別途電子メール等を使用して会議参加者に通知しなければならない。このため、会議主催者又は参加者にとっては、会議資料の事前登録処理に係わる操作が煩雑となり、負担が大きかった。

この発明は上記事情に着目してなされたもので、その目的とするところは、会議資料に対するセキュリティを高く保持し、しかも会議主催者又は参加者に大きな操作負担を強いることなく会議資料を簡単かつ確実に参加者に提示できるようにした会議支援方法及び会議支援装置を提供することにある。

上記目的を達成するためにこの発明の一観点は、会議主催者又は参加者が使用する端末において、用件として会議識別情報が記載されかつ添付ファイルとして会議資料が添付されるか又は本文に当該会議資料の所在を表す情報が記載された会議案内用の電子メールを作成して、この会議案内用の電子メールを会議参加者が使用する他の端末及び前記会議支援装置を宛先として同報送信する。一方会議支援装置においては、上記端末から送られた会議案内用の電子メールから、用件として記載された会議識別情報と、添付ファイルとして添付された会議資料又は本文に記載された当該会議資料の所在を表す情報をそれぞれ抽出し、この抽出された会議識別情報に対応付けて、上記抽出された会議資料又はその所在を表す情報をデータベースに記憶させるようにしたものである。

したがって、会議主催者又は参加者が端末から会議案内用の電子メールを同報送信すると、会議支援装置において当該電子メールに添付又は記載された会議資料又はその所在を表す情報が、当該電子メールに用件として記載された会議識別情報に対応付けられてデータベースに自動的に記憶される。すなわち、会議に先立ちその連絡のためによく使用される会議案内用の電子メールを利用して、会議案内の通知と、当該会議で使用する会議資料のデータベースへの登録処理とが同時に行われる。このため、会議主催者又は参加者の会議資料の登録処理に掛かる作業負担は大幅に軽減される。また、会議主催者又は参加者は、会議資料をハードコピーを用いたり記憶媒体やパーソナル・コンピュータ等に記憶させて会議室に持ち込む必要がなくなる。したがって、会議資料に対するセキュリティを高く保持することが可能となると共に、会議資料の持ち込み作業の煩わしさから会議主催者又は参加者を開放することができる。

さらに、この発明の一観点はさらに、次のような各種構成要素を備えることも特徴とする。
第１の構成要素は、会議支援装置において、受信した会議案内用の電子メールのヘッダ情報に基づいて過去に受信された他の会議案内用の電子メールとの従属関係を判定する。そして、今回受信された会議案内用の電子メールが新規メールと判定された場合には、当該新規メールから抽出された会議識別情報に対応する新たな会議資料テーブルをデータベースに作成し、上記新規メールから抽出された会議資料又はその所在を表す情報を上記新たな会議資料テーブルに記憶させる。一方、今回受信された会議案内用の電子メールが過去に受信された他の会議案内用の電子メールに対する従属メールであると判定された場合には、当該従属メールから抽出された会議識別情報に対応する会議資料テーブルをデータベースから検索し、この検索された会議資料テーブルに上記従属メールから抽出された会議資料又はその所在を表す情報を追加記憶させる。
このようにすると、会議資料等が、同一の会議主催者又は参加者から複数の電子メールに分けて送られた場合や、異なる複数の会議主催者又は参加者からそれぞれ送られた場合でも、共通の会議識別情報に対応付けて登録することができる。

第２の構成要素は、端末において、会議資料又はその所在を表す情報に対する閲覧を要求する操作が行われた場合に、当該操作により閲覧対象として指定された会議資料又はその所在を表す情報に対応する会議識別情報を含む閲覧要求を生成して会議支援装置へ送信する。これに対し会議支援装置では、上記閲覧要求を受信した場合に当該閲覧要求に含まれる会議識別情報に基づいてデータベースから対応する会議資料又はその所在を表す情報を読み出し、上記要求元の端末へ送信する。
このようにすると、会議室に設置された端末、或いは会議主催者又は参加者自身が持ち込んだ端末から、会議識別情報をキーとして会議支援装置にアクセスすることで、当該会議に使用する会議資料又はその所在を表す情報を取得することが可能となる。

第３の構成要素は、上記会議資料又はその所在を表す情報を取得する際に、端末から会議支援装置へ会議識別情報をキーとして会議資料とその所在を表す情報の一覧リストの閲覧要求を送信する。これに対し会議支援装置は、上記一覧リストの閲覧要求を受信すると、当該閲覧要求に含まれる会議識別情報に基づいてデータベースから対応する会議資料又はその所在を表す情報を読み出してそのサムネイルを作成し、この作成したサムネイルを含む一覧リストを上記要求元の端末へ送信する。
このようにすると、会議主催者又は参加者は、会議資料又はその所在を表す情報を一覧リストにより確認することが可能となる。しかも、一覧リストには会議資料又はその所在を表す情報がサムネイルとして一覧表示されるので、会議主催者又は参加者は会議資料又はその所在を表す情報を容易に識別可能となる。

第４の構成要素は、端末において、会議支援装置から送られた一覧リストが表示された状態で当該一覧リストに対するソート又はフィルタリングを要求する操作が行われた場合に、当該要求内容を表す情報を含む一覧リスト変更要求を会議支援装置へ送信する。これに対し会議支援装置では、上記一覧リスト変更要求を受信すると、当該一覧リスト変更要求に含まれる要求内容を表す情報に従い、上記一覧リストに含まれるサムネイルに対しソート又はフィルタリング処理を行い、この変更処理後の一覧リストを上記要求元の端末へ送信する。
このようにすると、例えば一覧リストに多数の会議資料又はその所在を示す情報が記載されている場合に、その中から必要な会議資料又はその所在を示す情報のみを選択して表示させたり、任意に記載順序を変えて表示させることが可能となる。具体的には、会議資料の更新日や送信者に基づいて該当する会議資料を選択的に表示させたり、或いは並べ替えることにより実現される。

すなわちこの発明の一観点によれば、会議資料に対するセキュリティを高く保持し、しかも会議主催者又は参加者に大きな操作負担を強いることなく会議資料を簡単かつ確実に参加者に提示できるようにした会議支援方法及び会議支援装置を提供することができる。

以下、図面を参照してこの発明に係わる実施形態を説明する。
図１は、この発明に係わる会議支援システムの一実施形態を示す概略構成図である。このシステムは、会議の主催者又は参加者が使用する複数の利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎと、会議室にそれぞれ設置された複数の会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍを、通信ネットワークＮＷを介して会議支援サーバＲＳＶ及びＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋに接続可能としたものである。

通信ネットワークＮＷは、例えばインターネットや有線ＬＡＮ（Local Area Network）により構成されるＩＰ（Internet Protocol）網と、このＩＰ網にアクセスするためのアクセス網とから構成される。アクセス網としては、例えば有線公衆網や、ＣＡＴＶ（Cable Television）網、携帯電話網、無線ＬＡＮ（Local Area Network）が用いられる。

利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎは例えばパーソナル・コンピュータ又は携帯端末からなり、電子メールを送受信するためのメーラと、Ｗｅｂアクセスするためのブラウザを備えている。

メーラは、会議主催者又は会議参加者のメール作成操作に応じて、会議案内用電子メールを作成する。この会議案内用電子メールは、ヘッダに用件として例えば会議名を記載し、かつ本文に会議の案内文をテキストデータにより記載すると共に、別途作成されかつＭＩＭＥ（Multipurpose Internet Mail Extensions）符号化された会議資料を上記本文に添付ファイルとして添付したものである。また、会議資料がＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋにアップされている場合には、当該ＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が上記本文に記載される。また、上記会議案内用電子メールのヘッダには、宛先として、会議参加者が使用する各利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎのアドレスに加え、会議支援サーバＲＳＶのアドレスが記載される。メーラは、上記作成された会議案内用電子メールを、会議主催者又は会議参加者の送信操作に応じて、上記複数の宛先に向け同報送信する。

ブラウザは、会議主催者又は会議参加者のＷｅｂアクセス操作に応じて会議支援サーバＲＳＶに対しアクセスする。そして、会議支援サーバＲＳＶに対し、会議資料管理データベースＤＢに登録済みの会議資料の変更や削除処理、新たな会議資料の追加処理を実行させる。

会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍは、例えば上記通信ネットワークＮＷのＬＡＮ上に設けられる。会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍも上記利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎと同様にパーソナル・コンピュータからなり、ブラウザを備えている。このブラウザは、会議主催者又は会議参加者のＷｅｂアクセス操作に応じて会議支援サーバＲＳＶ及びＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋに対しアクセスし、会議支援サーバＲＳＶ及びＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋ２から会議資料をダウンロードする処理を実行する。

ところで、この発明を実現する上で中心的役割を担う会議支援サーバＲＳＶは、例えば次のように構成される。図２は、そのハードウエア及びソフトウエアの構成を示すブロック図である。
すなわち、会議支援サーバＲＳＶは、中央制御ユニット（Central Control Unit；ＣＰＵ）１１を備え、このＣＰＵ１１にバス１２を介してプログラムメモリ１３、データメモリ１４、通信インタフェース（通信Ｉ／Ｆ）１５及びデータベースインタフェース（データベースＩ／Ｆ）１６を接続したものである。

通信Ｉ／Ｆ１５は、ＣＰＵ１１の制御の下で、通信ネットワークＮＷにより規定される通信プロトコルに従い、上記利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎ及び会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍとの間で電子メールの送受信及びＷｅｂアプリケーションによるデータ通信を行う。通信プロトコルとしては、例えばＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol／Internet Protocol）及びＨＴＴＰ／ＩＰ（Hyper Text Transport Protocol／Internet Protocol）が使用される。

データベースＩ／Ｆ１６は、ＣＰＵ１１の制御の下で、会議資料管理データベースＤＢに対する会議資料等の情報データの書き込み処理と、会議資料管理データベースＤＢからの会議資料等の読み出し処理を行う。なお、この実施形態では、会議資料管理データベースＤＢとの間をＵＳＢケーブル等の信号ケーブルを介して接続する場合を示したが、ＬＡＮ等を介して接続することも可能である。また、会議資料管理データベースＤＢを会議支援サーバＲＳＶ内に収容し、ＣＰＵ１１等にバス接続するように構成してもよい。

データメモリ１４は、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎ及び会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍからのアクセスに対し認証処理等を行うために使用する個人情報を保存すると共に、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎから送られた会議案内用電子メールや会議資料、会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍへ送信する会議資料一覧リストや会議資料を一時保存する際にも使用される。

プログラムメモリ１３には、この発明を実施するために必要なアプリケーション・プログラムとして、会議資料登録制御プログラム１３１と、会議資料登録変更制御プログラム１３２と、会議資料閲覧送信制御プログラム１３３が格納されている。

会議資料登録制御プログラム１３１は、上記利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎから会議案内用電子メールが送られた場合に、以下のような処理を上記ＣＰＵ１１に実行させる。
(1) 受信された会議案内用電子メールから、ヘッダ、本文及び添付ファイルを分離する。そして、ヘッダに用件として記載された会議名を会議ＩＤとして抽出し、この会議ＩＤが会議資料管理データベースＤＢに既に登録されているか否かを判定し、会議ＩＤが登録されていない場合には今回受信された電子メールを新規メールと認識し、一方会議ＩＤが登録済みの場合には今回受信された電子メールを過去に受信された電子メールの従属メールと認識する処理。

(2) 今回受信された電子メールが新規メールと認識された場合に、当該新規メールのヘッダに用件として記載されている会議名を表す情報を会議識別情報（会議ＩＤ）とする新たな会議資料テーブルを上記会議資料管理データベースＤＢに作成し、この新たな会議資料テーブルに上記今回受信された電子メールの添付ファイルを記憶させる処理。なお、当該電子メールの本文にＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋのＵＲＬが記載されている場合には、当該ＵＲＬを上記新たな会議資料テーブルに記憶させる。

(3) 今回受信された電子メールが過去に受信された他の会議案内用電子メールに対する従属メールであると判定された場合に、当該従属メールのヘッダに用件として記載されている会議名を表す情報（会議ＩＤ）に対応する会議資料テーブルを会議資料管理データベースＤＢから検索する。そして、この検索された既存の会議資料テーブルに、今回受信された電子メールの添付ファイルを追加記憶させる処理。また、今回受信された電子メールの本文にＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋのＵＲＬが記載されている場合には、当該ＵＲＬも上記既存の会議資料テーブルに追加記憶させる。

(4) 上記会議資料を追加記憶する際に、例えば会議資料の名称とそのバージョンを表す情報をもとに、会議資料テーブルに同一の会議資料が既に記憶されているか否かを判定する。そして、同一の会議資料が既に記憶されていると判定された場合には、会議資料の追加記憶を行わないようにする処理。

会議資料登録変更制御プログラム１３２は、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎからそのブラウザを用いて、会議資料管理データベースＤＢに記憶されている会議資料テーブルに対する会議資料の追加登録を要求するアクセスが発生した場合に、以下のような処理をＣＰＵ１１に実行させる。

(1) 上記会議資料の追加登録要求に応じ、データベースＩ／Ｆ１６を介して会議資料管理データベースＤＢから該当する会議資料テーブルを検索し、当該会議資料テーブルに記憶されている会議資料等の一覧リストを作成して、アクセス元の利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎへ通信Ｉ／Ｆ１５から送信させる処理。このとき、上記一覧リストには資料追加ボタンが付加される。

(2) 上記一覧リストの送信後に、上記利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎから資料追加要求と共に追加対象の会議資料データが送られた場合に、当該会議資料データを該当する会議資料テーブルに追加記憶させる処理。
会議資料閲覧送信制御プログラム１３３は、会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍからそのブラウザを用いて、会議資料管理データベースＤＢに記憶されている会議資料テーブルに対する会議資料の閲覧及びダウンロードを要求するアクセスが発生した場合に、以下のような処理をＣＰＵ１１に実行させる。

(1) 上記閲覧要求に応じて、データベースＩ／Ｆ１６を介して会議資料管理データベースＤＢから該当する会議資料テーブルを検索し、当該会議資料テーブルに記憶されている会議資料等の一覧リストを作成する。そして、この作成した一覧リストをアクセス元の会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍへ通信Ｉ／Ｆ１５から送信させる処理。

(2) 上記一覧リストに対するソート又はフィルタリングの要求が会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍから送信された場合に、当該要求に応じて上記一覧リストに表示された各会議資料に対しソート又はフィルタリング処理を実行し、この処理後の一覧リストを要求元の会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍへ通信Ｉ／Ｆ１５から送信させる処理。上記ソート又はフィルタリング処理の条件としては、例えば資料の登録者名又は登録日時が用いられる。

(3) 上記一覧リストに含まれる会議資料に対するダウンロード要求が会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍから送信された場合に、当該要求に応じて会議資料テーブルから該当する会議資料を読み出してＭＩＭＥ復号し、この復号された会議資料データを要求元の会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍへ通信Ｉ／Ｆ１５から送信させる処理。

次に、以上のように構成された会議支援システムによる会議支援動作を、会議支援サーバＲＳＶの制御手順に従い説明する。
（１）会議資料の登録
利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎにおいて、会議主催者又は会議参加者が会議案内用電子メールの作成操作を行うと、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎではメーラが起動して会議案内用電子メールの作成処理が以下のように実行される。
すなわち、会議主催者又は会議参加者が用件として会議名を入力すると、メーラは会議案内用電子メールのヘッダの用件領域に上記入力された会議名を記述する。この会議名は会議ごとにユニークなものとする。例えば、会議名称に開催回数を付加した「第○回△会議」のように設定する。続いて、会議主催者又は会議参加者がメール本文として会議の案内文を入力すると、メーラは当該案内文を表すテキストデータを本文の領域に記述する。なお、会議主催者又は会議参加者がＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋのＵＲＬを入力した場合には、メーラはこの入力されたＵＲＬをメール本文の領域に挿入する。さらに、会議主催者又は会議参加者が別途作成した会議資料を添付するための操作を行うと、メーラは端末内のデータメモリ又はメモリカード等の外部メモリから該当する会議資料を読み込み、当該会議資料のデータをＭＩＭＥ符号化したのち、上記メール本文に添付ファイルとして添付する。

以上述べた会議案内用電子メールの作成処理が終了し、会議主催者又は会議参加者が宛先として各会議参加者が各々使用する利用者端末のメールアドレスと、会議支援サーバＲＳＶのメールアドレスを入力すると、メーラはこの入力された各利用者端末及び会議支援サーバＲＳＶのメールアドレスを、上記会議案内用電子メールのヘッダに宛先情報として挿入する。そして、会議主催者又は会議参加者が送信操作を行うと、メーラは上記作成された会議案内用電子メールを通信ネットワークＮＷへ送信する。この利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎから送信された会議案内用電子メールは通信ネットワークＮＷを介して図示しないメールサーバに転送される。

一方、会議支援サーバＲＳＶのＣＰＵ１１は、定期的に上記メールサーバに対しメールの問い合わせ処理を行っており、この問い合わせ処理によりメールサーバから自己宛の会議案内用電子メールが送られると、会議資料登録制御プログラム１３１に従い以下のように会議資料の登録制御を実行する。図３はその処理手順と処理内容を示すフローチャートである。

すなわち、会議支援サーバＲＳＶのＣＰＵ１１は、ステップＳ３１により通信Ｉ／Ｆ１５を介して電子メールを受信すると、先ずステップＳ３２において、上記受信した電子メールをヘッダ、本文及び添付ファイルに分離し、添付ファイルをＭＩＭＥ復号する。続いて、ステップＳ３３においてヘッダから用件を抽出し、この抽出した用件が「第○回△会議」のように予め決められた会議ＩＤ用のフォーマットで記載されたものであれば、上記受信メールを会議資料の登録を要求する会議案内用電子メールであると認識する。そして、この受信メールに会議資料として登録すべき添付ファイルが添付されているか否かをステップＳ３４で判定し、添付されていなければそのまま処理を終了して又待ち受け状態に戻る。

これに対し、添付ファイルが添付されていた場合には、ＣＰＵ１１は続いてステップＳ３５において、上記ヘッダに用件として記載された会議名を会議ＩＤとして、当該会議ＩＤが会議資料管理データベースＤＢに既に記憶されているか否かを判定する。この判定の結果、今回受信された電子メールに用件として記載された会議ＩＤが、会議資料管理データベースＤＢに記憶されていなければ、今回受信された会議案内用電子メールを新規メールと認識する。そして、ステップＳ３６により、会議資料管理データベースＤＢ内に上記ヘッダの用件から抽出した会議ＩＤに対応する会議資料テーブルを新たに作成し、この新たな会議資料テーブルに上記今回受信された会議案内用電子メールの添付ファイルをデータベースＩ／Ｆ１６を介して記憶させる（ステップＳ３７）。また、今回受信された電子メールの本文にＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋのＵＲＬが記載されている場合には、当該ＵＲＬを上記新たな会議資料テーブルに記憶させる。

一方、上記ステップＳ３５による判定の結果、今回受信された電子メールに用件として記載された会議ＩＤが会議資料管理データベースＤＢに記憶されていたとする。この場合ＣＰＵ１１は、当該電子メールのヘッダに用件として記載されている会議ＩＤに対応する会議資料テーブルを会議資料管理データベースＤＢから検索する。そして、この検索された既存の会議資料テーブルに、今回受信された会議案内用電子メールの添付ファイルと、メール本文に記載されたＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋのＵＲＬを追加記憶させる。
なお、上記添付ファイル又はＵＲＬを追加記憶する際には、例えば会議資料の名称とそのバージョンを表す情報をもとに、会議資料テーブルに同一の会議資料が既に記憶されているか否かを判定し、同一の会議資料が既に記憶されている場合には追加記憶を行わない。
かくして、会議案内用電子メールを用いた会議資料管理データベースＤＢへの会議資料の登録がなされる。

（２）会議資料の追加登録
会議資料管理データベースＤＢへの会議資料の追加登録は、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎのブラウザを用いて会議支援サーバＲＳＶに対しＷｅｂアクセスすることによっても可能である。
会議支援サーバＲＳＶのＣＰＵ１１は、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎのブラウザからのＷｅｂアクセスの要求が通信Ｉ／Ｆ１５により受信されると、会議資料登録変更制御プログラム１３２に従い以下のように会議資料の追加登録制御を実行する。図４はその処理手順と処理内容を示すフローチャートである。

すなわち、会議支援サーバＲＳＶのＣＰＵ１１は、上記Ｗｅｂアクセスの要求により指定された会議ＩＤをキーにして、データベースＩ／Ｆ１６を介して会議資料管理データベースＤＢから該当する会議資料テーブルを検索し、当該会議資料テーブルに記憶されている会議資料等の一覧リストを作成する。そして、この作成した一覧リストを通信Ｉ／Ｆ１５から要求元の利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎに向け送信し、表示させる。

図７は、上記一覧リストの一例を示すもので、一覧リストは会議ＩＤ６１，６２と、最後に情報が更新された日時７１，７２と、各会議資料の表紙画像をもとに作成したサムネイル８１１〜８１５，８２１〜８２５と、各資料の送信者を表す情報９１，９２と、資料追加ボタン１０１，１０２とから構成される。なお、図７の例では、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎからのＷｅｂアクセス要求に応じて２つの会議６１，６２に関する一覧リストを並べて表示した場合を示したが、要求が１つの会議であれば１つの会議に関する一覧リストが表示される。

この状態で、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎにおいて、会議主催者又は会議参加者が例えばその内部メモリ又は外部メモリに記憶された追加登録対象の会議資料を選択した上で、上記一覧リストの資料追加ボタンを押下したとする。そうすると、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎから、上記会議資料のデータが会議ＩＤ及び追加要求コマンドと共に会議支援サーバＲＳＶへ送信される。

会議支援サーバＲＳＶのＣＰＵ１１は、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎから送信された会議資料とその追加登録コマンドを図４に示すステップＳ４１により受信すると、ステップＳ４２において、上記受信した会議ＩＤに対応する会議資料テーブル有無を確認する。そして該当する会議資料テーブルが会議資料管理データベースＤＢ内に存在すれば、ステップＳ４３において、上記受信した会議資料のデータをデータベースＩ／Ｆ１６を介して上記該当する会議資料テーブルに追加記憶させる。なお、この場合もＣＰＵ１１は、上記会議資料の追加記憶に先立ち、会議資料の名称とそのバージョンを表す情報をもとに会議資料テーブルに同一の会議資料が既に記憶されているか否かを判定し、同一の会議資料が既に記憶されている場合には追加記憶を行わない。

（３）会議資料の閲覧及びダウンロード
会議において会議主催者又は会議参加者は、会議室に設置された会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍを操作して、会議支援サーバＲＳＶに対しＷｅｂアクセスすることにより、当該会議で使用する会議資料及びその所在を表すＵＲＬを閲覧し、さらにダウンロードすることができる。

会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍにおいて会議主催者又は会議参加者が、会議支援サーバＲＳＶに対する会議資料の閲覧及びダウンロードを要求するための操作を行うと、会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍのブラウザが起動して、会議支援サーバＲＳＶに対しＷｅｂアクセスがなされる。これに対し会議支援サーバＲＳＶのＣＰＵ１１は、会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍからＷｅｂアクセスされると、会議資料閲覧送信制御プログラム１３３に従い次のように会議資料の閲覧及びダウンロード制御を実行する。図５はその処理手順と処理内容を示すフローチャートである。

すなわち、会議支援サーバＲＳＶのＣＰＵ１１は、先ずステップＳ５１において、要求内容が会議資料の一覧の閲覧要求であるか否かを判定する。この判定の結果、要求内容が会議資料の一覧の閲覧要求であれば、ステップＳ５２により閲覧要求から会議ＩＤを抽出し、この会議ＩＤをキーにして会議資料管理データベースＤＢを検索する。そして、ステップＳ５３により会議資料管理データベースＤＢから上記会議ＩＤに対応付けられた会議資料テーブルを読み出して、この読み出した会議資料テーブルをもとに会議資料の一覧リストを作成し、この作成された一覧リストをステップＳ５４により通信Ｉ／Ｆ１５から要求元の会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍに向け送信させる。

図６は上記一覧リストの構成の一例を示すもので、以下のように作成される。すなわち、会議支援サーバＲＳＶのＣＰＵ１１は、上記会議資料管理データベースＤＢから読み出した会議資料テーブルに含まれる会議資料とその所在を表すＵＲＬを表す画像データをもとにそのサムネイルを生成する。そして、会議ＩＤ６１，６２に対応付けて、最後に情報が更新された日時を表す情報７１，７２と、上記生成されたサムネイル８１１〜８１５，８２１〜８２５と、各資料の送信者を表す情報を並べて一覧化する。なお、この場合は閲覧を目的とする一覧リストであるため、先に述べた会議資料の追加登録要求のための一覧リスト（図７）のような資料追加ボタン１０１，１０２は設けられない。

この状態で、会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍにおいて会議主催者又は会議参加者が、上記一覧リストに対し資料の登録者名又は登録日時を条件とする会議資料のソート又はフィルタリング要求を入力したとする。この場合、会議支援サーバＲＳＶのＣＰＵ１１は、会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍから送られた要求の種類が上記資料のソート要求又はフィルタリング要求であるとステップＳ５５で判定すると、ステップＳ５６において上記要求の内容に基づいて会議資料テーブルに含まれる各会議資料に対しソート処理又はフィルタリング処理を行う。

例えば、要求の内容が登録者名をフィルタリング条件とするフィルタリング要求であれば、会議資料テーブルに含まれる複数の会議資料の中から、上記指定された登録者に対応する会議資料のみを選択する。そして、会議ＩＤに対応付けて、上記選択された会議資料のサムネイルと、登録者名を表す情報と、最後に登録した日時を表す情報を対応付けた、フィルタリング処理後の一覧リストを再構成する。
また、要求の内容が資料の登録日時をソート条件とするソート要求であれば、会議資料テーブルに含まれる複数の会議資料をその登録日時の順に並べ替え、この並べ替え処理後の一覧リストを再構成する。

以上のようにして会議し資料のフィルタリング処理又はソート処理が終了すると、会議支援サーバＲＳＶのＣＰＵ１１は、ステップＳ５７により、上記フィルタリング処理又はソート処理により再構成された一覧リストを、要求元の会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍへ通信Ｉ／Ｆ１５から送信させる。

さらに、会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍにおいて会議主催者又は会議参加者が、上記一覧リストに含まれるサムネイルのうちダウンロード対象のサムネイルを指定し、その上でダウンロードボタンを押下したとする。この場合、会議支援サーバＲＳＶのＣＰＵ１１は、会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍから送られた要求の種類が、資料のダウンロード要求であるとステップＳ５８で判定すると、ステップＳ５９において、上記ダウンロード要求に含まれる会議ＩＤと会議資料名をキーにして会議資料管理データベースＤＢから該当する会議資料データを読み出す。そして、この読み出された会議資料データをＭＩＭＥ復号したのち、ステップＳ６０により要求元の会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍへ通信Ｉ／Ｆ１５から送信させる。

また、会議主催者又は会議参加者がダウンロード対象として指定したサムネイルがＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋのＵＲＬを表すものであれば、当該ＵＲＬを要求元の会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍへ送る。この場合、会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍでは、会議主催者又は会議参加者が上記ＵＲＬに基づいてＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋに対しＷｅｂアクセス操作を行うと、ＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋから該当する会議資料が会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍにダウンロードされる。

会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍには、例えば投影用のプロジェクタ又は各会議参加者ごとに設置されたモニタが接続され、上記ダウンロードされた会議資料は会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍから上記投影用のプロジェクタに送られて投影されるか、又は各会議参加者のモニタに送られて表示される。

なお、会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍからのダウンロード要求がＵＲＬの場合には、当該ＵＲＬをもとに会議支援サーバＲＳＶからＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋに対しアクセスして会議資料をダウンロードし、このダウンロードされた会議資料を上記ダウンロード要求元の会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍに転送するようにしてもよい。

以上述べたようにこの実施形態では、会議支援のために以下の処理を行っている。
（１）利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎにおいて、ヘッダの用件領域に会議ＩＤとして予め決められたフォーマットで会議名を記載すると共に、メール本文に会議の案内文及びＷｅｂサーバＷＳＶ１〜ＷＳＶｋのＵＲＬを記載し、さらに別途作成されかつＭＩＭＥ符号化された会議資料を添付ファイルとして添付した会議案内用電子メールを、会議参加者の利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎに加えて、会議支援サーバＲＳＶへも同報送信する。一方、会議支援サーバＲＳＶでは、会議案内用電子メールを受信すると、会議資料登録制御プログラム１３１に従い、この受信メールのヘッダに用件として記載された会議名を表す情報を会議ＩＤとして会議資料管理データベースＤＢに会議資料テーブルを作成し、この会議資料テーブルに、上記電子メールの添付ファイル及びメール本文に記載されたＵＲＬを記憶するようにしている。

したがって、会議案内用電子メールを利用することで、会議資料又はその所在を表すＵＲＬを会議資料管理データベースＤＢに自動的に登録することができる。このため、会議主催者又は参加者の会議資料の登録処理に掛かる作業負担は大幅に軽減される。また、会議主催者又は参加者は、会議資料をハードコピーを用いたり記憶媒体やパーソナル・コンピュータ等に記憶させて会議室に持ち込む必要がなくなる。したがって、会議資料に対するセキュリティを高く保持することが可能となると共に、会議資料の持ち込み作業の煩わしさから会議主催者又は参加者を開放することができる。

（２）また、会議支援サーバＲＳＶでは、上記会議案内用電子メールにより送られた会議資料を登録する際に、ヘッダに用件として記載された会議名を会議ＩＤとして、この会議ＩＤをもとに今回受信した電子メールと過去に受信された電子メールとの従属関係を判別する。そして、今回受信された電子メールが過去に受信された電子メールの何れとも従属関係がない場合には、今回受信された電子メールのヘッダに用件として記載されている会議名を表す情報を会議ＩＤとする新たな会議資料テーブルを会議資料管理データベースＤＢに作成し、この新たな会議資料テーブルに上記今回受信された電子メールの添付ファイルを記憶させる。これに対し、上記従属関係の判別の結果、今回受信された電子メールが過去に受信された他の会議案内用電子メールに対する従属メールであると判定された場合に、当該従属メールのヘッダに用件として記載されている会議名を表す情報（会議ＩＤ）に対応する会議資料テーブルを会議資料管理データベースＤＢから検索する。そして、この検索された既存の会議資料テーブルに、今回受信された電子メールの添付ファイルを追加記憶させるようにしている。

したがって、会議資料又はＵＲＬが、同一の会議主催者又は会議参加者から複数の電子メールに分けて送られた場合や、異なる複数の会議主催者又は会議参加者からそれぞれ送られた場合でも、これらの会議資料又はＵＲＬを共通の会議ＩＤに対応付けて登録することができる。

（３）さらに、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎからそのブラウザを用いて、会議資料管理データベースＤＢに記憶されている会議資料テーブルに対する会議資料の追加登録を要求するＷｅｂアクセスが発生した場合に、会議支援サーバＲＳＶが会議資料登録変更制御プログラム１３２に従い、会議資料管理データベースＤＢから該当する会議資料テーブルを検索して、当該会議資料テーブルに記憶されている会議資料等の一覧リストを作成し、アクセス元の利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎへ送信する。そして、上記一覧リストの送信に対し、上記利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎから資料追加要求と共に追加対象の会議資料データが送られた場合に、当該会議資料データを該当する会議資料テーブルに追加記憶させるようにしている。

したがって、会議主催者又は会議参加者は、自身の利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎから会議支援サーバＲＳＶに対しＷｅｂアクセスすることにより、登録済みの会議資料をその一覧リストにより確認しながら、会議資料管理データベースＤＢに会議資料を追加登録することが可能となる。

（４）会議支援サーバＲＳＶでは、会議資料閲覧送信制御プログラム１３３に従い、会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍからそのブラウザを用いて、会議資料の閲覧及びダウンロード要求が到来した場合に、先ず会議資料管理データベースＤＢから該当する会議資料テーブルを検索して、当該会議資料テーブルに記憶されている会議資料等の一覧リストを作成し、この作成した一覧リストをアクセス元の会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍへ送信する。また、上記一覧リストに含まれる会議資料に対するダウンロード要求が会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍから送信された場合に、当該要求に応じて会議資料テーブルから該当する会議資料を読み出してＭＩＭＥ復号し、この復号された会議資料データを要求元の会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍへ通信Ｉ／Ｆ１５から送信するようにしている。
したがって、会議中に、会議室に設置された会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍから、会議ＩＤをキーとして会議支援サーバＲＳＶにＷｅｂアクセスすることで、当該会議に使用する会議資料又はその所在を表すＵＲＬを簡単に取得することが可能となる。

（５）上記一覧リストに含まれる会議資料に対するソート又はフィルタリングの要求が会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍから送られた場合に、会議支援サーバＲＳＶでは、上記一覧リストに表示された各会議資料に対しソート又はフィルタリング処理を実行し、この処理後の一覧リストを要求元の会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍへ送信するようにしている。
したがって、例えば一覧リストに多数の会議資料又はその所在を示す情報が記載されている場合でも、その中から必要な会議資料又はその所在を示す情報のみを選択して再表示させたり、任意に記載順序を変えて再表示させることが可能となる。

なお、この発明は上記実施形態に限定されるものではなく、以下のような各種その他の実施形態が考えられる。
前記実施形態では、会議資料登録変更制御プログラム１３２において、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎからＷｅｂアクセスにより送信される会議資料の追加登録要求を受け付ける場合を例にとって説明した。しかし、会議資料管理データベースＤＢに登録済みの会議資料の変更及び削除の要求を受け付けるようにしてもよい。

これは、会議資料登録変更制御プログラム１３２に、以下のような制御機能を持たせることで実現できる。すなわち、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎからそのブラウザを用いて、会議資料管理データベースＤＢに記憶されている会議資料テーブルに対する会議資料の変更又は削除を要求するアクセスが到来すると、当該要求に応じて会議資料登録変更制御プログラム１３２は、先ずデータベースＩ／Ｆ１６を介して会議資料管理データベースＤＢから該当する会議資料テーブルを検索し、当該会議資料テーブルに記憶されている会議資料等の一覧リストを作成する。この一覧リストは、会議ＩＤと、最後に情報が更新された日時と、各会議資料の表紙画像をもとに作成したサムネイルと、各資料の送信者を表す情報と、資料の変更又は削除を指定するボタンとから構成される。そして、上記作成された一覧リストをアクセス元の利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎへ通信Ｉ／Ｆ１５から送信させる。この状態で、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎにおいて、上記一覧リストに対しサムネイルを指定した上で資料の変更又は削除ボタンが押下されると、該当する資料に対する変更又は削除処理を実行する。

前記実施形態では、会議室に設置された会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍを使用して会議支援サーバＲＳＶから会議資料を取得する場合を例にとって説明したが、会議参加者が自身の会議資料が記憶されていないパーソナル・コンピュータを会議室に持ち込み、このパーソナル・コンピュータにより会議支援サーバＲＳＶに対しＷｅｂアクセスして会議資料を取得するようにしてもよい。

会議資料管理データベースＤＢには、会議資料だけでなく会議案内用電子メールの全文を記憶し、会議主催者及び会議参加者が自身の利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎ又は会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍから会議支援サーバＲＳＶに対しアクセスして、当該メールの全文を閲覧できるようにしてもよい。ただし、当該電子メールを一覧表示する場合、又は個別表示する場合に、別の電子メールを引用している部分と文字情報ではなく繰り返し罫線として利用している部分は除外するとよい。このようにすると一覧性を高めることができる。

さらに会議資料管理データベースＤＢには、会議資料だけでなく会議の議事録を格納するようにしてもよい。これは、会議主催者又は会議参加者が自身の利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎで作成した会議議事録を、会議結果の報告用電子メールに添付ファイルとして添付して会議参加者の利用者端末に向けて送信する際に、宛先として会議支援サーバＲＳＶにも同報送信する。そして、会議支援サーバＲＳＶにおいて、上記会議結果の報告用電子メールに用件として記載された会議ＩＤをキーとして会議資料管理データベースＤＢから対応する会議資料テーブルを読み出し、この会議資料テーブルに上記会議結果の報告用電子メールに添付ファイルとして添付された会議議事録を記憶させることにより実現できる。

前記実施形態では、会議資料の一覧リストを、会議ＩＤに、会議資料のサムネイルと、登録者名を表す情報と、最後に登録した日時を表す情報を対応付けたものとした。しかし、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎにおける会議主催者又は会議参加者の指定操作により、会議ＩＤと情報更新日以外の項目を非表示とすることも可能である。

前記実施形態では、受信された会議案内用電子メールのヘッダに「第○回△会議」のように予め定めたフォーマットのユニークな会議名を使用し、会議支援サーバＲＳＶにおいてこの会議名を会議ＩＤとして使用して会議資料の登録管理を行うようにした。しかし、会議案内用電子メールのヘッダにIn-Reply-Toフィールド、Referencesフィールド又はMessage-IDフィールドの何れが含まれているかを判定して、この判定結果をもとに過去に受信された会議案内用電子メールに対する今回受信された上記会議案内用電子メールの従属関係を判別し、この判別結果に基づいて会議ＩＤを設定して会議資料の登録管理を行うようにしてもよい。

なお、メールソフトウエア（メーラ）によっては、返信メールのヘッダにIn-Reply-ToフィールドやReferencesフィールド、Message-IDフィールドを付けないものがあるが、一般に多くのメーラは上記In-Reply-ToフィールドやReferencesフィールド、Message-IDフィールドを付けて返信する機能を備えているので、上記In-Reply-ToフィールドやReferencesフィールド、Message-IDフィールドに基づいて会議案内用電子メールの従属関係を判別することは可能である。

会議案内用電子メールを受信すると会議支援サーバＲＳＶは、先ずIn-Reply-Toフィールドを参照して、これをデータメモリ等に記憶された、過去に受信した電子メールのMessage-IDフィールドと照合し、一致する会議ＩＤがあるか否かを判定する。In-Reply-Toフィールドに複数の会議ＩＤが含まれている場合には、それぞれの会議ＩＤについて過去に受信した電子メールのMessage-IDフィールドと照合する。なお、受信した電子メールのヘッダにIn-Reply-Toフィールドが含まれていない場合には、ReferencesフィールドをIn-Reply-Toフィールドの代わりに利用する。

上記照合の結果、受信した電子メールのヘッダにIn-Reply-Toフィールド又はReferencesフィールドと一致するMessage-IDフィールドを有する過去の電子メールを発見した場合には、今回受信した電子メールは過去に受信した電子メールと従属関係にあると判断する。そして、上記今回受信した電子メールに添付ファイルがある場合には、当該電子メールを過去に会議資料を登録した会議と同一の会議に関する電子メールであると判断する。

上記従属関係の子となる電子メールから抽出された会議資料又はその所在を示すＵＲＬは、従属関係の親となる電子メールから抽出された会議資料又はその所在を示すＵＲＬと、同一の会議ＩＤに対応付けて会議資料管理データベースＤＢに記憶させる。一方、今回受信した電子メールが過去に受信した電子メールと従属関係がない新規メールであると判定された場合には、当該新規メールから抽出された会議資料又はその所在を示すＵＲＬを新規の会議ＩＤに対応付けて会議資料管理データベースＤＢに記憶させる。

その他、利用者端末ＣＴ１〜ＣＴｎ及び会議用端末ＲＴ１〜ＲＴｍの種類や機能、会議支援サーバＲＳＶの構成とその制御手順及び制御内容、会議資料一覧リストの構成等についても、この発明の要旨を逸脱しない範囲で種々変形して実施できる。
要するにこの発明は、上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合せにより種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態に亘る構成要素を適宜組み合せてもよい。

この発明に係わる会議支援システムの一実施形態を示す概略構成図である。 図１に示した会議支援システムで使用される会議支援サーバのハードウエア及びソフトウエアの構成を示すブロック図である。 図２に示した会議支援サーバによる会議資料登録制御の手順と処理内容を示すフローチャートである。 図２に示した会議支援サーバによる会議資料登録変更制御の手順と処理内容を示すフローチャートである。 図２に示した会議支援サーバによる会議資料閲覧送信制御の手順と処理内容を示すフローチャートである。 図５に示した会議資料閲覧送信制御により作成されて会議用端末に送られる会議資料一覧リストの一例を示す図である。 図４に示した会議資料登録変更制御により作成されて利用者端末に送られる、会議資料登録変更用一覧リストの一例を示す図である。

符号の説明

ＣＴ１〜ＣＴｎ…利用者端末、ＲＴ１〜ＲＴｍ…会議用端末、ＮＷ…通信ネットワーク、ＲＳＶ…会議支援サーバ、ＤＢ…会議資料管理データベース、ＷＳＶ１〜ＷＳＶｋ…Ｗｅｂサーバ、１１…中央制御ユニット（ＣＰＵ）、１２…バス、１３…プログラムメモリ、１３１…会議資料登録制御プログラムと、１３２…会議資料登録変更制御プログラム、１３３…会議資料閲覧送信制御プログラム、１４…データメモリ、１５…通信インタフェース（通信Ｉ／Ｆ）、１６…データベースインタフェース（データベースＩ／Ｆ）、６１，６２…会議ＩＤ、７１，７２…情報更新日、８１１〜８１５，８２１〜８２５…会議サムネイル、１０１，１０２…資料追加ボタン。

Claims (10)

1. 会議資料を格納するデータベースに接続可能な会議支援装置と、この会議支援装置との間で通信ネットワークを介して通信が可能な端末とを備えたシステムを使用する会議支援方法であって、
   前記端末が、用件として会議識別情報が記載されかつ添付ファイルとして会議資料が添付されるか又は本文に当該会議資料の所在を表す情報が記載された会議案内用の電子メールを作成する過程と、
   前記端末が、前記作成された会議案内用の電子メールを、会議参加者が使用する他の端末及び前記会議支援装置を宛先として同報送信する過程と、
   前記会議支援装置が、前記会議案内用の電子メールを受信した場合に、当該電子メールから、用件として記載された会議識別情報と、添付ファイルとして添付された会議資料又は本文に記載された当該会議資料の所在を表す情報をそれぞれ抽出する抽出過程と、
   前記会議支援装置が、前記抽出された会議識別情報に対応付けて、前記抽出された会議資料又はその所在を表す情報を前記データベースに記憶させる記憶過程と
   を具備することを特徴とする会議支援方法。
2. 前記会議支援装置が、前記会議案内用の電子メールを受信するごとに、当該電子メールのヘッダ情報に基づいて、過去に受信された他の会議案内用の電子メールとの従属関係を判定する判定過程を、さらに具備し、
   前記記憶過程は、
   前記従属関係の判定により、今回受信された会議案内用の電子メールが新規メールと判定された場合に、当該新規メールから抽出された会議識別情報に対応する新たな会議資料テーブルを前記データベースに作成し、前記新規メールから抽出された会議資料又はその所在を表す情報を前記新たな会議資料テーブルに記憶させる過程と、
   前記従属関係の判定により、今回受信された会議案内用の電子メールが過去に受信された他の会議案内用の電子メールに対する従属メールであると判定された場合には、当該従属メールから抽出された会議識別情報に対応する会議資料テーブルを前記データベースから検索し、この検索された会議資料テーブルに前記従属メールから抽出された会議資料又はその所在を表す情報を追加記憶させる過程と
   を備えることを特徴とする請求項１記載の会議支援方法。
3. 前記端末において、前記データベースに記憶された会議資料又はその所在を表す情報に対する閲覧を要求する操作が行われた場合に、当該端末が、前記操作により閲覧対象として指定された会議資料又はその所在を表す情報に対応する会議識別情報を含む閲覧要求を生成して前記会議支援装置へ送信する閲覧要求送信過程と、
   前記会議支援装置が、前記閲覧要求を受信した場合に、当該閲覧要求に含まれる会議識別情報に基づいて、前記データベースから対応する会議資料又はその所在を表す情報を読み出して前記要求元の端末へ送信する会議資料送信過程と
   を、さらに具備することを特徴とする請求項１又は２記載の会議支援方法。
4. 前記閲覧要求送信過程は、会議識別情報をキーとして会議資料とその所在を表す情報の一覧リストの閲覧要求を前記会議支援装置へ送信する過程を備え、
   前記会議資料送信過程は、前記一覧リストの閲覧要求を受信した場合に、当該閲覧要求に含まれる会議識別情報に基づいて、前記データベースから対応する会議資料又はその所在を表す情報を読み出してそのサムネイルを作成し、この作成したサムネイルを含む一覧リストを前記要求元の端末へ送信する過程を備えることを特徴とする請求項３記載の会議支援方法。
5. 前記閲覧要求送信過程は、前記会議支援装置から送られた一覧リストが表示された状態で、当該一覧リストに対するソート又はフィルタリングを要求する操作が行われた場合に、当該要求内容を表す情報を含む一覧リスト変更要求を前記会議支援装置へ送信する過程を、さらに備え、
   前記会議資料送信過程は、前記一覧リスト変更要求を受信した場合に、当該一覧リスト変更要求に含まれる要求内容を表す情報に従い、前記一覧リストに含まれるサムネイルに対しソート又はフィルタリング処理を行い、この変更処理後の一覧リストを前記要求元の端末へ送信する過程を、さらに備えることを特徴とする請求項４記載の会議支援方法。
6. 用件として会議識別情報が記載されかつ添付ファイルとして会議資料が添付されるか又は本文に当該会議資料の所在を表す情報が記載された会議案内用の電子メールを作成する手段と、この作成された会議案内用の電子メールを複数の宛先へ同報送信する手段とを備える端末との間で、通信ネットワークを介して通信可能な会議支援装置であって、
   前記会議案内用の電子メールを受信した場合に、当該電子メールから、用件として記載された会議識別情報と、添付ファイルとして添付された会議資料又は本文に記載された当該会議資料の所在を表す情報をそれぞれ抽出する抽出手段と、
   前記抽出された会議識別情報に対応付けて、前記抽出された会議資料又はその所在を表す情報をデータベースに記憶させる記憶制御手段と
   を具備することを特徴とする会議支援装置。
7. 前記会議案内用の電子メールを受信するごとに、当該電子メールのヘッダ情報に基づいて、過去に受信された他の会議案内用の電子メールとの従属関係を判定する手段を、さらに具備し、
   前記記憶制御手段は、
   前記従属関係の判定により、今回受信された会議案内用の電子メールが新規メールと判定された場合に、当該新規メールから抽出された会議識別情報に対応する新たな会議資料テーブルを前記データベースに作成し、前記新規メールから抽出された会議資料又はその所在を表す情報を前記新たな会議資料テーブルに記憶させる手段と、
   前記従属関係の判定により、今回受信された会議案内用の電子メールが過去に受信された他の会議案内用の電子メールに対する従属メールであると判定された場合には、当該従属メールから抽出された会議識別情報に対応する会議資料テーブルを前記データベースから検索し、この検索された会議資料テーブルに前記従属メールから抽出された会議資料又はその所在を表す情報を追加記憶させる手段と
   を備えることを特徴とする請求項６記載の会議支援装置。
8. 前記端末が、前記データベースに記憶された会議資料又はその所在を表す情報に対する閲覧を要求する操作が行われた場合に、前記操作により閲覧対象として指定された会議資料又はその所在を表す情報に対応する会議識別情報を含む閲覧要求を生成して前記会議支援装置へ送信する手段を、さらに備える場合に、
   前記閲覧要求を受信した場合に、当該閲覧要求に含まれる会議識別情報に基づいて、前記データベースから対応する会議資料又はその所在を表す情報を読み出して前記要求元の端末へ送信する会議資料送信手段を、さらに具備することを特徴とする請求項６又は７記載の会議支援装置。
9. 前記端末が、会議識別情報をキーとして会議資料とその所在を表す情報の一覧リストの閲覧要求を前記会議支援装置へ送信する場合に、
   前記会議資料送信手段は、前記一覧リストの閲覧要求を受信した場合に、当該閲覧要求に含まれる会議識別情報に基づいて、前記データベースから対応する会議資料又はその所在を表す情報を読み出してそのサムネイルを作成し、この作成したサムネイルを含む一覧リストを前記要求元の端末へ送信する手段を備えることを特徴とする請求項８記載の会議支援装置。
10. 前記端末が、前記会議支援装置から送られた一覧リストが表示された状態で、当該一覧リストに対するソート又はフィルタリングを要求する操作が行われた場合に、当該要求内容を表す情報を含む一覧リスト変更要求を前記会議支援装置へ送信する手段を、さらに備える場合に、
    前記会議資料送信手段は、前記一覧リスト変更要求を受信した場合に、当該一覧リスト変更要求に含まれる要求内容を表す情報に従い、前記一覧リストに含まれるサムネイルに対しソート又はフィルタリング処理を行い、この変更処理後の一覧リストを前記要求元の端末へ送信する手段を、さらに備えることを特徴とする請求項９記載の会議支援装置。

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