JP2017228154A - 情報管理装置、情報管理プログラム及び情報管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】機器に対して利用権限を有していないゲストユーザに対して利用権限の設定を管理者が行わなくても、ゲストユーザが当該機器を利用することができる情報管理装置、情報管理プログラム及び情報管理システムを提供する。【解決手段】情報管理装置は、機器４の利用権限を有さない第２のユーザから機器４の利用要求の際に入力されたコードを受け付ける受付手段と、コードと同じコードが紐ついているユーザである類似ユーザを、機器４に対する利用権限を有している第１のユーザの情報から抽出する第１の抽出手段と、第２のユーザに利用権限を付与する機器４として、抽出された類似ユーザのうち一定割合以上が利用権限を有する機器４を、機器４の情報から抽出する第２の抽出手段とを有する。【選択図】図１

Description

本発明は、情報管理装置、情報管理プログラム及び情報管理システムに関する。

従来、ゲスト利用者が機能利用時の操作を簡便に行え、かつ、利用履歴が記録できる画像処理装置等が提案されている（例えば、特許文献１等参照）。

特許文献１に開示された、画像処理装置は、受け取った操作イベントに基づいて、要求操作がゲスト利用者からの機能利用要求か否かを判断する。そして、要求操作がゲスト利用者からの機能利用要求と判断された場合に、ゲスト利用者の利用者識別設定及び画像処理機能の利用権限設定を含むゲストログイン情報を生成する。次にゲストログイン情報に基づいてゲスト利用者のログインを要求し、ログイン要求に応じて、ゲストログイン情報の利用権限設定に従い、画像処理機能の利用制限を解除する。そして利用制限が解除された画像処理機能の利用履歴を、ゲストログイン情報の利用者識別設定に基づいて、ゲスト利用者に紐づけて記録するようにしている。

特開２０１２−１５５５１２号公報

本発明の目的は、機器に対して利用権限を有していないゲストユーザに対して利用権限の設定を管理者が行わなくても、ゲストユーザが当該機器を利用することができる情報管理装置、情報管理プログラム及び情報管理システムを提供することにある。

本発明の一態様は、上記目的を達成するため、以下の情報管理装置、情報管理プログラム及び情報管理システムを提供する。

［１］第１のユーザが利用権限を有する機器に対して利用権限を有していない第２のユーザから前記機器の利用要求の際に入力されたコードを受け付ける受付手段と、
前記第１のユーザのうち前記第２のユーザと前記コードで紐付けられている第１のユーザを類似ユーザとして、前記第１のユーザの情報から抽出する第１の抽出手段と、
前記第２のユーザに利用権限を付与する機器として、抽出された前記類似ユーザのうち一定割合以上が利用権限を有する前記機器を、前記機器の情報から抽出する第２の抽出手段と、
を有する情報管理装置。
［２］前記第２のユーザが入力したユーザ認証に必要な情報を用いてユーザ認証を行う認証手段をさらに有し、
前記認証手段は、前記第２のユーザが入力した情報により、ユーザを一意に特定できるユーザ情報を参照してユーザ認証を行う前記［１］に記載の情報管理装置。
［３］前記第１のユーザが利用権限を有する前記機器の利用実績を判定する判定手段をさらに有し、
前記判定手段は、前記第２の抽出手段によって抽出された機器のうち、予め設定された閾値よりも低い利用実績の機器を前記第２のユーザに利用権限を付与する機器として判定する前記［１］又は［２］に記載の情報管理装置。
［４］コンピュータを、
第１のユーザが利用権限を有する機器に対して利用権限を有していない第２のユーザから前記機器の利用要求の際に入力されたコードを受け付ける受付手段と、
前記第１のユーザのうち前記第２のユーザと前記コードで紐付けられている第１のユーザを類似ユーザとして、前記第１のユーザの情報から抽出する第１の抽出手段と、
前記第２のユーザに利用権限を付与する機器として、抽出された前記類似ユーザのうち一定割合以上が利用権限を有する前記機器を、前記機器の情報から抽出する第２の抽出手段として、機能させるための情報管理プログラム。
［５］複数の機器と、
前記［１］〜［３］のいずれかに記載された情報管理装置と、
前記機器の利用権限を有する前記第１のユーザが使用する第１のユーザ端末と、
前記機器の利用権限を有しない前記第２のユーザが使用する第２のユーザ端末と、
がネットワークに接続されて構成され、
前記第２のユーザ端末は、前記情報管理装置が複数存在する場合には、その中から１つの情報管理装置を選択する選択手段を有する情報管理システム。

請求項１、４に係る発明によれば、機器に対して利用権限を有していないゲストユーザに対して利用権限の設定を管理者が行わなくても、ゲストユーザが当該機器を利用することができる。
請求項２に係る発明によれば、事前にユーザ認証を行うようにしたため、プロジェクトに参画していないのに、プロジェクトコードを知っていた者がゲストユーザとしてログインすることを防止することができる。
請求項３に係る発明によれば、利用実績の低い機器に対して利用権限を付与するようにしたことにより、情報管理システムに登録されている機器の負荷分散を図ることができる。
請求項５に係る発明によれば、同じネットワーク内に複数の情報管理装置が存在する場合に、第２のユーザは、その中から１つの情報管理装置を選択し、ゲストユーザのアカウント登録やゲストユーザが利用する権限の設定をシステム管理者に行ってもらうことなく、ゲストユーザとして情報管理システムに登録された機器を利用することができる。

図１は、本発明の第１の実施の形態に係る情報管理システムの概略を示す構成図である。 図２は、第１の実施の形態に係る情報管理装置の構成例を示すブロック図である。 図３は、第１の実施の形態に係る第２のユーザ端末の構成例を示すブロック図である。 図４は、本発明の第１の実施の形態に係る情報管理システムを第２のユーザがゲストユーザとして利用する際の概要を示す図である。 図５は、第１の実施の形態に係る情報管理システムの動作を示すシーケンス図である 図６は、第１の実施の形態に係る情報管理システムの動作を示すフローチャートである。 図７は、本発明の第２の実施の形態に係る情報管理システムの概略を示す構成図である。 図８は、第２の実施の形態に係る情報管理装置の構成例を示すブロック図である。 図９は、ゲストユーザ情報管理データベースの一例を示す図である。 図１０は、第２の実施の形態に係る第２のユーザ端末の構成例を示すブロック図である。 図１１は、第２の実施の形態に係る情報管理システムの動作を示すフローチャートである。 図１２は、本発明の第３の実施の形態に係る情報管理システムの概略を示す構成図である。 図１３は、第３の実施の形態に係る情報管理装置の構成例を示すブロック図である。 図１４は、第３の実施の形態に係る第２のユーザ端末の構成例を示すブロック図である。 図１５は、第３の実施の形態に係る情報管理システムの動作を示すフローチャートである。 図１６は、本発明の第４の実施の形態に係る情報管理装置の構成例を示すブロック図である。 図１７は、第４の実施の形態に係る情報管理システムの動作を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。なお、各図中、実質的に同一の機能を有する構成要素については、同一の符号を付してその重複した説明を省略する。

［第１の実施の形態］
（情報管理システム）
図１は、本発明の第１の実施の形態に係る情報管理システムの概略を示す構成図である。

本実施の形態の一例として、情報管理システム１は、情報管理装置２、第１のユーザ端末３（３ａ、３ｂ、３ｃ、…）、機器４（４ａ、４ｂ、４ｃ、…）及び第２のユーザ端末５がネットワーク６に接続されて構成されている。

本情報管理システム１としては、例えば、会社の本社内にある機器をネットワークで結んで構成されるシステムが例示される。この場合、第１のユーザとしては、本社に勤務する社員であり、本社内にある機器の利用権限を有している。第２のユーザとしては、例えば第１のユーザと同じ会社の他の支社あるいは営業所に勤務する社員である。そのため第２のユーザが本社を訪ねた際には、本社内にある機器の利用権限を有していない。

従って、本社に来た第２のユーザが本社の機器を利用する際には、ゲストユーザアカウントの登録やゲストユーザとして本社の機器を利用する権限の設定が行われなければならない。そこで、本情報管理システム１は、このゲストユーザアカウントの登録やゲストユーザとしての利用権限の設定を、システム管理者（第１のユーザの一部）が行わなくても、第２のユーザが情報管理システムに登録された機器を利用できるようにするものである。ゲストユーザは、第２のユーザの一例である。

（情報管理装置）
情報管理装置２は、その詳しい構成については後述するが、情報を管理するための機能を備えたＣＰＵ（Central Processing Unit）や記憶部等の電子部品を備える情報管理装置であり、例えばパーソナルコンピュータで構成される。情報管理装置２は、情報管理システム１におけるサーバの役割を果たす。例えば、第２のユーザから、ゲストユーザとして情報管理システム１に登録された機器４の利用要求があったときに、ユーザが入力したコードを受け付け、ゲストユーザ用アカウントを作成する等の処理を制御する。また、第１のユーザのうち、第２のユーザが入力したゲストユーザを特定するためのコード（以下「特定コード」ともいう。）と同じコードで第１のユーザと紐付けられているユーザ（以下「類似ユーザ」ともいう。）を抽出する。さらに、抽出した類似ユーザのうち一定割合以上（全員を含む。）が利用権限を有する機器を抽出する等の役割を果たす。

（第１のユーザ端末）
第１のユーザ端末３（３ａ、３ｂ、３ｃ、…）は、第１のユーザが使用する端末であり、ネットワーク６に接続されている。システム管理者としての第１のユーザは、詳しくは後述するが、情報管理装置２が保持している各種管理データベースに機器情報、プロファイル情報、ユーザ情報等の情報を登録して管理データベースを作成する。第１のユーザ端末３としては、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）が例示されるが、これに限定されるものではなく、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）や多機能携帯電話機（スマートフォン）等を用いることもできる。

（機器）
機器４（４ａ、４ｂ、４ｃ、…）は、例えば画像形成装置であり、印刷（プリント）機能の他に紙面等を光学走査するスキャナ機能やファクシミリ機能等の複数の機能を備えたいわゆる複合機が例示される。しかし、特に複合機に限定されるものではない。本実施の形態では、機器４の利用権限を有していない第２のユーザが、情報管理システム１によってゲストユーザアカウントの登録、及びゲストユーザとして利用権限の設定を受けて機器４を利用する。

（第２のユーザ端末）
第２のユーザ端末５は、機器４の利用権限を有していない第２のユーザが使用する端末である。第２のユーザは、情報管理システム１に接続された機器４をゲストユーザとして利用しようとする場合、第２のユーザ端末５を操作する。そして第２のユーザは、第２のユーザ端末５により、ゲストユーザを特定するコードを入力したり、情報管理システム１が複数あった場合にその一つを選択する。第２のユーザ端末５も、ネットワーク６に接続され、第１のユーザ端末３と同様、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）が例示されるが、ＰＣに限定されるものではなく、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）や多機能携帯電話機（スマートフォン）等を用いてもよいのは言うまでもない。

（ネットワーク）
ネットワーク６は、ＬＡＮ（Local Area Network）やイントラネット等のコンピュータネットワークであり、有線（電気ケーブル、光ケーブル等）、無線（電波、赤外線等）を問わない。

（情報管理装置の構成）
図２は、第１の実施の形態の情報管理装置２の構成例を示すブロック図である。図２に示すように、情報管理装置２は、制御部２０、記憶部２１及び通信部２２を備える。制御部２０は、ＣＰＵ等から構成される各部を制御するとともに各種のプログラムを実行する。記憶部２１は、ＨＤＤやフラッシュメモリ等の記録媒体から構成され、情報を記憶する。通信部２２は、ネットワーク６を介して外部と通信する。

制御部２０は、記憶部２１に記憶された情報管理プログラム２１０を実行することで、管理システム制御手段２００、類似ユーザ抽出手段２０１、全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２、ゲストユーザ作成手段２０３、プロファイル作成手段２０４、機器情報登録手段２０５、プロファイル情報登録手段２０６及びユーザ情報登録手段２０７等として機能する。管理システム制御手段２００は、受付手段の一例である。類似ユーザ抽出手段２０１は、第１の抽出手段の一例である。全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２は、第２の抽出手段の一例である。

管理システム制御手段２００は、情報管理システム１に登録された機器４に対して利用権限を有していない第２のユーザから機器４の利用要求の際に入力されたコードを受け付ける。そして管理システム制御手段２００は、コードを受け付けた後、様々な処理（例えば、ゲストユーザ用アカウントを作成する処理等）を制御する。情報管理システム１に登録された機器４は、第１のユーザが利用権限を有する機器の一例である。

類似ユーザ抽出手段２０１は、第１のユーザのうち第２のユーザと特定コードで紐付けられている第１のユーザを類似ユーザとしてユーザ情報管理データベース２１３から抽出するものである。ユーザ情報管理データベース２１３は、第１のユーザの情報の一例であえる。

全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２は、第２のユーザに利用権限を付与する機器４として、類似ユーザ抽出手段２０１が抽出した類似ユーザのうち一定割合以上が利用権限を有する機器４をプロファイル情報管理ＤＢ２１２から抽出するものである。プロファイル情報管理ＤＢ２１２は、機器の情報の一例である。

ゲストユーザ作成手段２０３は、情報管理システム１に登録された機器４の利用権限をゲストユーザに与えるために、一時的に利用可能なユーザアカウントを作成するものである。このゲストユーザには、後述するプロファイル作成手段２０４で作成されたプロファイルが紐付けられる。プロファイル作成手段２０４は、ゲストユーザの利用権限をプロファイルとして設定するものである。

機器情報登録手段２０５は、システム管理者としての第１のユーザの操作に基づいて機器４の情報を登録するものである。登録する機器４の情報としては、機器４のＩＰアドレス、機器名、通信設定等がある。

プロファイル情報登録手段２０６は、システム管理者としての第１のユーザの操作に基づいてプロファイルを登録するものである。登録する情報としては、機器４の操作権限（プリント・コピー等）や第２のユーザ端末５に組み込まれたモバイルアプリの利用権限等がある。

ユーザ情報登録手段２０７は、システム管理者としての第１のユーザの操作に基づいてユーザ情報を登録するものである。登録するユーザ情報としては、ユーザＩＤ、パスワード、機器４やプロファイルとの関連付け等がある。

記憶部２１は、情報管理プログラム２１０、機器情報管理データベース（機器情報管理ＤＢ）２１１、プロファイル情報管理データベース（プロファイル情報管理ＤＢ）２１２及びユーザ情報管理データベース（ユーザ情報管理ＤＢ）２１３等を格納する。

情報管理プログラム２１０は、制御部２０を上記した各手段２００〜２０７として動作させるプログラムである。このプログラムの動作については、後でフローチャートを用いて詳述する。

機器情報管理ＤＢ２１１は、機器情報登録手段２０５で登録されたデータを蓄積するデータベースである。プロファイル情報管理ＤＢ２１２は、プロファイル情報登録手段２０６で登録されたデータを蓄積するデータベースである。ユーザ情報管理ＤＢ２１３は、ユーザ情報登録手段２０７で登録されたデータを蓄積するデータベースである。

なお、ここに示した例では、各データベース（機器情報管理ＤＢ２１１、プロファイル情報管理ＤＢ２１２及びユーザ情報管理ＤＢ２１３）は、情報管理装置２の記憶部２１内に存在するものとして説明したが、これらのデータベースは報管理装置２の外にあって、それぞれがネットワーク６に接続する構成としてもよい。

（第２のユーザ端末の構成）
図３は、第１の実施の形態の第２のユーザ端末５の構成例を示すブロック図である。第２のユーザ端末５は、ネットワーク６に接続され、第２のユーザによって使用される。

図３に示すように、第２のユーザ端末５は、制御部５０、記憶部５１、通信部５２及び操作パネル５３とから構成される。これにより第２のユーザ端末５は、クライアントシステムを形成する。制御部５０は、クライアントシステム管理手段５００と特定コード受付手段５０１とを有している。特定コード受付手段５０１は、第２のユーザが操作パネル５３から入力した、類似ユーザの抽出に必要な特定コードを受け付けて、後段の処理に渡す部分である。またクライアントシステム管理手段５００は、特定コード受付手段５０１から特定コードを受け取り、情報管理装置２に渡す。情報管理装置２に渡された特定コードは、情報管理装置２の管理システム制御手段２００によって受け付けられる。また、クライアントシステム管理手段５００は、管理システム制御手段２００との間で、その他の情報のやり取りを行う。

記憶部５１は、制御部５０の動作を制御する制御プログラム５１０を格納している。通信部５２は、ネットワーク６を介して情報管理装置２等と通信する部分である。また、操作パネル５３は、第２のユーザが特定コードを始めとする各種情報を入力したり、第２のユーザ端末５が受け取った情報を表示する部分である。

なお、第１のユーザ端末３は、ネットワーク６に接続され、第１のユーザによって操作される。システム管理者としての第１のユーザは、第１のユーザ端末３から、機器情報管理ＤＢ２１１、プロファイル情報管理ＤＢ２１２及びユーザ情報管理ＤＢ２１３を作成するために機器情報、プロファイル情報及びユーザ情報等を入力する。

（情報管理システム利用の概要）
図４は、本発明の第１の実施の形態に係る情報管理システムを第２のユーザがゲストユーザとして利用する際の概要を示す図である。また、図５は、第１の実施の形態に係る情報管理システムの動作を示すシーケンス図である。以下、図４及び図５を参照して、第１の実施の形態に係る情報管理システム１の動作の概略を説明する。

情報管理システム１に登録されている機器４を第２のユーザが利用するのに先立って、システム管理者としての第１のユーザによって、各種管理データベース（機器情報管理ＤＢ２１１、プロファイル情報管理ＤＢ２１２、ユーザ情報管理ＤＢ２１３）への情報の登録が行われる。すなわち、第１のユーザは、第１のユーザ端末３から、機器情報登録手段２０５、プロファイル情報登録手段２０６及びユーザ情報登録手段２０７に対して、それぞれ機器情報、プロファイル情報及びユーザ情報を入力する。これにより、事前に各種管理データベースの作成（あるいは更新）が行われる。

第２のユーザが情報管理システム１に登録されている機器４を利用しようとする場合、まず第２のユーザは、第２のユーザ端末５の操作パネル５３から特定コードを入力する。特定コード受付手段５０１は、入力された特定コードを受け付ける（図５、Ｓ１）。特定コードとしては、例えば、会社内の部門コードや、プロジェクトコード等が例示される。特定コードは特定コード受付手段５０１からクライアントシステム管理手段５００に渡される（図５、Ｓ２）。

クライアントシステム管理手段５００は、この特定コードにより情報管理システム１にログインする。このログイン要求に含まれる特定コードは、類似ユーザを抽出するための情報（類似ユーザ情報）として情報管理装置２の管理システム制御手段（受付手段）２００によって受け付けられる（図５、Ｓ３）

管理システム制御手段２００は、類似ユーザ情報として特定コードを類似ユーザ抽出手段（第１の抽出手段）２０１に渡す（図５、Ｓ４）。類似ユーザ抽出手段２０１は、特定コードを用いてユーザ情報管理ＤＢ２１３のユーザ情報を検索する（図５、Ｓ５）。そしてユーザ情報管理ＤＢ２１３のユーザ情報の中から、同じ特定コードに紐付けられた類似ユーザを抽出する（図５、Ｓ６）。

ここで類似ユーザとは、部門コードやプロジェクトコード等の第２のユーザによって入力された特定コードと同じコードで紐付けられたユーザ（第１のユーザ）である。例えば、図４に示す例では、４人表示された第１のユーザのうち破線の枠で囲まれた、第１のユーザ端末３ｂ、３ｃに対応する２人の第１のユーザが類似ユーザとして抽出されている。

類似ユーザ抽出手段２０１によって抽出された類似ユーザの情報は管理システム制御手段２００に渡される（図５、Ｓ７）。管理システム制御手段２００は、取得した類似ユーザ情報により、類似ユーザ全員が利用権限を有する機器の抽出を要求する（図５、Ｓ８）。「利用権限を有する」ということは、すなわちその機器を「利用することが可能」ということである。この利用可能機器要求は全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２に対して行われる（図５、Ｓ９）。

全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２は、プロファイル情報管理ＤＢ２１２のプロファイル情報を参照して（図５、Ｓ１０）、ユーザ利用可能機器を判定する（図５、Ｓ１１）。そして全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２が抽出した類似ユーザ全員が利用権限を有する（利用可能な）機器の情報は管理システム制御手段２００に渡される（図５、Ｓ１２）。

図４に示す例では、類似ユーザとして抽出された２人の第１のユーザに対応する第１のユーザ端末３ｂ及び３ｃの両方からともに利用可能な機器として、破線で囲まれた３つの機器４ｂ、４ｃ、４ｄが抽出される。図４に示すように、機器４ａ、４ｅは利用可能機器として抽出されない。すなわち、機器４ａは、第１のユーザ端末３ｂの類似ユーザは利用できるが、第１のユーザ端末３ｃの類似ユーザは利用できず、機器４ｅは、２人の類似ユーザともに利用することができないからである。

全類似ユーザの利用可能機器情報を受け取った管理システム制御手段２００は、プロファイル作成要求を行う（図５、Ｓ１３）。プロファイル作成要求は、プロファイル作成手段２０４によって受け取られ、プロファイル作成が行われる（図５、Ｓ１４）。作成されたプロファイルは、プロファイル作成手段２０４から管理システム制御手段２００に渡される（図５、Ｓ１５）。

管理システム制御手段２００は、プロファイルを取得すると、次にゲストユーザアカウントの作成を要求する（図５、Ｓ１６）。ゲストユーザアカウントの作成要求は、ゲストユーザ作成手段２０３によって受け取られ、ゲストユーザアカウントが作成される（図５、Ｓ１７）。

ゲストユーザ作成手段２０３によって作成されたゲストユーザアカウントは管理システム制御手段２００に渡される（図５、Ｓ１８）。管理システム制御手段２００は、受け取ったゲストユーザアカウントをクライアントシステム管理手段５００に渡す（図５、Ｓ１９）。

ゲストユーザアカウントを受け取った第２のユーザは、これを用いてゲストユーザとしてログインすることにより機器４を利用することができる。

（情報管理システムの動作）
次に、第１の実施の形態に係る情報管理システムの動作をフローチャートを用いて説明する。図６は、第１の実施の形態に係る情報管理システムの動作を示すフローチャートである。

図６のフローチャートの動作に入る前に、前述したように、予めシステム管理者としての第１のユーザは、各種管理データベース（機器情報管理ＤＢ２１１、プロファイル情報管理ＤＢ２１２、ユーザ情報管理ＤＢ２１３）への情報の登録を行う。この情報の登録は、最初に１回のみ行われるものではなく、随時あるいは所定の間隔で行われ、管理データベースは常に最新の情報に更新されていることが好ましい。

第２のユーザは、情報管理システム１に登録された機器４を利用する場合には、情報管理システム１にゲストユーザとして登録され、またゲストユーザとして機器４を利用する権限が与えられていなければならない。そのために、第２のユーザは、まず第２のユーザ端末５の操作パネル５３を操作して特定コードを入力する。入力された特定コードは、特定コード受付手段５０１で受け付けられ、クライアントシステム管理手段５００から通信部５２を介して情報管理装置２に送られる。情報管理装置２に送られた特定コードは管理システム制御手段２００によって受け付けられる（Ｓ１００）。管理システム制御手段２００は、受け取った特定コードを類似ユーザ抽出手段２０１に渡す。

類似ユーザ抽出手段２０１は、特定コードを受け取ると、ユーザ情報管理ＤＢ２１３を参照して、特定コードと同じコードで紐付いているユーザ群を第１のユーザの情報から抽出する（Ｓ１０２）。

ここで、類似ユーザ抽出手段２０１は、類似ユーザが抽出できたか否か判断する（Ｓ１０４）。もし類似ユーザが存在せず抽出できなかった場合には（Ｓ１０４；Ｎｏ）、処理を終了する。このとき第２のユーザに対しては、類似ユーザが抽出できなかった旨が通知される。また類似ユーザが存在し抽出できた場合には（Ｓ１０４；Ｙｅｓ）、類似ユーザ抽出手段２０１は、抽出した類似ユーザ群のユーザ情報を管理システム制御手段２００に渡す。管理システム制御手段２００は、受け取った類似ユーザ群のユーザ情報を全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２に渡す。

全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２は、類似ユーザ群のユーザ情報を受け取ると、プロファイル情報管理ＤＢ２１２を参照して、そこに登録された機器４の情報から、類似ユーザが利用権限を有する機器４を抽出し、抽出された機器４のうち全類似ユーザが利用権限を有する機器４を抽出する（Ｓ１０６）。そして全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２は、抽出した全類似ユーザが利用権限を有するな機器４を管理システム制御手段２００に渡す。

ここで、利用権限を有する（利用可能な）機器４のみを抽出しているが、機器４とその機能とを関連付けた情報として保持することで、機器４の特定の機能（例えば、コピー、カラープリント等）を抽出するようにしてもよい。また、上記の例では、全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２は、全類似ユーザが利用権限を有する機器４を抽出しているが、予め閾値を設けて、全類似ユーザのうち一定の割合以上（例えば８割以上等）のユーザが利用権限を有する機器４を抽出するようにしてもよい。すなわち、全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２は、抽出された類似ユーザのうち一定割合以上が利用権限を有する前記機器４を情報管理システム１に登録された機器４の情報から抽出する利用可能機器抽出手段として機能するものとしてもよい。

管理システム制御手段２００は、受け取った全類似ユーザの利用可能機器情報をプロファイル作成手段２０４に渡し、プロファイル作成要求を行う。プロファイル作成手段２０４は、全類似ユーザの利用可能機器情報を受け取ると、ユーザの利用権限をプロファイルとして設定し、プロファイルを作成する（Ｓ１０８）。

プロファイル作成手段２０４は、作成したプロファイルを管理システム制御手段２００に渡す。管理システム制御手段２００は、このプロファイルをゲストユーザ生成手段２０３に渡す。ゲストユーザ生成手段２０３は、プロファイルを受け取ると、このプロファイルに紐付けてゲストユーザアカウントを作成する（Ｓ１１０）。

作成されたゲストユーザアカウントは管理システム制御手段２００に渡され、管理システム制御手段２００から第２のユーザ端末５のクライアントシステム管理手段５００に送られる。これにより第２のユーザは、情報管理システム１に登録された機器４を利用するためのゲストユーザアカウントを取得する（Ｓ１１２）。

ゲストユーザアカウントを取得した第２のユーザは、情報管理システム１に登録された機器４を利用するために、ゲストユーザとしてログインする（Ｓ１１４）。そして第２のユーザは、ゲストユーザとして機器４を利用する。

このように、第１の実施の形態によれば、ゲストユーザアカウントの登録やそのゲストユーザが利用する権限の設定を管理者が行うことなく、第２のユーザは、ゲストユーザとして情報管理システム１に登録された機器４を利用することができる。

［第２の実施の形態］
次に、本発明の第２の実施の形態を説明する。第２の実施の形態は、同じネットワーク内に複数の情報管理装置が存在する場合に、その複数の情報管理装置の中から、第２のユーザが一つの情報管理装置を選択して利用するものである。従って、基本的に第２の実施の形態は、複数の情報管理装置の中から一つの情報管理装置を選択した後は、上述した第１の実施の形態と略同様である。

図７は、本発明の第２の実施の形態に係る情報管理システムの概略を示す構成図である。

図７に示すように、第２の実施の形態に係る情報管理システム１は、ネットワーク６にサーバとして複数の情報管理装置２ａ、２ｂ、２ｃが接続されている。それ以外の構成は前述した第１の実施の形態と同様であるので、詳しい説明は省略する。

図８は、第２の実施の形態に係る情報管理装置の構成例を示すブロック図である。図７に示す情報管理システム１に接続された複数の情報管理装置２ａ、２ｂ、２ｃはいずれも同じ構成であり、そのうちの一つを情報管理装置２として代表させて図８に表したものである。

図８に示すように、第２の実施の形態に係る情報管理装置２は、制御部２０の管理システム制御手段２００がアプリ連携手段２００１と管理システムプロセス管理手段２００２の二つの構成要素を含んでいる。また、記憶部２１は、新たにゲストユーザ情報管理データベース（ゲストユーザ情報管理ＤＢ）２１４を含んでいる。情報管理装置２のその他の構成は、前述した第１の実施の形態と同様である。

アプリ連携手段２００１は、第２のユーザ端末５（モバイルアプリ）との間でゲストユーザ情報のやり取りを行う部分である。アプリ連携手段２００１は、後述する第２のユーザ端末５の管理システム連携手段５００２から特定コードを受け取り管理システムプロセス管理手段２００２に渡す。また、アプリ連携手段２００１は、管理システムプロセス管理手段２００２から管理システム情報を受け取り、管理システム連携手段５００２に渡す。

管理システムプロセス管理手段２００２は、第２のユーザが入力した特定コードをアプリ連携手段２００１から取得し、類似ユーザ抽出手段２０１に渡す。そして類似ユーザ抽出手段２０１が特定コードと紐付いた類似ユーザを抽出すると、その結果のユーザ情報（類似ユーザ情報）を受け取る。管理システムプロセス管理手段２００２は、受け取った情報をアプリ連携手段２００１に渡す。ここで、ユーザ情報とは、各ユーザを一意に特定できる情報であり、例えばユーザＩＤ等がある。

また、情報管理装置２が、第２のユーザによって複数の情報管理装置２ａ、２ｂ、２ｃの中から選択されたものである場合、この情報管理装置２の管理システムプロセス管理手段２００２は、ユーザ情報を全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２に渡す。全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２は、全類似ユーザが利用権限を有する（利用可能な）機器群を抽出し、抽出した結果を管理システムプロセス管理手段２００２に渡す。また管理システムプロセス管理手段２００２は、受け取った利用可能な機器群（及び機能）の情報をプロファイル作成手段２０４に渡し、プロファイル作成手段２０４から作成されたプロファイルを受け取る。

さらに、管理システムプロセス管理手段２００２は、受け取ったプロファイルをゲストユーザ作成手段２０３に渡す。ゲストユーザ作成手段２０３は、第２のユーザ端末５を使用している第２のユーザが情報管理システム１にゲストユーザとしてログインするためのゲストユーザアカウントを作成する。ゲストユーザ作成手段２０３が作成したゲストユーザアカウントは管理システムプロセス管理手段２００２に渡される。

記憶部２１のゲストユーザ情報管理ＤＢ２１４は、上のようにゲストユーザ作成手段２０３で作成されたゲストユーザアカウントと、プロファイル作成手段２０４で作成されたプロファイルを蓄積するデータベースである。なお、ゲストユーザ情報管理ＤＢ２１４に蓄積された情報は、適切な時間帯で削除されるようになっていればよい。例えば、ゲストユーザとしての第２のユーザがログアウトしたタイミングでの削除や、一定期間（例えば、１日）での削除あるいはシステム管理者としての第１のユーザが予め設定した時刻（例えば、土曜日１２：００）での削除等が考えられる。

図９は、ゲストユーザ情報管理データベースの一例を示す図である。図９に示すように、ゲストユーザ情報管理データベース（ゲストユーザ情報管理ＤＢ）２１４は、ゲストユーザＩＤ２１４１、パスワード２１４２、機器リスト２１４３を含んでいる。ここで機器リスト２１４３としては、機器２１４４とその機能２１４５を含んでいる。

例えば、ゲストユーザＩＤ２１４１が「ＧＵＥＳＴ１」のユーザのパスワード２１４２は「ｇｇ１２３」であり、利用できる機器２１４４は「ＤｅｖｉｃｅＡ」、その機能２１４５は「カラー／白黒プリント、コピー、スキャナ」と登録されている。

なお、機器情報管理ＤＢ２１１、プロファイル情報管理ＤＢ２１２、ユーザ情報管理ＤＢ２１３及びゲストユーザ情報管理ＤＢ２１４の各データベースは、各情報管理装置２ａ、２ｂ、２ｃの記憶部２１内にそれぞれ存在してもよいが、必ずしもこれに限定されるものではない。すなわち、各データベースは、情報管理装置２ａ、２ｂ、２ｃの外部にそれぞれ一つあって、それぞれがネットワーク６に接続され、各情報管理装置２ａ、２ｂ、２ｃによって共有されるような構成であってもよい。

第２の実施の形態に係る情報管理装置２のその他の構成については、前述した第１の実施の形態に係る情報管理装置２と同様であるので、詳しい説明は省略する。

図１０は、第２の実施の形態に係る第２のユーザ端末の構成例を示すブロック図である。

図１０に示すように、第２の実施の形態に係る第２のユーザ端末５は、図３に示す第１の実施の形態に係る第２のユーザ端末５と次の２つの点で異なる。相違点の１つ目は、クライアントシステム管理手段５００が、モバイルプロセス管理手段５００１と管理システム連携手段５００２の二つの構成要素に分かれていることである。また相違点の２つ目は、管理システム選択手段５０２を有することである。管理システム選択手段５０２は、複数の情報管理装置２ａ、２ｂ、２ｃから一つの情報管理装置２を選択する。

モバイルプロセス管理手段５００１は、第２のユーザ端末（モバイルアプリ）５の処理を管理する部分である。具体的には、モバイルプロセス管理手段５００１は、以下の３つの役割を有している。まず１つ目の役割は、モバイルプロセス管理手段５００１は、第２のユーザが入力した特定コードを特定コード受付手段５０１から受け取り、管理システム連携手段５００２に渡すことである。これは特定コードを含む情報管理システム（サーバとしての情報管理装置）を見つけるために、特定コードを管理システム連携手段５００２から情報管理装置２側に渡すためである。特定コードを受け取った情報管理装置２は、特定コードを含む情報管理システム群を抽出し、管理システム情報として管理システム連携手段５００２に渡す。

２つ目の役割は、管理システム連携手段５００２が情報管理装置２から受け取った特定コードを含む情報管理システム群（管理システム情報）を、管理システム選択手段５０２に渡すことである。後述するように、管理システム選択手段５０２は、この情報管理システム群（情報管理装置２ａ、２ｂ、２ｃ）の中から第２のユーザの指示により、１つの情報管理装置２を選択する。

３つ目の役割は、第２のユーザがゲストユーザとして情報管理システム１に登録された機器４を利用するために、選択した利用先の情報管理装置２の管理システム情報を管理システム選択手段５０２から受け取り、最初に入力された特定コードとともに管理システム連携手段５００２に渡すことである。管理システム連携手段５００２が、この管理システム情報と特定コードをアプリ連携手段２００１を介して（上で選択された）情報管理装置２側に渡すと、情報管理装置２側でプロファイル及びゲストユーザアカウントが作成される。これにより第２のユーザはゲストユーザとして機器４を利用することができるようになる。

管理システム連携手段５００２は、第２のユーザ端末（モバイルアプリ）５側で情報管理装置２側とのやり取りを行う部分である。管理システム連携手段５００２は、以下の２つの役割を有している。まず、管理システム連携手段５００２の第１の役割は、特定コードを含む情報管理装置２を抽出するために、モバイルプロセス管理手段５００１から第２のユーザが入力した特定コードを受け取り、アプリ連携手段２００１を介して情報管理装置２側に渡すことである。

次に、管理システム連携手段５００２の第２の役割は、管理システム選択手段５０２が選択した情報管理装置２の管理システム情報をモバイルプロセス管理手段５００１から受け取り、特定コードとともにアプリ連携手段２００１を介して（選択された）情報管理装置２側に渡すことである。前述したように、これにより情報管理装置２側でプロファイル及びゲストユーザアカウントが作成される。また管理システム連携手段５００２の第３の役割は、アプリ連携手段２００１より情報管理装置２が作成したゲストユーザアカウントを受け取ることである。

管理システム選択手段５０２は、第２のユーザが利用する情報管理装置２を選択する部分である。管理システム選択手段５０２は、情報管理装置２を選択するために、特定コードを含む情報管理装置２（２ａ、２ｂ、２ｃ）を表示する。すなわち、モバイルプロセス管理手段５００１から取得した情報が操作パネル５３上に表示され、これより第２のユーザが１つの情報管理装置２を選択する。第２のユーザによって選択された情報管理装置２の管理システム情報はモバイルプロセス管理手段５００１に渡される。なお、ここで扱われる情報とは、情報管理装置２を判別するための情報であり、例えば、ＩＰアドレスやホスト名等を指す。

第２の実施の形態に係る第２のユーザ端末５の他の構成要素については、前述した第１の実施の形態に係る第２のユーザ端末５と同様であるので詳しい説明は省略する。

（第２の実施の形態の動作）
以下、第２の実施の形態に係る情報管理システムの動作をフローチャートを用いて説明する。なお、第２の実施の形態に特有の部分について詳しく説明し、第１の実施の形態と同様の部分についての説明は簡略とする。

図１１は、第２の実施の形態に係る情報管理システムの動作を示すフローチャートである。第１の実施の形態と同様に、図１１のフローチャートの動作に入る前に、システム管理者としての第１のユーザによって、予め各種管理データベース（機器情報管理ＤＢ２１１、プロファイル情報管理ＤＢ２１２、ユーザ情報管理ＤＢ２１３）への情報の登録が行われる。

まず第２のユーザが第２のユーザ端末５の操作パネル５３から特定コードを入力すると、特定コードは特定コード受付手段５０１が受け付け、管理システム連携手段５００２から一つの情報管理装置２に送られる。情報管理装置２に送られた特定コードは管理システム制御手段２００によって受け付けられる（Ｓ２００）。

次に、複数の情報管理装置２ａ、２ｂ、２ｃから１つの情報管理装置２（情報管理装置２ａ、２ｂ、２ｃのうちの一つ）を選択する（Ｓ２０２）。以下、一つの情報管理装置２の選択について詳しく説明する。

上述したように、第２のユーザによって入力された特定コードは、特定コード受付手段５０１からモバイルプロセス管理手段５００１に渡され、さらに管理システム連携手段５００２から１つの情報管理装置２に渡される。具体的には、特定コードは、情報管理装置２の管理システム制御手段２００のアプリ連携手段２００１によって受け取られ、アプリ連携手段２００１は、受け取った特定コードを管理システムプロセス管理手段２００２に渡す。

管理システムプロセス管理手段２００２は、受け取った特定コードを含む情報管理装置の情報（管理システム情報）をアプリ連携手段２００１に返す。アプリ連携手段２００１は、受け取った管理システム情報を管理システム連携手段５００２に渡す。管理システム連携手段５００２は、受け取った管理システム情報をモバイルプロセス管理手段５００１に渡す。モバイルプロセス管理手段５００１は、この管理システム情報を管理システム選択手段５０２に渡す。管理システム選択手段５０２は、受け取った管理システム情報を操作パネル５３上に表示する。

操作パネル５３上に表示される管理システム情報は、特定コードを含む情報管理装置２の情報であり、第２のユーザはこれを見て、一つの情報管理装置２を選択する。情報管理装置２が１つ選択されたら、後はその選択された情報管理装置２の動作は前述した第１の実施の形態と同様である。

すなわち、次に特定コードと紐付けられた類似ユーザが抽出される（Ｓ２０４）。管理システムプロセス管理手段２００２は、特定コードを類似ユーザ抽出手段２０１に渡す。類似ユーザ抽出手段２０１は、特定コードを受け取ると、ユーザ情報管理ＤＢ２１３を参照して、特定コードと同じコードで紐付いている類似ユーザ群を第１のユーザの情報から抽出する。

類似ユーザ抽出手段２０１は、類似ユーザが抽出できたか否か判断する（Ｓ２０６）。もし類似ユーザが存在せず抽出できなかった場合には（Ｓ２０６；Ｎｏ）、処理を終了する。このとき類似ユーザが抽出できなかった旨が第２のユーザに通知される。また類似ユーザが存在し抽出できた場合には（Ｓ２０６；Ｙｅｓ）、類似ユーザ抽出手段２０１は、抽出した類似ユーザ群のユーザ情報を管理システムプロセス管理手段２００２に渡す。

次に、利用可能機器（全類似ユーザが利用権限を有する機器）を抽出する（Ｓ２０８）。すなわち、管理システムプロセス管理手段２００２は、受け取った類似ユーザ群のユーザ情報を全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２に渡す。全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２は、類似ユーザ群のユーザ情報を受け取ると、プロファイル情報管理ＤＢ２１２を参照し、機器４の情報から各類似ユーザが利用権限を有する機器４を抽出し、抽出された機器４のうち全類似ユーザが利用権限を有する機器４を抽出する。そして全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２は、抽出した全類似ユーザが利用権限を有する機器４を管理システムプロセス管理手段２００２に渡す。

ここで、利用可能な機器の抽出は、第１の実施の形態と同様に、抽出された類似ユーザ全員が利用権限を有する機器４の抽出に限定されず、予め閾値を設ける等により、全類似ユーザのうち一定の割合以上のユーザが利用権限を有する機器４を抽出するようにしてもよい。

次に、プロファイルを作成する（Ｓ２１０）。管理システムプロセス管理手段２００２は、受け取った全類似ユーザの利用可能機器情報をプロファイル作成手段２０４に渡す。プロファイル作成手段２０４は、全類似ユーザの利用可能機器情報を受け取ると、ユーザの利用権限をプロファイルとして設定し、プロファイルを作成する。

次に、ゲストユーザアカウントを作成する（Ｓ２１２）。プロファイル作成手段２０４は、作成したプロファイルを管理システムプロセス管理手段２００２に渡す。管理システムプロセス管理手段２００２は、このプロファイルをゲストユーザ生成手段２０３に渡す。ゲストユーザ生成手段２０３は、プロファイルを受け取ると、このプロファイルに紐付けてゲストユーザアカウントを作成する。

作成されたゲストユーザアカウントは管理システムプロセス管理手段２００２に渡され、管理システムプロセス管理手段２００２から第２のユーザ端末５の管理システム連携手段５００２を介してモバイルプロセス管理手段５００１に渡される。これにより第２のユーザは、情報管理システム１に登録された機器４を利用するためのゲストユーザアカウントを取得する（Ｓ２１４）。

ゲストユーザアカウントを取得した第２のユーザは、情報管理システム１に登録された機器４を利用するために、ゲストユーザとしてログインする（Ｓ２１６）。そして第２のユーザは、ゲストユーザとして機器４を利用する。

このように、第２の実施の形態によれば、同じネットワーク内に複数の情報管理装置２ａ、２ｂ、２ｃが存在する場合に、第２のユーザは、その中から１つの情報管理装置２を選択し、ゲストユーザアカウントの登録やゲストユーザが利用する権限の設定をシステム管理者に行ってもらうことなく、ゲストユーザとして情報管理システム１に登録された機器４を利用する。

［第３の実施の形態］
次に、本発明の第３の実施の形態について説明する。第３の実施の形態は、第２のユーザが自身を特定できる情報を入力し、ユーザ認証を行うことで、ユーザとしての正当性を確認してから、ゲストユーザとしての利用権限が付与されるものである。

図１２は、第３の実施の形態に係る情報管理システムの概略を示す構成図である。

図１２に示すように、第３の実施の形態では、まず第２のユーザのユーザ認証を行うようにしているため、図１に示した第１の実施の形態に係る情報管理システム１にさらに、ユーザ情報外部データベース（ユーザ情報外部ＤＢ）７がネットワーク６に接続されて構成されている。ユーザ情報外部ＤＢ７は、ユーザ認証に必要な情報としてユーザを一意に特定できるユーザ情報を蓄積しているデータベースである。

図１３は、本発明の第３の実施の形態に係る情報管理装置２の構成例を示すブロック図である。

図１３に示すように、第３の実施の形態の情報管理装置２は、図８に示す第２の実施の形態の情報管理装置２に対してさらに、制御部２０がユーザ情報認証手段２０８を備えている点で異なる。ユーザ情報認証手段２０８は、認証手段の一例である。

ユーザ情報認証手段２０８は、ユーザ認証に必要な情報として第２のユーザが入力したユーザＩＤとパスワードを用いてユーザ認証を行うものである。ユーザ情報認証手段２０８は、通信部２２を介してユーザ情報外部ＤＢ７を参照して、ユーザＩＤとパスワードがユーザ情報外部ＤＢ７に存在するか否かを確認することでユーザ認証を行う。ユーザＩＤ及びパスワードは、ユーザ認証に必要な情報の一例である。ユーザ情報外部ＤＢ７は、ユーザを一意に特定できるユーザ情報の一例である。

第３の実施の形態に係る情報管理装置２のその他の構成は、第２の実施の形態に係る情報管理装置２と同じであるので、詳しい説明は省略する。

図１４に、第３の実施の形態に係る第２のユーザ端末５の概略構成を示す。図１３に示すように、第３の実施の形態に係る第２のユーザ端末５は、図１０に示す第２の実施の形態に係る第２のユーザ端末５と比べて、管理システム選択手段５０２を有していない点でのみ異なる。これは、第３の実施の形態では、情報管理装置２を複数の中から選択する必要がないからである。

第３の実施の形態の第２のユーザ端末５のその他の構成は、図１０に示す第２の実施の形態の第２のユーザ端末５と同様なので、詳しい説明は省略する。

（第３の実施の形態の動作）
以下、第３の実施の形態に係る情報管理システムの動作をフローチャートを用いて説明する。なお、第３の実施の形態は、ユーザ認証を行う部分の他は略第２の実施の形態と同様である。

図１５は、第３の実施の形態に係る情報管理システム１の動作を示すフローチャートである。

本実施の形態においても、前述した第１あるいは第２の実施の形態と同様、図１５のフローチャートの動作に入る前に、システム管理者としての第１のユーザによって、予め各種管理データベース（機器情報管理ＤＢ２１１、プロファイル情報管理ＤＢ２１２、ユーザ情報管理ＤＢ２１３）への情報の登録が行われる。

まず第２のユーザは、第２のユーザ端末５の操作パネル５３から、ゲストユーザとして機器４を利用するために必要な情報を入力する。入力されたユーザ認証に必要な情報及び特定コードは、特定コード受付手段５０１によって受け付けられ、モバイルプロセス管理手段５００１へ渡され、管理システム連携手段５００２を介して情報管理装置２のアプリ連携手段２００１に渡される。そして管理システムプロセス管理手段２００２が、アプリ連携手段２００１からこれらの情報（ユーザＩＤとパスワード及び特定コード）をアプリ連携手段２００１から受け取る（Ｓ３００）。

ゲストユーザとして利用するために必要な情報とは、ユーザ認証を行うためのユーザＩＤとパスワード、及び類似ユーザを抽出するための特定コードである。なお、ここではユーザ認証で用いられる情報として、ユーザＩＤとパスワードを挙げているが、ユーザ認証に用いられる情報はユーザＩＤとパスワードに限定されるものではなく、ゲストユーザを特定でき、かつ非公開の情報であればよい。また、特定コードは、例えば前述した実施の形態と同様、第２のユーザが所属する部門のコードや、第２のユーザが参画するプロジェクトのコード等の、正規ユーザとしての第１のユーザに予め紐付けられているコードである。

管理システムプロセス管理手段２００２は、アプリ連携手段２００１から受け取ったユーザＩＤとパスワード及び特定コードをユーザ情報認証手段２０６に渡す。ユーザ情報認証手段２０６は、ユーザＩＤとパスワードを受け取るとユーザ認証を行う（Ｓ３０２）。

ユーザ情報認証手段２０６は、受け取ったユーザＩＤとパスワードがユーザ情報外部ＤＢ７に存在するか否かを確認することでユーザ認証を行う。そしてユーザ認証が成功したか否か（認証可か否か）判断する（Ｓ３０４）。

ユーザ認証に失敗した場合（Ｓ３０４；Ｎｏ）には、ユーザ認証に失敗した旨を第２のユーザに通知して処理を終了する。また、ユーザ認証に成功した場合（Ｓ３０４；Ｙｅｓ）には、特定コードと紐付いたユーザ（類似ユーザ）を抽出する（Ｓ３０６）。

管理システムプロセス管理手段２００２は、類似ユーザを抽出するために、アプリ連携手段２００１から先に受け取った特定コードを類似ユーザ抽出手段２０１に渡す。類似ユーザ抽出手段２０１は、特定コードを用いてユーザ情報管理ＤＢ２１３を検索して、特定コードと紐付けられた類似ユーザを抽出する。そして類似ユーザを抽出できたか否か判断する（Ｓ３０８）。

その結果、類似ユーザが抽出できなかった場合（Ｓ３０８；Ｎｏ）には、その旨を第２のユーザに通知して処理を終了する。また、類似ユーザを抽出できた場合（Ｓ３０８；Ｙｅｓ）には、類似ユーザ抽出手段２０１は、抽出した類似ユーザ群を管理システムプロセス管理手段２００２に渡す。

管理システムプロセス管理手段２００２は、受け取った類似ユーザ群を全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２に渡し、抽出された全類似ユーザが利用権限を有する機器を抽出する（Ｓ３１０）。

全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２は、類似ユーザ群のユーザ情報を受け取ると、プロファイル情報管理ＤＢ２１２を参照して、各類似ユーザが利用権限を有する機器４を抽出し、抽出された機器４のうち全類似ユーザが利用権限を有する機器４を抽出し、抽出した全類似ユーザが利用権限を有する機器４を管理システムプロセス管理手段２００２に渡す。

なお、利用可能機器（利用権限を有する機器）の抽出は、第１の実施の形態と同様に、抽出された類似ユーザ全員が利用権限を有する機器４の抽出に限定されず、予め閾値を設けて、全類似ユーザのうち一定の割合以上のユーザが利用権限を有する機器４を抽出するようにしてもよい。

次に、管理システムプロセス管理手段２００２は、受け取った全類似ユーザの利用可能機器情報をプロファイル作成手段２０４に渡し、プロファイルを作成する（Ｓ３１２）。プロファイル作成手段２０４は、全類似ユーザの利用可能機器情報を受け取ると、ユーザの利用権限をプロファイルとして設定し、プロファイルを作成し、作成したプロファイルを管理システムプロセス管理手段２００２に渡す。

管理システムプロセス管理手段２００２は、受け取ったプロファイルをゲストユーザ生成手段２０３に渡す。ゲストユーザ生成手段２０３は、プロファイルを受け取ると、このプロファイルに紐付けてゲストユーザアカウントを作成する（Ｓ３１４）。

作成されたゲストユーザアカウントは管理システムプロセス管理手段２００２に渡され、管理システムプロセス管理手段２００２から第２のユーザ端末５の管理システム連携手段５００２を介してモバイルプロセス管理手段５００１に渡される。これにより第２のユーザは、情報管理システム１に登録された機器４を利用するためのゲストユーザアカウントを取得する（Ｓ３１６）。

ゲストユーザアカウントを取得した第２のユーザは、情報管理システム１に登録された機器４を利用するために、ゲストユーザとしてログインする（Ｓ３１８）。そして第２のユーザは、ゲストユーザとして機器４を利用する。

このように、第３の実施の形態によれば、事前にユーザ認証を行うようにしたため、例えばプロジェクトに参画していないのに、プロジェクトコードを知っていた者がゲストユーザとしてログインするようなことを防ぐことができる。

［第４の実施の形態］
次に、本発明の第４の実施の形態を説明する。第４の実施の形態は、単に類似ユーザが利用権限を有する機器を抽出するのではなく、利用可能機器（利用権限を有する機器）の利用実績を加味して利用権限を付与する機器を抽出する（絞り込む）ものである。具体的には、システム内の各機器の負荷分散のため利用実績の低い機器に利用権限を与えるようにする。

第４の実施の形態に係る情報管理システム１のシステム構成は、図１に示す第１の実施の形態の情報管理システム１と略同様である。

図１６は、第４の実施の形態に係る情報管理装置の構成例を示すブロック図である。

図１６に示すように、第４の実施の形態に係る情報管理装置２は、図８に示す第２の実施の形態に係る情報管理装置２に対してさらに、制御部２０が利用実績判定手段２０９を備え、記憶部２１が利用実績管理データベース（利用実績管理ＤＢ）２１５を備えている点で異なる。利用実績判定手段２０９は、判定手段の一例である。

利用実績判定手段２０９は、全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２によって抽出された各機器４の利用可能率を加味してゲストユーザに利用権限を付与する機器４を判定する部分である。

具体的には、利用実績判定手段２０９は、次の役割を持つ。まず、利用実績判定手段２０９は、管理システムプロセス管理手段２００２から受け取った機器４の利用実績データを利用実績管理ＤＢ２１５から取得する。次に、利用実績判定手段２０９は、その取得した機器４の中から利用実績の低い機器４を選び、選んだ機器４と、その権限（白黒／カラーのプリント、スキャン、コピーなど）を管理システムプロセス管理手段２００２に返す。

なお、本実施の形態では、利用実績の低い機器４は、ユーザの利用数と、閾値をもとに判定される。閾値は、システム管理者が事前に設定しておくようにしてもよいし、管理システムが自動で設定（例えば、他の管理システムに設定された閾値の平均を用いる等）するようにしてもよい。そして予め設定された閾値以下の利用実績の機器４の利用権限を割り振るようにする。

なお本実施の形態では、負荷分散のために利用実績の低い機器４を選ぶようにしているが、逆に利用実績の高い機器４を割り当てるようにすることも考えられる。

また、利用実績管理ＤＢ２１５は、管理システム１に登録されたユーザの機器利用実績を蓄積したデータベースである。ここで、蓄積するデータとしては、利用時間、ユーザＩＤ、利用機能などがある。

第４の実施の形態に係る情報管理装置２のその他の構成は、第２の実施の形態に係る情報管理装置２と同じであるので、詳しい説明は省略する。

（第４の実施の形態の動作）
以下、第４の実施の形態に係る情報管理システムの動作をフローチャートを用いて説明する。

図１７は、第４の実施の形態に係る情報管理システム１の動作を示すフローチャートである。

本実施の形態においても、前述した第１〜第３の実施の形態と同様、図１７のフローチャートの動作に入る前に、システム管理者としての第１のユーザによって、予め各種管理データベース（機器情報管理ＤＢ２１１、プロファイル情報管理ＤＢ２１２、ユーザ情報管理ＤＢ２１３）への情報の登録が行われる。

まず第２のユーザは、第２のユーザ端末５から特定コードを入力し、入力された特定コードは情報管理装置２側に送られ、管理システム制御手段２００で受け付けられる（Ｓ４００）。以下全ユーザ利用可能機器が抽出される（Ｓ４０６）までの流れは、図６に示す第１の実施の形態と略同様である。

すなわち、入力された特定コードは、情報管理装置２の管理システム制御手段２００（管理システムプロセス管理手段２００２）によって受け付けられると、類似ユーザ抽出手段２０１に渡される。類似ユーザ抽出手段２０１は、特定コードを受け取ると、特定コードと同じコードで紐付いている類似ユーザ群を抽出する（Ｓ４０２）。

類似ユーザ抽出手段２０１は、類似ユーザが抽出できたか否か判断する（Ｓ４０４）。類似ユーザが存在せず抽出できなかった場合には（Ｓ４０４；Ｎｏ）、処理を終了する。また類似ユーザが存在し抽出できた場合には（Ｓ４０４；Ｙｅｓ）、類似ユーザ抽出手段２０１は、抽出した類似ユーザ群のユーザ情報を管理システムプロセス管理手段２００２に渡す。

管理システムプロセス管理手段２００２は、受け取った類似ユーザ群のユーザ情報を全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２に渡す。全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２は、全類似ユーザが利用権限を有する機器４を抽出する（Ｓ４０６）。そして全ユーザ利用可能機器抽出手段２０２は、抽出した全類似ユーザが利用権限を有する機器４を管理システムプロセス管理手段２００２に渡す。

管理システムプロセス管理手段２００２は、全類似ユーザが利用権限を有する機器４を利用実績判定手段２０９に渡す。利用実績判定手段２０９は、利用実績管理ＤＢ２１５を参照して所定の利用実績の機器４を抽出する（Ｓ４０８）。ここでは所定の利用実績機器として、利用実績の低い機器を抽出する。

ここで利用実績の低い機器４は、上述したようにユーザの利用数と、閾値をもとにして抽出される。単純に利用実績（利用率）が閾値よりも低い機器４を選び出す方法でもよい。あるいは、その機器４を利用可能なユーザの割合と利用実績数を掛け合わせて、実質的な利用実績を考慮して利用可能機器を判定するようにしてもよい。具体的には、例えば全員が利用可能であるが、実際にはそのうち２割のユーザしか使用していない場合には、実質的な利用実績は１×０．２で０．２となる。また、例えば４割のユーザしか利用可能でないがその４割のユーザが全員使用している場合には、実質的な利用実績は０．４×１で０．４となる。従って、この場合は全員利用可能であるが実際には２割のユーザしか利用していない機器の方が利用実績は低いと判断する。このように、利用可能なユーザの割合と利用実績数を掛け合わせて算出した実質的な利用実績を用いて所定の利用実績の機器４を抽出するようにしてもよい。

抽出された所定の利用実績の機器は管理システムプロセス管理手段２００２からプロファイル作成手段２０４に渡され、プロファイルが作成される（Ｓ４１０）。

プロファイル作成手段２０４が作成したプロファイルは、管理システムプロセス管理手段２００２からゲストユーザ生成手段２０３に渡され、ゲストユーザアカウントが作成される（Ｓ４１２）。

作成されたゲストユーザアカウントは管理システムプロセス管理手段２００２からアプリ連携手段２００１を介して第２のユーザ端末５の管理システム連携手段５００２に送られる。これにより第２のユーザは、ゲストユーザアカウントを取得する（Ｓ４１４）。

ゲストユーザアカウントを取得した第２のユーザは、情報管理システム１に登録された機器４を利用するために、ゲストユーザとしてログインする（Ｓ４１６）。そして第２のユーザは、ゲストユーザとして機器４を利用する。

このように、第４の実施の形態によれば、利用実績の低い機器４に対して利用権限を付与するようにしているため、情報管理システム１に登録されている機器４の負荷分散を図ることができる。

以上、本発明の実施の形態をいろいろ説明して来たが、本発明は上記各実施の形態には限定されず、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々な変形が可能である。例えば、上記実施の形態では、情報処理プログラムを情報処理装置２の記憶部２１に格納していたが、情報処理プログラムをＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記憶して提供するようにしてもよい。

各制御部２０、５０を構成する各手段は、それぞれ一部又は全部を再構成可能回路（ＦＰＧＡ：Field Programmable Gate Array）、特定用途向け集積回路（ＡＳＩＣ：Application Specific Integrated Circuit）等のハードウエアによって構成してもよい。

１…情報管理システム、２…情報管理装置、３…第１のユーザ端末、４…機器、
５…第２のユーザ端末、６…ネットワーク、７…ユーザ情報外部データベース、
２０…制御部、２１…記憶部、２２…通信部、５０…制御部、５１…記憶部、
５２…通信部、５３…操作パネル、２００…管理システム制御手段、
２０１…類似ユーザ抽出手段、２０２…全ユーザ利用可能機器抽出手段、
２０３…ゲストユーザ作成手段、２０４…プロファイル作成手段、
２０５…機器情報登録手段、２０６…プロファイル情報登録手段、
２０７…ユーザ情報登録手段、２０８…ユーザ情報認証手段、
２０９…利用実績判定手段、２１０…情報管理プログラム、
２１１…機器情報管理データベース、２１２…プロファイル情報管理データベース、
２１３…ユーザ情報管理データベース、２１４…ゲストユーザ情報管理データベース、
２１５…利用実績管理データベース、５００…クライアントシステム管理手段、
５０１…特定コード受付手段、５０２…管理システム選択手段、
５１０…制御プログラム、２００１…アプリ連携手段、
２００２…管理システムプロセス管理手段、５００１…モバイルプロセス管理手段、
５００２…管理システム連携手段

Claims (5)

1. 第１のユーザが利用権限を有する機器に対して利用権限を有していない第２のユーザから前記機器の利用要求の際に入力されたコードを受け付ける受付手段と、
   前記第１のユーザのうち前記第２のユーザと前記コードで紐付けられている第１のユーザを類似ユーザとして、前記第１のユーザの情報から抽出する第１の抽出手段と、
   前記第２のユーザに利用権限を付与する機器として、抽出された前記類似ユーザのうち一定割合以上が利用権限を有する前記機器を、前記機器の情報から抽出する第２の抽出手段と、
   を有する情報管理装置。
2. 前記第２のユーザが入力したユーザ認証に必要な情報を用いてユーザ認証を行う認証手段をさらに有し、
   前記認証手段は、前記第２のユーザが入力した情報により、ユーザを一意に特定できるユーザ情報を参照してユーザ認証を行う請求項１に記載の情報管理装置。
3. 前記第１のユーザが利用権限を有する前記機器の利用実績を判定する判定手段をさらに有し、
   前記判定手段は、前記第２の抽出手段によって抽出された機器のうち、予め設定された閾値よりも低い利用実績の機器を前記第２のユーザに利用権限を付与する機器として判定する請求項１または２に記載の情報管理装置。
4. コンピュータを、
   第１のユーザが利用権限を有する機器に対して利用権限を有していない第２のユーザから前記機器の利用要求の際に入力されたコードを受け付ける受付手段と、
   前記第１のユーザのうち前記第２のユーザと前記コードで紐付けられている第１のユーザを類似ユーザとして、前記第１のユーザの情報から抽出する第１の抽出手段と、
   前記第２のユーザに利用権限を付与する機器として、抽出された前記類似ユーザのうち一定割合以上が利用権限を有する前記機器を、前記機器の情報から抽出する第２の抽出手段として、
   機能させるための情報管理プログラム。
5. 複数の機器と、
   請求項１〜３のいずれかに記載された情報管理装置と、
   前記機器の利用権限を有する前記第１のユーザが使用する第１のユーザ端末と、
   前記機器の利用権限を有しない前記第２のユーザが使用する第２のユーザ端末と、
   がネットワークに接続されて構成され、
   前記第２のユーザ端末は、前記情報管理装置が複数存在する場合には、その中から１つの情報管理装置を選択する選択手段を有する情報管理システム。
   

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