JP5187251B2

JP5187251B2 - 電子文書処理システム及びプログラム

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Publication number: JP5187251B2
Application number: JP2009072404A
Authority: JP
Inventors: 康洋伊藤
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2009-03-24
Filing date: 2009-03-24
Publication date: 2013-04-24
Anticipated expiration: 2029-03-24
Also published as: JP2010224944A

Description

本発明は、電子文書処理システム及びプログラムに関する。

業務等の処理の流れ（ワークフロー）を電子化して処理を効率化する技術がある。例えば下記の特許文献１には、モジュール化された処理を組み合わせることでワークフローを構築する技術が記載されている。

特開２００６−１０７４７９号公報

本発明の目的の一つは、電子文書に関して行う処理の流れを当該電子文書に基づいて処理の該当箇所が分かるように指定できる電子文書処理システム及びプログラムを提供することにある。

上記目的を達成するために、請求項１に記載の電子文書処理システムの発明は、電子文書を取得する取得手段と、前記電子文書に関して行う処理をそれぞれ記述した１又は複数の処理要素と、前記電子文書上で前記各処理要素をそれぞれ表示させる表示位置を示す表示位置情報と、前記各処理要素の処理順序を示す処理順序情報と、を含む付加情報を前記電子文書に付加する付加手段と、前記付加手段により付加情報が付加された電子文書を取得する電子文書取得手段と、前記電子文書取得手段により取得した電子文書に付加された付加情報に含まれる各処理要素を、当該付加情報に含まれる表示位置情報に基づいて表示する手段と、前記付加情報に含まれる処理順序情報に示される処理順序で前記各処理要素を実行する実行手段と、を含み、前記付加情報は、実行された処理要素を表す進捗情報をさらに含み、前記実行手段は、前記進捗情報に基づいて次に実行する処理要素を特定し、当該特定した処理要素を実行することを特徴とする。

また、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の電子文書処理システムにおいて、前記１又は複数の処理要素を前記電子文書上にそれぞれ配置する配置手段を含み、前記表示位置情報は、前記配置手段により配置された位置に基づいて定められることを特徴とする。

また、請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の電子文書処理システムにおいて、前記配置手段により処理要素が配置された電子文書上の位置を指示する指示手段と、前記指示手段により前記処理要素が指示された順に基づいて、前記処理要素の処理順序を設定する処理順序設定手段と、をさらに含むことを特徴とする。

また、請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の電子文書処理システムにおいて、前記指示手段により指示される位置の軌跡を記憶する手段と、前記記憶される軌跡又は前記処理要素の配置を変更することにより、前記処理順序設定手段により設定された処理順序を変更する処理順序変更手段と、をさらに含むことを特徴とする。

また、請求項５に記載の発明は、請求項１乃至４のいずれかに記載の電子文書処理システムにおいて、前記１又は複数の処理要素には、前記電子文書に関して利用者が行う処理を示す処理要素を含むことを特徴とする。

また、請求項６に記載のプログラムの発明は、電子文書を取得する取得手段と、前記電子文書に関して行う処理をそれぞれ記述した１又は複数の処理要素と、前記電子文書上で前記各処理要素をそれぞれ表示させる表示位置を示す表示位置情報と、前記各処理要素の処理順序を示す処理順序情報と、を含む付加情報を前記電子文書に付加する付加手段と、前記付加手段により付加情報が付加された電子文書を取得する電子文書取得手段と、前記電子文書取得手段により取得した電子文書に付加された付加情報に含まれる各処理要素を、当該付加情報に含まれる表示位置情報に基づいて表示する手段と、前記付加情報に含まれる処理順序情報に示される処理順序で前記各処理要素を実行する実行手段としてコンピュータを機能させるためのプログラムであって、前記付加情報は、実行された処理要素を表す進捗情報をさらに含み、前記実行手段は、前記進捗情報に基づいて次に実行する処理要素を特定し、当該特定した処理要素を実行することを特徴とするプログラムである。

請求項１及び６に記載の発明によれば、電子文書に関して行う処理の流れを当該電子文書に基づいて処理の該当箇所が分かるように指定できる。

請求項１及び６に記載の発明によれば、電子文書に関して行う処理を電子文書上の該当箇所が分かるように表示すると共に、指定された順序で処理を実行することができる。

請求項１及び６に記載の発明によれば、電子文書に関して行う処理を引き継いだ場合にも次に実行する処理を特定できる。

請求項２に記載の発明によれば、処理要素を電子文書上の所望の位置に表示させることができる。

請求項３に記載の発明によれば、処理対象となる電子文書を利用した操作によって処理の順序を指定することができる。

請求項４に記載の発明によれば、処理対象となる電子文書を利用した操作によって処理の順序を変更することができる。

請求項５に記載の発明によれば、電子文書に関する処理に利用者が行う処理も含めることができる。

本実施形態に係る電子文書処理システムのシステム構成図である。電子文書処理装置の機能ブロック図である。ワークフロー定義対象文書の一例を示す図である。処理要素をワークフロー定義対象文書上に配置するＵＩ画面の一例を示す図である。指示手段を用いた処理要素の順序設定の一例を説明する図である。処理順序の更新処理の具体例を説明する図である。付加情報の一例を示した図である。ワークフロー付加処理のフロー図である。図４に示したＦＡＸ文書に関して定められたワークフローに基づく各電子文書処理装置の処理を示すシーケンス図である。回覧対象のウェブ文書に対して複数の処理要素と、各処理要素の処理順序を指定したＵＩ画面の一例を示した図である。図１０に示した付加情報に基づいて各電子文書処理装置において行われるワークフローを示したシーケンス図である。

以下、本発明を実施するための好適な実施の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。

図１には、本実施形態に係る電子文書処理システム１のシステム構成図を示す。図１に示されるように、電子文書処理システム１は複数の電子文書処理装置１０を含み、各電子文書処理装置１０はネットワーク等の通信手段を介して相互にデータ通信可能に接続されている。本実施形態では、各電子文書処理装置１０は同じ構成を有することとし、以下、電子文書処理装置１０に備えられる機能について詳細に説明する。

図２には、電子文書処理装置１０の機能ブロック図を示す。図２に示されるように、電子文書処理装置１０は、入力部１２、表示制御部１４、通信部１６、電子文書取得部１８、処理要素生成部２０、処理要素配置部２２、処理順序設定部２４、処理順序更新部２６、付加情報生成部２８、付加部３０、処理対象文書取得部３２、実行処理特定部３４、処理実行部３６、及び付加情報更新部３８を含む。上記の各部の機能は、ＣＰＵ等の制御手段、メモリ等の記憶手段、外部デバイスとデータを送受信する入出力手段等を備えたコンピュータが、コンピュータ読み取り可能な情報記憶媒体に格納されたプログラムを読み込み実行することで実現されるものとしてよい。なお、プログラムは情報記憶媒体によってコンピュータたる電子文書処理装置１０に供給されることとしてもよいし、インターネット等のデータ通信手段を介して供給されることとしてもよい。

入力部１２は、シリアルインターフェース等の入出力インターフェースを含み構成され、入出力インターフェースを介して接続されるマウス、キーボード等の入力デバイスから利用者の操作に基づく入力を受け付けるものである。

表示制御部１４は、ディスプレイ等の表示装置と接続し、電子文書処理装置１０における処理結果に応じた表示情報を生成し、生成した表示情報を表示装置に出力して表示させるものである。

通信部１６は、通信インターフェースを含み構成され、他の電子文書処理装置１０とデータ通信を行うものである。

電子文書取得部１８は、処理の流れ（ワークフロー）を定義する対象の電子文書（以下、ワークフロー定義対象文書）を取得するものである。電子文書とは、文字列、図（図形、写真等を含む）、表等の表示要素を１つ又は複数に組み合わせて、１又は複数の頁に配置した電子情報であり、具体的には、紙文書をスキャンしたスキャン文書、ワードプロセッサー等により編集される文書、表計算ソフトにより編集される表計算シート、図面、ウェブページ等を含むものである。電子文書取得部１８は、ワークフロー定義対象文書を半導体メモリや磁気ディスク装置等の記憶装置に記憶されるデータの中から取得することとしてよい。その他にも電子文書取得部１８は、電子文書処理装置１０において実行される文書編集プログラムの処理結果に基づいて取得してもよいし、図示しないスキャン装置のスキャン結果に基づいて取得してもよいし、通信部１６を介して他の装置から受信して取得してもよい。

図３には、ワークフロー定義対象文書の一例を示す。図３に示されるように、本実施形態ではワークフロー定義対象文書をＦＡＸにより送信する文書の雛型とし、図示された例ではワークフロー定義対象文書は既に文字列が入力されている箇所と、未入力の箇所とを含んでいる。本実施形態では、こうした未入力の箇所に後述するワークフローを定義した処理要素を配置して、ワークフロー定義対象文書にワークフローの情報を付加することとする。以下、ワークフローを定義する処理の詳細を説明する。

処理要素生成部２０は、ワークフロー定義対象文書について行われる１又は複数の処理要素のそれぞれを定義した処理要素のデータを生成するものである。処理要素とは、実行する処理内容と表示情報とを含み、ワークフロー定義対象文書に付加されるモジュール化されたデータである。処理内容は、例えば、「データ転送」や「ＦＡＸ送信」等のコンピュータにより処理される処理と、「データの編集の指示」、「データの内容確認の指示」、「内容の承認」等の人による処理（作業）を含むこととしてよい。また、表示情報は、処理要素が配置される電子文書上に表示する文字列や表示サイズ（縦、横）、表示色、表示形状等のデータである。ワークフローを定義する利用者は、ワークフロー定義対象文書に関して行う処理に基づいて各処理要素の内容を入力して生成することとしてよい。

処理要素配置部２２は、処理要素生成部２０により生成された各処理要素をワークフロー定義対象文書上に配置するものである。処理要素の配置位置は、入力デバイスを用いた利用者からの入力に応じて制御することとしてよく、例えば処理要素に対応するモジュールをワークフロー定義対象文書上の所期の位置にドラッグアンドドロップして配置することとしてよい。

図４には、処理要素をワークフロー定義対象文書上に配置するＵＩ（ユーザインターフェース）画面の一例を示す。図４に示したＵＩ画面において、左側にはワークフロー定義対象文書が表示され、右側には処理要素生成部２０により生成した処理要素が表示されており、利用者はマウス等の入力デバイスを操作して処理要素を選択し、選択した処理要素をワークフロー定義対象文書上の所期の位置にドラッグアンドドロップして配置する。

図４に示された例では、処理要素Ａは「ユーザＡへの配信処理」、処理要素Ｂは「ＦＡＸ番号の入力処理」、処理要素Ｃは「地図画像の入力処理」、処理要素Ｄは「コメントの入力処理」、処理要素Ｅは「ユーザＢへの配信処理」、処理要素Ｆは「ＦＡＸ番号の再入力処理及びＦＡＸの送信処理」であり、それぞれの処理要素は図示される位置に配置される。

処理順序設定部２４は、処理要素配置部２２によりワークフロー定義対象文書上に配置された各処理要素を処理する順序を設定するものである。例えば、処理順序設定部２４は、処理要素が配置されたワークフロー定義対象文書上の指示位置をマウス等の入力デバイスからの入力に応じて制御される指示手段（ポインタ）を用いて各処理要素の処理順序を設定することとしてもよいし、処理要素毎に処理順序を直接割り振ってもよい。前者の指示手段を用いて処理順序を設定する場合には、例えば各処理装置の処理順序を指示手段により指示された順に設定することとしてもよい。

図５は、指示手段（ポインタ）を用いた処理要素の順序設定の一例を説明する図である。図５に示される例では、マウスをドラッグしながら移動させることによりワークフロー定義対象文書上に描かれる軌跡が、指定する処理順序毎に処理要素を通るようにすることにより、各処理要素の処理順序を設定することとしている。上記の例では、処理順序設定部２４は、各処理要素が配置されている領域の情報を記憶し、順次取得されるマウスのドラッグ位置情報が各領域と重なったか否かを順次判定して、重なったと判定される場合にはその時点で既に割り当てられている処理順序に基づいて処理順序を割り当てることとする。そして、図５に示される例では、処理要素Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，Ｆの順に指示手段の軌跡が通っているため、この順に処理順序が割り当てられる。なお、指示手段により指示された位置が描く軌跡の情報は、メモリ等の記憶装置に保存しておくこととしてよい。

処理順序更新部２６は、処理順序設定部２４により設定された処理要素の処理順序を更新するものである。処理順序更新部２６は、処理要素の配置位置が更新されたり、描画された軌跡が更新されたりした場合等に、当該更新された配置位置や軌跡に基づいて処理要素の処理順序を更新することとしてよい。

図６には、処理順序の更新処理の具体例を説明する図を示した。図６（Ａ）には、処理要素の配置位置を変更することにより、処理順序を変更する例を示した。例えば、軌跡の始点から重なった順に処理順序を設定する場合には、図６（Ａ）では、処理要素Ｄの位置を変更することにより、元々設定されていた処理要素Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，Ｆの順序が、処理要素Ａ，Ｂ，Ｄ，Ｃ，Ｅ，Ｆの順序に変更される。

また、図６（Ｂ）には、処理要素の配置位置を変更することにより、処理要素をワークフローから除外する例を示した。例えば、図６（Ｂ）では、処理要素Ｄを軌跡に触れない位置に移動させることにより、元々設定されていた処理要素Ａ，Ｂ，Ｄ，Ｃ，Ｅ，Ｆの順序が、処理要素Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｅ，Ｆの順序に変更される。

そして、図６（Ｃ）には、軌跡を変更することにより処理要素の処理順序を変更する例を示した。例えば図６（Ｃ）に示されるように、軌跡を再描画することにより、当該再描画された軌跡との重なり順に基づいて各処理要素の処理順序を再設定することとしてよい。例えば、図６（Ｃ）の例では、元に設定されていた処理要素Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，Ｆの順序が、処理要素Ａ，Ｂ，Ｅ，Ｄ，Ｃ，Ｆの順序に変更される。

付加情報生成部２８は、処理要素生成部２０、処理要素配置部２２、処理順序設定部２４の各部によって行われた処理の結果に基づいて、ワークフロー定義対象文書に関する処理の流れを定義した付加情報を生成するものである。

図７には、付加情報生成部２８により生成される付加情報の一例を示した。図７に示されるように、付加情報は、処理要素をそれぞれ識別する処理要素ＩＤに関連づけて、処理内容、表示情報、表示位置情報、処理順序、進捗情報の各情報を格納したテーブルとして構成されるものである。処理要素ＩＤ、処理内容、表示情報は処理要素生成部２０の処理結果に基づいており、また、表示位置情報は処理要素配置部２２により配置された最終位置に基づいており、そして、処理順序は処理順序設定部２４により設定された最終の処理順序に基づくものである。進捗情報は、処理要素が実行されたか否かを示す情報であり、真偽値により表されることとしてよく、その場合に「真（Ｔｒｕｅ）」は実行されたことを示し、「偽（Ｆａｌｓｅ）」は未だ実行されていないことを示すこととしてよい。また、付加情報には、順序指定に用いた指示手段の軌跡の情報を含めることとしてもよい。

付加情報は図７に示した例に限られるものではなく、例えば各処理要素について利用者を対応付け、利用者に応じて処理要素の実行を許可又は禁止し、また処理要素の表示（表示内容や表示態様の変更等）を制御する等の利用者の権限に応じた制御を行うこととしても構わない。具体的には、付加情報において処理要素毎に実行する利用者を対応付けておき、処理要素について対応づけられた利用者のみに処理要素の実行権限を付与することとしてもよいし、付加情報が付加される電子文書を表示する際に、利用者に対応付けられた処理要素を選択的に強調表示させたり、利用者に対応付けられた処理要素のみを選択的に表示させたりすることとしてもよい。その他にも、処理要素に対応付けられた利用者について、当該処理要素について設定された処理順序に応じて利用者の処理要素の実行を許可又は禁止することとしてもよい。例えば、図７の例において、処理要素ＩＤがＡの処理要素に対してユーザＡが対応づけられているとした場合に、ユーザＡにはＡ以降の処理順序が設定された各処理要素についての実行を許可し、ユーザＡの後に処理を実行するユーザについてはユーザＡが処理を実行するまで各処理要素の実行を禁止することとしてもよい。

付加部３０は、ワークフロー定義対象文書に付加情報生成部２８により生成された付加情報を付加するものである。ワークフロー定義対象文書が複数の頁を含む場合には、各頁について同じワークフローを適用させることとしてもよいし、頁毎に付加情報を生成して付加するようにしてもよい。

以上説明した機能は、ワークフロー定義対象文書にワークフローを定義した付加情報を付加する処理に関するものである。次に、ワークフローを定義した付加情報が付加された電子文書（ワークフロー定義済み文書）に基づいて、定義された各処理を実行する機能の詳細について説明する。

処理対象文書取得部３２は、ワークフロー定義済み文書を取得するものである。表示制御部１４では、処理対象文書取得部３２により取得されたワークフロー定義済み文書に基づいて、ワークフロー定義対象文書上に定義された各処理要素をそれぞれ表示した表示データを生成して表示装置に出力する。

実行処理特定部３４は、ワークフロー定義済み文書に付加された付加情報に含まれる処理順序及び進捗情報を参照して、次に実行する処理要素を特定するものである。例えば、実行処理特定部３４は、進捗情報が「偽（Ｆａｌｓｅ）」になっている（すなわち未処理である）処理要素のうち処理順序が最も前の処理要素を次に実行する処理要素として特定することとしてよい。

処理実行部３６は、実行処理特定部３４により特定された処理要素を実行するものである。実行処理特定部３４により特定された処理要素がコンピュータにより処理されるタイプの処理要素であれば、処理実行部３６は当該特定された処理要素をそのまま実行することとし、また、人が行うタイプの処理要素であれば、処理実行部３６は、当該特定された処理要素を強調表示する等して人に対して処理を促すこととしてもよい。人が行うタイプの処理要素の場合には、画面上に処理の完了を表す完了ボタンを表示して、完了ボタンが押下された場合に処理が完了したものと判断することとしてよい。

付加情報更新部３８は、処理実行部３６により処理要素に係る処理が実行された後に、当該実行された処理要素の進捗情報を更新するものである。具体的には、付加情報更新部３８は、実行した処理要素についての進捗情報を「真（Ｔｒｕｅ）」に変更することとする。実行処理特定部３４は、付加情報更新部３８により進捗情報が更新された後に、再び次に実行する処理要素の特定処理を特定しそれ以降の処理を繰り返す。ただし、他の電子文書処理装置１０にワークフロー定義済み文書を転送して、当該他の電子文書処理装置１０によりその後の処理が実行される場合、又は、ワークフローが完了した場合には電子文書処理装置１０における処理を終了することとする。

次に、図８に示すワークフロー定義対象文書にワークフローを定義した付加情報を付加する処理（ワークフロー付加処理）のフロー図を参照しながら、電子文書処理装置１０において行われるワークフロー付加処理の流れについて説明する。

図８に示されるように、電子文書処理装置１０は、ワークフローを付加する対象の電子文書（ワークフロー定義対象文書）を取得し（Ｓ１０１）、取得したワークフロー定義対象文書に関して行う処理の流れ（ワークフロー）に応じて処理要素を生成する（Ｓ１０２）。

次に、電子文書処理装置１０は生成した処理要素をワークフロー定義対象文書と共に表示し、処理要素をドラッグアンドドロップしてワークフロー定義対象文書上の所期の位置に配置する（Ｓ１０３）。さらに、電子文書処理装置１０は、処理要素を配置したワークフロー定義対象文書上にマウスにより制御されるポインタにより描かれる軌跡が処理要素と重なった順に処理順序を設定する（Ｓ１０４）。そして、電子文書処理装置１０は、Ｓ１０２，Ｓ１０３，Ｓ１０４における処理の結果に基づいて、ワークフローを定義した付加情報を生成すると共に（Ｓ１０５）、当該生成した付加情報をワークフロー定義対象文書に付加して（Ｓ１０６）、処理を終了する。

次に、図４に示したＦＡＸ文書に関して定められたワークフローに基づく各電子文書処理装置１０による処理を、図９に示すシーケンス図を参照しながら説明する。

図９に示されるように、まずワークフロー定義済み文書を作成した電子文書処理装置１０Ｘが、第１番目の処理要素Ａに基づいてユーザＡが操作する電子文書処理装置１０Ａにワークフロー定義済み文書を転送する（Ｓ２０１）。この際、電子文書処理装置１０Ｘは、転送するワークフロー定義済み文書に含まれる処理要素Ａに関する進捗情報を完了（「Ｔｒｕｅ」）に更新しておく。

次に、電子文書処理装置１０Ｘから送信されたワークフロー定義済み文書を受信した電子文書処理装置１０Ａでは、第２番目の処理要素Ｂに基づいて、ＦＡＸ番号の入力をユーザＡに促す表示を行い（Ｓ２０２）、それに応じてユーザＡがＦＡＸ番号を入力すると、処理要素Ｂについての進捗情報を完了（「Ｔｒｕｅ」）に更新する。そして、電子文書処理装置１０Ａは、第３番目の処理要素Ｃに基づいて、地図の挿入を促す表示を行い（Ｓ２０３）、それに応じてユーザＡが地図を挿入すると、処理要素Ｃについての進捗情報を完了（「Ｔｒｕｅ」）に更新する。同様に、電子文書処理装置１０Ａは第４番目の処理要素Ｄに基づいてコメントの入力を促す表示を行い（Ｓ２０４）、それに応じてユーザＡはコメントを入力する。そして、電子文書処理装置１０Ａは、第５番目の処理要素Ｅに基づいて、ユーザＢが操作する電子文書処理装置１０Ｂに、上記ユーザＡの情報入力により更新された電子文書に、第５番目の処理要素まで完了したという進捗情報を含む付加情報を付加したワークフロー定義済み文書を転送する（Ｓ２０５）。

電子文書処理装置１０Ａから送信されたワークフロー定義対象文書を受信した電子文書処理装置１０Ｂでは、第６番目の処理要素に基づいて、ＦＡＸ番号の再入力をユーザＢに促す表示を行い（Ｓ２０６）、それに応じてユーザＢがＦＡＸ番号を入力すると、電子文書処理装置１０Ｂは、入力された番号が先に入力された番号と一致しているか否かを判定する（Ｓ２０７）。そして電子文書処理装置１０Ｂは、「一致している」と判定する場合には（Ｓ２０７：Ｙ）、ＦＡＸを送信し（Ｓ２０８）、「一致していない」と判定する場合には（Ｓ２０７：Ｎ）、エラーを表示する（Ｓ２０９）。エラーには例えば「ＦＡＸ番号を確認して下さい」等の表示を含めることとしてよい。なお、送信されるＦＡＸ文書は、付加情報を除去してから送信することとしてもよいし、その一部をＦＡＸ文書内に埋め込んだ形で送信してもよい。

次に、図１０及び図１１を参照しながら、ウェブ文書を複数のユーザ間で回覧する用途に本発明を適用した例について説明する。ウェブ文書とは、ＨＴＭＬ等の言語で記述された画像、テキスト等を含む文書であり、ウェブブラウザにより閲覧されるものをいう。

図１０には、回覧対象のウェブ文書に対して複数の処理要素と、各処理要素の処理順序を指定したＵＩ画面の一例を示したものである。図１０に示した例では、処理要素ａは「ユーザＡへの配信」、処理要素ｂは「指定した部分の削除」、処理要素ｃは「指定した部分の修正」、処理要素ｄは「ユーザＢへの配信」、処理要素ｅは「指定した部分の修正と検討」、処理要素ｆは「ユーザＣへの配信、及び修正点の確認と承認」とし、各処理要素は図示された位置に配置されることとする。処理順序は、図１０に示した順序を指定する付加情報（順序指定アノテーション）に基づいて、処理要素ａ，ｂ，ｃ，ｄ，ｅ，ｆの順に設定される。

図１１は、図１０に示した付加情報に基づいて各電子文書処理装置１０において行われるワークフローを示したシーケンス図である。図１１を参照しながら、各電子文書処理装置１０において行われる処理を説明する。

図１１に示されるように、ワークフロー定義済み文書を作成した電子文書処理装置１０Ｘは、第１番目の処理要素ａに基づいて、ユーザＡが操作する電子文書処理装置１０Ａにワークフロー定義済み文書を転送する（Ｓ３０１）。

電子文書処理装置１０Ｘからワークフロー定義済み文書を受信した電子文書処理装置１０Ａは、第２番目の処理要素ｂに基づいて、ユーザＡにウェブ文書に含まれる領域Ｘ（ＬＯＧＯ部分）の箇所を削除する指示を行い（Ｓ３０２）、それに応じてユーザＡは領域Ｘを削除する。次に、電子文書処理装置１０Ａは、第３番目の処理要素ｃに基づいてウェブ文書に含まれる領域Ｙ（図１０のＡとＢに該当する部分）の箇所を修正する指示を行い（Ｓ３０３）、それに応じてユーザＡは領域Ｙを修正する。次に、電子文書処理装置１０Ａは、第４番目の処理要素ｄに基づいて、ユーザＢが操作する電子文書処理装置１０Ｂにワークフロー定義済み文書を転送する（Ｓ３０４）。

電子文書処理装置１０Ａからワークフロー定義済み文書を受信した電子文書処理装置１０Ｂは、第５番目の処理要素ｅに基づいて、ユーザＢにウェブ文書における領域Ｚ（画面右の斜線部分）の修正と検討を指示し（Ｓ３０５）、それに応じてユーザＢは領域Ｚの修正と検討を実行する。次に、電子文書処理装置１０Ｂは、第６番目の処理要素ｆに基づいてユーザＣが操作する電子文書処理装置１０Ｃにワークフロー定義済み文書を転送すると共に（Ｓ３０６）、ユーザＣに以上の修正点の確認と承認を指示し（Ｓ３０７）、それに応じてユーザＣは修正点の確認と承認を行う。このようにして、回覧されるウェブ文書に対して、回覧途中で行う処理を付加情報として記述することで、ウェブ文書の回覧に併せてウェブ文書の文書内容がワークフローに応じて修正される。

以上説明した本実施形態に係る電子文書処置装置では、紙文書に付箋を貼るのと同じような操作性で、電子文書に関して行う処理の流れ（ワークフロー）を指定することを実現している。

本発明は上述した実施形態に限定されるものではない。例えば上述した実施形態では、順序指定の際に電子文書上に配置した処理要素は１回しか指示されていないが、複数回指示することとしても構わない。この場合にも、複数指示された処理要素を指示された順序に応じて実行するようにワークフローを設定することとしてよく、このような設定は例えば配信処理を規定した処理要素を最初と最後に指示することで回覧文書が自らに戻ってくるような指定方法として有効である。また、ワークフロー定義済み文書に含まれる付加情報は、転送先において変更するようにしても構わない。また、本発明は、ＦＡＸ文書やウェブ文書に限らず、その他多様な種類の文書にも適用することができるのはもちろんである。

１電子文書処理システム、１０電子文書処理装置、１２入力部、１４表示制御部、１６通信部、１８電子文書取得部、２０処理要素生成部、２２処理要素配置部、２４処理順序設定部、２６処理順序更新部、２８付加情報生成部、３０付加部、３２処理対象文書取得部、３４実行処理特定部、３６処理実行部、３８付加情報更新部。

Claims

電子文書を取得する取得手段と、
前記電子文書に関して行う処理をそれぞれ記述した１又は複数の処理要素と、前記電子文書上で前記各処理要素をそれぞれ表示させる表示位置を示す表示位置情報と、前記各処理要素の処理順序を示す処理順序情報と、を含む付加情報を前記電子文書に付加する付加手段と、
前記付加手段により付加情報が付加された電子文書を取得する電子文書取得手段と、
前記電子文書取得手段により取得した電子文書に付加された付加情報に含まれる各処理要素を、当該付加情報に含まれる表示位置情報に基づいて表示する手段と、
前記付加情報に含まれる処理順序情報に示される処理順序で前記各処理要素を実行する実行手段と、を含み、
前記付加情報は、実行された処理要素を表す進捗情報をさらに含み、
前記実行手段は、前記進捗情報に基づいて次に実行する処理要素を特定し、当該特定した処理要素を実行する
ことを特徴とする電子文書処理システム。
前記１又は複数の処理要素を前記電子文書上にそれぞれ配置する配置手段を含み、
前記表示位置情報は、前記配置手段により配置された位置に基づいて定められる
ことを特徴とする請求項１に記載の電子文書処理システム。
前記配置手段により処理要素が配置された電子文書上の位置を指示する指示手段と、
前記指示手段により前記処理要素が指示された順に基づいて、前記処理要素の処理順序を設定する処理順序設定手段と、をさらに含む
ことを特徴とする請求項２に記載の電子文書処理システム。
前記指示手段により指示される位置の軌跡を記憶する手段と、
前記記憶される軌跡又は前記処理要素の配置を変更することにより、前記処理順序設定手段により設定された処理順序を変更する処理順序変更手段と、をさらに含む
ことを特徴とする請求項３に記載の電子文書処理システム。
前記１又は複数の処理要素には、前記電子文書に関して利用者が行う処理を示す処理要素を含む
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の電子文書処理システム。
電子文書を取得する取得手段と、
前記電子文書に関して行う処理をそれぞれ記述した１又は複数の処理要素と、前記電子文書上で前記各処理要素をそれぞれ表示させる表示位置を示す表示位置情報と、前記各処理要素の処理順序を示す処理順序情報と、を含む付加情報を前記電子文書に付加する付加手段と、
前記付加手段により付加情報が付加された電子文書を取得する電子文書取得手段と、
前記電子文書取得手段により取得した電子文書に付加された付加情報に含まれる各処理要素を、当該付加情報に含まれる表示位置情報に基づいて表示する手段と、
前記付加情報に含まれる処理順序情報に示される処理順序で前記各処理要素を実行する実行手段としてコンピュータを機能させるためのプログラムであって、
前記付加情報は、実行された処理要素を表す進捗情報をさらに含み、
前記実行手段は、前記進捗情報に基づいて次に実行する処理要素を特定し、当該特定した処理要素を実行することを特徴とするプログラム。