JP5547677B2 - 文書管理装置、文書管理システム、文書管理プログラム、および文書管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理システム、文書管理プログラム、および文書管理方法に関する。

銀行等の金融機関では、帳票等の文書をスキャナで読み取り、電子文書化して蓄積することをおこなっている。また、金融機関に限らず、情報としての取り扱いを容易にするために帳票の電子文書化が広くおこなわれている。

電子化された文書は、データの追加や削除、更新などの改版があった場合、更新履歴の管理を容易にするため、改版前の文書を保存しながら新版が追加される。そのために電子化された文書のデータ量は膨大になりやすく、これらの取り扱いを容易にする文書管理システムについて提案がなされている（たとえば、特許文献１参照）。

特開２００８−７７５８１号公報

文書管理装置は、改版のたびに新版の文書を追加することで、旧版の文書の削除や更新をおこなわない。そのため、文書管理装置は、旧版の文書について一度バックアップを取れば、データに変更がないためバックアップを必要としないというメリットがある。しかしながら、その一方で文書管理装置は、長期運用において文書を保存する領域が単純に増加していくというデメリットを有する。

また、文書管理装置は、文書の改版がおこなわれる度に１つの文書の異なる版を、保存領域中に分散格納することとなる。そのため不要になった文書を削除する場合にあっても、文書管理装置は、虫食い状態に保存領域を空けることしかできず、文書を削除した後の保存領域の再編成が困難であった。

本発明は、このような点に鑑みてなされたものであり、文書を保存する保存領域の再編成を容易にする文書管理装置、文書管理システム、文書管理プログラム、および文書管理方法の提供を目的とする。

上記課題を解決するために、文書管理装置は、取得部と、文書記憶部と、文書管理情報記憶部と、保存部と、保存領域変更部とを備える。取得部は、文書を取得する。文書記憶部は、文書を所定単位で保存可能な保存領域を複数設定する。文書管理情報記憶部は、文書を特定する文書特定情報と、文書の保存領域を特定する保存領域特定情報と、文書の版数情報とを含む文書管理情報を記憶する。保存部は、文書を一の保存領域に保存する。保存領域変更部は、文書管理情報にもとづいて、文書の旧版となる旧版文書を保存する他の保存領域を特定し、旧版文書を、一の保存領域に保存し、他の保存領域から削除して、旧版文書の保存領域を変更する。

また、上記課題を解決するために、文書管理システムは、取得部と、文書記憶部と、文書管理情報記憶部と、保存部と、保存領域変更部とを備える。
また、上記課題を解決するために、文書管理方法は、文書を取得し、文書を所定単位で保存可能な保存領域を複数設定された文書記憶部の一の保存領域に、文書を保存し、文書を特定する文書特定情報と、文書の保存領域を特定する保存領域特定情報と、文書の版数情報とを含む文書管理情報にもとづいて、文書の旧版となる旧版文書を保存する他の保存領域を特定し、旧版文書を、一の保存領域に保存し、他の保存領域から削除して、旧版文書の保存領域を変更する。
また、上記課題を解決するために、文書管理プログラムは、文書管理方法と同様の処理をコンピュータに実行させる。

上記の文書管理装置、文書管理システム、文書管理プログラム、および文書管理方法によれば、文書を保存する保存領域の再編成を容易にする。

第１の実施形態の文書管理装置のブロック図である。 第２の実施形態の文書管理システムの構成例を示す図である。 第２の実施形態の文書データおよび文書管理情報の構成を示す図である。 第２の実施形態の文書管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。 第２の実施形態の文書保存処理のフローチャートである。 第２の実施形態の文書管理システムにおける文書保存の一例を示す図である。 第２の実施形態の文書管理システムにおける文書保存の一例を示す図である。 第２の実施形態の文書削除処理のフローチャートである。 第２の実施形態の文書管理システムにおける文書削除の一例を示す図である。 第２の実施形態の文書管理システムにおける文書削除の一例を示す図である。 第３の実施形態の文書管理システムにおける文書更新の一例を示す図である。 第３の実施形態の文書管理システムにおける文書更新の一例を示す図である。 第３の実施形態の文書管理システムにおける文書更新の一例を示す図である。

以下、実施形態を図面を参照して説明する。
［第１の実施形態］
まず、第１の実施形態の文書管理装置について、図１を用いて説明する。図１は、第１の実施形態の文書管理装置のブロック図である。

文書管理装置１は、電子化された文書を管理する。管理対象となる文書は、版数管理される。文書管理装置１は、文書の内容の更新（追加、変更、削除）をおこなう場合に、更新前の文書（旧版の文書）を削除することなく、更新後の文書（新版の文書）を保存する。これにより、文書管理装置１は、管理対象となる文書の更新履歴、および更新内容を確認可能に保存する。

文書管理装置１は、文書記憶部２と、取得部４と、保存部５と、保存領域変更部６とを備える。文書記憶部２は、文書を記憶する。文書記憶部２は、たとえば、ＨＤＤ（Hard Disk Drive：ハードディスクドライブ）や不揮発性半導体メモリ、その他の記憶装置等により実現し、１または複数の構成により所要の記憶領域を保持する。文書記憶部２は、保存領域３を複数設定される。保存領域３は、所定単位の領域を有し、複数の文書を保存可能である。所定単位とは、たとえば、年、月、週などの時間単位、あるいは、保存件数、保存容量など、あらかじめの見積もりにより領域サイズを設定する単位であり、運用環境によって決定することができる。なお、各保存領域３の領域サイズは、同一であってもよいし、異なってもよい。たとえば、文書管理装置１は、各保存領域３を１月用保存領域、２月用保存領域、…のように月単位に設定する。このとき、各月毎に割り当てる領域サイズは、等しく１０ＴＢ（テラバイト）としてもよいし、季節変動を考慮して閑散期を５ＴＢ、繁忙期を３０ＴＢのようにしてもよい。

取得部４は、新版となる文書（新規の文書または改版される文書）を取得する。取得する文書は、電子化された文書（電子文書）である。文書の形式は、版数管理できるものであれば何でもよい。たとえば、電子化された文書は、スキャナから読み取ったイメージデータや、イメージデータをＯＣＲ（Optical Character Recognition：光学文字認識）変換した文字データ、ワードプロセッサなどのアプリケーションにより作成された文書データなどがある。

保存部５は、取得部４が取得した文書（文書（新版））を複数ある保存領域３のうちの１つに保存する。保存部５は、所定期間経過などの所定条件成立（たとえば、月替わり）ごとに、文書（新版）の保存対象となる保存領域３を新規な保存領域３に切り替える。

保存領域変更部６は、保存部５が保存した文書（新版）の旧版となる文書（文書（旧版））があるか否かを検索する。保存領域変更部６は、文書（新版）の旧版がある場合に、文書（旧版）を文書（新版）と同じ保存領域３に保存する。保存領域変更部６は、文書（旧版）を保存していた保存領域３から文書（旧版）を削除する。このようにして、保存領域変更部６は、文書（旧版）の保存領域を変更する。なお、文書（新版）が複数の改版を重ねている場合、保存領域変更部６は、複数の文書（旧版）の保存領域を変更する。

これにより、文書管理装置１が保存する文書は、すべての版が同じ保存領域３に保存される。したがって、文書管理装置１は、異なる版の文書を複数の保存領域３に分散して保存することがない。そのため、文書管理装置１は、１つの保存領域３の文書を削除する際に、他の保存領域に異なる版の文書が存在するか否かを確認する必要がない。また、１つの文書を削除する際に、複数の版を一括して削除することが可能になる。このように、文書管理装置１は、保存領域３の解放を容易におこなうことができ、文書を保存する保存領域３の再編成を容易にする。

次に、第２の実施形態として、より具体的な文書管理システムを説明する。
［第２の実施形態］
まず、文書管理システムの構成例について、図２を用いて説明する。図２は、第２の実施形態の文書管理システムの構成例を示す図である。第２の実施形態では、文書管理をおこなうシステムとして、銀行などの金融機関において帳票を管理する文書管理システム１０を例示して説明する。なお、文書管理システム１０は、例示する金融機関における帳票管理に限らず、企業等における請求書や納品書などの帳票管理、帳簿管理、台帳管理などの他、新聞や書籍など、改版（内容の追加、修正、削除との変更）のある文書管理に適用可能である。

文書管理システム１０は、集中センタ１１と営業店１６を接続するネットワーク１９を備える。集中センタ１１は、文書登録サーバ１２と、文書管理サーバ１３と、ストレージ１４と、端末装置１５を備える。営業店１６は、端末装置１７とスキャナ（文書読取装置）１８を備える。

営業店１６では、取引ごとに帳票が発生する。帳票は、スキャナ１８により光学的に情報が読み取られる。スキャナ１８は、帳票からイメージデータを生成する。端末装置１７は、スキャナ１８が生成したイメージデータを文書登録サーバ１２に送信する。文書登録サーバ１２は、帳票認識に必要な各種データ（帳票のレイアウトデータ、帳票記載内容の辞書データなど）を有し、イメージデータから帳票種類の特定、帳票レイアウトに応じた記載内容の認識をおこなう。

オペレータは、帳票の認識内容を点検し、認識内容にもとづく管理情報（図３を用いて後述する）の入力をおこなう。帳票の認識内容から登録する文書の新規登録または更新登録の区別が、文書登録サーバ１２によって判定される。なお、オペレータが登録する文書の新規登録または更新登録の区別を指定することもできる。文書登録サーバ１２は、新規登録または更新登録の区別を指定された文書に、管理情報を付加し、文書管理サーバ１３に登録を依頼する。

文書管理サーバ１３は、文書実体としてのイメージデータと、対応する管理情報をストレージ１４に保存する。
端末装置１５は、管理情報から文書実体としてのイメージデータを検索する機能を有し、ブラウザベースで帳票を閲覧可能にしている。

なお、文書管理システム１０は、集中センタ１１と複数の営業店１６に、文書登録サーバ１２と、文書管理サーバ１３と、ストレージ１４と、端末装置１５、端末装置１７、スキャナ１８を分散配置しているが、これらすべてを１つの拠点に集中配置してもよい。

また、文書管理システム１０は、文書登録サーバ１２と、文書管理サーバ１３と、ストレージ１４と、端末装置１５、端末装置１７で機能分担をしているが、異なる組み合わせで機能分担をしてもよいし、１つの装置がすべての機能を備えるようにしてもよい。

なお、文書管理システム１０は、スキャナ１８および端末装置１７を用いた帳票からのイメージデータの生成、イメージデータの文書登録サーバ１２への送信を、スキャナ機能、通信機能を備えるデジタル複合機によって実現することもできる。

次に、第２の実施形態の文書管理サーバ１３がストレージ１４に保存する文書実体と管理情報について図３を用いて説明する。図３は、第２の実施形態の文書データおよび文書管理情報の構成を示す図である。

ストレージ１４は、文書データ（文書実体を含むデータ）５０と文書管理情報６０を記憶する。文書データ５０は、ファイル管理情報５１を含む。ファイル管理情報５１は、識別ＩＤ、版数、ファイルＮｏ、ファイル名などの文書実体を特定して管理するための情報と、文書実体であるファイル実体、文書実体の有効性の判定に用いるマジックコードを含む。

識別ＩＤは、文書を一意に特定する情報である。版数は、文書の版数である。たとえば、初版は１が設定され、改版毎に１インクリメントされた値が設定される。ファイルＮｏは、文書を構成するファイルを識別する番号であり、１つの文書が複数のファイルにより構成される場合に、たとえば、シーケンシャルに番号が付与される。たとえば、１ページのイメージを１ファイルとする場合に、複数ページで構成される文書は、複数ファイルとなる。

ファイル名は、文書を構成するファイルの名称である。ファイル実体は、文書を構成するファイルの実体であり、コンピュータの管理を容易にするためファイル形式をとる。マジックコードは、旧版データの保存領域を移動する際に、一時的に２重に存在する文書の有効性の判断に用いるデータである。文書は、ファイル管理情報５１のマジックコードと後述する文書情報６２のマジックコードが一致する場合に有効とされ、不一致の場合に無効とされる。

文書管理情報６０は、検索キー情報６１と、文書情報６２と、アクセス権情報６３を含む。検索キー情報６１は、識別ＩＤ、版数、検索キー（検索キー１、検索キー２、・・・）を含む。識別ＩＤは、文書を一意に特定する情報である。版数は、文書の版数である。検索キーは、文書の検索に用いる情報である。たとえば、検索キーは、帳票名、帳票コード、帳票に記載の氏名、住所、電話番号、取引種別、金額などの情報である。検索キーは、文書登録サーバ１２が認識した情報（文字列やコード）、オペレータが設定した情報などが登録される。

文書情報６２は、識別ＩＤ、版数、作成日時、更新日時、文書名、ＡＣＬＩＤ（Access Control List ＩＤ）、マジックコードを含む。識別ＩＤは、文書を一意に特定する情報である。版数は、文書の版数である。作成日時は、初版の文書を作成した日時である。更新日時は、改版された文書の作成日時である。文書名は、文書の名前である。ＡＣＬＩＤは、アクセス権を一意に特定する識別情報である。マジックコードは、旧版データの保存領域を移動する際に、一時的に２重に存在する文書の有効性の判断に用いるデータである。

アクセス権情報６３は、ＡＣＬＩＤ、権限情報を含む。ＡＣＬＩＤは、アクセス権を一意に特定する識別情報である。権限情報は、更新、削除、閲覧などの操作権限を示す情報である。

ファイル管理情報５１と検索キー情報６１と文書情報６２は、それぞれ識別ＩＤと版数によりひも付けされる。また、文書情報６２とアクセス権情報６３は、それぞれＡＣＬＩＤによりひも付けされる。

次に、実施形態の文書管理サーバ１３のハードウェア構成例について図４を用いて説明する。図４は、第２の実施形態の文書管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。
文書管理サーバ１３は、コンピュータが所要のプログラムを実行することにより実現する。なお、文書登録サーバ１２、端末装置１５、端末装置１７についても、文書管理サーバ１３と同様のハードウェア構成によって実現し得る。

文書管理サーバ１３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１によって装置全体が制御されている。ＣＰＵ１０１には、バス１０７を介してＲＡＭ（Random Access Memory）１０２、ＨＤＤ（Hard Disk Drive：ハードディスクドライブ）１０３、通信インタフェース１０４、グラフィック処理装置１０５、および入出力インタフェース１０６が接続されている。

ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１に実行させるＯＳ（Operating System）のプログラムや文書管理機能を実現するアプリケーションプログラムの少なくとも一部が一時的に格納される。また、ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１による処理に必要な各種データが格納される。ＨＤＤ１０３には、ＯＳやアプリケーションプログラムが格納される。

グラフィック処理装置１０５には、モニタ１０８が接続されている。モニタ１０８は、リブート管理をおこなうための所定のＧＵＩ（Graphical User Interface）を表示する。
モニタ１０８は、たとえば、液晶ディスプレイである。グラフィック処理装置１０５は、ＣＰＵ１０１からの命令に従って、画像をモニタ１０８に表示させる。

入出力インタフェース１０６には、キーボード１１０、マウス１１１が接続されている。また、入出力インタフェース１０６は、可搬型記録媒体１１２への情報の書込み、および可搬型記録媒体１１２からの情報の読み出しが可能な可搬型記録媒体インタフェースと接続可能になっている。入出力インタフェース１０６は、キーボード１１０、マウス１１１、可搬型記録媒体インタフェースから送られてくる信号を、バス１０７を介してＣＰＵ１０１に送信する。

通信インタフェース１０４は、図示しないネットワークに接続されている。通信インタフェース１０４は、図示しないネットワークを介して他のコンピュータとの間でデータの送受信をおこなう。

以上のようなハードウェア構成によって、本実施の形態の処理機能を実現することができる。
なお、文書管理サーバ１３は、それぞれＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）やＤＳＰ（Digital Signal Processer）などからなるモジュールを含んで構成することもでき、ＣＰＵ１０１を有しない構成とすることもできる。その場合、文書管理サーバ１３は、それぞれ不揮発性メモリ（たとえば、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable and Programmable Read Only Memory）、フラッシュメモリ、フラッシュメモリ型メモリカードなど）を備え、モジュールのファームウェアを記憶する。不揮発性メモリは、可搬型記録媒体１１２、あるいは通信インタフェース１０４を介してファームウェアを書き込むことができる。このように文書管理サーバ１３は、不揮発性メモリに記憶されているファームウェアを書き換えることにより、ファームウェアの更新をすることもできる。

次に、文書管理サーバ１３が実行する文書保存処理について図５を用いて詳細に説明する。図５は、第２の実施形態の文書保存処理のフローチャートである。
文書管理サーバ１３は、文書の登録依頼を受けて文書保存処理を実行する。

［ステップＳ１１］文書管理サーバ１３は、登録依頼を受けた文書（文書（新版））の旧版となる文書（旧版）を検索する。
［ステップＳ１２］文書管理サーバ１３は、文書（旧版）の検索の結果、文書（旧版）がある場合にステップＳ１３にすすみ、文書（旧版）がない場合にステップＳ１６にすすむ。

［ステップＳ１３］文書管理サーバ１３は、文書（旧版）が当月の文書か否かを判定する。言い換えれば、文書管理サーバ１３は、文書（新版）を保存する保存領域と文書（旧版）が保存されている保存領域が同じか否かを判定する。文書管理サーバ１３は、文書（旧版）が当月の文書であればステップＳ１６にすすみ、当月の文書でなければステップＳ１４にすすむ。

［ステップＳ１４］文書管理サーバ１３は、文書（旧版）の移動中を示す移動中フラグを設定する。文書管理サーバ１３は、移動中フラグが設定されている間、文書実体への参照要求があった場合に、参照要求に対して保存領域を移動する前の文書（旧版）を応答する。

［ステップＳ１５］文書管理サーバ１３は、文書（旧版）を保存する保存領域から文書（旧版）を取得する。
［ステップＳ１６］文書管理サーバ１３は、保存する文書のすべての版を当月の保存領域に保存する。すなわち、文書管理サーバ１３は、文書（新版）を当月の保存領域に保存する。そして、文書管理サーバ１３は、文書（新版）の旧版があれば、すべての文書（旧版）を当月の保存領域に保存する。

［ステップＳ１７］文書管理サーバ１３は、保存する文書の管理情報を登録する。ここで、文書管理サーバ１３は、文書情報６２のマジックコードと、保存する文書のファイル管理情報５１のマジックコードに同一の値を設定する。ここで設定するマジックコードは、文書（旧版）を保存する保存領域にある文書（旧版）のファイル管理情報５１のマジックコードとは、異なる値である。これにより、文書情報６２のマジックコードと一致しない文書（旧版）は、無効な文書とされる。

［ステップＳ１８］文書管理サーバ１３は、移動中フラグの設定の有無を判定する。文書管理サーバ１３は、移動中フラグが設定されていればステップＳ１９にすすみ、移動中フラグが設定されていなければ文書保存処理を終了する。

［ステップＳ１９］文書管理サーバ１３は、当月の保存領域に保存した文書（旧版）の元の保存領域から文書（旧版）を削除する。
［ステップＳ２０］文書管理サーバ１３は、移動中フラグの設定を解除して文書保存処理を終了する。

これにより、文書管理システム１０が保存する文書は、すべての版が同じ保存領域に保存される。したがって、文書管理システム１０は、異なる版の文書を複数の保存領域に分散して保存することがない。

なお、文書管理サーバ１３は、当月の保存領域に保存した文書（旧版）の元の保存領域から文書（旧版）を削除したが、文書保存処理の中で文書（旧版）の削除をおこなわず、別途に文書を削除する処理の中でおこなうようにしてもよい。

なお、文書管理サーバ１３が文書保存処理をシーケンシャルに実行する手順について説明したが、データの移動など時間のかかる処理は、バックグラウンドで実行するようにしてもよい。

次に、文書管理サーバ１３が実行する文書保存処理の具体例について図６、図７を用いて詳細に説明する。図６、図７は、第２の実施形態の文書管理システムにおける文書保存の一例を示す図である。

まず、図６に示す文書管理情報２００、保存領域２０１、保存領域２０２を説明する。保存領域２０１と保存領域２０２は、ストレージ１４に確保された保存領域である。説明を簡潔にするために、保存領域２０１と保存領域２０２を示すが、ストレージ１４には、図示しない複数の保存領域がそれぞれ月ごとに割り当てられて設定されている。

保存領域２０１は、２００９年３月分の文書を保存する保存領域である。保存領域２０１は、２００９年３月分の文書として、文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版）、文書Ｂ（第１版）を保存する。保存領域２０２は、２００９年４月分の文書を保存する保存領域である。保存領域２０２は、２００９年４月分の文書として、文書Ｃ（第１版）、文書Ｃ（第２版）、文書Ｃ（第３版）を保存する。

文書管理情報２００は、説明を簡潔にするために、文書名と、登録日／更新日（いずれか最新の日）を示す。これらの情報は、文書情報６２の作成日時、更新日時、文書名に対応する。文書Ａの登録日／更新日は、２００９／３／１１は、文書Ａが２００９年３月分の文書を保存する保存領域２０１に保存されていることを示す。文書Ｂの登録日／更新日は、２００９／３／２５は、文書Ｂが２００９年３月分の文書を保存する保存領域２０１に保存されていることを示す。文書Ｃの登録日／更新日は、２００９／４／０６は、文書Ｃが２００９年４月分の文書を保存する保存領域２０２に保存されていることを示す。

この図６に示した状態から、文書Ａ（第３版）が登録される場合を図７に示す。文書管理サーバ１３は、文書Ａ（第３版）の旧版となる文書（文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版））を検索する。文書管理サーバ１３は、文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版）が保存領域２０１に保存されていることを確認する。また、文書管理サーバ１３は、文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版）が、文書Ａ（第３版）の更新月である２００９年４月の文書、すなわち保存領域２０２に保存されているものではないことを確認する。文書管理サーバ１３は、文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版）の移動中を示す移動中フラグを設定する。これにより、文書管理システム１０は、文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版）の参照要求があった場合、保存領域２０１に保存されている文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版）を応答する。

文書管理サーバ１３は、保存領域２０１から文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版）を取得して保存領域２０２に保存する。文書管理サーバ１３は、改版文書である文書Ａ（第３版）、改版前文書である文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版）の管理情報を（更新）登録する。文書管理サーバ１３は、マジックコードを書き換え、保存領域２０１にある文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版）を無効にする。文書管理サーバ１３は、保存領域２０１から文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版）を削除し、移動中フラグの設定を解除する。

これにより、保存領域２０１は、文書Ｂ（第１版）を保存し、保存領域２０２は、文書Ｃ（第１版）、文書Ｃ（第２版）、文書Ｃ（第３版）、文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版）、文書Ａ（第３版）を保存することとなる。このように、文書管理システム１０が保存する文書は、すべての版が同じ保存領域に保存される。

次に、文書管理サーバ１３が実行する文書削除処理について図８を用いて詳細に説明する。図８は、第２の実施形態の文書削除処理のフローチャートである。文書管理サーバ１３は、文書の削除依頼を受けて文書削除処理を実行する。文書の削除依頼は、オペレータが端末装置１５、または端末装置１７からおこなうことができる。なお、文書の削除依頼は、文書を指定しての削除依頼の他、期間などの条件を指定しての削除依頼がある。

［ステップＳ３１］文書管理サーバ１３は、削除依頼が期間指定されたものか否かを判定する。文書管理サーバ１３は、削除依頼が期間指定されたものである場合にステップＳ３３にすすみ、期間指定されたものでない場合にステップＳ３２にすすむ。

［ステップＳ３２］文書管理サーバ１３は、削除依頼が文書指定されたものか否かを判定する。文書管理サーバ１３は、削除依頼が文書指定されたものである場合にステップＳ３３にすすみ、文書指定されたものでない場合に文書削除処理を終了する。

［ステップＳ３３］文書管理サーバ１３は、削除依頼の指定条件に合致する保存領域を特定する。
［ステップＳ３４］文書管理サーバ１３は、削除依頼対象の文書の管理情報を削除する。

［ステップＳ３５］文書管理サーバ１３は、削除依頼対象の文書を削除する。
［ステップＳ３６］文書管理サーバ１３は、文書を削除した保存領域内に他に文書が保存されているか否かを判定する。文書管理サーバ１３は、文書を削除した保存領域内に他に文書が保存されていない場合にステップＳ３７にすすみ、他に文書が保存されている場合に文書削除処理を終了する。

［ステップＳ３７］文書管理サーバ１３は、文書を削除した保存領域を解放して、文書削除処理を終了する。
次に、文書管理サーバ１３が実行する文書削除処理の具体例について図９、図１０を用いて詳細に説明する。図９、図１０は、第２の実施形態の文書管理システムにおける文書削除の一例を示す図である。

まず、図７に示した状態から、文書Ｂのように、文書を指定した削除をおこなう場合を図９に示す。文書管理サーバ１３は、削除依頼された文書Ｂの保存領域２０１を特定する。文書管理サーバ１３は、削除依頼された文書Ｂの管理情報を削除する。文書管理サーバ１３は、削除依頼された文書Ｂ（文書Ｂ（第１版））を保存領域２０１から削除する。文書管理サーバ１３は、保存領域２０１に他の文書が保存されていないことを確認し、保存領域２０１を解放する。

同様に、図６に示した状態から、２００９年３月分のように、期間を指定した削除をおこなう場合を図１０に示す。文書管理サーバ１３は、削除依頼された期間の保存領域２０１を特定する。文書管理サーバ１３は、保存領域２０１に保存されている文書Ａ（文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版））と文書Ｂ（文書Ｂ（第１版））の管理情報を削除する。文書管理サーバ１３は、保存領域２０１に保存されている文書Ａ（文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版））と文書Ｂ（文書Ｂ（第１版））を保存領域２０１から削除する。文書管理サーバ１３は、保存領域２０１に他の文書が保存されていないことを確認し、保存領域２０１を解放する。

このように、文書管理サーバ１３は、他の保存領域を確認することなく、文書Ａ（第１版）、文書Ａ（第２版）、文書Ｂ（第１版）を保存領域２０１から削除することができる。これは、２００９年３月以前の文書を削除したいときに、２００９年３月以前の保存領域に、２００９年４月以降の文書は、改版前の文書を含めて保存されないからである。そのため、文書管理システム１０は、保存領域単位で文書を一括削除可能であり、保存領域の解放を容易におこなうことができ、保存領域の再編成を容易にする。

このようにして、文書管理システム１０は、一定の保存期間を経た古い文書を順に削除する環境下において、有限の記憶資源を効率良く使用することができ、ストレージ１４の記憶容量の増設を必要最低限として長期運用を継続することができる。

次に、第３の実施形態を用いて、１つの文書が複数のファイルにより構成されている場合の文書更新について、図１１から図１３を用いて説明する。図１１から図１３は、第３の実施形態の文書管理システムにおける文書更新の一例を示す図である。

［第３の実施形態］
第３の実施形態においては、１つの文書が複数のファイルにより構成されている場合の、文書更新について説明する。なお、第３の実施形態と同様の構成については、同じ符番を用いて説明する。

まず、図１１に示す文書管理情報２１０、保存領域２０１、保存領域２０２を説明する。保存領域２０１と保存領域２０２は、ストレージ１４に確保された保存領域である。説明を簡潔にするために、保存領域２０１と保存領域２０２を示すが、ストレージ１４には、図示しない複数の保存領域がそれぞれ月ごとに割り当てられて設定されている。

保存領域２０１は、２００９年３月分の文書を保存する保存領域である。保存領域２０１は、２００９年３月分の文書を構成するファイルとして、ファイルＡ１、ファイルＡ２、ファイルＢ１を保存する。保存領域２０２は、２００９年４月分の文書を保存する保存領域である。保存領域２０２は、２００９年４月分の文書を構成するファイルとして、ファイルＣ１、ファイルＣ２、ファイルＣ３を保存する。

文書管理情報２１０は、説明を簡潔にするために、文書名と、版数、登録日／更新日（いずれか最新の日）を示す。これらの情報は、文書情報６２の版数、作成日時、更新日時、文書名に対応する。文書Ａの登録日／更新日は、２００９／３／１１は、文書Ａが２００９年３月分の文書を保存する保存領域２０１に保存されていることを示す。文書Ｂの登録日／更新日は、２００９／３／２５は、文書Ｂが２００９年３月分の文書を保存する保存領域２０１に保存されていることを示す。文書Ｃの登録日／更新日は、２００９／４／０６は、文書Ｃが２００９年４月分の文書を保存する保存領域２０２に保存されていることを示す。それぞれの文書を構成するファイルは、ファイル管理情報５１のファイルＮｏとファイル名により把握することができる。

この図１１に示した状態から、文書Ａが更新登録される際の更新ファイルの追加の様子を以下に示す。文書管理サーバ１３は、改版前文書となる文書Ａ（第１版）をファイルＡ１、ファイルＡ２、ファイルＡ３によって構成される改版文書（文書（第２版））に更新する文書登録指示を受け付けて、文書保存処理を実行する。

文書管理サーバ１３は、改版前文書となる文書Ａ（第１版）を構成するファイル（ファイルＡ１、ファイルＡ２）を検索する。文書管理サーバ１３は、ファイルＡ１、ファイルＡ２が保存領域２０１に保存されていることを確認する。また、文書管理サーバ１３は、ファイルＡ１、ファイルＡ２が、更新月である２００９年４月の文書、すなわち保存領域２０２に保存されているものではないことを確認する。文書管理サーバ１３は、ファイルＡ１、ファイルＡ２の移動中を示す移動中フラグを設定する。これにより、文書管理システム１０は、ファイルＡ１、ファイルＡ２の参照要求があった場合、保存領域２０１に保存されているファイルＡ１、ファイルＡ２を応答する。

文書管理サーバ１３は、保存領域２０１からファイルＡ１、ファイルＡ２を取得して保存領域２０２に保存する。また、文書管理サーバ１３は、ファイルＡ３を保存領域２０２に保存する（図１２）。

文書管理サーバ１３は、文書Ａ（第１版）の管理情報を（更新）登録する。これにより、文書Ａ（第１版）は、保存領域２０１に保存されたファイルＡ１、ファイルＡ２から、保存領域２０２に保存されたファイルＡ１、ファイルＡ２になる。また、文書管理サーバ１３は、文書Ａ（第２版）の管理情報を登録する。これにより、文書Ａ（第２版）は、保存領域２０２に保存されたファイルＡ１、ファイルＡ２、ファイルＡ３になる。このように、文書管理システム１０は、１つのファイルを複数の版にひも付けすることで、複数の版で重複したデータを保持する必要がない。

文書管理サーバ１３は、マジックコードを書き換え、保存領域２０１に保存されたファイルＡ１、ファイルＡ２を無効にする。文書管理サーバ１３は、保存領域２０１から保存されたファイルＡ１、ファイルＡ２を削除し、移動中フラグの設定を解除する。

これにより、保存領域２０１は、ファイルＢ１を保存し、保存領域２０２は、ファイルＣ１、ファイルＣ２、ファイルＣ３、ファイルＡ１、ファイルＡ２、ファイルＡ３を保存することとなる。このように、文書管理システム１０が保存する文書は、すべての版が同じ保存領域に保存される。

また、文書管理システム１０が保存するファイルは、保存領域に一度保存されると、削除される場合を除いてデータの書き換えがない。そのため、当月の保存領域以前のデータを保存する保存領域は、一度のバックアップをとれば定期的なバックアップを必要としない。そのため、文書管理システム１０は、大規模なデータを保持する場合であっても、バックアップ保守に係る時間を低減することができる。

なお、上記の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、文書管理装置１、文書管理システム１０が有すべき機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体（可搬型記録媒体を含む）に記録しておくことができる。コンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、磁気記録装置、光ディスク、光磁気記録媒体、半導体メモリなどがある。磁気記録装置には、ハードディスク装置（ＨＤＤ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープなどがある。光ディスクには、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ（Recordable）／ＲＷ（ReWritable）などがある。光磁気記録媒体には、ＭＯ（Magneto-Optical disk）などがある。

プログラムを流通させる場合には、たとえば、そのプログラムが記録されたＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭなどの可搬型記録媒体が販売される。また、プログラムをサーバコンピュータの記憶装置に格納しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。

プログラムを実行するコンピュータは、たとえば、可搬型記録媒体に記録されたプログラムもしくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶装置に格納する。そして、コンピュータは、自己の記憶装置からプログラムを読み取り、プログラムにしたがった処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムにしたがった処理を実行することもできる。また、コンピュータは、サーバコンピュータからプログラムが転送されるごとに、逐次、受け取ったプログラムにしたがった処理を実行することもできる。

なお、上述の実施の形態は、実施の形態の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変更を加えることができる。
さらに、上述の実施の形態は、多数の変形、変更が当業者にとって可能であり、説明した正確な構成および応用例に限定されるものではない。

１ 文書管理装置
２ 文書記憶部
３ 保存領域
４ 取得部
５ 保存部
６ 保存領域変更部

Claims (7)

1. 文書を取得する取得部と、
   前記文書を所定単位で保存可能な保存領域を複数設定された文書記憶部と、
   前記文書を特定する文書特定情報と、前記文書の保存領域を特定する保存領域特定情報と、前記文書の版数情報とを含む文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、
   前記文書を一の保存領域に保存する保存部と、
   前記文書管理情報にもとづいて、前記文書の旧版となる旧版文書を保存する他の保存領域を特定し、前記旧版文書を、前記一の保存領域に保存し、前記他の保存領域から削除して、前記旧版文書の保存領域を変更する保存領域変更部と、
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記文書は、複数のファイルにより構成され、
   前記文書記憶部は、前記文書のファイル構成を含むファイル管理情報を、前記文書とともに前記保存領域に保存することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記保存部は、所定条件成立ごとに、前記文書を保存する保存領域を新規な保存領域に切り替えることを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
4. 前記文書記憶部は、１月分の前記文書を保存可能な保存領域を各月毎に設定し、
   前記保存部は、月替わりごとに、前記保存領域を新規な保存領域に切り替えることを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。
5. 文書を取得する取得部と、
   前記文書を所定単位で保存可能な保存領域を複数設定された文書記憶部と、
   前記文書を特定する文書特定情報と、前記文書の保存領域を特定する保存領域特定情報と、前記文書の版数情報とを含む文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、
   前記文書を一の保存領域に保存する保存部と、
   前記文書管理情報にもとづいて、前記文書の旧版となる旧版文書を保存する他の保存領域を特定し、前記旧版文書を、前記一の保存領域に保存し、前記他の保存領域から削除して、前記旧版文書の保存領域を変更する保存領域変更部と、
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
6. コンピュータに、
   文書を取得し、
   前記文書を所定単位で保存可能な保存領域を複数設定された文書記憶部の一の保存領域に、前記文書を保存し、
   前記文書を特定する文書特定情報と、前記文書の保存領域を特定する保存領域特定情報と、前記文書の版数情報とを含む文書管理情報にもとづいて、前記文書の旧版となる旧版文書を保存する他の保存領域を特定し、前記旧版文書を、前記一の保存領域に保存し、前記他の保存領域から削除して、前記旧版文書の保存領域を変更する、
   処理を実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
7. 文書を取得し、
   前記文書を所定単位で保存可能な保存領域を複数設定された文書記憶部の一の保存領域に、前記文書を保存し、
   前記文書を特定する文書特定情報と、前記文書の保存領域を特定する保存領域特定情報と、前記文書の版数情報とを含む文書管理情報にもとづいて、前記文書の旧版となる旧版文書を保存する他の保存領域を特定し、前記旧版文書を、前記一の保存領域に保存し、前記他の保存領域から削除して、前記旧版文書の保存領域を変更する、
   ことを特徴とする文書管理方法。
   

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