JPH01194026A - メモ情報を持つデータベースシステム及びメモ情報の管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明はメモ情報を持ったデータベースシステム及び上
記メモ情報の管理方法、更に詳しく言えば、データベー
スを持つホストコンピュータと上記ホストコンピュータ
と結合されたワークステーションからなるデータベース
管理システムにおいて、データベースシステムの利用者
がデータベースのデータに関連する個人的情報（メモ情
報と呼ぶ）をワークステーションに設けて管理するデー
タベース管理システム及び上記メモ情報の管理方法に関
する。

〔従来の技術〕

例えば企業内で扱われる情報は、組織情報と個人情報と
に分類できる。

組織情報は組織としてオーソライズされ、共用されるべ
き性質の情報で、多量の情報を管理するため、データベ
ース管理システムとして種々のシステムが知られている
。

個人情報は組織としてオーソライズされておらず、各業
ム担当者が自分の担当業務を円滑に進めるため、自分で
収集、加工した情報である。この個人情報は、通常他人
には勝手に使わせないが、メモ、又は文書にして他人に
手渡して使用させることがある。

〔発明が解決しようとする課題〕

従来知られているデータベース管理システム（Ｄ　Ｂ　
Ｍ　Ｓ　：　Ｄａｔａ　Ｂａ５ｅ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎ
ｔ　Ｓｙｓｔｅｍ）はデータ構造（データの表現、整理
形式）がデータ入力以前に定まっている。いわゆる組織
的情報に対するものであり、その格納、検索更新の管理
は容易に行うことができる。

これに対し、個人情報はデータ構造が定っておらず、メ
モ書きや図表といったイメージ情報が多い。

このようなメモ形式の個人情報（メモ情報）は。

担当者自身、手帳に書き込むか、メモ用紙に書き分類し
ファイル化している。後に、この情報を忘れずに活用す
るには、よほど徹底して分類整理しておかねばならない
、これは、大変繁雑な作業であるため、その徹底がはか
れず、せっかくの情報が無効となるだけでなく、顧客又
は他部門との約束が果せず各担当者は使用を失うことも
なりかねない。

この種、データ構造の定まらないメモ情報は、光ディス
クに、コンパクトに格納することはできる。ただし、必
要なときに間違いなく検索できるためには、これらメモ
ー枚毎に検索キーをつけるという分類整理を行なわなけ
ればならない、これでは、分類整理の面からみると、紙
に記載した場合と大差はない。

本発明の目的は、上述の如き個人別のメモ情報（特にデ
ータベースの情報に関連する）を、新たに検索キーをつ
けるという作業を各担当者に要求することなく格納でき
、しかも、格納効率、検索効率の高い、メモ情報のデー
タ管理システムを実現することである。

〔課題を解決するための手段〕

本発明は上記目的を達成するため、データベースを構成
する第１の記憶媒体と、上記データベースへのデータの
入出力管理を行う機能を有するホスト計算機と、ワーク
ステーションと、上記ホスト計算機と上記ワークステー
ションとの間の情報の伝送を行うチャネルとからなるデ
ータベース管理システムにおいて、ワークステーション
に上記データベースのレコードと関連するメモ情報を入
力する入力装置と、上記メモ情報を格納する第２の記憶
媒体と、上記レコードと関連する一連のメモ情報の上記
第２の記憶媒体上のアドレスを記憶した連絡検索テーブ
ル（連絡インデックスファイルとも呼ぶ）と、上記入力
装置、上記第２の記憶媒体およびテーブルを利用して、
上記メモ情報の、検索、記録、更新等を管理するメモ情
報管理部を設けてデータベース管理システムを構成して
いる。

特に好ましい実施形態としては、上記第２の記憶媒体と
しては光ディスク等を使用し、メモ情報として、イメー
ジ情報として格納する。

上記データベース管理システムにおいて上記メモ情報の
管理は次のステップで行なわれる。

データベースのあるレコードへ、そのレコードに関連す
るメモ情報を付加する場合、 まず、初めての場合、上記レコードの１次キー（Ｐｒｉ
ｍａｒｙ　ｋｅｙ）をキーインで指定し、入力すべきメ
モ情報を上記入力装置で上記第２の記憶媒体に上記１次
キーと共に書き込みメモファイルを精成する、同時に上
記連絡検索表（連絡インデックステーブル）に上記１次
キーと上記メモファイルの上記メモ情報が記録されたと
ころのアドレスを登録する。

上記あるレコードに付加されるメモ情報で複数個ある場
合は、上記メモファイルに格納類に格納され、検索時に
、時系列、すなわち、古いものから新しいものへ、ある
いはこの逆順で検索できるように、相互の連結をするた
めのポインターを付ける。

又、上記連絡インデックステーブルのアドレスは上記複
数のメモ情報の最古および最新のものが格納された上記
メモファイルのアドレス（先頭アドレスおよび末尾アド
レスと称す）が記録される。

上記メモ情報を検索する場合は、あるレコードの１次キ
ーを指定することによって、上記レコードに対応するメ
モ情報がワークステーションのディスプレイに表示され
る。

上記あるーレコードに対するメモ情報が複数個である場
合、−記１次キーの指定と、上記複数個のメモ情報の最
古のものか最新のものかを指定し、メモ検索を実行させ
る。

その後、必要に応じて、メモめくり検索を行う。

すなわち、メモめくり検索は、ディスプレイ（ＣＲＴ）
に表示されているメモを添付しているレコードに添付さ
れているメモ群の中で、そのメモより１つ前に格納され
たメモ、または、１つ後に格納されたメモを検索表示す
ることである。あるメモがＣＲＴに表示されているとす
る。そのとき、順めくりと指定したメモめくり検索命令
を実行すると、そのメモより１つ後に格納されたメモが
、また、逆めくりと指定してメモめくり検索命令を実行
すると、そのメモより１つ前に格納されたメモが表示さ
れる。

なお、不要となったメモ情報の削除は次のように行う、
不要となったメモ情報の削除を行なうのは、メモ削除管
理である。メモ情報削除には、三つのモードがある。特
定メモ情報の削除、特定レコードに関するメモ情報削除
、全メモ情報削除である。特定メモ情報削除では、削除
すべきメモ情報をＣＲＴ上に表示し、削除命令を実行す
る。特定レコードメモ情報削除は、データベースのある
レコードに添付されたメモ情報を全て削除することであ
り、これは、その一つのメモ情報をＣＲＴに表示してい
るとき、全メモ情報削除命令で削除するか、そのレコー
ドを、それを指し示す一次キーを指定して、全メモ情報
削除命令で削除する。

全メモ情報削除は、ある　データベースに添付されたメ
モ情報を全て一括削除することである。これは、そのフ
ァイル名を指定し、全メモ情報削除命令で削除する。

〔作用〕

本発明によれば、データベース管理システムの利用者が
個人的なメモ情報をデータベースの各レコードにあたか
も貼付けるような形式であるため、メモ情報のみのため
に特別の整理を行なう必要なく、データベースのレコー
ドによって分類整理できることになる。

従って、データベースのレコードの一次キーを指定する
ことによって、メモ情報がデータ情報と同時に検索でき
検索効率が高いものとなる。

又、メモファイルには、１つのレコードに対して複数の
メモ情報を格納する場合も、メモ情報の他にレコードの
１次キーと、ポインタを付加するこのみで良いため、メ
モ情報の格納効率を高めることになる。

〔実施例〕

第１図は、本発明によるデータベース管理システムの一
実施例の構成図である。

第１図の１は、本発明によって実現されるシステムの利
用者が、ワークステーション２のヴイユア−３を介して
得られる機能イメージである。イメージ１の中に描かれ
ている表は、ホストコンピュータ４に付属するデータベ
ース５のイメージである。この表の各行は、データベー
ス５の各レコードに対応する。このデータベース５は、
このシステムの利用者にとっては、所与のものである。

また、イメージ１の中のこの表の各行に添付されたもの
として描かれているメモ情報（以下メモと呼ぶ）は、こ
の利用者が作成して、ワークステーション２のメモリー
ダ６を介して入力し、各レコードに添付したものである
。この表のある行に添付したメモは、一般に、複数枚あ
るが、それらの配列順は、入力順である。一番表面に出
ているのは、最も新しいメモ、一番下にあるのは、最も
古いメモであるか、または、その逆順になっている。

一般に、ホストコンピュータ４のデータベース５にメモ
を添付する人は、複数人いるはずである。

しかも、各人のメモは、他人に見せるものでもなく、ま
た、他人のメモと自分のメモとが混在して、データベー
ス５の各行（レコード）に添付されているように見えた
のでは、利用者は混乱する。したがって、メモは、各利
用者別に管埋される。

上記の機能を実現するために、メモは、各ワークステー
ション２のメモリーダ６から入力され、ワークステーシ
ョン２のメモを格納する記憶媒体７（以下メモファイル
と呼ぶ）に格納される。メモは、勿論、キー人力しても
かまわないが、手書き文字や図面をイメージとして入力
する方が、利用者には、使い易い、ワークステーション
の連絡検索テーブル（連絡インデックスと称す）８は、
入力したメモが、データベース５のどのレコードに添付
したかを示すためのものである。したがって、あるレコ
ードに始めてメモを添付する場合にはそのレコードの名
称を、この連絡インデックス８に登録する。そして、そ
のレコードに添付されたメモが、メモファイル７のどの
場所に格納されたかを示すアドレス情報も、この連絡イ
ンデックス８に記入する。

第２図は、上述機能を実現したデータベースシステムの
一実施例の構成図である。第２図では、１０．１１，１
２，１３は、それぞれディスプレイ管理部、キーボード
管理部、メモリーダ管理部、光デイスク管理部でワーク
ステーションの各周辺機器の制御部を示す、これらは、
従来のものと同じである。１４，１５．１６はそれぞれ
メモをホストコンピュータのデータベースに、見かけ上
添付する形式で格納、格納されたメモを検索、また削除
する機能を実現する部分である。上記機能を実現するた
めの連絡インデックス８の内部構造、メモファイル７の
内部構造は、それぞれ第４図。

第３図に示されている。メモファイル７は、格納類にメ
モを格納するが、その場合、次に、メモが格納できる場
所を示すレジスタ１７が、レジスタ１０のメモファイル
の先頭空きエリヤアドレスに記録されている。

第３図の：１１　ｅ　ｘｚ　ｔ　１８は、メモファイル
９の中で、メモ１枚毎の格納エリヤであり、かつ、そこ
に格納された内容であるメモレコードを表わす、メモレ
コードの内部構造は、メモの実体を格納しているメモ部
以外に、前メモポインタ、後メモポインタ、データベー
ス（ＤＢ）１次キーの記入欄がある。メモファイル７に
は、ある利用者のメモが、データベースのどのレコード
に添付したかにかかわらず、メモリーダ６からの読取り
順に格納する。これは、メモファイル７の格納媒体の格
納効率を高めるためである。この格納形式をとるため、
データベースのあるレコードに添付された何枚かのメモ
は、第３図の１１　ｐ　ｉ２　ｅ　１８に示すように、
飛び飛びに格納できることになる。

したがって、あるデータベースの同一レコードに添付さ
れたメモを、その格納順に管理するためのものが、前メ
モポインタと後メモポインタである。

あるメモレコード１２の一つ前（又は、一つ後）に格納
されたメモレコードｉｔ（又は、ｉｓ）の格納場所は、
メモレコードｉｔの前メモポインタ（又は、後メモポイ
ンタ）に記録される。メモレコードの０８１次キーは、
このメモを添付しているレコードを指すデータベースの
１次キー（一義的に定めるキー）である、あるデータベ
ースのあるレコードに添付されたメモ群を、前メモポイ
ンタと後メモポインタの二方向に結びつけているのは、
これらのメモを、最初に格納したメモから、又は、最後
に格納されたものから、のいずれの順にでも、検索でき
るようにするためである。メモレコードの削除表示欄に
ついては、後述する。

次に、連絡インデックス８の構造を述べる。連絡インデ
ックスは、あるデータベースのあるレコードに添付した
メモ群の頭出しをするためである。

この頭出しには、このメモ群の中で、最初に格納したも
のか、最後に格納したものかの２つの場合がある。した
がって、連絡インデックス８は、０８１次キー、先頭メ
モアドレス、末尾メモアドレスの三つの欄からなる。あ
るデータベースのあるレコードに、始めて、メモが添付
されると、この連絡インデックスに、１つのキーレコー
ドが登録される。その内容は、そのＤＢ１次キー欄に、
メモが添付されたデータベースのレコードを指す１次キ
ー、先頭メモアドレスと末尾メモアドレスに、そのメモ
が格納されているメモファイル７の中の場所を示すアド
レスである。最初は、そのレコードには、−枚のメモし
か添付されていないので、先頭メモアドレス欄の値と末
尾メモアドレス欄の値とは一致する。

次に、上述の実施例の動作を、第５図〜第８図を用いて
説明する。

まず、第２図のメモ格納管理部１４の動作を、第５図で
示す、第１ステツプ５０１は、メモリーダ６からのメモ
の読取りと、メモを添付するデータベース５のレコード
を指し示す１次キーをキーボード６−１から入力する。

このデータベース５のレコードが、ディスプレイ３上に
表示されている場合には、それをカーソルで指示するこ
とにより、これ灸行なうことができる。

ステップ５０２は、このレコードへ、メモを１最初に登
録する場合か否かにより、その後の処理が変わることを
示す、これは、連絡インデックス８に、このレコードの
１次インデックスが登録されているか否かにより行なう
。

最初に登録する場合の処理は、ステップ５０３と５０４
の処理である。ステップ５０３は、メモファイル７に、
メモを格納することである。この場合、このレコードに
は、他にメモが添付されていないから、前メモポインタ
、後メモポインタはブランクにする。０８１次キーの欄
に、このメモを添付するデータベースの１次キーを記入
する。

ステップ５０４では、連絡インデックス８への登録を行
なう。

このメモが、このレコードへの２枚目以降の添付の場合
の処理が、ステップ５０５と５０６である。ステップ５
０５は、このメモをメモファイル７に格納することであ
る。ステップ５０５がステップ５０３と異なる点は、こ
のレコードに前回添付したメモと連絡をとることである
。これを行なうために、このメモレコードの前メモポイ
ンタに。

前回添付メモのアドレスを記入する。このアドレスは、
連絡インデックスから得られる。ステップ５０６では、
連絡インデックス８に、このメモが追加されたことを記
入する。これは、連絡インデックス８の、このレコード
に対応するキーレコードの末尾メモアドレスに、このメ
モの格納アドレスを記入することである。

ステップ５０７では、このメモの次に読取られるメモを
格納するアドレス、即ち、先頭空きエリヤアドレス１７
の更新を行なう。

第６図及び第７図は特定のメモを検索するための処理の
フローチャート図を示す。

第６図はある特定のレコードに添付されている最新の、
又は最古のメモを読出す処理の場合である。

まず、検索すべきメモが添付されているデータベースレ
コードの名称、すなわち１次キーをキーボード６−１で
入力する（６０１）。

次に１次キーレコードに添付されているメモの内容のど
れ、すなわち最新のものか、最古のものかの指示をキー
人力する（６０２）、そして、連絡インデックスのデー
タベース１次キーの項が１次キーであるインデックスレ
コードを求める＜６０３）。

読出メモが最新か最古かの判断（６０４）によって、最
新のものである場合は上記インデックスレコードの末尾
メモアドレスをＭＦＡに入れ（６０５）、最古のもので
ある場合は上記インデックスレコード先頭アドレスをＭ
ＦＡに入れる（６０６）。

以上によってメモファイル７のアドレスＭＦＡのメモレ
コードのメモ部を読出し表示する（６０７）以上の処理
は、メモの頭出しであるから連絡インデックスだけを用
いてメモのメモファイルでのアドレスを求めることがで
きる。

第７図はデータベースのあるレコードに添付されている
メモ群のあるメモがディスプレイ表示されている場合、
そのメモ群の中の表示されているメモの次、又はその１
つ前に添付されたメモを読出すための処理を示すフロー
チャート図である。

ディスプレイに表示中のメモのメモファイルでの格納ア
ドレスをＭＦＡとする（７０１）、メモめくりが正順か
逆順かの指示（７０２）に従い、正順のときはＭＦＡで
指示されるメモレコードの後メモポインタをＭＦＮＡに
登録（７０３）Ｌ、逆順の場合はＭＦＡで示されるメモ
レコードの前メモポインタをＭＦＮＡに登録する（７０
４）。

そして、ＭＦＮＡがブランクか否かを判別（７０５）Ｌ
、、ブランクでないときはメモファイルのＭＦＮＡで指
定されるメモレコードのメモ部を読出しディスプレイに
表示する（７０７）、もしＭＦＮＡがブランクであるな
ら、これはメモが無いことを表示する（７０８）。

第８図はディスプレイ（ＶＤＴ）に表示されているメモ
を削除する処理を示すフローチャート図である。

ディスプレイの表示中のメモのメモファイルでの格納ア
ドレスをＭＦＡに登録し、ＭＦＡで指定されたメモレコ
ードの０８１次キーをＰＫとする（８０１）。

連絡インデックスで０８１次キーの値がＰＫであるイン
デックスレコードのアドレスをＰＫＡとする（８０２）
。

アドレスＭＦＡのメモレコードの前メモポインタがブラ
ンクか否か判断する（８０３）。

上記ステップ８０３で前メモポインタがブランクで、か
つ後メモポインタもブランクのときは、メモが唯一であ
ることを示し、このときは、連絡インデックスのアドレ
スＰＫＡのキーレコードを削除する（８０４）。

前メモポインタがブランクかつ後メモポインタがブラン
クでない、すなわち、メモがメモ群で最古のときは、連
絡インデックスのアドレスＰＫＡのキーレコードの先頭
アドレスをメモファイルのメモレコードＭＦＡの後メモ
ポインタにし、ＭＦＡの後メモポインタで示されるメモ
レコードの前メモポインタをブランクとする（８０５）
。

メモデコードの前メモポインタ、後メモポインタが共に
ブランクでないとき、すなわち、メモのメモ群中での位
置が中間であるときは、ブロック８０７の処理が行なわ
れ、メモレコードの前メモポインタがブランクでなく、
後メモポインタがブランク、すなわち、メモが最新のも
のはブロック（８０６）の処理が行なわれる。

ここで注意すべきことは、いずれの場合も、削除したメ
モは、メモファイルには残っている。ただ、それが所属
していたメモ群から削除しただけである。メモファイル
から完全に削除することは、あとで、そのメモが必要に
なるかもしれないので、危険だからである。

メモファイルを光ディスクとするのは、その格納コスト
から望ましい、それを更に格納コストを下げるために、
−度書きの光ディスクを用いる場合には、メモレコード
内の２つのポインタを書きかえることはできない、その
場合には、あるメモ削除は、メモレコードの削除表示１
！Ｉ（図３参照）を用いて示すことができる。

〔発明の効果〕

本発明によれば、各端末操作者が作成したメモを、後の
業務のデータベースに関連づけて格納し検索できるので
、営業活動、その他、一般事務作業で、従来の定形的な
情報処理では困難だった計算機化が可能になり、−人で
多数の業務をこなせるようになり省力化がはかれる。

また、本発明は、既存のホストシステム（データベース
を含めて）を、全く変更することなく、ワースステーシ
ョン側だけの新規開発で実現できるため、本発明の装置
の実現に、大量のマンパワーを必要としない効果もある
。

【図面の簡単な説明】

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、データベース構成する第１の記憶媒体と、上記デー
   タベースのデータの入出力を管理するデータベース管理
   システムと、上記データベース管理システムを駆動する
   第１の処理装置と、上記データベースに関するメモ情報
   を格納する第２の記憶媒体と、上記第２の記憶媒体への
   上記メモ情報の追記検索を管理するメモ情報管理システ
   ムと、上記メモ情報管理システムを駆動するワークステ
   ーション、上記ワークステーションに付属し、上記デー
   タベースのレコードに関連する上記メモ情報の上記第２
   記憶媒体のアドレスを示す連絡検索テーブルと、メモ情
   報を上記第２の記憶媒体に書き込みを行なうメモ情報入
   力装置と、上記ワークステーションと上記第１の処理装
   置間の情報伝送を行うチャネルとを有してなるメモ情報
   を持つデータベースシステム。 ２、第１請求項記載の上記データベースシステムにおい
   て、上記第２の記憶媒体に記憶されたメモ情報は時間的
   にシーケンシャルに記憶されイメージ情報であること特
   徴とするメモ情報を持つデータベースシステム。 ３、データベースを持つホストコンピュータと上記ホス
   トコンピュータと結合されたワークステーションからな
   るデータベース管理システムの利用者がデータベースの
   レコードに関する利用者個有のメモ情報を管理する方法
   であつて、上記ワークステーションに上記メモ情報を格
   納するメモファイルと、上記メモ情報が附加されるデー
   タベースのレコードと上記メモ情報が格納された上記メ
   モファイルのアドレスを格納する連絡インデックスファ
   イルとを設け、上記メモ情報を添付するとき、上記メモ
   ファイルに上記メモ情報と共に上記メモ情報が附加され
   る上記データベースのレコードの１次キーを記録し、同
   時に上記連絡インデックスファイルに上記１次キーと上
   記メモ情報が格納されたメモファイルのアドレスを登録
   し、 上記レコードに添付されたメモ情報を検索するとき、上
   記レコードの１次キーを指定することによつて、上記ワ
   ークステーションのディスプレイ上に上記メモ情報を表
   示することを特徴とするメモ情報の管理方法。 ４、第３請求項記載のメモ情報管理方法において、デー
   タベースの１つのレコードに対して付加されるメモ情報
   が複数個である場合、 上記メモファイルに上記複数個のメモ情報を格納順に記
   録し、各メモ情報の記録部に、格納順位を示すポインタ
   を付加し、 上記連絡インデックスファイルの上記メモファイルのア
   ドレスは上記複数のメモ情報の最初と最後に格納された
   先頭および末尾アドレスを記録し、 上記メモ情報検索時に、上記ポインタ及び上記先頭又は
   末尾アドレスを利用し、上記複数のメモ情報を時系列順
   に上記ディスプレイに表示する ことを特徴とするメモ情報管理方法。 ５、第４請求項記載のメモ情報管理方法において、上記
   メモ情報がイメージ情報であることを特徴とするメモ情
   報管理方法。