JPH02219168A - 文書にマークを付ける方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 Ａ、産業上の利用分腎 本発明は、文書にマークを付ける方法に関し、特に応答
するエンドユーザが、文書を調べる（レビューする）際
に使用する操作マーカに関連する少なくとも１つの文書
を指定する方法に関する。

Ｂ、従来の技術 パーソナル・コンピュータの利用は家庭でも企業でも進
んでいる。近年、企業のパーソナル・コンピュータは飛
躍的に増加している。従業員の大半は現在、端末を使用
してそれぞれの業務を行っている。さらにオフィス内の
従業員間の情報交換や地理的に離れたオフィス間の情報
交換は、ネットワークの利用によって普通のことになっ
ている。

高速で大型、ざらに信頼性の高いネットワーク・システ
ムや分散システムが開発されている。ネットワークの利
用により、大型のＤＡＳＤ装置など高価な入出力装置を
ネットワークを通して全ユーザが利用できるようにする
ことで、このような装置にかかるコストが削減されてい
る。

Ｃ１発明が解決しようとする課題 このようにネットワークはユーザを相互に結び付けてい
るが、ユーザが協力して行う業務の効率向上に焦点を当
てた新しいアプリケーションが必要である。

０６課題を解決するための手段 本発明は、文書に操作マーカを付け、応答するエンド・
ユーザ（応答側ＥＵ）が行おうとする操作を指定する方
法に関する。要求を出すエンド・ユーザ（要求元ＥＵ）
は、応答側ＥＵが調べる（レビューする）べき文書の成
る箇所にマークを付ける。応答側ＥＵが実行すべき操作
と、応答側ＥＵに関連する識別子と、締切日と、関連す
る文書とは、これらは要求元のＥＵが指定するが、文書
の一部となって、操作開始マーカ及び操作終了マーカに
関連づけられる。要求元ＥＵは、通知基準、通知ＩＤ及
び実行すべき操作に関連する状況をも指定することがで
きる。複数箇所にマークを付けることができ、これらは
同じ応答側Ｅυ又は異なる応答側ＥＵがレビューできる
。文書にマークが付けられた後、その文書が格納され、
そして応答Ｊ゛べき１人若しくは複数のＥＵがその文書
にアクセスでき、そのレビューを行うことができる。

代りに、その文書がｔδ納された後、その文書は応答す
べき１人若しくは複数のＥＵにレビューのため転送され
ても良い。その文書のレビューが終ると、応答すべき１
人若しくは複数のＥＵがその操作に関連する状況を更新
する。そしてその更新きれた状況が通知基準に合えば、
成るメツセージが自動的に発生され、その通知ＩＤに関
連するＥＵに転送きれる。更に１人若しくは複数のＥＵ
が、そのマークされた文書の夫々のレビューに関連する
関連文書を指定しても良い。

Ｅ、実施例 第１図は、情報処理システム（図示せず）において文書
の作成、検索、編集、配布を制御する文書管理システム
１０を示す。エンドユーザ（ＥＵ）が作成した文書はラ
イブラリ１２に格納される。

ライブラリ１２はシステム１０に対して様々なサービス
を行う。このようなサービスを通して文書が電子的に格
納・検索される。文書がライブラリ１２に格納きれると
きは、文書プロファイルと呼ばれる１組の記述子も格納
される。文書プロファイルには、文書を格納するための
名前、文書の作者／所有者、文書の主題、文書がライブ
ラリに格納された日付などの記述子が含まれる。文書プ
ロファイルによって、ライブラリに格納された文書の検
索が容易になる。

ライブラリ１２は次のようなサービスも提供する。−一
ライブラリから文書を削除するｍ−ライブラリ中の処理
の済んでいない文書を更新するｍ−格納された文書に関
連づけようとする安全保護レベルを指定するｍ−作者／
所有者以外の許可きれたエンドユーザがライブラリから
文書を検索できるようにする一一他のエンドユーザのた
めにライブラリに格納された文書を検索する。

ＥＵも、ライブラリ１２に格納きれた文書を検索して、
テキスト編集プログラム１４と対話しながら編集や配布
ができる。テキスト編集プログラム（エディタ）１４は
、本発明の実施例では、このプログラムによって作成・
格納・編集された文書に関して均一なデータ・ストリー
ムをサポート（支援）する。テキスト編集プログラム１
４がサポートシ、当該分野ではよく知られている均一な
データ・ストリームとは、文書内容のアーキテクチャで
ある。文書内容のアーキテクチャをサポートするテキス
ト編集プログラムは、テキストの最終形式または変更可
能な形式をサポートする。テキスト編集プログラム１４
は、実施例ではテキストの変更可能な形式をサポートす
る。テキストの変更可能な形式をサポートするテキスト
編集プログラムの詳細についてはよく知られているので
、ここでは詳述しない。

ＥＵは、ライブラリ１２から文書を取出すか、新しい文
書を作成した後、少なくともその１箇所を選んでマーク
を付け、別のエンドユーザが行う操作を指定できる。Ｅ
Ｕはこのため、編集プログラム１４を通して使用できる
操作マーカ機能を起動する。またＥＵは、指定の操作を
実行するよう、応答側のエンドユーザ（ＥＵＲ）に通知
する機能を起動することもできる。この通知機能は、テ
キスト旧集プログラム１４内か、またはテキスト編集プ
ログラム外の通知プロセッサ１６を使用して実行できる
。ＥＵは通知プロセッサ１６と対話しながら既存メツセ
ージを選択するが、新しいメツセージを作成してＥＵＲ
へ送信する。ざらに、ＥＵは、（１）指定した操作が完
了したとき、適正なユーザに通知されるよう通知基準が
指定しても良いし、また（２）マークが付けられた文書
及び関連文書のコピーをＥＵＲに送信すべきが指示して
も良い。操作マーカが最初に発生されるとき、「オーブ
ン」操作状況がそれに関連づけられる。

ＥＵＲがそのマークの付いた文書の調べ（レビュー）を
完了すると、「完了」への状況の変化とともに、その操
作マーカに関連する操作マーカ・データ領域の中に完了
データが入力される。もしも通知基準がそのように指定
されれば、適正なユーザに１つのメツセージが通知され
る。更に、指定した操作の実行の結果、他の文書が発生
すると、その発生した文書を示すよう操作マーカ・デー
タ領域が更新される。あるいは、ＥＵは、マークが付い
た文書と関連文書をＥＵＲに送信する代わりに、ライブ
ラリ１２に格納された文書のコピーにＥＵＲがアクセス
できるようにすることもできる。

マーク付文書と関連文書をＥＵＲに送信する場合は、通
知プロセッサ１６がライブラリ・サーバ１８と対話しな
がら、ライブラリ１２から文書を取出す。この後、通知
プロセッサ１６は選択きれたメツセージかまたは作成さ
れたメツセージおよび取出された文書をＥＵＲへ送信す
る。ここで、ＥＵＲは、ＥＵと同しシステム内に居るか
、または遠隔地に居てネットワーク（図示なし）によっ
てＥＵに結び付けられるものとする。

第２図でライブラリ１２に格納される各文書には図のよ
うなオブジェクトがある。第２図に示したオブジェクト
はすべて、ｒＦＩＬＥ　（格納）」コマンドの処理に応
じて作成される。

文書モデル・オブジェクト１９には、ある特定の文書の
所有権と属性に関する情報が含まれる。

このオブジェクトは、ライブラリ１２に存在する間は文
書のアクセスを制御する。

初期所有者オブジェクト２０は、文書の所有者が使用す
る情報を含むかそれを指示し、格納きれた文書のアクセ
スを制御する。

文書内容オブジェクト２１は、文書内容のｔａ納を可能
にし、格納された文書の実サイズに関係する情報を係官
するためのものである。

文書関係オブジェクト２２は、当該文書と他の文書の論
理関係を記述する。文書がフォルダ文書であれば、フォ
ルダ内の各文書は、このオブジェクトの中にポインタま
たはライブラリによって割り当てられた文書名（ＬＡＤ
Ｎ）項目を有する。

この文書が１つ以上のフォルダ文書に存在すれば、各フ
ォルダ文書は、このオブジェクトの中にポインタまたは
ＬＡＤＮ項目を有する。文書用に入力と削除の履歴を、
フォルダ文書として、または他のフォルダ内の文書とし
て維持することもできる。

アクセス制御モデル・オブジェクト２３は、文書の所有
者が、他のユーザによるその文書のアクセスを許可する
とき作成きれる。

操作マーカ・オブジェクト２４は、文書中のマークが付
けられた部分の最初と最後について構造体を設定するも
のである。また、エンドユーザが関連文書の応答エンド
ユーザ、締切日、実行予定の操作、通知、状況要求、仕
様をそれぞれ指定できるデータ領域を設定するものでも
ある。

上記オブジェクト全体の構造は、ＩＢＭが販売している
オフィス・システムＤＩＳＯＳＳの一部であり、他にも
ユーザ・プロファイル・オブジェクト２５、検索索引オ
ブジェクト２６、逆検索索引オブジェクト２７、バージ
ョン制御オブジェクト２８、プロファイル内容オブジェ
クト２９等があるが、ここでは説明を省く。

第１図に戻って、編集プログラム１４には複数の機能が
あり、それぞれ操作マーカに関連している。操作マーカ
の機能は要求元ＥＵに対して、文書管理システム１０に
含まれる表示装置（図示せず）で表示することができる
。さらに表示装置上の操作バーの項目として、またはポ
ツプアップ・メニューの項目として表示することもでき
る。操作マーカの機能を選択するには、文書管理システ
ム１０の一部として含まれているボインティング・デバ
イス・キーボードあるいは接触感応式画面（タッチ・ス
クリーン）を使用する。これとは別に、操作マーカの各
機能を、キーボード上のファンクション・キーに関連づ
けることもできる。操作マーカの機能を１つ選択すれば
、操作マーカ・アプリケーション・プログラムを起動し
ゃすくなる。

本発明の実施例では、要求元のエンドユーザ（ＥＵ）が
、選択された文書にマークを付け、応答側エンドユーザ
（ＥＵＲ）が行う操作を指定できる。要求元のＥＵは、
編集プログラム１４（第１図）と対話しながら、第３図
に示すような操作マーカ機能を起動して、選択された文
書の一部にマークを付ける。文書管理システム１０は次
に第４ａ図、第４ｂ図のように、操作マーカ・データと
、他の操作マーカ機能をそれぞれ要求元のＥＵに表示す
る。要求元のＥＵは、表示装置に関連するカーソルを、
マークを付けようとする箇所の先頭に位置づけた後、マ
ーカ開始機能を選択する。

この後カーソルが、マークの付けられた箇所の終わりに
移され、マーカ終了機能が選択される。編集プログラム
１４は操作開始マーカのアイコンすなわち記号（”＞＞
”など）をその箇所の先頭に、操作終了マーカのアイコ
ンすなわち記号（＜＜゛など）をその箇所の終わりに表
示する。操作開始／終了マーカのアイコンは、文書管理
システム１０の全ユーザが認知できるようなデザインの
複数のアイコンや記号である。この代わり、文書の１箇
所に付けるマークとして、調べようとする箇所即ちレビ
ュー箇所にアンダーラインを引くか、その箇所がボール
ド体で表示されるようにするか、その箇所のフォントを
変えるか、あるいは反転表示などでその箇所を強調して
もよい。また、要求元のＥＵは、締切日が省略時の日付
でなければ、実行しようとする操作、その操作を行う応
答側のエンドユーザ、および操作を完了すべき日付を、
第４ａ図に示した操作マーカ・データ領域に入力する。

要求元のＥＵは次に、マークが付いた文書をライブラリ
１２に格納するか、ＥＵＲに送信する。いずれの場合も
ＥＵは、その文書について行うべき操作を示したメツセ
ージをＥＵＲに送信する。ＥＵが文書をライブラリ１２
に格納しｒ：場合、ＥＵＲは格納された文書にアクセス
できなければならない。

要求元のＥＵは、文書中の選択された操作マーカに関連
する操作をレビューしたいことがある。

この場合、要求元のＥＵは、第５図に示した操作表示機
能を起動する。次に文書管理システム１０は第６ａ図に
示した操作マーカ・データ領域と、第６ｂ図に示した他
の操作マーカ機能を表示する。

要求元のＥＵはここで操作マーカ・データ領域に表示さ
れたデータを変更または更新するか、あるいは選択され
た操作マーカのレビューを終える。

以下、文書にマークを付け、情報処理システム内で所在
が明らかな応答側のエン、ドユーザが実行しようとする
操作を指定するため、文書管理システム１０のユーザが
起動できるマークアップ・アプリケーション・プログラ
ムについて説明する。

このプログラムはソース・コードやマシン・コードを生
成で診るプログラム設計言語で書かれている。

ＢＥＧＩＮ　　マークアップ手続き ＮＰＵＴ 文章中のマークを付けようとする箇所の先頭にカーソル
を位置づける。

以下の項目を含む操作マーカ・データを指定する。

実行すべぎ操作 操作を実行するユーザのＩＤ 締切日（省略時の締切日でない場合） 通知基準、 通知ＩＤ。

参照文書 文書中のマークが付けられた箇所の終わりにカーソルを
位置づける。

ＰＲＯＣＥＳＳ この操作マーカに一意の操作ＩＤを割り当てる。

この操作の操作開始マーカ構造体を作成する。

カーソル位置に操作開始マーカの記号を表示する。

省略時の締切日、通知、状況の通知及び通知ＩＤを設定
する。

ユーザからの操作マーカ・データを取り込む。

含まれるデータは、操作、担当者、締切日、通知基準、
通知ＩＤ、参照文書、及び操作終了マーカの位置である
。

Ｄｏ各関連文書について実行する。

ユーザの割り当て名を一意の識別子に変形する。

ＮＤＤＯ この操作の操作マーカ構造体を作成する。

操作終了マーカ記号をカーソル位置に表示する。

この操作マーカに関連する操作マーカーデータ領域に項
目を作成する。

ＤＯ変形した各関連文書名ごとに実行する。

操作マーカ・データ領域に、−意の文書識別子を設定す
る。

ＮＤＤＯ 操作ＩＤ、操作、応答ユーザ、締切日、操作開始位置、
操作終了位置を、操作マーカ・データ領域に設定する。

ＥＮＤ　　マークアップ手続き 第７図は文書にマークを付けるときの流れ図である。マ
ークアップ場アプリケーションープログラムの起動後、
選択きれた文書に関連して行われる各操作に、−意の操
作識別子すなわちＩＤがステップ３０で割り当てられる
。この識別子は、操作開始マーカを操作終了マーカに結
び付けるのにも用いられる。ステップ３２で操作開始マ
ーカの構造体（第１０図）が、選択された文書に関連す
るデータに生成され、文書内のカーソルの現在位置に対
応する。操作開始マーカ構造体には、操作開始マーカの
識別子である構造体ＩＤも含まれる。

ステップ３４では、操作マーカ表示データ領域（操作マ
ーカに関連する）が初期設定される。操作マーカ表示デ
ータ領域は、ポツプアップ・ウィンドー、メニュー、そ
の他の入力機構である。次にステップ３６で、文書管理
システム１０Ｌｔｆｉ作マーカ表示データ領域に、省略
時の締切日、通知が要求されるか否か（ＹＥＳ／Ｎｏ）
　、通知状況（完了）、及び通知ＩＤ（要求先ＥＵ）を
設定する。要求元のＥＵは、必要なら、省略時の締切日
を別の日付に変えることもできる。次にステップ３８で
、文書管理システム１０は操作マーカ・データ領域と他
の操作マーカ機能を要求元のＥＵに対して表示し、表示
データ領域へのデータの入力と他の操作マーカ機能の起
動に備える。担当者（応答側ＥＵ）のリスト、状況、及
び通知ＩＤを要求元ＥＵに与えることもでき、これによ
ってデータ領域へデータを入力し易くする。入力された
データはアプリケーション・プログラムで利用できるよ
うになる。ステップ３９ないし４１で、各関連文書に対
応する名称が、システム１０により、−意の識別子に変
形される。ステップ４２で、操作終了マーカ機能の起動
に応じて、選択された文書に操作マーカ終了構造体が生
成される。操作終了マーカ構造体は、文書に関連するテ
キスト・データ内に形成され、カーソルの現在位置に対
応する。

ざらに終了マーカ構造体には、操作開始マーカに関連す
るこれと同じ一意の識別子すなわち操作ＩＤと、操作終
了マーカを識別する構造体ＩＤが含まれる。ステップ４
３では文書モデル・オブジェクトの操作マーカ・データ
領域に項目が生成される。ステップ４４ないし４６で、
指定された各関連文書に対応する、前述の変形した一意
の識別子が操作マーカ・データ領域に入力される。要求
元のＥＵがステップ３８で入力したデータが、ステップ
４７で文書モデル・オブジェクトの操作マーカ・データ
領域に入力される。

以下、情報処理システム内に格納された文書に付けられ
た操作マーカのうち選択された１マーカに関連する操作
を表示するため、文書管理システム１０のユーザが起動
できる操作表示アプリケーション・プログラムについて
説明する。このプログラムはソース・コードやマシン・
コードを生成できるプログラム設計言語で書かれている
。

ＢＥＧＩＮ　　操作更新手続き Ｉ　Ｎ　１）　Ｕ　Ｔ カーソルを文古内で選択された操作開始マーカまたは操
作終了マーカに位置づける。

ＰＲＯＣＥＳＳ この操作マーカに関連する項目を取り込む。

その操作、応答し得るユーザ、締切日、通知基準、通知
ＩＤ及び現在の状況を要求元ユーザへ表示のため設定す
る。

データを要求元ユーザに表示する。

１Ｆ状況が変更され、且つその新しい状況が通知状況に
等しく、且つ要求元が通知を必要とする場合、 通知すべｔＩＤに通知メツセージを送る。

ＥＮＤ　Ｉ　Ｆ ＥＮＤ　　操作更新手続き 第８図は操作更新アプリケーション・プログラムの流れ
図を示す。上記のとおり、マークが付いた文書に指定き
れる各操作は一意の識別子に関連する。この識別子は、
文書管理システム１０に格納された操作マーカ・テーブ
ル（図示なし）内の操作マーカ項目と、操作の開始、終
了の両マーカとを結び付けるのに用いられる。操作開始
マーカまたは操作終了マーカのいずれかを使用し、この
操作のための項目をアクセスできる。ステップ５０で文
書管理システム１０は、カーソルの現在位置を判断して
、どの操作マーカが選択されているかを判断する。選択
された操作マーカに関連する操作マーカ・データ領域が
次に、システム１０内の記憶装置から取出され、要求元
のＥＵに表示される（ステップ５２）。ステップ５４で
は、要求元ＥＵが、操作マーカ・データ領域に現在表示
されているものを更新するためデータを入れる。ステッ
プ５６で通知基準が合致したか判断する。即ち、この判
断は、（１）状況が変ったか否かについてである。そし
てもしも新しい状況が通知状況であれば、（２）要求元
ＥＵが通知を必要とするか否かについての判断がある。

もしも要求元ＥＵの通知及び新しい状況が通知状況に等
しければ、メツセージが発生され、要求元ＥＵに転送さ
れる（ステップ５８）。

Ｆ０発明の効果 まとめると、要求元のＥＵは、応答側のＥＵがレビュー
しく調べ）ようとする文書の成る箇所にマークを付ける
。応答側ＥＵが実行すべき操作、応答側ＥＵに関連する
識別子、締切日及び関連文書といった、要求元ＥＵが指
定するものが、文書の一部となり、操作開始マーカ、操
作終了マーカに関連づけられる。要求元ＥＵＬｔまた通
知基準、通知ＩＤ及び実行すべき操作と関連する状況を
指定しても良い。同じ応答側ＥＵまたは他の応答側ＥＵ
がレビューできるよう複数箇所にマークすることができ
る。文書にマークが付けられた後、文書が格納されて応
答側の一人若しくは複数のＥＵがその文書をアクセスし
てそのレビューを完了することができる。代りに、その
文書が格納された後、その文書に応答すべき１人若しく
は複数のＥＵに転送されることができ、そのＥＵがレビ
ューを行なえるようにしても良い。その文書のレビュー
が終ると、応答すぺｔ！１人若しくは複数のＥＵがその
操作に関連する状況を更新し、１つのメツセージが自動
的に発生される。もしも更新された状況が通知基準に合
致すれば、その通知ＩＤに関連するエンド・ユーザ（Ｅ
Ｕ）にメツセージが自動送４Ｍ　８れる。更に１人若し
くは複数のＥＵが、そのマークきれた文書の夫々のレビ
ューに関連する関連文書を指定しても良い。

斯してユーザが協力して行う業務の効率向上に資する新
しいアプリケーションが提供される。

【図面の簡単な説明】

第１図は、本発明の原理による文書管理システムのブロ
ック図である。 第２図は、本発明の原理による第１図のシステムに格納
された文書に関連する様々なオブジェクトを示す文書の
モデルである。 第３図ないし第６ｂ図は、本発明の原理による、選択さ
れた操作マーカに関連しうるデータ領域と機能を示す。 第７図及び第８図は、本発明の実施例の方法の手順を詳
しく示した流れ図である。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 情報処理システムにおいて操作対象の文書にマークを付
   ける方法であつて、 前記文書に対して行われる操作の識別子を前記システム
   が割り当てるステップと、 前記文書に複数の操作マーカを挿入するステップと、 前記複数の操作マーカに関連するデータ領域に、基準の
   文書へのポインタを含むデータを入力することで、前記
   実行しようとする操作が指定され、前記文書に対する前
   記操作を実行するエンドユーザが識別され、且つ、前記
   複数の操作マーカに関連する状況が指定されるステップ
   とよりなる、文書にマークを付ける方法。