JPH02289078A - 文書機密保持装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 「産業上の利用分野」 本発明は、電子的に作成される文書のうち特定の文書に
ついてその機密を保持することのできる文書機密保持装
置に関する。

「従来の技術」 オフィスオートメーションの発達によって、文書を電子
化された形で作成することが多くなっている。このよう
な文書は、例えばイーサネット等のローカルエリアネッ
トワークを利用して１つのワークステーションから他の
ワークステーションに自在に伝送することも可能である
。これは、電子メールと呼ばれている。

「発明が解決しようとする課題」 ところで、作成される文書のうちには秘密にすべき内容
のものが存在する。このような文書を作成したフロッピ
ーディスク等の記憶媒体は、各自特別に保管することで
、機密の漏れることを防止することができる。

しかしながら、このためには鍵のかかるロッカー等の設
備を要し、保管が面倒となるという問題があった。この
ため、特に頻繁に使用する記憶媒体では、これを保管場
所以外の場所に一時的に放置する場合があり機密の保持
上で問題があった。

また、電子メールで機密文書を送信する場合には、たと
え受信者が機密を保持すべき特定人であっても、その文
書が何らかの原因で同様に電子的に複写されたり、その
特定人以外の者によって見られてしまうという危険性が
あった。

そこで本発明の目的は、電子的に作成された文書の機密
を更に確実に保持することのできる文書機密保持装置を
提供することにある。

「課題を解決するための手段」 本発明では、（！）電子的に作成される文書にその文書
の作成や読み出しを行う操作者の識別子（ＩＤ）を入力
する識別子入力手段と、（ｉｉ）この文書が機密を保持
する必要のあるときはその旨の指定を行う機密保持指定
手段と、（ｉｉｉ　）機密保持指定の行われた文書の内
容の読み出しを行いたいときこれを指示する内容読出指
示手段と、（ｉｖ）この内容読出手段によって内容の読
み出しを指示した取扱者の識別子と読み出した文書の作
成を行った取扱者の識別子とを比較する比較手段と、（
Ｖ）この比較手段の比較結果が一致しないときには、正
当な権限を持たないものが文書を見ようとしているとの
前提にたってその文書の内容の複写を禁止する複写禁止
手段とを文書機密保持装置に具備させる。

すなわち、本発明では識別子の一致という条件が満足さ
れない場合には、機密文書として指定されているものに
ついてその電子的な複写を禁止させることにし、上述し
た目的を達成する。

「実施例」 以下実施例につき本発明の詳細な説明する。

第２図は、本実施例の文書機密保持装置を使用した通信
システムを表わしたものである。この通信システムで、
イーサネット等のローカルエリアネットワークを構成す
る第１の通信ケーブルｌｌ上には、複数のワークステー
ション１２−１〜１２−Ｎと、ファイルサービス１３、
メールサービス１４、プリントサービス１５および通信
サービス１６がそれぞれ接続されている。

本実施例の場合、ワークステーション１２−１〜１２−
Ｎはそれぞれ制御部本体１７、デイスプレィ１８、キー
ボード１９およびボインティング・デバイスとしてのマ
ウス２１から構成されている。

ファイルサービス１３は、このイーサネットで共通して
利用するファイルを保管するためのものであり、メール
サービス１４は、電子メールの管理を行うためのもので
ある。プリントサービス１５は、例えばレーザプリンタ
から文書のプリントアウトを行うためのものである。通
信サービス１６は回線２７を通じて他のローカルエリア
ネットワークと通信を行うためのものである。この第２
図では、通信サービス１６が他のローカルエリアネット
ワーク３１を構成する通信サービス３２と接続された状
態が示されている。

電子メールは、同一ローカルエリアネットワーク内の各
ワークステーション間で送受することができることはも
ちろん、２つのローカルエリアネットワークを結んで行
うこともできる。

第１図は、以上説明した通信システムに適用される文書
機密保持装置の構成の概要を表わしたものである。

この文書機密保持装置はＣＰＵ４１を備えており、デー
タバス等のバス４２を通じて次の各部と接続されている
。

（ｉ）ＲＡＭ４３　： この文書機密保持装置の各種制御を行うためのプログラ
ムを格納したり、作業用の一時データを格納するための
ランダム・アクセス・メモリである。

（ｉｉ）ディスクドライバ４４： 磁気ディスク４５を接続して、これとの間でデータの入
出力の制御を行う装置である。磁気ディスク４５の記憶
領域は、文書データを格納するための文書データ格納部
４６や文書属性データを格納する文書属性データ格納部
４７、それにＲＡＭ４３に転送するプログラムを格納す
るプログラム格納８Ｂ４８等の領域によって構成されて
いる。

（ｉｉｉ　）キーボード１９： キースイッチによってデータの入力を行うための装置で
あり、本実施例ではこれにマウス２１が接続されている
。

（ｉｖ）表示制御装置５３： データの視覚的表示を行うためのデイスプレィ１８を制
御する装置である。

以上のような構成の文書機密保持装置は、第２図に示し
たそれぞれのワークステーション１２−１〜１２−Ｎに
対応している。ただし、ＣＰＵ４１、ＲＡＭ４３、ディ
スクドライバ４４および表示制御装置５３は、制御部本
体１７内に格納されている。

第３図は、以上のような構成の文書機密保持装置で文書
を作成するときの流れを表わしたものである。

文書の作成者は、自己のワークステーション１２を用い
て文書の作成を行う（第３図ステップ■）。そして、こ
の作成された文書の保存を行うときには作成者の識別子
（ＩＤ）を文書の属性として付加する（ステップ■）。

文書データは第１図に示した文書データ格納部４６に格
納され、ＩＤは文書属性データ格納部４７にその文書と
対応付けて格納される。

なお、この実施例のワークステーション１２は、その電
源を投入した段階で操作者のＩＤの登録が要求される。

そして、操作者がＩＤを入力した段階で文書の作成等の
各種の作業を開始させることができる。ステップ■の動
作は、従ってワークステーション１２の操作開始段階で
登録されたＩＤを個々の文書に文書作成者のＩＤとして
付加して保存する作業である。

第４図は、このようにして作成された文書に対して機密
を保持するための指定を行う作業を表わしたものである
。

装置の操作者がキーボード１９上のプロパティキー（図
示せず）を押下すると（第４図ステップ■；Ｙ）　、Ｃ
ＰＵ４１はこの操作者が装置の操作開始時に入力したＩ
Ｄとデイスプレィ１８に現在表示されている文書の作成
者のＩＤとを比較する（ステップ■）。ここで、文書の
作成者のＩＤとは、文書の作成を行った者がそのときの
ワークステーションの操作開始時に入力し、文書に対応
付けて保存されたＩＤである。

両ＩＤが一致すると（ステップ■；Ｙ）、デイスプレィ
１８上に該当する文書すなわち図示しないカーソルによ
って指定された文書のプロ／ｓａティを表示するための
ウィンドウが開かれる（ステップ■）。

第５図は、このウィンドウの表示内容の一例を表わした
ものである。

ウィンドウ５１内には、文書作成者や作成日時等のデー
タが文書の取扱者の便宜のために表示される他、この文
書の機密指定の有無についての現在の状態が表示される
。この第５図に示した時点では、機密指定の“無し”の
方のマーク５２の背景が反転しており、“有り”の方の
マーク５３は地色のままとなっている。これは、機密指
定が行われていないことを示している。この文書の機密
指定を行いたい場合、操作者は、マウス２１を操作して
“有り”の方のマーク５３に図示しないカーソルを合わ
せてクリックする。これによりこの文書の機密指定が行
われたことになる。反対に、機密指定が行われている文
書の機密を解除しだい場合には、この状態で地色となっ
ている“無し”の方のマーク５２にカーソルを合わせて
クリックを行う。このようにして、操作者は文書の機密
指定の有無を自由に選択することができる。

操作者が機密指定の変更を行ったり文書作成者の名前を
確認する等の作業を終了させてこのウィンドウ５１を閉
じるための操作を行ったら（ステップ■’）　、ＣＰＵ
４１は機密指定の変更が生じたかどうかの判別を行う（
ステップ■）。そして、機密保持の指定に関して変更が
生じていた場合には（Ｙ）、文書のプロパティを表示し
たウィンドウが閉じられる（ステップ■）。そして、機
密保持の指定が行われた場合には、「（秘）印十文書名
」の形式で文書のタイトルが登録される（ステップ■）
。すなわち、単に「文書名７」で登録されていた文書の
タイトルに秘密扱いの印が付加されたことになる。これ
以後、その文書のアイコン（絵文字）には、その文書の
名称と共に秘密扱いの表示も行われる。

これに対して、“無し”の方のマーク５２の選択が行わ
れた場合には、機密指定の解除が行われる。

ステップ■で機密指定の変更がないと判別された場合に
は（Ｎ）、文書のプロパティを表示したウィンドウが閉
じられ（ステップ■）、作業が終了する。

第６図は、文書を見る場合の一般的な作業の流れを表わ
したものである。すでに説明したように、作成された文
書は他の文書機密保持装置あるいはワークステーション
に電子メールで送ることができる。例えば、ワークステ
ーション１２−１で作成された文書が、他のワークステ
ーション１２−Ｎに送られる。

このワークステーション１２−Ｎの操作者が送られてき
た文書を見ようとするときには、マウス２１を操作して
デイスプレィ１８上のこの文書についてのアイコン（図
示せず）にカーソルを合わせ、そのマウス２１のボタン
をクリックする。このようにして、所望の文書の指定が
行われると（第６図ステップ■）　、ＣＰＵ４１はその
文書についての文書属性データ格納部４７をチエツクし
、「秘密指定」が行われている文書であるかどうかの判
別を行う（ステップ■）。そして、「秘密指定」が行わ
れている文書であれば（Ｙ）、電子メールの作成者のＩ
Ｄと操作者のＩＤが一致するかどうかの判別が行われる
（ステップ■）。

すでに説明したように、この実施例の通信システムでは
、操作者がワークステーション１２に向かって最初の作
業の開始を行う前に、装置側が識別者ＩＤの入力を要求
し、入力されたＩＤは文書の属性として保存されるよう
になっている。そこでワークステーション１２−Ｎの操
作者がＩＤをその都度入力する必要なく、このステップ
■の判別が可能である。もちろん、ワークステーション
の構成によっては、操作者のＩＤをその都度要求するも
のであってもよい。

電子メールの作成者以外がこの文書の読み出しを操作し
ているものとすると、属性データとして記憶されている
ＩＤは作成者のそれと一致しない〈ステップ■；Ｎ）。

この場合には該当する文書の内容が表示される（ステッ
プ■）ものの、その変更等の編集作業を行うことができ
ない。そして、操作者がその文書を「閉じる」ことを指
示するとくステップ■；Ｙ）、この段階でその文書自体
が消去され（ステップ■）、処理がすべて終了する。

すなわち、電子メールで送られてきた秘密扱いの文書に
ついては、作成者本人以外の場合にはこれを読み出して
内容を見ることが可能であるものの、その文書は後に残
らないように消去されてしまう。これは、いうまでもな
く、秘密の文書をメールで送った以上、それをそのワー
クステーションの扱者に見せることはできるが、その内
容が変更されたり漏洩するのを防止するために、その文
書の編集を禁止したり、他の場所に電子メールで送られ
るのを禁止し、更に読み終わった文書は一方的に消去し
てしまおうとするものである。電子メールの受信者にと
ってはその文書を再度読むことが必要な場合もあるが、
この場合には送信先にその電子メールを再送させること
で対処できるので、このように文書の消去を行うことに
している。

これに対して、電子メールで送られてきた文書に「秘密
指定」が行われていなかった場合には、通常の文書と同
様にデイスプレィ１８上でその内容を表示することがで
きる他、デイスプレィ１８上で編集等のためのウィンド
ウを開いて、内容の変更等の編集作業を自由に行うこと
ができる（ステップ■）。そして、この文書の表示され
たウィンドウを閉じるための指示が行われたときには（
ステップ■；Ｙ）、表示された文書あるいは編集の行わ
れた文書を保存して（ステップ■）、文書の処理を終了
させる（エンド）。

なあ、文書に「秘密指定」が行われていた場合であって
も操作者がその文書の作成者であるような場合にはくス
テップ■；Ｙ）、属性データとの照合によってその操作
者が文書の作成者であると判別される。そこで、この場
合には正当な権限を有するものが文書の処理を行おうと
している場合なので、文書に「秘密指定」が行われてい
なかった場合と同様にステップ■に進み、文書の表示や
編集が可能になり、作成終了後の文書の保存も行われる
ことになる（ステップ■〜■）。

以上の実施例では、ワークステーションの１台からケー
ブルを介して接続された他の１台のワークステーション
に文書の内容が送られる場合について説明したが、完全
に独立した１台のワードプロセッサ等の装置においても
機密保持のために本発明を適用することができるのはも
ちろんである。

「発明の効果」 このように、本発明では作成される文書ごとに機密保持
の有無の指定を行わせることにしたので、機密保持の必
要性の高い文書については作成者以外がアクセスした場
合に文書の内容の電子的なコピーを禁止することができ
、文書の安全性を向上させることができる。

【図面の簡単な説明】

図面は本発明の一実施例を説明するためのもので、この
うち第１図は文書機密保持装置の回路構成の要部を示す
ブロック図、第２図は文書機密保持装置がワークステー
ションである場合の通信システムの概要を示すシステム
構成図、第３図は文書機密保持装置で文書の作成を行う
際のその概要を示す流れ図、第４図は作成された文書に
対して機密保持を指定する作業を表わした流れ図、第５
図は機密の指定や解除を行うために設定されるウィンド
ウの一例を示す平面図、第６図は文書を見る場合の一般
的な作業の流れを表わした流れ図である。 １２−１−１２−Ｎ・・・・・・ワークステーション、
１４・・・・・・メールサービス、 １８・・・・・・デイスプレィ、１９・・・・・・キー
ボード、２Ｉ・・・・・・マウス、４１・・・・・・Ｃ
ＰＵ。 ４３・・・・・・ＲＡＭ。 ４７・・・・・・文書属性データ格納部、５１・・・・
・・ウィンドウ、５３・・・・・・マーク。 出　　願　　人 富士ゼロックス株式会社

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 電子的に作成される文書の取扱者の識別子を入力する識
   別子入力手段と、 前記文書が機密を保持する必要のあるときその旨の指定
   を行う機密保持指定手段と、 機密保持指定の行われた文書の内容の読み出しを指示す
   る内容読出指示手段と、 この内容読出手段によって内容の読み出しを指示した操
   作者の識別子と読み出した文書の作成を行った取扱者の
   識別子とを比較する比較手段と、この比較手段の比較結
   果が一致しないときその文書の内容の複写を禁止する複
   写禁止手段 とを具備することを特徴とする文書機密保持装置。