JPH02297285A - 文書処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 この発明は、入力された文書情報を編集して文書記憶手
段に記憶させ、随時呼び出して処理する文書処理装置に
関するものである。

〔従来の技術〕

従来、この種の装置において、文書情報の作成／編集を
行う場合、登録文書名を付して文書を作成編集し、記憶
手段、例えばフロッピーディスク等の記憶媒体に文書名
とともに記憶させる。そして、再編集を′行う場合には
、文書名を指定して該文書を呼び出し、編集を加えて再
度記憶装置に保存させるように構成されている。

〔発明が解決しようとする課題〕

しかしながら、上記従来例において、既成の文書に再編
集を加え、同一文書名で再度記憶装置へ保存した場合、
記憶装置内の元の文書は再編集後、再編集された文書に
置換される。

一般に文書情報は、通常文書ばかりでなく、例えば文書
の基本となり得る手紙１表紙等の原稿、あるいは定形書
式等の基本文書が存在する。これらの基本文書は、該基
本文書自体を変更するため編集を行う以外は、直接編集
を加えてはならず、常に原稿として同一の文書形式を保
持させておく必要がある。これを実現するために従来に
おいては、編集前にオペレータが基本文書を複写し、複
写された文書に編集を加えたり、あるいは編集を加えた
後、他の文書名で記憶装置に保存するといった処理を行
っていた。

しかし、これらの処理によると、オペレータの手を煩わ
すばかりか、誤って基本文書を変形させたり、削除した
りして重要な基本文書を消失してしまう重大な問題点が
あった。

この発明は、上記の問題点を解決するためになされたも
ので、登録する文書に対する文書名を入力する際に当該
文書名の属性を付加して登録するすることにより、文書
登録処理時における誤操作に起因して既登録情報の変形
・消滅を減少させ、簡単な操作でオリジナル文書から派
生する変形／修正文書を作成編集処理できる文書処理装
置を得ることを目的とする。

〔課題を解決するための手段〕

この発明に係る文書処理装置は、文書情報の呼出し情報
を指定入力する呼出し指定手段と、文書記憶手段に記憶
する文書情報の呼出し属性を指定入力する属性指定手段
と、入力される呼出し情報に基づいて文書記憶手段に記
憶された文書情報に対する呼出し属性指定状態を判定す
る判定手段と、この判定手段による判定結果に基づいて
文書記憶手段に記憶された文書情報または文書記憶手段
に複写される文書情報と同一の複写文書情報を呼び出す
文書呼出し処理手段とを設けたものである。

また、文書呼出し処理手段は、複写文書情報を既登録さ
れた同一文書情報と異なる呼出し情報に基づいて文書記
憶手段からの呼び出しを処理するように構成したもので
ある。

さらに、複写文書情報は、定形フォーマット文書で構成
したものである。

〔作用〕

この発明においては、呼出し指定手段により文書情報の
呼出し情報が指定入力されると、判定手段が指定された
文書情報に対して属性指定手段から呼出し属性が指定さ
れるかどうかを判定し、判定結果に基づいて文書呼出し
処理手段が文書記憶手段に記憶された文書情報を呼び出
すか、あるいは呼出し属性が指定されて文書記憶手段に
記憶された文書情報を文書記憶手段に複写した複写文書
情報を呼び出させ、既に呼出し属性が指定され−て登録
された文書情報そのものの呼び出しを抑制する。

また、文書呼出し処理手段は、複写文書情報呼び出しに
際して、既登録された同一文書情報と異なる呼出し情報
に基づいて文書記憶手段からの呼び出しを処理し、既に
呼出し属性が指定されて登録された文書情報そのものの
置換更新を抑制する。

更に、文書呼出し処理手段は複写文書情報となる定形フ
ォーマット文書呼び出し、定形フォーマット文書に派生
する文書処理開始を促す。

（実施例） 第１図はこの発明の一実施例を示す文書処理装置の構成
を説明するブロック図であり、１はこの発明の呼出し指
定手段、属性指定手段を兼ねる指示手段で、例えば後述
するキーボードで構成される。指示手段１は文書情報記
憶手段を構成する記憶装置６に記憶するあるいは記憶さ
れた文書情報の呼び出しを指示するとともに、記憶する
文書情報に対する属性情報を指示入力する。

２は文書処理管理処理装置で、文書指定処理部３、文書
属性指定処理部４１文書呼出し作成処理部５等から構成
され、文書呼出し作成処理部５は文書検索存在判定処理
部５ａ、文書属性判定処理部５ｂ、文書複写処理部５ｃ
、文書呼出し処理部５ｄ、文書作成処理部５８等から構
成される装る。

記憶装置６には、呼出し属性となる文書属性が指定され
た文書Ａ、Ｂが記憶されている。

次に動作について説明する。

呼出し指定手段を兼ねる指示手段１により文書情報の呼
出し情報が指定入力されると、文書指定処理部３１文書
属性指定処理部４１文書呼出し作成処理部５を経て判定
手段を構成する文書属性判定処理部５ｂに検索に必要な
情報が通知される。

そこで、文書属性判定処理部５ｂは指定された文書情報
に対して属性指定手段を兼ねる指示手段１から呼出し属
性が指定されるかどうかを判定し、判定結果に基づいて
文書呼出し処理部５ｄ　　（文書呼出し処理手段）が文
書記憶手段を構成する記憶装置６に記憶された文書情報
を指示通りにそのまま呼び出すか、あるいは呼出し属性
（文書属性）が指定されて記憶装置６に記憶された文書
情報を記憶装置６に複写して得られる複写文書情報を呼
び出させ、後述する表示コントローラの管理下で表示器
に表示させる。

また、文書呼出し処理部５ｄは、記憶装置６からの複写
文書情報呼び出しに際して、既登録された同一文書情報
と異なる呼出し情報（通常文書）に基づいて記憶装置６
からの呼び出しを処理し、既に呼出し属性が指定されて
登録された文書情報（基本文書）そのものの置換更新を
抑制する。

更に、文書呼出し処理部５ｄは複写文書情報となる定形
フォーマット文書呼び出し、定形フォーマット文書に派
生する文書処理開始を促す。

第２図は、第１図に示した文書処理装置の具体的構成を
説明する文書処理システムの一例を示すブロック図であ
り、１１はｃｐｕで、ＲＯＭ１５に記憶された制御プロ
グラム（後述するフローチャートの各手順を含む）に基
づいてシステムバス１２に接続された各部を総括的に制
御する。なお、ＣＰＵ１１は第１図に示した文書処理管
理処理装置２を構成しており、キーボード１３から指示
入力される文書情報１文書名、呼出し指示等に従ってＲ
ＡＭ１６に記憶された文書情報を呼び出す。１４はキー
ボードインタフェース（ＫＢＩＦ）で、キーボード１３
からのキー入力情報をＣＰＵＩＩに通知する。１７は表
示コントローラ（ＣＲＴＣ）で、ＣＲＴインタフェース
（ＣＲＴＩＦ）１Ｂを介して表示器１９（例えばＣＲＴ
で構成される）への文書情報表示、カーソル制御。

画面スクロール等を処理する。

第３図は、第２図に示したＲＡＭ１６のメモリマツプを
説明する模式図であり、２１ａはＣＲＴスクリーンデー
タエリアで、表示器１９に表示するデータ（ＶＲＡＭデ
ータとなる）が記憶される。

２１ｂはワークエリアで、例えば表示器１９に関する制
御情報、属性情報の指定有無を示すフラグ（基本文書指
定フラグ）　ＯｒｇＦｌａ等が記憶されている。

２１ｃはテキストエリアで、キーボードインタフェース
１４等から入力されたテキストデータ（文書情報）が書
き込まれる。

第４図はこの発明による文書処理手順の一例を説明する
フローチャートで牽る。なお、（１）〜（１８）は各ス
テップを示す・ キーボード１３から文書呼出し／文書作成に関する指令
が入力されると、初期化処理を実行して（１）　　フラ
グＯｒｇＦ１ａのクリア、その他環境設定がなされる０
次いで、キー取り込み処理がなされ（２）、入力された
キーが実行キーかどうかを判定しく３）、ＹＥＳならば
ステップ（８）以降に進み、文書名Ａの文書検索処理を
実行し、Ｎｏならば入力されたキーが基本文書指定キー
かどうかを判断しく４）、ＹＥＳならばフラグＯｒｇＦ
１ａを０ＮＬ（７）、ステップ（２）に戻る。

一方、ステップ（４）の判断で、ＮＯの場合は文書名人
カキ−かどうかを判断しく５）、Ｎｏならばステップ（
２）に戻り、ＹＥＳならば呼び出すあるいは作成する文
書の文書名Ａあるいは原稿となる基本文書の文書名Ａ、
基本文書を原稿としてこれから編集する文書に付する文
書名Ｂを入力する処理が行われ（６）、処理終了後ステ
ップ（２）　に戻る。

一方、ステップ（３）の判断でＹＥＳの場合は、設定さ
れた文書名Ａを検索する処理がなされ、その結果に基づ
いて文書名Ａに対応する文書情報が存在するかどうかを
判断しく９）　　　Ｎｏならば文書名Ａに対応する文書
情報を新規文書として作成するとともに、フラグＯｒｇ
Ｆ１ａの設定を行う文書作成処理を行い（１７）、処理
を終了する。

一方、ステップ（９）の判断で、ＹＥＳの場合は文書名
Ａに対応する文書情報が基本文書であるかどうかを判断
しく１０）、ＮＯならばステップ（１６）以降に進み、
ＹＥＳならばフラグＯｒｇＦ１ａがＯＮかどうかを判断
しく１１）、ＮＯならば誤動作であると認知し、ブザー
を鳴動しく１８）、ステップ（２）に戻る。

一方、ステップ（１１）の判断で、ＹＥＳの場合−は複
写処理のための文書名Ｂがステップ（６）にて設定入力
されているかどうかを判断しく１２）、Ｎｏならば、基
本文書自身の編集であるとしてステップ（１６）以降に
進み　ＹＥＳならば文書名Ｂを検索する処理がなされ（
１３）、その結果に基づいて文書名Ｂの存在有無をチエ
ツクしく１４）、ＹＥＳならば既に存在する場合には複
写できないので、ステップ（１８）に進んで誤動作をブ
ザーで鳴動して報知する。

一方、ステップ（１４）の判定で、Ｎｏの場合は文書名
Ａの文書情報を文書名Ｂとして複写する複写処理を実行
しく１５）、指定文書を呼び出し処理を開始しく１６）
、呼び出した文書情報を表示器１日に出力する。なお、
文書名Ａの文書情報は基本文書であるが、文書名Ｂの文
書情報は通常文書として複写される。

このようにして、文書管理処理が終了すると、文書編集
処理２文書保存処理がなされる。

なお、上記実施例では文書記憶手段として内部記憶装置
となるＲＡＭ１６で構成する場合について説明したが、
外部記憶装置となるフロッピーディスク装置で構成して
もこの発明の適用を妨げるものではない。

また、上記実施例では文書呼出し処理手段を文書呼出し
／作成とを同一処理として実行する構成とした場合につ
いて説明したが、それに限定されるものではなく、基本
文書が指定時以外に直接操作されるのを制限する処理で
あれば良い。

さらに、上記実施例では、文書呼び出しを編集のための
呼び出しとして処理する場合について説明したが、これ
らの処理に限定されることはなく文書改名処理と合せて
考慮すれば、通常文書は通常の改名とし、基本文書に対
しては同一内容の文書を新たに得るという処理を行うよ
うに構成しても良い。

〔発明の効果〕

以上説明したように、この発明は文書情報の呼出し情報
を指定入力する呼出し指定手段と、文書記憶手段に記憶
する文書情報の呼出し属性を指定入力する属性指定手段
と、入力される呼出し情報に基づいて文書記憶手段に記
憶された文書情報に対する呼出し属性指定状態を判定す
る判定手段と、この判定手段による判定結果に基づいて
文書記・憶手段に記憶された文書情報または文書記憶手
段に複写される文書情報と同一の複写文書情報を呼び出
す文書呼出し処理手段とを設けたので、登録する文書情
報に対する呼び出し属性を指示入力するといった簡単な
操作で基本文書となる文書情報を消失、変形されること
なく、何時でも基本文書となる文書情報に派生した文書
情報として呼び出して登録する管理することができる。

また、文書呼出し処理手段は、複写文書情報を既登録さ
れた同一文書情報と異なる呼出し情報に基づいて文書記
憶手段からの呼び出しを処理するように構成したので、
既登録された同一文書情報に派生する文書情報は基本文
書から独立した通常文書として処理でき、基本文書の改
変、消失を未然に防止できる。

さらに、複写文書情報は、定形フォーマット文書で構成
したので、頻繁に使用する基本フォーマット文書を基本
文書として登録することにより、誰でも誤りなく基本文
書に派生する通常文書処理を効率よく実行することがで
きる。

従って、貴重な基本文書の変形、消失を防止し、煩雑な
基本文書再作成等の処理を大幅に軽減できる等の優れた
効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例を示す文書処理装置の構成
を説明するブロック図、 第２図は、第１図に示した文書処理装置の具体的構成を
説明する文書処理システムの一例を示すブロック図、 第３図は、第２図に示したＲＡＭのメモリマツプを説明
する模式図、 第４図はこの発明による文書処理手順の一例を説明する
フローチャートである。 図中、１は指示手段、２は文書管理処理装置、３は文書
指定処理部、４は文書属性指定処理部、５は文書呼出し
作成処理部、５ａは文書検索存在判定処理部、５ｂは文
書属性判定処理部、５Ｃは一文書複写処理部、５ｄは文
書呼出し処理部、５ｅは文書作成処理部、６は記憶装置
である。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. （１）入力された文書情報を呼出し情報とともに記憶す
   る文書記憶手段を有する文書処理装置において、前記文
   書情報の呼出し情報を指定入力する呼出し指定手段と、
   前記文書記憶手段に記憶する文書情報の呼出し属性を指
   定入力する属性指定手段と、入力される呼出し情報に基
   づいて前記文書記憶手段に記憶された文書情報に対する
   呼出し属性指定状態を判定する判定手段と、この判定手
   段による判定結果に基づいて前記文書記憶手段に記憶さ
   れた文書情報または前記文書記憶手段に複写される前記
   文書情報と同一の複写文書情報を呼び出す文書呼出し処
   理手段とを具備したことを特徴とする文書処理手段。
2. （２）文書呼出し処理手段は、複写文書情報を既登録さ
   れた同一文書情報と異なる呼出し情報に基づいて文書記
   憶手段からの呼び出しを処理することを特徴とする請求
   項（１）記載の文書処理装置。
3. （３）複写文書情報は、定形フォーマット文書であるこ
   とを特徴とする請求項（１）記載の文書処理装置。