JPH0319071A - ドキュメント出力装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） 本発明は情報処理システムにて管理されている複数のド
キュメントの出力選択を効率的に行うことのできるドキ
ュメントの出力指示方式。

（従来の技術） 近年、種々の情報処理機器の発展・普及が目覚ましく、
これらの情報処理機器を用いて種々のドキュメントの作
成が行われるようになってきた。

例えばオフィス業務において、予定表や報告書等のドキ
ュメントを情報処理機器を用いて作成し、これを情報処
理機器（情報処理システム〕にて統一的に管理すること
が種々試みられている。

このような背景に伴い、情報処理システムにて管理する
ドキュメントの数が非常に膨大になりつつあり、またそ
の種類も多種多様化する傾向にある。これ故、これらの
ドキュメントを如何にして効率的に管理するかが重要な
課題となっている。

一方、上述した如く作成されて情報処理システムにて管
理されている複数のドキュメントの中から必要とするド
キュメントを如何にして効率良く選択的に読出して業務
等に役立てるかと云うことも非常に重要な課題である。

しかし多種多様に亘る膨大な数のドキュメントの中から
所望とするドキュメントを選択的に出力指示するには、
一般的にはドキュメントの管理構造に従ってその管理項
目を順次指定していく等、煩雑な処理手順を踏まえるこ
とが必要であった。しかも一般的には、１度の指示操作
にて１枚のドキュメントの出力しか指示できず、複数枚
のドキュメントの出力が必要な場合には、その選択指示
と出力とを繰返す必要がある等、煩わしさがあった。

（発明が解決しようとする課題） このように従来にあっては、情報処理システムにて管理
されている複数のドキュメントの中から所望とするドキ
ュメントの出力を指示する場合、その操作手順が煩雑で
あり、例えば複数１！ｌｉｉの複数のドキュメントの出
力を一括指示することができないと云う不具合があった
。

本発明はこのような事情を考慮してなされたもので、そ
の目的とするところは、情報処理システムにて管理され
ている複数のドキュメントの中から所望とするドキュメ
ントを簡易に出力指示することを可能とする操作性に優
れたドキュメントの出力指示方式を提供することにある
。

［発明の構成］ （課題を解決するための手段） 本発明に係るドキュメントの出力指示方式は、情報処理
システムにて管理されている複数のドキュメントについ
ての管理構造を示す情報をマトリックス形式で表現して
提示出力し、この提示出力した管理構造情報に対する行
または列が選択的に指示されたとき、指示された行また
は列に示されるドキュメント群を一括出力するようにし
、また提示出力した管理構造情報のマトリックス要素が
選択指示されたときには、選択指示されたマトリックス
要素に対応するドキュメントを出力するようにしたこと
を特徴とするものである。

（作　用） 本発明によれば、情報処理システムにて管理されている
複数のドキュメントについての管理構造が、例えばドキ
ュメントの種類等、その管理項目に対応付けられたマト
リックス形式の情報として提示される。しかしてマトリ
ックス行やマトリックス列が選択指示された場合には、
これをその行または列に示されるドキュメント群に対す
る出力指示として解釈され、当該行または列に示される
ドキュメント群の全ての一括出力がなされる。

また上記マトリックス行とマトリックス列との交点であ
るマトリックス要素が選択的に指示された場合には、こ
れをそのマトリックス要素に示されるドキュメントに対
する出力指示として解釈がなされる。そしてこの場合に
は、当該マトリックス要素に対応するドキュメントの選
択的な出力がなされる。

この結果、マトリックス表現された管理構造の行または
列を単位として、その行または列に示されるドキュメン
ト群を一括出力することが可能となり、またマトリック
ス要素の選択指定により個々のドキュメントを選択的に
出力することが可能となる。

（実施例） 以下、図面を参照して本発明の一実施例に係るドキュメ
ントの出力指示方式について説明する。

第１図は実施例方式が適用される情報処理システムの概
略構成図で、■は複数のドキュメントを格納したドキュ
メント・ファイルである。このドキュメント・ファイル
ｌに格納される複数のドキュメントは、入力部２からの
入力情報に従って制御部３にて作成されたもののみなら
ず、他の情報処理機器にて作成されて当該情報処理シス
テムに与えられたものからなる。しかしてこのドキュメ
ント・ファイルｌに格納されている複数のドキュメント
は、ドキュメント管理部４にて、例えばその種類や対象
に応じて分類管理される。

表示・出力部５は前記入力部２からの指示に従い、前記
ドキュメント管理部４を参照して後述するようにドキュ
メントの管理情報をマトリックス形式で表現してユーザ
に提示する。そしてこのマトリックス形式で表現された
ドキュメントの管理情報に対して前記入力部２からドキ
ュメントの出力が指示されたとき、その指示されたドキ
ュメントを前記ドキュメント・ファイルｌから選択的に
読出して出力するものである。このドキュメントの出力
は、デイスプレィ装置を用いたドキュメント表示や、プ
リンタ装置を用いたノー−トコピー出力等として行われ
る。

このように構成される情報処理システムにおいて本実施
例方式が特徴とするところは、ドキュメント・ファイル
ｌｌ：ｔｉ１５納されている複数のドキュメントの前記
ドキュメント管理部４により管理されているドキュメン
ト管理情報をマトリックス形式で表現して提示出力する
ようにした点、またこのマトリックス表現したドキュメ
ント管理情報に対して指示される情報に従い、第２図に
示すようにドキュメント出力に対する処理を実行するよ
うにした点にある。このドキュメント出力に対する処理
は、第２図に示すようにマトリックス表現したドキュメ
ント管理情報に対して指示された内容が何であるかを判
定することから行われる（処理ａ）。この判定は、ドキ
ュメント管理情報を示すマトリックス構成表に対して、
マトリックスをなす行または列が指示されたか、また上
記マトリックス行とマトリックス列との交点で示される
マトリックス要素が指示されたか、或いはその他の情報
（制御アイコン等）が指示されたかを識別することによ
り行われる。

この識別判定結果に従い、例えばマトリックス要素が指
示された場合には、その指示されたマトリックス要素に
対応するドキュメントを選択的に出力するべく処理制御
が行われる（処理ｂ）。

またマトリックスをなす行または列が指示された場合に
は、その指示をその行または列に属するドキュメント群
の全てに対して出力指示がなされたと解釈し、これらの
行または列に示されるドキュメント群の一括出力を行う
べく処理制御が行われる（処理Ｃ）。

このような処理動作をその指示情報に従って繰返し実行
し、指示された全てのドキュメントの出力を行う。そし
て前述した制御アイコン等が指示された場合には、その
アイコンに割り当てられている処理、例えば指示内容の
確認処理等を実行しく処理ｄ）、その処理手続きを終了
する。

より具体的に本実施例におけるドキュメントの出力指示
方式について説明すると、ドキュメントの管理情報のマ
トリックス形式による提示は、例えば第３図（ａ）に示
すようにして行われる。この第３図（ａ）はプロジェク
トメンバー管理システムにおけるドキュメントの例を示
しており、マトリックスの各列にプロジェクトメンバー
Ａ、Ｂ、〜Ｆに対応した項目を設定し、マトリックスの
各行にドキュメントの種類「週報」　「残業管理」　「
報告書」　「週間予定表」　「月間予定表」に対応した
項目を設定している。

しかしてこのマトリックス構成表における０印は、その
マトリックス要素が位置するマトリックス列のプロジェ
クトメンバーについてのマトリックス行で示される種別
のドキュメントが前記ドキュメントファイルｌに格納さ
れていることを示している。この第３図（ａ）に示す例
では、「報告書」についモのドキュメントはプロジェク
トメンバーのＡ、Ｂ、Ｃ，Ｄについてのみ作成されてい
ることが示され、プロジェクトメンバーＥ、Ｆについて
の「報告書」についてのドキュメントは存在しないこと
が示される。またプロジェクトメンバーＣについては「
週報」　「残業管理」　「報告書」「月間予定表」につ
いてのドキュメントが存在し、「週間予定表」について
のドキュメントは存在しないことが示される。

このようにしてマトリックス表現された構成表に対して
ドキュメントの出力指示は、前記プロジェクトメンバー
の選択指定によるマトリックス列の指定、ドキュメント
の種別を示す項目の選択指定によるマトリックス行の指
定、およびマトリックス要素の選択指示によるドキュメ
ントの個別指定によりなされる。ドキュメントの個別指
定が成された場合には、例えば該当するマトリックス要
素の０印を・印に変更することにより、その要素が選択
指定されたことの表示を行う。またマトリックス列また
はマトリックス行が選択指定された場合には、その列ま
たは行に存在するマトリックス要素の０印を・印に変更
することにより、それらのドキュメント群が選択された
ことの表示を行う。

第３図（ｂ）に示す表示例は、前述した第３図（ａに示
すマトリックス構成表において、プロジェクトメンバー
Ｅについてのドキュメント群の一括出力と、「週報」に
ついてのドキュメント群の一括出力、そしてプロジェク
トメンバーＥの「報告書。

についてのドキュメントの個別出力とが指示されている
状態を示している。

このようにして出力指示されたドキュメントについて前
述した第２図に示す処理手順に従い、指定された行また
は列に示されるドキュメント群の一括出力、およびマト
リック要素毎に指定されたドキュメントの個別出力とが
それぞれ行われる。

かくして上述したようにしてドキュメントの出力を指示
する実施例方式によれば、ドキュメントの出力要求に応
じて、例えばプロジェクトメンバーを選択単位として、
或いはドキュメントの種別を単位として、そこに含まれ
るドキュメント群を一括的に出力指示することが可能と
なる。またこのようなドキュメントの一括出力指示と並
行してドキュメントの選択的な個別出力をも効果的に指
示することができる。しかもマトリックス表現された構
成表上で非常に簡易に、しかも適確に出力ドキュメント
を指示することが可能となる。

尚、本発明は上述した実施例に限定されるものではない
。実施例ではプロジェクトメンバーとドキュメントの種
別とをマトリックスの軸としてドキュメント構成をマト
リックス表現したが、他の要素を軸としてマトリックス
を構成可能なことは勿論のことである。また複数種のド
キュメントを３次元的にマトリックス表現するようにし
ても良い。またマトリックス構成表に対する出力指示の
仕方も、例えば表示画面上でライトペンを用いる等して
直接的に指示することも可能であるが、カーソル等を用
いながら指示することも可能である。

その他、本発明はその要旨を逸脱しない範囲で種々変形
して実施することができる。

［発明の効果］ 以上説明したように本発明によれば、マトリックス形式
で表現されて提示出力されるドキュメントの管理構造情
報に対して、その行または列が選択的に指示されたとき
にはその行または列に示されるドキュメント群を一括出
力し、またマトリックス要素が選択指示されたときには
それに対応するドキュメントを出力するので、複数のド
キュメント中の必要なものだけを非常に簡単な指示操作
だけで、しかも複数のドキュメントを一括的に出力指示
することができる。この結果、従来のようにドキュメン
トの選択とその出力とを繰返す必要がなくなるので、そ
の煩わしさを解消して所望とするドキュメントを効率的
に得ることが可能となる等の実用上多大なる効果が奏せ
られる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例に係るドキュメントの出力指
示方式が適用される情報処理システムの概略構成図、第
２図は実施例システムにおけるドキュメント出力処理の
流れを示す図、第３図はマトリックス表現によるドキュ
メント構成表の例を示す図である。 １・・・ドキュメント・ファイル、２・・・入力部、３
・・・制御部、４・・・ドキュメント管理部、５・・・
表示 出力部。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 情報処理システムにて管理されている複数のドキュメン
   トについての管理構造を示す情報をマトリックス形式で
   表現して提示出力する手段と、提示出力した管理構造情
   報に対する行または列が選択的に指示されたとき、指示
   された行または列に示されるドキュメント群を一括出力
   する手段と、提示出力した管理構造情報のマトリックス
   要素が選択指示されたとき、この選択指示されたマトリ
   ックス要素に対応するドキュメントを出力する手段とを
   具備したことを特徴とするドキュメントの出力指示方式
   。