JPH03242784A - 来客管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （産業上の利用分野） 本発明は、来客毎に発行されたカードに付された固有の
バーコードに基づいて、その来客の入退出管理や案内管
理等を行う来客管理システムに関し、例えば会社の受付
等に設置される。

（従来の技術） 従来、会社等の受付においては、その会社への来客の入
退出を管理するために、入場時にその来客の氏名、会社
名、電話番号、車両番号、用件、行き先き、打ち合わせ
部署、相手の名前等を記入してもらい、誰が、何時、社
内の誰に、どのような用件で会いに来たかを記録として
残すようにしている。また、来客自身が記入できない場
合には、受付担当者が代わりに上記事項をノート等に記
入している。このようにして記入されたノートによって
、来客の人数や、入場後の目的地等が確認できるように
なっている。

（発明が解決しようとする課題〉 このように、従来の受付においては、来客がある度にそ
の都度、氏名、会社名、電話番号、車両番号、用件、行
き先き、打ち合わせ部署、相手の名前等の記入を行うこ
とから、頻繁に来る人にとっては、来る度に煩わしい受
付での作業を行わなければならないといった面倒があっ
た。

また、受付においては、その日の来客順に記入したノー
トを保管するだけであることから、例えば、あるお客が
、ひと月の間に、どの部署の誰に、どのような用件で、
何回会いに来たかといった個別の管理や、どの部署に何
人の来客があったかといったトータル的な管理が行えな
いといった問題もあった。

本発明は係る実情に鑑みてなされたもので、その目的は
、来客毎に固有のバーコードを付したカードを発行し、
このカードによって来客の管理を行うことにより、来客
のトータル的な管理が可能な来客管理システムを提供す
ることにある。

（課題を解決するための手段） 上記課題を解決するため、本発明の来客管理システムは
、来客毎に発行されたカードに付された固有のバーコー
ドに基づいて、その来客の入退出管理や案内管理等を行
うものであって、来客自身が操作を行う操作部と、発行
されたカードを持参しなかった場合に、来客自身が前記
操作部によって必要な操作を行うことにより、その来客
に固有のバーコードが印刷されたカードの再発行を行う
カード発行部と、来客自身が持参したカードに付された
バーコードの読み取りを行うカード読取部と、来客の入
退室時に、カード読取部によって読み取られたカード上
のバーコードに基づき、そのバーコードに対応した来客
の入室時刻と退室時刻及び行き先き等の情報を収集して
記憶する第１の記憶部と、来客自身の固有の情報を、来
客毎に付されたバーコードに対応して記憶する第２の記
憶部と、前記第１の記憶部の記憶情報を前記第２の記憶
部に転送するデータ転送部と、前記第２の記憶部の記憶
内容に基づいて、必要項目毎のデータの表示を行う表示
部と、前記第２の記憶部の記憶内容に基づいて、必要項
目毎のデータのプリントアウトを行うプリンタとを備え
た構成を採用する。

（作用） 固有のバーコードが付されたカードを持参した来客は、
そのカードを受付に設置されたカード読取部に挿入する
。そして、操作部により必要な操作を行い、「入場」を
選択することにより、その来客の入場時刻と目的地とが
第１の記憶部に記憶される。一方、会社訪問時にカード
を持参しなかった場合には、来客自身が操作部により必
要な操作を行うことにより、Ｊ−ド発行部からその来客
に固有のバーコードを付したカードが再発行される。来
客はこの再発行されたカードによって上記の操作を行っ
た後、目的地に行くことになる。そして、担当者との打
ち合わせが終わると、再び受付においてカードをカード
読取部に挿入し、操作部において「退出」を選択するこ
とにより、第１の記憶部には、その前に記憶したその来
客の入場時刻と目的地とを示すデータに退出時刻データ
を加えた新たなデータが、所定の領域に格納される。

このような操作を来客毎に繰り返し行った後、受付の１
日の営業を終了すると、第１の記憶部に記憶された１日
の全データを第２の記憶部に転送する。第２の記憶部に
は、来客自身の固有の情報に基づく来客管理データが所
定期間分格納されており、第２の記憶部は、この来客管
理データに、第１の記憶部から転送されてきた１日分の
新たなデータを加えて、所定の領域に格納する。

そして、このようにして第２の記憶部に格納された来客
管理データに基づき、来客毎の来社状況や、各部署毎の
来客状況等、必要な項目のデータを必要な時に、表示部
に即座に表示できるようになっている。また、プリンタ
により表示データの打ち出しも行えるようになっている
。

（実施例） 以下、本発明の一実施例を図面を参照して説明する。

第１図は、本発明の来客管理システムの電気的構成を示
すブロック線図である。

人の出入りを管理する場所である例えば会社の受付カウ
ンタ等には、来客との対応を行うため、ブロック１０に
より示す装置が設置されている。

この装置１０は、人力を行うための装置として、来客が
持参したカートＣに印刷されたバーコードの読み取りを
行うカード読取装置１１及び来客自身が操作を行うテン
キー等からなるキーボード１２が設けられており、出力
装置として、ＬＣＤドツトマトリクス表示の表示部を備
えた表示装置Ｉ３及び来客が持参することを忘れたカー
ドの再発行を行う発券装置１４が設けられている。カー
ド読取装置１１には、例えばスロットル式のバーコード
リーグが使用されており、発券装置１４には、例えばＪ
ＩＳカード寸法のサーマルカードラインプリンタが使用
されている。また、表示装置１３には、その表面にタッ
チパネル式の透明電極が設けられたものが使用されてお
り、表示画面を見ながらの会話方式で操作指示や行き先
き案内表示等に対する選択操作が行えるようになってい
る。

そして、各入力装置１１，１２．１３からの出力は端末
制御部１５に送出され、各出力装置１３゜１４には端末
制御部１５からの出力が導かれている。また、端末制御
部１５には、ＲＡＭカードからなる記憶部１８が着脱可
能な構成となっており、端末制御部１５と記憶部１８と
は双方向性の接続となっている。

また、前記記憶部１８は、ブロック２０により示す装置
の主制御部２６にも着脱可能な構成となっており、主制
御部２６と記憶部１８とは双方向性の接続となっている
。この装置２０は、人力を行うための装置として、オペ
レータが操作を行うキーボード２３が設けられており、
出力装置として、初めて来社するお客に対応したカード
の発行を行う発券装置２２、ＣＲＴ等からなる表示装置
２４及び表示装置２４に表示されたデータの打ち出しを
行うプリンタ２５が設けられている。発券装置２２には
、上記と同様ＪＩＳカード寸法のサーマルカードライン
プリンタが使用されている。

そして、キーボード２３からの出力は主制御部２６に送
出され、各出力装置２２．２４．２５には主制御部２６
からの出力が導かれている。また、主制御部１５と来客
管理のための必要な全データが記憶された主記憶部２１
とは、双方向性の接続となっている。

主記憶部２１には、過去に来社したお客の全データが人
力されている。例えば、初めてのお客が来社した時に、
オペレータがそのお客の氏名、会社名、所属部署、役職
名、郵便番号、住所、電話番号、ＦＡＸ番号、車両番号
等の情報を、そのお客に付された固有のコードに対応さ
せて人力することにより、来客管理ファイルを作成して
いる。

また、主記憶部２１には、自社の部課名や、その各部課
に所属する者の氏名、役職等のデータが格納されている
。

第２図乃至第４図は端末制御部１５の動作を示すフロー
チャートであり、以下必要に応じて同図を参照しつつ、
本発明の来客管理システムの動作を説明する。

まず、本システムを立ち上げると、表示部Ｗ１３には初
期画面が表示される（ステップＳ１）。その画面には、
「受付業務の開始」と「システムメンテナンス」の項目
が表示されることから、「システムメンテナンス」の項
目を選択すると、システムメンテナンスの処理工程へと
移行する（ステップ３２，３３．Ｓ４，３５．Ｓ６）。

すなわち、「システムメンテナンス」の項目を選択する
と、表示装置１３はシステムメンテナンス画面表示とな
り、ｒＲＡＭカードの読み書き」、「受付データの削除
」、「時間及び面会光の設定」の各項目が表示される（
ステップ３６１）。オペレータは、その表示画面から任
意の項目を選択することになる。そして、「受付データ
の削除」の項目を選択すると（ステップ５６２）、ステ
ップＳ６９へと動作を進め、受付データを記憶部（以下
、ＲＡＭカードという。）１８から削除する。また、「
時刻及び面会光の設定」の項目を選択すると（ステップ
３６４）　、画面には「日付の設定」、「時刻の設定」
、「面会光の設定」、「設定終了」の各項目が表示され
るから、その中から「日付の設定」の項目を選択しくス
テップ５７０）、表示画面の１９××年××月××日の
表示に従って日付の設定を行う（ステップ５７４）。ま
た、「時刻の設定」の項目を選択しくステップ５７１）
　、表示画面の××時××分××秒の表示に従って時刻
の設定を行う（ステップ５７５）。さらに、「面会光の
設定」の項目を選択しくステップ５７２）　、表示画面
の面会光表示の設定に従って面会光の設定を行う（ステ
ップ３７６）。この後、表示画面の「設定終了」の項目
を選択して、システムメンテナンスを終了する（ステッ
プＳ７３〉。また、システムメンテナンス画面表示のｒ
ＲＡＭカードの読み書き」の項目が選択されると（ステ
ップ５６５）、表示画面には「受付データの書き込み」
、「登録データの読み込み」、「中止」の各項目が表示
される。そして、オペレータが「受付データの書き込み
」の項目を選択すると（ステップ５６６）、ステップＳ
７７へと動作を進め、受付データをＲＡＭカード１８に
書き込み、動作を終了する。また、「登録データの読み
込み」の項目を選択すると（ステップ５６７）、登録デ
ータをＲＡＭカード１８から読み込み、動作を終了する
。また、「中止」の項目を選択すると（ステップ５６８
）、全ての動作を終了する。

一方、本システムの立ち上げ時の表示画面から、「受付
業務の開始」の項目を選択するか（ステップＳ３）、本
システムの立ち上げ後所定時間（約２０秒〜１分）が経
過すると（ステップＳ４）、受付処理に移行する。

受付業務が開始されると、表示装置１３には、本日の年
月日と現在時刻とが表示され、かつ「スタート」と「車
両の確認」の各項目が表示される（ステップ５１１）。

そして、受付にやって来たお客が、「車両の確認」の項
目を選択し、車両番号の入力を行うと（ステップＳ１３
．５１４）、その入力された車両番号が登録されている
かどうかの判断が行われ（ステップＳ■５）、登録され
ていれば名前の確認を行う（ステップ８１６）。

そして、来客が表示画面の「再スタート」を選択するか
、所定時間が経過すると、表示装置１３は受付処理開始
の初期画面に復帰する（ステップＳ１８゜５１９）。ま
た、ステップＳ１５において人力された車両番号が登録
されていなければ、未登録の表示を行い、窓口での登録
を指示する（ステップ５１７）。そして、来客が表示画
面の「再スタート」を選択するか、所定時間が経過する
と、表示装置１３は受付処理開始の初期画面に復帰する
（ステップ３１Ｂ、５１９）。この後、来客がステップ
３１１において画面に表示された「受付スタート」の項
目を選択し、次に受付処理開始画面の「スタート」を選
択すると（ステップＳｌｌ、　　Ｓ１２゜Ｓ１３．５２
０）、端末制御部１５では、この受付開始に伴い、装填
されたＲＡＭカード１８の記録データ量のチエツクを行
うと共に、規定量であるかどうかを判断し、規定量でな
い場合にはＲＡＭカード１８への書き込み処理を行って
、受付モードに移行する（Ｓ２１．　　Ｓ２２．　　Ｓ
２３．　５２４）。受付モードにおいては、表示装置１
３に「入場」、「退出」、「中止」の各項目が表示され
る。

そして、来客が「入場」の項目を選択すると（ステップ
５２５）、次に表示装置１３には、ネームカード（すな
わち、来客毎に付された固有のバーコードが印刷された
カード）Ｃの有無を確認するための表示が行われ、この
表示に対して来客自身が「はい」、「いいえ」の各項目
から一つを選択する〈ステップ３２８）。ここで、来客
が「はい」の項目を選択したときには、次に持参したカ
ードＣをカード読取装置１１に挿通して、バーコードの
読み込みを行う（ステップ５２９）。そして、読み取っ
たバーコードが既に登録されているかどうかの判断を行
い（ステップ５３０）、登録されていればステップ３３
８へと動作を進める。

一方、ステップＳ３０での判断において、読み取ったバ
ーコードが登録されていなければ、表示装置１３に未登
録の表示を行い、窓口での登録を指示する（ステップ３
３１）。そして、来客が表示画面の「再スタート」を選
択するか、所定時間が経過すると、表示装置１３は受付
処理開始の初期画面に復帰する（ステップＳ３２，５３
３）。

一方、ステップ５２Ｂにおいて、来客が「いいえ」の項
目を選択したときには、次に表示画面の指示に従って来
客自身が会社の電話番号をキーボード１２により入力す
る（ステップ５３４）。端末制御部１５は、人力された
電話番号が登録されているかどうかの判断を行い（ステ
ップ５３５）、登録されていなければステップＳ３１に
進み、表示装置１３に未登録の表示を行い、窓口での登
録を指示する。そして、来客が表示画面の「再スタート
」を選択するか、所定時間が経過すると、表示装置１３
は受付処理開始の初期画面に復帰する（ステップＳ３２
，５３３）。一方、ステップＳ３５において、その電話
番号が登録されている場合には、表示装置１３により登
録されている名前の確認を行う（ステップ５３６）。端
末制御部１５は、その名前が登録されているかの判断を
行い（ステップ５３７）　、登録されていなければステ
ップ５３１に進み、表示装置１３に未登録の表示を行い
、窓口での登録を指示する。そして、来客が表示画面の
「再スタート」を選択するか、所定時間が経過すると、
表示装置１３は受付処理開始の初期画面に復帰する（ス
テップＳ　３２．　Ｓ　３３）。一方、ステップＳ３７
において、その名前が登録されている場合には、その名
前が２重に登録されているかのチエツクを行い（ステッ
プ３３Ｂ）、２重登録されている場合には、再登録を行
うかどうかを判断して（ステップＳ３９．　５４０）、
ステップＳ４１へと動作を進める。ステップＳ４１では
、表示語Ｍ１３に面会光の部課名が表示されることから
、来客はその表示された部課名から訪問しようとする部
課名を選択する。そして、車での来社である場合には、
車両番号を入力する（ステップＳ４２゜５４３）。ここ
で、表示装置ｔ１３には、もう−度カードＣの有無を確
認する表示が行われることから、カードＣを持参しなか
った場合には「いいえ」の項目を選択し、発券装置１４
より、そのお客に固有のバーコードが付されたカードの
発券を受ける。

また、カードＣを持参した場合には「はい」の項目を選
択する（ステップＳ４４，５４５）。これにりよ、端末
制御部１５は、そのお客の入場時刻と面会先部課名との
データを、そのお客に固有のコードに対応させてＲＡＭ
カード１８の所定の記憶領域に記憶しくステップ５４６
）　、受付処理を終了する（ステップ５４７）。この後
、「再スタート」を選択するか、所定時間が経過すると
、表示装置１３は受付処理開始の初期画面に復帰する（
ステップ３４８．５４９）。お客は、カードＣを持参し
てその場を去り、面会光へ行くことになる。

一方、打ち合わせを終了し、再び受付にやって来たお客
が、表示装置ｆ１３に表示された受付処理開始の初期画
面から「スタート」の項目を選択し、次に「入場」　「
退出」　「中止」の各項目の中から「退出」の項目を選
択すると（ステップ８２６）、表示装置１３には、カー
ドＣの有無を確認するための表示が行われ、この表示に
対してお客自身が「はい」、「いいえ」の各項目から一
つを選択する（ステップ５５０）。ここで、来客が「は
い」の項目を選択したときには、次に持参したカードを
カード読取装置１１に挿通して、バーコードの読み込み
を行い（ステップ５５７）　、ステップＳ５５へと動作
を進める。一方、ステップＳ５０において、来客が「い
いえ」の項目を選択したときには、次に表示画面の指示
に従ってお客自身が会社の電話番号をキーボード１２に
より人力する（ステップＳ５１〉。端末制御部１５は、
入力された電話番号が登録されているかどうかの判断を
行い（ステップ５５２）、登録されていなければステッ
プ３５Ｂに進み、表示装置１３に未登録の表示を行い、
窓口での登録を指示した後、表示装置１３は受付処理開
始の初期画面に復帰する。一方、ステップＳ５２におい
て、その電話番号が登録されている場合には、表示装置
１３により登録されている名前の確認を行う（ステップ
５５３）。端末制御部１５は、その名前が登録されてい
るかの判断を行い（ステップ５５４）、登録されていな
ければステップ５５Ｂに進み、表示装置１３に未登録の
表示を行い、窓口での登録を指示した後、表示装置１３
は受付処理開始の初期画面に復帰する。

一方、ステップＳ５４において、その名前が登録されて
いる場合には、そのお客が入場処理をしているかどうか
の確認が行われ（ステップ５５５）、入場処理をしてい
なければステ、７プＳ５Ｂに進み、表示装Ｗ１３に未処
理の表示を行った後、表示装置１３は受付処理開始の初
期画面に復帰する。

方、ステップＳ５５において入場処理が行われている場
合には、入場時のデータに退出時刻データを付加したデ
ータを、そのお客に固有のコードに対応させてＲＡＭカ
ード１８の所定の記憶領域に記憶し、退出処理を終了す
る（ステップ５５６）。

この後、表示画面の「再スタート」を選択するか、所定
時間が経過すると、表示装置１３は受付処理開始の初期
画面に復帰する（ステップＳ５９，５６０）。

お客は、カードＣを持参してその場を去ることになる。

このようにして、−人のお客に対する入場、退出の管理
が行われる。そして、このような入退出の管理データが
来客毎に収集されて１日の業務を終了すると、端末制御
部１５に装填されていたＲＡＭカード１８を抜き取り、
ホストコンピュータ側の主制御部２６に装填して、その
ＲＡＭカード１８に記憶された１日の全データを主記憶
部２１側こ転送する。主記憶部２１には、このようにし
て日々収集されたデータが蓄積されることになる。

これにより、例えばある−人のお客への１ケ月間の来社
状況を知りたい場合には、オペレータがキーボード２３
よりそのお客のコードを入力し、指定期間として例えば
１ケ月を入力すると、そのお客のｌ夕月間の来社状況の
一覧表が表示装置２４に表示される。また、部署毎の来
客状況を知りたい場合には、オペレータがキーボード２
３より知りたい部署のコードを入力し、指定期間として
例えば１ケ月を人力すると、その部署への１ケ月間の来
客状況の一覧表が表示装置２４に表示される。

そして、プリントアウトを選択することにより、プリン
タ２５より表示装置２４に表示されたその一覧表を打ち
出すことができるようになっている。

このように、本システ１１を利用することにより、来客
のトータル的な管理が可能になると共に、来客自身も、
最初にネームカードの発行を受けておくと、以後の来社
においていちいち氏名や会社名等を受付で記入するとい
った手間が省けるものである。

なお、上記実施例では、受付に設置する端末機と、ホス
トコンピュータとの情報交換をＲＡＭカードで行うよう
に構成しているが、例えばＲ５２３２Ｃ等の通信回線に
よって端末機とホストコンピュータとを双方向性に接続
し、情報交換を直接行うように構成することが可能であ
る。また、上記実施例では、会社の受付に本システムを
適用した場合について説明しているが、この他にも、学
校や空港、イベント会場等多くの人が集まる場所に設置
することが可能である。

（発明の効果） 本発明の来客管理システムは、来客に対し、その来客に
固有のコードを付したバーコードカードを発行し、以後
の訪問においてはそのカードを持参することにより、受
付での手続きをそのカードだけで行うように構成したの
で、来客のトータル的な管理が可能になると共に、来客
自身も、最初にカードの発行を受けておくと、以後の来
社においていちいち氏名や会社名等を受付で記入すると
いった手間が省ける。また、発券装置を備えているので
、来客がカードを持参しなかった場合でも、同じバーコ
ードが付されたカードを即座に再発行することができる
といった効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の来客管理システムの電気的構成を示す
ブロック線図、第２図乃至第４図は本システムの動作を
説明するためのフローチャートである。 １１・・・カード読取装置 １２．２３・・・キーボード ４・・・表示装置 ２・・・発券装置 ５・・・端末制御部 ８・・・記憶部（ＲＡＭカード） ｌ・・・主記憶部 ５・・・プリンタ ６・・・主制御部 Ｃ・・・カード

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １）来客毎に発行されたカードに付された固有のバーコ
   ードに基づいて、その来客の入退出管理や案内管理等を
   行う来客管理システムであって、 来客自身が操作を行う操作部と、 発行されたカードを持参しなかった場合に、来客自身が
   前記操作部によって必要な操作を行うことにより、その
   来客に固有のバーコードが印刷されたカードの再発行を
   行うカード発行部と、 来客自身が持参したカードに付されたバー コードの読み取りを行うカード読取部と、 来客の入退出時に、カード読取部によって 読み取られたカード上のバーコードに基づき、そのバー
   コードに対応した来客の入場時刻と退出時刻及び行き先
   き等の情報を収集して記憶する第１の記憶部と、 来客自身の固有の情報を、来客毎に付され たバーコードに対応して記憶する第２の記憶部と、 前記第１の記憶部の記憶情報を前記第２の 記憶部に転送するデータ転送部と、 前記第２の記憶部の記憶内容に基づいて、 必要項目毎のデータの表示を行う表示部と、前記第２の
   記憶部の記憶内容に基づいて、 必要項目毎のデータのプリントアウトを行うプリンタと
   を備えたことを特徴とする来客管理システム。