JPH04270460A - 電子帳票の割り込み承認方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【産業上の利用分野】本発明は、電子帳票の割り込み承
認方式に関する。

【従来の技術】オフィス等において、定期券購入申込書
，納品書，予算申請書，物品購入申込書，出張伺書等い
ろいろな帳票が使用されている。これら帳票は、起票部
門においては白紙帳票の取り出しから、帳票へのデータ
記入、そのチェック・訂正，査閲・承認，主観部門への
送付等が行われている。また、主観部門では帳票の管理
として、新規導入のための帳票書式の設計，印刷の発注
，補充管理、さらに帳票のデータ処理として、帳票の仕
分，転記，集計，パンチ入力等の作業が行われている。 このような帳票とその処理を電子化した電子伝票システ
ムは、ＥＤＰとＯＡとの接点に位置するシステムとして
、近年導入利用が進んでいる。従来の電子伝票システム
の承認方式においては、帳票を起票中の利用者が上司や
他の人の承認をうけたい場合、一旦、その利用者が起票
を終了して、承認する人がその同じ帳票をもう一度呼び
出して、承認欄に対して承認を行っていた。

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の帳票承
認方式では、帳票記入中に、その帳票を一旦だれか別の
人に承認してもらい、その後でその帳票に対してまた操
作を続けたい場合、まず自分が起票を終了して、承認し
て欲しい人にもう一度その帳票を起票，承認，終了して
もらう。その後、またもう一度自分がその帳票を起票し
て操作を続けなければならず、わずらわしく、時間がか
かるという欠点があった。

【課題を解決するための手段】本発明の電子帳票の割り
込み承認方式は、個人情報が予じめ格納された個人情報
格納手段と、前記帳票のデータを格納する入力データ格
納手段と、割り込み機能が選択され、入力された割り込
み承認を行う個人のＩＤを取得する個人ＩＤ取得手段と
、取得した前記個人ＩＤに対応する個人情報を前記個人
情報格納手段より取得する個人情報取得手段と、前記取
得した個人情報をもとに承認者情報を作成し、前記入力
データ格納手段のデータ格納レコードに格納する割り込
み承認者データ作成手段とを有する。

【実施例】本発明について図面を参照して説明する。図
１は本発明の一実施例を示すブロック図である。図中、
入力部１は文字，記号等のキーと各種の動作を指示する
ためのファンクションキー等を有し、いずれかを押下す
ると、対応するデータコードあるいは動作コードを発生
する。ＣＲＴディスプレイ２は入力部１による指示、ま
たは電子伝票システム３の指示に応じて、各種の情報や
データ，帳票，イメージ，メッセージ等を表示する。端
末部４およびホスト部５よりなる統合オフィスシステム
は電子伝票システム３と共に動作し、ホスト部５はホス
トにある利用者の情報や、オフィスの情報を管理し、端
末部４は電子伝票システム３から発行される各コマンド
を解析し、ホスト部５と通信して、ホストにある各情報
を取得し、電子伝票システム３に渡す。割込承認部６は
利用者が入力部１を介して割り込み承認機能を選択する
と起動される。個人ＩＤ取得部７はＣＲＴディスプレイ
２に承認者の個人ＩＤを要求する入力要求メッセージを
表示し、承認者が入力部１から入力した個人ＩＤを取得
する。個人情報取得部８は個人ＩＤ取得部７で取得した
承認者の個人ＩＤをもとに、統合オフィスシステム端末
部４に個人情報取得のコマンドを発行する。統合オフィ
スシステム端末部４は統合オフィスシステムホスト部５
と通信し、ホスト側におる個人情報テーブル１１から承
認者の個人情報を取得し、個人情報取得部８に渡す。承
認者データ作成部９は起票者の個人情報でなく、個人情
報取得部８で取得した承認者の個人情報をもとに承認者
データを作成し、入力データ格納部１０に格納する。入
力データ格納部１０は帳票の承認者欄を含む帳票の項目
に入力されたデータを格納しておくものである。個人情
報格納部１２は現在起票している利用者の個人情報が格
納されている。これらはあらかじめ起票をはじめるとき
取得される。第２図はホスト側にある個人情報テーブル
１１の内容を示した概念図である。個人ＩＤ２１は各利
用者に一意に付けられた管理のための情報である。各利
用者はこの個人ＩＤにより管理される。この個人ＩＤに
は利用者の個人名２２，利用者が所属するオフィスＩＤ
２３，利用者のオフィスで与えられている職位２４等が
付随している。第３図は入力データ格納部１０に格納さ
れる承認者データを示した概念図である。この承認者デ
ータは承認を行った利用者の個人名である承認者名３１
，承認者の個人ＩＤである承認者ＩＤ３２，承認を行っ
た利用者が所属するオフィスの承認者オフィスＩＤ３３
，承認を行った利用者が所属するオフィスで与えられて
いる職位を示す承認者職位３４等からなっている。次に
本実施例の動作について説明する。例として特殊勤務届
を行う場合であって、利用者Ａが電子伝票システム上の
特殊勤務届に記入し、その場で上司Ｂの承認をもらう場
合を説明する。まず、利用者Ａが入力部１を介して特殊
勤務届に必要な事項を記入し、上司Ｂに承認してもらう
ために入力部１を介して割り込み承認機能を選択する。 割り込み承認機能が選択されると、個人ＩＤ取得部７が
ＣＲＴディスプレイ２に対して、個人ＩＤを要求する入
力要求メッセージを表示する。上司Ｂがここで入力部１
から自分の個人ＩＤを入力すると、個人ＩＤ取得部７が
その入力された個人ＩＤを取得する。次に、個人情報取
得部８が、個人ＩＤ取得部７で取得した上司Ｂの個人Ｉ
Ｄをもとに、統合オフィスシステム端末部４に個人情報
取得のコマンドを発行する。統合オフィスシステム端末
部４は統合オフィスシステムホスト部５と通信し、ホス
ト側にある個人情報テーブル１１から、上司Ｂの個人Ｉ
Ｄに対応する個人情報を取得し、個人情報取得部８に渡
す。次に、承認データ作成部９は個人情報取得部８で取
得した個人情報をもとに、個人名２２から承認者名３１
を、個人ＩＤ２１から承認者ＩＤ３２を、オフィイスＩ
Ｄ２３から承認者オフィスＩＤ３３を、職位２４から承
認者職位３４を作成し、入力データ格納部１０のデータ
格納レコードに格納する。以上の様に、その帳票に割り
込み承認が行われる。

【発明の効果】以上説明したように、本発明は帳票記入
時に、現在起票中の利用者以外の人がその帳票に承認し
たい場合、現在起票中の利用者が起票途中で終了処理せ
ずに、入力要求メッセージを表示して、承認する人から
個人ＩＤを取得し、その個人ＩＤをもとに利用者の個人
情報を取得し、その情報から承認データを作成して入力
データ格納部に格納して承認を行うことにより、スムー
ズに承認が行え、操作の無駄が省けて起票がしやすくな
るという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示すブロック図である。

【図２】個人情報テーブル１１の内容を示した概念図で
ある。

【図３】入力データ格納部１０に格納される承認者デー
タを示した概念図である。

【符号の説明】

１　　　　入力部 ２　　　　ＣＲＴディスプレイ ３　　　　電子伝票システム ４，５　　　　統合オフィスシステム ６　　　　割込承認部 ７　　　　個人ＩＤ取得部 ８　　　　個人情報取得部 ９　　　　承認データ作成部 １０　　　　入力データ格納部 １１　　　　個人情報テーブル １２　　　　個人情報格納部

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　電子化した帳票およびそれらを扱う電
   子伝票システムにおいて、個人情報が予じめ格納された
   個人情報格納手段と、前記帳票のデータを格納する入力
   データ格納手段と、割り込み機能が選択され、入力され
   た割り込み承認を行う個人のＩＤを取得する個人ＩＤ取
   得手段と、取得した前記個人ＩＤに対応する個人情報を
   前記個人情報格納手段より取得する個人情報取得手段と
   、前記取得した個人情報をもとに承認者情報を作成し、
   前記入力データ格納手段のデータ格納レコードに格納す
   る割り込み承認者データ作成手段とを有することを特徴
   とする電子帳票の割り込み承認方式。