JPH04320132A - 文書自動配布処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はファイル名検索結果から
タイトル修正や印刷処理が可能な電子ファイル装置に係
り、特に検索結果を電子メールにより自動配布すること
ができる文書自動配布処理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の電子ファイル装置は、例えば特開
昭６３−１７３１６２号公報に開示されているように、
ファイル検索を行った結果を「書類箱」の中にファイル
管理情報として取って置き、この「書類箱」に対して検
索、削除、タイトル修正、印刷等の文書処理ができるよ
うに構成されている。これにより大量のファイルが検索
結果として出てきた場合、その結果を基に要らないもの
は削除したり、必要ならばタイトル修正を行う等の複合
処理が行われている。そしてユーザが必要とするファイ
ルを電子メールにより転送する場合は上記処理をした後
に、オペレータが改めて電子メール装置にセットし、ユ
ーザ宛に転送していた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、ユーザが必
要時にファイルを得るためには検索結果を配布時刻に合
わせて電子メール装置にセットして貰わなければならず
、そのためのオペレータを必要とする。特に定期的また
は不定期的にファイルを配布する文書処理では、予め登
録された配布日時や配布先情報をオペレータが管理して
いなければならないため、この種の事務作業を効率的に
行うことができなかった。このように、従来装置による
文書処理では書類箱の中に情報をためた後の処理を含め
て自動的に行うことができないばかりでなく、定期的な
処理を支援することができないという問題があった。 本発明の目的は、所望時刻での対象ファイルの検索及び
検索結果の配布等の一連の作業を自動で行うことができ
る文書自動配布処理装置を提供することである。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに、本発明の文書自動配布処理装置は文書ファイルを
蓄積する格納手段を備えたファイル装置において、前記
ファイルに対して配布時刻、宛先、検索情報等の配布条
件を対象ファイルの検索属性として記憶する記憶手段と
、前記配布時刻に達したことを検出すると共に、前記配
布時刻に関連させて検索開始および配布処理を指令する
制御手段と、該検索開始指令に基づいて前記検索属性を
介して対象ファイルを検索する検索手段と、前記検索結
果を上記配布時刻に宛先情報に基づく宛先に送信する電
子メール手段とを具備するものである。

【０００５】

【作用】記憶手段に予め記憶された検索すべき対象ファ
イルの検索属性を基に、制御手段が検出する対象ファイ
ルの配布時刻に関連させて検索開始指令を検索手段に出
力する。検索手段は検索属性を介して対象ファイルを格
納手段から検索し、この検索結果を電子メール手段に送
る。電子メール手段は検索結果を制御手段が検出した配
布時刻に宛先に送信する。従って、本発明によれば、予
め文書情報や配布時刻を登録しておくことにより、必要
時に文書やリストが自動的に配布されるため、文書やリ
ストの作成作業が不要となり、事務能率が向上される。

【０００６】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面を参照しながら
説明する。図１は本発明の構成を示すブロック図である
。配布制御装置１は、検索情報設定機能、カレンダー機
能および本システムを構成する装置を制御する管理機能
を備えている。この配布制御装置１は、表示装置３によ
って表示される後述の設定ウインドウを使って入力装置
２により入力される文書配布処理のための検索対象ファ
イル名、検索式、配布時刻、配布の宛先情報等の配布条
件を検索番号を付けて各バッファに書き込んで設定する
と共に、この設定された配布条件を基に検索装置１０、
ファイル生成装置１２を動作させ、該装置で作成された
ファイルの配布時刻になったことをメール生成装置１３
に通知する。すなわち、配布制御装置１は内蔵のカレン
ダー機能に基づいて常時時間管理バッファ４を参照し、
配布時刻に関連させて検索配布処理プログラムを起動し
て時間管理バッファ４から検索番号を順次読み出し、こ
れを実行するための指令を各装置に出力する。なお、配
布制御装置のカレンダー機能は配布時刻を検出する手段
を構成するものである。

【０００７】入力装置２は、設定ウインドウ２０に表示
される配布情報入力画面でキーボードやマウスを使って
検索番号毎の情報を入力し、この設定ウインドウ２０の
設定ボタンを押すことにより、配布制御装置が各情報を
管理するバッファに書き込み、一つの検索に関する設定
が終了する。同様に、次の検索番号の情報を入力して設
定する。表示装置３は、画面の１ドットをメモリの１ビ
ットに対応させたビットマップ表示画面により構成され
ており、設定ウインドウや検索結果、作成されたファイ
ルの表示ウインドウ等の文書自動配布処理に必要な各種
のウインドウを備えている。

【０００８】設定ウインドウ２０は、図２に示すように
、設定項目として検索番号２１、検索対象ファイル名２
２、検索式２３、検索結果ファイル名２４，アドレス名
（宛先）２５、時刻２６および編集条件２７が設けられ
ており、各項目を入力した後に設定ボタン２８をマウス
で指示する。設定ボタン２８が押されると、配布制御装
置１は入力情報に基づいて認識処理を行い、認識されれ
ば入力データの各バッファへの書き込みが行われる。 図示の例では検索処理に関して検索番号（＃＝１）の検
索対象ファイルに特許ファイルが指定されており、この
特許ファイルを検索式「×××」で検索することが定義
されている。また検索結果の処理に関しては検索結果リ
ストを記述するファイルの名称が「ａｂｃ」と指定され
、このファイル「ａｂｃ」をアドレス「ｘｙｚ」の「○
○」グループに毎週水曜日の午前１０時に発送すること
が登録されている。

【０００９】上記各バッファは検索すべき対象ファイル
の検索属性を記憶する手段を構成するもので、そのバッ
ファの機能について説明する。時間管理バッファ４は、
定期的に配布する時刻を保存するバッファで、検索番号
に対応して配布日時が登録されている。検索対象ファイ
ル名管理バッファ５は、検索番号に対応して指定の検索
対象ファイル名を保存するバッファである。検索条件管
理バッファ６は、検索対象ファイルから所望の情報を取
り出すときのその条件として、例えばＩＰＣ、発行日、
出願人等を因子とする検索式を検索番号に対応させて保
存するバッファである。

【００１０】検索結果ファイル名管理バッファ７は、検
索結果の文書リストを予め指定されたファイルに書き込
む際のファイル名を検索番号に対応させて保存するバッ
ファである。編集条件管理バッファ８は、検索結果ファ
イルにグループ名や時間等を付けるための編集条件を検
索番号に対応させて保存するバッファである。アドレス
管理バッファ９は、メール転送先のアドレスを検索番号
に対応させて保存するバッファである。

【００１１】検索装置１０は、配布制御装置１から検索
番号による検索開始指令に基づいて検索属性を介して対
象ファイルを検索する検索手段を構成しており、前記指
令により検索プログラムが起動し、上記検索番号を基に
検索対象ファイル名管理バッファ５を参照して指定され
た検索対象ファイル名が取り出され、このファイルの検
索が開始される。すなわち、検索装置１０は検索番号に
対応した検索式を検索条件バッファ６から取り出し、こ
の検索式に基づいて電子ファイル格納装置１１を動作さ
せ、所望の文書を検索すると共に、この検索結果をファ
イル生成装置１２に送る。ここで、検索式はどのキーワ
ードで検索するかを定義するもので、例えば特許文献で
あればＩＰＣ分類、特許や実用等の４法種別、発行（公
告日、公開日等）の期間指定によって定義されている。

【００１２】電子ファイル格納装置１１は、文書ファイ
ルが蓄積されている格納手段を構成し、予め検索対象と
なる文書が管理情報と共に分類されたファイル形式で蓄
積されており、検索装置１０からの指令により抽出動作
を開始し、設定された検索対象ファイル、例えば特許文
献ファイルの中から指定されたファイル名、キーワード
に該当するファイル名の文書情報を取り出して検索装置
１０に出力する。ところで、電子ファイル格納装置１１
には蓄積された情報を効率的に利用するために分野別、
例えば特許文献、非特許技術文献、一般事務文書等に分
けてファイリングされており、各ファイル毎にアクセス
することが出来るように各ファイルに名称が付されてい
る。ユーザはどの分野の情報を検索するかを検索対象フ
ァイル名により指定する。

【００１３】ファイル生成装置１２は、配布制御装置１
により制御されており、検索終了タイミングでファイル
生成プログラムが起動して、ファイル名管理バッファか
ら読み出されたファイル名に基づいてファイルに検索装
置１０から送られて来る検索結果を書き込んだ検索結果
ファイルを作成し、メール生成装置１３に送る。また検
索結果が文書ファイルの場合はその文書ファイルをメー
ル生成装置１３に送る。ここで、検索結果とは検索対象
ファイルが特許ファイルのとき、例えば国際特許分類（
ＩＰＣ）で検索した特許文献の特許（登録）番号、特許
（登録）日、公告番号、公告日、出願人等の書誌情報や
検索対象となった特許文献（文書情報）である。

【００１４】したがって、ファイル生成装置１２では検
索結果が書誌情報の場合、検索結果ファイル名管理バッ
ファ７から取り出したファイル名、例えば「ａｂｃ」と
いうファイルａｂｃに検索装置１０からの検索特許文献
の書誌情報を書き込み、図３に示す一覧表から成る検索
結果ファイルが作成され、また検索結果が文書情報の場
合はそのままメール生成装置１３に送られるため、検索
結果ファイルは作成されない。更に書誌情報サービスの
場合は、予め設定された編集条件、例えばファイルの送
り先がグループ名で指定されているときに、このグルー
プ名を付した検索結果ファイルが作成される。ここで、
配布制御装置１とファイル生成装置１２は、時間管理バ
ッファ４に書き込まれている対象ファイルの配布時刻に
関連させて検索指令を出し、検出した配布時刻に対象フ
ァイルの配布処理を行う制御手段を構成している。

【００１５】メール生成装置１３は、アドレス管理バッ
ファ９を参照して検索番号に対応する送り先のアドレス
（宛先）名を取り出し、このアドレス名とファイル生成
装置１２からの検索結果ファイルまたは文書ファイルを
基にメールを作成し、このメールを配布制御装置１から
指示された配布時刻に電子メール装置１４に転送する。 電子メール装置１４は、メール生成装置１３から検索結
果ファイルまたは文書ファイルを受け取り、当該ファイ
ルをアドレス名で定義された送り先に転送する。ここで
、メール生成装置１３と電子メール装置１４は検索結果
を配布時刻に宛先情報に基づく宛先に送信する電子メー
ル手段を構成している。

【００１６】次に文書配布処理を図４により説明する。 まずユーザは、表示装置に設定ウインドウを開いて、入
力装置から各設定項目の入力を行って図２に示す検索一
覧表を作成（ステップＳ１）すると共に、検索情報の配
布日、配布時刻を入力（ステップＳ２）する。配布制御
装置は内部に記憶している検索番号を基に時間管理バッ
ファから当日の配布時刻および現在の時刻を読み込み（
ステップＳ３〜Ｓ５）、設定された配布時刻が現在時刻
のａ分前、例えば１〜２分（設定値）前（以下「検索開
始時刻」）であるか否かを判定（ステップＳ６）する。 このステップＳ４〜Ｓ６の処理は内蔵のカレンダー機能
により実現されている。ある検索番号の検索開始時刻で
ないときは、次の検索番号のチェックが行われる。 すなわちステップＳ６において、検索開始時刻でないと
判定されたときは検索番号を１つ増加（ステップＳ７）
させて次の検索番号の配布時刻のチェックが上記ステッ
プＳ４〜Ｓ６により行われる。

【００１７】一方ステップＳ６において、ある検索番号
が検索開始時刻になると、検索装置は検索条件管理バッ
ファおよび検索対象ファイル名管理バッファから検索条
件と検索対象ファイル名を読み出し（ステップＳ８，Ｓ
９）、検索一覧表に定義された指定の検索対象ファイル
の検索を開始する（ステップＳ１０）。そして、検索番
号毎に取り出された文書情報や書誌情報をファイル生成
装置に送信する。ファイル生成装置は、検索結果が文書
ファイルまたは該文書の書誌的事項等のデータかを判断
し（ステップ１１）、文書ファイルの場合には直接メー
ル生成装置に送る（ステップ１３）。一方検索結果が文
書の書誌的事項等のデータの場合は、予め用意された検
索番号毎の検索結果ファイル名が付されたファイルを読
み出し、このファイルに検索された文書の書誌的事項等
のデータを書き込み、検索結果ファイルを作成する（ス
テップＳ１２）。ここで、編集条件があればファイルの
加工が行われる（ステップＳ１３）。例えばファイルの
転送先を個人あるいはグループ宛にするとか、または部
門名とファイル名を併記したり、更に配布日時を付けた
りする等の編集が行われる。この編集処理はステップＳ
１２の前後のいずれでも構成することができる。

【００１８】編集等のファイル処理が終了すると、ファ
イル生成装置から検索結果ファイルがメール生成装置に
送られ、アドレス名管理バッファから対応する送信先の
アドレス（宛先）を読み出してメールの作成処理が行わ
れる（ステップ１３）。メール生成装置は検索結果にメ
ールの転送先のアドレスを書き込んだ後（ステップＳ１
３）、電子メール装置に送る（ステップＳ１４）。次の
検索処理を行うため、検索番号を１つ増やして再びステ
ップＳ４〜Ｓ１４の処理が行われる。なお、本実施例で
は次の検索処理に移る時点がファイルを電子メール装置
へ送った後になっているが、メール生成装置にファイル
とメールアドレスを入れた時点に次の処理に移るように
構成することもできる。また電子メール装置は送信後に
該当文書の自動配布処理を終了し、その後に該当文書が
相手に届かないことが発生したときにそのメールを発信
元に返信させるようにシステムを構成することもできる
。

【００１９】受信側では定期的に送られてくる文書の書
誌的事項が記述されたリストを見て、必要に応じて電子
ファイル格納装置にアクセスし、当該文書の内容のプリ
ント要求をする。例えば、ある電子ファイルには大量の
特許情報が入っており、その情報は月に一度担当者によ
って更新されるものとする。この特許情報に対して、開
発者は担当分野の特許情報を毎月手に入れるようにした
い。この場合、ユーザは毎月決まった日をセットし、当
該分野に合った検索式とそれに対する開発担当者のアド
レス名を予め登録しておくことにより、最新の特許情報
が定期的に開発担当者へ送られる。

【００２０】本実施例では所定の日時に配布されるよう
に定期的な文書配布処理になっているが、例えば配布日
時を指定し、その時だけの文書配布処理を行うように不
定期に設定することも可能である。また本実施例では検
索結果に基づいてファイル生成する際に、ファイル名や
配布先の部門名等の情報を付与する編集機能を備えてい
るが、この機能を持たない文書自動配布処理装置を構成
することもできる。

【００２１】

【発明の効果】上述のとおり、本発明によれば、予め文
書情報や配布時刻を登録しておくことにより、必要時に
文書やそのリストが自動的に配布されるため、文書のプ
リント要求やリストの作成作業が不要となり、事務能率
が向上される。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の基本構成を示すブロック図である。

【図２】設定ウインドウの表示画面の一例を示す図であ
る。

【図３】検索結果の対象ファイルの一例を説明する図で
ある。

【図４】文書配布処理の検索一覧表の作成からファイル
検索までのフローチャートである。

【図５】文書配布処理のファイル検索から電子メール装
置へ検索結果を送信するまでのフローチャートである。

【符号の説明】

１　　配布制御装置 ２　　入力装置 ３　　表示装置 ４　　時間管理バッファ ５　　検索対象ファイル名管理バッファ６　　検索条件
管理バッファ ７　　検索結果ファイル名管理バッファ８　　編集条件
管理バッファ ９　　アドレス名管理バッファ １０　　検索装置 １１　　電子ファイル格納装置 １２　　ファイル生成装置 １３　　メール生成装置 １４　　電子メール装置

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　文書ファイルを蓄積する格納手段を備
   えたファイル装置において、前記ファイルに対して配布
   時刻、宛先、検索情報等の配布条件を検索すべき対象フ
   ァイルの検索属性として記憶する記憶手段と、前記配布
   時刻に達したことを検出すると共に、前記配布時刻に関
   連させて対象ファイルの検索開始を指令する制御手段と
   、該検索開始指令に基づいて前記検索属性を介して対象
   ファイルを検索する検索手段と、前記検索結果を上記配
   布時刻に当該宛先情報に基づく宛先に送信する電子メー
   ル手段と、を具備する文書自動配布処理装置。