JPH0628345A - 文書処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書処理装置に関し、文書の再利用に際し依
存関係にある構成要素の選択を正確迅速に行うこと及び
関係付け情報の変更を行えるものとするを目的とする。 【構成】 構造化可能な定型文書を作成する文書処理装
置において、依存関係を定義する手段と、新情報を作成
する手段を設けて構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、構造化可能な定型的な
文書の処理を行う文書処理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、ワードプロセッサ等の文書処理装
置において、文書を作成するに際して、既存文書の一部
を再利用する場合、利用する部分を他文書から取り出し
て、新文書に貼り付けたり、既存文書をそのままコピー
して、不必要な部分を削除したり編集することによっ
て、文書の再利用を行なっていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】このような場合、文書
作成に際しては、再利用する要素を一つづつ選んでいく
必要があり、再利用する要素が多い場合など、再利用し
忘れるということがある。また、文書の構成要素間の関
係が定義されている時、ある要素を再利用し、その要素
に関係付けられている要素を再利用し忘れてしまい、文
書の構成が変わってしまったということもある。上述し
た、文書全体の再利用時も、その文書に関連している全
ての文書をユーザ自身が認識し、再利用しなければなら
ず、文書作成効率が非常に悪い、といった問題が生じ
る。また、文書間や文書内の構成要素間で関係付け情報
を持った文書の再利用し、新文書を作成した場合に、関
係付け情報は変わらないので、新文書が編集されると、
元の文書の内容も変更してしまう。新文書の内容が変更
されても、元の文書に関連した文書の内容を変更して欲
しくないが、その関係付け情報に基づくと、元の文書に
関係付けられている他文書の内容も変更してしまう、と
いった問題が生じた。また、予め関係付けの情報が定義
されているために、再利用時に、新文書に対して、“関
係付けされていたＡの文書には、そのまま関係付けて欲
しいが、Ｂの文書には関係付けて欲しくない”場合や
“元の文書には関係付けられていない別文書に関係付け
が欲しい”などの関連付け情報の途中変更を行なうこと
ができないといった問題が生じている。本発明は、再利
用する際に、関係付けの情報に追加された依存関係を基
に構成要素の選択が迅速に正確にできること、及び関係
付けの情報の削除・追加を行うことができる文書処理装
置を提供することを目的とする。

【０００４】

【課題を解決するための手段】構造化可能な定型的な文
書を対象にして、文書間または要素間の関係付けを行
い、文書作成を支援するシステムにおいて、再利用時に
依存関係にあるものの自動抽出を可能とするために、関
係付け定義において、依存関係を定義できる機構を提供
する。また、再利用時に情報の追加や削除を可能とする
ために、情報の変更を受け付ける機構、新情報を自動作
成する機構を提供する。本発明に於いて上記の課題を解
決するための第１の手段は、図１に示すように、構造化
可能な定型的な文書を処理する文書処理装置において、
文書処理のためのデータを入力する入力手段１と、再利
用のための処理を行う再利用手段４と、文書を作成編集
する文書作成手段５と、保存された情報を検索する情報
検索手段６と、保存した関係情報をもとに関係の処理を
行う関係処理手段７と、定義された各情報を格納する記
憶手段８と、関係情報を提示する出力手段９とを備え、
文書の構成要素間や文書間の関係付け情報に依存関係の
情報を定義することによって、ある要素または文書が再
利用される場合に依存関係にある要素または文書を自動
的に再利用することである。また、本発明において上記
の課題を解決するための第２の手段は、図１に示すよう
に、構造化可能な定型的な文書を処理する文書処理装置
において、文書処理のためのデータを入力する入力手段
１と、文書の要素間の関係付け情報の削除や追加を行な
い編集する関係定義手段２と、関連する複数文書関係付
け情報の削除や追加を行ない編集する関連文書定義手段
３と、再利用のための処理を行う再利用手段４と、文書
を作成編集する文書作成手段５と、保存された情報を検
索する情報検索手段６と、保存した関係情報をもとに関
係の処理を行う関係処理手段７と、定義された各情報を
格納する記憶手段８と、関係情報を提示する出力手段９
とを備え、再利用時に関係付け情報の変更を可能とした
ことである。

【０００５】

【作用】本発明の第１の手段によれば、構成要素間また
は文書間の依存関係の定義を入力手段１で受け付け、記
憶手段８において保存されている文書の構成要素間ある
いは文書間の関係付け情報にアクセスし、依存関係の定
義を付け加えて、記憶手段８に保存しておく。ユーザか
らの再利用要素を入力手段１で受け付けると、再利用手
段４において、入力手段１を呼び出し、再利用の対象
（文書内の構成要素や文書）となるものの指定を依頼す
る。ユーザが、再利用の対象として、構成要素や文書名
を指定すると、再利用手段４では、情報検索手段６を呼
び出す。情報検索手段６では、記憶手段８に保存した関
係付け情報を参照し、入力された構成要素や文書と関係
付けられている対象があるかどうかを調べる。関係付け
られた対象があった場合には、関係付け情報を参照し、
定義されている依存関係を調べる。依存関係があった場
合には、再利用処理手段４において、依存関係のあるも
のの内容を抽出する。抽出された構成要素や文書と依存
関係にある他の構成要素や文書の内容を自動的に再利用
できる。即ち、関係情報に依存関係を定義できるように
し、再利用する際に関係付け情報を参照することによ
り、依存関係にある要素または文書を自動的に再利用で
きるようにし、再利用する要素または文書の選択が迅速
に正確にできるようにしている。また、本発明の第２の
手段によれば、ユーザからの再利用要求及び、関係付け
情報の変更要求を入力手段１で受け付けると、再利用手
段４において、入力手段を呼び出し、再利用する文書名
や構成要素と関係付け情報の変更内容を問い合わせる。
ユーザが文書名や構成要素と変更内容を入力すると、再
利用手段４では、記憶手段８に保存されている再利用元
の文書の関係付け情報を参照し、再利用後の文書を別文
書として作成し、関係付け情報を自動的に作成し、記憶
手段８に保存しておく。次に、変更内容の解析を行な
う。変更内容が関係の追加の場合は、関係定義手段２に
より、新しく関係を結ぶ文書や構成要素との関係を定義
する。変更内容が関係の削除の場合は、削除の対象とな
る文書や構成要素の情報を新しく作成した関係付け情報
から削除する。再利用処理手段４において、記憶手段８
に保存されている再利用元の文書の関係付け情報と変更
内容を参照し、新しく作成した関係付け情報に矛盾があ
るかどうかを調べる。矛盾があった場合には、変更内容
に基づいて文書情報を修正するような処理を行なう。文
書の再利用の場合、関連文書定義手段３において、新し
い関連文書の定義を行なう。これらの新情報を記憶手段
８に保存しておく。これにより、再利用された文書の関
係付け情報を自動的に作成することができ、再利用の際
の情報の追加・削除が可能となる。即ち、再利用する際
に、関係付け情報を変更できる機構を持つことにより、
再利用された新文書の文書情報を自動的に作成できるよ
うにし、ユーザが自由に関係付け情報を削除したり、追
加したりできるようにしている。

【０００６】

【実施例】以下本発明に係る文書処理装置の実施例を図
面に基づいて説明する。 実施例１ 図２に、本発明に係る第１の実施例を示す。本実施例は
上記第１の手段に対応する。図２において、文書処理装
置は入力手段と出力手段である端末装置２１、入力部２
２と、解析部２３ａ及び抽出部２３ｂを有する再利用処
理部２３と、情報検索部２４と、関係付け情報を保存し
ているメモリ２５ａ及び構成要素（頭語）の関係管理表
２６、既存文書（Ａ申請書）の文書情報２７、再利用の
要素が格納されているメモリ２５ｂを有し記憶手段であ
る補助記憶装置２５とで構成される。尚、この例におい
て文書作成手段は公知の構成を有するものでその図示を
していない。そして、これらの構成は実際にはプロセッ
サでプログラムを実行することにより実現してもよい。
一文書の要素の再利用の例を用いて説明する。補助記憶
装置２５に保存されている関係付け情報の一つである文
書ごとに関係名と関係付ける構成要素を一意に識別でき
る名前のリストを対にした関係管理表に要素間の依存関
係の情報を定義しておく。要素間の関係の状態は、以下
のようにする。 ・Ａ←→Ｂ：ＡとＢは対で存在する。 ・Ａ→Ｂ：Ａが存在するときは必ずＢが存在する。 ・Ａ←Ｂ：Ｂが存在するときは必ずＡが存在する。 ・Ａ…Ｂ：他要素の存在に依存しない。 図３に「講師への依頼」文書の構成要素間の関係管理表
を示す。これは、「講師への依頼」文書において、関係
名が“受信者”で、前付けの“受信者名”と前文挨拶の
“安否の挨拶”と受信者の“敬称”が関係付けられてい
ることを示す。図３の網かけ部分は、各要素の依存関係
の情報を示している。これは、“受信者名がある場合
は、必ず敬称がある。”、“受信者名、敬称があっても
必ずしも安否の挨拶がある必要はない。”、“頭語があ
る場合は必ず結語がある。”といった情報となる。図４
は本実施例に係る文書処理装置の自動再利用処理をしめ
すフローチャートである。文書処理装置において、既存
文書の構成要素を再利用して、新しい文書を作成する。
既存文書をウインドウ上に表示させておき（ＳＴ１）、
入力部２２においてマウス等のポインティングデバイス
でクリックすることにより要素を選択できるようにする
（ＳＴ２）。ユーザ２１により指定された〔拝啓〕を
得、再利用処理部内の解析部２３ａに渡す。解析部で
は、情報検索部２４を介して、関係付け情報が格納され
ているメモリ２５ａにアクセスし、〔拝啓〕の関係付け
情報を得る（ＳＴ３）。〔拝啓〕は、構成要素である
‘頭語’の内容であることがわかり、構成要素間の関係
管理表２６より、頭語に関する情報を検索する。その関
係管理表から、依存関係の情報を得る（ＳＴ４）。その
情報２６と２７と〔拝啓〕を抽出部２３ｂに通知する。
抽出部では、構成要素‘頭語’の依存関係をチェックす
る（ＳＴ５）。関係付け情報から、頭語と結語は“←
→”の関係、つまり、頭語が存在するときは、必ず結語
が存在することがわかる（ＳＴ６）。この文書中の結語
の内容〔敬具〕を抽出し、この要素〔敬具〕を選択され
た〔拝啓〕と共に再利用要素群２５ｂに格納する（ＳＴ
７）。 実施例２ 図５に、本発明に係る第２の実施例を示す。本実施例は
上記第２の手段に対応する。本実施例において、文書処
理装置は、端末装置５１と、入力部５２と、解析部５３
ａ、検査部５３ｂ、格納部５３ｃを有する再利用処理部
５３と、関係定義が保存されているメモリ５４ａ、文書
情報が保存されているメモリ５４ｂを有する補助記憶装
置５４と、関係定義部５５と、関連文書定義部５６と、
情報検索部５７とで構成される。第１の実施例と同様に
文書作成手段は図示しておらず、また実際にはプロセッ
サでプログラムを実行することにより実現してもよい。
関連付けられている３文書内の一文書を再利用し、関連
付け情報を変更する例を用いて説明する。図６に“講習
会の開催”をテーマにした関連文書管理表を示す。ここ
では、“講習会の開催”をテーマにして、「講習会開催
許可の申請」「講師への依頼」「対象者への通知」の３
文書が関連付けられていることを示している。図７に文
書間の関係管理表を示す。ここでは、各文書の講座名や
日時が“ｅｑｕａｌ”（等しい）の関係にあることを示
している。図１２は本実施例に係る文書装置の処理の流
れを示すフローチャートである。文書処理装置におい
て、「講師への依頼」（Ａ文書）文書を再利用して文書
（Ａ’文書）を作成する。入力部５２において、端末装
置５１より、再利用の対象となる文書名「講師への依
頼」を受け付けると、再利用処理部５３では、「講師へ
の依頼」文書の内容を複写して作成した文書を新文書と
し、文書名を元の文書と識別できる名前とする（Ｓ
１）。また、元の文書の文書情報も複写し、文書名を変
更することで新文書の文書情報を作成する（Ｓ２）。こ
こでは、新文書の文書名を「講師への依頼 １」として
いる。文書情報も「講師への依頼 １」として作成す
る。入力部５２において、再利用の要求とともに、関係
付け情報の変更要求を受け付けると、入力部では、情報
変更を得るためのウインドウを表示する。ユーザが、
『「講習会開催許可の申請」との関係を削除し、新たに
「受講者の募集」との関係を追加したい』といった情報
を入力する（Ｓ３，Ｓ４）。この入力情報を解析部５３
ａにおいて、解析する（Ｓ５）。 変更内容が関係の削除 削除の対象となる文書や構成要素に関する情報を新文書
の文書情報から削除する。（Ｓ６，Ｓ７） ここでは、「講師への依頼 １」の文書情報から「講習
会開催許可の申請」に関する情報を削除する。 変更内容が関係の追加 追加の対象となる文書（あるいは構成要素）と新文書
（あるいは他の構成要素）の関係定義を関係定義部５５
において定義する（Ｓ８，Ｓ９）。ここでは、関係定義
部において、「講師への依頼 １」と「受講者の募集」
との関係を定義する。関係を定義することにより新たな
関係管理表が作成される（Ｓ１０）。次に、検査部５３
ｂでは、新しく作成された関連付け情報がユーザの変更
内容と矛盾がないかどうかをチェックする（Ｓ１１）。
図８に、再利用前後の関連文書間の関係を示している。
図８において、上部の３つの文書は、元々の関連文書と
して関連付けられている。破線は再利用した文書との関
連を示している。ユーザの変更要求により、「講習会開
催許可の申請」との関係は削除したが、「対象者への通
知」の関係はそのまま残っている。この場合、「講師へ
の依頼 １」の講座名が変更されると「対象者への通
知」の講座名が変更される。「対象者への通知」の講座
名が変更されると、「講習会開催許可申請」の講座名も
変更されてしまう。しかし、「講師への依頼 １」と
「講習会開催許可の申請」の関係はないはずである。こ
のような矛盾をチェックする。つまり、ここでの矛盾と
は、削除した関係が別文書の関連を辿っていくと関連付
けられているといった場合である。このような矛盾があ
った場合、関係が残っている文書を自動的に再利用して
別文書を作成することで処理する（Ｓ１２）。ここで
は、関係が残っている文書「対象者への通知」文書を自
動的に再利用して別文書「対象者への通知 １」を作成
する。この時、「対象者への通知 １」の文書情報も自
動的に作成する。この矛盾処理により変更された情報に
対応し、「講師への依頼 １」の文書情報や関係管理表
の情報を修正する（Ｓ１３）。これらの情報を基に関連
文書定義部５６において新たな関連文書管理表を作成す
る（Ｓ１４）。図９に「講師への依頼 １」の文書情報
を示す。図１０に「講習会の開催 １」の文書間の関係
管理表を示す。図１１に「講習会の開催 １をテーマに
した関連文書管理表を示す。そして、格納部５３ｃにお
いて、これらの新情報を補助記憶装置５４に保存する
（Ｓ１５）。再利用の際に関係付け情報を自動的に作成
することにより、関係付け情報の削除・追加が可能とな
り、柔軟な再利用が可能となる。

【発明の効果】本発明に係る第１の手段によれば、関係
情報に依存関係を定義できるようにし、再利用する際に
関係付け情報を参照することにより、依存関係にある要
素または文書を自動的に再利用できるので、再利用する
要素または文書の選択が迅速に正確にできるようにな
り、効率的な文書処理を行なうことができ、処理効率が
向上するという効果を奏する。また、本発明に係る第２
の手段によれば、再利用する際に、関係付け情報を変更
できる機構を持つことにより、再利用により作成する新
文書の文書情報が自動的に作成でき、ユーザが自由に関
係付け情報の削除や追加が容易に可能となり、再利用の
制限が軽減され、文書作成の効率が向上するという効果
を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の原理構成を示す図である。

【図２】本発明に係る文書処理装置の第１の実施例を示
すブロック図である。

【図３】第１の実施例に係る文書処理装置の構成要素間
の管理表を示す図である。

【図４】第１の実施例に係る文書理装置の作動を示すフ
ローチャートである。

【図５】本発明に係る文書処理装置の第２の実施例を示
すブロック図である。

【図６】第２の実施例に係る文書処理装置の関連文書管
理表を示す図である。

【図７】第２の実施例に係る文書処理装置の文書間の管
理表を示す図である。

【図８】第２の実施例に係る文書処理装置の再利用前後
の関連文書間の関係を示す図である。

【図９】第２の実施例に係る文書処理装置の文書情報の
例を示す図である。

【図１０】第２の実施例に係る文書処理装置の関連管理
表の例を示す図である。

【図１１】第２の実施例に係る文書処理装置の関連文書
管理表の例を示す図である。

【図１２】第２の実施例に係る文書処理装置の作動を示
すフローチャートである。

【符号の説明】

１ 入力手段 ２ 関係定義手段 ３ 関連文書定義手段 ４ 再利用手段 ５ 文書作成手段 ６ 情報検索手段 ７ 関係処理手段 ８ 記憶手段 ９ 出力手段

フロントページの続き (72)発明者 田辺 きよ美 神奈川県川崎市中原区上小田中1015番地 富士通株式会社内

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 構造化可能な定型的な文書を処理する文
   書処理装置において、文書処理のためのデータを入力す
   る入力手段（１）と、再利用のための処理を行う再利用
   手段（４）と、文書を作成編集する文書作成手段（５）
   と、保存された情報を検索する情報検索手段（６）と、
   保存した関係情報をもとに関係の処理を行う関係処理手
   段（７）と、定義された各情報を格納する記憶手段
   （８）と、関係情報を提示する出力手段（９）とを備
   え、 文書の構成要素間や文書間の関係付け情報に依存関係の
   情報を定義することによって、ある要素または文書が再
   利用される場合に依存関係にある要素または文書を自動
   的に再利用することを特徴とする文書処理装置。
2. 【請求項２】 構造化可能な定型的な文書を処理する文
   書処理装置において、文書処理のためのデータを入力す
   る入力手段（１）と、文書の要素間の関係付け情報の削
   除や追加を行ない編集する関係定義手段（２）と、関連
   する複数文書関係付け情報の削除や追加を行ない編集す
   る関連文書定義手段（３）と、再利用のための処理を行
   う再利用手段（４）と、文書を作成編集する文書作成手
   段（５）と、保存された情報を検索する情報検索手段
   （６）と、保存した関係情報をもとに関係の処理を行う
   関係処理手段（７）と、定義された各情報を格納する記
   憶手段（８）と、関係情報を提示する出力手段（９）と
   を備え、 再利用時に関係付け情報の変更を可能としたことを特徴
   とする文書処理装置。