JPH08329060A - 記述パターンの誘導による文章作成方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】記載項目によって項分けされ、各記載項目ごと
に文章を作成する文章作成方法において、各記載項目に
ついての文章を明確で理解しやすい形に統一するととも
に文章の作成時間を短縮する。 【構成】処理部１３は、検討項目データ１１及び記述パ
ターンデータ１２を表示装置１５上に表示して入力装置
１６から文章が入力されるよう誘導し、入力された文章
を文章データ１７に格納するとともにカード形式でプリ
ンタ１８上に出力したり、文章データ１７をソートして
その一覧表をプリンタ１８上に出力する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、記載項目によって項分
けされ、各記載項目ごとに文章を作成する文章作成方法
に係わり、特にあらかじめ設定した記述パターンに従っ
て文章を作成する文章作成方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】システム分析や業務分析等の調査・分析
過程では、 （１）分析の対象となるテーマについて問題点、要望事
項を分析に参画しているメンバに漏れなく提出させる。 （２）提出された問題点、要望事項をメンバ全員で検討
し確認する。 （３）問題点、要望事項の事実・背景を確認する。 （４）得られた事実・背景に基づき、解決すべき課題を
設定する。 などの作業を行っている。

【０００３】問題点、要望事項の収集に当たっては、各
メンバに筆記具と筆記用紙、例えばペンとカードを配布
し問題点、要望事項を配布したカードに手書きによって
記入してもらう。また事実・背景や解決すべき課題につ
いてもメンバ全員で議論するとともに、事実・背景、課
題を各メンバに配布したカードに手書きしてもらう。こ
のようにカード等への記述内容を記入する処理は、従
来、手書きにより行われており、記述項目（例えば「対
象業務」、「場面」、「誰が」等）、文章の構成及び表
記方法（例えば「〜したい」、「〜できない」等）につ
いては記述するメンバの技量に依存していた。そのため
カード等への記述内容を作成する処理が完了するまでに
は、以下の処理手順が必要であった。 （１）メンバにカードへ検討項目の内容を記述してもら
う。 （２）記述された内容を記述したメンバに確認する。 （３）確認した結果に基づき記述内容の追加、修正を行
う。 （４）追加、修正個所が多い場合は、再度新しいカード
に記述し直す。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術では、カ
ード等への記述内容が記述するメンバの技量に依存して
いる。そのため記述内容に不明瞭な表現があったり、記
述された内容では意味が理解できないといった問題が生
じていた。またこのような問題が発生することにより、
記述された内容を記述したメンバに確認し、記述内容の
追加、修正を行わなければならなかった。

【０００５】本発明の目的は、各記載項目又は検討項目
についての文章を明確で理解しやすい形に統一すること
と文章の作成時間を短縮することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】各記載項目又は検討項目
についての文章は、定型的なテキストパターンの組み合
わせで表現できる場合が多い。本発明は、１つの記載項
目に対応する文章を複数の記述項目に区分したとき、各
記述項目が定型のテキストパターンを含むように構成
し、この記述項目に対応する定型のテキストパターンを
記述パターンとして設定し、この記述パターンとテキス
トデータの入力領域を表示装置の表示画面上に表示し、
記述項目を次々に強調表示して各記述項目に対応するテ
キストデータを入力領域に入力するよう誘導する記述パ
ターンの誘導による文章作成方法を特徴とする。

【０００７】特にシステム分析や業務分析等の場合に
は、上記の手順によって検討項目についての文章全体が
入力されたとき、この文章を検討項目の名称とともにカ
ード上に印刷出力する。

【０００８】

【作用】記載項目又は検討項目ごとに文章を記述項目に
区分し、各記述項目について記述パターンを設定するこ
とによって記述内容の記述項目及び表記方法が統一され
る。また次に入力すべきテキストデータに対応する記述
項目が強調表示されるので、入力操作をするユーザを誘
導することができ、効率よく文章を作成することができ
る。

【０００９】

【実施例】以下、本発明の一実施例について図面を用い
て説明する。

【００１０】図１は、本実施例の文章作成方法を実現す
る装置の構成を示す図である。１１は問題点、事実・背
景、・・・等の検討項目を列挙する検討項目データであ
る。１２は各検討項目ごとに文章の記述パターンを設定
する記述パターンデータである。１５は検討項目データ
１１及び記述パターンデータ１２を表示画面上に表示
し、文章の入力操作を誘導する表示装置である。１６は
表示装置１５上に表示された記述パターンに従って文章
を入力する入力装置である。１７は文章データであり、
入力された文章データが検討項目ごとに分けて格納され
る。１８は入力された文章をカードの形式で印刷した
り、文章データ１７に格納されるある検討項目について
の文章データを一覧表の形式で印刷するプリンタであ
る。１３は検討項目データ１１及び記述パターンデータ
１２を表示装置１５上に表示して入力装置１６から文章
が入力されるよう誘導し、入力された文章を文章データ
１７に格納するとともにカード形式でプリンタ１８上に
出力したり、文章データ１７をソートしてその一覧表を
プリンタ１８上に出力する処理部である。処理部１３は
情報処理装置の記憶装置に格納されるプログラムを実行
することによって実現される。検討項目データ１１、記
述パターンデータ１２及び文章データ１７はこの情報処
理装置の記憶装置に格納されるデータ又はファイルであ
る。表示装置１５、入力装置１６及びプリンタ１８はこ
の情報処理装置に接続される周辺装置又は端末装置であ
る。

【００１１】図２（ａ）は、検討項目データ１１のデー
タ形式の例を示す図である。検討項目データ１１にはシ
ステム分析や業務分析に必要な項目、例えば「問題
点」、「事実・背景」、「課題」、「目的／狙い」等を
設定する。一般には項分けで記載する文章の記載項目で
ある。

【００１２】図２（ｂ）は、記述パターンデータ１２の
データ形式の例を示す図である。記述パターンデータ１
２は、検討項目データ１１の各検討項目「問題点」、
「事実・背景」、「課題」、「目的／狙い」ごとにその
記述パターンを設定する。記述パターンは複数の記述項
目と各記述項目に対応する表記方法とから構成される。
表記方法は各記述項目に対応する定型のテキストパター
ンである。

【００１３】図３は、表示装置１５上に表示される表示
画面のデータ形式の例を示す図である。表示画面は、検
討項目表示エリア３１、記述パターン表示エリア３２、
入力エリア３３及び記述内容出力エリア３４から構成さ
れる。検討項目表示エリア３１には検討項目データ１１
が表示される。図はこれらの検討項目のうち「問題点」
が選択されて強調表示されている状態を示している。記
述パターン表示エリア３２には選択された検討項目「問
題点」についての記述パターンデータ１２が表示され
る。図は現在「理由」の記述項目が強調表示され、この
記述項目が入力中の状態を示している。入力エリア３３
には記述パターン表示エリア３２中の記述パターンデー
タ１２に誘導されて入力したテキストデータ（文字列デ
ータ）が表示される。図では「理由」の記述項目につい
てのテキストデータを入力した状態を示している。記述
内容出力エリア３４には当該検討項目についてそれまで
に入力したテキストデータがまとめて表示される。図で
は「対象業務」及び「場面」の記述項目について入力し
たテキストデータが連結されて表示される状態を示して
いる。記述パターン表示エリア３２中の１つの記述項目
についてのテキストデータの入力が終了したとき、自動
的に次の記述項目が強調表示され、次に入力すべきテキ
ストデータの記述パターンを示す。

【００１４】図４は、プリンタ１８上に出力される文章
のデータ形式を示す図である。図は検討項目「問題点」
について入力された文章の全体が出力される状態を示し
ている。図の情報はカード状の用紙に出力されるため、
カード又は単票を印刷できるプリンタ、複数のラベルを
まとめて印刷するラベルプリンタ等が便利である。

【００１５】図５は、処理部１３の処理の流れを示すフ
ローチャートである。処理部１３は検討項目データ１１
を記憶装置から読み出して表示装置１５の検討項目表示
エリア３１に表示する（ステップ５１）。入力装置１６
を介していずれかの検討項目が選択されたとき（ステッ
プ５２）、その検討項目を強調表示し、その検討項目に
対応する記述パターンデータ１２を記憶装置から読み出
して記述パターン表示エリア３２に表示する（ステップ
５３）。記述項目の終わりでなければ（ステップ５４Ｎ
Ｏ）、現在の記述項目を強調表示し（ステップ５５）、
テキストデータの入力を待つ。入力装置１６を介して入
力エリア３３にテキストデータが入力され（ステップ５
６）、その終了が指示されたとき、入力されたテキスト
データを記述内容出力エリア３４に表示し（ステップ５
７）、入力エリア３３をクリアしてから次の記述項目に
移動し（ステップ５８）、ステップ５４に戻る。次の記
述項目についても同様の処理を行い、次の記述項目につ
いて入力エリア３３に入力されたテキストデータを記述
内容出力エリア３４に表示されている入力済のテキスト
データに連結して表示する。このようにしてすべての記
述項目についてテキストデータの入力が終了したとき
（ステップ５４ＹＥＳ）、記述内容出力エリア３４には
当検討項目についての文章が作成される。この記述内容
出力エリア３４に表示される文章について修正ある場合
（ステップ５９ＹＥＳ）には修正処理６０を受け付け
る。修正が終了したとき（ステップ５９ＮＯ）、作成し
た文章に当検討項目の名称を付加して文章データ１７に
格納する（ステップ６１）。ステップ６１の処理と並行
して検討項目名称を付加した文章データをプリンタ１８
上のカード又はラベルにも印刷する（ステップ６２）。
ステップ６１の処理が終了したとき、記憶装置に格納さ
れている当検討項目についてのすべての文章データ１７
について「対象業務」の内容をキーにしてソートし（ス
テップ６３）、プリンタ１８上の連続用紙に文章データ
１７を一覧表の形式で出力する（ステップ６４）。検討
項目表示エリア３１に表示される他の検討項目「事実・
背景」、「課題」、「目的／狙い」が選択されたときも
その記述パターンが図２（ｂ）に示すように異なるだけ
で処理部１３は同様の処理を行う。

【００１６】図６は、プリンタ１８上に出力された一覧
表の例を示す図である。

【００１７】本実施例によれば、検討項目ごとに各メン
バが入力した文章がカード上に出力されるとともに全員
の入力した文章データが一覧表の形式で表示されるの
で、メンバにカード及び一覧表を配布して検討及び確認
を行うことができる。なお上記実施例では、ステップ６
３で「対象業務」の内容をキーにして文章データをソー
トしたが「対象業務」に限らずその他の単語又は複合語
をキーとしてもよい。処理部１３は記述パターンを手が
かりにして文章中の特定の位置にある単語又は複合語を
キーワードとして認識することができる。

【００１８】なお上記実施例では、入力エリア３３を１
つだけ設けたが、入力領域を各記述項目に対応して設
け、それまでに入力したテキストデータの全体が常に表
示装置１５に表示されるようにし、記述内容出力エリア
３４を削除してもよい。また上記実施例はシステム分析
や業務分析等の調査・分析を例にとって説明したが、処
理部１３の処理の流れのうちステップ６２〜６４を除け
ば項分け記載された一般の文章作成、例えば議事録の作
成、法令の作成、契約書の作成等の場合にも適用できる
ことが理解される。例えば会議議事録の場合には、議
題、議事内容、結論などの項目がそれぞれ記載項目に相
当する。各記載項目について作成する文章を記述項目に
区切ってそれぞれ表記方法の定型パターンを設定すれば
よい。

【００１９】

【発明の効果】本発明によれば、文章が記述項目ごとに
定型パターンによって統一されるので、誰にも理解され
る明確な文章が作成される。また次にテキストデータを
入力すべき記述項目が強調表示され入力操作者を誘導す
るので、短時間のうちに効率よく文章を作成することが
できる。特にシステム分析や業務分析等の場合には、作
成した文章をメンバが確認し、追加、修正する処理が削
減される。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施例の装置の構成を示す図である。

【図２】実施例の検討項目データ１１及び記述パターン
データ１２のデータ形式の例を示す図である。

【図３】表示装置１５上に表示される表示画面のデータ
形式の例を示す図である。

【図４】プリンタ１８上に出力される文章のデータ形式
の例を示す図である。

【図５】処理部１３の処理の流れを示すフローチャート
である。

【図６】プリンタ１８上に出力される一覧表の例を示す
図である。

【符号の説明】

１１…検討項目データ、１２…記述パターンデータ、１
３…処理部、１７…文章データ、１８…プリンタ、３２
…記述パターン表示エリア、３３…入力エリア

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】記載項目によって項分けされ、各記載項目
   ごとに文章を作成する文章作成方法において、該記載項
   目に対応する文章を複数の記述項目に区分し、各記述項
   目に対応する定型のテキストパターンを記述パターンと
   して設定し、該記述パターンとテキストデータの入力領
   域を表示装置の表示画面上に表示し、該記述項目を次々
   に強調表示して該記述項目に対応するテキストデータを
   該入力領域に入力するよう誘導することを特徴とする記
   述パターンの誘導による文章作成方法。
2. 【請求項２】該表示画面上にさらに該記載項目について
   すでに入力されたテキストデータの全体を出力領域とし
   て表示し、該入力領域へのテキストデータの入力が終了
   するごとに入力されたテキストデータを該出力領域に表
   示されるテキストデータに連結して表示することを特徴
   とする請求項１記載の記述パターンの誘導による文章作
   成方法。
3. 【請求項３】検討項目によって項分けされ、各検討項目
   ごとに文章を作成する文章作成方法において、該検討項
   目に対応する文章を複数の記述項目に区分し、各記述項
   目に対応する定型のテキストパターンを記述パターンと
   して設定し、該記述パターンとテキストデータの入力領
   域を表示装置の表示画面上に表示し、該記述項目を次々
   に強調表示して該記述項目に対応するテキストデータを
   該入力領域に入力するよう誘導し、該検討項目について
   の文章の全体が入力されたとき該文章をカード上に印刷
   出力することを特徴とする記述パターンの誘導による文
   章作成方法。