JPH0836564A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】文書の登録から廃棄までの文書管理をトータル
に行い、文書の配付、回収、廃棄を確実に行える文書管
理システムを提供することを目的とする。 【構成】入力手段１で取り込まれた文書データのなかで
承認手段５により登録・管理すべきと承認された文書は
登録手段６にて登録処理され記憶手段４に記憶される。
登録された文書は配布手段７にて指定部署に配布される
が、このとき改訂手段２による文書の改訂や廃棄すべき
文書が発生した場合、回収手段８が既配布文書の回収を
行い、廃棄手段３が文書の廃棄を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書の登録から廃棄ま
での文書管理をトータルに行うことができる文書管理シ
ステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に企業等で作成される文書は担当者
により起案・作成されたのち、その部署の責任者の承認
を得た後関係部署に配布される。文書によっては後日内
容の改訂が行われる場合があり、改訂があった場合には
新たな文書が配布されるととも、旧版（改訂前）の文書
を回収・廃棄する必要がある。こういった一連の文書の
作成から廃棄までの文書管理は所定のルールに基づいて
行われるのが一般的であるが、これらの管理は個人にま
かされていることが多かった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな文書管理は各人にとって非常に負担であるだけでな
く、作業ミスや書類の紛失等がおこりやすい。例えば、
文書作成者が責任者の承認を得ずに文書を配布してしま
ったり、文書を配布すべき部署に配布するのを忘れたり
してしまうことが考えられる。また文書を配布される側
も、改訂された新しい文書が配布された際に古い文書と
の差し換えを忘れたり、不要な文書を廃棄し忘れたりす
るおそれがある。

【０００４】ワードプロセッサーやＤＴＰのように文書
が改訂された回数や改訂日等文書管理のための簡単な履
歴を持たせることができるものや、コンピュータ間をネ
ットワークで結んで文書データの伝送（配布）を行える
ものはあるが、文書の作成から廃棄までの流れを作業ル
ールを含めてトータルに管理することは出来なかった。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明は上記課題を解決
するためになされたものであり、文書を入力する入力手
段と、入力された文書とその文書についての管理データ
を記憶する記憶手段と、入力または改訂された文書に対
して承認を与える承認手段と、承認された文書を管理す
べき文書として前記記憶手段に登録する登録手段と、前
記登録された文書を管理データに基づき関係部署に配布
する配布手段と、前記登録された文書を廃棄する廃棄手
段と、前記登録された文書の内容を改訂する改訂手段
と、改訂または廃棄のために既配布文書を回収する回収
手段とを具備することを特徴とする文書管理システムで
ある。

【０００６】また、前記記憶手段には前記入力手段によ
り新規に入力された文書を記憶する未登録文書ファイル
エリアと、登録手段により登録された文書を記憶する登
録済文書ファイルと、回収手段により回収されて無効と
なったファイルを記憶する無効文書ファイルエリアとが
設けられていることが好ましい。

【０００７】さらに、前記記憶手段の各文書毎の管理デ
ータは、文書識別のための項目、承認及び登録に関する
項目、改訂に関する項目、配布先、及び廃棄に関する項
目を備えていることが好ましい。

【０００８】

【作用】入力手段はテキストデータ又はイメージデータ
を文書として取り込み、入力手段で取り込まれた文書デ
ータは記憶手段に一時的に記憶される。記憶手段の文書
データのなかで承認手段により登録・管理すべきと承認
された文書は登録手段にて登録処理され記憶手段に記憶
される。改訂手段は必要に応じて登録された文書の内容
を変更するものであり、改訂された文書は再度承認手段
にて承認を受け、登録・管理すべきと了承されたならば
登録手段にて記憶手段に記憶される。登録された文書は
配布手段にて指定部署に配布される。このとき改訂また
は廃棄指示より廃棄すべき文書が発生した場合、回収手
段が既配布文書の回収を行い、廃棄手段が文書の廃棄を
行う。

【０００９】

【実施例】図１は本発明の文書管理システムの構成を示
す機能ブロック図である。１はワードプロセッサ（Ｗ
Ｐ）或いはパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等で作成さ
れた文書をテキストデータ又はイメージデータとして取
り込む、または自ら文書を作成できる機能を持つ入力手
段であり、この入力手段１で読み込まれた文書データは
記憶手段４に一時的に記憶される。

【００１０】記憶手段４の文書データは登録し、管理す
るべきか否かのチェックを受けるべく承認手段５に送ら
れる。登録・管理すべきと承認された文書は登録手段６
にて登録処理され記憶手段４の所定の位置に記憶され
る。改訂手段２は登録された文書の内容を変更するもの
であり、図示しない検索手段により抽出された文書に対
して適当なエディター等にて修正等を加える。

【００１１】内容変更された文書は再度承認手段５にて
承認を受け、了承されたならば登録手段６にて記憶手段
４に記憶される。登録された文書は配布手段７にて指定
部署に配布される。具体的には各部署の端末からその文
書にアクセスができる許可を与えるか或いは実際にハー
ドコピーが送付される。

【００１２】回収手段８は改訂により旧版となった文書
及び廃棄指定され不要となった文書をその部署から回収
するものである。回収された文書には無効を意味するマ
ーク、例えば”ＶＯＩＤ”が付され、”ＶＯＩＤ”付き
文書としての管理となる。廃棄手段３は前記回収手段８
により回収され、無効を意味するマーク例えば”ＶＯＩ
Ｄ”が付され、”ＶＯＩＤ”付き文書となった文書につ
いて物理廃棄可能日が入力され、その日時がくると削除
される。具体的には当該文書へのアクセス権を消滅させ
ることになる。

【００１３】図２は本発明の全体システム図である。１
０はホストとしてのコンピュータであり、いわゆるワー
クステーションもしくはパーソナルコンピュータを用い
ることができる。本コンピュータ１０にて前述した各手
段が実行される。１１は文書をプリントアウトするプリ
ンタ、１２は外部文書を読み取るためのスキャナであ
り、コンピュータ１０に接続されている。

【００１４】各部署には端末としてのコンピュータ（ワ
ークステーション、パーソナルコンピュータ等）１５−
１、１５−２、１５−３、──、１５−ｎが設置されて
おり、コンピュータ１０に接続されてその部署に配布さ
れた文書を端末のディスプレイを通じて見ることができ
る。各端末にプリンタを接続しておけば文書のハードコ
ピーをとることもできる。なお、端末が設置されていな
い部署にはプリンタ１１から文書１９をプリントアウト
し、実際に文書１９を配布し、各部署ではその文書を保
管し、さらに回収する作業を行う。

【００１５】なお、本実施例ではコンピュータ１５−ｎ
への伝送による配布と、ハードコピーとしての文書１９
の配布を併存するものについて述べているが、いずれか
一方であってもよい。

【００１６】図３はコンピュータ１０のハードウェア構
成を示すブロック図である。ＣＰＵ２１は後に詳細に述
べる各機能を実現するためのプログラムを実行し、デー
タ処理を行うものであり、ＲＡＭ２３は現在処理されて
いるデータ及び実行されているプログラムを展開するラ
ンダムアクセスメモリである。２２はＣＲＴディスプレ
イであり、処理メニュー表示、演算処理結果表示、文書
表示等をおこなうものである。キーボード２７、ポイン
ティングデバイス（マウス等）２８は数値、文字等の入
力、処理についての指示等を行うものである。

【００１７】１２はフラットベッドスキャナーであり、
他のコンピュータ、ワードプロセッサ等にて作成された
文書を読み取り、インターフェース３４を介してデジタ
ルデータとしてコンピュータ１０内に取り込むものであ
る。ハードディスク２４はプログラム、文書、文書管理
データ等を記憶するものであり、インターフェース３０
を介してバスラインに接続されている。フロッピーディ
スクドライブ２５は他のコンピュータ、ワードプロセッ
サ等にて作成されフロッピーディスクに記録された文書
を読み取り、インターフェース３１を介してデジタルデ
ータとしてコンピュータ１０内に取り込むとともに作成
された文書等を外部に出力するためにフロッピーディス
クに記録するものである。プリンター１１はインターフ
ェース３２を介して接続され、配布すべき文書をプリン
トアウトするものである。

【００１８】また、ネットワークインターフェース３３
は端末コンピュータ１５−ｎとコンピュータ１０とをＬ
ＡＮ等にて接続するためのインターフェースである。図
４はハードディスク２４に記憶される文書データのファ
イル構造を示す説明図である。各種テーブル／マスター
（部署テーブル、担当者マスター等）のファイル群３０
に加えて文書管理ファイル３１が存在する。

【００１９】文書管理ファイル３１には図５に示される
ような登録される各文書についての文書管理データが収
納される。文書管理ファイル３１にはこれにより管理さ
れる３つの文書ファイルが紐付けられており、これは後
述する登録処理がなされた文書が格納される登録済文書
ファイル３２、登録前の文書を格納する未登録文書ファ
イル３３及び回収された文書を格納する無効文書ファイ
ル３４からなる。

【００２０】文書管理データの詳細を図５に基づき説明
する。図５は文書毎に付与される文書管理データの内容
である。文書番号はその文書を識別するためのものであ
って、その文書に固有であり、登録すべき順番で自動採
番するようにプログラムを組んでもよい。文書作成日、
文書作成者はその文書を作成した年月日及び作成した人
間の氏名を入力する。承認日、承認者は上記承認の年月
日及び承認者の氏名に相当し、これらは複数であっても
よい。登録日、登録者はこの文書をシステムに登録する
日及び登録する人の氏名である。

【００２１】以上の項目及び配布先は文書の初期登録時
に入力される項目である。改訂日、改訂者、改訂承認
日、改訂承認者、改訂登録日、及び改訂登録者は後述す
る文書の改訂の際に入力される項目であり、初期登録時
の各々の項目に対応しており、同一文書に対して複数回
の改訂があり得ることから各々について複数のエリアが
確保されるか改訂前のものについてはログデータとして
別枠で残すようにする。

【００２２】配布先はその文書を配布（即ち端末で見る
場合はアクセスできる）する部署名を記憶するものであ
り、これについても複数の部署に配布することがあり得
るため複数のエリアが確保されるか各回の配布に対応し
て複数の配布場所を管理し、かつ改訂毎に配布先が変わ
る可能性があるので改訂情報と同様にログデータとして
別枠で管理するようにしてもよい。回収日（複数あり得
る）、削除日はその文書の各版毎に付与される年月日で
ある。文書ステータスはその文書の置かれている状況、
即ち作成、承認、登録、または無効等を記載する。

【００２３】このような文書管理データは以下に述べる
各ステップで、ＣＲＴディスプレイに表示され、適宜入
力或いは確認がなされる。図６は文書の新規登録時の処
理を示すフローチャートである。文書入力ステップ（Ｓ
７１）では、次のような処理がなされる。パーソナルコ
ンピュータ１０にて所謂ワードプロセッサ機能により、
日本語、英語、図、表等の文書を作成する。この時その
文書について、索引、目次を作る機能、参照番号をふる
機能を持たせる。さらには、文書の形態をある決まった
形に揃えたいときには、自動レイアウト機能を持たせた
り、定型書式（テンプレート）を持たせることができ
る。

【００２４】一方、すでに作成された文書の場合、各種
ワードプロセッサあるいはパーソナルコンピュータで作
成されたテキストデータであれば、ＦＤ（フロッピィー
ディスク）からフロッピィーディスクドライブ２５を介
してデータを取り込むことができ、また、ハードコピー
であればスキャナ２９からイメージデータとして取り込
むことができる。取り込まれた文書は必要に応じて前述
のように定型書式に変更することができる。

【００２５】このように作成され或いは取り込まれた文
書は、ハードディスク２４の未登録文書ファイルの所定
のアドレスに一時的に記憶されるとともに前述したよう
な文書管理データが対応付けられ、この文書管理データ
のうち識別番号としての文書番号、文書作成日、文書作
成者、配布先、文書ステータス等が入力されて、文書管
理ファイル３１に記憶される。入力された文書に対して
ステップＳ７２にて登録のための承認処理がなされる。
適切に定められた承認者により入力文書の管理システム
への登録が認められると、その文書の管理データに承認
日と承認者を付加されて登録すべき文書となる。

【００２６】登録（Ｓ７３）では、承認を受けた文書の
確認がなされ登録される。このとき他の文書との上下関
係、階層を指定して登録することもできる。例えば、あ
る文とその文書の説明図、参考資料などの関係を記述す
る。記憶手段としてのハードディスク２４上の未登録文
書ファイルから登録済み文書ファイル３２へと移され、
登録日と登録者が管理データに付け加えられて所定のア
ドレスに記憶される。

【００２７】配布（Ｓ７４）では登録された文書に対し
て、入力しされている配布先へ伝送若しくはハードコピ
ーとして送付する。これにより、配布された部署におい
てその文書の閲覧が可能となる。パソコンの設置されて
いる部署であればセンターのコンピュータ１０に記憶さ
れている文書にアクセスが可能になる。パソコンのない
部署については案内書とともに文書が実際に送付され
る。また、配布先が配布文書を受け取ったことを示すデ
ータを文書ステータスとして管理ファイルに付与する。

【００２８】以上が文書新規登録時の処理であり、次に
一旦登録された文書の改訂時の処理について図７に基づ
き説明する。まず、改訂すべき文書を抽出する（Ｓ８
１）。抽出の仕方は、文書を一覧表示させその中から目
的の文書を選ぶものでも良いし、また、文書管理データ
の各項目をキーワードに検索式を立て、該当する文書を
抽出するものでもよい。次に、その文書に対して改訂者
と訂正日を入力するとともに改訂者がその権限を有して
いるか否かがチェックされる（Ｓ８２）。このセキュリ
ティチェックは担当者マスター３０に設定されたセキュ
リティと文書情報に付されたセキュリティをもって判断
するようにすればよい。文書の改訂をエディター等によ
り行い（Ｓ８３）、改訂された文書は新規登録時と同様
に承認（Ｓ８４）、登録（Ｓ８５）及び配布（Ｓ８６）
の各処理がなされ、各部署に配布される。

【００２９】改訂前の文書は旧版として回収処理（Ｓ８
７）がなされ、通常時パソコン設置部署からのその文書
へのアクセス中止、パソコン未設置部署であれば実際に
文書の回収の指示とそれに対応する作業がなされ、管理
データに回収日が記録される。回収された文書について
は前述したように”ＶＯＩＤ”マークが付され、無効文
書ファイル３４での管理となる。

【００３０】以上が文書改訂時の処理であり、最後に文
書廃棄時の処理について図８を参照して説明する。廃棄
指示もしくは予め入力された廃棄予定日が来ると文書の
回収処理（Ｓ９１）がなされ、回収された文書には”Ｖ
ＯＩＤ”マークが付され（Ｓ９２）無効文書ファイルで
の管理となる（Ｓ９３）。無効登録に伴い管理情報に無
効情報と実際の削除日（物理的削除日）を付与する（Ｓ
９４）。物理的削除日が来たならば（Ｓ９５）その文書
が削除され（Ｓ９６）、このことが管理情報の廃棄履歴
に書き込まれる（Ｓ９７）。

【００３１】尚、各端末から文書の内容を見るときに
も、文書の改訂作業を行うときと同じように、文書の管
轄各部署あるいは書類の種類毎等をキーに書類を検索
し、該当するものがあったらそれを画面表示またはハー
ドコピー出力して内容を見ることができる。ただし、文
書の種類によってはセキュリティがかかっており、すべ
ての書類をすべての人間が見られるわけではない。この
場合のセキュリティチェックも担当者マスター３０に設
定されたセキュリティと文書情報に付されたセキュリテ
ィをもって判断するようにすればよい。

【００３２】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
文書サイクル（発生から廃棄まで）を一つの文書管理の
流れと考え、流れに沿って文書の処理を行うようにした
ので、各部署において備わっているべき文書、見るべき
文書が適切に配布され、また新しい文書と交換すべき古
い文書、期限切れの文書等が何時までも残っているとそ
れらの本来無効な文書に基づく誤った処理が行われる恐
れがあるが、本発明ではそのような文書の回収、廃棄が
タイムリーに行われるのでかかる不備が解消される。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の構成を示す機能ブロック図である。

【図２】本発明のシステムの一実施例を示す説明図であ
る。

【図３】本発明のシステムのうちホストとなるコンピュ
ータのハードウェア構成のブロック図である。

【図４】本発明のシステムのファイル構造を示す説明図
である。

【図５】本発明のシステムのファイル構造のうち文書管
理ファイルのデータ項目を示す説明図である。

【図６】本発明のシステムにおける文書初期登録時にお
ける処理フローチャートである。

【図７】本発明のシステムにおける文書改訂時における
処理フローチャートである。

【図８】本発明のシステムにおける文書廃棄時における
処理フローチャートである。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 伊藤 伸太郎 東京都荒川区東日暮里５丁目７番18号 ト ッパンマネージメントシステムズ株式会社 内

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書を入力する入力手段と、入力された文
   書とその文書についての管理データを記憶する記憶手段
   と、入力または改訂された文書に対して承認を与える承
   認手段と、承認された文書を管理すべき文書として前記
   記憶手段に登録する登録手段と、前記登録された文書を
   管理データに基づき関係部署に配布する配布手段と、前
   記登録された文書を廃棄する廃棄手段と、前記登録され
   た文書の内容を改訂する改訂手段と、改訂または廃棄の
   ために既配布文書を回収する回収手段と、を具備するこ
   とを特徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】前記記憶手段には前記入力手段により新規
   に入力された文書を記憶する未登録文書ファイルエリア
   と、登録手段により登録された文書を記憶する登録済文
   書ファイルと、回収手段により回収されて無効となった
   ファイルを記憶する無効文書ファイルエリアとが設けら
   れている請求項１記載の文書管理システム。
3. 【請求項３】前記記憶手段の文書についての管理データ
   は、文書識別のための項目、承認及び登録に関する項
   目、改訂に関する項目、配布先、及び廃棄に関する項目
   を備えている請求項１記載の文書管理システム。