JPH0944526A - 文書ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書データの検索作業効率の向上を図ること
ができ、文書データに基づく統計を得るのに供すること
のできる文書ファイリングシステムを提供する。 【解決手段】 入力した文書データと検索項目とを対応
付けて記憶する。その検索項目を複数の階層に分類して
記憶すると共に、上位の階層の検索項目と下位の階層の
検索項目との対応関係を記憶する。その記憶された対応
関係に基づき、記憶された下位の階層の検索項目から、
入力された上位の階層の検索項目に対応するものを読み
出す。その読み出された検索項目を表示し、その記憶さ
れた文書データから、入力された検索項目に対応するも
のを読み出す。各文書データそれぞれに、階層的に対応
付けられている複数の検索項目からなる検索項目系列
を、複数系列対応させることが可能とされている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書を電子データ
として登録および検索することのできる文書ファイリン
グシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】文書ファイリングシステムにおいては、
登録された文書データから検索項目に対応するものを読
み出すに際し、検索項目を階層的に分類し、上位の検索
項目を目次として下位の検索項目を選択するステップを
有する階層検索を行なうことで、検索作業の効率向上が
図られている（特開平４‐４４１６９号参照）。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】従来の文書ファイリン
グシステムにおいては、階層的に対応付けられている複
数の検索項目からなる検索項目系列は、各文書データに
一系列しか対応付けられていなかった。

【０００４】しかし、文書データの内容に関して検索者
が有する知識には個人差がある。そのため、各文書デー
タに対応付けられる一つの検索項目系列は、その検索者
にとって必ずしも最適なものではなく、階層検索が可能
なシステムであっても文書データの検索作業の効率向上
を充分に図ることができなかった。

【０００５】本発明は、上記課題を解決することのでき
る文書ファイリングシステムを提供することを目的とす
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、文書データを
入力する手段と、検索項目を入力する手段と、文書デー
タを検索項目に対応付けて記憶する手段と、複数の階層
に分類された検索項目を記憶する手段と、上位の階層の
検索項目と下位の階層の検索項目との対応関係を記憶す
る手段と、記憶された文書データから、入力された検索
項目に対応するものを読み出す手段とを備える文書ファ
イリングシステムにおいて、各文書データそれぞれに、
階層的に対応付けられている複数の検索項目からなる検
索項目系列を、複数系列対応させることが可能とされて
いることを特徴とする。

【０００７】本発明の文書ファイリングシステムによれ
ば、階層的に対応付けられている複数の検索項目からな
る検索項目系列を、各文書データに複数系列対応付ける
ことができるので、文書データの内容に関して検索者が
有する知識に応じた検索項目系列を選択し、文書データ
の検索作業の効率向上を図ることができる。

【０００８】また、本発明の文書ファイリングシステム
において、記憶された下位の階層の検索項目から、入力
された上位の階層の検索項目と無関係に、任意のものを
読み出すことができるモードに切り換え可能とされてい
るのが好ましい。これにより、例えば文書データの内容
に関して検索者の有する知識が少なく、できるだけ多く
の検索項目を検索者に提示した方が検索を効率良く行な
えるような場合に、複数の検索項目系列に含まれる多く
の検索項目を検索者に提示できる。

【０００９】本発明の文書ファイリングシステムにおい
て、検索項目に対応して記憶された文書データの数を集
計する手段を備えることで、文書データの管理等のため
の統計を得るのに供することができる。その文書データ
の集計に際し、一の文書データに複数系列の検索項目系
列が対応付けられている場合は、その複数系列の検索項
目系列から任意のものを集計対象として選択することが
可能とされ、その一の文書データを、その選択された検
索項目系列に含まれる検索項目に対応する場合にのみ、
前記集計の対象とすることができるのが好ましい。これ
により、一の文書データに複数系列の検索項目系列が対
応付けられている場合であっても、異なる検索項目に対
して同一の文書データが重複して集計対象になることを
なくし、実際の文書データの数に基づく統計を求めるの
に供することができる。

【００１０】また、一の文書データに複数系列の検索項
目系列が対応付けられている場合に、その一の文書デー
タを、いずれの検索項目系列に含まれる検索項目に対応
する場合であっても、前記集計の対象とすることができ
るモードに切り換え可能とされているのが好ましい。こ
れにより、異なる検索項目に対して同一の文書データを
重複して集計対象とし、実際の検索項目の数に基づく統
計を求めるのに供することができる。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施形態を説明する。

【００１２】図１に示す文書ファイリングシステム１
は、ホストコンピュータ２によりサーバ側が構成され、
そのホストコンピュータ２に接続されるプリンタ３およ
び複数の端末コンピュータ４ａ、４ｂと、各端末コンピ
ュータ４ａ、４ｂに接続されるキーボード５、マウス
６、ディスプレイ装置７と、一の端末コンピュータ４ａ
に接続されるイメージスキャナ８とによりクライアント
側が構成される。そのイメージスキャナ８により、文書
データがイメージデータの形で端末コンピュータ４ａに
入力される。本実施形態においては、複数ページに亘る
文書を一つのファイルを構成する一つの文書データとし
て、登録や検索の処理対象とすることができる。

【００１３】そのキーボード５により、検索項目が文字
データの形で端末コンピュータ４ａ、４ｂに入力され
る。その検索項目は文書データの内容に対応して適宜定
められる。各文書データは、ホストコンピュータ２と端
末コンピュータ４ａ、４ｂとによる後述の登録処理によ
り、検索項目に対応付けられてホストコンピュータ２の
記憶装置に記憶される。その登録処理に際して、各文書
データそれぞれに、階層的に対応付けられている大分類
検索項目と中分類検索項目と小分類検索項目からなる検
索項目系列を、複数系列対応させることが可能とされて
いる。例えば、化学プラントにおける改善提案文書を登
録する場合、その改善が設備に関するものであって、具
体的には配管に関するものであって、より具体的には継
手に関するものである場合は、設備改善を大分類検索項
目とし、配管改善を中分類検索項目とし、継手改善を小
分類検索項目とする。また、その改善が漏洩防止に関す
る改善であり、具体的には誤操作防止に関するものであ
る場合は、別の検索項目系列として、漏洩防止を大分類
検索項目とし、誤操作防止を中分類検索項目とし、継手
改善を小分類検索項目とする。また、本実施形態におい
ては、各文書にキーワードを対応付けて記憶することが
可能とされている。

【００１４】その大分類検索項目は大分類マスタファイ
ルとして、その中分類検索項目は中分類マスタファイル
として、その小分類検索項目は小分類マスタファイルと
して、ホストコンピュータ２と端末コンピュータ４ａ、
４ｂとによる後述のマスタ保守処理により、それぞれホ
ストコンピュータ２の記憶装置に記憶される。さらに、
その大分類検索項目と中分類検索項目との対応関係およ
び中分類検索項目と小分類検索項目との対応関係は、後
述のマスタ保守処理により、大中小分類対応マスタファ
イルとしてホストコンピュータ２の記憶装置に記憶され
る。また、階層的に分類されない検索項目として、後述
の化学プラントの所在する事業所名、部門、その化学プ
ラントの設備エリア、その文書の内容に関係する設備
名、その文書の内容に関係する品名、各文書の発生年月
日、および各文書の登録者が検索項目とされる。その事
業所名、部門、設備エリア、設備名、および品名は、そ
れぞれ識別コードと対応付けられてキーボード５から入
力されることで、ホストコンピュータ２と端末コンピュ
ータ４ａ、４ｂとにより、事業所名マスタファイル、部
門マスタファイル、設備エリアマスタファイル、設備名
マスタファイル、および品名マスタファイルとして、ホ
ストコンピュータ２の記憶装置に記憶される。また、各
文書それぞれの目次が、各文書に固有の文書番号に対応
付けられて入力されることで、目次マスタファイルとし
てホストコンピュータ２の記憶装置に記憶される。各マ
スタファイルとして記憶された検索項目は、キーボード
５またはマウス６により端末コンピュータ４ａ、４ｂに
読み出し可能とされている。また、大、中、小検索項目
が、後述の改善提案文書、トラブル報告文書、濾過文
書、個人文書の何れに対応するものかを示す情報識別コ
ード、各検索項目に対応付けられて入力されることで、
情報識別コードマスタファイルとしてホストコンピュー
タ２の記憶装置に記憶される。

【００１５】そのホストコンピュータ２と端末コンピュ
ータ４ａ、４ｂは、後述の検索処理により、ホストコン
ピュータ２の記憶装置に記憶された文書データから、キ
ーボード５やマウス６により入力される検索項目に対応
するものを読み出し、その読み出した文書データをディ
スプレイ装置７に表示させ、また、プリンタ３に印刷さ
せる。

【００１６】その検索処理に際し、階層検索を行なうモ
ードにおいては、前記中分類検索項目マスタファイルか
ら、キーボード５やマウス６により入力された大分類検
索項目に対応するものを前記大中小分類対応マスタファ
イルに基づき読み出し、前記小分類検索項目マスタファ
イルから、入力された中分類検索項目に対応するものを
前記大中小分類対応マスタファイルに基づき読み出し、
各読み出した中分類検索項目および小分類検索項目をデ
ィスプレイ装置７に表示させる。

【００１７】また、その検索処理に際し、階層検索を行
なうモードから行なわないモードに切り換えることによ
り、その中分類検索項目マスタファイルから、入力され
た大分類検索項目と無関係に任意のものを読み出し、前
記小分類検索項目マスタファイルから、入力された中分
類検索項目と無関係に任意のものを読み出し、各読み出
した中分類検索項目および小分類検索項目をディスプレ
イ装置７に表示させる。

【００１８】そのホストコンピュータ２と端末コンピュ
ータ４ａ、４ｂは、後述の統計資料出力処理により、検
索項目に対応して記憶された文書データの数を集計し、
その集計結果をプリンタ３に出力する。

【００１９】その統計資料出力処理に際して、一の文書
データに複数系列の検索項目系列が対応付けられている
場合に、その複数系列の検索項目系列から任意の検索項
目系列を集計対象として選択することが可能とされてい
る。この場合、その一の文書データは、その選択された
検索項目系列に含まれる検索項目に対応する場合にの
み、前記集計の対象とされる。また、その統計資料出力
処理に際してモードを切り換えることにより、その一の
文書データが、複数の検索項目系列に対応する場合に、
いずれの検索項目系列に含まれる検索項目に対応する場
合であっても、前記集計の対象とすることが可能とされ
ている。

【００２０】上記システム１による文書の処理手順を以
下に説明する。なお、本実施形態では、その文書は化学
プラントにおける改善提案文書、トラブル報告文書、濾
過工程に関する濾過文書、および作業者個人文書の４種
類とされ、各種類の文書は個別に処理される。

【００２１】図２は、文書データの処理手順のメインル
ーチンを示すフローチャートであり、まずキーボード５
によりパスワードが入力可能となり（ステップ１）、そ
のパスワードを承認するか否かを端末コンピュータ４ａ
により判断する（ステップ２）。承認する場合、図３に
示す処理メニューをディスプレイ装置７の画面に表示す
る（ステップ３）。なお、この処理メニューの内容はパ
スワードのクラスに応じ異なるものとされ、低位のパス
ワードでは処理可能なメニューが少なくなる。図３の画
面は全ての処理メニューを示す。その処理メニューは前
記４種類の文書とマスタファイルの保守とに対応して表
示される。各種類の文書に対応する登録、検索／印刷、
文書削除、ページ追加／修正／削除、分類追加／修正／
削除、および統計資料出力の各処理は、文書の種類が異
なっても同一の処理を行なう。濾過文書のデータベース
処理は、登録処理とは別に、濾過文書（濾過操作条件、
スラリー物性等の数値データ等）をホストコンピュータ
２の記憶装置にデータベースとして利用できるように記
憶するための処理である。

【００２２】その表示された処理メニューから処理項目
の選択が可能になる（ステップ４）。この選択は、マウ
ス６により処理項目をクリックした後に確定表示をクリ
ックすることで行なえる。しかる後に、その選択した処
理を行う（ステップ５）。なお、この選択操作はマウス
６により行なう他に、キーボード５により処理項目を選
択した後に確定表示を指示することでも可能であり、後
述する他の選択操作においても同様である。

【００２３】図４の（１）は、処理メニューにおいてマ
スタファイルの保守処理を選択した場合のサブルーチン
を示すフローチャートである。まず、マスタファイルの
保守画面がディスプレイ装置７に表示され（ステップ
１）、そこに大分類マスタファイル更新、中分類マスタ
ファイル更新、小分類マスタファイル更新、大中小分類
対応マスタファイル更新、事業所名マスタファイル更
新、部門マスタファイル更新、設備エリアマスタファイ
ル更新、設備名マスタファイル更新、品名マスタファイ
ル更新、および終了の各処理が表示される。その表示か
ら何れかの更新処理項目が選択可能になる（ステップ
２）。この選択は、マウス６により処理項目をクリック
した後に確定表示をクリックすることで行なえる。しか
る後に、その選択した処理を行なう（ステップ３）。

【００２４】図４の（２）は、そのマスタファイル更新
処理の中から大分類マスタファイル更新処理を選択した
場合のサブルーチンを示すフローチャートである。ま
ず、図５に示す大分類マスタファイルの更新画面がディ
スプレイ装置７に表示される（ステップ１）。その更新
画面に表示される新規、修正、削除の更新処理項目の中
から、実行しようとする処理項目が選択可能になる（ス
テップ２）。この選択は、マウス６により処理項目をク
リックした後に確定表示をクリックすることで行なえ
る。新規処理は新たに大分類検索項目を登録する処理で
あり、修正処理は既に登録されている大分類検索項目を
修正する処理であり、削除処理は既に登録されている大
分類検索項目を削除する処理である。次に、その処理対
象の大分類検索項目を特定するためのデータの入力が可
能になる（ステップ３）。本実施形態では、その大分類
検索項目に特有の大分類コード、その大分類検索項目の
前記情報識別コード、その大分類検索項目そのものの名
称、その大分類検索項目の名称のフリガナ、登録者の識
別コード、登録年月日、および休止区分を入力すること
ができる。なお、大分類検索項目の名称のフリガナ入力
は、大分類検索項目の名称の入力時に行なうかな漢字変
換のかな入力を記憶しておき、上記名称の入力により、
それに対応するフリガナを自動的に付与してもよい。ま
た、登録者の識別コードは、前述のパスワードを入力す
ることにより、パスワードと対応づけられた識別コード
を記憶している氏名マスタファイルから識別コードを自
動的に付与してもよく、登録年月日はコンピュータのク
ロックから自動的に付与してもよい。各項目の入力順序
は任意である。各項目はキーボード５により入力でき、
また、大分類コードと情報識別コードとはマスタファイ
ルに既登録のものから読み出して入力することもでき、
その読み出しは画面中の矢印表示をマウス６によりクリ
ックすることで行なえる。また休止区分は、その項目表
示をマウス６によりクリックすることで入力してＯＮ表
示（本実施形態では黒丸表示）できる。その休止区分の
ＯＮ表示により検索処理における使用が中止され、当面
必要のない検索項目の使用を中止することが可能とされ
ている。次に、項目が確定したか否かを判断する（ステ
ップ４）。その確定は、マウス６により確定表示をクリ
ックすることで行なえる。その項目確定により、更新さ
れた大分類マスタファイルのデータがホストコンピュー
タ２の記憶装置に格納される（ステップ５）。しかる後
に終了確認を行ない（ステップ６）、終了しない場合は
ステップ２に戻る。その終了は、マウス６により終了表
示をクリックすることにより行なえる。その終了により
図３の処理メニュー表示画面に戻る。なお、このサブル
ーチンの任意の時点においてキャンセルを行なうと、入
力されたデータがクリアされ、ステップ２に戻る。その
キャンセルは、キャンセル表示をマウス６によりクリッ
クすることで行なえる。

【００２５】図４の（１）に示すマスタファイル更新処
理のサブルーチンにおいて、中分類マスタファイル更新
処理を選択した場合は図６に示す中分類マスタファイル
の更新画面がディスプレイ装置７に表示され、小分類マ
スタファイル更新処理を選択した場合は図７に示す小分
類マスタファイルの更新画面がディスプレイ装置７に表
示され、大分類マスタファイル更新処理と同様のルーチ
ンで、更新された中分類マスタファイルおよび小分類マ
スタファイルのデータがホストコンピュータ２の記憶装
置に格納される。また、事業所名マスタファイル更新、
部門マスタファイル更新、設備エリアマスタファイル更
新、設備名マスタファイル更新、および品名マスタファ
イル更新の各処理も同様のルーチンで処理される。

【００２６】図８は、図４の（１）に示すフローチャー
トにおいて大中小分類対応マスタファイル更新処理を選
択した場合のサブルーチンを示すフローチャートであ
る。まず、図９に示す大中小分類対応マスタファイルの
更新画面がディスプレイ装置７に表示される（ステップ
１）。その更新画面に表示される新規、削除の更新処理
項目の中から、実行しようとする処理項目が選択可能に
なる（ステップ２）。この選択は、マウス６により処理
項目をクリックした後に確定表示をクリックすることで
行なえる。新規処理は新たな大分類検索項目と中分類検
索項目との階層的対応関係および中分類検索項目と小分
類検索項目との階層的対応関係を登録する処理であり、
削除処理は既に登録されている階層的対応関係を削除す
る処理である（ステップ３）。しかる後に終了確認を行
ない（ステップ４）、終了しない場合はステップ２に戻
る。その終了は、マウス６により終了表示をクリックす
ることにより行なえる。その終了により図３の処理メニ
ュー表示画面に戻る。なお、このサブルーチンの任意の
時点においてキャンセルを行なうと、入力されたデータ
がクリアされ、ステップ２に戻る。そのキャンセルは、
キャンセル表示をマウス６によりクリックすることで行
なえる。

【００２７】図１０は、その大中小分類対応マスタファ
イル更新処理において、新規処理を選択した場合のサブ
ルーチンを示すフローチャートである。まず、相対応さ
せようとする大分類検索項目のコードと名称、中分類検
索項目のコードと名称、小分類検索項目のコードと名
称、登録者のコード、および登録年月日が入力可能にな
る（ステップ１）。なお、登録者の識別コードは、前述
のパスワードを入力することにより、パスワードと対応
づけられた識別コードを記憶している氏名マスタファイ
ルから識別コードを自動的に付与してもよく、登録年月
日はコンピュータのクロックから自動的に付与してもよ
い。各項目の入力順序は任意である。各項目はキーボー
ド５により入力でき、また、大、中、小分類コードと名
称とはマスタファイルに既登録のものから読み出して入
力することもでき、その読み出しは画面中の矢印表示を
マウス６によりクリックすることで行なえる。各項目を
キーボード５から入力し、リターンキーの操作またはマ
ウス６のクリック操作を行なうと、入力項目の桁数とマ
スタファイルとの整合性のチェックを行なう。不具合が
あればアラームが発せられ、ステップ１に戻る（ステッ
プ２）。次に、項目が確定したか否かを判断する（ステ
ップ３）。その確定は、マウス６により確定表示をクリ
ックすることにより行なえる。その項目確定により、未
入力データの有無をチェックする（ステップ４）。その
入力データに不備がなければ、新規に追加された内容を
含むように、ホストコンピュータ２の記憶装置に格納さ
れる大中小分類対応マスタファイルのデータが更新され
る（ステップ５）。入力データに不備があるとアラーム
が発せられ（ステップ６）、ステップ１に戻る。

【００２８】図１１、図１２は、その大中小分類対応マ
スタファイル更新処理において、登録している大中小分
類の対応を削除する削除処理を選択した場合のサブルー
チンを示すフローチャートである。まず、削除しようと
する大、中、小分類検索項目のいずれかのコードを入力
すると（ステップ１）、そのコードが登録済のものであ
るか、桁数があっているか等のチェックを行ない（ステ
ップ２）、問題なければそのコードに対応する名称を表
示し、次へ進む。問題があればステップ１へ戻り、再入
力する。なお、大、中、小分類検索項目は、コードを手
入力してもよいが、各分類項目中の矢印表示部分をクリ
ックすることで、登録済のコード、名称を表示させ、そ
こから選択することで入力してもよい。次に、ステップ
１で入力したものが、大分類コードであるか否かを判断
する（ステップ３）。大分類コードであればステップ４
へ進み、そうでなければステップ９へ進む。ステップ４
では、大分類コードのみの対応マスタファイル（中、小
分類の対応がついていない対応マスタファイル）を削除
するか否かを、確定処理を行なうか否かにより判断す
る。その確定処理はマウス６により確定表示をクリック
することで行なえる。大分類コードのみの対応マスタフ
ァイルを削除するのであれば、確定処理を行なってして
ステップ１６へ進む。確定しないのであれば、ホストコ
ンピュータ２の大中小分類対応マスタファイルから、入
力された大分類検索項目に階層的に対応付けられている
中分類検索項目と、その中分類検索項目に階層的に対応
付けられている小分類検索項目のデータを読出し、処理
を行なっている端末コンピュータ４ａ、４ｂに記憶する
（ステップ５）。次に、中分類検索項目あるいは小分類
検索項目を入力するか否かを判断し（ステップ６）、入
力するのであればステップ７へ、そうでなければステッ
プ９へ進む。ステップ７において、検索項目の入力はス
テップ５で読み出され、記憶されている検索項目を、入
力しようとする分類項目中の矢印表示部分をマウス６に
よりクリックして表示させ、そこから選択することで入
力してもよいし、また、コードをキーボード５によって
手入力してもよい。その入力のチェックを行ない（ステ
ップ８）、問題がなければステップ９へ進み、問題があ
ればステップ７へ戻る。ステップ９において、確定の場
合は確定処理を行なってステップ１６へ進み、確定しな
いのであればステップ１０へ進む。ステップ１０では、
入力されたコードが中分類検索項目のものであるか否か
を判断し、そうであればステップ１１へ進み、そうでな
ければステップ１５へ進む。ステップ１１では、ホスト
コンピュータ２の大中小分類対応マスタファイルから、
入力された中分類検索項目に階層的に対応付けられてい
る小分類検索項目のデータを読み出し、処理を行なって
いる端末コンピュータ４ａ、４ｂに記憶する。次に、大
分類検索項目あるいは小分類検索項目を入力するか否か
を判断し（ステップ１２）、入力するのであればステッ
プ１３へ、そうでなければステップ１５へ進む。ステッ
プ１３において、検索項目の入力はステップ１１で読み
出され記憶されている検索項目を、入力しようとする分
類項目中の矢印表示部分をマウス６によりクリックして
表示させ、そこから選択することで入力してもよいし、
また、コードを手入力してもよい。また、ステップ１３
において、大分類検索項目が未入力であれば、入力して
もよい。その入力のチェックを行ない（ステップ１
４）、問題がなければステップ１５へ進み、問題があれ
ばステップ１３へ戻る。ステップ１５において、確定の
場合は確定処理を行なってステップ１６へ進み、確定し
なければステップ１へ戻る。ステップ１６では、入力が
必須である大分類検索項目が入力されているか、削除し
ようとする大中小分類対応データがあるか否かをチェッ
クし、問題があればアラームを表示し（ステップ１
７）、ステップ１へ戻る。ステップ１６で問題がなけれ
ば、その対応を削除してもよいか否かを再確認し（ステ
ップ１８）、削除してもよければステップ１９へ進み、
入力された検索項目に関する階層的対応関係を削除し、
削除しない場合はステップ１へ戻る。

【００２９】図１３は、前記処理メニューにおいて、何
れかの種類の文書に対応する登録処理を選択し、文書デ
ータを検索項目に対応付けて記憶する場合のサブルーチ
ンを示すフローチャートである。例えば、改善提案文書
の登録処理を選択した場合、まず図１４に示す技術改善
登録画面が表示される（ステップ１）。なお、他の種類
の文書の登録処理を選択した場合は、その表題が異なる
以外は同一内容の登録画面が表示される。次に、登録画
面においてブランクとなっている登録項目のデータが入
力可能となる（ステップ２）。本実施形態では、その文
書に固有の文書番号、登録者の識別コードと氏名、登録
処理を発生させた年月日、その文書による改善提案対象
の化学プラントの所在する事業所のコードと名称、その
化学プラントの属する部門のコードと名称、その化学プ
ラントの設備エリアのコードと名称、その文書の内容に
応じた大分類検索項目のコードと名称、中分類検索項目
のコードと名称、小分類検索項目のコードと名称、その
文書の内容に関係する設備名のコードと名称、その文書
の内容に関係する品名のコードと名称、および、その文
書の内容に応じたキーワードが入力可能とされる。な
お、上記のコードを入力することにより、それに対応す
る名称を自動的に入力するようにしてもよい。また、こ
れら項目を全て入力する必要はなく、検索や文書管理の
上で必要なもののみ入力されればよく、例えば中分類検
索項目、小分類検索項目、品名、設備コードおよびキー
ワードのコードと名称は入力しなくてもよい。各項目の
入力順序は任意である。なお、その事業所、部門、設備
エリア、大、中、小分類検索項目、品名、および設備名
のコードと名称は、キーボード５により入力でき、さら
に、マスタファイルに既登録のものを読み出して入力す
ることもできる。そのマスタファイルからの読み出し
は、事業所、部門、設備エリア、大、中、小分類検索項
目に関しては画面中の各項目に対応する矢印表示のマウ
ス６によるクリックにより行なえ、品名および設備名に
関しては画面中の辞書表示と各項目に対する疑問符表示
とのマウス６によるクリックにより行なえる。次に、項
目が確定したか否かを判断する（ステップ３）。その確
定は、マウス６により確定表示をクリックすることによ
り行なえる。本実施形態では、他系列の大、中、小分類
検索項目を作成するか否かを選択するための表示ウイン
ドを登録画面内に形成する（ステップ４）。本実施形態
では、そのウインド内にＹＥＳ、ＮＯ、キャンセルが表
示される。また、既に作成された系列の件数が表示され
る。次に、他系列の大、中、小分類検索項目を作成する
か否かを判断する（ステップ５）。その判断は、マウス
６によりＹＥＳの表示をクリックしたかＮＯの表示をク
リックしたかにより判断できる。なお、他系列の大、
中、小分類検索項目の作成を選択するためのウインドの
中のキャンセルの表示がマウス６によりクリックされる
と、そのウインドはクリアされ、ステップ２に戻る。他
系列の大、中、小分類検索項目を作成する場合、他系列
作成処理を行なう（ステップ６）。これにより、既に入
力された系列の検索項目の内容を端末コンピュータ４
ａ、４ｂの記憶装置に記憶し、既に入力された系列の検
索項目の表示をクリアし、他系列の大、中、小分類検索
項目を作成するか否かを選択するための表示ウインドを
クリアする。次に、他系列の大、中、小分類検索項目を
作成するためのデータを入力することが可能になる（ス
テップ７）。本実施形態では、大、中、小分類検索項
目、品名、設備名のコードと名称、および、キーワード
が入力される。次に、入力項目が確定したか否かを判断
する（ステップ８）。その入力項目は、確定表示をマウ
ス６によりクリックすることで確定する。確定するとス
テップ４に戻る。ステップ５において他の大、中、小分
類検索項目の系列を作成しない場合、ステップ８におい
て入力項目が確定しない場合、既に作成された大、中、
小分類検索項目の系列数が１か否かが判断される（ステ
ップ９）。既に作成された系列数が複数である場合、既
に作成された系列から集計対象を選択することが可能に
なる（ステップ１０）。この場合、図１５に示す統計資
料集計フラグ設定画面が表示される。その統計資料集計
フラグ設定画面においては、既に作成された各系列の登
録発生年月日、大、中、小分類検索項目名称、品名名
称、およびキーワードが、各系列毎に一行に表示され、
また既に作成された系列数が表示される。集計対象にす
る系列の表示行をマウス６によりクリックすることで、
その系列を集計対象として入力でき、その入力により画
面のブランクに「対象」の表示がなされ、それ以外の系
列の画面のブランクに「対象外」の表示がなされる。ま
た、集計対象件数が画面に表示される。この集計対象の
選択は、確定表示をマウス６によりクリックすることで
確定させることができ、キャンセル表示をマウス６によ
りクリックすることでクリアできる。ステップ９におい
て系列数が１の場合、または、ステップ１０において集
計対象の選択が確定した場合、登録対象文書をイメージ
スキャナ８によりイメージデータとして取り込む処理が
可能になる（ステップ１１）。この場合、図１６に示す
スキャナプロパティ画面が表示される。そのスキャナプ
ロパティ画面において、例えばＡ４やＢ５といった原稿
サイズの選択、モノクロで読み取るかカラーで読み取る
かの読取指定、オートフィーダや単体フィードといった
文書用紙の給紙モードの選択、文書のページ数、文書番
号、および登録する文書の数が入力される。このスキャ
ナプロパティ画面において、確定表示をマウス６により
クリックすることで、その入力内容を確定し、その入力
内容に応じてイメージスキャナ８により文書をイメージ
データとして取り込むことができる。そのイメージスキ
ャナ８により取り込まれた文書データは、上記入力され
た登録項目と対応付けられてホストコンピュータ２の記
憶装置に記憶される（ステップ１２）。文書データがホ
ストコンピュータ２の記憶装置に記憶されると、そのイ
メージデータとして取り込まれた文書データをディスプ
レイ装置７に表示するためのイメージデータ表示処理が
行なわれ、後述の図２３に示す画面が表示される（ステ
ップ１３）。次に、その表示された文書のイメージデー
タを確認し、再度文書登録を行なう場合は確定表示をマ
ウス６によりクリックして確定処理（ステップ１４）を
行ない、図３の処理メニューに戻る場合はキャンセル処
理を行なう（ステップ１５）。なお、上記サブルーチン
の任意の時点において、画面下部のキャンセル表示をマ
ウス６によりクリックしてキャンセル処理を行なうこと
で、図３の処理メニューへ戻ることができる。

【００３０】図１７〜図２０は、前記処理メニューにお
いて、何れかの種類の文書に対応する検索／印刷処理を
選択し、記憶された文書データから入力された検索項目
に対応するものを読み出して検索／印刷する場合のサブ
ルーチンを示すフローチャートである。例えば、改善提
案文書の検索／印刷処理を選択した場合、まず図２１に
示す技術改善検索画面が表示される（ステップ１）。な
お、他の種類の文書の検索／印刷処理を選択した場合
は、その表題が異なる以外は同一内容の検索画面が表示
される。その検索画面においてブランクとなっている検
索項目のデータの中で、検索対象の文書に固有の文書ナ
ンバー、その文書の登録者の識別コードと氏名、その文
書による改善提案対象の化学プラントの所在する事業所
のコードと名称、その化学プラントの属する部門のコー
ドと名称、その化学プラントの設備エリアのコードと名
称が書誌的検索項目データとして入力可能となる（ステ
ップ２）。これら書誌的検索項目データは、キーボード
５により入力でき、さらに、事業所、部門、設備エリア
のコードと名称についてはマスタファイルに既登録のも
のを読み出して入力することもでき、その読み出しは画
面中の各項目に対応する矢印表示のマウス６によるクリ
ックにより行なえる。なお、これら書誌的検索項目デー
タは必ずしも入力される必要はない。次に、検索手法と
して階層検索をするか否かの選択を行ない（ステップ
３）、階層検索をするか否かを判断する（ステップ
４）。その選択は、階層検索を「する」、「しない」の
表示の前の何れかのブランクをマウス６によりクリック
することで行なえる。次に、階層検索をする場合、検索
対象データとして、検索対象文書の登録処理発生期間が
入力可能になる（ステップ５）。この期間の入力は必須
であり、この期間入力の確認がなされない限り、検索を
行なうことができない。次に、その期間の入力確認を行
なう（ステップ６）。その入力確認の判断は、その期間
以外の項目を入力するためのマウス６のクリックあるい
はキーボード５の入力操作を行なったか否かにより行な
う。その期間の入力確認により、その期間に登録発生し
た文書であって、上記書誌的検索項目データに合致する
ものの件数が画面に表示される（ステップ７）。なお、
書誌的検索項目データが入力されていない場合は、その
期間に登録発生した文書の件数が表示される。検索者
は、その件数に応じて確定表示をマウス６によりクリッ
クして検索結果を出力するか否かを選択できる。次に、
検索項目が確定したか否かを判断する（ステップ８）。
その確定は、確定表示をマウス６によりクリックするこ
とで行なえる。検索項目が確定しない場合、大分類検索
項目のコードと名称とが大分類データとして入力可能に
なる（ステップ９）。この大分類データの入力は階層検
索を行なう場合には必須であり、この大分類データが入
力されない限り階層検索を行なうことはできない。この
大分類データは、キーボード５により入力でき、さら
に、マスタファイルに既登録のものを読み出して入力す
ることもでき、その読み出しは画面中の大分類項目に対
応する矢印表示をマウス６によるクリックにより行なえ
る。次に、その大分類データの入力確認を行なう（ステ
ップ１０）。その入力確認の判断は、大分類データ以外
の項目を入力するためのマウス６のクリックあるいはキ
ーボード５の入力操作を行なったか否かにより行なう。
その大分類データの入力確認により、その大分類データ
に合致し、且つ、上記期間に登録発生した文書であっ
て、上記書誌的検索項目データに合致するものの件数が
画面に表示される（ステップ１１）。次に、その大分類
検索項目に階層的に対応付けられている中分類検索項目
のデータを大中小分類対応マスタファイルから読み出
し、処理を行なっている端末コンピュータ４ａ、４ｂの
記憶装置に記憶する（ステップ１２）。次に、検索項目
が確定したか否かを判断する（ステップ１３）。その確
定は、確定表示をマウス６によりクリックすることで行
なえる。検索項目が確定しない場合、中分類検索項目の
コードと名称とが中分類データとして入力可能になる
（ステップ１４）。この中分類データは、ステップ９に
おいて入力された大分類データに階層的に対応付けられ
たものであって、ステップ１２において大中小分類対応
マスタファイルから読み出されて端末コンピュータ４
ａ、４ｂに記憶されたものを、読み出して入力すること
ができる。この大分類データに階層的に対応付けられた
中分類データの読み出しは、画面中の中分類項目に対応
する矢印表示のマウス６によるクリックにより行なえ
る。この大分類コードに対応付けられた中分類データの
入力は、小分類検索項目の選択に際して階層検索を行な
う場合には必須であるが、そうでない場合は必須ではな
い。次に、その中分類データの入力確認を行なう（ステ
ップ１５）。その入力確認の判断は、中分類データ以外
の項目を入力するためのマウス６のクリックあるいはキ
ーボード５の入力操作を行なったか否かにより行なう。
その中分類データの入力確認により、その中分類データ
に合致し、且つ、上記期間に登録発生した文書であっ
て、上記書誌的検索項目データと大分類データとに合致
するものの件数が画面に表示される（ステップ１６）。
次に、その中分類検索項目に階層的に対応付けられてい
る小分類検索項目のデタを大中小分類対応マスタファイ
ルから読み出し、処理を行なっている端末コンピュータ
４ａ、４ｂの記憶装置に記憶する（ステップ１７）。次
に、検索項目が確定したか否かを判断する（ステップ１
８）。その確定は、確定表示をマウス６によりクリック
することで行なえる。検索項目が確定しない場合、小分
類検索項目のコードと名称とが小分類データとして入力
可能になる（ステップ１９）。この小分類データは、ス
テップ１４において入力された大分類データに階層的に
対応付けられたものであって、ステップ１７において大
中小分類対応マスタファイルから読み出されて端末コン
ピュータ４ａ、４ｂに記憶されたものを、読み出して入
力することができる。この中分類データに階層的に対応
付けられた小分類データの読み出しは、画面中の小分類
項目に対応する矢印表示のマウス６によるクリックによ
り行なえる。なお、この小分類データは必ずしも入力さ
れる必要はない。次に、その小分類データの入力確認を
行なう（ステップ２０）。その入力確認の判断は、小分
類データ以外の項目を入力するためのマウス６のクリッ
クあるいはキーボード５の入力操作を行なったか否かに
より行なう。その小分類データの入力確認により、その
小分類データに合致し、且つ、上記期間に登録発生した
文書であって、上記書誌的検索項目データと大分類デー
タと中分類データとに合致するものの件数が画面に表示
される（ステップ２１）。次に、検索項目が確定したか
否かを判断する（ステップ２２）。その確定は、確定表
示をマウス６によりクリックすることで行なえる。検索
項目が確定しない場合、品名のコードと名称、および設
備名のコードと名称とが非階層検索項目データとして入
力可能になる（ステップ２３）。これら非階層検索項目
データは、キーボード５により入力でき、さらに、マス
タファイルに既登録のものを読み出して入力することも
でき、その読み出しは画面中の辞書表示と各項目に対応
する疑問符表示のマウス６によるクリックにより行なえ
る。これら非階層検索項目データの入力順序は任意であ
り、また、必ずしも入力する必要はない。次に、各非階
層検索項目データの入力確認を行う（ステップ２４）。
この入力確認の判断は、その非階層検索項目データ以外
の項目を入力するためのマウス６のクリックあるいはキ
ーボード５の入力操作を行なったか否かにより行なう。
その非階層検索項目データの入力確認により、その非階
層検索項目データに合致し、且つ、上記期間に登録発生
した文書であって、上記書誌的検索項目データと大、
中、小分類データとに合致するものの件数が画面に表示
される（ステップ２５）。次に、検索項目が確定したか
否かを判断する（ステップ２６）。その確定は、確定表
示をマウス６によりクリックすることで行なえる。検索
項目が確定しない場合はステップ２３に戻り、残りの非
階層検索項目の入力を行なってステップ２４〜ステップ
２６を繰り返す。上記ステップ４において階層検索をし
ないと判断された場合、検索対象データとして、検索対
象文書の登録処理発生期間が入力可能になる（ステップ
２７）。この期間の入力は必須であり、この期間入力の
確認がなされない限り、検索を行なうことができない。
次に、その期間の入力確認をステップ６と同様に行なう
（ステップ２８）。その期間の入力確認により、上記ス
テップ７と同様に、その期間に登録発生した文書であっ
て、上記書誌的検索項目データに合致するものの件数が
画面に表示され、また、書誌的検索項目データが入力さ
れていない場合は、その期間に登録発生した文書の件数
が表示される（ステップ２９）。次に、検索項目が確定
したか否かを判断する（ステップ３０）。その確定は、
確定表示をマウス６によりクリックすることで行なえ
る。検索項目が確定しない場合、大、中、小分類デー
タ、品名のコードと名称、および設備名のコードと名称
とが非階層検索項目データとして入力可能になる（ステ
ップ３１）。これら非階層検索項目データは、キーボー
ド５により入力でき、さらに、前記同様にマスタファイ
ルに既登録のものを読み出して入力することもできる。
これら非階層検索項目データの入力順序は任意であり、
また、必ずしも入力する必要はない。次に、各非階層検
索項目データの入力確認を行なう（ステップ３２）。こ
の入力確認の判断は、その非階層検索項目データ以外の
項目を入力するためのマウス６のクリックあるいはキー
ボード５の入力操作を行なったか否かによって行なう。
その非階層検索項目データの入力確認により、その非階
層検索項目データに合致し、且つ、上記期間に登録発生
した文書の件数が画面に表示される（ステップ３３）。
次に、検索項目が確定したか否かを判断する（ステップ
３４）。その確定は、確定表示をマウス６によりクリッ
クすることで行なえる。検索項目が確定しない場合はス
テップ３１に戻り、残りの非階層検索項目の入力を行な
ってステップ３２〜ステップ３４を繰り返す。検索項目
が確定する場合、その確定時点の検索項目に合致する文
書データの登録件数のチェックを行ない（ステップ３
５）、その登録件数が１件か２件以上かが判断される
（ステップ３６）。その登録件数が２件以上の場合、図
２２に示す検索結果一覧画面がディスプレイ装置７に表
示される（ステップ３７）。この検索結果一覧画面にお
いては、階層検索をしたか否かの表示ウインド、検索対
象文書の登録処理発生期間の表示ウインド、検索項目に
合致する文書データの登録件数の表示ウインドが形成さ
れ、また、検索された各文書の検索項目の中の登録発生
年月日、大、中、小分類検索項目名称、品名、設備名お
よびキーワードからなる検索項目系列が、それぞれ一行
に表示されるウインドが形成される。その一行に表示さ
れる各検索項目は、そのウインド内でスクローリングに
より変化させることが可能とされている。次に、その検
索結果一覧画面に表示された検索結果から一つの文書デ
ータに対応する検索項目系列を選択する（ステップ３
８）。この選択は、上記ウインド内で一行に表示される
検索項目系列の中で選択対象のものをマウス６によりク
リックすることで行なえる。この選択により、文書の事
業所、部門、設備エリアのコードと名称、発生年月日、
登録者のコードと氏名、品名、設備、大、中、小分類の
コードと名称、およびキーワードが表示される。次に、
その選択が確定か否かを判断する（ステップ３９）。そ
の確定は、確定表示をマウス６によりクリックすること
で行なえる。次に、ステップ３６において検索項目に合
致する文書データが１件である場合、または、ステップ
３９における文書データに対応する検索項目系列の選択
の確定により、当該文書データを、ホストコンピュータ
２の記憶装置から読み出し（ステップ４０）、図２３に
示すページ検索画面をディスプレイ装置７に表示する
（ステップ４１）。そのページ検索画面においては、検
索された文書が画面中央に表示され、また、その文書に
対応するキーワードの表示ウインド、その文書が複数ペ
ージの場合のページ表示ウインド、表示倍率の設定ウイ
ンド、検索項目の表示ウインドが形成される。また、こ
のページ検索画面は、表示された文書のスクロールや、
複数ページに亘る場合はページ変更表示のマウス６によ
るクリックにより、その文書表示内容を変化させること
ができる。また、目次表示をマウス６によるクリックに
より、前記目次マスタファイルから目次を読み出して画
面に表示することができる。次に、そのページ検索画面
の印刷表示のマウス６によるクリックにより、その検索
結果の画面をプリンタ３により印刷する（ステップ４
２）。なお、上記サブルーチンの任意の時点において、
画面下部のキャンセル表示をマウス６によりクリックす
ることでキャンセル処理を行ない、図３の処理メニュー
に戻ることができる。

【００３１】図２４は、前記処理メニューにおいて、何
れかの種類の文書に対応する削除処理を選択し、登録さ
れた文書データを削除する場合のサブルーチンを示すフ
ローチャートである。まず、上記検索処理を行い（ステ
ップ１）、削除対象の文書を上記ページ検索画面に表示
する（ステップ２）。次に、その表示された文書が削除
対象か否かを確認する（ステップ３）。次に、削除を実
行するか否かを判断する（ステップ４）。その実行は、
そのページ検索画面における確定表示のマウス６による
クリックにより行なうことができる。削除を実行する場
合、その削除対象の文書データと、その文書データに対
応付けられた目次とをホストコンピュータ２の記憶装置
から削除する（ステップ５）。なお、削除を実行しない
場合はキャンセルする（ステップ６）。このキャンセル
は、そのページ検索画面におけるキャンセル表示のマウ
ス６によるクリックにより行なうことができる。このキ
ャンセルにより、図３の処理メニューに戻ることができ
る。

【００３２】図２５は、前記処理メニューにおいて、何
れかの種類の文書に対応するページ追加／修正／削除処
理を選択し、登録された文書データにおけるページの追
加、ページの修正、およびページの削除を行なう場合の
サブルーチンを示すフローチャートである。まず、処理
対象の文書を上記検索処理により検索し（ステップ
１）、上記ページ検索画面に表示する（ステップ２）。
次に、ページの追加、修正、削除の何れかの処理を選択
する（ステップ３）。本実施形態では、ページの追加を
行なう場合、そのページ検索画面に表示された「前に追
加」表示または「次に追加」表示をマウス６によりクリ
ックすることで、現状ページの前ページまたは次ページ
へのページの追加を選択できる。また、ページの修正を
行なう場合、そのページ検索画面における「頁差替」表
示をマウス６によりクリックすることで、そのページ検
索画面に表示された現状ページと修正ページとの差し替
えを選択できる。また、ページの削除を行なう場合、そ
のページ検索画面における「頁削除」表示をマウス６に
よりクリックすることで、そのページ検索画面に表示さ
れた現状ページの削除を選択できる。次に、その選択し
た処理が頁削除か否かを判断し（ステップ４）、頁の削
除でなく追加または差替えである場合は、前述のように
スキャナプロパティ画面が表示され、その追加または差
替えされるページのイメージデータの取り込み処理が行
なわれ（ステップ５）、ホストコンピュータ２に記憶さ
れた処理対象の文書データの更新が行なわれる（ステッ
プ６）。その選択した処理が頁削除である場合、ホスト
コンピュータ２の記憶装置から読み出された処理対象の
文書データから当該ページが削除され（ステップ７）、
ステップ６においてホストコンピュータ２に記憶された
処理対象の文書データの更新が行なわれる。しかる後
に、その更新後の文書データをディスプレイ装置７に表
示するためのイメージデータ表示処理が行なわれる（ス
テップ８）。なお、ステップ３において処理選択を実行
しない場合は処理をキャンセルする（ステップ９）。こ
のキャンセルは、そのページ検索画面におけるキャンセ
ル表示をマウス６によるクリックすることで行なえる。
このキャンセルにより、図３の処理メニューに戻ること
ができる。

【００３３】図２６は、前記処理メニューにおいて、何
れかの種類の文書に対応する分類追加／修正／削除処理
を選択し、登録された文書データに対する大、中、小分
類検索項目の系列の追加、修正、および削除を行なう場
合のサブルーチンを示すフローチャートである。例え
ば、改善提案文書の分類追加／修正／削除処理を選択す
る場合、まず、処理対象文書の検索を上記の検索処理に
より行なう（ステップ１）。なお、他の種類の文書の分
類追加／修正／削除処理を選択する場合も、表示画面の
表題が異なるのみで同様の処理が行なわれる。その検索
処理における検索項目の確定により、図２８に示す技術
改善検索結果一覧画面（分類修正）が表示される（ステ
ップ２）。その検索結果一覧画面（分類修正）において
は、階層検索をしたか否かの表示ウインド、検索対象文
書の登録処理発生期間の表示ウインド、検索項目に合致
する文書データの登録件数の表示ウインドが形成され、
また、検索された各文書の検索項目の中の登録発生年月
日、大、中、小分類検索項目名称、品名、設備名および
キーワードが、それぞれ一行に表示されるウインドが形
成される。その一行に表示される各検索項目は、そのウ
インド内でスクローリングさせることが可能とされてい
る。そのウインドに表示された検索結果から、処理対象
文書に対応する検索項目の系列を選択する（ステップ
３）。この選択は、その一行に表示される検索項目系列
の中で選択対象のものをマウス６によりクリックするこ
とで行なえる。次に、文書確認を行なうか否かを判断す
る（ステップ４）。この文書確認は、文書確認表示をマ
ウス６によりクリックすることで行なえる。その文書確
認により、上記ページ検索画面を表示する（ステップ
５）。そのページ検索画面において文書のイメージデー
タが処理対象のものに間違いないかを確認する（ステッ
プ６）。その文書のイメージデータが処理対象のものに
間違いない場合は確定処理を行なう（ステップ７）。そ
の確定処理により検索結果一覧画面（分類修正）を再び
表示する（ステップ８）。その文書確認の後、あるいは
文書確認を行なわない場合、分類追加／修正／削除処理
を実行する（ステップ９）。しかる後に、ホストコンピ
ュータ２に記憶された処理対象の文書データの更新を行
う（ステップ１０）。次に、処理を繰り返すか否かを判
断し（ステップ１１）、繰り返す場合はステップ２に戻
る。処理を繰り返さない場合、また、上記ステップ６に
おいて表示文書が処理対象のものでない場合、キャンセ
ル処理を行なうことで（ステップ１２）、図３の処理メ
ニューに戻ることができる。また、任意の時点でキャン
セル処理を行なうことができる。

【００３４】図２７は、図２６のフローチャートにおけ
るステップ９の分類追加／修正／削除処理の実行サブル
ーチンを示すフローチャートである。まず、大、中、小
分類検索項目の系列の追加、修正、および削除の何れか
の処理を選択する（ステップ１）。この選択は、その検
索結果一覧画面（分類修正）における「分類追加」、
「分類修正」「分類削除」表示の何れかを、マウス６に
よりクリックすることで選択できる。次に、その選択し
た処理が追加、修正、削除の何れであるかを判断する
（ステップ２）。その選択処理が追加である場合、検索
結果一覧画面（分類修正）において、ブランクとなって
いる登録項目のデータが入力可能となる（ステップ
３）。すなわち、登録者の識別コードと氏名、登録処理
発生年月日、事業所、部門、設備エリア、大、中、小分
類検索項目、設備名、品名のコードと名称、および、キ
ーワードが入力可能とされる。その事業所、部門、設備
エリア、大、中、小分類検索項目、品名、および設備名
のコードと名称は、キーボード５により入力でき、ま
た、前記マスタファイルに既登録のものを読み出して入
力することもでき、そのマスタファイルからの読み出し
は、事業所、部門、設備エリア、大、中、小分類検索項
目に関しては画面中の各項目に対応する矢印表示をマウ
ス６によりクリックすることで行なえ、品名および設備
名に関しては画面中の辞書表示と各項目に対する疑問符
表示とをマウス６によりクリックすることで行なえる。
さらに、追加する検索項目の系列を統計資料のための集
計対象とするか対象外とするかの入力が可能とされ、こ
の入力は画面中の項目に対応する矢印表示をマウス６に
よりクリックすることで集計対象とするかしないかの表
示を端末コンピュータ４ａ、４ｂの記憶装置から読み出
して行なえる。しかる後に確定処理を行なうことで（ス
テップ４）、分類追加処理の実行が完了する。その選択
処理が修正である場合、検索結果一覧画面（分類修正）
において、ブランクとなっている登録項目に、登録者の
識別コードと氏名、登録処理発生年月日、事業所、部
門、設備エリア、大、中、小分類検索項目、設備名、品
名のコードと名称、および、キーワードが表示され（ス
テップ５）、それらデータの修正が可能になる（ステッ
プ６）。その事業所、部門、設備エリア、大、中、小分
類検索項目、品名、および設備名のコードと名称は、キ
ーボード５により入力することで修正でき、また、前記
同様にマスタファイルに既登録のものを読み出して入力
することでも修正できる。さらに、対象とする検索項目
の系列を統計資料のための集計対象とするか対象外とす
るかの修正も可能とされる。しかる後に確定処理を行な
うことで（ステップ７）、分類修正処理の実行が完了す
る。その選択処理が削除である場合、検索結果一覧画面
（分類修正）において、ブランクとなっている登録項目
に、登録者の識別コードと氏名、登録処理発生年月日、
事業所、部門、設備エリア、大、中、小分類検索項目、
設備名、品名のコードと名称、キーワード、および対象
とする検索項目の系列を統計資料のための集計対象とす
るか対象外とするかが表示される（ステップ８）。しか
る後に確定処理を行なうことで（ステップ９）、分類削
除処理の実行が完了する。なお、上記サブルーチンの任
意の時点でキャンセル処理を行なうことで、図３の処理
メニューに戻ることができる。

【００３５】図２９〜図３３は、前記処理メニューにお
いて、何れかの種類の文書に対応する統計資料出力処理
を選択し、検索項目に対応して記憶された文書データの
数を集計し、その集計結果をプリンタ３に出力する場合
のサブルーチンを示すフローチャートである。本実施形
態では４つの集計条件を設定することが可能とされ、各
集計条件は検索項目により構成される。例えば、改善提
案文書の統計資料出力処理を選択した場合、まず、図３
４に示す技術改善統計資料出力画面が表示される（ステ
ップ１）。なお、他の種類の文書の統計資料出力処理を
選択した場合は、その表題が異なる以外は同一内容の検
索画面が表示される。次に、集計対象文書の発生期間が
入力可能とされる（ステップ２）。この発生期間の入力
は必須であり、入力されない場合は集計結果の出力はな
されない。次に、その期間の入力確認を行なう（ステッ
プ３）。その入力確認の判断は、その期間以外の項目を
入力するためのマウス６のクリックあるいはキーボード
５の入力操作を行なったか否かにより行なう。その期間
の入力確認の後に、集計結果を月別、年間別、年度別の
何れで出力するかを選択する（ステップ４）。本実施形
態では、その画面における月別、年間別、年度別の各表
示に対応するブランクの何れかをマウス６によりクリッ
クすることで選択できる。次に、集計条件番号を入力す
る（ステップ５）。この集計条件番号は、これから設定
する集計条件が何番目のものであるかに対応し、本実施
形態では４つの集計条件を設定でき、画面下部の条件
１、条件２、条件３、および条件４の何れかをマウス６
によりクリックすることで入力できる。なお、画面下部
の条件１、条件２、条件３、条件４の何れかをクリック
しない場合には、最初の入力時においては、自動的に条
件番号に１が入力され、後述するステップ４０において
別条件設定をする場合のルーチンを通った時に、その時
に応じた条件番号が自動的に入力される。次に、その集
計件数のカウント法を選択する（ステップ６）。すなわ
ち、一の文書データに複数系列の検索項目系列が対応付
けられている場合に、その一の文書データを、前記集計
対象とされた検索項目系列に含まれる検索項目に対応す
る場合にのみ集計対象とするか、いずれの検索項目系列
に含まれる検索項目に対応する場合であっても集計対象
とするかのモード切り換えが可能とされている。本実施
形態では、その画面における分類件数（全件）表示、お
よび集計対象のみ表示の何れかの前のブランクをマウス
６によりクリックすることで選択できる。次に、別の集
計条件を設定するか否かを判断する（ステップ７）。別
の集計条件を設定する場合はステップ５に戻る。別の集
計条件を設定しない場合、現在設定中の条件を構成する
検索項目が確定するか否かを判断する（ステップ８）。
その確定は、確定表示をマウス６によりクリックするこ
とで行なえる。確定しない場合、統計対象文書による改
善提案対象の化学プラントの所在する事業所のコードと
名称、その化学プラントの属する部門のコードと名称、
その化学プラントの設備エリアのコードと名称、およ
び、その文書の登録者の識別コードと氏名が、書誌的条
件として入力可能となる（ステップ９）。これら書誌的
条件は、キーボード５により入力できる、さらに、その
事業所、部門、設備エリアのコードと名称に関してはマ
スタファイルに既登録のものを読み出して入力すること
もでき、その読み出しは画面中の各項目に対応する矢印
表示をマウス６によりクリックすることで行なえる。な
お、これら書誌的条件は必ずしも入力される必要はな
い。次に、別の集計条件を設定するか否かを判断する
（ステップ１０）。別の集計条件を設定する場合はステ
ップ５に戻る。別の集計条件を設定しない場合、現在設
定中の条件を構成する検索項目が確定したか否かを判断
する（ステップ１１）。その確定は、確定表示をマウス
６によりクリックすることで行なえる。確定しない場
合、集計対象文書の検索手法として階層検索をするか否
かの選択を行なう（ステップ１２）。その選択は、階層
検索をする、及びしないの表示の前の何れかのブランク
をマウス６によりクリックすることで行なえる。次に、
階層検索をする場合、上記検索処理と同様に大分類検索
項目のコードと名称とが大分類データとして入力可能に
なり（ステップ１３）、その大分類データの入力確認が
行なわれ（ステップ１４）、その大分類データの入力確
認により、その大分類データに合致し、且つ、上記期間
に登録発生した文書であって、上記書誌的条件に合致す
るものの件数が画面に表示され（ステップ１５）、その
大分類検索項目に階層的に対応付けられている中分類検
索項目のデータを大中小分類対応マスタファイルから読
み出し、処理を行なっている端末コンピュータ４ａ、４
ｂの記憶装置に記憶する（ステップ１６）。次に、別の
集計条件を設定するか否かを判断する（ステップ１
７）。別の集計条件を設定する場合はステップ５に戻
る。別の集計条件を設定しない場合、現在設定中の条件
を構成する検索項目が確定するか否かを判断する（ステ
ップ１８）。検索項目が確定しない場合、上記検索処理
と同様に中分類検索項目のコードと名称とが中分類デー
タとして入力可能になり（ステップ１９）、その中分類
データの入力確認が行なわれ（ステップ２０）、その入
力確認により、その中分類データに合致し、且つ、上記
期間に登録発生した文書であって、上記書誌的条件と大
分類データとに合致するものの件数が画面に表示され
（ステップ２１）、その中分類検索項目に階層的に対応
付けられている小分類検索項目のデータを大中小分類対
応マスタファイルから読み出し、処理を行なっている端
末コンピュータ４ａ、４ｂの記憶装置に記憶する（ステ
ップ２２）。次に、別の集計条件を設定するか否かを判
断する（ステップ２３）。別の集計条件を設定する場合
はステップ５に戻る。別の集計条件を設定しない場合、
現在設定中の条件を構成する検索項目が確定するか否か
を判断する（ステップ２４）。検索項目が確定しない場
合、上記検索処理と同様に小分類検索項目のコードと名
称とが中分類データとして入力可能になり（ステップ２
５）、その入力確認が行なわれ（ステップ２６）。その
入力確認により、その小分類データに合致し、且つ、上
記期間に登録発生した文書であって、上記書誌的条件と
大分類データと中分類とに合致するものの件数が画面に
表示される（ステップ２７）。次に、別の集計条件を設
定するか否かを判断する（ステップ２８）。別の集計条
件を設定する場合はステップ５に戻る。別の集計条件を
設定しない場合、現在設定中の条件を構成する検索項目
が確定するか否かを判断する（ステップ２９）。検索項
目が確定しない場合、上記検索処理と同様に品名のコー
ドと名称、および設備名のコードと名称とが非階層条件
として入力可能になり（ステップ３０）その入力確認が
行なわれ（ステップ３１）、この入力確認により、その
非階層条件に合致し、且つ、上記期間に登録発生した文
書であって、上記書誌的条件と大、中、小分類データと
に合致するものの件数が画面に表示される（ステップ３
２）。次に、別の集計条件を設定するか否かを判断する
（ステップ３３）。別の集計条件を設定する場合はステ
ップ５に戻る。別の集計条件を設定しない場合、現在設
定中の条件を構成する検索項目が確定するか否かを判断
する（ステップ３４）。検索項目が確定しない場合はス
テップ５に戻り、ステップ５〜ステップ３４を繰り返
す。上記ステップ１２において階層検索をしないと判断
された場合、上記検索処理と同様に、大、中、小分類デ
ータ、品名のコードと名称、および設備名のコードと名
称とが非階層条件として入力可能になり（ステップ３
５）、その入力確認が行なわれ（ステップ３６）。この
入力確認によって、その非階層条件に合致し、且つ、上
記期間に登録発生した文書の件数が画面に表示される
（ステップ３７）。次に、別の集計条件を設定するか否
かを判断する（ステップ３８）。別の集計条件を設定す
る場合はステップ５に戻る。別の集計条件を設定しない
場合、現在設定中の条件を構成する検索項目が確定する
か否かを判断する（ステップ３９）。検索項目が確定し
ない場合はステップ５に戻り、ステップ５〜ステップ３
９を繰り返す。ステップ８、１１、１８、２４、２９、
３４あるいは３９において検索項目が確定した場合、画
面に「他の条件を入力しますか？」のメッセージと「は
い」「いいえ」「キャンセル」の表示が現れ、別条件設
定をするか否かを判断する（ステップ４０）。その「は
い」をクリックすると、そのときの条件番号に１をプラ
スし（ステップ４１）、その条件番号が５であるか否か
を判断し（ステップ４２）、その条件番号が５であれば
条件番号を１に自動的に変更し（ステップ４３）、ステ
ップ５へ戻る。ここで、例えば条件番号１の検索項目が
先に入力されている場合には、ステップ５へ戻ったとき
に入力済データを画面に表示し、それ以降のステップ
は、このデータの修正や追加等を行なう操作となる。こ
の統計資料出力処理は、本実施形態では４つの集計条件
を設定可能であるが、その条件番号の入力の仕方は上述
のように基本的には２通りある。すなわち、一つは、画
面下の条件１、条件２、条件３、条件４の何れかをクリ
ックして入力する方法である。他の一つは、その画面下
の条件１、条件２、条件３、条件４のクリック操作によ
る入力を行なわず、各条件毎に入力し確定していく方
法、すなわち、条件番号が条件毎に確定し、別条件設定
を行なう毎に自動的に変化するものとがある。また、上
記フローチャートのステップから明らかなように、その
二つの方法を混合した条件番号の入力方法も可能であ
る。ステップ８、１１、１８、２４、２９、３４あるい
は３９において間違って「確定」をクリックした場合、
ステップ４０において「キャンセル」をクリックするこ
とでステップ５へ戻る。ステップ４０において「いい
え」をクリックし、別条件を設定しない場合はステップ
４４へ進む。ステップ４４においては、集計対象文書の
発生期間の始期を期間インデックスとし、次に集計条件
番号ｎを１とし（ステップ４５）、集計結果を月別、年
間別、年度別の何れで出力するかを判断する（ステップ
４６）。月別で出力する場合、期間インデックスの該当
月において、集計条件番号ｎにおいて設定された条件の
論理積に合致するものの文書データの数を集計する（ス
テップ４７）。年別で出力する場合、期間インデックス
の該当年において、集計条件番号ｎにおいて設定された
条件の論理積に合致するものの文書データの数を集計す
る（ステップ４８）。年度別で出力する場合、期間イン
デックスの該当年度において、集計条件番号ｎにおいて
設定された条件の論理積に合致するものの文書データの
数を集計する（ステップ４９）。次に、集計条件番号ｎ
に１を加算し（ステップ５０）、その集計条件番号ｎが
設定した集計条件数よりも大きくなったか否かを判断す
る（ステップ５１）。集計条件番号ｎが設定した集計条
件数よりも大きくない場合、ステップ４６に戻る。集計
条件番号ｎが設定した集計条件数よりも大きい場合、そ
の集計結果をプリンタ３により印刷する（ステップ５
２）。図３５は、集計結果を月別で印刷する場合の様式
を示すもので、表題、集計対象文書の登録発生期間、集
計条件番号毎の各設定した集計条件の項目内容、集計条
件番号毎の月毎の集計件数、および集計合計が印刷され
る。ここで、各集計条件番号における同一月の集計件数
は一行に印刷される。年別、年度別で集計する場合は、
表題と集計件数が年あるいは年度に対応したものになる
以外は同様である。次に、月別で出力する場合は期間イ
ンデックスに１ヵ月を加え、年別、年度別で出力する場
合は期間インデックスに１年を加える（ステップ５
３）。次に、期間インデックスが集計対象文書の発生期
間の終期以下か否かを判断する（ステップ５４）。終期
以下の場合はステップ４５に戻り、終期を超えている場
合は集計件数の合計を印刷する（ステップ５５）。な
お、上記サブルーチンの任意の時点において、画面下部
のキャンセル表示をマウス６によりクリックすることで
キャンセル処理を行ない、図３の処理メニューに戻るこ
とができる。

【００３６】なお、本発明は上記実施形態に限定されな
い。例えば、文書データはテキストデータあるいはテキ
ストデータと画像データとの合成データであってもよ
い。

【００３７】

【発明の効果】本発明によれば、階層検索が可能な文書
ファイリングシステムにおける文書データの検索作業効
率の向上を図ることができ、さらに、文書データに基づ
く統計を得るのに供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態の文書ファイリングシステム
の構成説明図

【図２】本発明の実施形態のメインルーチンのフローチ
ャート

【図３】本発明の実施形態の処理メニューの表示画面を
示す図

【図４】本発明の実施形態の（１）はマスタファイルの
保守処理の手順を示すフローチャート、（２）は大分類
マスタファイルの保守処理の手順を示すフローチャート

【図５】本発明の実施形態の大分類マスタファイルの更
新画面を示す図

【図６】本発明の実施形態の中分類マスタファイルの更
新画面を示す図

【図７】本発明の実施形態の小分類マスタファイルの更
新画面を示す図

【図８】本発明の実施形態の大中小分類対応マスタファ
イルの保守処理の手順を示すフローチャート

【図９】本発明の実施形態の大中小分類対応マスタファ
イルの更新画面を示す図

【図１０】本発明の実施形態の大中小分類対応マスタフ
ァイルの更新処理手順を示すフローチャート

【図１１】本発明の実施形態の大中小分類対応マスタフ
ァイル更新処理手順を示すフローチャート

【図１２】本発明の実施形態の大中小分類対応マスタフ
ァイル更新処理手順を示すフローチャート

【図１３】本発明の実施形態の登録処理手順を示すフロ
ーチャート

【図１４】本発明の実施形態の技術改善登録画面を示す
図

【図１５】本発明の実施形態の統計資料集計フラグ設定
画面を示す図

【図１６】本発明の実施形態のスキャナプロパティ画面
を示す図

【図１７】本発明の実施形態の検索処理手順を示すフロ
ーチャート

【図１８】本発明の実施形態の検索処理手順を示すフロ
ーチャート

【図１９】本発明の実施形態の検索処理手順を示すフロ
ーチャート

【図２０】本発明の実施形態の検索処理手順を示すフロ
ーチャート

【図２１】本発明の実施形態の技術改善検索画面を示す
図

【図２２】本発明の実施形態の検索結果一覧画面を示す
図

【図２３】本発明の実施形態のページ検索画面を示す図

【図２４】本発明の実施形態の文書削除処理手順を示す
フローチャート

【図２５】本発明の実施形態のページ追加／修正／削除
処理手順を示すフローチャート

【図２６】本発明の実施形態の分類追加／修正／削除処
理手順を示すフローチャート

【図２７】本発明の実施形態の分類追加／修正／削除処
理手順を示すフローチャート

【図２８】本発明の実施形態の検索結果一覧画面（分類
修正）を示す図

【図２９】本発明の実施形態の統計資料出力手順を示す
フローチャート

【図３０】本発明の実施形態の統計資料出力手順を示す
フローチャート

【図３１】本発明の実施形態の統計資料出力手順を示す
フローチャート

【図３２】本発明の実施形態の統計資料出力手順を示す
フローチャート

【図３３】本発明の実施形態の統計資料出力手順を示す
フローチャート

【図３４】本発明の実施形態の技術改善統計資料出力画
面を示す図

【図３５】本発明の実施形態の技術改善月別発生状況の
出力例を示す図

【符号の説明】

１ 文書ファイリングシステム ２ ホストコンピュータ ３ プリンタ ４ａ、４ｂ 端末コンピュータ ５ キーボード ６ マウス ７ ディスプレイ装置 ８ イメージスキャナ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書データを入力する手段と、 検索項目を入力する手段と、 文書データを検索項目に対応付けて記憶する手段と、 複数の階層に分類された検索項目を記憶する手段と、 上位の階層の検索項目と下位の階層の検索項目との対応
   関係を記憶する手段と、 記憶された文書データから、入力された検索項目に対応
   するものを読み出す手段とを備える文書ファイリングシ
   ステムにおいて、 各文書データそれぞれに、階層的に対応付けられている
   複数の検索項目からなる検索項目系列を、複数系列対応
   させることが可能とされている文書ファイリングシステ
   ム。
2. 【請求項２】 記憶された下位の階層の検索項目から、
   入力された上位の階層の検索項目と無関係に、任意のも
   のを読み出すことができるモードに切り換え可能とされ
   ている請求項１に記載の文書ファイリングシステム。
3. 【請求項３】 検索項目に対応して記憶された文書デー
   タの数を集計する手段を備え、一の文書データに複数系
   列の検索項目系列が対応付けられている場合に、その複
   数系列の検索項目系列から任意のものを集計対象として
   選択することが可能とされ、その一の文書データを、そ
   の選択された検索項目系列に含まれる検索項目に対応す
   る場合にのみ、前記集計の対象とすることができる請求
   項１または２に記載の文書ファイリングシステム。
4. 【請求項４】 一の文書データに複数系列の検索項目系
   列が対応付けられている場合に、その一の文書データ
   を、いずれの検索項目系列に含まれる検索項目に対応す
   る場合であっても、前記集計の対象とすることができる
   モードに切り換え可能とされている請求項３に記載の文
   書ファイリングシステム。