JPH0944567A - 業務報告書管理システムおよび情報処理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 データベース上の業務報告書の保護を図る。 【解決手段】 業務担当者は端末機Ａで業務報告書を作
成し、ホストコンピュータ１３のデータベースに登録す
る。業務担当者が業務実施報告書を端末機Ａから上司の
端末機Ｃに送ると、上司は、上記データベース上のその
業務報告書にサインをする。データベース中の業務報告
書に業務計画のみが記載され、報告が記載されていない
場合には業務担当者がログインした端末に警告表示がな
される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、データベースを有
するネットワークシステムを利用して一連の業務を滞る
ことなく、推進することを目的とした業務報告書管理シ
ステムおよび情報処理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】コンピュータおよび複数の端末を信号線
を介して接続したネットワークシステムとデータベース
の普及にともない、データベース上の業務情報をネット
ワーク上のコンピュータで共有化し活用されるようにな
ってきた。例えば、顧客の対応を業務とした場合、業務
計画報告書に関する業務情報として顧客の氏名、会社
名、部署、役職、住所、電話番号等および対応結果情報
をデータベース化しネットワークシステムからアクセス
するシステムはすでに実用化されている。また、電子メ
ールによってコンピュータ同士相互に情報提供するシス
テムや会議室を予約する予約手段もネットワーク上で実
用化されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上司が
報告書のサインアップをする業務報告書管理システムで
は、未処理の業務報告書がデータベースに存在すると、
いたずらにデータベース記憶情報量が増え、処理効率が
低下する。

【０００４】そこで、本発明は、上述の点に鑑みて、検
索・表示手段等により業務処理の忘れ・サボリ等の未処
理の業務報告書の処理効率を高めることの可能な業務管
理書管理システムおよび情報処理システムを提供するこ
とを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】このような目的を達成す
るために、請求項１に記載の発明は、複数の端末のそれ
ぞれから業務報告書、その作成者名およびタイトル名を
入力し、当該入力された業務報告書、その作成者名およ
びタイトル名をホストコンピュータにより業務報告書デ
ータベースに登録し、当該登録された報告書を前記複数
の端末のいずれからか閲覧可能であって、前記端末から
前記ホストコンピュータにログインする際には使用者の
ログイン名を入力する業務報告書管理システムにおい
て、前記ホストコンピュータは、業務報告作成者と業務
報告受理者の間の第１の対応関係をログイン名を用いて
予め記憶した第１の記憶手段と、前記業務報告書の作成
者となり得る者の名前と前記ログイン名の間の第２の対
応関係を予め記憶した第２の記憶手段と、ログイン時に
前記端末から入力されるログイン名を持つ者が前記業務
報告者か業務報告受理者を前記第１の対応関係に基づき
判別する判別手段と、前記判別手段により業務報告者で
あるとの判別結果が得られた場合にはログイン時に前記
端末から入力されるログイン名に対応する名前を前記第
２の対応関係に基づき取得する第１の情報処理手段と、
該第１の情報処理手段により得られた名前を有する業務
報告書のタイトルを前記業務報告書データベースから取
得する第１のデータベース検索手段と、前記判別手段に
より業務報告受理者であるとの判別結果が得られた場合
には前記端末から入力されたログイン名に関連する業務
報告者のログイン名を前記第１の対応関係から取得する
第２の情報処理手段と、当該取得されたログイン名に対
応する名前を前記前記第２の対応関係から取得する第３
の情報処理手段と、該第３の情報処理手段により得られ
た名前を有する業務報告書のタイトルを前記業務報告書
データベースから取得する第２のデータベース検索手段
と、前記第１のデータベース検索手段または前記第２の
データベース検索手段により取得されたタイトルをログ
インした端末に送信する通信手段とを具えたことを特徴
とする。

【０００６】請求項２に記載の発明は、前記端末から入
力される個人スケジュール情報を前記 ホストコンピュ
ータにより登録する個人スケジュールデータベースをさ
らに有し、当該個人スケジュールデータベースへの新規
の個人スケジュール情報の登録が前記端末から指示され
たときには、前記ホストコンピュータは内容が記載され
ていない業務報告書を１つ作成する文書処理手段と、当
該作成された業務報告書を前記新規の個人スケジュール
の登録を指示した端末に送信する通信手段とを有し、当
該業務報告書を送信された端末では業務計画書に内容を
一部記載し、該業務報告書を前記業務報告書データベー
スに登録するように前記ホストコンピュータに対して指
示することを特徴とする。

【０００７】請求項３に記載の発明は、前記端末から入
力される会議室予約情報を前記ホストコンピュータによ
り登録する会議室予約データベースをさらに有し、当該
会議室予約データベースへの新規の会議室予約情報の登
録が前記端末から指示されたときには、前記ホストコン
ピュータは内容が記載されていない業務報告書を作成す
る文書処理手段と、当該作成された業務報告書を前記新
規の会議室予約情報の登録を指示した端末に送信する通
信手段とを有し、当該業務報告書を送信された端末では
業務報告書に内容の一部を記載し、該業務報告書を前記
業務報告書データベースに登録するように前記ホストコ
ンピュータに対して指示することを特徴とする。

【０００８】請求項４に記載の発明は、複数の端末のそ
れぞれから業務報告書、その作成者名およびタイトル名
を入力し、当該入力された業務報告書、作成者名および
タイトル名をホストコンピュータにより業務報告書デー
タベースに登録し、当該登録された報告書を前記複数の
端末のいずれからか閲覧可能な業務報告書管理システム
において、前記業務報告書の中には業務報告記載欄が設
けられており、前記ホストコンピュータは、ログイン名
と該ログイン名に対応する者の名前を記憶する記憶手段
と、該記憶手段の記憶内容に基づきログイン時に前記端
末から入力されるログイン名を前記名前に変換する手段
と、当該変換された名前を有し、かつ業務報告記載欄が
未記載の業務報告書が前記業務報告書データベースの中
にあるか否かを判定する判定手段と、肯定判定が得られ
た場合には業務報告が未処理の旨を示すメッセージを
前記ログイン名を入力した端末に送信する通信手段とを
有し、当該メッセージを受信した端末では該メッセージ
を表示することを特徴とする。

【０００９】請求項５に記載の発明は、前記変換された
名前をを有する業務報告書のタイトルを前記業務報告書
データベースの中から取得するデータベース検索手段
と、当該取得したタイトルを前記ログイン名を入力した
端末に送信する通信手段とを前記ホストコンピュータが
さらに有し、当該タイトルを送信された端末で該タイト
ルを表示することを特徴とする。

【００１０】請求項６に記載の発明は、前記データベー
ス検索手段により検索したタイトルを有する業務報告書
の中の報告書記載欄が記入済みか未記入かを判別する判
別手段と、当該判別結果を前記ログイン名を入力した端
末に送信する通信手段を前記ホストコンピュータがさら
に有し、当該判別結果を送信された端末では前記タイト
ルの表示に関連して前記判別結果を処理状況情報として
表示することを特徴とする。

【００１１】請求項７に記載の発明は、前記業務報告書
の中には業務報告受理者が情報を記載する欄が設けてあ
り、業務報告者と該業務報告受理者との間の対応関係を
ログイン名の形態で記憶する記憶手段と、前記ログイン
時に端末から入力されるログイン名を持つ者が業務報告
者か業務報告受理者かを判別する判別手段と、当該判別
の結果が業務報告受理者となった場合には、当該ログイ
ン名の業務報告受理者に対応する業務報告者のログイン
名を前記対応関係から取得する第１の情報処理手段と、
当該取得されたログイン名に対応する名前を請求項４に
記載の記憶手段の記憶内容に基づき取得する第２の情報
処理手段と、当該取得された名前を有する業務報告書を
前記業務報告書データベースから検出するデータベース
検索手段と、当該検出した業務報告書の中で前記業務報
告受理者が情報を記載する欄が未記入であるか否かを判
定する判定手段と、肯定判定が得られた場合には未記入
の旨を示すメッセージを前記ログイン名を入力した端末
に送信する通信手段とを前記ホストコンピュータがさら
に有し、当該ログイン名を入力した端末では送信された
メッセージを表示することを特徴とする。

【００１２】請求項８に記載の発明は、前記データベー
ス検索手段により取得された業務報告書のタイトルを前
記前記ログイン名を入力した端末に送信する通信手段を
前記ホストコンピュータがさらに有し、当該タイトルを
送信された端末で該タイトルを表示することを特徴とす
る。

【００１３】請求項９に記載の発明は、請求項４に記載
の業務報告記載欄が未記入のときには前記業務報告受理
者のログイン名を入力した端末へは当該未記入の業務報
告書のタイトルを送信しないことを特徴とする。

【００１４】請求項１０に記載の発明は、複数の端末の
いずれかから業務報告者が業務報告書、その作成者名お
よびタイトル名を入力し、業務報告書、作成者名および
タイトル名をホストコンピュータにより業務報告書デー
タベースに登録し、当該登録された報告書に対して業務
報告受理者が前記複数の端末のいずれかからサインをす
る業務報告書管理システムと、前記業務計画に関連する
情報データベースを有し、前記業務報告書を報告の対象
となる業務計画を記載する第１の記載欄と当該業務計画
についての報告を記載する第２の記載欄に分け、前記情
報データベースに前記端末から新規情報が登録されたと
きに前記ホストコンピュータは前記業務管理システムを
リンクすることにより前記第１の記載欄が記入された新
規業務報告書を登録のために前記端末から受け付けるこ
とを特徴とする。

【００１５】請求項１１に記載の発明は、前記ホストコ
ンピュータは登録のために受け付けられた新規業務報告
書を前記業務報告書データベースに登録し、当該登録さ
れた業務報告書の第２の記載欄が前記端末により記入さ
れるまでは当該登録された業務報告書に対する前記端末
からの消去命令を受け付けないことを特徴とする。

【００１６】請求項１の発明では、業務報告書を作成し
た者がホストコンピュータにログインすると、その端末
には自己に関連する業務報告書のタイトルが表示され
る。業務報告受理者がホストコンピュータにログインす
ると、その端末には報告を受けるべき業務報告のタイト
ルが表示される。

【００１７】請求項２の発明では、個人スケジュールの
作成に関連して、未記載の業務報告書が自動作成される
ので、端末操作者の業務報告書の新規作成に関わる操作
を一部省略できる。

【００１８】請求項３の発明では、会議予約に関連し
て、未記載の業務報告書が自動作成されるので、端末操
作者の業務報告書の新規作成に関わる操作を一部省略で
きる。

【００１９】請求項４の発明では、業務報告書データベ
ースに登録された業務報告書の中で、ログイン者に関連
する業務報告書が未記載のものについてはログインした
端末に警告のメッセージが表示される。

【００２０】請求項５の発明では、ログインした端末に
ログイン者に関連する業務報告書のタイトルが表示され
るので、ログイン者は警告メッセージの表示とタイトル
表示により処理すべき報告書が分かる。

【００２１】請求項６の発明では、警告メッセージの表
示に加えて、業務報告書のタイトルに報告の記入の有無
が表示されるので、ログイン者は未処理の業務報告書を
より明確に知ることができる。

【００２２】請求項７の発明では、業務報告受理者がサ
インアップしていない業務報告書がある時、業務報告受
理者が使用した端末に警告メッセージが表示される。

【００２３】請求項８の発明では、業務報告書受理者が
関わるべき業務報告書のタイトルが表示されるので、未
処理の業務報告書を知ることができる。

【００２４】請求項９の発明では、内容が未記入の業務
報告書のタイトルは、業務報告受理者がログインした端
末へは送られないので、業務報告受理者は自己がサイン
処理すべき業務報告書をのみを知ることができる。

【００２５】請求項１０の発明では、個人スケジュール
管理データベースや会議室予約データベースに関連し
て、業務計画のみを記載した業務報告書を新規登録でき
る。

【００２６】請求項１１の発明では、報告が未記載の業
務報告書は業務報告書データベースから消去されないの
で、業務報告作成者は報告を記入する必要性にせまられ
る。

【００２７】請求項１に代表させて本発明の構成要件と
実施例の対応関係を以下に示す。

【００２８】請求項１の第１，第２の記憶手段はホスト
コンピュータ１３に接続するデータベース記憶装置に対
応し、判別手段、第１〜第３情報処理手段は図１３の処
理手順を実行するホストコンピュータ内のプロセッサが
担う。通信手段はホストコンピュータ内の端末と通信を
行う通信インタフェースに対応する。データベース検索
手段は業務報告書作成プログラムの中のデータ検索処理
を実行する上記プロセッサに対応する。

【００２９】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施例を詳細に説明する。

【００３０】図１は、本発明実施例の基本構成を示す。
本発明の業務報告書管理システムは、データベースを有
するネットワークシステムを利用して、業務報告書、よ
り具体的には予め実施予定の業務について業務計画とそ
の報告の２つの記載内容を有する業務報告書を作成する
ことが可能である。ネットワーク上には図１に示すよう
に業務報告書を作成登録する業務報告管理手段１１４
と、会議室予約手段１１０と、個人スケジュール管理手
段１００を有する。同時に会議室予約手段１１０と個人
スケジュール管理手段１００は業務報告管理手段１１４
とリンクして業務報告書データベース１０２および各種
データベース１０１，１０３，１１１〜１１３を使用で
きる。業務報告書を作成する方法は業務報告管理手段１
１４により直接、業務報告書作成データベース１０２へ
登録する方法と、個人スケジュール管理手段１００また
は会議室予約手段１１０によっても可能である。個人ス
ケジュール管理手段１００と会議室予約手段１１０のデ
ータベース１０１，１１１および業務報告書データベー
ス１０２が存在しているので、例えば会議室を予約した
後、同時に業務報告書を作成することができる。

【００３１】作成された業務報告書はネットワーク上に
登録される。登録された各人の業務計画書は、電子メー
ルで会議室予約手段１１０を用いて入力した本人と会議
に参加予定の参加者に通知することができる。さらに、
参加者の個人スケジュールに予定として登録することも
できる。また、業務報告書をネットワークの利用者全員
が自由にアクセスして閲覧できる。そして、業務報告書
内の業務計画に従って予定通り業務を実施した後は、業
務を実施した結果を関係者に報告させる。その時、業務
報告書の該当者の上司が承認しない限り業務報告書はネ
ットワーク上の業務報告書データベース１０２に何時ま
でも保存される。つまり、上司が端末から業務報告書の
結果報告にネトワーク上でアクセスしてサインアップす
ることによってのみ業務担当者は業務報告書を業務報告
書データベース１０２から消去することが可能となる。

【００３２】以上のシステムによって、業務実施予定者
は会議室予約が可能なときには予約と同時に、または個
人スケジュールの業務スケジュールの入力と同時に業務
計画を作成することができる。また、業務を実施した後
の結果報告が承認されない限り未サインの業務報告書が
業務報告書データベース１０２に保存されているので、
報告忘れに気付き易く、後述の本発明に関わる端末上の
案内処理により、さらに結果報告の承認を得るように業
務推進することになり業務が滞ることがなくなる。

【００３３】本発明を適用した具体的な業務推進システ
ムのシステム構成の一例を図２に示す。このシステム構
成例は業務情報を共有する対象者に与えられた端末機１
７〜２０と、これら端末機１７〜２０を相互に接続して
端末機相互間でのデータの送受信を可能にするネットワ
ーク１２と、各端末機１７〜２０で共有するホストコン
ピュータ１３から成り立っている。さらにネットワーク
はモデム１５を通信回線１６および携帯情報通信端末１
４により構成されるシステムからもアクセス可能な構成
となっている。

【００３４】ホストコンピュータ１３は上述の各種デー
タベースおよび業務報告管理、個人スケジュール管理、
会議室予約を行うためのプログラムを搭載し、内蔵のＣ
ＰＵによりこれらプログラムを実行する。また、ホスト
コンピュータ１３は通信インタフェースを介して端末１
７〜３０と通信が可能である。データベースの中には、
ＩＤ（本発明のログイン名）と名前の対応関係を示した
ＩＤデータベースおよび報告管理者と報告作成者の関係
をＩＤにより示したデータベースが人事データベースの
中に含まれている。

【００３５】本発明の説明に先立って、業務報告書の作
成からデータベースからの消去に至る処理の流れを主に
図３を用いて説明する。

【００３６】業務報告書は図１４に示すように業務計画
記載欄および業務報告記載欄とで構成されるテキスト
（文書）である。この業務報告書に付随して報告者名、
作成日等の情報が付加されて業務報告書データベースに
登録される。なお、本実施例では業務報告書の業務計画
記載欄を業務内容の種類に応じてデータベース（業務計
画書データベースと称す）としても登録可能である。業
務計画書データベースに登録された業務計画は、新規の
業務報告書内の業務計画記載欄へ記入する情報として用
いることができる。

【００３７】図３において、ユーザは新規の業務報告書
のファイルを作成し、業務計画を記載するために、たと
えば、端末Ａ１７からホストコンピュータ１３にログイ
ンして、業務報告書管理プログラム（図１の業務報告管
理手段１１４）を統括する情報処理システムを立ち上げ
る。これにより、端末Ａ１７の表示画面には、図７のＰ
１に示すようなメニュー画面が表示する。業務担当者は
メニューの中から業務報告を選択すると、ホストコンピ
ュータ１３は業務報告書管理プログラムに処理権を移行
させる。これにより、端末Ａ１７の表示画面には業務報
告関連の処理メニューが表示される。作成処理を選択す
ると、ログインした業務担当者がこれまでに作成した業
務報告書のタイトルが表示される。

【００３８】本発明に関わる点は、タイトルに業務処理
状況、すなわち、業務報告書を業務報告受理者に送付し
た旨（図７のＰ３中“送”の表示）、業務報告書内の業
務報告記載欄が未記入の旨（図７のＰ３中“未”の表
示）、および業務報告者がサインアップした旨（図７の
Ｐ３中“承”の表示）がタイトルに関連して表示される
点である。

【００３９】このためのホストコンピュータ１３の処理
は後述する。業務担当者は表示Ｐ３の中の作成モードを
選択すると、表示はＰ４に切り替わる。この画面中で、
業務担当者は日時、対応責任者等の情報を端末Ａ１７か
らホストコンピュータ１３に与える。

【００４０】次に業務担当者はＰ４の画面で“キーワー
ド分類”を選択すると表示画面は図８のＰ８に移行す
る。業務担当者は検索に必要なキーワードを端末Ａ１７
からホストコンピュータ１３に与える。業務担当者は表
示Ｐ８の中の“戻り”を選択して図７の表示Ｐ４に移行
して“本文作成”を選択し、図８の表示Ｐ７へ移行す
る。ここで業務担当者は端末Ａ１７から業務計画の内容
をホストコンピュータ１３に与える。なお、業務報告記
載欄の結果部分は未記載である（図１５参照）。最後に
表示Ｐ７の文書保存を選択すると、ホストコンピュータ
１３は作成された業務計画をＰ４の付加情報と共に業務
報告書データベースに登録する。登録される業務報告書
の一例を図１４に示しておく。

【００４１】以上の一連の処理が図３のステップＳ２０
０〜Ｓ２０２の処理に該当する。業務担当者が業務計画
を実際に遂行した後（ステップＳ２０３）、端末Ａ１７
からホストコンピュータ１３にログインして、図７の表
示をＰ１→Ｐ２→Ｐ３に切替える。

【００４２】ここで、上述の作成した業務報告書のタイ
トルが表示される。なお、ここで、業務報告書の削除を
指定しても業務報告書の結果（業務報告）が未記載の場
合にはホストコンピュータ１３は削除の命令を受け付け
ない。より具体的には、業務報告書の“結果”の記載欄
に所定数以上の文字コードが記入している場合には報告
が記入、逆の場合には報告書が未記入とコンピュータ１
３が判断する。報告が未記入と判断されたときは削除命
令を無効化する。また図８の表示Ｐ７での“承認者送
信”の命令も無効化される。

【００４３】業務担当者は表示Ｐ３の所望のタイトルを
カーソル指定して、“作成”モードを指示すると、ホス
トコンピュータ１３はタイトルで指定された業務報告書
を業務報告書データベースから抽出し、端末Ａ１７に送
信する。これにより端末Ａ１７の表示はＰ４に切り替わ
る。

【００４４】業務担当者はＰ４の表示で“本文作成”を
選択して、Ｐ７の表示へ移行し、ここで業務報告を記載
する。この後、“文書保存”を選択すると、完成した業
務報告者がホストコンピュータ１３に送られて、業務報
告書データベース中の対応の業務報告書が更新される。
さらに業務担当者が“承認者送信”を選択すると、完成
した業務報告書がホストコンピュータ１３に送られる。
ホストコンピュータ１３はログインした業務担当者の業
務報告受理者を人事のデータベースから取得し、電子メ
ールでの業務報告受理者への送信を指示する。

【００４５】また、本実施例では、表示Ｐ７の画面で、
業務報告書の印刷の指示、ＦＡＸ送信の指示を行うこと
が可能である。以上の処理が図３のステップＳ２０５の
処理に該当する。

【００４６】以上、述べてきた業務計画には顧客との打
ち合わせなどが含まれる。そこで本実施例では、会議室
予約システム（プログラム）および個人スケジュール管
理システム（プログラム）が使用されたときに、自動的
に業務報告書管理システム（プログラム）をリンクさせ
て、結果報告を未記載にした業務計画を業務担当者に作
成させる。すなわち、図７のＰ１のメニュー表示画面中
で“会議室予約”を選択すると、ホストコンピュータ１
３は図４の会議室予約プログラムを実行して、図１の会
議室予約手段１１０として会議室の予約を受け付ける。
この後、また、自動あるいは端末からの指示に応じて業
務報告管理プログラムと会議室予約プログラムをリンク
させる。なお、ホストコンピュータ１３はＣＰＵの文書
処理により業務報告が未記載の新規業務報告書を作成し
て、端末に送る。会議室の予約時間は業務報告書の日時
情報（図７、Ｐ４参照）として自動的に業務報告書内に
記載される。残りの記載すべき情報は業務担当者が入力
し、業務報告書を業務報告書データベースに登録する。

【００４７】同様に図７のメニュー画面中１で個人スケ
ジュール“管理”が選択された場合、ホストコンピュー
タ１３は図５の個人スケジュール管理プログラムを実行
して、個人スケジュール情報の入力を受け付け図１の個
人スケジュール管理手段１００として個人スケジュール
データベースに登録する。業務報告書管理プログラムに
個人スケジュール情報の中の業務報告書でも重複使用可
能な時間情報等（図１６参照）がホストコンピュータ１
３により自動的に業務報告書に記載される。

【００４８】残りの情報は業務担当者により端末から入
力され、業務報告書が業務報告書データベースに登録さ
れる。

【００４９】このようにして会議室予約システムや個人
スケジュール管理システムと業務報告書管理システムを
リンクさせるようにしたので、業務担当者は業務報告書
を作成し忘れることがなくなる。

【００５０】このようにして作成され、送信要求のあっ
た業務報告書は報告受理者の端末へ送られる。より具体
的には、報告受理者が例えば端末Ｂ１８からホストコン
ピュータ１３にログインすると図７のメニュー画面Ｐ１
が表示される。報告受理者は“業務報告”を選択して、
表示をＰ１からＰ２に切替えて、“承認”を選択する。

【００５１】これにより報告受理者が受け持つ業務担当
者をホストコンピュータ１３が人事データベースに基づ
き調べ、該当する報告書および送信要求のあった業務報
告書のタイトルをログインした端末に表示させる（Ｐ１
０参照）。また、報告受理者が承認（サインアップ）を
していない業務報告書については別の表示欄に案内表示
させる。

【００５２】報告受理者はＰ１０の画面で所望の業務報
告書のタイトルを指示し、“詳細”を選択すると、ホス
トコンピュータ１３は指定されたタイトルの業務報告書
を業務報告書データベースから抽出し、ログインした端
末にＰ１１のように最初に概要を表示させる。

【００５３】次に報告受理者が“本文参照”を選択する
と、表示画面がＰ１２に示すように業務報告書の本文に
切り替わる。これを見て報告受理者が承認／差し戻しを
行う場合には“承認”を選択し、コメントを本文に付加
する場合には“コメント入力”を選択する。

【００５４】承認／差し戻し画面をＰ１４に示す。報告
受理者が承認を行った場合、ホストコンピュータ１３に
より業務報告書データベース中の該当報告書の処理状況
情報が“送り”から“承”に変更される。

【００５５】差し戻しの場合、通常、Ｐ１５のコメント
入力画面でコメントが入力され業務報告書に付されるの
で、コメント付の業務報告書に業務報告書データベース
中の業務報告書が更新される。以上が図３の業務報告書
承認処理の詳細である。

【００５６】業務報告書が承認されると、業務報告書デ
ータベース中の業務報告書の保存解除フラグが消去禁止
から消去許可ホストコンピュータ１３により変更される
（図３のステップＳ２０７）。

【００５７】業務担当者がホストコンピュータ１３にロ
グインしたときに、上述したように業務報告書の処理状
況が表示されるので（図７のＰ３参照）、承認された業
務報告書の削除をホストコンピュータ１３に指示して、
一連の業務報告処理を終了する（図３のステップＳ２０
８）。

【００５８】以上の処理のメイン処理ルーチンを参考の
ために図６に示しておく。なお本発明に関わるステップ
Ｓ２０のログイン処理の詳細を図１３に示し、説明を行
う。

【００５９】ホストコンピュータ１３は、端末からログ
イン要求があると端末からＩＤ（本発明のログイン名）
を受け付け、人事データベースに登録されているＩＤか
の照合を行う（ステップＳ１００→Ｓ１０５）。次に、
人事データベースに登録されている情報に基づき、この
ＩＤを持つ者が業務報告書が報告受理かの判別を行う
（ステップＳ１１５）。

【００６０】業務報告者の判別結果が得られたときは人
事データベースからＩＤに対応する名前を抽出し、この
名前をキーにして業務報告書データベースから業務報告
書のタイトル、処理状況情報（“承”，“送”等の情
報）を抽出する。抽出した処理状況情報の中に業務報告
記載欄が未処理を示す“未”があった場合はそのタイト
ル名を別途一時記憶しておく（ステップＳ１２５→Ｓ１
３０）。

【００６１】また上記未処理の業務報告書があった場合
には、ログインの端末に対して未処理の業務報告書があ
る旨の（警告）メッセージを送信する。このメッセージ
は端末側では、ログイン後の最初の処理画面中に表示さ
れる。また、ログインした業務担当者に関連する業務報
告書のタイトル情報は業務担当者が図７の表示Ｐ３に移
行したときにログインの端末に送られる（ステップＳ１
３５〜Ｓ１４５）。

【００６２】一方、ステップＳ１１５で入力のＩＤは報
告受理者を示すと判別された場合、人事データベースに
記憶されている業務担当者と報告受理者との対応ＩＤ関
係情報から業務担当者のＩＤを取得する（ステップＳ１
５０→Ｓ１５５）。以下、このＩＤをキーにして業務報
告書データベースを検索して、このＩＤを有する業務報
告書のタイトルおよび処理状況情報が抽出される。この
場合、承認済、送信依頼のあったもの等全てを含む業務
報告書の全てタイトルが抽出され、サイン無しを示す処
理状況情報を持つタイトルがある場合はその旨のメッセ
ージがログイン端末に送られる（ステップＳ１７０→Ｓ
１７５）。

【００６３】このメッセージ情報は端末側ではログイン
後の初期画面に表示される。また、サインアップが未処
理の業務報告のタイトル情報および、抽出された全タイ
トル情報は、報告受理者が図９の表示Ｐ１０に移行した
ときにログイン端末に送られる（ステップＳ１８０）。

【００６４】以上、処理状況を業務担当者、報告受理者
に報らせる。業務担当者および報告受理者それぞれが、
業務の遅滞を把握でき、報告処理、承認処理の迅速化が
図られる。

【００６５】本実施例では、業務報告書データベースの
キーワード検索処理や報告受理者の変更登録が可能であ
る。メニュー画面から上述の処理まで移行する表示の推
移を図１１，図１２に示しておく。

【００６６】データベースのキーワード検索処理やデー
タ登録、変更処理は周知であるので業務報告書データベ
ースについてのこれらの処理の詳細な説明は要しないで
あろう。

【００６７】本実施例の他に次の例を実施できる。

【００６８】１）報告受理者側で表示させる業務報告書
のタイトルは、本実施例では業務報告者から送信依頼が
あったものを表示対象としているが、業務報告記載欄が
未記載のものを含めてもよい。

【００６９】２）本実施例では業務報告書関連のデータ
ベースをホストコンピュータ１３に接続された記憶装置
（本発明の第１，第２記憶手段）に記憶させているが、
ネットワーク上に記憶装置を接続してもよい。

【００７０】３）本実施例では、人事データベース中に
ＩＤと名前の対応関係および報告受理者と業務担当者の
関係を記憶させているが、これらの関係はデータベース
ではなく、表の形態でも記憶することができる。

【００７１】４）業務担当者が送信依頼した業務報告書
を他の者、たとえば打ち合わせに参加した者に電子メー
ルで送ることもできる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のネットワーク上のシステム機能とデー
タベースの関係を説明するブロック図である。

【図２】本発明実施例のシステム構成を示すブロック図
である。

【図３】本発明実施例の処理内容を示すフローチャート
である。

【図４】本発明実施例の処理内容を示す別のフローチャ
ートである。

【図５】本発明の別の処理内容を示すフローチャートで
ある。

【図６】本発明の別の処理内容を示すフローチャートで
ある。

【図７】本発明実施例の端末の表示の推移を示す説明図
である。

【図８】本発明実施例の端末の表示の推移を示す説明図
である。

【図９】本発明実施例の端末の表示の推移を示す説明図
である。

【図１０】本発明実施例の端末の表示の推移を示す説明
図である。

【図１１】本発明実施例の端末の表示の推移を示す説明
図である。

【図１２】本発明実施例の端末の表示の推移を示す説明
図である。

【図１３】本発明実施例のホストコンピュータ１３内の
ＣＰＵが実行するログイン関連処理を示すフローチャー
トである。

【図１４】業務報告書記載例を示す説明図である。

【図１５】業務報告書記載例を示す説明図である。

【図１６】本発明の個人スケジュールを示す説明図であ
る。

【符号の説明】

１３ ホストコンピュータ １７〜２０ 端末機 １００ 個人スケジュール管理手段 １０１ 個人スケジュールデータベース １０２ 業務計画作成データベース １１０ 会議室予約手段 １１１ 会議室予約データベース １１４ 業務計画管理手段

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の端末のそれぞれから業務報告書、
   その作成者名およびタイトル名を入力し、当該入力され
   た業務報告書、その作成者名およびタイトル名をホスト
   コンピュータにより業務報告書データベースに登録し、
   当該登録された報告書を前記複数の端末のいずれからか
   閲覧可能であって、前記端末から前記ホストコンピュー
   タにログインする際には使用者のログイン名を入力する
   業務報告書管理システムにおいて、前記ホストコンピュ
   ータは、 業務報告作成者と業務報告受理者の間の第１の対応関係
   をログイン名を用いて予め記憶した第１の記憶手段と、 前記業務報告書の作成者となり得る者の名前と前記ログ
   イン名の間の第２の対応関係を予め記憶した第２の記憶
   手段と、 ログイン時に前記端末から入力されるログイン名を持つ
   者が前記業務報告者か業務報告受理者を前記第１の対応
   関係に基づき判別する判別手段と、 前記判別手段により業務報告者であるとの判別結果が得
   られた場合にはログイン時に前記端末から入力されるロ
   グイン名に対応する名前を前記第２の対応関係に基づき
   取得する第１の情報処理手段と、 該第１の情報処理手段により得られた名前を有する業務
   報告書のタイトルを前記業務報告書データベースから取
   得する第１のデータベース検索手段と、 前記判別手段により業務報告受理者であるとの判別結果
   が得られた場合には前記端末から入力されたログイン名
   に関連する業務報告者のログイン名を前記第１の対応関
   係から取得する第２の情報処理手段と、 当該取得されたログイン名に対応する名前を前記前記第
   ２の対応関係から取得する第３の情報処理手段と、 該第３の情報処理手段により得られた名前を有する業務
   報告書のタイトルを前記業務報告書データベースから取
   得する第２のデータベース検索手段と、 前記第１のデータベース検索手段または前記第２のデー
   タベース検索手段により取得されたタイトルをログイン
   した端末に送信する通信手段とを具えたことを特徴とす
   る業務報告書管理システム。
2. 【請求項２】 前記端末から入力される個人スケジュー
   ル情報を前記ホストコンピュータにより登録する個人ス
   ケジュールデータベースをさらに有し、当該個人スケジ
   ュールデータベースへの新規の個人スケジュール情報の
   登録が前記端末から指示されたときには、前記ホストコ
   ンピュータは内容が記載されていない業務報告書を１つ
   作成する文書処理手段と、 当該作成された業務報告書を前記新規の個人スケジュー
   ルの登録を指示した端末に送信する通信手段とを有し、
   当該業務報告書を送信された端末では業務計画書に内容
   を一部記載し、該業務報告書を前記業務報告書データベ
   ースに登録するように前記ホストコンピュータに対して
   指示することを特徴とする請求項１に記載の業務報告書
   管理システム。
3. 【請求項３】 前記端末から入力される会議室予約情報
   を前記ホストコンピュータにより登録する会議室予約デ
   ータベースをさらに有し、当該会議室予約データベース
   への新規の会議室予約情報の登録が前記端末から指示さ
   れたときには、前記ホストコンピュータは内容が記載さ
   れていない業務報告書を作成する文書処理手段と、 当該作成された業務報告書を前記新規の会議室予約情報
   の登録を指示した端末に送信する通信手段とを有し、当
   該業務報告書を送信された端末では業務報告書に内容の
   一部を記載し、該業務報告書を前記業務報告書データベ
   ースに登録するように前記ホストコンピュータに対して
   指示することを特徴とする請求項１に記載の業務報告書
   管理システム。
4. 【請求項４】 複数の端末のそれぞれから業務報告書、
   その作成者名およびタイトル名を入力し、当該入力され
   た業務報告書、作成者名およびタイトル名をホストコン
   ピュータにより業務報告書データベースに登録し、当該
   登録された報告書を前記複数の端末のいずれからか閲覧
   可能な業務報告書管理システムにおいて、前記業務報告
   書の中には業務報告記載欄が設けられており、前記ホス
   トコンピュータは、 ログイン名と該ログイン名に対応する者の名前を記憶す
   る記憶手段と、 該記憶手段の記憶内容に基づきログイン時に前記端末か
   ら入力されるログイン名を前記名前に変換する手段と、 当該変換された名前を有し、かつ業務報告記載欄が未記
   載の業務報告書が前記業務報告書データベースの中にあ
   るか否かを判定する判定手段と、 肯定判定が得られた場合には業務報告が未処理の旨を示
   すメッセージを 前記ログイン名を入力した端末に送信
   する通信手段とを有し、当該メッセージを受信した端末
   では該メッセージを表示することを特徴とする業務報告
   書管理システム。
5. 【請求項５】 前記変換された名前をを有する業務報告
   書のタイトルを前記業務報告書データベースの中から取
   得するデータベース検索手段と、 当該取得したタイトルを前記ログイン名を入力した端末
   に送信する通信手段とを前記ホストコンピュータがさら
   に有し、当該タイトルを送信された端末で該タイトルを
   表示することを特徴とする請求項４に記載の業務報告書
   管理システム。
6. 【請求項６】 前記データベース検索手段により検索し
   たタイトルを有する業務報告書の中の報告書記載欄が記
   入済みか未記入かを判別する判別手段と、当該判別結果
   を前記ログイン名を入力した端末に送信する通信手段を
   前記ホストコンピュータがさらに有し、当該判別結果を
   送信された端末では前記タイトルの表示に関連して前記
   判別結果を処理状況情報として表示することを特徴とす
   る請求項５に記載の業務報告書管理システム。
7. 【請求項７】 前記業務報告書の中には業務報告受理者
   が情報を記載する欄が設けてあり、業務報告者と該業務
   報告受理者との間の対応関係をログイン名の形態で記憶
   する記憶手段と、 前記ログイン時に端末から入力されるログイン名を持つ
   者が業務報告者か業務報告受理者かを判別する判別手段
   と、 当該判別の結果が業務報告受理者となった場合には、当
   該ログイン名の業務報告受理者に対応する業務報告者の
   ログイン名を前記対応関係から取得する第１の情報処理
   手段と、 当該取得されたログイン名に対応する名前を請求項４に
   記載の記憶手段の記憶内容に基づき取得する第２の情報
   処理手段と、 当該取得された名前を有する業務報告書を前記業務報告
   書データベースから検出するデータベース検索手段と、 当該検出した業務報告書の中で前記業務報告受理者が情
   報を記載する欄が未記入であるか否かを判定する判定手
   段と、 肯定判定が得られた場合には未記入の旨を示すメッセー
   ジを前記ログイン名を入力した端末に送信する通信手段
   とを前記ホストコンピュータがさらに有し、当該ログイ
   ン名を入力した端末では送信されたメッセージを表示す
   ることを特徴とする請求項４に記載の業務報告書管理シ
   ステム。
8. 【請求項８】 前記データベース検索手段により取得さ
   れた業務報告書のタイトルを前記前記ログイン名を入力
   した端末に送信する通信手段を前記ホストコンピュータ
   がさらに有し、当該タイトルを送信された端末で該タイ
   トルを表示することを特徴とする請求項７に記載の業務
   報告書管理システム。
9. 【請求項９】 請求項４に記載の業務報告記載欄が未記
   入のときには前記業務報告受理者のログイン名を入力し
   た端末へは当該未記入の業務報告書のタイトルを送信し
   ないことを特徴とする請求項８に記載の業務報告書管理
   システム。
10. 【請求項１０】 複数の端末のいずれかから業務報告者
    が業務報告書、その作成者名およびタイトル名を入力
    し、業務報告書、作成者名およびタイトル名をホストコ
    ンピュータにより業務報告書データベースに登録し、当
    該登録された報告書に対して業務報告受理者が前記複数
    の端末のいずれかからサインをする業務報告書管理シス
    テムと、 前記業務計画に関連する情報データベースを有し、 前記業務報告書を報告の対象となる業務計画を記載する
    第１の記載欄と当該業務計画についての報告を記載する
    第２の記載欄に分け、 前記情報データベースに前記端末から新規情報が登録さ
    れたときに前記ホストコンピュータは前記業務管理シス
    テムをリンクすることにより前記第１の記載欄が記入さ
    れた新規業務報告書を登録のために前記端末から受け付
    けることを特徴とする情報処理システム。
11. 【請求項１１】 前記ホストコンピュータは登録のため
    に受け付けられた新規業務報告書を前記業務報告書デー
    タベースに登録し、当該登録された業務報告書の第２の
    記載欄が前記端末により記入されるまでは当該登録され
    た業務報告書に対する前記端末からの消去命令を受け付
    けないことを特徴とする請求項１０に記載の情報処理シ
    ステム。