JPH0981560A - 文書データの配布方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 多数の利用者に配布され参照される文書につ
いて、文書が大規模でかつ頻繁に内容が変更される場合
であっても、利用者が変更内容の確認を意識することな
く、常に最新の文書内容を参照できるようにする。 【構成】 文書データ集合１０５に記憶された文書デー
タを文書ＣＤ−ＲＯＭ１０７で利用者に配布し、その後
文書データに変更がある場合は配布データ作成部１０４
で作成された変更通知データを変更通知ＦＤ１０８で利
用者に配布する。そして、文書データを参照する際はそ
れまで通知された変更通知データの集合である変更通知
データ集合１１２を用いて、変更内容を反映させた文書
データを表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、コンピュータ装置にお
ける電子化された文書データを処理する文書処理システ
ム、データ管理システム、データ通信システム等に係わ
る。特に、電子化された文書データを可搬型記憶媒体又
はデータ通信等の電子的な手段を用いて利用者に配布す
る文書配布システムに関する。なお、以下特にことわら
ない限り「文書」とは、「電子化された文書」のことで
ある。

【０００２】

【従来の技術】ある種の文書は、量的に極めて大規模な
ものとなり、かつ頻繁に内容が変更される。例えば、会
社等の組織における各種事務手続きの詳細を定めた執務
マニュアル等がその一例である。

【０００３】こうした文書の整合性を保ち、利用者が常
に最新の内容を参照できるよう一貫して管理するのは難
しい。特に、利用者数が多く、地理的にも分散している
場合、改訂時には変更部分のコピーを大量に印刷して配
布しなければならず、そのコストは膨大なものとなる。
また、ページの差し替え作業は人手で行われるため、誤
りが発生する危険もある。

【０００４】近年、安価で大容量の可搬型記憶媒体(Ｃ
Ｄ−ＲＯＭ等)が普及してきたのに伴い、大規模な文書
をこのような媒体上に格納し、印刷物ではなく電子化さ
れた形で配布することが行われるようになっている。こ
のような従来技術として、画像圧縮技術の適用により、
極めて大規模な文書であっても一枚のＣＤ−ＲＯＭに格
納することができるものがある（第１の従来技術）。こ
の場合、改訂時には変更部分だけでなく改訂後の文書全
体を配布することができ、差し替えに関する問題を解消
している。

【０００５】また、ＣＤ−ＲＯＭに格納された大規模文
書の内容をパーソナルコンピュータの画面上で直接検索
・表示する機能を提供することにより、原則として印刷
物を不要としている。

【０００６】また、従来技術の他の一例として特開平４
−２９３１５７号公報に記載された「文書情報転送方
式」がある。この従来技術では、文書の作成者とすべて
の利用者をコンピュータネットワークにより結合したグ
ループウェア環境下において、文書に識別符号を付加し
て管理し、配布済み文書が更新された場合には、配布済
みである更新前の文書内容を更新後の文書内容に変換す
るための差分情報を送信することにより、利用者側での
自動的な文書更新を可能にし、また送信データ量を削減
している。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】上述した第１の従来技
術のように、小規模な内容変更が極めて頻繁に発生し、
かつ個々の変更について迅速に利用者に通知することを
要する文書の場合、前記従来技術によっても問題が残
る。

【０００８】大規模な文書全体の整合性をとりつつ完全
な改訂版を作成するにはかなりのコストがかかり、また
時間的にも一定の期間を必要とするため、利用者への通
知を必要とする変更が発生するごとに新たに文書全体を
作成しなおして配布するのは現実的でない。このため、
第１の従来技術を用いる場合には、文書ＣＤ−ＲＯＭの
改訂は一定の周期で行い、その間に発生する変更につい
てはその都度印刷物により通知する等の運用方法をとる
ことになる。

【０００９】しかしこの方式では、利用者が画面上で参
照する内容には前回の改訂以降発生した変更は反映され
ないため、結局文書ＣＤ−ＲＯＭの内容を画面上で参照
するだけでなく、その内容に対してその後変更が指示さ
れていないかどうか、別途保存しておいた通知文書をも
確認しなければならず、利用者の作業効率が大幅に低下
する。また、通知文書の散逸や確認忘れにより、誤った
（古い）内容を参照してしまう可能性もある。特に、改
訂版の作成期間中に発生した変更の場合、変更内容の記
述は改訂前の版を対象としたものとなるため、改訂に伴
う文書内容の増減等により項目番号が変更されている
と、利用者が参照しようとする項目に対する変更である
かどうか、対応関係が不明となる危険がある。

【００１０】従来技術の他の一例としてあげた前記の
「文書情報転送方式」によってもこのような問題は解決
されない。前記の如く、本発明が対象とするような大規
模文書では、文書全体の整合性をとりつつ内容を改訂す
るには一定の期間を必要とするため、ある程度の間隔を
置いて行われる文書の正式な改訂とは別に、とりあえず
通知を要する変更点について随時利用者に伝達しておく
必要がある。この結果、文書の正式改訂の際に行われる
変更はその間に通知された変更点の単純な累積とはなら
ず、また文書を参照する際に、改訂前の版に対する変更
通知を考慮する必要が生じる場合もある。このような文
書を正しく管理するためには、改訂によって作成された
文書の各版を区別し、個々の変更が文書のどの版を基準
として行われたものかを識別する必要があるが、この従
来技術ではそのような手段を提供していない。また、こ
の従来技術は文書内容及び更新情報をすべてコンピュー
タネットワークを介して転送することを前提としてお
り、可搬型記憶媒体、特に格納されたデータを書き換え
ることの出来ない読み出し専用媒体（ＣＤ−ＲＯＭ等）
を用いて文書を配布する場合には対応していない。

【００１１】本発明の目的は、前記従来技術のもつこれ
らの問題点を解決し、利用者が変更内容の確認を意識す
ることなく、常に最新の文書内容を画面上で自動的に参
照できる機能を提供することにある。

【００１２】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明の文書データの配布方法では、配布済みの文
書データに対する変更を利用者に通知する際、個々の変
更を一意に識別する変更識別子、変更対象とする文書及
びその版を識別する文書識別子とバージョン番号、該文
書中で変更対象となる項目範囲、及び変更内容からなる
変更通知データを、可搬型記憶媒体、又はデータ通信を
介して配布する手段を備える。

【００１３】また、本発明の文書データの配布方法で
は、文書データを利用者に配布する際、その文書内容そ
のものに加えて、各文書を一意に識別する文書識別子及
び同一文書の改訂された各版を識別するバージョン番
号、前回の改訂以降新たに内容に反映したすべての変更
を識別する変更識別子のリスト、及び今回の改訂に先行
する直前の版の文書内容と今回配布する改訂後の文書内
容との項目ごとの対応関係を示すデータを、文書データ
中に含めて可搬型記憶媒体、又はデータ通信を介して配
布する手段を備える。

【００１４】また、本発明の文書データの配布方法で
は、利用者が配布された文書を参照する際、参照項目を
変更対象に含む変更通知データが存在するかどうかを判
定する手段と、そのような変更通知データが存在する場
合に、該参照項目の内容に該変更通知データ中の変更内
容を反映した結果得られる内容を利用者に提示する手段
を備える。

【００１５】また、本発明の文書データの配布方法で
は、任意の文書について、その既存の版の内容を改訂し
た新たな文書データを配布する際に、利用者側に蓄積さ
れている変更通知データ群の中から改訂後の文書内容に
反映済みのすべての変更に対応する変更通知データを自
動的に削除する手段を備える。

【００１６】また、本発明の文書データの配布方法で
は、任意の文書について、その既存の版の内容を改訂し
た新たな文書データを配布する際に、利用者側に蓄積さ
れている変更通知データ中から改訂により文書内容に反
映済みの変更に対応する変更通知データ群を自動的に削
除した後、残った変更通知データ中に、新たに配布され
た文書の改訂前の版を対象とする変更通知データが存在
するかどうかを判定する手段と、そのような変更通知デ
ータが存在する場合に、改訂前の版の文書内容のうち、
前記変更通知データにより変更対象として参照されてい
る範囲のデータを抽出して退避・保存する手段を備え
る。

【００１７】あるいは、本発明の文書データの配布方法
では、前記の如く改訂前の版の文書内容のうち、前記変
更通知データにより変更対象として参照されている範囲
のデータを抽出して退避・保存する手段を備える代わり
に、任意の文書について、その既存の版の内容を改訂し
た新たな文書データを配布する際に、改訂後の文書デー
タとともに改訂前の版の文書データをも同時に配布する
手段を備える。

【００１８】また、本発明の文書データの配布方法で
は、利用者が配布された文書を参照する際、文書中の参
照項目に対応する直前の版の文書中の項目を変更対象と
して含む変更通知データが存在する場合に、前記参照項
目に対応する前記改訂前の版の文書内容に該変更通知デ
ータ中の変更内容を反映した結果得られる内容を利用者
に提示する手段を備える。

【００１９】

【作用】前記のとおり、本発明による文書データの配布
方法では、文書を可搬型記憶媒体又はデータ通信を介し
て利用者に配布する際、配布される文書データ中には、
文書内容そのものに加えて、各文書を一意に識別する文
書識別子及び同一文書の改訂された各版を識別するバー
ジョン番号、前回の改訂以降新たに内容に反映したすべ
ての変更を識別する変更識別子のリスト、及び今回の改
訂に先行する直前の版の文書内容と今回配布する改訂後
の文書内容との項目ごとの対応関係を示すデータが含ま
れている。

【００２０】また、配布済みの文書データに対する変更
を利用者に通知する際、配布される変更通知データ中に
は、変更内容そのものに加えて、各変更を一意に識別す
る変更識別子、変更対象とする文書及びその版を識別す
る文書識別子及びバージョン番号、及び該文書中で変更
対象となる項目範囲を示すデータが含まれている。この
変更通知データは配布済み文書に対する変更が発生する
ごとに随時配布され、利用者側のシステム上に蓄積され
る。

【００２１】ここで、利用者が配布済みの特定の文書を
参照しようとすると、まず蓄積された変更通知データ群
の中に、参照項目を変更対象範囲に含む変更通知データ
が存在するかどうかが判定される。そのような変更通知
データが存在しない場合には、単に前記文書中の参照項
目の内容をそのまま利用者に提示する。

【００２２】これに対して、そのような変更通知データ
が存在する場合には、前記参照項目を利用者に提示する
際、文書内容中に含まれている項目内容そのままではな
く、項目内容にその変更通知データの変更内容を反映し
た結果得られる内容を提示する。

【００２３】これにより、利用者は参照しようとする項
目に関して、単に配布済み文書の内容をそのまま参照す
るのではなく、関連するすべての変更通知の内容を反映
した最新の内容データを参照することができる。

【００２４】また、既存の文書を改訂した文書データを
利用者に配布する際には、利用者側に蓄積されている変
更通知データ群中に、前回の改訂以降新たに内容に反映
した変更として文書データ中に格納されている変更識別
子にによって識別されるものがないかどうかを判定し、
そのような変更通知データがあればそれらをすべて削除
する。

【００２５】これにより、利用者に配布済みの変更通知
データ群のうち、既に文書内容に反映済みで不要となっ
たものを自動的に削除して変更通知データが無制限に蓄
積されることを防ぎ、記憶領域を節約することができ
る。

【００２６】また、前記のように利用者側に蓄積されて
いる変更通知データ群中から、改訂された文書内容に反
映済みで不要となった変更に対応する変更通知データを
削除した後、残った変更通知データ群中に、新たに配布
された文書の改訂前の版を対象とする変更通知データが
存在するかどうかを判定し、そのような変更通知データ
が存在する場合、改訂前の版の文書内容のうち、前記変
更通知データにより変更対象として参照されている範囲
の内容を抽出して退避・保存する。

【００２７】そして、利用者が配布された文書を参照す
る際には、文書データ中に含まれている対応データを用
いて、参照しようとする項目に対応する改訂前の版の文
書中の項目を求め、この改訂前の版の項目を変更対象と
する変更通知データが存在するかどうかを判定する。そ
のような変更通知データが存在する場合には、抽出して
退避・保存しておいた、前記参照項目に対応する改訂前
の版の文書内容に、その変更通知データの変更内容を反
映した結果得られる内容を利用者に提示する。これによ
り、利用者は参照しようとする項目に関して、改訂前の
文書を対象とする変更通知が残っていた場合にも、その
項目に関して変更通知の内容を反映した最新の文書内容
を参照することができる。

【００２８】なお、本発明の文書データの配布方法は、
改訂された新たな文書データを配布する際に、改訂後の
文書データとともに改訂前の版の文書データをも同時に
配布するように構成することもできる。この構成を採用
した場合には、任意の文書に関して常にその改訂版の文
書データと改訂前の版の文書データとがともに存在する
ため、前記の如く改訂された文書データを配布する際
に、改訂前の版の文書内容のうち、不要となったものを
取り除いた残りの変更通知データにより変更対象として
参照されている範囲のデータを抽出して退避・保存する
処理は不要となる。

【００２９】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面により説明す
る。

【００３０】図１は、本発明の文書の配布方法を適用し
た文書配布システムの概略構成を示すブロック図であ
る。

【００３１】本発明の適用対象である文書配布システム
は、利用者に配布するする文書データ及び変更通知デー
タを作成する文書作成サブシステム１０１と、利用者が
配布された文書データを参照するために利用する文書参
照サブシステム１０９とから構成される。

【００３２】ここで、文書作成サブシステム１０１は、
入力・編集処理部１０２、データ管理部１０３、及び配
布データ作成部１０４から構成される。

【００３３】ここで、入力・編集処理部１０２は、文書
データの新規作成と改訂、及び変更通知データの作成に
伴うデータの入力と編集の処理を行う。データ管理部１
０３は、文書データの集合１０５及び変更通知データの
集合１０６を一括して管理し、文書識別子及び変更識別
子の割り当てを行う。

【００３４】更に文書データに関しては、各文書のバー
ジョン管理を行い、必要があれば改訂前の旧版文書デー
タをも取り出せるように管理する。

【００３５】配布データ作成部１０４は、入力・編集処
理部からの指示を受けて、利用者に配布する文書ＣＤ−
ＲＯＭ１０７に格納すべき文書データ、及び変更通知Ｆ
Ｄ１０８に格納すべき変更通知データを作成する。
（注：ＦＤはフロッピーディスクを示す略号である。）
これらのデータを格納した文書ＣＤ−ＲＯＭ及び変更通
知ＦＤは利用者の必要とする数だけ作成され、郵送等の
手段により各利用者の所在地に搬送される。

【００３６】文書作成サブシステム１０１を構成する入
力・編集処理部１０２、データ管理部１０３、及び配布
データ作成部１０４は、いずれもコンピュータ装置上で
実行されるプログラムである。また、文書データ集合１
０５及び変更通知データ集合１０６は、それぞれコンピ
ュータ装置の補助記憶装置上にデータファイルの集合と
して蓄積する。

【００３７】なお、本実施例では文書データ及び変更通
知データをいずれも可搬型記憶媒体に格納して配布する
システム構成をとったが、これらのデータのいずれか又
は両方をコンピュータネットワーク等のデータ通信手段
を介して配布する構成とすることもできる。

【００３８】文書参照サブシステム１０９は、文書検索
・表示処理部１１０及びデータ管理部１１１から構成さ
れる。

【００３９】ここで、文書検索・表示処理部１１０は、
文書ＣＤ−ＲＯＭ１０７に格納して配布された文書デー
タから利用者が指定する参照項目の内容を検索・抽出
し、これを利用者に提示する処理を行う。利用者への提
示は通常コンピュータ画面上への表示により行うが、必
要な場合には参照項目部分の印刷をも行う。データ管理
部１１１は、主に配布された変更通知データの集合１１
２を管理する。文書ＦＤ１０８に格納して配布された変
更通知データは、到着後ただちに変更通知データの集合
１１２に追加して蓄積される。また、必要な場合には改
訂版文書データが配布された際に改訂前の旧版文書デー
タの一部を退避・保存する処理を行い、旧版文書退避デ
ータの集合１１３をも管理する。

【００４０】文書参照サブシステム１０９を構成する文
書検索・表示処理部１１０及びデータ管理部１１１は、
いずれもコンピュータ装置上で実行されるプログラムで
ある。また、変更通知データ集合１１２及び旧版文書退
避データ１１３は、それぞれコンピュータ装置の補助記
憶装置上にデータファイルの集合として蓄積する。

【００４１】なお、前記のとおり文書データを可搬型記
憶媒体ではなくデータ通信を介して配布する構成をとる
こともでき、その場合には受信した文書データもまた補
助記憶装置上に蓄積する。また、改訂版の文書データを
配布する際、改訂版の文書データとともに改訂前の版の
文書データをも同時に配布する構成をとることもでき、
その場合には旧版文書データの退避・保存は不要とな
る。

【００４２】図２は、文書の改訂作業と変更の発生との
時間的な関係を説明する図である。図２において横軸ｔ
は時間を表わしており、円盤状の図形で示されているＶ
ｎ及びＶｎ−１は、それぞれある文書の最新の改訂版
と、その改訂前の版を表わしている。ここで、最新版Ｖ
ｎはｔ０の時点でその製作が始まり、ｔ１の時点で完成
・配布されたものとする。また、横軸の下に並んでいる
三角形はそれぞれ変更の発生を示している。

【００４３】最新版であるＶｎの内容にはその製作開始
時点であるｔ０以前に発生した変更はすべて反映されて
いる。従って、現在の時点をｔｘとすると、現時点でＶ
ｎを参照する際に考慮しなければならない変更は、ｔ０
からｔｘまでの間に発生し通知されたものとなる。Ｖｎ
の内容を参照する際、これらの変更中に参照項目を変更
対象範囲に含むものがあれば、その変更内容を反映した
文書内容を利用者に提示しなければならない。

【００４４】ここで、ｔ１以前の段階ではまだＶｎは存
在していないため、この段階で発生した変更はすべて改
訂前の版であるＶｎ−１を基準として記述されているこ
とに注意する必要がある。すなわち、図２に示したよう
にｔ０からｔ１までの間に発生した変更が存在する場
合、これらの変更はＶｎ−１に対する変更として記述さ
れているので、前述したとおり、Ｖｎ−１の内容のうち
少なくともこれらの変更により変更対象範囲とされてい
る部分は後の参照に備えて退避・保存しておく必要があ
る。ただし、前述のとおり改訂版の文書データを配布す
る際、改訂版の文書データとともに改訂前の版の文書デ
ータをも同時に配布する構成をとることもでき、その場
合には旧版文書データの退避・保存は不要となる。

【００４５】図３は、前記文書作成サブシステム１０１
によって作成され、文書ＣＤ−ＲＯＭ１０７等の媒体、
又はデータ通信等の手段を介して配布される文書データ
の構成を簡略化した形で示した図である。図３に示すと
おり、配布される文書データは、その先頭から順に文書
識別子３０１、バージョン番号３０２、目次データ３０
３、反映済み変更リスト３０４、新旧項目対照表３０
５、及び文書内容３０６から構成される。

【００４６】ここで、文書識別子３０１は、文書の新規
作成時に割り当てられ、各文書を一意に識別する識別子
である。バージョン番号３０２は、同一文書の各版を一
意に識別する番号である。目次データ３０３は、文書内
容を構成するすべての項目について、項目の見出しと、
その項目を構成する内容データの文書内容中における位
置との対応関係を記述したデータであって、利用者が参
照項目を選択する際に用いられる。反映済み変更リスト
３０４は、この文書データを作成した改訂作業の過程で
新たに文書内容に反映されたすべての変更を識別する変
更識別子のリストである。新旧項目対照表３０５は、こ
の版の文書内容を構成する項目群と、改訂前の旧版（直
前の版）の文書内容を構成する項目群との間の対応関係
を記述した表である。文書内容３０６は、この文書の実
質的な内容を構成する一連の文字列、図形、画像等から
なるデータである。

【００４７】なお、文書が既存の文書に対する改訂版で
はなく新規作成されたものである場合、バージョン番号
３０２の値は１、反映済み変更リスト３０４及び新旧項
目対照表３０５の内容は空とする。

【００４８】図４は、前記図３における３０５、すなわ
ち新旧項目対照表の構造を示す図である。図４に示すと
おり、新旧項目対照表３０５は、改訂された新版文書を
構成する任意の項目の見出し（新版項目見出し）と、改
訂前の旧版文書中で対応する内容を含んでいた項目の見
出し（旧版項目見出し）との対の集合からなる。そし
て、新旧項目対象表の全体は、新版文書の文書内容を構
成するすべての項目について、項目の出現順にこの対を
並べたものとなる。

【００４９】図４に示した例では、文書の最初の章であ
る「１．はじめに」については変更がないため新旧双方
についてこの見出しをもつ対が先頭に登録されている。

【００５０】しかし、新版文書の第２章である「２．申
請書式変更に伴う注意」は改訂により新たに追加された
ものなので、旧版に対応する章がない。このため、旧版
項目見出しが空である対が登録されている。この第２章
が新たに追加された結果、以降の章番号がずれ、新版に
おける第３章「３．事務手続の手順」には旧版の第２章
が対応している。また、この章を構成する節は順序が入
れ替えられており、新版の第１節「３．１記入項目の概
要」には旧版の第２節「２．２記入項目の概要」、新版
の第２節「３．２事前に必要とする書類」には、旧版の
第１節「２．１事前に準備しておくべきもの」がそれぞ
れ対応している。なお、図４の例には示されていない
が、改定時に項目の統合や分割が行われた場合には、新
旧項目対照表内に、同一の新版項目見出し又は同一の旧
版項目見出しをもつ対が複数個登楼される結果となる。

【００５１】図５は、文書作成サブシステム１０１によ
って作成され、変更通知ＦＤ１０８等の媒体、又は、デ
ータ通信等の手段を介して配布される変更通知データの
構成を簡略化した形で示す図である。図５に示すとおり
変更通知データは、その先頭から順に変更識別子５０
１、対象文書識別子５０２、対象バージョン番号５０
３、対象項目範囲５０４、及び変更内容５０５から構成
される。

【００５２】ここで、５０１は、変更が発生するごとに
割り当てられ、各変更を一意に識別する識別子である。
対象文書識別子５０２は、この変更通知が変更の対象と
して参照する文書を死別する文書識別子である。対象バ
ージョン番号５０３は、対象文書識別子５０２が識別す
る文書の各版のうち、この変更通知が変更の対象として
参照する基準となる版を識別するバージョン番号であ
る。対象項目範囲５０４は、対象識別子５０２及び対象
バージン番号５０３によって特定される文書データの文
書内容を構成する項目群のうち、この変更が変更対象と
する項目群の範囲を指定するデータである。変更内容５
０５は、対象項目範囲５０４によって特定される文書内
容に対して加えるべき変更の具体的内容（内容の追加、
削除、修正、コメントの追加等）を指示するデータであ
る。

【００５３】図６は、文書作成サブシステム１０１にお
いて、図３に構成を示した文書データを作成する配布文
書データ作成処理の手順を示す流れ図である。配布文書
データ作成処理では、まずステップ６０１において、新
規に文書を作成するか既存の文書の改訂版を作成するか
によって分岐する。新規に文書を作成する場合にはステ
ップ６０２に、既存の文書の改訂版を作成する場合には
ステップ６０７に進む。

【００５４】ステップ６０２から始まる新規文書処理で
は、まずステップ６０２において作成しようとする新た
な文書を一意に識別するための文書識別子を割り当て
る。次に、ステップ６０３において、文書バージョン番
号を１に初期化する。次にステップ６０４において、文
書内容の原稿データとしてあらかじめ用意されたデータ
群を読み込む。次に、ステップ６０５において、ステッ
プ６０４で読み込んだ原稿データ群を集成して整合性の
とれた文書内容を作成、編集する。次に、ステップ６０
６において、作成した文書データを検索するための目次
データを生成し、ステップ６１４に進む。

【００５５】ステップ６０７から始まる既存文書の改訂
処理では、まずステップ６０７において、文書データの
既存の最新版を文書データ集合１０５から読み込む。次
に、ステップ６０８において、文書のバージョン番号を
１増やす。次に、ステップ６０９において、改訂しよう
としている既存文書を対象とする変更通知データ群を変
更通知データ集合１０６から読み込む。次に、ステップ
６１０において、ステップ６０９で読み込んだ変更通知
データ群中に含まれるすべての変更内容を考慮して関連
する文書内容の改訂を行う。次に６１１において、ステ
ップ６１０で文書内容の改訂に反映させたすべての変更
通知の変更識別子からなる反映済み変更リストを生成す
る。次にステップ６１２において、改訂した文書データ
を検索するための目次データを作成する。次にステップ
６１３において、改訂前の文書内容と改定後の文書内容
との項目ごとの対応関係を示す新旧項目対照表を作成し
てステップ６１４に進む。最後にステップ６１４におい
て、上記の各ステップの結果として得られた文書識別
子、バージョン番号、目次データ、反映済み変更リス
ト、新旧項目対照表、文書内容等からなる文書データを
出力として書き出し、処理を終了する。書き出された文
書データがＣＤ−ＲＯＭ等の媒体、又はデータ通信等の
手段を介して利用者に配布されることになる。また、こ
の文書データは文書データ集合１０５にも追加して蓄積
してもよい。

【００５６】図７は、図４に素の構成を示した変更通知
データを作成する変更通知データ作成処理の手順を示す
流れ図である。

【００５７】変更通知データ作成処理では、まずステッ
プ７０１において、作成しようとする変更通知を一意に
識別するための変更識別子を割り当てる。次にステップ
７０２において、変更対象とする文書の文書識別子、お
よび変更対象とする項目範囲を入力する。ここで、変更
対象とする文書のバージョン番号は、文書識別子によっ
て指定された文書の現存する最新版のバージョン番号と
なる。次にステップ７０３において、具体的な変更内容
の入力、編集を行う。次にステップ７０４において、上
記の各ステップの結果として得られた変更識別子、対象
文書識別子、対象バージョン番号、対象項目範囲、及び
変更内容からなる変更通知データを出力として書き出
す。書き出された変更通知データがＦＤ、ＣＤ−ＲＯＭ
などの媒体、又はデータ通信等の手段を介して利用者に
配布されることになる。また、この変更通知データは変
更通知データ集合１０６にも追加して蓄積してもよい。

【００５８】図８は、文書参照サブシステム１０９にお
いて、配布された文書データが到着した際に行う、文書
データ受け入れ処理の手順を示す流れ図である。文書デ
ータ受け入れ処理では、まずステップ８０１において、
配布された文書が新規に作成された文書であるか、既存
の文書の改訂版であるかを判定する。配布された文書が
新規に作成された文書であるならば何もせずに処理を終
了する。そうでなければステップ８０２以下の処理を行
う。

【００５９】ステップ８０２では、今回配布された文書
に関して、改訂以前の古い版のデータが旧版文書会費デ
ータ集合１１３内に保存されていないかどうかを調べ、
保存されていればこれを削除する。次にステップ８０３
では、既に配布され変更通知データ集合１１２中に蓄積
されている変更通知データ群から、配布された文書デー
タの反映済み変更リスト中に含まれている変更識別子を
もつ変更通知データをすべて削除する。次にステップ８
０４において、削除されずに残った変更通知データ群中
に、今回された文書の改訂前の旧版文書を変更対象とす
る変更通知データが存在するかどうかを判定する。その
ような変更通知データが存在しない場合には処理を終了
する。ステップ８０５では、旧版文書を変更対象とする
すべての変更通知データを調べ、旧版文書の文書内容の
うちそれらの変更通知データが変更対象範囲として参照
している項目群の内容を旧版文書退避データ集合１１３
に退避、保存する。

【００６０】なお、本発明は改訂版の文書データを配布
する際、改訂版の文書データとともに改訂前の版の文書
データをも同時に配布する構成をとることもできる。こ
の場合には、ステップ８０２における退避文書データの
削除処理、及びステップ８０５における旧版文書データ
の退避処理は不要となる。

【００６１】図９は、文書参照サブシステム１０９にお
いて、配布された文書データ（現時点における最新版の
文書データ）の文書内容を参照する際に行う文書内容参
照処理の手順を示す手順である。

【００６２】文書内容参照処理では、まずステップ９０
１において、検索対象とする文書を選択する。次にステ
ップ９０２では、選択された文書データから目次データ
を読み込んで表示する。次にステップ９０３では、目次
として表示された項目群の中から利用者の指定に従って
参照項目を選択する。次にステップ９０４では、ステッ
プ９０３における参照項目の選択結果を判定する。ここ
で、何らかの参照項目が選択されていた場合にはステッ
プ９０５に進み、「参照項目なし」が選択されていた場
合には処理を終了する。ステップ９０５では、選択され
た参照項目の内容を読み出し、必要ならばその内容に変
更通知データが指定する変更を反映させた上で項目内容
を表示する。そして、表示終了後にはステップ９０３に
進んで再び参照項目の選択に戻る。

【００６３】図１０は、図９におけるステップ９０５、
すなわち選択された参照項目の内容を表示する参照項目
表示処理の詳細を示す流れ図である。

【００６４】図１０に示す参照項目参照項目表示処理で
は、まずステップ１００１において、変更通知データ集
合１１２中に選択された参照項目を変更対象とする変更
通知データが存在するかどうかを判定する。そのような
変更通知データが存在しない場合にはステップ１００２
に、存在する場合にはステップ１００６に進む。

【００６５】ステップ１００２では、文書データ中の進
級項目対照表を用いて選択された参照項目に対応する改
訂前の旧版文書における項目（以下、旧版項目と呼ぶ）
を求める。

【００６６】次にステップ１００３では、ステップ１０
０２で求めた旧版項目を変更対象として含む変更通知デ
ータが存在するかどうかを判定する。そのような変更通
知データが存在しない場合にはステップ１００４に、存
在する場合にはステップ１００９に進む。

【００６７】ステップ１００４は、選択された参照項目
に関して、反映済みでない変更通知が存在しない場合に
対応する。ステップ１００４では、文書内容中から選択
された参照項目の内容を読み込み、次にステップ１００
５においてその項目内容をそのまま表示する。

【００６８】ステップ１００６、選択された参照項目を
変更対象範囲に含む変更通知データが存在する場合に対
応する。ステップ１００６では、文書内容中から選択さ
れた参照項目の内容を読み込み、次にステップ１００７
においてこの参照項目を変更対象範囲に含む変更通知デ
ータの変更内容を読み込む。

【００６９】次にステップ１００８において、参照項目
内容に対して変更内容が指定する変更を反映させた項目
内容を生成し、これを表示する。ここで、変更内容が参
照項目の内容に対するデータの削除、追加、修正等だっ
た場合には、変更内容が指示する変更を加えた項目内容
データを生成し、これを表示する。これに対して、変更
内容が参照項目の内容に対するコメントの付加だった場
合には、項目内容と変更内容とをともに画面上に表示す
る。

【００７０】ステップ１００９は、選択された参照項目
に対応する旧版項目を変更対象範囲に含む変更通知デー
タが存在する場合に対応する。ステップ１００９では、
旧版文書退避データ集合１１２中に保存されている旧版
文書の文書内容中から旧版項目の内容を読み込み、次に
ステップ１０１０において、この旧版項目を変更対象範
囲に含む変更通知データの変更内容を読み込む。

【００７１】次にステップ１０１１において、旧版項目
の内容に対して変更内容が指定する変更を反映させた項
目内容を生成し、これを表示する。ここで、変更内容が
旧版項目の内容に対するデータの削除、追加、修正等だ
った場合には、変更内容が指示する変更を加えた項目内
容データを生成し、これを表示する。これに対して、変
更内容が旧版項目の内容に対するコメントの付加だった
場合には、項目内容と変更内容とをともに画面上に表示
する。

【００７２】ステップ１００５、１００８又は１０１１
において表示を行った後は、処理を終了する。

【００７３】なお、本発明は、改訂版の文書データを配
布する際、改訂版の文書データとともに改訂前の版の文
書データをも同時に配布する構成をとることもできる。
その場合、ステップ１００９において旧版項目の内容を
読み込む際、旧版文書退避データ集合１１２中に保存さ
れている旧版文書の文書内容中からではなく、改訂版文
書と同時に配布された旧版文書の文書内容中から旧版項
目の内容を読み込む。

【００７４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書配布
方法によれば、極めて大規模でかつ頻繁に内容が変更さ
れる文書についても、利用者が変更内容の確認を意識す
ることなく、常に最新の文書内容を画面上で自動的に参
照できるようになる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書の配布方法を適用した文書配布シ
ステムの概略構成を示すブロック図である。

【図２】文書の改訂作業と変更の発生との時間的な関係
を説明する図である。

【図３】配布される文書データの構成を簡略化した形で
示した図である。

【図４】新旧項目対象表の構造を表す図である。

【図５】配布される変更通知データの構成を簡略化した
形で示した図である。

【図６】文書データを作成する配布文書データ作成処理
の手順を示す流れ図である。

【図７】変更通知データを作成する変更通知データ作成
処理手順を示す流れ図である。

【図８】配布された文書データが到着した際に行う文書
データ受け入れ処理の手順を示す流れ図である。

【図９】文書データの内容を参照する際に行う文書内容
参照処理の手順を示す流れ図である。

【図１０】選択された参照項目の内容を表示する参照項
目表示処理の手順を示す流れ図である。

【符号の説明】

１０５…文書データ集合、１０６…変更通知データ集合
（文書作成サブシステム内）、１０７…文書ＣＤ−ＲＯ
Ｍ、１０８…変更通知ＦＤ、１１２…変更通知データ集
合（文書参照サブシステム内）、１１３…旧版文書退避
データ集合、３０１…文書識別子、３０２…バージョン
番号、３０４…反映済み変更リスト、３０５…新旧項目
対象表、５０１…変更識別子、５０２…対象文書識別
子、５０３…対象バージョン番号、５０４…対象項目範
囲

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 加藤 寛次 神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地 株 式会社日立製作所システム開発研究所内

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書データを可搬型記憶媒体又はデータ通
   信を介して利用者に配布する文書配布システムにおい
   て、 配布する各文書に対して、各文書を一意に識別する文書
   識別子及び同一文書の改訂された各版を識別するバージ
   ョン番号を付加しておき、 配布済み文書に対する変更を利用者に通知する際、変更
   対象文書の文書識別子及びバージョン番号、該文書中で
   変更対象となる項目範囲、及び変更内容からなる変更通
   知データを配布して利用者側に蓄積しておくことを特徴
   とする文書データの配布方法。
2. 【請求項２】請求項１に記載の文書データの配布方法に
   おいて、 利用者が配布された文書を参照する際、参照項目を前記
   変更対象となる項目範囲に含む変更通知データが存在す
   る場合には、該参照項目の内容に該変更通知データの変
   更内容を反映した結果得られる内容を利用者に提示する
   ことを特徴とする文書データの配布方法。
3. 【請求項３】請求項１に記載の文書データの配布方法に
   おいて、 配布済み文書に対する変更を利用者に通知する際、各変
   更を一意に識別する変更識別子を付加しておき、 所定の文書について、その既存の版の内容を改訂した新
   たな文書データを配布する際に、該改訂に際して文書内
   容に反映済みのすべての変更を識別する変更識別子のリ
   ストを文書データに付加して配布し、 利用者側に蓄積されている変更通知データ中から前記反
   映済みのすべての変更に対応する変更通知データを削除
   することを特徴とする文書データの配布方法。
4. 【請求項４】請求項３に記載の文書データの配布方法に
   おいて、 所定の文書について、その既存の版の内容を改訂した新
   たな文書データを配布する際に、利用者側に蓄積されて
   いる変更通知データ中から該改訂により文書内容に反映
   済みの変更に対応する変更通知データ群を自動的に削除
   した後、 残った変更通知データ中に、新たに配布された文書の改
   訂前の版を対象とする変更通知データが存在する場合、
   該改訂前の版の文書内容のうち、前記変更通知データに
   より変更対象として参照されている範囲の文書内容を抽
   出することを特徴とする文書データの配布方法。
5. 【請求項５】請求項３に記載の文書データの配布方法に
   おいて、 所定の文書について、その既存の版の内容を改訂した新
   たな文書データを配布する際に、改訂後の文書データと
   ともにその改訂前の版の文書データをも同時に配布する
   ことを特徴とする文書データの配布方法。
6. 【請求項６】請求項４又は請求項５に記載の文書データ
   の配布方法において、 所定の文書について、その既存の版の内容を改訂した新
   たな文書データを配布する際に、該改訂前の版の文書内
   容と改訂後の文書内容との項目ごとの対応関係を示すデ
   ータを該文書データ中に付加して配布し、 利用者が配布された文書を参照する際、該文書中の参照
   項目に対応する前記改訂前の版の文書中の項目を変更対
   象として含む変更通知データが存在する場合、前記参照
   項目に対応する前記改訂前の版の文書内容に該変更通知
   データの変更内容を反映した結果得られる内容を利用者
   に提示することを特徴とする文書データの配布方法。