JPH10177568A - 文書管理システムおよび文書管理用記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 プロジェクトのスケジュール管理とプロジェ
クト内のプロセスで作成された文書管理を効率的に実施
し、プロジェクトの進捗状況、文書の時系列的な関係、
文書の連鎖関係を明瞭に把握可能にする。 【解決手段】 プロジェクト内の各プロセスの開始日お
よび終了日並びに各プロセスのインプット情報とアウト
プット情報とを記憶するスケジュール情報記憶装置と、
上記各プロセスのインプット情報およびアウトプット情
報となるプロセスによって作成される文書とその作成状
況を記録する文書記録装置と、作成される文書の審査者
や承認者などを記録する文書管理情報記録装置と、文書
の作成・審査・承認などを行う端末装置と、上記スケジ
ュール情報記憶装置の開始日・終了日と文書の作成状況
からアローダイアグラムに編集する手段とを設け、プロ
ジェクトの各プロセスにおいて作成すべき文書が作成後
承認されていた場合には、その文書の記憶位置の情報を
アローダイアグラムにリンク付けする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は文書管理システムに
関するものであり、特に、スケジュール管理と文書管理
とを連動することにより、ＩＳＯ９０００に準拠する文
書及び品質記録の管理を実現する文書管理システムおよ
び文書管理用記憶媒体に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】ＩＳＯ９０００は、製造物の品質を保証
している仕組み（品質システム）に関する規格であり、
単なる製品の規格ではなく、製品の設計、開発、製造、
据付け及び付帯サービスにおいて規定要求事項に適合し
ていることを供給者に要求する事項を規格としたもので
ある。この規格の中では、品質システムを文書化し、こ
れを効果的に実行し、さらにその有効性を確認すること
が要求されている。品質管理のために作成される文書は
品質記録と呼ばれ、例えば、あるシステムを開発するプ
ロジェクトの管理に関連する品質記録については、プロ
ジェクト計画に関する文書、契約内容の確認のための文
書など多岐にわたっている。

【０００３】従来、各種の業務などにおいて過去に作成
した文書を効率良く管理する方法として、特開平８−２
２４７０号公報に記載されている技術がある。これは、
時間経過に沿って作成される文書に、文書内の任意の文
字列をキーワードとして設定するとともに、作成した日
付を示す日付スタンプ情報を付加して記録するものであ
る。

【０００４】このようにして記録された資料の検索に
は、基本的には２つの方法があり、１つは、入力された
検索キーワードと任意に設定されたキーワードとのマッ
チングにより検索する方法である。２つめは、指定され
た日付と資料に付加されている日付スタンプ情報の示す
日付とが一致する資料ファイルを検索する方法である。
この場合、この２つの検索方法を組み合わせることによ
って効率的に検索する方法もある。

【０００５】また、業務において個人が作成する仕様書
などのライフサイクル性のある資料に対して、各資料フ
ァイルの日付情報、資料ファイル内から抽出したキーワ
ードとを関連付けて管理し、仕様書などの資料作成過程
において、他の関連する資料ファイルを提示することも
できる機能を有している。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】ところで、ＩＳＯ９０
００では、その要求事項の１つとして、文書及び品質記
録の管理を要求している。従って、必要な文書及び品質
記録の作成スケジュールが立てられた後、その作成スケ
ジュールに従って確実に文書及び品質記録が作成される
よう管理されねばならない。特に、外部に発行する文書
データは、その発行に先立ち、権限を与えられた者がそ
の適切性について審査し、承認することや、容易に検索
できるような保管・維持・保管期限を定め、記録するこ
となどが規定されている。

【０００７】特開平８−２２４７０号公報に記載されて
いる技術は、過去に作成した資料とそれに関連する資料
が、キーワードや日付によって管理することができるこ
とと、関連する資料が検索できるため、新たな資料作成
に有効に活用できる点では有効である。

【０００８】しかし、ＩＳＯ９０００が要求している文
書及び品質記録の管理を行おうとした場合、プロジェク
トの進捗状況と、プロジェクト内のプロセス（１つのプ
ロジェクトは複数のプロセスから構成されている）のイ
ンプットとなる情報とプロセスの成果としてアウトプッ
トの情報を管理する必要があるが、上記従来技術におい
ては、プロジェクトのスケジュール管理とプロジェクト
のプロセスの成果物である文書管理とをそれぞれ独立し
て行なわざるを得ない。

【０００９】スケジュール管理と文書管理とを独立して
行った場合、それぞれの文書が作成途中であるのか、作
成終了済みであるのかが作成者しか分からず、プロジェ
クトの進捗状況が把握できないという問題がある。

【００１０】また、文書の時系列的な関係が把握できな
いという問題がある。さらに、文書の連鎖関係が把握で
きないという問題がある。

【００１１】本発明の目的は、プロジェクトのスケジュ
ール管理とプロジェクト内のプロセスで作成された文書
管理を効率的に実施し、プロジェクトの進捗状況、文書
の時系列的な関係、文書の連鎖関係を明瞭に把握するこ
とができる文書管理システムおよび文書管理用記憶媒体
を提供することである。

【００１２】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に本発明は、プロジェクトのスケジュール管理とプロジ
ェクト内の各プロセスで作成された文書とを連動させた
ものである。

【００１３】詳しくは、プロジェクト内の各プロセスの
開始日および終了日並びに各プロセスのインプット情報
とアウトプット情報とを記憶するスケジュール情報記憶
装置と、上記各プロセスのインプット情報およびアウト
プット情報となるプロセスによって作成される文書とそ
の作成状況を記録する文書記録装置と、作成される文書
の審査者や承認者などを記録する文書管理情報記録装置
と、文書の作成・審査・承認などを行う端末装置と、上
記スケジュール情報記憶装置の開始日・終了日と文書の
作成状況からアローダイアグラムに編集する手段とを設
け、プロジェクトの各プロセスにおいて作成すべき文書
が作成（審査・承認）されたかどうかを判断し、承認さ
れていた場合には、その文書の記憶位置の情報をアロー
ダイアグラムにリンク付けするようにしたものである。

【００１４】また、本発明の文書管理用記憶媒体は、上
記スケジュール情報記憶装置の開始日・終了日と文書の
作成状況からアローダイアグラムに編集する手段とを設
け、プロジェクトの各プロセスにおいて作成すべき文書
が作成（審査・承認）されたかどうかを判断し、承認さ
れていた場合には、その文書の記憶位置の情報をアロー
ダイアグラムにリンク付けする処理プログラムを格納し
たものである。

【００１５】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を用いて詳細に説明する。

【００１６】図１は、本発明を適用した文書管理システ
ムの実施形態を示すシステム構成図であり、文書管理情
報記録装置１１、文書記録装置１２、スケジュール情報
記録装置１３、文書記録情報アクセス手段１４、文書ア
クセス手段１５、スケジュール情報アクセス手段１６、
アローダイアグラム作成手段１７、端末制御手段１８、
複数の端末装置１９、コンピュータ２０によって構成さ
れている。

【００１７】文書管理情報記録装置１１は、プロジェク
ト内の各プロセスで作成されるべき文書の作成者や審査
者、保管期限などを記憶している。文書記録装置１２
は、プロジェクト内の各プロセスで作成された文書を格
納する。スケジュール情報記録装置１３は、プロジェク
ト内の各プロセスの開始日や終了日，そのプロセスに必
要なインプット情報および成果物（文書）は何かを記憶
している。

【００１８】文書記録情報アクセス手段１４は、文書管
理情報記録装置１１への登録、更新を行うコンピュータ
２０の機能であり、詳しくはプログラムによって構成さ
れている。文書アクセス手段１５は、文書記録装置１２
への文書の登録や更新処理を行うコンピュータ２０の機
能であり、詳しくはプログラムによって構成されてい
る。

【００１９】スケジュール情報アクセス手段１６は、ス
ケジュール情報記録装置１３へのスケジュールデータの
登録や変更を行うコンピュータ２０の機能であり、詳し
くはプログラムによって構成されている。アローダイア
グラム作成手段１７は、スケジュール情報記録装置１３
および文書記録装置１２の内容に基づきスケジュールお
よびその進捗状況をアローダイアグラムとして編集する
コンピュータ２０の機能であり、詳しくはプログラムに
よって構成されている。このアローダイアグラム作成処
理を行うプログラムは、フロッピーディスク、ＣＤ・Ｒ
ＯＭ、マスクＲＯＭ等の記憶媒体でユーザに提供される
ものである。また、ＣＤ・ＲＯＭ等の記憶媒体の代替手
段として、インタネット等のネットワークを介して有償
で提供することもある。

【００２０】端末制御手段１８は、複数の端末装置１９
を利用しているユーザを管理するコンピュータ２０の機
能であり、詳しくはプログラムによって構成されてい
る。

【００２１】端末装置１９は、文書の作成やスケジュー
ルデータの入力などにユーザが利用するものであり、具
体的には、ディスプレイなどの表示装置とキーボードや
マウスなどの入力装置で構成されるものである。

【００２２】図２は、スケジュール情報記録装置１３に
記憶されるデータの構成を示したものである。同図にお
いて、２１はスケジュール内のプロセスであり、１つの
プロジェクトに複数存在する。２２はプロセスを各作業
毎に分割したもので、本実施の形態ではサブプロセスと
呼ぶこととする。２３はサブプロセスの開始日であり、
２４はサブプロセスの終了日である。２５はサブプロセ
スを開始するにあたって必要な文書名（顧客要求仕様
書、見積り仕様書など）情報である。２６はサブプロセ
スの成果物として作成する文書名（見積り仕様書、受注
決定仕様書など）を格納する。

【００２３】本実施の形態では、サブプロセスで作成さ
れたアウトプット情報が、次のサブプロセスのインプッ
ト情報となっている例を説明する。

【００２４】図３は、文書記録装置１２に記憶される見
出しデータ部の構成を示したものである。同図におい
て、３１はこの文書記録装置１２に格納されている文書
名であり、３２はその文書の作成者である。３３はその
文書が現在どのような状況にあるのかを示すものであ
り、作成・審査・承認の行為がどこまで進行中であるの
か、作業完了であるかの情報を格納する。３４は実際に
文書が格納されている文書記録装置１２内のアドレスで
ある。

【００２５】図４は、文書管理情報記録装置１１に記憶
されるデータの構成を示したものである。同図におい
て、４１は文書名であり、スケジュール情報記録装置１
３のインプット情報２５またはアウトプット情報２６、
文書記録装置１２の文書名３１と関連付けされている。
４２はその文書の作成者、４３は審査者、４４は承認者
を示している。４５は保管する年数であり、４６はその
保管元である。４７は作成された文書の配布先である。

【００２６】次に、図５のフローチャートを用いて処理
の概要を説明する。

【００２７】まず、プロジェクトの開始にあたり、端末
装置１９よりプロジェクトのスケジュールをスケジュー
ル情報記録装置１３に格納する（ステップ５１）。次
に、スケジュール情報記録装置１３に登録したインプッ
ト情報２５、アウトプット情報２６の作成者４２や審査
者４３、承認者４４などを文書管理情報記録装置１１に
登録する（ステップ５２）。

【００２８】次に、スケジュール情報記録装置１３およ
び文書管理情報記録装置１２の内容を基に、作業を行い
文書を作成する。この時、作成者などのチェックは端末
装置１９を誰が使用しているかによって端末制御手段１
８でチェックし、文書アクセス手段１５において排他制
御を行うことで管理する（ステップ５３）。作業の進捗
状況は、文書記録装置１２の状況３３を更新していくこ
とにより判断する（ステップ５４）。アローダイアグラ
ム作成手段１７は、スケジュール情報記録装置１３およ
び文書記録装置１２の内容に基づいて、後述する図８や
図９のようなアローダイアグラムを作成する（ステップ
５５）。プロジェクトの期間中であればステップ５３か
らステップ５５を繰り返す。

【００２９】次に、図８で示すようなプロセスごとのア
ローダイアグラムの作成手順について、図６のフローチ
ャートに従って説明する。

【００３０】アローダイアグラム作成手段１７は、端末
装置１９からアローダイアグラムの作成命令を受ける
と、スケジュール情報アクセス手段１６を通じてスケジ
ュール情報記録装置１３の記憶内容を調べ、プロセス２
１毎に最も早い開始日２３を特定する（ステップ６
１）。同様に、プロセス２１毎に最も遅い終了日２４を
特定する（ステップ６２）。次に、文書アクセス手段１
５を通じて文書記録装置１２の内容を調べ、プロセス毎
のアウトプット情報のうち、最も進捗の遅れているもの
（文書名、作成者）を状況３３から特定する（ステップ
６３）。次に、ステップ６１・６２において特定した最
早開始日と最遅終了日を、アローダイアグラム作成手段
１７が保持しているフォーマット（図８）にプロットし
て表示する（ステップ６４）。

【００３１】次に、スケジュール情報記録装置１３から
プロセス毎にインプット情報２５を取得する（ステップ
６５）。そして、その取得したインプット情報２５が示
す文書が承認されているかどうかを文書記録装置１２の
状況３３でチェックする（ステップ６６）。さらに、承
認されている文書の文書格納アドレス３４を取得する。
本実施形態では、承認されたものを正式文書とみなし、
承認済みの文書のみの文書格納アドレスを取得すること
にしている（ステップ６７）。そして、ステップ６６お
よび６７で取得した情報（文書名３１、作成者３２）
を、ステップ６４でプロットしたアローダイアグラムの
開始日の位置に張り付ける（ステップ６８）。

【００３２】次に、インプット情報２５で示される文書
が全て承認済みかどうかをチェックする（ステップ６
９）。全て承認済みであれば、プロットの表示を変更す
る。本実施の形態では、プロットされているものを図８
に示すように太線Ａで塗り潰すように表示を変更してい
る（ステップ６１０）。この場合、色を変えるなどの表
示変更であっても構わない。

【００３３】ここで、アローダイアグラム上に張り付け
られた文書をマウスなどで選択したイメージは図８に示
す通りである。例えば、黒丸印で示す開始日の部分を選
択すると、そのプロセス（図８では、契約内容の確認プ
ロセス）でのインプット情報「顧客要求仕様書」、「見
積仕様書」、「見積調書」、「顧客打合せ議事録」、
「受注決定仕様書」、「仕様決定仕様書」が矩形枠Ｂ内
に表示され、さらに表示されたインプット情報の１つを
選択すると、その選択された文書が承認されていればリ
ンクつけされている文書格納アドレスを基に当該文書が
矩形枠Ｃに表示される。

【００３４】次に、プロセス毎にアウトプット情報２６
をスケジュール情報記録装置１３から取得する（ステッ
プ６１１）。そして、取得したアウトプット情報２６が
示す文書が承認されているかどうかを文書記録装置１２
に記憶されている状況３３でチェックする（ステップ６
１２）。そして、インプット情報２５の場合と同様に、
承認されている文書の文書格納アドレス３４を取得する
（ステップ６１３）。次に、ステップ６１１および６１
２で取得した情報を、ステップ６５でプロットしたアロ
ーダイアグラムの終了日の位置に張り付ける（ステップ
６１４）。

【００３５】この後、アウトプット情報２６が全て承認
済みかどうかをチェックする（ステップ６１５）。全て
承認済みであればプロットの表示を変更する。これは、
インプット情報２５の場合と同様である（ステップ６１
６）。

【００３６】次に、図７のフローチャートに従ってサブ
プロセスのアローダイアグラムの作成について説明す
る。

【００３７】まず、各サブプロセス毎に開始日２３をプ
ロットする（ステップ７１）。同様にサブプロセス毎の
終了日２４をプロットする（ステップ７２）。次に、サ
ブプロセスのインプット情報２５で示される文書が承認
済みであるかをスケジュール情報記録装置１３に記憶さ
れた状況３３でチェックする。インプット情報２５とし
ては既に述べたように、文書名が格納されているので、
その文書名を基に文書記録装置１２の文書名３１を検索
し、該当する文書名３１の状況３３を特定可能となって
いる（ステップ７３）。チェックの結果、承認済みの文
書であれば、開始日のプロット表示を太線に変更する
（ステップ７４）。次に、アウトプット情報２６で示さ
れる文書の進捗状況を取得する。これも、アウトプット
情報２６には文書名が格納されているので、その文書名
をキーとして文書記録装置１２の文書名３１を検索し、
その状況３３を取得する（ステップ７５）。

【００３８】次に、取得した状況３３が承認済みかどう
かをチェックする（ステップ７６）。承認済みであれ
ば、その文書の格納アドレス３４を取得する（ステップ
７７）。そして、取得した文書格納アドレス３４を終了
日のプロット部分に張り付ける（ステップ７８）。そし
て、承認済みであることを示すように、プロット部分の
表示を変更する（ステップ７９）。承認済みでない場合
には、どこまで作業が進んでいるのかを状況表示する
（ステップ７９）。

【００３９】サブプロセスのアローダイアグラムの例を
示したものが図９である。この図９は、図８の次画面に
相当する。

【００４０】図９の例では、サブプロセスの中で作成す
る文書毎の進捗状況を太線で表す例を示しているが、サ
ブプロセスで１つのアローダイアグラムとすることも当
然可能である。文書毎の進捗状況として表した場合、図
９に示すように文書が承認済みであれば、アローの終点
をマウスなどで選択することにより、アウトプット情報
で示される文書が「ＸＸシステム」，「御見積書」など
のように矩形枠Ｄ内に表示される。

【００４１】次に、文書管理情報記録装置１１の情報が
どのように利用されているのかを説明する。

【００４２】まず、プロジェクト開始前に、この文書管
理情報はスケジュール管理情報とともに登録されること
は既に述べた通りである。スケジュール情報のサブプロ
セスの開始日になると、文書の作成者４２に作成権限を
与える。文書の作成が完了したかを文書記録装置１２内
の状況３３により随時チェックし、作成完了の情報が作
成者から入力されたのを基に、審査者へ文書の審査命令
を送付する。次に、審査が終了した段階で、承認者へ承
認命令を送付する。審査者への審査命令や承認者への承
認命令は、従来から知られている電子メールやワークフ
ローの技術を用いることにより実現可能であり、審査結
果や承認結果の管理も同様であるため、本実施の形態で
は省略する。そして、保管期限４５や保管元４６に従っ
て保管する。また、配布先４７には作成した文書を配布
すべき場所が格納されているので、その情報を基に参照
権限を与えたり、電子メールで送信する。

【００４３】なお、アローダイアグラム中で、作成済み
で未承認の文書を識別できるように特定の色または太さ
の線で表示するようにしてもよい。また、文書相互の入
出力関係を点線等で明示するようにすれば、文書間の関
係を明瞭に把握することができる。

【００４４】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように本発明に
よれば、プロジェクトの進捗管理として利用するアロー
ダイアグラム上に、プロジェクトを構成する各プロセス
で作成した文書をリンク付けし、スケジュール管理と文
書管理とを連動させるようにしたため、プロセスの進行
状況の他に、どのプロセスにおいてどのような文書を作
成することを計画しているか、どのプロセスにおいてど
のような文書が作成されたのか、あるいは作成、審査、
承認状況を作成者意外の者でも時系列に、かつ明瞭に把
握することが可能になる。また、文書の連鎖関係も明瞭
に把握することが可能になる。さらに、作成済みの最新
版の文書を一元的に管理することが可能になる。

【００４５】また、アローダイアグラム内において、作
成された文書を直接表示することができるため、過去に
作成した文書が必要となった場合でも、作成日付やキー
ワードでの検索をすることなく、アローダイアグラムか
ら必要な文書を直接入手することが可能となるなどの効
果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を適用した文書管理システムの実施の形
態を示すシステム構成図である。

【図２】スケジュール情報記録装置に格納されるデータ
の構成図である。

【図３】文書記憶装置に格納される見出しデータの構成
図である。

【図４】文書管理情報記録装置に格納されるデータの構
成図である。

【図５】文書管理処理の概要を示すフローチャートであ
る。

【図６】プロセスのアローダイアグラム作成手順を示す
フローチャートである。

【図７】サブプロセスのアローダイアグラム作成手順を
示すフローチャートである。

【図８】プロセスのアローダイアグラムの例を示す図で
ある。

【図９】サブプロセスのアローダイアグラムの例を示す
図である。

【符号の説明】

１１…文書管理情報記録装置、１２…文書記録装置、１
３…スケジュール情報記録装置、１４…文書記録情報ア
クセス手段、１５…文書アクセス手段、１６…スケジュ
ール情報アクセス手段、１７…アローダイアグラム作成
手段、１８…端末制御手段、１９…端末装置。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 プロジェクト内の各プロセスの開始日お
   よび終了日並びに各プロセスのインプット情報とアウト
   プット情報を記憶するスケジュール情報記録装置と、前
   記インプット情報およびアウトプット情報となる文書と
   その作成状況を記録する文書記録装置と、作成される文
   書について少なくとも審査者および承認者を記録する文
   書管理情報記録装置と、文書の作成，審査，承認などの
   操作を行う端末装置と、前記スケジュール情報記録装置
   に記憶されたプロセスの開始日および終了日と前記文書
   記録装置に記憶された文書の作成状況の情報とに基づ
   き、各プロセスのアローダイアグラムを作成したうえ、
   プロジェクトの各プロセスにおいて作成すべき文書につ
   いて審査、承認済みかどうかを判断し、審査、承認済み
   であれば、その文書の前記文書記録装置上の記憶位置の
   情報を当該プロセスのアローダイアグラム上の開始日ま
   たは終了日の位置にリンク付けするアローダイアグラム
   作成手段とを備えることを特徴とする文書管理システ
   ム。
2. 【請求項２】 アローダイアグラム作成手段は、各プロ
   セスにおいて作成すべき文書の全てが審査、承認済みで
   あれば、その旨を予め定めた形式でアローダイアグラム
   中に表示することを特徴とする請求項１記載の文書管理
   システム。
3. 【請求項３】 プロジェクト内の各プロセスの開始日お
   よび終了日並びに各プロセスのインプット情報とアウト
   プット情報を記憶するスケジュール情報記録装置と、前
   記インプット情報およびアウトプット情報となる文書と
   その作成状況を記録する文書記録装置と、作成される文
   書について少なくとも審査者および承認者を記録する文
   書管理情報記録装置と、文書の作成，審査，承認などの
   操作を行う端末装置とを備えた文書管理システムに使用
   する文書管理用記憶媒体であって、 前記スケジュール情報記録装置に記憶されたプロセスの
   開始日および終了日と前記文書記録装置に記憶された文
   書の作成状況の情報とに基づき、各プロセスのアローダ
   イアグラムを作成したうえ、プロジェクトの各プロセス
   において作成すべき文書について審査、承認済みかどう
   かを判断し、審査、承認済みであれば、その文書の前記
   文書記録装置上の記憶位置の情報を当該プロセスのアロ
   ーダイアグラム上の開始日または終了日の位置にリンク
   付けするアローダイアグラム作成プログラムを格納した
   ことを特徴とする文書管理用記憶媒体。