JPH10187508A5 - - Google Patents

Description

【発明の名称】電子ファイリング方法及び装置

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書等のファイルの記憶（または登録）時に、ファイルの記憶先や分類等の属性を示す属性情報を管理識別情報（以下「管理ＩＤ」という）と共にデータベース化し、この属性情報に基づいて文書ファイルを検索する電子ファイリング方法及び装置に関する。

【０００４】
本発明は、上記従来技術の問題を解決するためになされたものであり、その目的は、ファイル検索処理の正確性を確保しつつファイルの改廃等の処理のレスポンスを向上することができる電子ファイリング方法及び装置を提供することにある。

【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために本発明は、ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースを管理する電子ファイリング方法において、前記ファイルが削除された場合に、前記第２のデータベースから該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する削除工程と、前記削除工程で削除された管理識別情報を記憶手段に記憶する記憶工程とを有することを特徴とする。

【０００６】
同じ目的を達成するため本発明は、ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング方法において、前記ファイルが削除された場合に該ファイルの管理識別情報を記憶手段に記憶する記憶工程と、キーワードを入力する入力工程と、前記第１のデータベースから、前記入力工程で入力されたキーワードに対応する管理識別情報を取得する管理識別情報取得工程と、前記管理識別情報取得工程で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記第２のデータベースから該管理識別情報に対応する属性情報を取得する属性情報取得工程とを有することを特徴とする。

【０００７】
同じ目的を達成するため本発明は、ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング装置であって、前記ファイルが削除された場合に、前記第２のデータベースから該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する削除手段と、前記削除手段で削除された管理識別情報を記憶する記憶手段とを有することを特徴とする。

【０００８】
同じ目的を達成するため本発明は、ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング装置であって、前記ファイルが削除された場合に該ファイルの管理識別情報を記憶する記憶手段と、キーワードを入力する入力手段と、前記第１のデータベースから、前記入力手段で入力されたキーワードに対応する管理識別情報を取得する管理識別情報取得手段と、前記管理識別情報取得手段で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記第２のデータベースから該管理識別情報に対応する属性情報を取得する属性情報取得手段とを有することを特徴とする。

【０１０３】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、ファイル検索処理の正確性を確保しつつファイルの改廃等の処理のレスポンスを向上することができる。

【０１０４】
また、ファイル検索の正確性を確保しつつファイル削除処理のレスポンスを向上することができる。

【０１０５】
また、例えば不要なファイルの管理識別情報を、処理に余裕のあるときに一括して削除すれば、ファイルの改廃処理の実質的負荷を軽減することができる。

【０１０６】
また、ファイル検索の正確性を確保しつつファイルの複写処理を可能にすると共に、複写したファイルの削除処理のレスポンスを一層向上することができる。

【０１１０】
また、削除した重複登録に係るファイルを容易に復元することができる。

【０１１１】
また、一旦削除したファイルを容易に復元することができる。

Claims (16)

1. ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースを管理する電子ファイリング方法において、
   前記ファイルが削除された場合に、前記第２のデータベースから該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する削除工程と、
   前記削除工程で削除された管理識別情報を記憶手段に記憶する記憶工程とを有することを特徴とする電子ファイリング方法。
2. 前記記憶工程によって記憶された管理識別情報を前記第１のデータベースから所定時に一括して削除する一括削除工程を有することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング方法。
3. キーワードを入力する入力工程と、前記第 1 のデータベースから、前記入力工程で入力されたキーワードに対応する管理識別情報を取得する管理識別情報取得工程と、前記管理識別情報取得工程で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記第２のデータベースから該管理識別情報に対応する属性情報を取得する属性情報取得工程とを更に有することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング方法。
4. 前記属性情報取得工程は、前記管理識別情報取得工程で取得した管理識別情報が前記記憶工程で記憶されている場合には、前記属性情報を取得しないことを特徴とする請求項３記載の電子ファイリング方法。
5. 複写するファイルを指定する複写ファイル指定工程と、前記複写ファイル指定工程において指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に、該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別情報を対応付けて前記第２のデータベースに追加する追加工程と、前記追加工程において追加された管理識別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重複度数記憶工程とを更に備え、前記削除工程は、前記ファイルが削除された場合に前記重複度数記憶工程において記憶される該ファイルの管理識別情報の重複度数が重複を示さない場合は該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する一方、重複を示す場合は該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除せずに、該重複度数を減算することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング方法。
6. ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング方法において、
   前記ファイルが削除された場合に該ファイルの管理識別情報を記憶手段に記憶する記憶工程と、
   キーワードを入力する入力工程と、
   前記第１のデータベースから、前記入力工程で入力されたキーワードに対応する管理識別情報を取得する管理識別情報取得工程と、
   前記管理識別情報取得工程で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記第２のデータベースから該管理識別情報に対応する属性情報を取得する属性情報取得工程とを有することを特徴とする電子ファイリング方法。
7. 復元するファイルの管理識別情報を指定する復元ファイル指定工程と、前記復元ファイル指定工程において指定された管理識別情報が前記記憶手段に記憶されている場合、該管理識別情報を該記憶手段から削除することを特徴とする請求項６記載の電子ファイリング方法。
8. 複写するファイルを指定する複写ファイル指定工程と、前記複写ファイル指定工程において指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に、該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別情報を対応付けて前記 第２のデータベースに追加する追加工程と、前記追加工程において追加された管理識別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重複度数記憶工程とを更に備え、前記復元ファイル指定工程において指定された管理識別情報が、前記重複度数記憶工程において記憶された管理識別情報に含まれているときは、該登録された管理識別情報の重複度数を加算することを特徴とする請求項７記載の電子ファイリング方法。
9. ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング装置であって、
   前記ファイルが削除された場合に、前記第２のデータベースから該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する削除手段と、
   前記削除手段で削除された管理識別情報を記憶する記憶手段とを有することを特徴とする電子ファイリング装置。
10. 前記記憶手段に記憶された管理識別情報を前記第１のデータベースから所定時に一括して削除する一括削除手段を有することを特徴とする請求項９記載の電子ファイリング装置。
11. キーワードを入力する入力手段と、前記第 1 のデータベースから、前記入力手段で入力されたキーワードに対応する管理識別情報を取得する管理識別情報取得手段と、前記管理識別情報取得手段で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記第２のデータベースから該管理識別情報に対応する属性情報を取得する属性情報取得手段とを更に有することを特徴とする請求項９記載の電子ファイリング装置。
12. 前記属性情報取得手段は、前記管理識別情報取得手段で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されている場合には、前記属性情報を取得しないことを特徴とする請求項１１記載の電子ファイリング装置。
13. 複写するファイルを指定する複写ファイル指定手段と、前記複写ファイル指定手段において指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に、該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別情報を対応付けて前記第２のデータベースに追加する追加手段と、前記追加手段において追加された管理識別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重複度数記憶手段とを更に備え、前記削除手段は、前記ファイルが削除された場合に前記重複度数記憶手段において記憶される該ファイルの管理識別情報の重複度数が重複を示さない場合は該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除する一方、重複を示す場合は該ファイルの管理識別情報及び該ファイルの属性情報を削除せずに、該重複度数を減算することを特徴とする請求項９記載の電子ファイリング装置。
14. ファイルに関連するキーワードと前記ファイルを識別する管理識別情報とを対応付けて格納する第１のデータベースと、前記ファイルを識別する管理識別情報と前記ファイルの属性を示す属性情報とを対応付けて格納する第２のデータベースとを管理する電子ファイリング装置であって、
    前記ファイルが削除された場合に該ファイルの管理識別情報を記憶する記憶手段と、
    キーワードを入力する入力手段と、
    前記第１のデータベースから、前記入力手段で入力されたキーワードに対応する管理識別情報を取得する管理識別情報取得手段と、
    前記管理識別情報取得手段で取得した管理識別情報が前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記第２のデータベースから該管理識別情報に対応する属性情報を取得する属性情報取得手段とを有することを特徴とする電子ファイリング装置。
15. 復元するファイルの管理識別情報を指定する復元ファイル指定手段と、前記復元ファイル指定手段において指定された管理識別情報が前記記憶手段に記憶されている場合、該管理識別情報を該記憶手段から削除することを特徴とする請求項１４記載の電子ファイリング装置。
16. 複写するファイルを指定する複写ファイル指定手段と、前記複写ファイル指定手段において指定されたファイルに新たな属性情報を付与すると共に、該新たな属性情報に該指定されたファイルの管理識別情報と同一の管理識別情報を対応付けて前記第２のデータベースに追加する追加手段と、前記追加手段において追加された管理識別情報の前記第２のデータベースにおける登録の重複度数を記憶する重複度数記憶手段とを更に備え、前記復元ファイル指定手段において指定された管理識別情報が、前記重複度数記憶手段において記憶された管理識別情報に含まれているときは、該登録された管理識別情報の重複度数を加算することを特徴とする請求項１５記載の電子ファイリング装置。