JPH10187516A - 電子ファイリング方法及び装置並びに記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ファイル検索処理のレスポンスを向上するこ
とができる電子ファイリング方法及び装置並びに記憶媒
体を提供する。 【解決手段】 ファイル登録時にはボリューム名等のイ
ニシャライズ情報をＲＡＭ３にロードしておき、ファイ
ル検索時には、管理ＩＤに対応するボリュームＩＤ、パ
スＩＤ等を格納部６内の管理データベース３１から取得
する（ステップＳ７０４）。次いで、格納部６とＲＡＭ
３との間でイニシャライズ情報の整合を図った後（ステ
ップＳ７０５）、ＲＡＭ３内の属性情報データベース３
２をアクセスすることにより、上記取得したボリューム
ＩＤをボリューム名に、パスＩＤをパス名に変換する
（ステップＳ７０６）。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書等のファイル
の記憶（または登録）時に、ファイルの記憶先や分類等
の属性を示す属性情報を管理識別情報（以下「管理Ｉ
Ｄ」という）と共にデータベース化し、この属性情報に
基づいて文書ファイルを検索する電子ファイリング方法
及び装置並びに記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】文書等のファイルを外部記憶媒体等に記
憶する際、ディスク名あるいはボリューム名、パス名、
ディレクトリ等のファイルの記憶先や分類を表す属性情
報と、該属性情報に対応する管理ＩＤにより管理データ
ベースを作成し、ハードディスク等のメモリにこの管理
データベースを格納するようにした電子ファイリング装
置が従来より知られている。この装置ではさらに、ファ
イル中のキーワードを自動的に切り出し、該切り出した
キーワードをファイルの管理ＩＤに対応させ、あるキー
ワードを含むファイルの管理ＩＤが容易に判るようにし
ている。ファイルの検索時には、キーワードを手掛かり
に管理ＩＤを知り、この管理ＩＤを基に上記管理データ
ベースから属性情報を取得する。これにより、所望のフ
ァイルを検索することができる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の電子ファイリング装置では、属性情報を上記管理デ
ータベースに文字列として直接登録していたので、上記
データベースのレコード長が長くなり、利用効率が悪い
という欠点があった。この欠点を解決すべく、上記管理
データベース中においては属性情報をＩＤコード（識別
情報）に置き換えると共に、同一のＩＤコードに同一の
属性情報を対応させた属性情報データベースを別途格納
する手法も既に知られている。この手法によれば、管理
データベース自体は簡素化されるためそのアクセス性は
向上するが、属性情報データベースにより属性情報のＩ
Ｄコードを文字列に変換する工程が別途必要となる。さ
らに、変換された文字列が登録済の文字列であるか否か
をチェックする工程も必要となる。従って、結果的には
属性情報データベースを頻繁にアクセスする必要が生
じ、ファイル検索処理のレスポンスを改善することがで
きないという問題があった。

【０００４】本発明は上記従来技術の問題を解決するた
めになされたものであり、その目的は、ファイル検索処
理のレスポンスを向上することができる電子ファイリン
グ方法及び装置並びに記憶媒体を提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明の請求項１の電子ファイリング方法は、ファイ
ルの記憶時に、該ファイルの属性を示す属性情報と管理
識別情報とを対応付け、ファイルの検索時に、前記属性
情報に基づき文書ファイルを検索する電子ファイリング
方法において、ファイルの記憶先を示す記憶先情報と該
記憶先情報に対応する記憶先識別情報との第１のデータ
ベースを作成すると共に、前記記憶先識別情報と前記記
憶先識別情報に対応する管理識別情報との第２のデータ
ベースを作成し、該作成された第１のデータベース及び
第２のデータベースをそれぞれ第１のメモリに格納する
格納工程と、前記第１のメモリに格納された第１のデー
タベースをランダムアクセス可能な第２のメモリにロー
ドするデータベースロード工程と、管理識別情報を特定
する管理識別情報特定工程と、該管理識別情報特定工程
において特定された管理識別情報に対応する記憶先識別
情報を前記第１のメモリに格納された第２のデータベー
スから取得する記憶先識別情報取得工程と、該記憶先識
別情報取得工程において取得された記憶先識別情報に対
応する記憶先情報を前記第２のメモリにロードされた第
２のデータベースから取得する記憶先情報取得工程とを
含むことを特徴とする。

【０００６】同じ目的を達成するため本発明の請求項２
の電子ファイリング方法は、上記請求項１記載の構成に
おいて、前記第１のメモリに度数情報を格納すると共
に、前記格納工程において前記第１のメモリに格納され
た第１のデータベースに新たな記憶先情報及び記憶先識
別情報が追加される度に前記度数情報をカウントアップ
するカウントアップ工程と、前記データベースロード工
程において前記第１のデータベースがロードされるのに
伴い前記度数情報を前記第２のメモリにロードする度数
情報ロード工程と、前記第１のメモリに格納された度数
情報と前記第２のメモリにロードされた度数情報とに基
づいて前記第１のメモリに格納された第１のデータベー
スと前記第２のメモリにロードされた第１のデータベー
スとの整合を図る整合工程とを含むことを特徴とする。

【０００７】同じ目的を達成するため本発明の請求項３
の電子ファイリング方法は、上記請求項２記載の構成に
おいて、前記整合工程は、前記第２のメモリにロードさ
れた度数情報の前記第１のメモリに格納された度数情報
に対する不足分に対応する記憶先情報及び記憶先識別情
報を前記第１のメモリに格納された第１のデータベース
から前記第２のメモリにロードし、該ロードした記憶先
情報及び記憶先識別情報を前記第２のメモリにロードさ
れた第１のデータベースに追加すると共に、前記第２の
メモリにロードされた度数情報が前記第１のメモリに格
納された度数情報と同一となるように、前記第２のメモ
リにロードされた度数情報をカウントアップすることを
特徴とする。

【０００８】同じ目的を達成するため本発明の請求項４
の電子ファイリング方法は、上記請求項１〜３のいずれ
か１項に記載の構成において、前記記憶先情報は、前記
ファイルのボリューム名及びパス名の少なくとも一方で
あることを特徴とする。

【０００９】同じ目的を達成するため本発明の請求項５
の電子ファイリング方法は、上記請求項１〜４のいずれ
か１項に記載の構成において、ファイルの記憶時に、該
ファイル中のキーワードを切り出し、該切り出したキー
ワードに前記管理識別情報を対応させる対応工程を含
み、前記管理識別情報特定工程は、キーワードを指定
し、該指定したキーワードに対応する管理識別情報を特
定することを特徴とする。

【００１０】同じ目的を達成するため本発明の請求項６
の電子ファイリング装置は、ファイルの記憶時に、該フ
ァイルの属性を示す属性情報と管理識別情報とを対応付
け、ファイルの検索時に、前記属性情報に基づき文書フ
ァイルを検索する電子ファイリング装置において、ファ
イルの記憶先を示す記憶先情報と該記憶先情報に対応す
る記憶先識別情報との第１のデータベースを作成すると
共に、前記記憶先識別情報と前記記憶先識別情報に対応
する管理識別情報との第２のデータベースを作成し、該
作成された第１のデータベース及び第２のデータベース
をそれぞれ第１のメモリに格納する格納手段と、前記第
１のメモリに格納された第１のデータベースをランダム
アクセス可能な第２のメモリにロードするデータベース
ロード手段と、管理識別情報を特定する管理識別情報特
定手段と、該管理識別情報特定手段により特定された管
理識別情報に対応する記憶先識別情報を前記第１のメモ
リに格納された第２のデータベースから取得する記憶先
識別情報取得手段と、該記憶先識別情報取得手段により
取得された記憶先識別情報に対応する記憶先情報を前記
第２のメモリにロードされた第２のデータベースから取
得する記憶先情報取得手段とを備えたことを特徴とす
る。

【００１１】同じ目的を達成するため本発明の請求項７
の電子ファイリング装置は、上記請求項６記載の構成に
おいて、前記第１のメモリに度数情報を格納すると共
に、前記格納手段により前記第１のメモリに格納された
第１のデータベースに新たな記憶先情報及び記憶先識別
情報が追加される度に前記度数情報をカウントアップす
るカウントアップ手段と、前記データベースロード手段
により前記第１のデータベースがロードされるのに伴い
前記度数情報を前記第２のメモリにロードする度数情報
ロード手段と、前記第１のメモリに格納された度数情報
と前記第２のメモリにロードされた度数情報とに基づい
て前記第１のメモリに格納された第１のデータベースと
前記第２のメモリにロードされた第１のデータベースと
の整合を図る整合手段とを備えたことを特徴とする。

【００１２】同じ目的を達成するため本発明の請求項８
の電子ファイリング装置は、上記請求項７記載の構成に
おいて、前記整合手段は、前記第２のメモリにロードさ
れた度数情報の前記第１のメモリに格納された度数情報
に対する不足分に対応する記憶先情報及び記憶先識別情
報を前記第１のメモリに格納された第１のデータベース
から前記第２のメモリにロードし、該ロードした記憶先
情報及び記憶先識別情報を前記第２のメモリにロードさ
れた第１のデータベースに追加すると共に、前記第２の
メモリにロードされた度数情報が前記第１のメモリに格
納された度数情報と同一となるように、前記第２のメモ
リにロードされた度数情報をカウントアップすることを
特徴とする。

【００１３】同じ目的を達成するため本発明の請求項９
の電子ファイリング装置は、上記請求項６〜８のいずれ
か１項に記載の構成において、前記記憶先情報は、前記
ファイルのボリューム名及びパス名の少なくとも一方で
あることを特徴とする。

【００１４】同じ目的を達成するため本発明の請求項１
０の電子ファイリング装置は、上記請求項６〜９のいず
れか１項に記載の構成において、ファイルの記憶時に、
該ファイル中のキーワードを切り出し、該切り出したキ
ーワードに前記管理識別情報を対応させる対応手段を備
え、前記管理識別情報特定手段は、キーワードを指定
し、該指定したキーワードに対応する管理識別情報を特
定することを特徴とする。

【００１５】同じ目的を達成するため本発明の請求項１
１の記憶媒体は、ファイルの記憶時に、該ファイルの属
性を示す属性情報と管理識別情報とを対応付け、ファイ
ルの検索時に、前記属性情報に基づき文書ファイルを検
索する電子ファイリング装置を制御するプログラムを格
納する記憶媒体において、ファイルの記憶先を示す記憶
先情報と該記憶先情報に対応する記憶先識別情報との第
１のデータベースを作成すると共に、前記記憶先識別情
報と前記記憶先識別情報に対応する管理識別情報との第
２のデータベースを作成し、該作成された第１のデータ
ベース及び第２のデータベースをそれぞれ第１のメモリ
に格納する格納モジュールと、前記第１のメモリに格納
された第１のデータベースをランダムアクセス可能な第
２のメモリにロードするデータベースロードモジュール
と、管理識別情報を特定する管理識別情報特定モジュー
ルと、該管理識別情報特定モジュールにより特定された
管理識別情報に対応する記憶先識別情報を前記第１のメ
モリに格納された第２のデータベースから取得する記憶
先識別情報取得モジュールと、該記憶先識別情報取得モ
ジュールにより取得された記憶先識別情報に対応する記
憶先情報を前記第２のメモリにロードされた第２のデー
タベースから取得する記憶先情報取得モジュールとを有
するプログラムを格納したことを特徴とする。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。

【００１７】図１は、本発明の実施の一形態に係る電子
ファイリング装置の全体構成を示すブロック図である。

【００１８】本電子ファイリング装置は、ＣＰＵ１、Ｒ
ＯＭ２、ＲＡＭ３（第２のメモリ）、単漢字辞書部４、
かな漢字辞書部５、外部記憶装置７、キーボードバッフ
ァ８、文書バッファ１０、カーソルレジスタ１２及びビ
デオバッファ１３がコントロールバス１６、データバス
１７及びアドレスバス１８で互いに接続されて構成され
ている。また、キーボードバッファ８にはキーボード９
が接続され、文書バッファ１０にはデータベースバッフ
ァ１１が接続されている。さらに、ビデオバッファ１３
にはＤ／Ａコンバータ（ＲＡＭＤＡＣ）１４を介してＣ
ＲＴ（ディスプレイ）１５が接続されている。

【００１９】本電子ファイリング装置には、コントロー
ルバス１６、データバス１７及びアドレスバス１８を介
して外部コンピュータの格納部６（第１のメモリ）が接
続されている。

【００２０】ＣＰＵ１は、電子ファイリング処理のため
の各種演算、論理判断等を実行し、本電子ファイリング
装置の構成要素の動作を制御する。その際、ＣＰＵ１
は、制御対象となる各構成要素にコントロールバス信号
をコントロールバス１６を介して送信する。また、ＣＰ
Ｕ１のメモリ内における各構成要素の対応アドレスを指
定するための信号をアドレスバス１８を介して各構成要
素に送信する。データバス１７は、各構成要素相互のデ
ータの送受信に用いられる。

【００２１】ＲＯＭ２は、読み出し専用の固定メモリで
あり、ＣＰＵ１が実行するための制御プログラムを格納
している。ＲＡＭ３は、ランダムアクセスが可能なメモ
リであり、後述するイニシャライズ情報等を記憶する。
単漢字辞書部４は、漢字を入力する際に部首、画数、単
漢字を指定するのに用いられる。かな漢字辞書部５は、
かな漢字変換を行う際に用いられる。

【００２２】外部記憶装置７は、フロッピディスクを挿
入可能なように構成されており、文書データ等のファイ
ルをフロッピディスクに記憶させる。キーボード９は、
ユーザが各種指示を入力するのに用いられる。キーボー
ドバッファ８は、キーボード９から送信されるスキャン
コードを一時的に蓄えるためのメモリである。文書バッ
ファ１０は、後述するファイル登録処理においてテキス
トデータを一時的に蓄え、データベースバッファ１１
は、同処理において後述する各種データベースを一時的
に蓄える。

【００２３】カーソルレジスタ１２は、ＣＲＴ１５の表
示画面におけるカーソルのアドレスを保持し、その内容
はＣＰＵ１によって読み書きされる。ビデオバッファ１
３は、文書バッファ１０内の文字コードがビット展開さ
れることにより得られるＣＲＴ１５の一画面分の画素デ
ータを蓄える。Ｄ／Ａコンバータ１４は、ビデオバッフ
ァ１３に蓄えられたデジタル符号の画素データをアナロ
グデータに変換する。ＣＲＴ１５はこのアナログデータ
に変換された画素データを可視表示する。またＣＲＴ１
５は、カーソルレジスタ１２からカーソルのアドレスを
入力し、これに対応する位置にカーソルを表示する。

【００２４】格納部６は、本電子ファイリング装置と通
信可能な外部コンピュータに備えられ、ハードディスク
等で構成される。格納部６は、後述する各種データベー
スをデータベースフォーマットで格納すると共に、必要
に応じてＲＡＭ３にデータベースを送信する。なお、格
納部６には、本電子ファイリング装置と同様の構成の装
置が複数接続されていてもよく、その場合には、格納部
６がいわゆるサーバ、本電子ファイリング装置等がいわ
ゆるクライアントという関係になる。

【００２５】かかる構成において、ファイリング処理時
は、キーボード９からの指示により、インタラプト信号
がキーボードバッファ８からＣＰＵ１に送信され、ＣＰ
Ｕ１はＲＯＭ２内の各種制御信号を読み出し、これらの
制御信号に従って各種の制御を実行する。

【００２６】以下に、図２〜図４を用いて、格納部６に
格納されるデータベース及び該データベースの転送につ
いて説明する。

【００２７】図２は、本実施の形態において格納部６に
格納されるデータベースを示す概念図である。

【００２８】本実施の形態で用いるデータベースには、
同図（ａ）に示すキーワードデータベース３０、同図
（ｂ）に示す管理データベース３１（第２のデータベー
ス）、同図（ｃ）に示す属性情報データベース３２（第
１のデータベース）及び同図（ｄ）に示す属性情報更新
データ３５がある。また、属性情報データベース３２に
は、ボリューム名データベース３３及びパス名データベ
ース３４があり、属性情報更新データ３５には、ボリュ
ーム更新度数３６及びパス更新度数３７がある。

【００２９】キーワードデータベース３０は、公知の手
法によりファイル中から自動的に切り出したキーワード
をデータベース化したものであり、キーワードと管理Ｉ
Ｄのリストによるインデックスである。管理ＩＤは、登
録したファイルを特定するための情報であり、ファイル
登録時に各ファイルに付与される。キーワードデータベ
ース３０では、同図に示すように、各キーワード（「キ
ャノン」等）を含むファイルの管理ＩＤが全て（Ｎｏ
１、３、８、５０等）が対応するように、同一レコード
に記憶されている。キーワードデータベース３０はファ
イル登録時に作成または更新され、ファイル検索時には
キーワードから管理ＩＤを得るために用いられる。

【００３０】管理データベース３１は、管理ＩＤに対
し、文書ＩＤ、ファイルＩＤ、ボリュームＩＤ、パスＩ
Ｄ、ファイル名等の属性情報をデータベース化したもの
である。ここでボリュームＩＤ及びパスＩＤは、ファイ
ルの記憶先を示す記憶先識別情報（以下「記憶先ＩＤ」
という）である。ボリュームＩＤはボリューム名、すな
わちファイルの記憶先のディスクを特定するための情報
であり、パスＩＤは階層ファイルシステムにおけるリス
ティング、すなわちファイルの記憶先のディレクトリや
フォルダ等を特定するための情報である。管理データベ
ース３１では、例えば管理ＩＤ「２」に対し、文書ＩＤ
が「１」、ファイルＩＤが「２」、ボリュームＩＤが
「１」、パスＩＤが「２」等というように同一レコード
において対応している。この管理データベース３１は、
ファイルの登録時に作成または更新され、ファイルの検
索時には管理ＩＤからボリュームＩＤやパスＩＤ等を得
るために用いられる。

【００３１】属性情報データベース３２において、ボリ
ューム名データベース３３は、ボリューム名とボリュー
ムＩＤとをデータベース化したものであり、パス名デー
タベース３４はパス名とパスＩＤとをデータベース化し
たものである。これらのデータベースは上記管理データ
ベース３１とは別個に設けられ、ボリューム名及びパス
名は管理データベース３１に記憶される代わりに属性情
報データベース３２内に記憶されることになる。これに
よって管理データベース３１のレコード長が短縮され、
管理データベース３１の利用効率を向上することができ
るという利点がある。ボリューム名データベース３３は
ファイルの登録時に作成または更新され、ボリュームＩ
Ｄからボリューム名を得るために用いられる。パス名デ
ータベース３４はファイルの登録時に作成または更新さ
れ、パスＩＤからパス名を得るために用いられる。

【００３２】属性情報更新データ３５は、ＣＰＵ１に設
けられた不図示のカウンタのカウント情報であり、属性
情報更新データ３５において、ボリューム更新度数３６
はボリューム名データベース３３の更新度数（採番）を
特定し、パス更新度数３７はパス名データベース３４の
更新度数を特定するために用いられる。具体的には、ボ
リューム更新度数３６（またはパス更新度数３７）はフ
ァイル未登録時には「０」にセットしておき、ファイル
の追加登録により属性情報データベース３２にボリュー
ム名（またはパス名）が新たに追加されると、その度に
ボリューム更新度数３６（またはパス更新度数３７）を
「１」ずつカウントアップする。なお、後述するイニシ
ャライズ情報整合化処理を簡素化するために、ファイル
の抹消があっても属性情報更新データ３５の更新度数は
カウントダウンせず、欠番が発生しないようにする。

【００３３】格納部６に格納されたデータベースのう
ち、属性情報データベース３２及び属性情報更新データ
３５（以下これらの情報を「イニシャライズ情報」とい
う）は、後述するようにＲＡＭ３にロードされ、ファイ
ル検索処理に供される。

【００３４】図３は、格納部６内のイニシャライズ情報
が本電子ファイリング装置のＲＡＭ３にロードされる場
合の概念を示す図である。同図中、「クライアントＡ」
とは本電子ファイリング装置のことである。なお、同図
中、図１と同一の構成要素には同一の符号が付してあ
る。

【００３５】格納部６に格納されたデータベースのう
ち、属性情報データベース３２及び属性情報更新データ
３５は、イニシャライズ処理の際にＲＡＭ３にロードさ
れる。このイニシャライズ処理は、本電子ファイリング
装置のアプリケーションが格納部６をアクセスするとき
に１度だけ実行される。なお、他のクライアントについ
ても同様である。

【００３６】図４は、ＲＡＭ３内のイニシャライズ情報
と格納部６内との間のイニシャライズ情報の不整合状態
を示す概念図である。同図中、クライアントＢは本電子
ファイリング装置以外の電子ファイリング装置である。
なお、同図中、図１と同一の構成要素には同一の符号が
付してある。

【００３７】ＲＡＭ３にイニシャライズ情報がロードさ
れた直後は、ＲＡＭ３内のイニシャライズ情報と格納部
６内のイニシャライズ情報とは一致している。しかしな
がら、ファイルの登録は他のクライアントによってもな
されるため、例えばクライアントＢによってファイルが
新規に登録されたときに、属性情報データベース３２に
新たなボリューム名等が追加される場合がある。この場
合は属性情報更新データ３５の更新度数もカウントアッ
プされると共に、クライアントＢは独自にイニシャライ
ズ情報をロードするため、クライアントＢと格納部６と
のイニシャライズ情報の整合は採れる。ところが、クラ
イアントＡのイニシャライズ情報は格納部６のイニシャ
ライズ情報よりも古いものとなってしまう。ファイルの
登録及び検索処理の効率を向上させる上で、この問題の
解決も考慮する必要がある。

【００３８】以下に、ファイルの登録及び検索処理を図
５〜図７を用いて説明する。

【００３９】図５は、本実施の形態に係る電子ファイリ
ング装置によるファイル登録処理のフローチャートを示
す図である。本処理はＣＰＵ１により実行される。

【００４０】まず、キーボード９からの入力によりトラ
ンザクションの開始を宣言することにより、他のクライ
アントのアプリケーションが同一のデータベースをアク
セスすることを禁止する（ステップＳ５０１）。従って
以下の処理は、１つのクライアント（本電子ファイリン
グ装置）のアプリケーションのみがデータベースをアク
セスする場合の手順である。

【００４１】次いで、ＲＡＭ３と格納部６とのイニシャ
ライズ情報の整合性を、後述する図６の処理により図り
（ステップＳ５０２）、当該登録処理に係るファイルの
ボリューム名及びパス名がＲＡＭ３内の属性情報データ
ベース３２に既に登録されているか否かを判別する（ス
テップＳ５０３）。この判別では、格納部６ではなくラ
ンダムアクセス可能なＲＡＭ３をアクセスすれば足りる
ので、処理のレスポンスは確実に向上する。１回の処理
で登録するファイル名の数が増えれば増えるほど、その
効果は大きくなる。

【００４２】前記ステップＳ５０３の判別の結果、当該
登録処理に係るファイルのボリューム名及びパス名がＲ
ＡＭ３内の属性情報データベース３２に既に登録されて
いる場合は、直ちにステップＳ５０５に進む一方、当該
登録処理に係るファイルのボリューム名及びパス名のい
ずれかがＲＡＭ３内の属性情報データベース３２に未だ
登録されていない場合はステップＳ５０４に進み、未登
録のボリューム名またはパス名を、格納部６内の属性情
報データベース３２及びＲＡＭ３内の属性情報データベ
ース３２の双方に追加登録すると共に、格納部６内の属
性情報更新データ３５及びＲＡＭ３内の属性情報更新デ
ータ３５の双方の更新度数を「１」だけカウントアップ
する。この場合、ボリューム名のみが未登録であるなら
ボリューム更新度数３６のみをカウントアップし、パス
名のみが未登録であるならパス更新度数３７のみをカウ
ントアップするようにする。

【００４３】続くステップＳ５０５では、その他の登録
すべき情報（文書ＩＤ、ファイルＩＤ等）があればそれ
も登録し、トランザクションの終了を宣言して（ステッ
プＳ５０６）、本処理を終了する。

【００４４】本処理により、格納部６とＲＡＭ３とのイ
ニシャライズ情報の整合を図りつつ、ファイルの登録を
効率よく行うことができる。

【００４５】図６は、図５のステップＳ５０２で実行さ
れるイニシャライズ情報整合化処理のフローチャートを
示す図である。

【００４６】まず、格納部６とＲＡＭ３との間で、ボリ
ューム更新度数３６同士、及びパス更新度数３７同士が
いずれも互いに一致しているか否かを判別し（ステップ
Ｓ６０１）、いずれも互いに一致している場合は直ちに
本処理を終了する一方、格納部６とＲＡＭ３との間で、
ボリューム更新度数３６同士、またはパス更新度数３７
同士のいずれかが一致していない場合は、ステップＳ６
０２以下のイニシャライズ情報の整合化の処理を実行す
る。

【００４７】すなわち、ステップＳ６０２では、格納部
６内の属性情報データベース３２の更新度数に対するＲ
ＡＭ３内の属性情報データベース３２の更新度数の不足
分に対応する分だけ、属性情報データベース３２からデ
ータを新たにロードする。例えば格納部６のボリューム
更新度数３６が「４」でＲＡＭ３のボリューム更新度数
３６が「２」であるときは、今回のループでは、ボリュ
ーム更新度数３６が「３」に係るボリューム名を格納部
６のボリューム名データベース３３中からロードし、Ｒ
ＡＭ３内の属性情報データベース３２にこれを追加す
る。パス更新度数３７が不一致のときも同様である。こ
れにより、格納部６とＲＡＭ３との間で属性情報データ
ベース３２の整合を図ることができる。

【００４８】次いで、ステップＳ６０３では、ＲＡＭ３
内の属性情報更新データ３５を更新する。例えば格納部
６のボリューム更新度数３６が「４」でＲＡＭ３のボリ
ューム更新度数３６が「２」であるときは、今回のルー
プでは、ＲＡＭ３のボリューム更新度数３６を「１」だ
け更新する。これにより、格納部６とＲＡＭ３との間で
属性情報更新データ３５の整合を図ることができる。ス
テップＳ６０３の処理後は前記ステップＳ６０１に戻
る。

【００４９】本処理により、格納部６とＲＡＭ３との間
でイニシャライズ情報、すなわち属性情報データベース
３２及び属性情報更新データ３５の整合を図ることがで
きる。例えば他のクライアントから新たなボリューム名
またはパス名が追加された場合であっても、ファイルの
検索時に整合が採られるので、ファイルの検索漏れを完
全に回避することができる。

【００５０】また、格納部６とＲＡＭ３との属性情報デ
ータベース３２の一致／不一致の判別は、格納部６とＲ
ＡＭ３との属性情報更新データ３５同士を大小比較する
ことによって可能であり、属性情報更新データ３５は僅
か数バイトという小さい情報であるため、処理の負荷は
極めて小さくて済むという利点がある。

【００５１】図７は、本実施の形態に係る電子ファイリ
ング装置によるファイル検索処理のフローチャートを示
す図である。本処理はＣＰＵ１により実行される。

【００５２】まず、キーボード９によりキーワード（検
索文字列）を指定し（ステップＳ７０１）、該指定した
キーワードが格納部６内のキーワードデータベース３０
に登録されているか否かを判別する（ステップＳ７０
２）。その判別の結果、指定したキーワードが格納部６
内のキーワードデータベース３０に登録されていない場
合は直ちに本処理を終了する一方、指定したキーワード
が格納部６内のキーワードデータベース３０に登録され
ている場合は、当該キーワードに対応する管理ＩＤの全
てをキーワードデータベース３０から取得し（ステップ
Ｓ７０３）、取得した管理ＩＤに対応するボリュームＩ
Ｄ、パスＩＤ及びファイル名を格納部６内の管理データ
ベース３１から取得する（ステップＳ７０４）。

【００５３】次いで、上述した図６の処理により格納部
６とＲＡＭ３との間でイニシャライズ情報の整合を図り
（ステップＳ７０５）、ＩＤからフルパス名への変換、
すなわちＲＡＭ３内の属性情報データベース３２をアク
セスすることにより、上記取得したボリュームＩＤをボ
リューム名に、パスＩＤをパス名に変換する（ステップ
Ｓ７０６）。この変換処理ではランダムアクセス可能な
ＲＡＭ３に対してアクセスすれば足り、格納部６にアク
セスする必要がないので、処理のレスポンスが著しく向
上する。大量のデータ変換が必要な場合にはその効果は
特に大きい。

【００５４】次いで変換処理で得たフルパス名、すなわ
ちボリューム名及びパス名のリストを出力し（ステップ
Ｓ７０７）、本処理を終了する。この出力されたフルパ
ス名により、ユーザは所望のファイルを呼び出すことが
できる。

【００５５】本処理により、ディスクへのアクセスによ
るロスタイムを大幅に低減し、ファイルのフルパス名の
検索のレスポンスを著しく向上することができる。

【００５６】なお、前記ステップＳ７０５のイニシャラ
イズ情報整合化処理は、管理ＩＤを取得した以降（ステ
ップＳ７０３以降）であればどのタイミングで行っても
よい。

【００５７】本実施の形態によれば、ボリューム名やパ
ス名の情報をＲＡＭ３にロードして、ファイル検索処理
ではこのＲＡＭ３に対してアクセスするようにしたの
で、格納部６に対するディスクアクセスによるロスを最
小限にすることができ、また、格納部６とＲＡＭ３との
間のデータの整合化のための処理については、属性情報
更新データ３５を用いて最小限の負荷に留めたので、フ
ァイル検索処理のレスポンスを著しく向上することがで
きる。

【００５８】また、ファイル登録処理でも、ボリューム
名及びパス名が既登録か否かの確認の際にＲＡＭ３に対
してアクセスするようにしたので、処理の効率を向上す
ることができる。

【００５９】なお、本発明を達成するためのソフトウェ
アによって表される制御プログラムを格納したフロッピ
ディスク（ＦＤ）等のメモリを、本発明の電子ファイリ
ング装置に読み出すことによっても、同様の効果を奏す
ることができる。

【００６０】以下に、本実施の形態に係る電子ファイリ
ング装置に用いることが可能な記憶媒体を図８を用いて
説明する。

【００６１】ファイルの記憶時に、該ファイルの属性を
示す属性情報と管理識別情報（管理ＩＤ）とを対応付
け、ファイルの検索時に、前記属性情報に基づき文書フ
ァイルを検索する電子ファイリング装置を制御するため
のプログラムを格納する記憶媒体には、図８に示すよう
に、「格納モジュール」、「データベースロードモジュ
ール」、「管理識別情報（管理ＩＤ）特定モジュー
ル」、「記憶先識別情報（記憶先ＩＤ）取得モジュー
ル」、「記憶先情報取得モジュール」の各モジュールの
プログラムを格納すればよい。

【００６２】ここで、「格納モジュール」は、ファイル
の記憶先を示す記憶先情報（ボリューム名等）と該記憶
先情報に対応する記憶先ＩＤ（ボリューム等）とを対応
付けた第１のデータベース（属性情報データベース３
２）を作成すると共に、前記記憶先ＩＤと前記記憶先Ｉ
Ｄに対応する管理ＩＤとを対応付けた第２のデータベー
ス（管理データベース３１）を作成し、該作成された第
１のデータベース及び第２のデータベースをそれぞれ第
１のメモリ（格納部６）に格納するためのモジュールで
ある。

【００６３】「データベースロードモジュール」は、前
記第１のメモリに格納された第１のデータベースをラン
ダムアクセス可能な第２のメモリ（ＲＡＭ３）にロード
するためのためのモジュールである。

【００６４】「管理識別情報特定モジュール」は、管理
ＩＤを特定するためのモジュールである。

【００６５】「記憶先識別情報取得モジュール」は、管
理ＩＤ特定モジュールにより特定された管理ＩＤに対応
する記憶先ＩＤを前記第１のメモリに格納された第２の
データベースから取得するためのモジュールである。

【００６６】「記憶先情報取得モジュール」は、記憶先
ＩＤ取得モジュールにより取得された記憶先ＩＤに対応
する記憶先情報を前記第２のメモリにロードされた第２
のデータベースから取得するためのモジュールである。

【００６７】なお、本実施の形態では、属性情報更新デ
ータ３５にボリューム更新度数３６とパス更新度数３７
とを別々に設けたが、これに限るものでなく、両者を１
つの情報としてまとめるようにしてもよい。すなわち属
性情報更新データ３５の更新度数を単一とし、この更新
度数をボリューム名またはパス名のいずれかが更新され
たときに上記単一の更新度数がカウントアップされるよ
うにする。これにより、属性情報更新データ３５に対す
るアクセスが１つのデータベースに対するアクセスで済
み、ロスタイムを一層低減することができる。

【００６８】なお、本実施の形態では、格納部６は外部
コンピュータのハードディスクとしたが、これに限るも
のでなく、本電子ファイリング装置に設けたハードディ
スクとしてもよい。

【００６９】なお、文書等のファイルの記憶先は、外部
記憶装置７に限らず、例えば、格納部６であってもよ
い。

【００７０】なお、属性情報データベース３２に登録さ
れる情報は、ボリューム名、パス名に限らず他の情報で
あってもよい。

【００７１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の請求項１
に係る電子ファイリング方法、請求項６に係る電子ファ
イリング装置または請求項１１に係る記憶媒体によれ
ば、ファイルの記憶先を示す記憶先情報と該記憶先情報
に対応する記憶先識別情報との第１のデータベースが作
成され、前記記憶先識別情報と前記記憶先識別情報に対
応する管理識別情報との第２のデータベースが作成さ
れ、該作成された第１のデータベース及び第２のデータ
ベースがそれぞれ第１のメモリに格納され、前記第１の
メモリに格納された第１のデータベースがランダムアク
セス可能な第２のメモリにロードされ、管理識別情報が
特定され、該特定された管理識別情報に対応する記憶先
識別情報が前記第１のメモリに格納された第２のデータ
ベースから取得され、該取得された記憶先識別情報に対
応する記憶先情報が前記第２のメモリにロードされた第
２のデータベースから取得されるので、第１のデータベ
ースを頻繁にアクセスすることなく記憶先情報を取得す
ることができ、ファイル検索処理のレスポンスを向上す
ることができる。

【００７２】請求項２に係る電子ファイリング方法また
は請求項７に係る電子ファイリング装置によれば、前記
第１のメモリに度数情報が格納され、前記第１のメモリ
に格納された第１のデータベースに新たな記憶先情報及
び記憶先識別情報が追加される度に前記度数情報がカウ
ントアップされ、前記第１のデータベースがロードされ
るのに伴い前記度数情報が前記第２のメモリにロードさ
れ、前記第１のメモリに格納された度数情報と前記第２
のメモリにロードされた度数情報とに基づいて前記第１
のメモリに格納された第１のデータベースと前記第２の
メモリにロードされた第１のデータベースとの整合が図
られるので、第１のデータベースがロードされた後に、
例えば他のクライアントから新たな記憶先情報及び記憶
先識別情報が追加された場合であっても、第１のメモリ
中の第１のデータベースと第２のメモリ中の第１のデー
タベースとの整合性を確保することができ、例えばファ
イルの検索時に整合を採れば、検索漏れを完全に回避す
ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の一形態に係る電子ファイリング
装置の全体構成を示すブロック図である。

【図２】同形態において格納部に格納されるデータベー
スを示す概念図である。

【図３】同形態において格納部内のイニシャライズ情報
が本電子ファイリング装置のＲＡＭにロードされる場合
の概念を示す図である。

【図４】同形態においてＲＡＭ内のイニシャライズ情報
と格納部内との間のイニシャライズ情報の不整合状態を
示す概念図である。

【図５】同形態に係る電子ファイリング装置によるファ
イル登録処理のフローチャートを示す図である。

【図６】図５のステップＳ５０２で実行されるイニシャ
ライズ情報整合化処理のフローチャートを示す図であ
る。

【図７】同形態に係る電子ファイリング装置によるファ
イル検索処理のフローチャートを示す図である。

【図８】同形態に係る電子ファイリング装置に用いるこ
とが可能な記憶媒体に格納されるプログラムモジュール
を示す図である。

【符号の説明】

１ ＣＰＵ ３ ＲＡＭ ６ 格納部 ９ キーボード １１ データベースバッファ ３０ キーワードデータベース ３１ 管理データベース ３２ 属性情報データベース ３３ ボリューム名データベース ３４ パス名データベース ３５ 属性情報更新データ ３６ ボリューム更新度数 ３７ パス更新度数

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ファイルの記憶時に、該ファイルの属性
   を示す属性情報と管理識別情報とを対応付け、ファイル
   の検索時に、前記属性情報に基づき文書ファイルを検索
   する電子ファイリング方法において、 ファイルの記憶先を示す記憶先情報と該記憶先情報に対
   応する記憶先識別情報との第１のデータベースを作成す
   ると共に、前記記憶先識別情報と前記記憶先識別情報に
   対応する管理識別情報との第２のデータベースを作成
   し、該作成された第１のデータベース及び第２のデータ
   ベースをそれぞれ第１のメモリに格納する格納工程と、 前記第１のメモリに格納された第１のデータベースをラ
   ンダムアクセス可能な第２のメモリにロードするデータ
   ベースロード工程と、 管理識別情報を特定する管理識別情報特定工程と、 該管理識別情報特定工程において特定された管理識別情
   報に対応する記憶先識別情報を前記第１のメモリに格納
   された第２のデータベースから取得する記憶先識別情報
   取得工程と、 該記憶先識別情報取得工程において取得された記憶先識
   別情報に対応する記憶先情報を前記第２のメモリにロー
   ドされた第２のデータベースから取得する記憶先情報取
   得工程とを含むことを特徴とする電子ファイリング方
   法。
2. 【請求項２】 前記第１のメモリに度数情報を格納する
   と共に、前記格納工程において前記第１のメモリに格納
   された第１のデータベースに新たな記憶先情報及び記憶
   先識別情報が追加される度に前記度数情報をカウントア
   ップするカウントアップ工程と、前記データベースロー
   ド工程において前記第１のデータベースがロードされる
   のに伴い前記度数情報を前記第２のメモリにロードする
   度数情報ロード工程と、前記第１のメモリに格納された
   度数情報と前記第２のメモリにロードされた度数情報と
   に基づいて前記第１のメモリに格納された第１のデータ
   ベースと前記第２のメモリにロードされた第１のデータ
   ベースとの整合を図る整合工程とを含むことを特徴とす
   る請求項１記載の電子ファイリング方法。
3. 【請求項３】 前記整合工程は、前記第２のメモリにロ
   ードされた度数情報の前記第１のメモリに格納された度
   数情報に対する不足分に対応する記憶先情報及び記憶先
   識別情報を前記第１のメモリに格納された第１のデータ
   ベースから前記第２のメモリにロードし、該ロードした
   記憶先情報及び記憶先識別情報を前記第２のメモリにロ
   ードされた第１のデータベースに追加すると共に、前記
   第２のメモリにロードされた度数情報が前記第１のメモ
   リに格納された度数情報と同一となるように、前記第２
   のメモリにロードされた度数情報をカウントアップする
   ことを特徴とする請求項２記載の電子ファイリング方
   法。
4. 【請求項４】 前記記憶先情報は、前記ファイルのボリ
   ューム名及びパス名の少なくとも一方であることを特徴
   とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の電子ファイ
   リング方法。
5. 【請求項５】 ファイルの記憶時に、該ファイル中のキ
   ーワードを切り出し、該切り出したキーワードに前記管
   理識別情報を対応させる対応工程を含み、前記管理識別
   情報特定工程は、キーワードを指定し、該指定したキー
   ワードに対応する管理識別情報を特定することを特徴と
   する請求項１〜４のいずれか１項に記載の電子ファイリ
   ング方法。
6. 【請求項６】 ファイルの記憶時に、該ファイルの属性
   を示す属性情報と管理識別情報とを対応付け、ファイル
   の検索時に、前記属性情報に基づき文書ファイルを検索
   する電子ファイリング装置において、 ファイルの記憶先を示す記憶先情報と該記憶先情報に対
   応する記憶先識別情報との第１のデータベースを作成す
   ると共に、前記記憶先識別情報と前記記憶先識別情報に
   対応する管理識別情報との第２のデータベースを作成
   し、該作成された第１のデータベース及び第２のデータ
   ベースをそれぞれ第１のメモリに格納する格納手段と、 前記第１のメモリに格納された第１のデータベースをラ
   ンダムアクセス可能な第２のメモリにロードするデータ
   ベースロード手段と、 管理識別情報を特定する管理識別情報特定手段と、 該管理識別情報特定手段により特定された管理識別情報
   に対応する記憶先識別情報を前記第１のメモリに格納さ
   れた第２のデータベースから取得する記憶先識別情報取
   得手段と、 該記憶先識別情報取得手段により取得された記憶先識別
   情報に対応する記憶先情報を前記第２のメモリにロード
   された第２のデータベースから取得する記憶先情報取得
   手段とを備えたことを特徴とする電子ファイリング装
   置。
7. 【請求項７】 前記第１のメモリに度数情報を格納する
   と共に、前記格納手段により前記第１のメモリに格納さ
   れた第１のデータベースに新たな記憶先情報及び記憶先
   識別情報が追加される度に前記度数情報をカウントアッ
   プするカウントアップ手段と、前記データベースロード
   手段により前記第１のデータベースがロードされるのに
   伴い前記度数情報を前記第２のメモリにロードする度数
   情報ロード手段と、前記第１のメモリに格納された度数
   情報と前記第２のメモリにロードされた度数情報とに基
   づいて前記第１のメモリに格納された第１のデータベー
   スと前記第２のメモリにロードされた第１のデータベー
   スとの整合を図る整合手段とを備えたことを特徴とする
   請求項６記載の電子ファイリング装置。
8. 【請求項８】 前記整合手段は、前記第２のメモリにロ
   ードされた度数情報の前記第１のメモリに格納された度
   数情報に対する不足分に対応する記憶先情報及び記憶先
   識別情報を前記第１のメモリに格納された第１のデータ
   ベースから前記第２のメモリにロードし、該ロードした
   記憶先情報及び記憶先識別情報を前記第２のメモリにロ
   ードされた第１のデータベースに追加すると共に、前記
   第２のメモリにロードされた度数情報が前記第１のメモ
   リに格納された度数情報と同一となるように、前記第２
   のメモリにロードされた度数情報をカウントアップする
   ことを特徴とする請求項７記載の電子ファイリング装
   置。
9. 【請求項９】 前記記憶先情報は、前記ファイルのボリ
   ューム名及びパス名の少なくとも一方であることを特徴
   とする請求項６〜８のいずれか１項に記載の電子ファイ
   リング装置。
10. 【請求項１０】 ファイルの記憶時に、該ファイル中の
    キーワードを切り出し、該切り出したキーワードに前記
    管理識別情報を対応させる対応手段を備え、前記管理識
    別情報特定手段は、キーワードを指定し、該指定したキ
    ーワードに対応する管理識別情報を特定することを特徴
    とする請求項６〜９のいずれか１項に記載の電子ファイ
    リング装置。
11. 【請求項１１】 ファイルの記憶時に、該ファイルの属
    性を示す属性情報と管理識別情報とを対応付け、ファイ
    ルの検索時に、前記属性情報に基づき文書ファイルを検
    索する電子ファイリング装置を制御するプログラムを格
    納する記憶媒体において、 ファイルの記憶先を示す記憶先情報と該記憶先情報に対
    応する記憶先識別情報との第１のデータベースを作成す
    ると共に、前記記憶先識別情報と前記記憶先識別情報に
    対応する管理識別情報との第２のデータベースを作成
    し、該作成された第１のデータベース及び第２のデータ
    ベースをそれぞれ第１のメモリに格納する格納モジュー
    ルと、 前記第１のメモリに格納された第１のデータベースをラ
    ンダムアクセス可能な第２のメモリにロードするデータ
    ベースロードモジュールと、 管理識別情報を特定する管理識別情報特定モジュール
    と、 該管理識別情報特定モジュールにより特定された管理識
    別情報に対応する記憶先識別情報を前記第１のメモリに
    格納された第２のデータベースから取得する記憶先識別
    情報取得モジュールと、 該記憶先識別情報取得モジュールにより取得された記憶
    先識別情報に対応する記憶先情報を前記第２のメモリに
    ロードされた第２のデータベースから取得する記憶先情
    報取得モジュールとを有するプログラムを格納したこと
    を特徴とする記憶媒体。