JPH1027239A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】キャビネットの数が多くなるにつれてキャビネ
ットの選択が困難になっていた。そこで、キャビネット
の選択効率を向上する。 【解決手段】キャビネットグループリスト記憶部２４は
関連するキャビネットを予めグループ分けしたデータを
記憶する。ユーザが操作部５からグループの選択を入力
すると、キャビネット選択部３４は選択したグループに
属するキャビネットをキャビネットグループリスト記憶
部２４から検索し選択状態にして、複数のキャビネット
を一度の操作で選択する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は複数のキャビネッ
トを有する電子ファイリング装置、特にキャビネットの
選択効率の向上に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】複数のキャビネットを有する電子ファイ
リング装置においては、キャビネットを個別に選択して
いたため、また、キャビネットを登録順にキャビネット
選択画面に表示していたため、キャビネットの数が多く
なるにつれてキャビネットの選択が困難になっていた。

【０００３】これに対して、例えば特開平４-138537号
公報に掲載された電子ファイリング装置のキャビネット
検索装置では各キャビネットに対して予め設けたキーワ
ードを入力することによりキャビネットを検索してい
る。

【０００４】また、前回選択したキャビネットをボタン
一つで選択できる機能を搭載した電子ファイリング装置
もある。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、特開平
４-138537号公報に掲載された電子ファイリング装置の
キャビネット検索装置では、検索した後にさらにキャビ
ネットの選択操作をしなければキャビネットを選択でき
ない。

【０００６】また、前回選択したキャビネットをボタン
一つで選択できる機能を搭載した電子ファイリング装置
では、作業内容が変わった場合に対応できない。

【０００７】この発明はかかる問題を解消するためにな
されたものであり、キャビネットの選択効率の向上を図
ることを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】この発明に係る電子ファ
イリング装置は、関連するキャビネットを予めグループ
分けし、ユーザがグループの選択を入力すると、選択し
たグループに属するキャビネットを選択状態にして、複
数のキャビネットを一度の操作で選択できるようにす
る。

【０００９】さらに、各キャビネット及び各グループの
文字列から成るラベルをキャビネット選択画面に表示し
て、各キャビネットの内容が容易に分かるようにする。

【００１０】さらに、各キャビネット及び各グループを
予め定めた順にキャビネット選択画面に表示して、キャ
ビネット及びグループの表示順を、例えば使用頻度等の
高い順に変更できるようにする。

【００１１】

【発明の実施の形態】この発明の電子ファイリング装置
は、例えばスクリーン等の表示部とキーボード等の操作
部と読み書き可能な大容量の記憶装置を有し、例えばホ
スト装置のデータ等を記憶するものである。大容量の記
憶装置としては、例えばハードディスク装置、光ディス
ク装置等があり、その記憶領域を複数のキャビネットに
分割している。また、大容量の記憶装置は、例えばキャ
ビネットリスト記憶部、キャビネット表示順記憶部及び
キャビネットグループリスト記憶部を備える。キャビネ
ットリスト記憶部はシステムに登録したキャビネットを
示すキャビネットリストデータを記憶する。キャビネッ
ト表示順記憶部はキャビネットの表示順を管理するデー
タを記憶する。キャビネットグループリスト記憶部は各
キャビネットをグループ管理するデータを記憶する。

【００１２】さらに、電子ファイリング装置は、例えば
キャビネット管理部、キャビネットリスト取得部、キャ
ビネットリスト表示部及びキャビネット選択部を備え
る。キャビネット管理部は、例えば各キャビネットをキ
ャビネットリスト記憶部に登録したり、キャビネット表
示順記憶部に記憶したキャビネットの表示順を変更した
り、キャビネットの管理全般を行う。キャビネットリス
ト取得部はキャビネット表示順記憶部に記憶したキャビ
ネットの表示順を管理するデータを基にキャビネットリ
スト記憶部の登録したキャビネットリストの中から表示
するキャビネットを選択して、選択したキャビネットの
番号及びラベル等を読み出す。ここで、各キャビネット
のラベルは、例えば文字列から成るので、各キャビネッ
トのラベルを表示することでユーザは各キャビネットの
内容を容易に知ることができる。キャビネット表示部は
スクリーンにキャビネットリスト取得部が読み出したキ
ャビネットを選択するためのキャビネット選択画面を表
示する。ここで、上記キャビネット選択画面はキャビネ
ットを個別に選択する選択枝及びグループ指定により選
択する選択枝を表示する。キャビネット選択部はユーザ
がキャビネットの選択画面を参照して個別にキャビネッ
トを選択又はグループ指定によりキャビネットを選択す
ると、ユーザが選択したキャビネットを選択状態にして
使用できるようにする。ここで、ユーザがグループ指定
した場合は、キャビネット選択部はキャビネットグルー
プリスト記憶部の記憶したデータを基に指定されたグル
ープに属するキャビネットを探し出して、探し出したキ
ャビネットを選択状態にして、使用可能にする。

【００１３】上記のように、グループ指定をすることが
できるので、特に複数のキャビネットを指定する場合の
選択作業効率を高めることができる。

【００１４】また、キャビネットリスト取得部はキャビ
ネット表示順記憶部に記憶したキャビネットの表示順を
管理するデータを基にキャビネットリスト記憶部の登録
したキャビネットリストの中から表示するキャビネット
を選択して、選択したキャビネットの番号及びラベル等
を読み出し、キャビネット表示部はスクリーンにキャビ
ネットリスト取得部が読み出したキャビネットの選択画
面を表示するので、使用頻度等が高いキャビネットほど
容易に選択でき、キャビネットの選択効率を高めること
ができる。

【００１５】さらに、キャビネット管理部は、ユーザの
指示によりキャビネット表示順記憶部に記憶したキャビ
ネットの表示順を変更するので、使用状況に併せてキャ
ビネットの表示順を容易に変更できる。

【００１６】

【実施例】図１はこの発明の一実施例の電子ファイリン
グ装置１の構成図である。図に示すように、電子ファイ
リング装置１は光ディスク装置２、システム制御部３、
表示部４及び操作部５を有する。光ディスク記憶装置２
はキャビネット２１ａ〜２１ｎ、キャビネットリスト記
憶部２２、キャビネット表示順記憶部２３及びキャビネ
ットグループリスト記憶部２４を有する。各キャビネッ
ト２１ａ〜２１ｎは、例えばホスト装置等のデータ等を
記憶する。キャビネットリスト記憶部２２は、例えば図
２に示すようにキャビネットの個数、キャビネット番
号、キャビネット名及びキャビネット関連情報等を記憶
する。ここで、キャビネット番号１はキャビネット２１
ａに、キャビネット番号２はキャビネット２１ｂに、キ
ャビネット番号ｎはキャビネット２１ｎにそれぞれ対応
するものとする。また、キャビネット関連情報とは、各
キャビネット２１ａ〜２１ｎの内容を文字列を用いて表
わした各キャビネット２１ａ〜２１ｎのラベル等をい
う。キャビネット表示順記憶部２３は、例えば図３に示
すようにキャビネットの表示順を管理するデータを記憶
する。図３においてはキャビネット番号１、キャビネッ
ト番号３、キャビネット番号２の順に登録されているの
で、キャビネットの表示順はキャビネット２１ａ、キャ
ビネット２１ｃ、キャビネット２１ｂの順になる。キャ
ビネットグループリスト記憶部２４は、例えば図４に示
すように各キャビネット２１ａ〜２１ｎをグループ管理
するデータを記憶する。

【００１７】システム制御部３は、例えばキャビネット
管理部３１、キャビネットリスト取得部３２、キャビネ
ットリスト表示部３３及びキャビネット選択部３４を備
える。キャビネット管理部３１は、例えば各キャビネッ
ト２１ａ〜２１ｎをキャビネットリスト記憶部２２に登
録したり、キャビネット表示順記憶部２３に記憶したキ
ャビネット２１ａ〜２１ｎの表示順を変更したり、キャ
ビネット２１ａ〜２１ｎの管理全般を行う。キャビネッ
トリスト取得部３２はキャビネット表示順記憶部２３に
記憶したキャビネット２１ａ〜２１ｎの表示順を管理す
るデータを基にキャビネットリスト記憶部２２に登録し
たキャビネット２１ａ〜２１ｎの中から表示するキャビ
ネット２１ａ〜２１ｎを選択して、選択したキャビネッ
ト２１ａ〜２１ｎの番号及びラベル等を読み出す。キャ
ビネット表示部３３は、例えば図５に示すように表示部
４にキャビネットリスト取得部３２が読み出したキャビ
ネット２１ａ〜２１ｎの選択画面を表示する。キャビネ
ット選択部３４はキャビネット２１ａ〜２１ｎの選択画
面を参照しながらユーザが使用するキャビネット２１ａ
〜２１ｎの指定を入力すると、選択したキャビネット２
１ａ〜２１ｎを選択状態にして使用できるようにする。

【００１８】上記構成の電子ファイリング装置１でキャ
ビネットを表示及び選択入力する動作について、図６の
フローチャートを参照して説明する。

【００１９】ユーザが操作部６からキャビネット２１ａ
〜２１ｎの表示及び選択をするキャビネット表示選択モ
ードを指定すると（ステップＳ１）、キャビネットリス
ト取得部３２はキャビネット表示順記憶部２３に記憶し
たキャビネット２１ａ〜２１ｎの表示順を管理するデー
タを基にキャビネットリスト記憶部２２に登録したキャ
ビネット２１ａ〜２１ｎの中から表示するキャビネット
２１ａ〜２１ｎを選択して、選択したキャビネット２１
ａ〜２１ｎの番号及びラベル等のデータを読み出す（ス
テップＳ２）。キャビネットリスト取得部３２が表示す
るキャビネット２１ａ〜２１ｎのデータを読み出すと、
キャビネット表示部３３は、表示部４にキャビネットリ
スト取得部３２が読み出したキャビネット２１ａ〜２１
ｎの選択画面を表示する（ステップＳ３）。このよう
に、キャビネット表示順記憶部２３に記憶したキャビネ
ット２１ａ〜２１ｎの表示順を管理するデータを基にキ
ャビネット２１ａ〜２１ｎを表示するので、例えば使用
頻度の高いキャビネット２１ａ〜２１ｎを優先的に表示
することができる。同一作業に対しては選択するキャビ
ネット２１ａ〜２１ｎが同じ場合が多く、且つ、複数の
ユーザが電子ファイリング装置１を使用する場合がある
ので、このように使用頻度が高いキャビネット２１ａ〜
２１ｎを優先的に表示することにより、ユーザが目的の
キャビネット２１ａ〜２１ｎを容易に表示できるように
なる。

【００２０】また、キャビネット２１ａ〜２１ｎの選択
画面では、各キャビネット２１ａ〜２１ｎのラベルを表
示し、各キャビネット２１ａ〜２１ｎのラベルは各キャ
ビネット２１ａ〜２１ｎの内容を示す文字列から成るの
で、ユーザは各キャビネット２１ａ〜２１ｎの内容を容
易に知ることができる。

【００２１】ユーザがグループを指定した場合は（ステ
ップＳ４）、キャビネット選択部３４は、キャビネット
グループリスト記憶部２４から指定されたグループに該
当するキャビネット２１ａ〜２１ｎを抽出し（ステップ
Ｓ５）、キャビネットリスト記憶部２２の抽出したキャ
ビネット２１ａ〜２１ｎに選択されたことを示すマーク
をつけて、使用可能状態にする（ステップＳ６）。この
ようにグループ指定により、一度に複数のキャビネット
２１ａ〜２１ｎを選択できるので、例えば複数のキャビ
ネット２１ａ〜２１ｎに記憶したデータを使用するアプ
リケーションを動かす場合のキャビネット２１ａ〜２１
ｎの選択処理の効率を高めることができる。また、一度
関連するグループを表示してから使用するキャビネット
２１ａ〜２１ｎを選択する必要も無いので、操作が簡単
になる。

【００２２】ユーザがグループ指定でなくキャビネット
２１ａ〜２１ｎを個別に指定した場合は（ステップＳ
７）、キャビネット選択部３４はキャビネットリスト記
憶部２２２の選択されたキャビネット２１ａ〜２１ｎに
マークをつけて使用可能状態にする（ステップＳ６）。

【００２３】全てのキャビネット２１ａ〜２１ｎを一画
面に表示することができず、表示されているキャビネッ
ト２１ａ〜２１ｎの中に選択しようとするキャビネット
２１ａ〜２１ｎが無い場合はユーザは表示キャビネット
の変更を指示する（ステップＳ８）。ユーザが表示キャ
ビネットの変更指示を入力すると、キャビネットリスト
取得部３２は、キャビネット表示順記憶部２３を調べ、
次に表示順の高いキャビネット２１ａ〜２１ｎの番号及
びラベル等のデータをキャビネットリスト記憶部２２か
ら読み出して、次ぎの表示キャビネット２１ａ〜２１ｎ
を指定し（ステップＳ９，Ｓ２）、キャビネットリスト
表示部３３はキャビネットリスト取得部３２が指定した
キャビネット２１ａ〜２１ｎを選択画面に表示する（ス
テップＳ３）。電子ファイリング装置１は上記動作（ス
テップＳ２〜Ｓ９）を選択処理が終了するまで繰り返す
（ステップＳ１０）。このように表示順の高いものから
順に表示するので、全てのキャビネット２１ａ〜２１ｎ
を一度に表示できない場合であっても対応することがで
きる。

【００２４】次ぎに、キャビネットグループ登録をする
登録処理の動作について、図７のフローチャートを参照
して説明する。

【００２５】ユーザが操作部５からキャビネットグルー
プ登録をする登録モードを指定すると（ステップＳ１
１）、既に説明したようにキャビネットリスト取得部３
２はキャビネット表示順記憶部２３に記憶したキャビネ
ット２１ａ〜２１ｎの表示順を管理するデータを基に表
示するキャビネット２１ａ〜２１ｎを選択して、選択し
たキャビネット２１ａ〜２１ｎの番号及びラベル等のデ
ータを読み出す（ステップＳ１２）。キャビネットリス
ト取得部３２が表示するキャビネット２１ａ〜２１ｎの
データを読み出すと、キャビネット表示部３３は、表示
部４にキャビネットリスト取得部３２が読み出したキャ
ビネット２１ａ〜２１ｎを表示する（ステップＳ１
３）。ここで、表示画面のフォーマットは選択画面とほ
ぼ同じである。

【００２６】ユーザはグループラベルを入力した後（ス
テップＳ１４）、表示画面でキャビネット２１ａ〜２１
ｎを確認しながらそのグループに入れるキャビネット２
１ａ〜２１ｎの選択を入力する（ステップＳ１５）。こ
こで、グループに入れようとするキャビネット２１ａ〜
２１ｎが表示されていない場合は、ユーザは次ぎのキャ
ビネットの表示指示を入力し（ステップＳ１６）、キャ
ビネットリスト取得部３２及びキャビネットリスト表示
部３３は既に説明したように、次ぎに表示順の高いキャ
ビネット２１ａ〜２１ｎを表示する（ステップＳ１
７）。

【００２７】このようにして、グループに入れるキャビ
ネット２１ａ〜２１ｎの指定が終了し、ユーザが登録指
示を入力すると（ステップＳ１８）、キャビネット管理
部３１は、キャビネットグループリスト記憶部２４を更
新する（ステップＳ１９）。電子ファイリング装置１は
上記動作（ステップＳ１４〜Ｓ１９）を登録処理が全て
終了するまで繰り返す（ステップＳ２０）。このよう
に、容易にグループの登録をすることができるので、新
しいアプリケーションを導入した場合等のメインテナン
スが容易である。ここで、一つのキャビネット２１ａ〜
２１ｎを複数のグループに登録しても良い。また、上記
説明では、登録処理について説明したが、同様にして更
新処理及び削除処理をできる。

【００２８】次ぎに、キャビネット２１ａ〜２１ｎの表
示順を変更する場合の動作について、図８のフローチャ
ートを参照して説明する。

【００２９】ユーザが操作部５からキャビネットの表示
順を変更する表示順変更モードを指定すると（ステップ
Ｓ２１）、既に説明したようにキャビネットリスト取得
部３２及びキャビネット表示部３３は、キャビネット表
示順記憶部２２に記憶した順にキャビネット２１ａ〜２
１ｎを表示する（ステップＳ２２，Ｓ２３）。ユーザが
画面を確認しながら、表示順を変更するキャビネット２
１ａ〜２１ｎを指定し（ステップＳ２４）、変更しよう
とする表示順を示す位置を指定すると（ステップＳ２
５）、キャビネット管理部３１はキャビネット表示順記
憶部２３を更新してキャビネットの表示順を変更する
（ステップＳ２６）。電子ファイリング装置１は上記動
作（ステップＳ２３〜Ｓ２６）を変更処理が全て終了す
るまで繰り返す（ステップＳ２７）。このように表示順
を容易に変更することができるので、使用状況に応じて
キャビネット２１ａ〜２１ｎの表示順変更でき、キャビ
ネット２１ａ〜２１ｎの選択効率を高めることができ
る。

【００３０】なお、上記実施例においては、キャビネッ
ト２１ａ〜２１ｎのラベルのみを選択画面に表示し、グ
ループのラベルは表示していないが、グループラベルも
表示するようにしても良い。

【００３１】また、上記実施例においては、表示部４と
操作部５を別々に設けたが、例えばタッチパネルなどを
用いても良い。

【００３２】また、マウスを用いて表示部５上の表示を
差し示して、選択を入力するようにしても良い。

【００３３】また、上記実施例においては各キャビネッ
ト２１ａ〜２１ｎを表示するようにしたが、各キャビネ
ット２１ａ〜２１ｎを全ていずれかのグループに登録
し、グループ名を表示するようにしても良い。この場
合、１つのキャビネット２１ａ〜２１ｎしか登録してい
ないグループが発生することもある。

【００３４】また、ユーザがグループを選択すると、そ
のグループに属するキャビネット２１ａ〜２１ｎを表示
し、表示したキャビネット２１ａ〜２１ｎの中から使用
するキャビネット２１ａ〜２１ｎの選択を入力するよう
にしても良い。

【００３５】

【発明の効果】この発明は以上説明したように、ユーザ
が予め定めたグループを選択すると、選択したグループ
に属するキャビネットを選択状態にするので複数の関連
するキャビネットを選択する必要がある場合のキャビネ
ット選択作業効率を高めることができる。

【００３６】さらに、各キャビネット及び各グループの
文字列から成るラベルを表示するので、ユーザは各キャ
ビネットの内容を容易に知ることができる。

【００３７】さらに、キャビネット及びグループを予め
定めた順で表示するので、使用状況に応じてキャビネッ
トの表示順を、例えば使用頻度に併せて設定及び変更で
き、キャビネットの選択効率を高めることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の実施例を示す構成図である。

【図２】キャビネットリスト記憶部の構成図である。

【図３】キャビネット表示順記憶部の構成図である。

【図４】キャビネットグループリスト記憶部の構成図で
ある。

【図５】選択画面の構成図である。

【図６】表示選択処理の動作を表わすフローチャートで
ある。

【図７】登録処理の動作を表わすフローチャートであ
る。

【図８】表示順変更処理の動作を表わすフローチャート
である。

【符号の説明】

１ 電子ファイリング装置 ２ 光ディスク装置 ２１ キャビネット ２２ キャビネットリスト記憶部 ２３ キャビネット表示順記憶部 ２４ キャビネットグループリスト記憶部 ３ システム制御部 ３１ キャビネット管理部 ３２ キャビネットリスト取得部 ３３ キャビネットリスト表示部 ３４ キャビネット選択部 ４ 表示部 ５ 操作部

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数のキャビネットを有する電子ファイ
   リング装置において、関連するキャビネットを予めグル
   ープ分けし、ユーザがグループの選択を入力すると、選
   択したグループに属するキャビネットを選択状態にする
   ことを特徴とする電子ファイリング装置。
2. 【請求項２】 各キャビネット及び各グループの文字列
   から成るラベルをキャビネット選択画面に表示する請求
   項１記載の電子ファイリング装置。
3. 【請求項３】 各キャビネット及び各グループを予め定
   めた順にキャビネット選択画面に表示する請求項１記載
   の電子ファイリング装置。