JPH10301941A - 文書情報共有化システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 メール管理機能、レポート管理機能及びコン
テンツ管理機能を有機的に連携して共有化文書情報管理
を自動化する。 【解決手段】 送付文書情報確認部１により確認された
文書情報の文書本体属性情報に番号と受取日付とを付加
した後に文書管理情報ＤＢ１０に自動登録する属性情報
登録部２と、文書情報をハイパーテキスト形式ファイル
として文書情報ＤＢ１１に格納する文書情報生成部３
と、文書情報送付先ＤＢ９に格納された送付先情報に基
づき受け取った文書情報を所定の送付先に自動配信する
文書情報配信部４と、分類管理情報ＤＢ８に格納された
分類区分の関係に基づき各分類区分の関連付けをする文
書情報関連表示部７と、文書管理情報ＤＢ１０に登録さ
れた文書本体属性情報に基づき一覧情報（一覧表示ファ
イル）を自動作成、更新し一覧情報ＤＢ１２に格納する
一覧情報作成部５と、一覧表示等を表示する文書情報表
示部６とを有する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は文書情報共有化シス
テム、特に文書情報を共有の資源としてネットワークを
利用した分散型システムや一般的な表示端末装置からで
も利用可能とした文書情報共有化システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】ＰＣ（パーソナルコンピュータ）上で扱
われる仕様書、報告書、技術資料等の文書は、その書類
によっては共有化され、複数の利用者によって参照でき
るように管理される。また、インターネット環境上にお
いては、各ページに表示される文書情報は、複数の者に
より参照できるように管理されている。

【０００３】従来の文書情報共有化システムは、作成さ
れた文書の共有化を図るために、作成された文書自体及
びその文書に関する属性情報（作成日時、作成者等）を
含む文書情報の共有化データベースへの登録要求の確
認、また、登録要求確認後の登録処理等の管理は、人手
を介してされていた。すなわち、文書情報の管理者は、
受け取った文書情報を参照し必要に応じて共有化データ
ベース等に登録していた。

【０００４】また、登録後における文書情報の管理、例
えば登録済みの文書の一覧表の作成、文書の更新等も人
手を介してされていた。更に、新規文書の作成や登録済
みの情報に更新がされた場合、扱う文書の種類によって
はその更新情報等を関係者に送付する必要が生じる場合
もあるが、このような場合に所定の送付先に対する文書
送付処理も人手を介してされていた。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】以上のように、従来の
システムでは、多くの文書管理業務が人手を必要として
いたため、情報の増大によりその作業負担が過大となる
とともに記述ミス、操作ミスによる情報の漏れ、誤り等
の発生も起こりうる。また、遠隔地からだと共有化デー
タベースへの登録処理を行うことができない場合もあっ
た。

【０００６】また、近年では、ＰＣ間においてインター
ネットを使用して様々な情報提供を可能とし、遠隔地か
らでもＰＣにその情報を取り込み参照しうるレポート管
理機能が提供されているが、取得したい情報は、情報提
供先に対して自らアクセスを行わなくてはならなかっ
た。また、情報提供先が不明なときには、自ら情報提供
先を探し出すことをしなくてはならなかった。ＰＣネッ
トワーク環境においては、メール管理機能（メールサー
バ）も提供されているため情報の集中管理をすることは
可能であっても受け取った情報を所定の送付先に対して
自動配信をするような機能は提供されていないため、情
報を取得したい者は、各自で情報提供先に接続して情報
を取得する以外に方法はなかった。

【０００７】本発明は以上のような問題を解決するため
になされたものであり、その目的は、メール管理機能、
レポート管理機能及びコンテンツ管理機能を有機的に連
携することによって共有化文書情報管理を自動化する文
書情報共有化システムを提供することにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】以上のような目的を達成
するために、第１の発明に係る文書情報共有化システム
は、文書情報が属する分類区分の関係を格納する分類管
理情報データベースと、各文書情報に付加された所定の
フォーマットの文書本体属性情報と送付先とを対応付け
た送付先情報を格納する文書情報送付先データベース
と、メール管理機能を利用して受け取った文書情報を自
動登録すると共に前記文書情報送付先データベースに格
納された送付先情報に基づきその文書情報を所定の送付
先に配信する文書情報管理手段と、前記分類管理情報デ
ータベースに格納された分類区分の関係に基づきコンテ
ンツ管理機能を利用して各分類区分の関連付けをし、分
類区分の連携関係を表示装置上に表示させる文書情報関
連表示手段と、前記表示装置上に表示された分類区分の
中から指定された分類区分に該当する文書情報を文書本
体属性情報に含まれる分類区分により特定し、その特定
した文書情報の一覧情報をレポート管理機能を利用して
表示させる文書情報報告手段とを有し、システム内で扱
われる文書情報を自動登録することで統括的に管理し、
所定の送付先に自動配信し、指定された文書情報の表示
を可能としたものである。

【０００９】第２の発明に係る文書情報共有化システム
は、第１の発明において、前記文書情報管理手段は、送
付されてきた文書情報の有無を確認する送付文書情報確
認部と、受け取った文書情報の文書本体属性情報に固有
の識別番号と受取日付とを付加するとともに付加後の文
書本体属性情報を文書管理情報データベースに登録する
属性情報登録部と、受け取った文書情報に基づきハイパ
ーテキスト形式ファイルを生成し文書情報データベース
に格納する文書情報生成部と、受け取った文書情報の文
書本体属性情報及び前記文書情報送付先データベースに
格納された送付先情報に基づき特定された送付先にその
文書情報を配信する文書情報配信部とを有するものであ
る。

【００１０】第３の発明に係る文書情報共有化システム
は、第２の発明において、前記送付文書情報確認部は、
文書本体属性情報が付加されている文書情報のみ本シス
テムで扱うように判別するものである。

【００１１】第４の発明に係る文書情報共有化システム
は、第２の発明において、前記属性情報登録部は、付加
後の文書本体属性情報の中から必要な情報を抽出して前
記文書管理情報データベースに自動登録するものであ
る。

【００１２】第５の発明に係る文書情報共有化システム
は、第２の発明において、前記文書情報生成部は、送付
された文書情報にハイパーテキスト形式文書として表示
するためのハイパーテキスト属性情報を付加することで
ハイパーテキスト形式ファイルを生成するものである。

【００１３】第６の発明に係る文書情報共有化システム
は、第２の発明において、前記文書情報報告手段は、前
記文書管理情報データベースに登録されている文書本体
属性情報に基づき一覧情報を自動作成する一覧情報作成
部と、表示された一覧情報の中から選択された前記文書
情報を前記文書情報データベースから取り出し表示させ
る文書情報表示部とを有するものである。

【００１４】第７の発明に係る文書情報共有化システム
は、第６の発明において、前記一覧情報作成部は、指定
された分類区分をキーにして前記文書管理情報データベ
ースを検索することによって該当する文書本体属性情報
を取り出して一覧情報を作成するものである。

【００１５】第８の発明に係る文書情報共有化システム
は、第６の発明において、前記一覧情報作成部は、一覧
情報に付加した作成日付と前記文書情報に文書本体属性
情報として付加した受取日付とに基づいて一覧情報の自
動更新を行うものである。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、図面に基づいて、本発明の
好適な実施の形態について説明する。

【００１７】図１は、本発明に係る文書情報共有化シス
テムの一実施の形態を示したブロック構成図である。本
実施の形態における文書情報共有化システムは、メール
管理機能、レポート管理機能及びコンテンツ管理機能を
それぞれ発揮するための手段から構成されている。

【００１８】まず、メール管理機能を発揮するための文
書情報管理手段として、送付文書情報確認部１、属性情
報登録部２、文書情報生成部３及び文書情報配信部４が
設けられている。送付文書情報確認部１は、本システム
に送付されてきた文書情報の有無を確認する。属性情報
登録部２は、受け取った文書情報の文書本体属性情報に
固有の識別番号と受取日付とを付加するとともに付加後
の文書本体属性情報を文書管理情報データベース１０に
登録する。文書情報生成部３は、受け取った文書情報に
基づきハイパーテキスト形式ファイルを生成し文書情報
データベース１１に格納する。文書情報配信部４は、受
け取った文書情報の文書本体属性情報及び文書情報送付
先データベース９に格納された送付先情報に基づき特定
された送付先にその文書情報を配信する。文書情報管理
手段は、これらの構成要素によってメール管理機能を利
用して受け取った文書情報を自動登録すると共に文書情
報送付先データベース９に格納された送付先情報に基づ
きその文書情報を所定の送付先に配信することになる。

【００１９】レポート管理機能を発揮するための文書情
報報告手段として、一覧情報作成部５及び文書情報表示
部６が設けられている。一覧情報作成部５は、文書管理
情報データベース１０に登録されている文書本体属性情
報に基づき一覧情報を自動作成する。文書情報表示部６
は、表示された一覧情報の中から選択された文書情報を
文書情報データベース１１から取り出し表示させる。文
書情報報告手段は、これらの構成要素によって表示装置
上に表示された分類区分の中から指定された分類区分に
該当する文書情報を文書本体属性情報に含まれる分類区
分により特定し、その特定した文書情報の一覧情報をレ
ポート管理機能を利用して表示させることになる。

【００２０】コンテンツ管理機能を発揮するための文書
情報関連表示手段としての文書情報関連表示部７は、分
類管理情報データベース８に格納された分類区分の関係
に基づき各分類区分の関連付けをし、分類区分の連携関
係を表示装置上に表示させる。この文書情報関連表示部
７には、ハイパーテキスト形式のファイルを表示装置に
表示させるためのハイパーテキストシステムが組み込ま
れている。

【００２１】次に、本実施の形態において使用される予
め用意するデータベースについて説明する。

【００２２】分類管理情報データベース８は、文書情報
が属する分類区分の関係を格納する手段である。図２
は、本実施の形態で使用する分類管理情報データベース
８のデータ構造の例を示した図である。本実施の形態で
は、文書情報を大分類、中分類、小分類と階層化して管
理する。もちろん、更に階層化させることも可能であ
る。送られてきた文書情報は、いずれかの階層に分類さ
れ関連づけられることになる。例えば、障害管理に関す
る文書情報であれば、障害管理という大分類に対して障
害の連絡、問合せの回答、情報提供要求などの文書情報
の種別によってそれぞれ中分類、小分類に振り分けられ
管理されることになる。また、他に顧客に関する文書情
報を扱うのであれば、障害管理用とは別個に設けた顧客
情報という大分類に対して種々の文書情報が中分類、小
分類に振り分けられ管理されることになる。どのように
していずれかの分類に振り分けられるかは後述する。

【００２３】図３は、文書情報送付先データベース９の
データ構造を設定例と共に示した図である。文書情報送
付先データベース９は、各文書情報に付加された所定の
フォーマットの文書本体属性情報と送付先とを対応付け
た送付先情報を格納する。各レコードには、種類によっ
て文書情報を配信すべき１乃至複数の送付先が予め登録
されている。その文書情報の種類は、文書情報に付加さ
れている文書本体属性情報に属する分類及び副題によっ
て特定される。

【００２４】図１に示したその他のデータベース１０，
１１，１２は、本実施の形態における処理によって作成
されるため追って説明する。

【００２５】本実施の形態において特徴的なことは、本
システムに送られてきた文書情報を自動登録することで
文書情報の共有化を図ると共にその文書情報が必要とす
る送付先に自動配信できるようにしたことである。本実
施の形態では、メール管理機能、コンテンツ管理機能、
レポート管理機能を有機的に結合し協調動作させること
によって人手を介することなく文書情報の登録、配信を
自動的に行えるようにした。

【００２６】次に、本実施の形態のメール管理機能にお
ける処理について図４に示したフローチャートを用いて
説明する。なお、以下の説明では、本実施の形態におけ
る文書情報共有化システムを障害管理に適用した場合を
例にして説明する。

【００２７】まず、利用者は、本システムを利用するた
めに、図５に示したように作成した文書の内容に文書本
体属性情報を付加する。文書本体属性情報には、分類と
内容と副題とが少なくとも含まれ、分類等の各項目（キ
ーワード）は、利用者により所定のフォーマット（キー
ワード＋“：”）で指定される。利用には、予め設定可
能なデータが知らされており、その中から選択して指定
することになる。例えば、障害管理システムに適用した
本システムでは、分類に「障害管理」、件名に「障害管
理」、副題として「障害報告」、「連絡事項」、問合せ
に対する「回答」、「入力フォーマット要求」等が指定
可能である。分類と件名は、同一項目として扱うことも
可能であるが、用途が異なるので別項目とした。本実施
の形態では、文書本体属性情報として上記項目を用いる
ようにしたが、扱う文書情報によっては更に項目を付加
するようにしてもよい。本実施の形態で扱う文書情報
は、テキスト形式で表すことができるので、文書本体の
前に文書本体属性情報を組み込み、１つのファイルを形
成する。利用者は、文書本体属性情報が付加された文書
情報をメールすることで本システムのメールサーバに送
付する。

【００２８】ステップ１０１において、送付文書情報確
認部１は、メールサーバを通信プロトコルとして使用し
て定期的な処理（例えば５分に１度）を行い、文書情報
がメールで送付されてきていないかをチェックする。本
システム宛のメールを受信した場合は、文書情報をメモ
リ上に一時保存する。本システムにおいて共有化すべき
文書情報かどうかは、文書情報に文書本体属性情報が付
加されているかどうかによって判断し、共有化すべき文
書情報であれば、後段の処理を行う。

【００２９】ステップ１０２において、属性情報登録部
２は、受け取った共有化すべき文書情報がメモリ上の所
定箇所に書き込まれると、図６に示したように文書本体
属性情報に番号及びメールを受け取った日付を加える。
そして、番号等を付加した後の文書本体属性情報を文書
管理情報データベース１０に登録する。これは、次のよ
うにして行う。

【００３０】図７は、文書管理情報データベース１０の
レコードの構成を示した図である。各レコードは、各文
書本体属性情報の番号、分類、件名、副題及び日付で構
成されるが、当該番号は、各文書本体属性情報を識別す
るためにシステムによって付与される通し番号である。
従って、文書管理情報データベース１０に登録する際、
新たに登録しようとする文書本体属性情報に付与する番
号は、登録済みの最新レコードに付された番号を参照す
ることで決定することができる。また、日付は、システ
ム時刻を取得することで文書本体属性情報に付加するこ
とができる。このようにして、新たに登録しようとする
文書本体属性情報に番号及び日付を付与した後に文書管
理情報データベース１０に登録することができる。な
お、本実施の形態では、文書本体属性情報を構成する情
報全てが必要な情報であるため全項目を抽出して登録し
たが、文書本体属性情報に様々な情報が含まれている場
合は文書管理情報データベース１０の容量縮小化のため
必要と思われる情報のみを抽出して文書管理情報データ
ベース１０に自動登録するようにしてもよい。

【００３１】ステップ１０３において、文書情報生成部
３では、表示装置にハイパーテキスト形式の文書として
表示するために必要なハイパーテキスト属性情報を文書
情報に更に付加してハイパーテキスト形式の文書情報を
生成し、１つのファイルを形成する。この生成された文
書情報は、文書本体属性情報に含まれる番号に所定の拡
張子を連ねることでファイル名が決定され、文書情報本
体ファイルとして文書情報データベース１１に格納され
る（ステップ１０３）。これにより、本システムでは、
文書情報本体ファイルを１件の文書情報として扱う。例
えば、番号“００００３”の文書本体属性情報の場合、
拡張子を“ＨＴＭ”とすると、その文書情報本体ファイ
ル名は“００００３．ＨＴＭ”となる。この文書情報本
体ファイルの例を図８に示す。

【００３２】ステップ１０４において、文書情報配信部
４は、文書情報生成部３により１件の文書情報（文書情
報本体ファイル）が作成されると、その文書情報を所定
の送付先に配信する。これは、配信対象となる文書情報
の文書本体属性情報中に指定されている分類及び副題の
組合せと文書情報送付先データベース９に登録されてい
る分類及び副題の組合せと比較し、合致するレコードが
文書情報送付先データベース９に登録されていれば、そ
のレコードの送付先を読み込む。そして、文書情報を各
送付先を宛先としたメールとしてメールサーバに送付す
る。このように、文書情報配信部４は、受け取った文書
情報から文書本体属性情報中に指定されているキーワー
ド（分類、副題）を抽出し、そのキーワードに基づいて
文書情報送付先データベース９を検索することにより送
付の必要がある送付先に対して文書情報を自動配信する
ことができる。

【００３３】以上のようにして、本実施の形態によれ
ば、メールを介して本システム宛に送られてきた文書情
報を自動登録することができる。また、受け取った文書
情報を所定の送付先に自動配信をすることができる。

【００３４】次に、本実施の形態のコンテンツ管理機能
における処理について説明する。

【００３５】文書情報関連表示部７は、分類管理情報デ
ータベース８に登録されている大分類に対応したイメー
ジモデル化したコンテンツを作成し、次いで中分類に対
応したイメージコンテンツを作成し大分類に連携させ、
更に小分類に対応したイメージコンテンツを作成し中分
類に連携させる。このように、分類区分の連携関係を作
成して表示装置上に表示させるための連携情報を作成す
る。この処理は、文書情報関連表示部７に組み込まれた
ハイパーテキストシステムによって容易に連携すること
ができる。例えば、ＷＷＷブラウザ上に登録してある各
文書情報をイメージ別に表示可能とするために、各文書
情報を分類毎に設けられたキャビネットに格納する処理
に相当する。図９は、表示装置上の画面遷移の例を示し
た図であるが、文書情報関連表示部７が連携情報を作成
することにより図９（ａ）に示したような画面が表示可
能となる。

【００３６】次に、本実施の形態におけるレポート管理
機能について図１０に示したフローチャートを用いて説
明する。ここでの処理は、図９（ｂ）及び（ｃ）に示す
画面を表示するための処理に相当する。

【００３７】一覧情報作成部５は、表示装置上に表示さ
せた大分類のコンテンツの中からいずれかの中分類が選
択され、更に中分類のコンテンツの中からいずれかの小
分類が選択されると、その選択された小分類に関する一
覧情報を必要であれば新規に作成することで取得する。
これは、次のように行う。

【００３８】まず、選択された文書情報の文書本体属性
情報に基づき所定のルールに従い、ファイル名を作成す
る（ステップ２０１）。例えば、文書本体属性情報のう
ち分類を特定するための情報である分類及び副題の組合
せ“障害管理連絡情報”に所定の拡張子“ＬＳＴ”を付
加するという所定のルールに従い“障害管理連絡情報．
ＬＳＴ”を作成する。次に、作成したファイル名で一覧
情報データベース１２を検索する（ステップ２０２）。
一覧情報データベース１２に同一ファイル名の一覧表示
ファイルが存在すれば、その一覧表示ファイルを読み出
す（ステップ２０３，２０４）。存在しなければ、一覧
表示ファイルを次に示す手順で新規に作成することにな
る（ステップ２０５）。なお、一覧表示ファイルとは、
分類（分類＋副題）毎に作成される一覧表示用のファイ
ルであり、一覧情報データベース１２に格納され管理さ
れる。この一覧表示ファイルの構成例を図１１に示す。

【００３９】一覧情報作成部５は、作成したファイル名
で新規にオープンし、最古の時刻を初期値としてファイ
ル更新日付にセットする。そして、分類及び副題の組合
せに該当し、かつファイル更新日付より新しい文書本体
属性情報のレコードを文書管理情報データベース１０か
ら読み出す。ここでは、システム上最古の時刻をファイ
ル更新日付にセットしてあるので、該当する全データが
読み出されることになる。そして、読み出した文書本体
属性情報から番号、件名及び日付を抽出し、ファイルに
順次書き込むことで一覧情報を作成する。全件の書込み
が終了すると、ハイパーテキスト属性情報をファイルの
先頭に付加してハイパーテキスト形式の一覧情報を生成
する。更に、ファイル更新日付を現在時刻で更新しファ
イルクローズすることで、コンテンツに対応した１つの
一覧表示ファイルが作成されることになる。この一覧表
示ファイルは、一覧情報データベース１２に格納される
（ステップ２０６）。

【００４０】一方、既存の一覧表示ファイルを読み出し
たときは、分類及び副題の組合せに該当し、かつファイ
ル更新日付より新しい文書本体属性情報のレコードを文
書管理情報データベース１０から読み出し、該当するレ
コードから番号、件名及び日付を抽出して作成済みの一
覧情報に付加する。この更新処理により最新の一覧情報
を取得することができる（ステップ２０７）。この更新
した一覧表示ファイルは、一覧情報データベース１２に
格納される（ステップ２０６）。

【００４１】以上のようにして一覧情報を作成すると、
文書情報表示部６は、図９（ｂ）に示したように選択さ
れたコンテンツの一覧情報として作成した一覧情報を表
示する。なお、本実施の形態では、文書本体属性情報中
の「件名」を一覧表示用にのみ使用している。便宜上、
分類と件名とを同じキーワードとして扱うことも可能で
あることについては上述したとおりであるが、件名を検
索キーとして使用する分類と別項目にしておくことで、
文書情報の内容の相違を明確にすることができる。

【００４２】その後、表示されている一覧情報の中から
いずれかの項目が選択されると（ステップ２０８）、文
書情報表示部６は、番号をキーにして文書情報データベ
ース１１を検索し（ステップ２０９）、該当する文書情
報本体ファイルを読み出してきてその内容を表示装置上
に表示する（ステップ２１０）。この表示例が図９
（ｃ）となる。なお、項目が選択されないときは、所定
のその他補処理を行うが（ステップ２１１）、これは本
発明の要旨ではないので説明を省略する。

【００４３】以上のように、本実施の形態によれば、コ
ンテンツ管理機能により扱う文書情報の関連づけを行う
ことでレポート管理機能により文書情報の一覧を自動的
に作成することができ、また、表示することができる。

【００４４】また、本実施の形態では、上記コンテンツ
管理機能を遠隔地のシステムに持たせることによって遠
隔地からでも文書情報データベース１１や一覧情報デー
タベース１２の内容を参照することができる。

【００４５】なお、本実施の形態でいう文書情報とは、
テキスト形式で表現された情報と狭義に理解するのでは
なくイメージ形式で表現される情報であってもテキスト
形式で表現された文書と同様に扱うことのできる情報も
含まれる。例えば、メールサーバで文書と同様に扱うこ
とのできるイメージファイル（情報）も本実施の形態に
おける文書情報に含まれることになる。イメージファイ
ルを文書情報として扱う場合は、文書本体属性情報を別
ファイルとして扱うようにしてもよい。

【００４６】また、上記説明では、障害管理システムに
本発明を適用した場合で説明したが、情報を一括管理
し、また、情報を他へ配信し、かつ情報表示を要するそ
の他のシステムにも応用できることはいうまでもない。

【００４７】

【発明の効果】本発明によれば、メール管理機能、コン
テンツ管理機能、レポート管理機能を有機的に結合し協
調動作させることによって人手を介することなく文書情
報の登録、配信を自動的に行うことができる。また、単
に共有化すべき文書情報を登録し配信（連絡）するとい
うだけでなく、更に一覧情報の作成、更新等の文書情報
管理の一連の登録作業をも自動的に行うことができる。

【００４８】また、送付文書情報確認部に本システムで
扱う文書情報であるかどうかを判別させるようにしたの
で、無用な情報まで一括管理しなくて済む。

【００４９】また、属性情報登録部は、付加後の文書本
体属性情報の中から必要な情報を抽出して文書管理情報
データベースに登録するようにしたので、使用容量が無
用に増大することから防止することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係る文書情報共有化システムの一実
施の形態を示したブロック構成図である。

【図２】 本実施の形態で使用する分類管理情報データ
ベースのデータ構造の例を示した図である。

【図３】 本実施の形態における文書情報送付先データ
ベースのデータ構造例を示した図である。

【図４】 本実施の形態のメール管理機能における処理
を示したフローチャートである。

【図５】 本実施の形態において利用者から送付されて
くる文書情報の内容例を示した図である。

【図６】 本実施の形態において利用者から送付されて
きた文書情報に所定の情報を付加した後の内容例を示し
た図である。

【図７】 本実施の形態における文書管理情報データベ
ースのレコードの構成を示した図である。

【図８】 本実施の形態における文書情報本体ファイル
の内容例を示した図である。

【図９】 本実施の形態における表示装置上の画面遷移
の例を示した図である。

【図１０】 本実施の形態のレポート管理機能における
処理を示したフローチャートである。

【図１１】 本実施の形態における一覧表示ファイルの
構成例を示した図である。

【符号の説明】

１ 送付文書情報確認部、２ 属性情報登録部、３ 文
書情報生成部、４ 文書情報配信部、５ 一覧情報作成
部、６ 文書情報表示部、７ 文書情報関連表示部、８
分類管理情報データベース、９ 文書情報送付先デー
タベース、１０文書管理情報データベース、１１ 文書
情報データベース、１２ 一覧情報データベース。

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書情報が属する分類区分の関係を格納
   する分類管理情報データベースと、 各文書情報に付加された所定のフォーマットの文書本体
   属性情報と送付先とを対応付けた送付先情報を格納する
   文書情報送付先データベースと、 メール管理機能を利用して受け取った文書情報を自動登
   録すると共に前記文書情報送付先データベースに格納さ
   れた送付先情報に基づきその文書情報を所定の送付先に
   配信する文書情報管理手段と、 前記分類管理情報データベースに格納された分類区分の
   関係に基づきコンテンツ管理機能を利用して各分類区分
   の関連付けをし、分類区分の連携関係を表示装置上に表
   示させる文書情報関連表示手段と、 前記表示装置上に表示された分類区分の中から指定され
   た分類区分に該当する文書情報を文書本体属性情報に含
   まれる分類区分により特定し、その特定した文書情報の
   一覧情報をレポート管理機能を利用して表示させる文書
   情報報告手段と、 を有し、システム内で扱われる文書情報を自動登録する
   ことで統括的に管理し、所定の送付先に自動配信し、指
   定された文書情報の表示を可能としたことを特徴とする
   文書情報共有化システム。
2. 【請求項２】 前記文書情報管理手段は、 送付されてきた文書情報の有無を確認する送付文書情報
   確認部と、 受け取った文書情報の文書本体属性情報に固有の識別番
   号と受取日付とを付加するとともに付加後の文書本体属
   性情報を文書管理情報データベースに登録する属性情報
   登録部と、 受け取った文書情報に基づきハイパーテキスト形式ファ
   イルを生成し文書情報データベースに格納する文書情報
   生成部と、 受け取った文書情報の文書本体属性情報及び前記文書情
   報送付先データベースに格納された送付先情報に基づき
   特定された送付先にその文書情報を配信する文書情報配
   信部と、 を有することを特徴とする請求項１記載の文書情報共有
   化システム。
3. 【請求項３】 前記送付文書情報確認部は、文書本体属
   性情報が付加されている文書情報のみ本システムで扱う
   ように判別することを特徴とする請求項２記載の文書情
   報共有化システム。
4. 【請求項４】 前記属性情報登録部は、付加後の文書本
   体属性情報の中から必要な情報を抽出して前記文書管理
   情報データベースに自動登録することを特徴とする請求
   項２記載の文書情報共有化システム。
5. 【請求項５】 前記文書情報生成部は、送付された文書
   情報にハイパーテキスト形式文書として表示するための
   ハイパーテキスト属性情報を付加することでハイパーテ
   キスト形式ファイルを生成することを特徴とする請求項
   ２記載の文書情報共有化システム。
6. 【請求項６】 前記文書情報報告手段は、 前記文書管理情報データベースに登録されている文書本
   体属性情報に基づき一覧情報を自動作成する一覧情報作
   成部と、 表示された一覧情報の中から選択された前記文書情報を
   前記文書情報データベースから取り出し表示させる文書
   情報表示部と、 を有することを特徴とする請求項２記載の文書情報共有
   化システム。
7. 【請求項７】 前記一覧情報作成部は、指定された分類
   区分をキーにして前記文書管理情報データベースを検索
   することによって該当する文書本体属性情報を取り出し
   て一覧情報を作成することを特徴とする請求項６記載の
   文書情報共有化システム。
8. 【請求項８】 前記一覧情報作成部は、一覧情報に付加
   した作成日付と前記文書情報に文書本体属性情報として
   付加した受取日付とに基づいて一覧情報の自動更新を行
   うことを特徴とする請求項６記載の文書情報共有化シス
   テム。