JPH10340302A - オンライン文書発行管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 承認印と文書管理番号のために紙文書を発行
することによる紙資源と人手をなくし、人手ゆえの誤り
をなくする文書発行管理方法およびシステムを提供す
る。 【解決手段】 承認権限データベース、発行条件データ
ベース、パスワードファイル、番号管理ファイルを管理
サーバに登録し（ステップ１）、担当者がログインパス
ワードを管理サーバに送って認証されると、原案文書フ
ァイルを仮登録し（ステップ２）、承認権限データべー
スを参照して承認権限者に告知し（ステップ３）、承認
権限者がログインパスワードを送って認証されると承認
した旨を送り（ステップ４）、発行条件データベースを
参照して発行条件を満足していれば（ステップ５）、番
号管理ファイルを参照して文書番号を付与して原案文書
ファイルを発行する（ステップ６）。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は文書発行管理方法に
関し、特にコンピュータ、ワードプロセッサ等を使用す
る組織内での文書発行管理方法およびシステムに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】近年、組織においては、一人一台のコン
ピュータ（ワークステーション、パーソナルコンピュー
タ等）を所有し、各コンピュータはネットワーク接続さ
れているという環境が一般化してきている。また、ワー
ドプロセッサ等の文書作成ツールで文書作成することも
極めて一般化してきている。

【０００３】従来の文書発行管理方法は、まず文書は担
当者によりワードプロセッサ等で作成され、プリンタ印
刷等で紙の文書として用意される。文書番号は、別途管
理番号を取得しその番号を文書に記載する。その後、そ
の文書内容の権限者の承認を印鑑押印する形で得て、原
紙保管し、関係者に配布するという手順により行なわれ
ていた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の文書発
行管理方法では、作成された文書自体が電子ファイルと
して存在している場合においても、正式な文書には承認
印と文書管理番号が必要である為に、プリンタで紙に印
刷し電子ファイルとは独立した紙文書として発行管理す
る必要があるので紙資源を必要とし、また文書番号は文
書とは別データベースにて管理されているので、電子フ
ァイルと発行紙文書との関係が不明確になり、発行され
る紙文書は人手で配布・保管管理をする手間が発生する
上、人手ゆえの誤りの可能性を孕むという欠点がある。

【０００５】本発明の目的は、作成文書と発行文書の関
係が不明確とならず、また発行文書に紙資源を必要とせ
ず、紙文書の取扱に要する手間と人手ゆえの誤りを起こ
すおそれのない文書発行管理方法およびシステムを提供
することである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明のオンライン文書
発行管理方法は、文書を管理するコンピュータである管
理サーバと、前記管理サーバ上の文書管理処理プログラ
ムを起動するコンピュータである管理クライアントホス
トと、前記管理サーバで管理されている文書を参照する
コンピュータであるユーザホストとがネットワーク接続
の下に構成されたコンピュータシステムにおけるオンラ
イン文書発行管理方法において、発行文書を管理するた
めのコントロールデータを前記管理サーバに登録するコ
ントロールデータ登録手順と、担当者が原案文書ファイ
ルを前記管理サーバに仮登録して承認する仮登録手順
と、前記担当者の承認状況を前記コントロールデータ中
の承認権限者一同に告知する告知手順と、前記告知を受
けた承認権限者が前記原案文書ファイルの承認状況を承
認する承認手順と、前記承認権限者に承認された原案文
書ファイルが前記コントロールデータ中の発行条件を満
足しているかを検査する発行検査手順と、発行可能とな
った原案文書ファイルを発行する発行手順とを有する。

【０００７】前記発行手順は、前記原案文書ファイルを
発行用文書ファイルに整形する発行用文書ファイル作成
手順と、前記発行用文書ファイルを原紙として保管する
センターファイル手順と、前記発行用文書ファイルが改
版である場合に既存文書ファイルを改版情報エリアに移
す改版手順と、前記発行用文書ファイルを前記コントロ
ールデータ中の配布先に配布する配布手順とを有しても
よい。

【０００８】また、前記コントロールデータ登録手順
は、文書の承認権限データベース、発行条件データベー
ス、文書番号管理ファイル、パスワードファイルおよび
印鑑に代るログファイルを含む文書発行管理のためのコ
ントロールデータを前記管理サーバに登録し、前記仮登
録手順は、担当者が前記管理クライアントホストから前
記管理サーバにログインパスワードを送って前記パスワ
ードファイルと照合して認証されると、用意された原案
文書ファイルと配布先一覧ファイルを前記管理サーバに
転送し、転送された前記原案文書ファイルを表示して内
容を確認し担当者として承認するか否かを判断し、承認
と判断すると、パスワードを前記管理サーバに入力し、
前記パスワードが前記パスワードファイルと正しく照合
されると、承認日時と担当者名を前記ログファイルに記
載させ、前記告知手順は、前記仮登録手順において前記
担当者が承認と判断した場合、前記原案文書ファイルを
前記承認権限データベース上に定義された承認権限者一
同の管理クライアントホストに電子メールで送信し、前
記承認手順は、前記告知手順により告知を受けた承認権
限所有者が自己の管理クライアントホストから前記管理
サーバにログインパスワードを送って認証されると、前
記原案文書ファイルを表示参照して内容を確認して承認
・否認を判断し、承認した場合、パスワードを入力し、
前記パスワードが前記パスワードファイルと正しく照合
すると、承認者名と承認日時とを前記ログファイルに記
載させるとともに、承認権限者一同の管理クライアント
ホストに通知し、前記発行検査手順は、前記承認手順に
より、承認権限者に承認と判断された原案文書ファイル
について、前記管理サーバに登録されている発行条件デ
ータベースとログファイルを照合し、前記ログファイル
に記載されている情報が前記発行条件データベースに記
載されている発行条件を満足しているか否かを検査し、
前記発行手順は、前記発行検査手順により前記ログファ
イルに記載されている情報が前記発行条件を満足してい
るとき、前記原案文書ファイルを発行用文書ファイルと
して発行するものを含む。

【０００９】さらに、前記発行手順は、前記発行用文書
ファイル作成手順は、前記管理サーバに登録されている
ログファイルを参照し、前記承認手順で得られた承認者
名と承認日時を得て前記原案文書ファイルに付加すると
ともに、文書番号管理ファイルを参照し、当該する文書
番号を得て前記原案文書ファイルに付加して発行用文書
ファイルとし、前記センターファイル手順は、前記発行
用文書ファイル作成手順により作成された発行用文書フ
ァイルを前記管理サーバの文書管理のためのセンターフ
ァイルエリアにコピーし、前記改版手順は、前記発行用
文書ファイルが作成されたとき、既に当該発行用文書フ
ァイルが前記ユーザホストから参照される公開エリアに
存在する場合は前記既存の発行用文書ファイルを改版情
報エリアに移動させ、前記配布手順は、前記発行用文書
ファイルが作成されたとき、当該発行用文書ファイルが
前記公開エリアに存在しない場合および前記改版手順に
より既存の発行用文書ファイルを改版情報エリアに移動
させた場合、前記発行用文書ファイルを前記公開エリア
にコピーし、前記配布先一覧ファイルに記載されている
配布先に前記発行用文書ファイルを電子メールで送信す
るものを含む。

【００１０】本発明の文書発行管理システムは、ファイ
ル群を具備し、文書を管理するためのコンピュータであ
る管理サーバと、前記管理サーバに文書を管理するため
のコントロールデータを転送して前記ファイル群に登録
させ、原案文書ファイルを作成して前記管理サーバに転
送して仮登録し、前記原案文書ファイルを担当者が承認
したとき、前記コントロールデータに記載されている承
認権限者一同に承認状況を告知させ、前記告知を受けた
承認権限者が当該原案文書ファイルを承認すると、その
承認状況を前記管理サーバのファイルに記載させたの
ち、前記原案文書ファイルが前記コントロールデータに
記載されている発行条件を満足しているかを検査して、
発行可能となった原案文書ファイルに前記コントロール
データに記載されている文書番号を付加して発行用文書
ファイルを作成し、前記ファイル群中の公開エリアにコ
ピーするとともに前記コントロールデータに記載された
配布先に配布する１または複数のクライアントホスト
と、前記管理サーバにアクセスして前記公開エリアの発
行用文書ファイルを参照する１または複数のユーザホス
トとを有する。

【００１１】

【発明の実施の形態】次に、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して説明する。

【００１２】図１は本発明のオンライン文書発行管理方
法の一実施形態のフローチャート、図２は図１のオンラ
イン文書発行管理方法手順の詳細を示すフローチャー
ト、図３は図１のオンライン文書発行管理方法が適用さ
れるコンピュータシステムの構成ブロック図、図４は図
３の原案文書ファイル３４の構成図、図５は図３のファ
イル群３６中のコントロールデータファイルの構成図、
図６は図３のファイル群３６中の発行用文書ファイルの
構成図である。

【００１３】この文書発行管理方法が適用されるコンピ
ュータシステムは、図３に示すように管理クライアント
ホスト３１、３２−１、３２−２、・・・、３２−ｎ、
３３と管理サーバ３５とユーザホスト３７−１、３７−
２、・・・、３７−ｍとがネットワーク接続されて構成
されている。管理クライアントホスト３１からはコント
ロールデータ登録担当者が後述するコントロールデータ
登録手順を実行する。管理クライアントホスト３２−
１、３２−２、・・・、３２−ｎは承認権限者のための
ものであって、後述する承認手順を実行要求する。管理
クライアントホスト３３は担当者のためのものであっ
て、原案ファイル３４を備えている。原案ファイル３４
は図４に示すように、原案文書ファイル４１に付随して
文書発行先の宛先を記載した発行先一覧ファイル４２と
プログラムアーカイブファイルといった添付データファ
イル４３を含んでいる。管理サーバ３５は文書管理処理
プログラムをもつコンピュータであってファイル群３６
を備えている。ファイル群３６には、コントロールデー
タファイルや、仮登録された原案文書ファイルや、承認
手順中のファイルや、発行用文書ファイルが含まれる。
ここで、管理サーバ３５上に定義されるコントロールデ
ータファイル５１の内訳は、図５に示すように、承認権
限データベース５２と発行条件データベース５３とログ
ファイル５４とパスワード５５と文書番号管理ファイル
５６とからなっている。承認権限データベース５２のデ
ータ定義イメージを表１に示す。

【００１４】

【表１】 発行条件データベース５３のデータ定義イメージを表２
に示す。

【００１５】

【表２】 承認権限データベース５２と発行条件データベース５３
はコントロールデータ登録手順で定義され、承認手順で
利用される。次に、ログファイル５４のデータ定義イメ
ージを表３に示す。

【００１６】

【表３】 ログファイル５４は仮登録手順で作成され、承認手順で
追加更新される。また、パスワードファイル５５のデー
タ定義イメージを表４に示す。

【００１７】

【表４】 パスワードファイル５５は、コントロールデータ登録手
順で定義され、仮登録手順や承認手順において管理クラ
イアントホスト３４が管理サーバ３５にアクセスする際
のログイン時の認証と承認手順の際に承認印として利用
される。管理サーバ３５上に搭載された発行用文書ファ
イル６１は、図６に示すような構成となっており、製品
別といった内容別にエリアが分かれて内容別発行用文書
ファイル（例えば改版通知）６２が置かれ、それに対応
した添付データファイル（例えばプログラムアーカイブ
ファイル）６３が置かれる。また、製品別といった内容
別エリア単位に、改版情報を置くエリア６４があり、こ
こに、旧版の発行用文書ファイル６５が置かれ、必要に
応じて旧版の添付データファイル６３が置かれる。発行
用文書ファイル６２、添付データファイル６３、改版情
報６４および旧版の発行用文書ファイル６５は、発行情
報エリアとしてユーザホスト３７−１、３７−２、・・
・、３７−ｍからアクセスされ、参照されるエリアであ
る。さらに、管理サーバ３５上にある発行情報の管理用
のエリアとしてセンターファイル情報６６があり、発行
用文書のセンターファイルとして全ての発行用文書ファ
イル６７が格納されている。ユーザホスト３７−１、３
７−２、・・・、３７−ｍは管理サーバ３５にアクセス
して、発行用文書ファイル６７中の発行された文書を参
照する。

【００１８】本実施形態のオンライン文書発行管理方法
の手順を図１および図２のフローチャートを参照して説
明する。この文書発行管理方法は、あらかじめ管理クラ
イアントホスト３１より登録担当者がコントロールデー
タ登録手順を実行する（図１のステップ１）。この手順
は、発行処理対象の各製品について管理サーバ３５上
に、図５のコントロールデータを定義する（図１のステ
ップ１）。すなわち、表１に示す承認権限者の情報を承
認権限データベース５２に、表２に示す各製品別の発行
条件を発行条件データベース５３に、および表４に示す
パスワードをパスワードファイル５５に定義する。

【００１９】コントロールデータが登録された上で、文
書発行の最初のステップとして仮登録手順を実行する
（図１のステップ２）。まず、改版リリース等発行を目
論む当該製品の図４の原案文書ファイル４２は、担当者
の管理クライアントホスト３３上でワードプロセッサ等
で作成され電子ファイル３４として用意される。また、
発行を知らせるユーザや関係者等の電子メールアドレス
を記載した配布先一覧ファイル４３も用意される。その
他、原案文書ファイルに添付したい添付データファイル
４４等も用意する。

【００２０】その上で、仮登録手順を行なう（図１のス
テップ２）。この手順は、当該製品の担当者の管理クラ
イアントホスト３３から管理サーバ３５にアクセスして
実行する。すなわち、担当者の管理サーバ３５へのログ
インパスワードが表４のパスワードファイル５５と照合
され適切に認証されると（図２のステップ１１）、管理
クライアントホスト３３上に用意された原案文書ファイ
ル４２、配布先一覧ファイル４３、添付データファイル
４４を管理サーバ３５上に転送し（図２のステップ１
２）、担当者としての承認を行なう。担当者としての承
認とは、管理サーバ３５上に転送した原案文書ファイル
４２を表示して内容を確認し、承認・否認の判断を入力
し（図２のステップ１３）、続いてその担当者が確かに
判断したことを示す為にパスワードを入力する（図２の
ステップ１４）。承認判断時のパスワードがパスワード
ファイル（表４）と正しく照合すると、承認・否認日時
と担当者名がログファイル５４に記載され、承認された
場合には告知手順として承認権限データベース５２に定
義された当該製品の承認権限所有者一同に承認依頼の告
知メールが送信され（図２のステップ１５）、承認権限
者が原案ファイル内容を参照することが可能になる。

【００２１】告知手順（図１のステップ３）は承認手順
（図１のステップ４）が行われる都度、承認権限データ
ベース５２上に定義された当該製品の担当者と承認権限
所有者一同に電子メールで告知する（図２のステップ１
５）もので、その内容はいつ誰が当該製品の原案文書フ
ァイルを承認した・否認したという内容である。原案文
書ファイルも含めて差支えない。告知手順によって告知
された当該製品の承認権限者により、次の承認手順（図
１のステップ４）が実行される。

【００２２】承認手順は、承認権限者が自分の管理クラ
イアントホスト３３−１、３３−２、・・・、３３−ｎ
から管理サーバ３５にアクセスして実行する。管理サー
バアクセス時には、先ずログインパスワードをパスワー
ドファイルと照合し、認証を行う（図２のステップ１
６）。管理サーバ３５へのアクセスが許可されると、原
案文書ファイル４２を表示参照し、内容を確認する。そ
して承認・否認の判断を入力し（図２のステップ１
７）、続いてその権限所有者が確かに判断したことを示
す為にパスワードを入力する（図２のステップ１８）。
承認判断時のパスワードがパスワードファイル５５と正
しく照合すると、承認否認日時と判断者名がログファイ
ル５４に記載され、承認関係者一同に告知される（図２
のステップ１９）。

【００２３】続いて、発行検査手順が実行される（図１
のステップ５）。発行検査手順は、発行条件データベー
ス５３とログファイル５４を照合し、当該製品のログフ
ァイルに記載された情報が当該製品の発行条件を満足し
ているか否かを検査する（図のステップ２０）。満足し
ている場合には次の発行手順（図１のステップ６）に進
む。

【００２４】発行手順は、まず発行用文書作成手順（図
２のステップ２１）を実行する。ここでは、管理サーバ
３５のログファイル５４を参照し、承認手順（図１のス
テップ４）で得られた承認者名、承認日時を抽出して原
案文書ファイル５４に付加し文書番号管理ファイルを参
照して文書番号を得て、その文書番号も原案文書ファイ
ル５４に付加して発行用文書ファイルとする。

【００２５】次に、センターファイル手順を実行する
（図２のステップ２２）。センターファイル手順では発
行用文書ファイル４２をセンターファイルエリアにコピ
ーする。続いて、改版手順を実行する（図２のステップ
２４）。発行用文書作成手順（図２のステップ２１）で
発行用文書ファイルが作成され、ユーザホスト３７−
１、３７−２、・・・、３７−ｍから参照できる公開エ
リアに当該発行用文書ファイルが既に存在しているとき
（図２のステップ２３）は、改版手順（図２のステップ
２４）を実行する。改版手順では既存の当該製品の発行
用文書ファイルを改版情報エリア６４に移動させる。こ
のとき、添付データファイル４４が存在する場合は、必
要に応じて添付データファイル４４も改版情報エリア６
４に移動させる。図２のステップ２３で公開エリアに発
行用文書ファイルが存在しない場合および既存の発行用
文書ファイルを改版手順によって改版情報エリア６４に
移動させた場合は、配布手順（図２のステップ２５）を
実行する。

【００２６】配布手順はユーザホストから参照できる公
開エリアに発行用文書ファイル４２をコピーし、当該製
品の配布先一覧ファイル４３に記載されている通知先に
発行用文書ファイルを電子メールで送信する。

【００２７】この実施形態のオンライン文書発行管理方
法は、パスワードを印鑑の代替手段として利用してお
り、承認権限データベースによって複数の承認権限者の
定義が可能であり、また、発行条件データベースで発行
条件を定義して、承認手続と発行手続とを分離している
ので、文書発行をコンピュータシステムによって承認す
ることができるようになり、その承認形態も複数承認者
や階層的な承認形態など多様な承認形態にも対応するこ
とができる。また、発行処理のさい、文書番号管理を行
うので、文書番号の自動採番と文書への自動付与ができ
るようになった。

【００２８】また、この文書発行管理方法では、プリン
タ印刷等で紙の文書として用意した上で承認捺印や番号
を付与して配布する必要がない上、定型的な手続きが自
動化されているので、紙資源を必要としないばかりでな
く、人手工数が大幅に削減され、かつ人手ゆえの誤りの
おそれがない。

【００２９】さらに、この文書発行管理方法は、管理サ
ーバにアクセスできる環境であれば管理クライアントホ
ストを限定しない為、承認権限者はオフィス内の特定ホ
ストから管理サーバにアクセスする必要は無く、自宅や
外出先等から承認、乃至発行処理が可能であり、文書発
行の所要時間を短縮化することが可能である。

【００３０】

【発明の効果】以上説明したように本発明は、コンピュ
ータシステムの管理サーバに登録された承認権限、発行
条件、パスワード、文書番号管理に関するコントロール
データを、ログインパスワードによる認証のうえ、参照
して原案文書ファイルの仮登録、承認、発行検査を行っ
て発行することにより、原案文書の承認権限者が複数で
あっても、また階層的な承認形態であっても対応でき、
文書番号管理ファイルにより管理されているので、番号
の自動採番付与が可能となり、また、印鑑押捺に代って
パスワードによって認証記載されるので、紙文書を作成
する必要がなくなり、紙資源が不要となったばかりでな
く、各種作業の自動化と相まって人手工数が大幅に削減
され、かつ人手に伴う誤り発生が防止できるという効果
があり、さらに、管理サーバにアクセスできる環境であ
れば、管理クライアントホストを限定しないので、承認
権限者はオフィス内の特定ホストからアクセスする必要
がなく、自宅や外出先等から承認や発行処理が可能で、
文書発行の所要時間が短縮できるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のオンライン文書発行管理方法の一実施
形態のフローチャートである。

【図２】図１のオンライン文書発行管理方法手順の詳細
を示すフローチャートである。

【図３】図１のオンライン文書発行管理方法が適用され
るコンピュータシステムの構成システム図である。

【図４】図３の原案文書ファイル３４の構成図である。

【図５】図３のファイル群３６中のコントロールデータ
ファイルの構成図である。

【図６】図３のファイル群３６の発行用文書ファイルの
構成図である。

【符号の説明】

１、２、・・・、２５ ステップ ３１ 管理クライアントホスト（コントロールデータ
登録担当者用） ３２−１ 、３２−２ 、・・・、３２−ｎ 管理クラ
イアントホスト（承認権限者用） ３３ 管理クライアントホスト（担当者用） ３４ 原案ファイル ３５ 管理サーバ ３６ 管理サーバ上のファイル群 ３７−１、３７−２、・・・、３７−ｍ ユーザホス
ト ４１ 原案ファイル ４２ 原案文書ファイル ４３ 配布先一覧ファイル ４４ 添付データファイル ５１ コントロールデータファイル ５２ 承認権限データベース ５３ 発行条件データベース ５４ 内容別ログファイル ５５ パスワードファイル ５６ 文書番号管理ファイル ６１ 発行用文書ファイル ６２ 内容別第ｎ版用発行用文書ファイル ６３ 内容別第ｎ版用発行用文書ファイル ６４ 改版情報エリア ６５ 旧版の発行用文書ファイル ６６ センターファイル情報エリア ６７ 全ての発行用文書ファイル

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書を管理するコンピュータである管理
   サーバと、前記管理サーバ上の文書管理処理プログラム
   を起動するコンピュータである管理クライアントホスト
   と、前記管理サーバで管理されている文書を参照するコ
   ンピュータであるユーザホストとがネットワーク接続の
   下に構成されたコンピュータシステムにおけるオンライ
   ン文書発行管理方法において、 発行文書を管理するためのコントロールデータを前記管
   理サーバに登録するコントロールデータ登録手順と、 担当者が原案文書ファイルを前記管理サーバに仮登録し
   て承認する仮登録手順と、 前記担当者の承認状況を前記コントロールデータ中の承
   認権限者一同に告知する告知手順と、 前記告知を受けた承認権限者が前記原案文書ファイルの
   承認状況を承認する承認手順と、 前記承認権限者に承認された原案文書ファイルが前記コ
   ントロールデータ中の発行条件を満足しているかを検査
   する発行検査手順と、 発行可能となった原案文書ファイルを発行する発行手順
   とを有するオンライン文書発行管理方法。
2. 【請求項２】 前記発行手順は、 前記原案文書ファイルを発行用文書ファイルに整形する
   発行用文書ファイル作成手順と、 前記発行用文書ファイルを原紙として保管するセンター
   ファイル手順と、 前記発行用文書ファイルが改版である場合に既存文書フ
   ァイルを改版情報エリアに移す改版手順と、 前記発行用文書ファイルを前記コントロールデータ中の
   配布先に配布する配布手順とを有する請求項１記載のオ
   ンライン文書発行管理方法。
3. 【請求項３】 前記コントロール登録手順は、文書の承
   認権限データベース、発行条件データベース、文書番号
   管理ファイル、パスワードファイルおよび印鑑に代るロ
   グファイルを含む文書発行管理のためのコントロールデ
   ータを前記管理サーバに登録し、 前記仮登録手順は、担当者が前記管理クライアントホス
   トから前記管理サーバにログインパスワードを送って前
   記パスワードファイルと照合して認証されると、用意さ
   れた原案文書ファイルと配布先一覧ファイルを前記管理
   サーバに転送し、転送された前記原案文書ファイルを表
   示して内容を確認し担当者として承認するか否かを判断
   し、承認と判断すると、パスワードを前記管理サーバに
   入力し、前記パスワードが前記パスワードファイルと正
   しく照合されると、承認日時と担当者名を前記ログファ
   イルに記載させ、 前記告知手順は、前記仮登録手順において前記担当者が
   承認と判断した場合、前記原案文書ファイルを前記承認
   権限データベース上に定義された承認権限者一同の管理
   クライアントホストに電子メールで送信し、 前記承認手順は、前記告知手順により告知を受けた承認
   権限所有者が自己の管理クライアントホストから前記管
   理サーバにログインパスワードを送って認証されると、
   前記原案文書ファイルを表示参照して内容を確認して承
   認・否認を判断し、承認した場合、パスワードを入力
   し、前記パスワードが前記パスワードファイルと正しく
   照合すると、承認者名と承認日時とを前記ログファイル
   に記載させるとともに、承認権限者一同の管理クライア
   ントホストに通知し、 前記発行検査手順は、前記承認手順により、承認権限者
   に承認と判断された原案文書ファイルについて、前記管
   理サーバに登録されている発行条件データベースとログ
   ファイルを照合し、前記ログファイルに記載されている
   情報が前記発行条件データベースに記載されている発行
   条件を満足しているか否かを検査し、 前記発行手順は、前記発行検査手順により前記ログファ
   イルに記載されている情報が前記発行条件を満足してい
   るとき、前記原案文書ファイルを発行用文書ファイルと
   して発行する請求項１記載のオンライン文書発行管理方
   法。
4. 【請求項４】 前記発行手順は、 前記発行用文書ファイル作成手順は、前記管理サーバに
   登録されているログファイルを参照し、前記承認手順で
   得られた承認者名と承認日時を得て前記原案文書ファイ
   ルに付加するとともに、文書番号管理ファイルを参照
   し、当該する文書番号を得て前記原案文書ファイルに付
   加して発行用文書ファイルとし、 前記センターファイル手順は、前記発行用文書ファイル
   作成手順により作成された発行用文書ファイルを前記管
   理サーバの文書管理のためのセンターファイルエリアに
   コピーし、 前記改版手順は、前記発行用文書ファイルが作成された
   とき、既に当該発行用文書ファイルが前記ユーザホスト
   から参照される公開エリアに存在する場合は前記既存の
   発行用文書ファイルを改版情報エリアに移動させ、 前記配布手順は、前記発行用文書ファイルが作成された
   とき、当該発行用文書ファイルが前記公開エリアに存在
   しない場合および前記改版手順により既存の発行用文書
   ファイルを改版情報エリアに移動させた場合、前記発行
   用文書ファイルを前記公開エリアにコピーし、前記配布
   先一覧ファイルに記載されている配布先に前記発行用文
   書ファイルを電子メールで送信する請求項２記載のオン
   ライン文書発行管理方法。
5. 【請求項５】 ネットワーク接続されたコンピュータシ
   ステムにおいて、 ファイル群を具備し、文書を管理するためのコンピュー
   タである管理サーバと、 前記管理サーバに文書を管理するためのコントロールデ
   ータを転送して前記ファイル群に登録させ、原案文書フ
   ァイルを作成して前記管理サーバに転送して仮登録し、
   前記原案文書ファイルを担当者が承認したとき、前記コ
   ントロールデータに記載されている承認権限者一同に承
   認状況を告知させ、前記告知を受けた承認権限者が当該
   原案文書ファイルを承認すると、その承認状況を前記管
   理サーバのファイルに記載させたのち、前記原案文書フ
   ァイルが前記コントロールデータに記載されている発行
   条件を満足しているかを検査して、発行可能となった原
   案文書ファイルに前記コントロールデータに記載されて
   いる文書番号を付加して発行用文書ファイルを作成し、
   前記ファイル群中の公開エリアにコピーするとともに前
   記コントロールデータに記載された配布先に配布する１
   または複数のクライアントホストと、 前記管理サーバにアクセスして前記公開エリアの発行用
   文書ファイルを参照する１または複数のユーザホストと
   を有することを特徴とするオンライン文書発行管理シス
   テム。