JPH11120053A - 異なるアプリケーション間における文書の共有方法およびシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】異なる文書管理システム間、および異なるメー
ルシステム間においても、文書のリンク情報により文書
の共有を実現できるシステムを提供する。 【解決手段】本願発明は、添付したい文書のリンク情報
を文書ポインタと呼ぶファイルにし、プロトコルに依存
しないリンク情報とする。そして、クライアントから独
立した文書ポインタ・ビューアという構成により、ユー
ザのアクセス権限に応じてこの文書ポインタの示すサー
バ上の実体文書にアクセスし、実体文書のファイル拡張
子に基づいて、所望のアプリケーションを起動する。こ
のように、文書のリンク情報を文書ポインタと呼ぶファ
イルにしたため、ＳＭＴＰのプロトコルに変換する際に
リンク情報が変換できずに欠落してしまうことがなくな
り、かつ、文書ポインタを解析し、実体文書にアクセス
する文書ポインタ・ビューアをクライアントから独立し
た構成とすることにより、異なるアプリケーション間に
おいても文書ポインタの示すサーバ上の実体文書にアク
セスできる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、クラインアント・
サーバ・システムにおいて、サーバ上で文書の一元管理
を行い、異なるアプリケーション間においても、ある文
書に共有したい文書のリンク情報のみを添付することに
より、サーバ上の文書の共有を実現できる文書管理シス
テムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来から、サーバで文書を一元管理し、
クライアント間で文書そのものを送受信するのではな
く、文書のリンク情報のみを添付することにより、シス
テム内部で文書の共有を行うことは可能であった。こう
することにより、各個人が同じ文書を重複して持つ必要
がなくなるため、ディスクスペースを削減することがで
き、また、文書そのものを送信せずに文書のリンク情報
のみを送信すればよいのでネットワークの負荷を軽減で
きると同時に、実体文書はサーバで一元管理されている
ため、実体文書の内容が変更される度に再送付する必要
はなくなるという利点があった。ところが、従来技術に
おいては、このような文書のリンク情報による文書の共
有は、同じアプリケーション間に限るという制限があ
り、他の製品のサーバ上にリンク情報を置いたり、ワー
プロ文書の中にリンク情報を添付したりすることはでき
なかった。

【０００３】このような従来技術の制限は何に起因して
いるかを次に説明する。例えば、Ｌｏｔｕｓ Ｎｏｔｅ
ｓ（Lotus Development社の商標）においても「文書リ
ンク」という機能を用いることにより、文書のリンク情
報により文書を共有することができる。しかし、Ｎｏｔ
ｅｓの文書のリンク情報はＮｏｔｅｓで作成した文書で
しか有効でないリンク情報であるため、Ｎｏｔｅｓのデ
スクトップ上でしか処理できず、Ｎｏｔｅｓを起動して
いても、Ｎｏｔｅｓ以外のアプリケーション（Ｆｒｅｅ
ｌａｎｃｅやＭＳ−Ｗｏｒｄなど）で作成した文書にお
いてはリンクを維持することができない。従って、例え
ばＮｏｔｅｓの電子メールにＦｒｅｅｌａｎｃｅで作成
した文書を添付したい場合には、Ｆｒｅｅｌａｎｃｅで
作成した文書を添付ファイルという実体文書のコピーと
いう形式で添付しなければならず、リンク情報による添
付はできない。

【０００４】さらに、Ｎｏｔｅｓの電子メールをインタ
ーネットによりＮｏｔｅｓ以外のメールシステムを使用
しているユーザに送信する場合、周知であるように、Ｓ
ＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol)のプロトコル
に変換されてメールの送受信を行う。つまり、このＳＭ
ＴＰへのプロトコル変換により２つの異なるメールシス
テム間で電子メールの送受信が行えるわけである。しか
し、このＳＭＴＰへのプロトコル変換の際に、Ｎｏｔｅ
ｓの「文書リンク」のリンク情報はＮｏｔｅｓ独自のプ
ロトコル上でしか有効でないリンク情報であるため変換
することができずカットされてしまうため、異なるメー
ルシステム間で文書のリンク情報により文書の共有を行
うことはできないという問題がある。

【０００５】その他の従来技術として、Ｗｉｎｄｏｗｓ
９５のショート・カットがあるが、この場合も、自分の
パソコン内の文書へのショート・カットは作成できる
が、ネットワークには対応していない。従って、メール
でショート・カットを送付しようとすると、ショート・
カットではなく文書本体が送付されてしまうという問題
がある。

【０００６】最近では、インターネット、イントラネッ
トの普及に伴い、当然のことながら、異なるメールシス
テム間で電子メールの送受信を行う機会が増え、なおか
つ、異なる文書管理システム、グループウエア間におい
ても文書のリンク情報の送受信により、文書の共有を実
現したいという要望が高まっている。また、たとえ社内
の同一部門内であっても、ユーザ・インターフェースの
好みの違いや製品の世代交代などにより複数のグループ
ウエアが導入されている例もある。従って、特定の文書
管理システム内のみで文書が共有できても真の意味の文
書の共有とは言えず、異なるアプリケーション間におい
ても文書のリンク情報により文書の共有が行え、ユーザ
が所望の際に、サーバ上の実体文書をユーザのアクセス
権限に従って参照、または更新ができるシステムの実現
が望まれる。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】従って、本発明の目的
は、異なる文書管理システム間、および異なるメールシ
ステム間においても、文書のリンク情報により文書の共
有を実現できるシステムを提供することである。

【０００８】本発明の他の目的は、サーバ上の実体文書
の機密区分およびユーザのアクセス権限を他システムの
ユーザに対しても有効な文書共有システムを実現するこ
とである。

【０００９】本発明のさらに他の目的は、掲示板、ある
いはインターネットのホームページ上に文書のリンク情
報を添付しておくことにより、外部環境からでも、文書
のリンク情報の示す実体文書にアクセスできるシステム
を実現することである。

【００１０】

【課題を解決するための手段】本願発明は、添付したい
文書のリンク情報を文書ポインタと呼ぶファイルにし、
プロトコルに依存しないリンク情報である文書ポインタ
とする。そして、クライアントから独立した文書ポイン
タ・ビューアという構成により、ユーザのアクセス権限
に応じてこの文書ポインタの示すサーバ上の実体文書に
アクセスし、実体文書のファイル拡張子に基づいて、所
望のアプリケーションを起動する。このように、文書の
リンク情報を文書ポインタと呼ぶファイルにしたため、
ＳＭＴＰのプロトコルに変換する際にリンク情報が変換
できずに欠落してしまうことがなくなり、かつ、文書ポ
インタを解析し、実体文書にアクセスする文書ポインタ
・ビューアをクライアントから独立した構成とすること
により、異なるアプリケーション間においても文書ポイ
ンタの示すサーバ上の実体文書にアクセスできる。

【００１１】

【発明の実施の形態】図１は、本発明の一実施例である
グループウエア製品の概略構成を示す。本グループウエ
アは、RDBサーバ、業務サーバ、GUIクライアントの３階
層モデルを用いてメール、キャビネット（文書管理機
能）、住所録、カレンダー、掲示板を実現するものであ
り、ハードウエア的には、UNIXワークステーションであ
る一台のRDBサーバと複数台の業務サーバ、PCである複
数台のGUIクライアントをローカルエリアネットワーク
（LAN）により接続した構成である。なお、RDBサーバと
業務サーバは共通のマシンでも構成可能である。本グル
ープウエアでは、文書などのすべてのデータをRDB上に
置き、バックアップ・リストアなどをRDBに任せること
により、パフォーマンスが良く、信頼性の高いシステム
を実現している。また、本グループウエアでは、サーバ
を各拠点毎に置いて、それぞれをワイドエリアネットワ
ーク(WAN）により接続し、各サーバ間でメールの送受
信、住所録データと掲示板データの配信を行うことも可
能となっている。この拠点毎のRDBサーバを「ノード」
と呼び、ユニークな識別子を付ける。この識別子をノー
ドIDと呼び、他のノードに接続しているユーザにメール
を送付する場合などに用いる。

【００１２】図２は、本発明で文書ポインタと呼ぶ文書
のリンク情報が指す実体文書を管理する文書管理機能の
概略構成を示す。文書管理機能では、文書を３階層のデ
ィレクトリ構造で管理する。最上階層を「キャビネッ
ト」、２階層目を「フォルダ」と呼ぶ。キャビネットは
ユーザ毎に一つ与えられ、その中にユーザの必要に応じ
て複数のフォルダーを作成できる。このフォルダーの中
に文書を格納する仕組みになっている。そして、キャビ
ネットの中のフォルダを管理するための情報として「フ
ォルダ情報」を持たせ、フォルダの中の文書を管理する
ための情報として「文書情報」を持たせている。また、
キャビネットについてはユーザ毎に一つなので管理情報
としては特になく、ユーザIDにより指定したキャビネッ
トを特定できる仕組みになっている。

【００１３】このフォルダ情報の内容は、図３に示すよ
うにフォルダID、作成日時、文書の数、フォルダ名を含
む。また、文書情報の内容は、図４に示すように文書I
D、コリジョンキー、所属フォルダＩＤ、作成日時、最
終変更日時、期限、文書サイズ、機密区分、文書形式、
文書属性、文書名、注釈、最終変更者ユーザID、最終変
更者ノードID、最終変更者名、ファイル名を含む。ここ
でフォルダ情報および文書情報の中で本発明に関係のあ
る情報を説明する。まず、フォルダ情報の中の「フォル
ダID」は、キャビネット内のフォルダのユニークな識別
子である。これはフォルダを作成した日付と時刻を元に
して生成される。文書情報の中の「文書ID」は、フォル
ダ内の文書のユニークな識別子である。これも文書を作
成した日付と時刻を元にして生成される。「機密区分」
は、一般・機密・親展の３種類のどれかの値を持つ。本
願では、キャビネットを他のユーザへアクセス許可を行
うことが可能であり、この「機密区分」別に禁止・参照
・更新の権限を与えることができる。

【００１４】「文書属性」は、拡張子またはファイルタ
イプとも呼ばれ、文書の編集アプリケーションを特定す
るために使用される。たとえば、「DOC」「TXT」「MP
G」「JPG」などの文字列が入っている。本グループウエ
アのGUIクライアントが稼動するオペレーティング・シ
ステムであるWindows 95などでは、OSレベルでファイル
タイプとアプリケーションとの関連付けが行われてい
る。本グループウエアの文書管理機能では、このように
して文書をユーザID、フォルダID、文書IDの３つのIDに
より一意に特定できるように管理している。

【００１５】次に、本グループウエアの文書管理機能で
の文書のリンク情報である文書ポインタを作成するため
の操作例とそのロジックについて説明する。図５はGUI
クライアントの文書管理機能を起動した画面である。ユ
ーザＩＤは「TESTUSER」でサーバに接続している。キャ
ビネット一覧には、本人のキャビネットである「ユーザ
Ａ」のみが表示されている。この「ユーザＡ」のキャビ
ネットをオープンした画面が図６である。図６には、
「ユーザＡ」のキャビネットの中のフォルダ一覧がウイ
ンドウの左側に表示されている。「フォルダＸ」「フォ
ルダＹ」「フォルダＺ」の３つのフォルダがあることが
分かる。ウインドウの右側には「フォルダＹ」の中の文
書一覧が表示され、「文書１」「文書２」の２つの文書
があることが分る。ここで「文書２」を選択する。これ
はフリーランス（Lotusの商標）で作成された文書で、
「文書属性」には「PRE」がセットされている。次にツ
ールバーの「搬出」を選択すると、この文書を保管する
デイレクトリとファイル名を指定するための「搬出」ダ
イアログ（図７）が表示される。なお、搬出とは、本グ
ループウエアの管理下の文書などをPCファイルとして書
き出す機能である。省略時のファイル名として「文書
２.PRE」が表示されている。このまま「OK」ボタンを押
すと、「文書２」の内容がe:\文書２.PREとして保管さ
れる。ここで、図８に示したように、「ファイルの種
類」を「文書ポインタ」に変更するとファイル名が「文
書２.MZS」と自動的に変更される。ここで「OK」ボタン
を押すと「文書２」の内容ではなく、文書２の文書ポイ
ンタが e:\文書２.MZS として保管される。

【００１６】ここで本発明の文書ポインタの説明を行
う。図９は文書ポインタの内部形式であり、これがこの
ままPCファイルとして搬出されたり、文書管理機能のフ
ォルダ内に作成されたり、メールで他のユーザに送付さ
れる。フォルダ内では文書ポインタは、文書として扱わ
れる。文書ポインタ自体にも「文書情報」が付けられ文
書名、注釈などは実体文書と同じものが付けられる。文
書ポインタの「文書属性」は常に「MZS」が設定され
る。GUIクライアント側では、この「文書属性」によ
り、他の文書と区別している。

【００１７】図10は搬出処理のフローチャートである。
ノードID、ユーザID、フォルダID、文書IDなどの情報は
文書管理機能で文書一覧を表示した時点で、GUIクライ
アント側がサーバから取得している。文書ポインタを作
成するときは、これら情報をPCファイルや文書として保
管するだけである。

【００１８】本グループウエアでは、文書ポインタを作
る手段として、この文書管理機能の「搬出」コマンド以
外に、文書管理機能で他のフォルダ内に文書ポインタを
作るための「文書ポインタの作成」コマンド、メールを
送付するときに文書ポインタを生成しこれを同封する操
作、掲示板で文書ポインタを生成し掲示ニュースとして
登録する操作などで作成することもできる。

【００１９】文書ポインタを同封したメールが、本グル
ープウエアのユーザに送付された場合は、実体文書への
読み込み権限があれば内容を表示することができるし、
更新権限があれば内容を変更することもできる。また、
本グループウエアではシステムの外へもメールを送付す
ることができ、この場合は、SMTP（MIME対応）で送付す
る。たとえば、Netscape Communicator や Lotus Notes
のユーザにメールを送付した場合は、この形式で送付
される。メールを送付されたユーザは、文書ポインタ・
ビューアが導入されていて、本グループウエアにユーザ
登録されており、実体文書への読み込み権限があれば文
書の内容を表示できる仕組みである。更新権限があれば
実体文書の編集・更新もできる。

【００２０】次に、文書ポインタ・ビューアの操作例と
そのロジックについて説明する。先ほど文書ポインタを
e:\文書２.MZS として保管した。これを Windows 95
のエクスプローラからオープンしてみる。図１１はエク
スプローラを起動して右側のウインドウに e:ドライブ
の内容を表示させた画面である。拡張子「MZS」のファ
イルの 「Open」 と 「Print」の操作で文書ポインタ・
ビューアが起動されるように Wndows 95にファイル タ
イプを登録する処理は、本グループウエアを導入した時
点で自動的に行われる。「文書２」を選択し、ダブルク
リックすると文書ポインタ・ビューアが起動される。文
書ポインタの実体文書は必ず本グループウエアのサーバ
上にあるので、まずサーバと接続するための「サインオ
ン」ダイアログが表示される（図１２）。ただし、文書
ポインタ・ビューアを含む本グループウエアのどれかの
機能が一度起動されサーバと接続すると、通信を制御す
る機能（コントロールという）が常駐するので、このダ
イアログは表示されない。つまり、先ほど文書管理機能
を起動して、操作を行ったが、文書管理機能を終了した
後でも、この「コントロール」を終了せずに文書ポイン
タをエクスプローラからオープンした場合は、サーバと
の接続は有効なので、このダイアログは表示されない。
この「サインオン」ダイアログでパスワードを入力し、
「了解」すると文書ポインタ・ビューアはサーバと接続
する。次に文書ポインタの内容を解析し、サーバから実
体文書をダウンロードし、実体文書の「文書属性」に従
ってアプリケーションを起動する。この文書の場合は、
実体文書の「文書属性」が「ＰＲＥ」なのでフリーラン
スが起動される(図１３）。ここで文書を編集し、フリ
ーランスを終了すると文書ポインタ・ビューアは自動的
にサーバに実体文書を更新して終了する。

【００２１】図１４，１５は、文書ポインタ・ビューア
のフローチャートである。文書ポインタ・ビューアは、
Windows 95 などの OS からコマンド・ライン・パラメ
ータに起動モードとファイル名が渡されて起動される。
起動モードは、「Open」 の場合はなし、「Print」の場
合は「-p」がセットされる。ファイル名は、エクスプロ
ーラなどで選択したファイルや Lotus Notes などの添
付ファイルのファイル名が渡される。もちろんこのファ
イルは文書ポインタ・ファイルである。文書ポインタ・
ビューアは、まずコマンド・ライン・パラメータを解析
し、起動モードとファイル名を取り出す。次に不可視
（見えない）ウインドウを作成し、メッセージ・ループ
に入る。ウインドウを不可視にした理由は、ユーザに文
書ポインタと実体文書を区別させないこと、および文書
ポインタ・ビューアも一切意識させないこと、また実体
がサーバにあることも意識させないで文書を共有するこ
とができるようにするためである。つまり、文書ポイン
タ（ユーザには文書に見える）を選択し、ダブルクリッ
クすると文書を編集するためのアプリケーションが起動
し、自然に文書を編集できるという効果を生んでいる。

【００２２】Windows では、ウインドウを作成すると最
初に WM_CREATE メッセージが発生する。このメッセー
ジの処理として、サーバと接続状態かどうかをチェック
し、接続状態でなければコントロールを起動し、サイン
オン・ダイアログを表示し、ユーザがパスワードを入力
し、「了解」ボタンを押すとサーバと接続するという処
理を行う（図１４のブロック１０３）。次に「アプリ起
動メッセージ」を不可視ウインドウにポストする（ブロ
ック１０４）。「アプリ起動メッセージ」の処理は、ま
ず起動時にコマンド・ライン・パラメータで渡されたフ
ァイル名の文書ポインタ・ファイルの内容をメモリ中に
読み込み、ノードID、ユーザID（キャビネットの所有者
のユーザID)、フォルダID、文書IDを取得する（ブロッ
ク１０６）。このノードIDと現在接続状態のサーバのノ
ードIDと違う場合は、エラーメッセージを表示し、文書
ポインタ・ビューアを終了する。なおこれは、本実施例
が、ノードが１つの場合の例であるからであって、ノー
ドIDは一意に決まるので、複数ノードの場合も、周知技
術により所望の文書情報を検索できることは当業者には
自明なことである。

【００２３】次に、このノードIDが接続中のサーバのノ
ードと同一であれば、ユーザID、フォルダID、文書IDを
業務サーバに渡して文書の文書情報と内容を要求する
（ブロック１１０）。業務サーバは、要求したユーザ
が、この文書への読み込み権限があるかどうかチェック
し、読み込み権限があれば、ＤＢサーバから文書を取得
し、文書ポインタ・ビューアに渡す。読み込み権限がな
い場合は、エラーメッセージを表示し、文書ポインタ・
ビューアを終了する。

【００２４】文書ポインタ・ビューアは、業務サーバか
ら渡された文書の内容をテンポラリ・ファイルに保管す
る。このときテンポラリ・ファイルのファイル名は、文
書情報の中の「文書名」と「文書属性」を元に生成さ
れ、それと分かるようなファイルになるようになってい
る。たとえば、サーバ上の文書の文書名が「計画書」で
文書属性が「XLS」であれば、計画書.XLSとなる。テン
ポラリ・ファイルなのでファイル名が重複しないような
ロジックも入っているが、本願の要旨ではないので説明
は省略する。

【００２５】図１５に示したように、次に、このテンポ
ラリ・ファイルの拡張子に関連付けられているアプリケ
ーションのパスをOSから取得し、このアプリケーション
が16ビット・アプリケーションか32ビット・アプリケー
ションかの判定を行う。この判定方法は、アプリケーシ
ョンのEXEヘッダを読み込んで判定している。（本グル
ープウエアのGUIクライアントは、Windows 3.1、Window
s 95、Winodws NT の上で動作する16ビットの Windows
アプリケーションである。ただし、文書管理機能やメー
ル、掲示板、文書ポインタ・ビューアからサーバ上で管
理する文書を編集するための外部アプリケーションを起
動するが、これは32ビット・アプリケーションでも稼動
するようになっている。）アプリケーションを起動する
ときに、文書ポインタ・ビューアに渡された起動モード
と同じモードで起動する。つまり、文書ポインタ・ビュ
ーアが Open モードで起動された場合は、アプリケーシ
ョンもOpen モードで起動し、文書ポインタ・ビューア
が Print モードで起動された場合は、アプリケーショ
ンも Print モードで起動する。これにより、エクスプ
ローラで文書ポインタを選択し、「開く」コマンドを選
択するか、またはダブルクリックするとアプリケーショ
ンは文書を編集する画面になり、「印刷」コマンドを選
択するとアプリケーションは文書を印刷し、印刷が終了
するとすぐにアプリケーションも終了する。起動するア
プリケーションが32ビットの場合は、専用のディスパッ
チャという小さいプログラムを用いている。このディス
パッチャは、32ビット・アプリケーションであり、処理
内容は、文書ポインタ・ビューアから起動すべきアプリ
ケーションのパスをもらい、アプリケーションを起動し
て、終了するまで待つという単純な処理である。Window
s では、「アプリケーションを起動して、終了するまで
待つ」という作業は、32ビットになって初めて可能にな
った。アプリケーションが終了したら、不可視ウインド
ウに「アプリ終了メッセージ」をポストする。起動する
アプリケーションが16ビットの場合には、「終了通知関
数」というのをOSに知らせておくことにより、アプリケ
ーションが終了するたびに、この「終了通知関数」を呼
び出してくれる。「終了通知関数」の中で自分が起動し
たアプリケーションかどうかをチェックし、自分が起動
したアプリケーションならば、不可視ウインドウに、
「アプリ終了メッセージ」をポストする。

【００２６】「アプリ終了メッセージ」の処理は、テン
ポラリ・ファイルの更新日時をチェックし、作成した時
の日時と違っていれば、このテンポラリ・ファイルの内
容を、DB上の文書と一致させるために業務サーバへ更新
要求を行う。業務サーバは、このユーザがこの文書への
更新権限があるかどうかチェックし、更新権限がなけれ
ばエラーを返す。文書ポインタ・ビューアは、要求がエ
ラーで返るとエラーメッセージを表示し、更新権限がな
い旨をユーザに伝える。更新権限があれば、文書は更新
される。次に文書ポインタ・ビューアはこのテンポラリ
・ファイルを削除し、WM_CLOSE メッセージを不可視ウ
インドウにポストする。

【００２７】「サインオフ メッセージ」は、ユーザが
コントロールを終了するかまたはコントロールのメニュ
ーから「サインオフ」（サーバとの接続を終了するこ
と）を選択して、実際に接続を終了する前にコントロー
ルから送られるメッセージである。コントロールは、ま
ず警告メッセージを表示する。これはアプリケーション
を起動している状態でサーバとの接続を終了した場合、
もしアプリケーションにより、テンポラリ・ファイルが
変更されている場合でも、サーバ上の文書に書き戻され
なくなるためである。ユーザがサーバとの接続を終了し
た場合は、コントロールは、クライアントの各機能に
「サインオフ メッセージ」を送付する。文書ポインタ
・ビューアでは、このメッセージを受け取ると「アプリ
終了メッセージ」をポストしているだけである。つま
り、アプリケーションを残したまま文書ポインタ・ビュ
ーアだけが終了する。WM_CLOSE メッセージの処理は、
不可視ウインドウを廃棄して文書ポインタ・ビューアを
終了する。以上が文書ポインタ・ビューアのフローチャ
ートの説明である。

【００２８】次に、本グループウエアのメール機能によ
り、文書ポインタを同封したメールを他システムのユー
ザに送付する操作例について説明する。ここでは Lotus
Notesユーザに送付する例を説明する。図１６はGUIク
ライアントのメール機能（メールボックスと呼ぶ）を起
動した画面である。新規にメールを送るには、ツールバ
ーの「作成」を選択する。「作成」を選択すると、メモ
・エディタという本グループウエアのエディタが起動さ
れる。ここでメールの本文を入力する（図１７）。入力
が終了したらこのメールを送付するためにツールバーの
「送付」を選択する。「送付」を選択すると、図１８の
送付ダイアログが表示される。このダイアログにおい
て、まず「件名」を入力する。ここでは 「文書ポイン
タのテスト」と入力する。次に、「送付先」を指定す
る。「送付先」は、本グループウエアのユーザに送付す
る場合は、ユーザIDとノードIDを指定し、他のメールシ
ステムに送付するには、SMTPアドレスを指定する。ま
た、添付したい文書がある場合には「同封文書」を指定
する。ここでは送付先の Notes ユーザのSMTPアドレス
を入力する。最後に「同封文書」を指定する。同封文書
とは、メールの本文に添付されて送付される文書のこと
である。 「同封文書」を指定するために、「キャビネ
ット」ボタンを選択する。「キャビネット」ボタンを選
択すると、キャビネット文書の同封ダイアログが表示さ
れる（図１９）。ここでは、自分のキャビネットの「フ
ォルダＹ」の「文書２」を選択する。「了解」ボタンを
選択すると、送付ダイアログに戻り、同封一覧の中に
「文書２」が追加される（図２０）。

【００２９】このまま「送付」ボタンを選択すると、
「文書２」の実体文書が送付されるが、「オプション」
ボタンを選択して、送付オプションの設定ダイアログ
（図２１）で「文書ポインタを生成して同封」をチェッ
クすると、自動的にその文書の文書ポインタが生成され
て、実体文書ではなく文書のリンク情報である文書ポイ
ンタが送付されるように設定できる。送付オプションの
設定ダイアログで「了解」ボタンを選択し、送付ダイア
ログに戻って「送付」ボタンを選択するとメールが送付
される。なお、送付オプションは「送付オプションの保
管」をチェックすると、省略時設定を変更できるのでい
つも文書ポインタを同封する場合は、「送付オプショ
ン」は変更しなくてもよい。メールの受信側では、Lotu
s Notes を起動し、自分のメールの受信ボックスを開き
（図２２）、届けられたメール「文書ポインタのテス
ト」をオープンすると、メールには、「文書２.MZS」と
いう文書ポインタであるファイルが添付されている（図
２３）。これをダブルクリックすると図２４に示したよ
うに、プロパティ・ダイアログが表示される。ここで
「起動」ボタンを選択すると、本グループウエアにサイ
ンオンが完了していて、この文書ポインタの実体文書へ
のアクセス権限があれば、実体文書の拡張子（ＰＲＥ）
に関連付けられているアプリケーションであるフリーラ
ンスが起動され、図１３に示した実体文書の画面が表示
される。実際には、文書ポインタ・ビューアが起動され
てサーバから文書がダウンロードされているのだが、ユ
ーザにはこの処理は見えない。なお、本願におけるアク
セス権限は、図２５に示したように、文書の機密区分で
ある一般、機密、親展の各々に対して、各ユーザごとの
アクセス権限を設定することができ、このアクセス権限
は、他のアプリケーションから文書ポインタによりアク
セスされた場合も有効である。

【００３０】最後に、掲示板で文書ポインタを生成し掲
示ニュースとして登録する操作例を説明する。図２６は
掲示板を起動した画面である。本グループウエアの掲示
板は、掲示ニュースの分類毎にトピックに分けて管理し
ている。画面では、７種類のトピックがある。「テスト
・トピック」というトピックを選択し、ダブルクリック
すると「テスト・トピック」に属する掲示ニュースの一
覧が表示される（図２７）。このトピックに新たにニュ
ースを登録する。ここではキャビネット文書の文書ポイ
ンタを登録する。まず、図２７でツールバーの「文書登
録」を選択する。そうすると、図２８に示したように、
キャビネット文書選択ダイアログが表示される。ここで
「ユーザーＡ」の「フォルダＹ」の「文書２」を選択
し、「了解」ボタンを押す。次に図２９のニュースの登
録ダイアログが表示される。ニュース名は「文書２」が
省略時値としてセットされる。ここで「文書ポインタを
生成して登録」をチェックする。チェックしないとキャ
ビネット文書自体がニュースとして登録され、「文書ポ
インタを生成して登録」をチェックすると、キャビネッ
ト文書の文書ポインタがニュースとして登録される。
「了解」ボタンを選択すると、文書ポインタがニュース
として掲示板に登録されて図３０の画面になる。

【００３１】掲示板にこの機能を追加する以前は、文書
をキャビネットに作成し、ニュースとして登録してい
た。これだとＲＤＢ上に同じ文書が２つ存在することに
なり、効率が悪い。また本グループウエアの掲示板のア
クセス権限の指定は、トピック毎にしか行えず、各ニュ
ース毎には指定できない。文書ポインタを用いることに
より、キャビネット側のアクセス権限と併用することに
より、ニュース毎（厳密には実体文書の機密区分毎）に
アクセスの許可が指定できるようになった。また、以前
はニュースの内容の変更をする場合は、一旦ニュースを
削除してから、ニュースの内容を変更した後に再登録を
行う必要があった。しかし、本願発明により、実体文書
はサーバ上に１つあるだけで文書ポインタを掲示板上に
登録してあるだけなので、ニュースの内容を変更する場
合もサーバ上の実体文書を変更するのみで掲示板上の文
書ポインタは変更する必要がない。このように、本願発
明により、掲示板、あるいはインターネットのホームペ
ージ上に文書ポインタを添付することによって、外部環
境から実体文書を参照もしくは更新することができるシ
ステムを実現することができるわけである。

【００３２】この他にも、本願発明により、ワープロ文
書中にも文書ポインタにより他の文書を添付することが
できる。つまり、添付したい文書の文書ポインタをワー
プロ文書（ワードパッド、ＭＳ−Ｗｏｒｄ、一太郎など
ファイルを添付可能なすべてのワープロソフトの文書）
の本文中に添付することにより、このワープロ文書を別
の環境でオープンした場合でも上記文書ポインタの示す
実体文書にアクセスすることができる。

【００３３】さらに、本願発明により、実行可能プログ
ラムも文書ポインタにより添付することができる。つま
り、キャビネット上に実行可能プログラムを保管してお
き、それに対するリンク情報を文書ポインタにより添付
することができ、受信側ではリンク情報を活性化するこ
とによりこの実行可能プログラムを実行することができ
る。その際、実体文書（この場合はプログラム）をダウ
ンロードした後、文書の拡張子がＥＸＥ（実行可能プロ
グラム）であれば、編集プログラムを起動せずにダウン
ロードした実体文書を実行するわけである。

【００３４】

【発明の効果】本発明により、異なるアプリケーション
間においても、文書のリンク情報によりサーバで一元管
理されている文書の共有を実現することができる。従っ
て、ある文書に異なるアプリケーションの文書を添付す
る際でも、文書ポインタという文書のリンク情報により
添付することができる。さらに、電子メールに他の文書
を文書ポインタにより添付し、その電子メールをインタ
ーネットにより他のメールシステムに送付する場合、Ｓ
ＭＴＰのプロトコルに変換される際でも文書ポインタが
欠落してしまうことはなく、受信側の他のメールシステ
ムのユーザもアクセス権限に応じて、文書ポインタの示
すサーバ上の実体文書を参照したり、更新したりするこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例の概略構成図である。

【図２】実体文書の構成図である。

【図３】文書のフォルダ情報である。

【図４】文書情報を示す図である。

【図５】クライアントにおいて文書管理機能を起動した
画面を示す図である。

【図６】ユーザのキャビネットをオープンした際の画面
を示す図である。

【図７】搬出機能を選択した際の画面を示す図である。

【図８】文書ポインタ作成時の画面を示す図である。

【図９】文書ポインタの構成図である。

【図１０】搬出処理のフローチャートである。

【図１１】文書ポインタをエクスプローラからオープン
する際の画面を示す図である。

【図１２】サインオンのダイアログを示す図である。

【図１３】文書ポインタによりフリーランスを起動した
場合の画面を示す図である。

【図１４】文書ポインタ・ビューアのフローチャートで
ある。

【図１５】文書ポインタ・ビューアのフローチャートで
ある。

【図１６】クライアントにおいて、メール機能を起動し
た際の画面を示す図である。

【図１７】電子メールの本文を入力する画面を示す図で
ある。

【図１８】送付ダイアログ画面を示す図である。

【図１９】同封文書を指定する画面を示す図である。

【図２０】同封文書が追加された送付ダイアログ画面を
示す図である。

【図２１】送付オプションの設定ダイアログ画面を示す
図である。

【図２２】電子メールの受信ボックスをオープンした場
合の画面を示す図である。

【図２３】文書ポインタの添付されているメールをオー
プンした場合の画面を示す図である。

【図２４】文書ポインタのプロパティ・ダイアログ画面
を示す図である。

【図２５】文書の機密区分に応じたユーザのアクセス権
限を示す図である。

【図２６】クライアントにおいて、掲示板機能を起動し
た場合の画面を示す図である。

【図２７】掲示ニュースの一覧表示を示す図である。

【図２８】掲示板に追加する文書を選択する画面を示す
図である。

【図２９】文書ポインタを作成して掲示ニュースを登録
する場合の画面を示す図である。

【図３０】文書ポインタが掲示ニュースとして登録され
た場合の画面を示す図である。

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】クライアント・サーバ・システム上で稼働
   する異なるアプリケーション間において、文書のリンク
   情報により、サーバで一元管理されている文書の共有を
   実現する方法であって、 共有を所望する文書の文書識別情報を含む、文書のリン
   ク情報のファイルである文書ポインタを作成するステッ
   プと、 上記文書ポインタの示す文書にアクセスし、所望のアプ
   リケーションを起動するステップと、を具備する異なる
   アプリケーション間における文書の共有方法。
2. 【請求項２】上記文書ポインタを送信するステップをさ
   らに含むことを特徴とする請求項１に記載の方法。
3. 【請求項３】上記文書ポインタを他の文書に添付するス
   テップをさらに含むことを特徴とする請求項１に記載の
   方法。
4. 【請求項４】上記文書にアクセスするステップが、ユー
   ザのアクセス権限に応じることを特徴とする請求項１に
   記載の方法。
5. 【請求項５】クライアント・サーバ・システム上で稼働
   する異なるアプリケーション間において、文書のリンク
   情報により、サーバで一元管理されている文書の共有を
   実現するシステムであって、 共有を所望する文書の文書識別情報を含む、文書のリン
   ク情報のファイルである文書ポインタを作成する手段
   と、 上記文書ポインタの示す文書にアクセスし、所望のアプ
   リケーションを起動する手段と、を具備する異なるアプ
   リケーション間における文書の共有システム。
6. 【請求項６】上記文書ポインタを送信する手段をさらに
   含むことを特徴とする請求項５に記載のシステム。
7. 【請求項７】上記文書ポインタを他の文書に添付する手
   段をさらに含むことを特徴とする請求項５に記載のシス
   テム。
8. 【請求項８】上記文書にアクセスする手段が、ユーザの
   アクセス権限に応じることを特徴とする請求項５に記載
   のシステム。